InnehÄll
1
| InnehÄll | Ds 2013:10 |
2
3
| InnehÄll | Ds 2013:10 |
4
| Ds 2013:10 | InnehÄll |
5
1Promemorians huvudsakliga innehÄll
Promemorian innehÄller förslag till en lag om behandling av personuppgifter i de allmÀnna domstolarnas, de allmÀnna förvaltningsdomstolarnas samt hyres- och arrendenÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet, en domstolsdatalag.
Det övergripande syftet med lagen Àr att ge domstolarna och nÀmnderna möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett effektivt och ÀndamÄlsenligt sÀtt i sin rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet och att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks vid sÄdan behandling.
MÄlsÀttningen Àr att skapa en teknikneutral och flexibel lag som innehÄller de bestÀmmelser som Àr av central betydelse för integritetsskyddet medan kompletterande bestÀmmelser meddelas genom förordning eller föreskrifter. Personuppgifter ska fÄ behandlas om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden eller författningsenligt uppgiftslÀmnande. Det stÀlls vidare upp begrÀnsningar för sÀrskilt integritetskÀnsliga behandlingar. Personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna ska prÀglas av öppenhet gentemot den registrerade.
Domstolsdatalagen föreslÄs ersÀtta de nuvarande förordningarna om registerföring m.m. vid domstolarna och nÀmnderna. Lagen ska gÀlla i stÀllet för personuppgiftslagen (1998:204) men innehÄlla hÀnvisningar till de bestÀmmelser i den lagen som ska vara tillÀmpliga i domstolarnas och nÀmndernas verksamhet.
Lagförslagen föreslÄs trÀda i kraft den 1 april 2014.
7
2 Författningsförslag
Förslag till domstolsdatalag
HÀrigenom föreskrivs följande.
Lagens tillÀmpningsomrÄde
1 § Denna lag gÀller vid behandling av personuppgifter i de allmÀnna domstolarnas, de allmÀnna förvaltningsdomstolarnas samt hyres- och arrendenÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
Lagen gÀller om behandlingen Àr helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling av uppgifter som Àr tillgÀngliga för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier.
Lagens syfte
2 § Syftet med denna lag Àr att ge de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt i sin rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet och att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks vid sÄdan behandling.
9
| Författningsförslag | Ds 2013:10 |
FörhÄllandet till personuppgiftslagen m.m.
3 § Om inte annat anges i 4 § gÀller denna lag i stÀllet för personuppgiftslagen (1998:204).
4 § NÀr personuppgifter behandlas enligt denna lag eller enligt föreskrifter som har meddelats i anslutning till lagen, gÀller följande bestÀmmelser i personuppgiftslagen (1998:204):
1.3 § om definitioner,
2.8 § om förhÄllandet till offentlighetsprincipen,
3.9 § om grundlÀggande krav pÄ behandling av personuppgifter,
4.23 och
5.28 § om rÀttelse,
6.30 och 31 §§ samt 32 § första stycket om sÀkerheten vid behandling,
7.
8.38, 40 och 41 §§ om personuppgiftsombud m.m.,
9.43 och 44 §§, 45 § första stycket och 47 § om tillsynsmyndighetens befogenheter,
10.48 § om skadestÄnd, samt
11.51 § första stycket och 53 § om överklagande.
Förbud enligt 44 eller 45 § personuppgiftslagen fÄr inte förenas med vite.
5 § Om det i lagen (2013:000) om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete inom Europeiska unionen eller i föreskrifter som regeringen har meddelat i anslutning till den lagen finns avvikande bestÀmmelser, ska de tillÀmpas i stÀllet för bestÀmmelserna i denna lag.
TillÄtna ÀndamÄl
6 § Personuppgifter fÄr behandlas om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
10
| Ds 2013:10 | Författningsförslag |
7 § Personuppgifter som behandlas enligt 6 § fÄr Àven behandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning.
TillgÄngen till personuppgifter
8 § TillgÄngen till personuppgifter ska begrÀnsas till vad varje anstÀlld behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om tillgÄngen till personuppgifter.
Personuppgiftsansvar
9 § En allmÀn domstol, allmÀn förvaltningsdomstol eller hyres- och arrendenÀmnd Àr personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som den domstolen eller nÀmnden utför.
Personuppgiftsombud
10 § Den personuppgiftsansvarige ska utse ett eller flera personuppgiftsombud.
Den personuppgiftsansvarige ska enligt personuppgiftslagen (1998:204) anmÀla till tillsynsmyndigheten nÀr ett personuppgiftsombud utses eller entledigas.
Förteckning över personuppgiftsbehandlingar
11 § Den personuppgiftsansvarige ska föra en förteckning över de behandlingar som utförs med stöd av denna lag.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om vilka uppgifter en sÄdan förteckning ska innehÄlla.
11
| Författningsförslag | Ds 2013:10 |
Upplysningar till allmÀnheten
12 § Den personuppgiftsansvarige ska till var och en som begÀr det skyndsamt och pÄ lÀmpligt sÀtt lÀmna upplysningar om de behandlingar som utförs med stöd av denna lag. Upplysningarna ska omfatta de uppgifter som en förteckning enligt 11 § ska innehÄlla. Den personuppgiftsansvarige Àr dock inte skyldig att lÀmna ut sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter om vilka sÀkerhetsÄtgÀrder som har vidtagits.
KĂ€nsliga personuppgifter
13 § Uppgifter om en person fÄr inte behandlas enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt om personens ras eller etniska ursprung, politiska Äsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening, hÀlsa eller sexualliv.
Sökning
14 § Uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska Äsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening liksom uppgifter som rör hÀlsa eller sexualliv fÄr anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning som avser uppgifter hos allmÀn förvaltningsdomstol. Detsamma gÀller uppgifter som avslöjar nationell anknytning.
En sökning enligt första stycket fÄr ske endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
15 § Uppgifter som avslöjar brott eller misstanke om brott fÄr anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning som avser uppgifter hos allmÀn domstol.
En sökning enligt första stycket fÄr ske endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
12
| Ds 2013:10 | Författningsförslag |
16 § BestÀmmelserna i 14 och 15 §§ gÀller inte vid sökning i en viss handling eller i ett visst mÄl eller Àrende.
17 § Regeringen meddelar ytterligare föreskrifter om begrÀnsning av möjligheterna att söka.
UtlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling
18 § Personuppgifter fÄr lÀmnas ut till en myndighet pÄ medium för automatiserad behandling.
Personuppgifter i ett mÄl eller Àrende fÄr Àven lÀmnas ut till en part och till en parts ombud, bitrÀde eller försvarare pÄ medium för automatiserad behandling.
I övrigt fÄr enstaka personuppgifter lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling.
19 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar föreskrifter om att uppgifter fÄr lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling Àven i andra fall Àn som avses i 18 §.
DirektÄtkomst
20 § DirektÄtkomst till personuppgifter fÄr medges en allmÀn domstol, en allmÀn förvaltningsdomstol eller en hyres- och arrendenÀmnd.
En part och en parts ombud, bitrÀde eller försvarare fÄr medges direktÄtkomst till personuppgifter i sitt mÄl eller Àrende.
21 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar ytterligare föreskrifter om begrÀnsning av direktÄtkomsten enligt 20 § samt om behörighet och sÀkerhet vid sÄdan Ätkomst.
13
| Författningsförslag | Ds 2013:10 |
Bevarande i arkiv m.m.
22 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar ytterligare föreskrifter om bevarande av personuppgifter som hÀnför sig till ett mÄl eller Àrende som har avgjorts genom dom eller beslut som har vunnit laga kraft.
Ăverklagande
23 § En hovrÀtts, tingsrÀtts eller förvaltningsrÀtts beslut om upplysningar enligt 12 §, information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) samt om rÀttelse och underrÀttelse till tredje man enligt 28 § samma lag fÄr överklagas till kammarrÀtten. En kammarrÀtts beslut i sÄdana frÄgor fÄr överklagas till Högsta förvaltningsdomstolen. Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens beslut i sÄdana frÄgor fÄr inte överklagas.
En hyres- och arrendenÀmnds beslut i sÄdana frÄgor som avses i första stycket fÄr överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol. PrövningstillstÄnd krÀvs vid överklagande till kammarrÀtten.
Denna lag trÀder i kraft den 1 april 2014.
14
3 Ărendet
DÄvarande regeringen beslutade i oktober 2000 att tillkalla en sÀrskild utredare med uppdrag att granska regleringen och anvÀndningen av personregister och annan behandling av personuppgifter i verksamhet vid de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna. Utredaren skulle föreslÄ de författningsförÀndringar som behövdes för den framtida behandlingen av personuppgifter i dessa verksamheter.
Utredningen, som antog namnet Domstolsdatautredningen, överlÀmnade i mars 2001 delbetÀnkandet Domstolars register och personuppgiftslagen (SOU 2001:32). Den delen av uppdraget begrÀnsade sig till sÄdana rÀttsliga ÄtgÀrder som var nödvÀndiga att genomföra före den 30 september 2001 dÄ datalagen (1973:289) helt upphörde att gÀlla. Utredningen föreslog att automatiserad behandling av personuppgifter i domstolarna och nÀmnderna tills vidare skulle regleras i förordning.
PÄ grundval av utredningens förslag utfÀrdade regeringen fyra nya och inbördes likartat uppbyggda förordningar om registerföring m.m. med hjÀlp av automatiserad behandling; en för de allmÀnna domstolarna, en för lÀnsrÀtterna (numera förvaltningsrÀtterna), en för RegeringsrÀtten (numera Högsta förvaltningsdomstolen) och kammarrÀtterna samt en för hyres- och arrendenÀmnderna. Förordningarna trÀdde i kraft den 1 oktober 2001.
Domstolsdatautredningen överlÀmnade i januari 2002 slutbetÀnkandet Informationshantering och behandling av uppgifter vid domstolar, En rÀttslig översyn (SOU 2001:100). I betÀnkandet föreslog utredningen tre sÀrskilda lagar som skulle reglera
15
| Ărendet | Ds 2013:10 |
behandlingen av personuppgifter i verksamheten vid de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna respektive vid hyres- och arrendenÀmnderna. BetÀnkandet har remissbehandlats. En sammanstÀllning av remissyttrandena finns tillgÀnglig i Justitiedepartementet (dnr Ju2002/586/DOM). Utredningens förslag redovisas nÀrmare i bilaga 1.
Under den fortsatta beredningen av slutbetÀnkandet har det framkommit att förslagen behöver Àndras och kompletteras i sÄdan utstrÀckning att det inte lÀngre bedöms möjligt att lÀgga betÀnkandet till grund för lagstiftning. De sÀtt pÄ vilka personuppgifter behandlas i domstolarnas och nÀmndernas verksamhet och kraven pÄ den reglering som styr behandlingen har nÀmligen i flera avseenden förÀndrats sedan utredningen avslutade sitt arbete för drygt tio Är sedan. Under senare Är har vidare en motsvarande översyn gjorts inom flera myndighetsomrÄden, t.ex. polisen, à klagarmyndigheten och Kustbevakningen, vilket en ny reglering för domstolarna och nÀmnderna mÄste ta hÀnsyn till. Ett nytt underlag behöver alltsÄ tas fram och i denna promemoria görs dÀrför en förnyad översyn av personuppgiftsregleringen för domstolarna och nÀmnderna.
16
4 Ăvergripande rĂ€ttslig reglering
4.1Regeringsformen
GrundlÀggande bestÀmmelser till skydd för den personliga integriteten finns i regeringsformen. I mÄlsÀttningsstadgandet i 1 kap. 2 § första stycket slÄs det fast att den offentliga makten ska utövas med respekt bl.a. för den enskilda mÀnniskans frihet och i fjÀrde stycket anges bl.a. att det allmÀnna ska vÀrna den enskildes privatliv och familjeliv. Av 2 kap. 6 § andra stycket följer vidare sedan den 1 januari 2011 att var och en gentemot det allmÀnna Àr skyddad mot betydande intrÄng i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebÀr övervakning eller kartlÀggning av den enskildes personliga förhÄllanden. BegrÀnsningar av denna fri- och rÀttighet fÄr dock under vissa förutsÀttningar göras i lag (2 kap. 20 och 21 §§). I en övergÄngsbestÀmmelse anges att Àldre föreskrifter som innebÀr betydande intrÄng i den personliga integriteten behÄller sin giltighet, dock lÀngst t.o.m. den 31 december 2015.
4.2Internationella konventioner
4.2.1Europakonventionen och
à r 1948 antog Förenta nationerna (FN) den allmÀnna förklaringen om de mÀnskliga rÀttigheterna. De rÀttigheter som rÀknas upp i förklaringen har dÀrefter vidareutvecklats bl.a. i den euro-
17
| Ăvergripande rĂ€ttslig reglering | Ds 2013:10 |
piska konventionen om skydd för de mÀnskliga rÀttigheterna och grundlÀggande friheterna (Europakonventionen) frÄn Är 1950 och FN:s konvention om medborgerliga och politiska rÀttigheter frÄn Är 1966.
Enligt artikel 8 i Europakonventionen har var och en rÀtt till respekt för sitt privat- och familjeliv, sitt hem och sin korrespondens. En offentlig myndighet fÄr inte inskrÀnka Ätnjutandet av denna rÀttighet annat Àn med stöd av lag och om det i ett demokratiskt samhÀlle Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till statens sÀkerhet, den allmÀnna sÀkerheten, landets ekonomiska vÀlstÄnd eller till förebyggande av oordning eller brott eller till skydd för hÀlsa eller moral eller för andra personers fri- och rÀttigheter.
NĂ€r det gĂ€ller laglighetskriteriet krĂ€vs bl.a. att den nationella författningen uppfyller vissa minimikrav i frĂ„ga om kvalitet och tydlighet. Reglerna ska vara tillrĂ€ckligt tydliga för att tillĂ€mpningen ska vara förutsebar och den ska vara allmĂ€nt tillgĂ€nglig. Kravet att ett ingripande ska vara nödvĂ€ndigt i ett demokratiskt samhĂ€lle innebĂ€r att det ska föreligga ett âangelĂ€get samhĂ€lleligt behovâ av Ă„tgĂ€rden i frĂ„ga. I det ligger bl.a. en begrĂ€nsning som innebĂ€r att Ă„tgĂ€rden inte fĂ„r gĂ„ lĂ€ngre Ă€n vad som Ă€r nödvĂ€ndigt med beaktande av proportionalitetsprincipen, dvs. den ska stĂ„ i rimlig relation till det intresse Ă„tgĂ€rden Ă€r avsedd att tillgodose. Vid denna avvĂ€gning har staterna ett visst handlingsutrymme att inom rimliga grĂ€nser avgöra vilka Ă„tgĂ€rder som kan anses nödvĂ€ndiga för att tillgodose det efterstrĂ€vade Ă€ndamĂ„let.
I artikel 13 i Europakonventionen föreskrivs att var och en, vars i konventionen angivna fri- och rÀttigheter krÀnkts, ska ha tillgÄng till ett effektivt rÀttsmedel inför en nationell myndighet. Detta gÀller Àven om krÀnkningen förövats av nÄgon under utövning av offentlig myndighet. Innebörden av artikeln Àr att den enskilde ska ha tillgÄng till en nationell instans för att kunna fÄ saken prövad och kunna fÄ rÀttelse. Prövningen kan utföras av domstol, men Àven prövning av en stats regering eller av en förvaltningsmyndighet kan vara tillrÀcklig.
18
| Ds 2013:10 | Ăvergripande rĂ€ttslig reglering |
Europakonventionen gÀller som lag i Sverige. Av regeringsformen följer att lag eller annan föreskrift inte fÄr meddelas i strid med Sveriges Ätaganden enligt konventionen (2 kap. 19 §).
Ăven i FN:s konvention om medborgerliga och politiska rĂ€ttigheter finns en bestĂ€mmelse till skydd mot godtyckligt eller olagligt ingripande i nĂ„gons privat- och familjeliv (artikel 17).
4.2.2Dataskyddskonventionen
Reglering om automatiserad behandling av personuppgifter finns i bl.a. EuroparÄdets konvention frÄn 1981 om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter (Dataskyddskonventionen) och dess tillÀggsprotokoll. Konventionen trÀdde i kraft den 1 oktober 1985 och Sverige har, i likhet med övriga medlemsstater i EU, anslutit sig till den. Under Är 2010 har EuroparÄdet inlett en översyn av konventionen.
Dataskyddskonventionens syfte Àr att sÀkerstÀlla den enskildes rÀtt till personlig integritet i samband med automatiserad behandling av personuppgifter. Konventionens innehÄll kan ses som en precisering av skyddet för den personliga integriteten som följer av artikel 8 i Europakonventionen.
Dataskyddskonventionen innehÄller principer för dataskydd som de konventionsanslutna staterna mÄste iaktta i sin nationella lagstiftning. Personuppgifter som Àr föremÄl för automatiserad behandling ska samlas in och behandlas pÄ ett korrekt sÀtt för sÀrskilt angivna ÀndamÄl. Vidare mÄste uppgifterna vara relevanta för ÀndamÄlen med behandlingen och fÄr inte senare anvÀndas pÄ ett sÀtt som Àr oförenligt med dessa. Uppgifterna mÄste ocksÄ vara riktiga och aktuella och de fÄr inte bevaras lÀngre Àn vad som Àr nödvÀndigt för ÀndamÄlen.
Vissa kategorier av personuppgifter fÄr, enligt konventionen, behandlas endast om den nationella lagstiftningen ger ett ÀndamÄlsenligt skydd. Till sÄdana personuppgifter hör uppgifter som avslöjar ras, politisk tillhörighet, religiös tro eller övertygelse i övrigt, sexualliv samt uppgifter om brott.
19
| Ăvergripande rĂ€ttslig reglering | Ds 2013:10 |
För att skydda personuppgifter mot bl.a. oavsiktlig eller otillÄten förstörelse föreskriver konventionen att lÀmpliga skyddsÄtgÀrder ska vidtas. Vidare föreskrivs att den registrerade bl.a. ska ha möjlighet till insyn i register och till att fÄ uppgifter rÀttade. Under vissa förutsÀttningar fÄr undantag göras frÄn bestÀmmelserna i konventionen bl.a. i frÄga om uppgifternas beskaffenhet och rÀtten till insyn. SÄdana inskrÀnkningar förutsÀtter stöd i den nationella lagstiftningen och att inskrÀnkningen Àr nödvÀndig i ett demokratiskt samhÀlle för vissa angivna ÀndamÄl, t.ex. statens ekonomiska intressen och brottsbekÀmpning, samt för att skydda enskildas fri- och rÀttigheter.
4.3
4.3.1Stadgan om de grundlÀggande rÀttigheterna
Lissabonfördraget innebÀr att Europeiska unionens stadga om de grundlÀggande rÀttigheterna, tillkÀnnagiven av parlamentet, rÄdet och kommissionen den 7 december 2000 och anpassad den 12 december 2007, Àr rÀttsligt bindande. En referens till stadgan har införts i artikel 6.1 i det Àndrade
I stadgans artikel 7 föreskrivs att var och en har rÀtt till respekt för sitt privatliv och familjeliv, sin bostad och sin korrespondens. Vidare föreskrivs i artikel 8 att var och en har rÀtt till skydd av de personuppgifter som rör honom eller henne. Personuppgifter ska behandlas lagenligt för bestÀmda ÀndamÄl och pÄ grundval av den berörda personens samtycke eller nÄgon annan legitim och lagenlig grund. Var och en har rÀtt att fÄ till-
20
| Ds 2013:10 | Ăvergripande rĂ€ttslig reglering |
gÄng till insamlade uppgifter som rör honom eller henne och att fÄ dem rÀttade. En oberoende myndighet ska kontrollera att reglerna efterlevs. NÀr det gÀller de garanterade rÀttigheternas rÀckvidd följer av artikel 52 i stadgan att varje begrÀnsning i utövningen av de rÀttigheter och friheter som erkÀnns i stadgan ska vara föreskriven i lag och vara förenlig med proportionalitetsprincipen och det vÀsentliga innehÄllet i fri- och rÀttigheterna. I den mÄn rÀttigheterna i stadgan motsvarar rÀttigheter som skyddas av Europakonventionen ska de ha samma innebörd och rÀckvidd som enligt konventionen. Stadgans artiklar fÄr inte tolkas som att de inskrÀnker eller inkrÀktar pÄ rÀttigheter enligt andra konventioner eller överenskommelser om fri- och rÀttigheter.
4.3.2Dataskyddsdirektivet
Den 24 oktober 1995 antogs Europaparlamentets och rÄdets direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende pÄ behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sÄdana uppgifter1 (dataskyddsdirektivet). Direktivets principer om skydd för enskilda personers fri- och rÀttigheter Àr en precisering och förstÀrkning av Dataskyddskonventionen.
Dataskyddsdirektivet syftar till att garantera en hög och i alla medlemsstater likvÀrdig skyddsnivÄ nÀr det gÀller enskilda personers fri- och rÀttigheter med avseende pÄ behandling av personuppgifter och att frÀmja ett fritt flöde av personuppgifter mellan medlemsstaterna i EU. Medlemsstaterna fÄr inom den ram som anges i direktivet nÀrmare precisera villkoren för nÀr behandling av personuppgifter fÄr förekomma. SÄdana preciseringar fÄr dock inte hindra det fria flödet av personuppgifter inom unionen. Direktivet gÀller inte för sÄdan behandling av
1 EGT L 281, 23.11.1995, s.
21
| Ăvergripande rĂ€ttslig reglering | Ds 2013:10 |
personuppgifter som rör allmÀn sÀkerhet, försvar, statens sÀkerhet och statens verksamhet pÄ straffrÀttens omrÄde.
Dataskyddsdirektivet Àr endast tillÀmpligt pÄ behandling av uppgifter om fysiska personer och berör sÄledes inte skyddet för juridiska personer. Direktivet omfattar inte bara automatiserad behandling, utan ocksÄ manuell behandling av personuppgifter som ingÄr eller kommer att ingÄ i ett register. Direktivet omfattar inte behandling av personuppgifter för privat bruk.
Enligt dataskyddsdirektivet mĂ„ste all behandling av personuppgifter vara laglig och korrekt. Uppgifterna mĂ„ste vara riktiga och aktuella samt adekvata, relevanta och nödvĂ€ndiga med hĂ€nsyn till de Ă€ndamĂ„l för vilka de behandlas. ĂndamĂ„len ska vara uttryckligt angivna vid tiden för insamling av uppgifterna. De Ă€ndamĂ„l för vilka uppgifterna senare behandlas fĂ„r inte vara oförenliga med de ursprungliga Ă€ndamĂ„len.
Personuppgifter fÄr enligt direktivet behandlas bara i vissa fall. HÀr kan nÀmnas att uppgifter fÄr behandlas i första hand efter att den registrerade otvetydigt har lÀmnat sitt samtycke, men ocksÄ om det Àr nödvÀndigt för att fullgöra en rÀttslig förpliktelse som Äligger den registeransvarige eller för att utföra en arbetsuppgift som antingen Àr av allmÀnt intresse eller utgör ett led i myndighetsutövning. Personuppgifter fÄr Àven behandlas om intresset av att den registeransvarige fÄr behandla uppgifterna övervÀger den registrerades intresse av att de inte behandlas.
Vissa sÀrskilda i direktivet angivna kategorier av uppgifter fÄr inte behandlas. Det gÀller uppgifter som avslöjar den enskildes ras eller etniska ursprung, politiska Äsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hÀlsa och sexualliv. I direktivet görs undantag frÄn detta förbud i vissa sÀrskilt angivna situationer, bl.a. om det finns ett uttryckligt samtycke av den registrerade. Medlemsstaterna fÄr vidare under förutsÀttning att lÀmpliga skyddsÄtgÀrder införs och av hÀnsyn till ett viktigt allmÀnt intresse besluta om undantag frÄn förbudet.
Dataskyddsdirektivet innehÄller vidare regler om bl.a. information till den registrerade och om rÀtt för denne att fÄ sÄdana
22
| Ds 2013:10 | Ăvergripande rĂ€ttslig reglering |
personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med direktivet rÀttade, utplÄnade eller blockerade. Direktivet innehÄller Àven regler om sÀkerhet vid behandlingen och överföring av personuppgifter till tredje land.
4.3.3Dataskyddsrambeslutet
RÄdets rambeslut 2008/977/RIF av den 27 november 2008 om skydd för personuppgifter som behandlas inom ramen för polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete (dataskyddsrambeslutet) reglerar dataskyddet inom angivna omrÄden. Rambeslutet Àr föranlett av ett antal
Dataskyddsrambeslutet förpliktar medlemsstaterna att behandla uppgifter som utbyts mellan staterna inom ramen för det polisiÀra och rÀttsliga samarbetet pÄ ett sÄdant sÀtt att skyddet för enskildas integritet vÀrnas. Det innehÄller bestÀmmelser som avser att förstÀrka skyddet vid behandling av personuppgifter som överförs. Rambeslutet innehÄller bl.a. bestÀmmelser om allmÀnna utgÄngspunkter för behandlingen av personuppgifter och kÀnsliga personuppgifter, rÀttelse, radering och gallring av personuppgifter, information till den registrerade samt skadestÄnd och sanktioner. Till stora delar motsvarar innehÄllet dataskyddsdirektivet. Vidare finns bl.a. sÀrskilda bestÀmmelser
23
| Ăvergripande rĂ€ttslig reglering | Ds 2013:10 |
som begrÀnsar möjligheterna att behandla personuppgifter som mottagits frÄn en annan stat.
Rambeslutet uppfylls redan till stora delar av befintliga dataskyddsregler i svensk rÀtt. Den 15 mars 2011 överlÀmnade Utredningen om informationsutbyte vid brottsbekÀmpning m.m. delbetÀnkandet Dataskydd vid europeiskt polisiÀrt och straffrÀttsligt samarbete (SOU 2011:20) med förslag om hur de ÄterstÄende delarna av rambeslutet ska genomföras. Regeringen har den 21 februari 2013 beslutat en proposition med förslag som utgÄr frÄn betÀnkandet (prop. 2012/13:73).
Som en del av det förslag till genomgripande reform av EU:s regler om skydd för personuppgifter som
4.4Personuppgiftslagen
Personuppgiftslagen (1998:204) har till syfte att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks genom behandling av personuppgifter. Genom lagen, som trÀdde i kraft den 24 oktober 1998, genomfördes dataskyddsdirektivet i svensk rÀtt. Personuppgiftslagen kompletteras av personuppgiftsförordningen (1998:1191, PUF).
Personuppgiftslagen syftar till att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks genom behandling av personuppgifter (1 §). Lagen Àr teknikneutral och tillÀmpas pÄ helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter och pÄ manuell behandling av personuppgifter, om uppgifterna ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling av personuppgifter som Àr tillgÀngliga för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier (5 §).
Personuppgifter i personuppgiftslagens mening Àr all slags information som direkt eller indirekt kan hÀnföras till en fysisk
24
| Ds 2013:10 | Ăvergripande rĂ€ttslig reglering |
person som Àr i livet. Uppgifter om juridiska personer och avlidna omfattas sÄledes inte. Begreppet behandling av personuppgifter omfattar i stort sett allt man kan göra med sÄdana uppgifter, exempelvis att samla in, bearbeta, lagra, sammanstÀlla och förstöra (3 §).
I personuppgiftslagen anges vissa grundlÀggande krav för all behandling av personuppgifter. Personuppgifter fÄr bara samlas in för sÀrskilda, uttryckligt angivna och berÀttigade ÀndamÄl och de fÄr inte behandlas för nÄgot ÀndamÄl som Àr oförenligt med det ÀndamÄl för vilket de samlades in (den s.k. finalitetsprincipen). De personuppgifter som behandlas ska vara adekvata och relevanta i förhÄllande till ÀndamÄlet med behandlingen, och fler personuppgifter fÄr inte behandlas Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till behandlingen. Vidare ska de personuppgifter som behandlas vara riktiga och, om nödvÀndigt, aktuella och alla rimliga ÄtgÀrder ska vidtas för att rÀtta, blockera eller utplÄna sÄdana uppgifter som Àr felaktiga eller ofullstÀndiga med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen. Personuppgifter fÄr som regel inte heller bevaras under lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen (9 §).
I lagen finns en upprÀkning av under vilka förutsÀttningar behandling av personuppgifter Àr tillÄten. Personuppgifter fÄr alltid behandlas om den registrerade har gett sitt samtycke. I vissa fall fÄr personuppgifter behandlas Àven utan samtycke. En förutsÀttning i dessa fall Àr att behandlingen Àr nödvÀndig för ÀndamÄlen. Till exempel fÄr behandling utföras om det Àr nödvÀndigt för att kunna fullgöra en rÀttslig skyldighet, för att skydda vitala intressen för den registrerade eller för att kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. Vidare fÄr personuppgifter behandlas om en avvÀgning ger vid handen att den personuppgiftsansvariges berÀttigade intresse av behandling vÀger tyngre Àn den registrerades intresse av skydd (10 §).
Personuppgiftslagen innehÄller ett förbud att behandla kÀnsliga personuppgifter. Med kÀnsliga uppgifter avses ras eller etniskt ursprung, politiska Äsikter, religiös eller filosofisk över-
25
| Ăvergripande rĂ€ttslig reglering | Ds 2013:10 |
tygelse, medlemskap i en fackförening eller uppgifter som rör hÀlsa eller sexualliv (13 §). Förbudet Àr dock inte undantagslöst. Om den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till behandlingen eller pÄ ett tydligt sÀtt offentliggjort de kÀnsliga uppgifterna fÄr de behandlas. Vidare görs undantag för behandling som Àr nödvÀndig bl.a. för att den registrerades eller annans vitala intressen ska kunna skyddas eller rÀttsliga ansprÄk ska kunna faststÀllas, göras gÀllande eller försvaras. Undantag görs ocksÄ för behandlingen av kÀnsliga personuppgifter för t.ex. hÀlso- och sjukvÄrdsÀndamÄl samt forskning och statistik. Regeringen, eller den myndighet regeringen bestÀmmer fÄr ocksÄ föreskriva ytterligare undantag frÄn förbudet, om det behövs med hÀnsyn till ett viktigt allmÀnt intresse
Personuppgiftslagen stÀller ocksÄ upp begrÀnsningar i möjligheterna att behandla personuppgifter om lagövertrÀdelser som innefattar brott, domar i brottmÄl, straffprocessuella tvÄngsmedel eller administrativa frihetsberövanden samt personnummer eller samordningsnummer (21 och 22 §§).
Personuppgiftslagen innehÄller flera bestÀmmelser som syftar till att genom information trygga den enskildes rÀtt att kontrollera om behandling av personuppgifter om honom eller henne pÄgÄr
Enligt personuppgiftslagen Ă€r det förbjudet att till tredje land föra över personuppgifter om landet inte har en adekvat nivĂ„ för skyddet av personuppgifterna. Förbudet gĂ€ller inte stater som anslutit sig till dataskyddskonventionen. I vissa fall fĂ„r dock överföring av personuppgifter till tredje land ske Ă€ven om det aktuella landet inte har en sĂ„dan adekvat skyddsnivĂ„ som avses i personuppgiftslagen, t.ex. om den registrerade har lĂ€mnat sitt samtycke eller för att rĂ€ttsliga ansprĂ„k ska kunna faststĂ€llas (33â 35 §).
26
| Ds 2013:10 | Ăvergripande rĂ€ttslig reglering |
Personuppgiftslagen innehÄller ocksÄ bestÀmmelser om bl.a. tillsyn, skadestÄnd, straff och överklagande
Personuppgiftslagen innehÄller sedan januari 2007 en sÀrskild regel om behandling av personuppgifter i ostrukturerat material som gör undantag frÄn ett flertal av lagens bestÀmmelser (5 a §). SÄdan behandling fÄr dock inte innebÀra att den registrerades personliga integritet krÀnks.
Personuppgiftslagen innehÄller generella regler och Àr tillÀmplig endast om det inte i nÄgon annan lag eller i en förordning har meddelats avvikande bestÀmmelser (2 §). Sedan ett antal Är tillbaka har det införts en stor mÀngd s.k. registerförfattningar med bestÀmmelser om behandling av personuppgifter. Syftet med registerförfattningarna Àr att anpassa regleringen till de sÀrskilda behov som myndigheterna har i sina respektive verksamheter samt att göra avvÀgningar mellan behovet av effektivitet i berörd verksamhet och behovet av skydd för den enskildes integritet.
27
5Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna
5.1Inledning
Sveriges Domstolar Àr uppbyggt huvudsakligen kring tvÄ parallella domstolsorganisationer; de allmÀnna domstolarna (tingsrÀtt, hovrÀtt och Högsta domstolen) och de allmÀnna förvaltningsdomstolarna (förvaltningsrÀtt, kammarrÀtt och Högsta förvaltningsdomstolen). I Sveriges Domstolar ingÄr Àven hyres- och arrendenÀmnderna, Domstolsverket och RÀttshjÀlpsmyndigheten och DomarnÀmnden.
Behandlingen av personuppgifter i domstolarnas och nĂ€mndernas verksamhet reglerades tidigare för de allmĂ€nna domstolarnas och lĂ€nsrĂ€tternas del i förordning och för RegeringsrĂ€ttens, kammarrĂ€tternas samt hyres- och arrendenĂ€mndernas del i tillstĂ„nd meddelade av Datainspektionen. Den behandling som dĂ€r reglerades avsĂ„g olika personregister som hade inrĂ€ttats för domstolarnas och nĂ€mndernas verksamhet. Det förekom Ă€ven behandling av personuppgifter som endast utfördes med stöd av den dĂ„ gĂ€llande datalagen (1973:289). Ăven den lagen omfattade enbart behandling av personuppgifter i personregister, varför behandling av personuppgifter i löpande text, t.ex. i domar och beslut, var oreglerad.
29
Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna Ds 2013:10
5.2
TillÀmpningsomrÄde
Sedan den 1 oktober 2001 regleras all automatiserad behandling av personuppgifter â i register eller pĂ„ annat sĂ€tt â i den rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamheten vid domstolarna och nĂ€mnderna i fyra förordningar, de s.k.
ï·förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmĂ€nna domstolar med hjĂ€lp av automatiserad behandling,
ï·förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid förvaltningsrĂ€tt med hjĂ€lp av automatiserad behandling,
ï·förordningen (2001:641) om registerföring m.m. vid Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrĂ€tterna med hjĂ€lp av automatiserad behandling, och
ï·förordningen (2001:642) om registerföring m.m. vid hyres- och arrendenĂ€mnder med hjĂ€lp av automatiserad
behandling.
Förordningarna Àr sinsemellan likartat uppbyggda och överensstÀmmer i flera avseenden helt med varandra.
Samtliga fyra förordningar gÀller utöver personuppgiftslagen vid automatiserad behandling i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten. Manuella register eller den administrativa verksamheten omfattas sÄledes inte av regleringarna. Att förordningarna gÀller utöver personuppgiftslagen innebÀr att bestÀmmelserna i den lagen ska tillÀmpas i de fall nÄgon sÀrskild reglering inte finns i förordningarna.
Personuppgiftsansvarig för den behandling som omfattas av förordningarna Àr respektive domstol eller nÀmnd samt Domstolsverket. NÀr en viss behandling utförs av en domstol eller nÀmnd ansvarar denna för den behandlingen. Det gÀller det mesta av den dagliga hanteringen av personuppgifter i domstolen och nÀmnden, t.ex. registrering av uppgifter i systemen och utlÀmnande av uppgifter frÄn ett register. Domstolsverket Àr
30
Ds 2013:10 Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna
personuppgiftsansvarig för frÀmst frÄgor om systemens uppbyggnad, t.ex. sÀkerhetsfrÄgor.
Verksamhetsregister
I förordningarna anges att domstolarna och nÀmnderna fÄr föra automatiserade register över mÄl och Àrenden som handlÀggs vid respektive myndighet. Ett sÄdant verksamhetsregister fÄr anvÀndas för handlÀggning av mÄl och Àrenden, för planering, uppföljning och utvÀrdering av verksamheten samt för framstÀllning av statistik. För de allmÀnna domstolarna finns ett ytterligare ÀndamÄl, nÀmligen att fullgöra författningsenlig underrÀttelseskyldighet. Vidare fÄr Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrÀtterna anvÀnda sina verksamhetsregister för Ätersökning av vÀgledande avgöranden.
Ett verksamhetsregister fÄr endast innehÄlla de uppgifter som anges i en detaljerad upprÀkning i en bilaga till respektive förordning. Det rör sig om uppgifter om bl.a. mÄl eller Àrenden, om parter och andra aktörer, om personer som ska höras eller yttra sig, om förhandling, om handlÀggningen i övrigt och om rÀttegÄngskostnader.
Vid angivande av vad saken gÀller (Àrendemening) fÄr kÀnsliga personuppgifter och uppgifter om lagövertrÀdelser m.m. behandlas endast om det Àr nödvÀndigt för att saken ska kunna Äterges pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt. I övrigt fÄr sÄdana uppgifter behandlas endast om uppgifterna har lÀmnats i ett mÄl eller Àrende eller om de behövs för handlÀggningen av mÄlet eller Àrendet.
Enligt förordningen för Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrÀtterna fÄr dessa domstolar ha full tillgÄng till varandras register. TillgÄng till dessa register kan ocksÄ medges Domstolsverket, förvaltningsrÀtterna och Riksdagens ombudsmÀn. Dessutom fÄr Skatteverket och lÀnsstyrelserna ha tillgÄng till nÀmnda register för Ätersökning av vÀgledande avgöranden. För övriga domstolar och för nÀmnderna finns inga regler om direktÄtkomst.
31
Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna Ds 2013:10
Förordningarna innehÄller vidare bestÀmmelser om sökbegrÀnsningar i registren. För samtliga domstolar och nÀmnder gÀller att de inte fÄr anvÀnda kÀnsliga personuppgifter eller uppgift om nationalitet som sökbegrepp. Inte heller fÄr uppgifter om saken och andra liknande uppgifter om ett mÄl eller Àrende anvÀndas som sökbegrepp tillsammans med uppgifter om parter eller andra aktörer i ett mÄl eller Àrende. De allmÀnna domstolarna fÄr vidare inte anvÀnda uppgifter om brottspÄföljd, frihetsberövande eller tvÄngsmedel som sökbegrepp medan de allmÀnna förvaltningsdomstolarna Àr förbjudna att anvÀnda uppgifter om utfÀrdandeland för körkort som sökbegrepp. För de myndigheter som har direktÄtkomst till Högsta förvaltningsdomstolen eller kammarrÀtternas register gÀller dessutom att de inte fÄr anvÀnda uppgifter om parter eller andra aktörer i ett mÄl som sökbegrepp.
I förordningarna för de allmÀnna domstolarna respektive för förvaltningsrÀtterna finns sÀrskilda bestÀmmelser om gallring. För de allmÀnna domstolarnas del gÀller att uppgifter i tvistemÄl och Àrenden ska gallras senast nio Är efter avgörandeÄret, medan uppgifter i ett brottmÄl ska gallras efter fem Är. I förvaltningsrÀtt ska personuppgifter i vissa angivna mÄltyper, bl.a. skattemÄl, gallras senast nio Är efter avgörandeÄret medan övriga mÄl ska gallras senast efter fem Är. För Högsta förvaltningsdomstolens, kammarrÀtternas och nÀmndernas del hÀnvisas i förordningarna avseende dessa till de gallringsföreskrifter frÄn Riksarkivet som gÀller för domstolarna eller nÀmnderna.
RĂ€ttsfallsregister
Enligt förordningarna fÄr domstolarna och nÀmnderna vid sidan av sina mÄl- och Àrenderegister föra automatiserade rÀttsfallsregister för Ätersökning av vÀgledande avgöranden, rÀttsutredningar och liknande rÀttslig information. Ett sÄdant register fÄr endast innehÄlla de uppgifter som anges i en detaljerad bilaga till förordningarna, bl.a. uppgifter om beteckning pÄ handling, mÄl-
32
Ds 2013:10 Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna
eller Àrendenummer, avgörandedatum, sökord, författningshÀnvisning och problembeskrivning (sammanfattning). Personuppgiftslagens regler om gallring tillÀmpas pÄ registren.
Annan automatiserad behandling av personuppgifter
Förordningarna innehÄller ocksÄ bestÀmmelser om att domstolarna och nÀmnderna vid sidan av eller i anslutning till registren fÄr behandla personuppgifter automatiserat i löpande text (t.ex. ordbehandling och
För personuppgifter som behandlas vid sidan av eller i anslutning till registren gÀller personuppgiftslagens bestÀmmelser om bevarande och gallring, om inte nÄgot annat Àr sÀrskilt föreskrivet, vilket innebÀr att de inte fÄr bevaras under en lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen. SÀrskilda föreskrifter finns för ljudupptagningar och ljud- och bildupptagningar. SÄdana upptagningar ska gallras senast sex veckor efter det att mÄlet eller Àrendet har avgjorts genom dom eller beslut som har vunnit laga kraft (se t.ex. 20 § förordningen [1996:271] om mÄl och Àrenden i allmÀn domstol).
RÀttigheter för enskilda
Förordningarna för domstolarna och nÀmnderna innehÄller i huvudsak bestÀmmelser som reglerar hur uppgifter fÄr behandlas och riktar sig i första hand till de personuppgiftsansvariga domstolarna och nÀmnderna. Förordningarna innehÄller dock Àven vissa bestÀmmelser som rör enskildas rÀttigheter i form av rÀttelse och skadestÄnd.
33
Nuvarande reglering av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna och nÀmnderna Ds 2013:10
En personuppgiftsansvarig Àr enligt personuppgiftslagen skyldig att pÄ begÀran av en registrerad rÀtta, blockera eller utplÄna uppgifter som inte har behandlats i enlighet med lagen (28 §). I förordningarna anges att den bestÀmmelsen gÀller Àven i de fall dÄ personuppgifter har behandlats i strid med de frÄn personuppgiftslagen avvikande bestÀmmelserna i förordningarna. PÄ motsvarande sÀtt som i frÄga om rÀttelse, anges i förordningarna att personuppgiftslagens bestÀmmelser om enskildas rÀtt till skadestÄnd (48 §) gÀller Àven nÀr personuppgifter behandlats i strid med förordningarna.
Ăverklagande
Vissa beslut av personuppgiftsansvariga domstolar och nÀmnder kan överklagas av en enskild. Det gÀller beslut om att inte meddela rÀttelse eller att inte lÀmna information till enskild.
Beslut av en tingsrÀtt, en hovrÀtt eller en förvaltningsrÀtt överklagas till kammarrÀtt och ett beslut av kammarrÀtt överklagas till Högsta förvaltningsdomstolen. Beslut av Högsta domstolen eller Högsta förvaltningsdomstolen fÄr inte överklagas. Beslut av hyres- och arrendenÀmnder och Domstolsverket överklagas i den för myndigheters förvaltningsbeslut vanliga ordningen, nÀmligen till förvaltningsrÀtt med krav pÄ prövningstillstÄnd vid överklagande till kammarrÀtten.
34
6En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter
6.1Behovet av en ny reglering
Bedömning: För att frÀmja en effektiv och rÀttssÀker verksamhet och samtidigt ge ett starkt skydd för den personliga integriteten behöver regleringen av personuppgiftsbehandlingen i domstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna moderniseras.
SkÀlen för bedömningen
En effektiv och rÀttssÀker verksamhet
Enligt nuvarande ordning regleras den automatiserade personuppgiftsbehandlingen vid de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna till stor del av de s.k.
Förordningarna tar i huvudsak sikte pÄ den behandling som sker i myndigheternas automatiserade register och innehÄller detaljerade och uttömmande upprÀkningar av vilka uppgifter som fÄr behandlas i registren. Sedan den nuvarande regleringen infördes har dator- och informationsteknologin utvecklats och fortsÀtter att utvecklas i betydande omfattning. Detta har
35
| En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter | Ds 2013:10 |
medfört att allt mer avancerade automatiserade behandlingar kan utföras och att den digitala tekniken fÄr nya anvÀndningsomrÄden. Denna utveckling Àr en del av regeringens strÀvan att effektivisera samtliga myndigheters arbete och ytterligare stÀrka rÀttssÀkerheten och kvaliteten i deras verksamhet.
Sedan flera Är Àr modern informationsteknik en naturlig del i domstolarnas arbete och det har bl.a. bidragit till en ökad elektronisk Àrendehantering. I princip all framstÀllning av skriftlig information hos domstolarna sker numera pÄ elektronisk vÀg (t.ex. stÀmningar, förelÀgganden, kallelser, domar). Domstolarna tar dessutom i allt större utrÀckning emot och lagrar information i elektronisk form. PÄ samma sÀtt som redan skett vid vissa myndigheter, kommer domstolarna förr eller senare att lÀmna den pappersbaserade hanteringen bakom sig och övergÄ till elektroniska akter.
En viktig del i en vÀl fungerande och effektiv domstolsprocess Àr att informationsförsörjningen mellan Sveriges Domstolar och övriga myndigheter fungerar pÄ ett bra sÀtt. Regeringen har t.ex. sedan en tid tillbaka en uttalad mÄlsÀttning att skapa en helt elektronisk och strukturerad informationsförsörjning för rÀttsvÀsendets myndigheter genom arbete inom ramen för RÄdet för rÀttsvÀsendets informationsförsörjning (RIF). Arbetet leds av Justitiedepartementet och samordnas pÄ myndighetsnivÄ av rÄdet. Detta bestÄr av elva myndigheter, dÀribland Domstolsverket.1 Arbetet syftar till att information ska överföras elektroniskt mellan rÀttsvÀsendets myndigheter. Avsikten Àr att skapa ett elektroniskt flöde av information sÄvÀl framÄt i rÀttskedjan som bakÄt. Arbetet fokuseras inledningsvis pÄ brottmÄlsprocessen. Under Är 2012 inleddes genomförandet av den första etappen som innebÀr att bl.a. stÀmningsansökningar och förundersökningsprotokoll ska kunna mottas och lagras
1 Ăvriga myndigheter Ă€r Rikspolisstyrelsen, Ă klagarmyndigheten, KriminalvĂ„rden, Brottsförebyggande rĂ„det, Brottsoffermyndigheten, Tullverket, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten, Kustbevakningen och RĂ€ttsmedicinalverket.
36
| Ds 2013:10 | En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter |
elektroniskt vid domstolarna samt att domstolarna ska expediera domar elektroniskt till andra myndigheter.
Den pÄgÄende utvecklingen skapar alltsÄ goda möjligheter att ytterligare effektivisera domstolarnas samt hyres- och arrendenÀmndernas verksamheter, att stÀrka rÀttssÀkerheten samt att förbÀttra kommunikationen med andra myndigheter. Att ÄteranvÀnda uppgifter som redan finns registrerade hos andra myndigheter Àr arbetsbesparande och frÀmjar effektiviteten. Genom att samma uppgifter inte behöver registreras flera gÄnger minskar ocksÄ risken för inmatningsfel, vilket bidrar till rÀttssÀkerheten. Informationsutbytet har ocksÄ betydelse för t.ex. statistikframtagning och uppföljningsarbete inom rÀttsvÀsendet. Den elektroniska hanteringen medför Àven vinster för miljön.
En strÀvan mÄste vara att de fördelar som tekniken erbjuder kan tas till vara i sÄ stor utstrÀckning som möjligt och att regleringen om personuppgiftsbehandlingen möjliggör detta. Eftersom den nuvarande regleringen innehÄller brister i detta avseende finns det mot den angivna bakgrunden behov av att modernisera regelverket.
Skydd för den personliga integriteten
Samtidigt som utvecklingen mot mer elektronisk hantering kan förbÀttra effektiviteten och rÀttssÀkerheten kan den Àven medföra ökade risker för otillbörliga intrÄng i den personliga integriteten. Ett viktigt syfte med personuppgiftsreglering i allmÀnhet Àr att skydda den personliga integriteten. Begreppet personlig integritet Àr inte definierat vare sig i lag eller i annan författning men det har uppmÀrksammats i flera statliga utredningar och har varit föremÄl för analys Àven i flera andra sammanhang2.
2 Se Stig Strömholm, SvJT 1971 s. 695 samt Individens skyddade personlighetssfÀr, Om vÄra rÀttigheter, antologi utgiven av RÀttsfonden, 1980. Se Àven SOU 1984:54 s. 42, SOU 1992:84 s. 187, SOU 2007:22 s. 52 f. och SOU 2010:4 s. 97 f.
37
| En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter | Ds 2013:10 |
Den grundlÀggande bestÀmmelsen till skydd för den personliga integriteten Äterfinns sedan den 1 januari 2011 i 2 kap. 6 § regeringsformen (RF). Av förarbetena till den bestÀmmelsen framgÄr att utgÄngspunkten för grundlagsregleringen har varit att krÀnkningen av den personliga integriteten kan sÀgas utgöra ett intrÄng i en fredad sfÀr som bör kunna avvisas (prop. 2009/10:80 s. 175). BestÀmmelsen innebÀr att var och en gentemot det allmÀnna Àr skyddad mot betydande intrÄng i den personliga integriteten, om det sker utan samtycke och innebÀr övervakning eller kartlÀggning av den enskildes personliga förhÄllanden. Enligt förarbetena till bestÀmmelsen Àr uppgifter i t.ex. databaser med information som Àr knuten till en myndighets Àrendehantering i mÄnga fall tillgÀngliga för myndigheterna pÄ ett sÄdant sÀtt att lagringen och behandlingen av uppgifterna kan sÀgas innebÀra att enskilda kartlÀggs Àven om det huvudsakliga ÀndamÄlet med behandlingen Àr ett helt annat. Av förarbetena framgÄr vidare att bestÀmmelsen Àr avsedd att omfatta endast sÄdana intrÄng som pÄ grund av ÄtgÀrdens intensitet eller omfattning eller av hÀnsyn till uppgifternas integritetskÀnsliga natur eller andra omstÀndigheter innebÀr ett betydande ingrepp i den enskildes privata sfÀr (a. prop. s. 180 och 250).
Integritetsskyddskommittén gjorde redan Är 2007 bedömningen att behandlingen av personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet Àr av sÄdan karaktÀr och omfattning att de grundlÀggande principerna för behandlingen bör slÄs fast i lag (SOU 2007:22 s. 151). Det kan konstateras att ett stort antal uppgifter som rör enskildas personliga förhÄllanden behandlas i domstolarna och nÀmnderna och att mÀngden uppgifter kommer att öka. I flera mÄl- och Àrendetyper, t.ex. brottmÄl, migrationsmÄl och socialförsÀkringsmÄl, behandlas dessutom regelmÀssigt kÀnsliga personuppgifter. En stor del av den personuppgiftsbehandling som behöver ske i domstolarna och nÀmnderna fÄr dÀrför anses ha sÄdan karaktÀr och omfattning att den omfattas av regeringsformens bestÀmmelse om integritetsskydd.
38
| Ds 2013:10 | En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter |
Detta skydd mot integritetsintrÄng kan begrÀnsas i lag under förutsÀttning att begrÀnsningen sker för att tillgodose ÀndamÄl som Àr godtagbara i ett demokratiskt samhÀlle (2 kap. 20 § 2 och 21 § RF). Det Àr av grundlÀggande betydelse i ett demokratiskt samhÀlle att det finns ett effektivt och vÀl fungerande domstolsvÀsende. MÄl och Àrenden mÄste kunna handlÀggas pÄ ett rÀttssÀkert sÀtt och den som vÀnder sig till domstol ska kunna fÄ ett avgörande inom rimlig tid. Modern teknik Àr i detta avseende ett viktigt verktyg för domstolarna och nÀmnderna. Ett av skÀlen för att se över den nuvarande regleringen Àr att skapa lagliga förutsÀttningar för att anvÀnda sÄdan teknik pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt. Det mÄste mot denna bakgrund stÄ klart att de begrÀnsningar av grundlagsskyddet mot integritetsintrÄng som kan bli aktuella att övervÀga för domstolarnas personuppgiftsbehandling typiskt sett fÄr anses nödvÀndiga för att tillgodose ÀndamÄl som Àr godtagbara i ett demokratiskt samhÀlle.
Mot den angivna bakgrunden finns det skÀl att förÀndra regelverket i syfte att Ästadkomma ett starkt och hÄllbart skydd för den personliga integriteten i den tekniskt allt mer dynamiska och komplexa verkligheten. I de följande avsnitten kommer det att redovisas nÀrmare vilka behov som finns av att kunna behandla personuppgifter pÄ olika sÀtt i domstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna samt hur dessa behov lÀmpligen bör vÀgas mot intresset av integritetsskydd.
39
| En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter | Ds 2013:10 |
6.2En ny reglering i lag
Förslag: Nuvarande registerförordningar för domstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna ska ersÀttas med en ny flexibel och teknikneutral reglering. Ramarna och de grundlÀggande principerna för personuppgiftsbehandlingen ska anges i lag medan kompletterande bestÀmmelser meddelas genom förordning eller myndighetsföreskrifter.
SkÀlen för förslaget
Behov av sÀrskild författningsreglering
Personuppgiftslagen Àr den lag som allmÀnt sett har till syfte att uppfylla regeringsformens krav och övriga överordnade principer och bestÀmmelser i frÄga om integritetsskydd vid automatiserad behandling av personuppgifter. Personuppgiftsbehandlingen i de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna regleras sÄvitt gÀller dessa myndigheters rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet dels genom personuppgiftslagen, dels genom de fyra
Personuppgiftslagen Àr utformad för att kunna fungera i vitt skilda sammanhang, för alla skiftande former av personuppgiftsbehandling som kan förekomma hos enskilda, personer, företag, föreningar eller myndigheter. Reglerna har sÄledes inte tillkommit med nÄgon sÀrskild hÀnsyn till sÄdan personuppgiftsbehandling som behöver ske i verksamheter och sammanhang av mer sÀrprÀglad natur. I det lagstiftningsÀrende som föregick personuppgiftslagen uttalade regeringen att lagen i princip bara bör innehÄlla generella regler och att behovet av undantag och sÀrregler för mer speciella omrÄden fÄr tillgodoses genom andra författningar (prop. 1997/98:44 s. 40 f.).
Det Àr vanligt att den personuppgiftsbehandling som utförs vid en viss myndighet regleras av en sÄ kallad registerförfattning, som innehÄller bestÀmmelser som i större eller mindre utstrÀck-
40
| Ds 2013:10 | En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter |
ning avviker frÄn personuppgiftslagen. SÄdan sÀrreglering kan tillgripas bl.a. dÄ det finns ett behov av att möjliggöra avsteg frÄn personuppgiftslagens krav pÄ samtycke, att Ästadkomma ett förstÀrkt integritetsskydd eller att i andra avseenden anpassa regelverket till de sÀrskilda förhÄllanden som rÄder inom den aktuella myndighetens verksamhet. SÄdana behov gör sig gÀllande Àven i frÄga om domstolarnas och nÀmndernas verksamhet. Det bör dÀrför Àven i fortsÀttningen gÀlla sÀrskilda regler för den personuppgiftsbehandling som sker i domstolarnas och nÀmndernas verksamhet.
En ny reglering i lag
Personuppgiftsbehandlingen i domstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna regleras för nÀrvarande huvudsakligen i förordning. Den 1 januari 2011 infördes en bestÀmmelse i regeringsformen om förstÀrkt skydd mot intrÄng i den personliga integriteten (2 kap. 6 § RF). Som redovisas i avsnitt 6.1 görs bedömningen att en stor del av den personuppgiftsbehandling som behöver ske i domstolarna och nÀmnderna innebÀr ett sÄdant intrÄng i enskildas personliga integritet som avses i regeringsformen. Behandlingar som innebÀr begrÀnsningar i detta integritetsskydd kan endast tillÄtas genom bestÀmmelser i lag (2 kap. 20 § första stycket 2 RF).
Det innebÀr att ramarna för domstolarnas och nÀmndernas personuppgiftsbehandling mÄste slÄs fast i lag, liksom att de bestÀmmelser som Àr av central betydelse för integritetsskyddet bör ges lagform. Det Àr ocksÄ lÀmpligt att reglera för integritetsskyddet viktiga frÄgor sÄsom direktÄtkomst och sökbegrÀnsningar i lag. HÀrigenom Ästadkoms ett förstÀrkt integritetsskydd i förhÄllande till vad som gÀller för nÀrvarande. Det Àr Ä andra sidan lÀmpligt att inte tynga lagen med den detaljreglering som i vissa fall Àr nödvÀndig. Lagregleringen avseende domstolarnas och nÀmndernas personuppgiftsbehandling bör dÀrför kompletteras med bestÀmmelser som meddelas genom förordning. De
41
| En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter | Ds 2013:10 |
föreskrifter regeringen meddelar fÄr förstÄs inte innebÀra ett betydande intrÄng i den personliga integriteten (2 kap. 6 § andra stycket RF). Det kan slutligen i vissa fall vara lÀmpligt att regeringen delegerar rÀtten att meddela verkstÀllighetsföreskrifter.
En flexibel och teknikneutral reglering
De nuvarande
Med hÀnsyn till den utveckling som nu sker Àr det inte möjligt att förutse hur de tekniska lösningarna och den elektroniska kommunikationen kommer att se ut framöver inom domstolarna eller vid hyres- och arrendenÀmnderna. Inte desto mindre mÄste ambitionen vara att den reglering som föreslÄs ska kunna fungera inte bara under de nÀrmaste Ären utan under lÄng tid. Lagstiftningen bör alltsÄ inte vara beroende av att vissa tekniska lösningar anvÀnds, utan ska tillÄta anvÀndningen av ny teknik. Det krÀvs dÀrför att regleringen under skiftande förhÄllanden effektivt kan styra anvÀndandet av ny teknik i verksamheten utan att den i onödan försvÄrar önskvÀrda effektiviseringar inom och mellan myndigheter, tillgÀnglighet för allmÀnheten och rÀttssÀkerhetsvinster. LikasÄ bör den vara flexibel sÄ till vida att den i möjligaste mÄn ska vara oberoende av nya faktiska, organisatoriska eller rÀttsliga förutsÀttningar som pÄverkar domstolarnas och nÀmndernas verksamhet. Sammanfattningsvis bör det skapas ett rÀttsligt utrymme för att vÀlja olika tekniska lösningar, arbetssÀtt och kommunikationsvÀgar inom verksamheterna.
Att lagstiftningen Àr teknikneutral och flexibel Àr vidare sÀrskilt viktigt ur ett integritetsskyddsperspektiv. Om regleringen i alltför hög grad byggs upp kring att informationshanteringen organiseras pÄ ett visst sÀtt och med vissa tekniska
42
| Ds 2013:10 | En lag om domstolarnas behandling av personuppgifter |
lösningar, finns det en risk att bestÀmmelserna i praktiken förlorar sin förmÄga att skydda mot integritetskrÀnkande personuppgiftsbehandling dÄ verksamheterna utvecklas och nya tekniska lösningar tas i bruk. Regleringen bör dÀrför utformas sÄ att den under skiftande förutsÀttningar kan sÀkerstÀlla ett effektivt och lÄngsiktigt hÄllbart skydd för den personliga integriteten.
Att anvĂ€ndningen av datorstöd redan nu Ă€r normen för all skriftlig informationshantering, bör Ă„terspegla sig i hur lagen utformas. Till skillnad frĂ„n nuvarande registerförordning bör lagen ta sin utgĂ„ngspunkt i att personuppgiftsbehandling Ă€r tillĂ„ten inom vissa ramar. De övervĂ€ganden som görs i denna promemoria bör dĂ€rför i första hand ta sikte pĂ„ vilka former av behandling som bör begrĂ€nsas eller inte tillĂ„tas alls â snarare Ă€n uttryckligen peka ut vilka behandlingar som ska tillĂ„tas. DĂ€rutöver finns det naturligtvis anledning att övervĂ€ga bestĂ€mmelser rörande allmĂ€nt integritetsfrĂ€mjande Ă„tgĂ€rder, sĂ„som bestĂ€mmelser om information till allmĂ€nheten, personuppgiftsombud och möjligheter t.ex. till rĂ€ttelse eller blockering av uppgifter
43
7 Lagens tillÀmpningsomrÄde
7.1En gemensam lag för domstolar och nÀmnder
Förslag: Personuppgiftsbehandlingen i de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna ska regleras i en gemensam lag benÀmnd domstolsdatalag.
SkÀlen för förslaget: Enligt nuvarande ordning regleras den automatiserade personuppgiftsbehandlingen vid domstolarna och nÀmnderna till stor del av de fyra
Domstolsdatautredningen föreslog sedermera i sitt slutbetÀnkande att behandlingen i de aktuella domstolarna och nÀmnderna skulle regleras genom tre lagar: en för de allmÀnna domstolarna, en för de allmÀnna förvaltningsdomstolarna och en för hyres- och arrendenÀmnderna (SOU 2001:100 s. 96 f.). Som skÀl för uppdelningen angav utredningen att man inte kunde se nÄgra egentliga vinster med att ha en gemensam lag för dessa tre grupper av myndigheter. Utredningen fann tvÀrtom att flera skÀl talade emot en gemensam lag, framför allt med hÀnsyn till att
45
| Lagens tillÀmpningsomrÄde | Ds 2013:10 |
processreglerna och behovet av tillgÄng till uppgifter skiljde sig Ät mellan domstolsslagen.
Sedan utredningen presenterade sitt förslag har det hÀnt mycket i frÄga om vilken teknik som stÄr till förfogande för domstolarna och nÀmnderna och hur den elektroniska mÄl- och Àrendehanteringen har utvecklats. Den lagreglering som nu föreslÄs ska vara flexibel och teknikneutral och framför allt innehÄlla de grundlÀggande principerna för personuppgiftsbehandlingen. Avsikten Àr att reglerna ska kunna fungera vÀl oavsett vilken materiell rÀtt som tillÀmpas samt att Àndringar i de processuella regelverken som regel inte ska behöva föranleda nÄgra Àndringar i personuppgiftsregleringen.
Som utredningen framhÄllit har visserligen en domstol eller nÀmnd i första hand behov av att utbyta information med myndigheter av samma slag. Med den utveckling som nu pÄgÄr i frÄga om
En praktisk fördel med att samla regleringen i en enda lag Àr att praxisbildningen frÀmjas. Behovet av vÀgledande avgöranden bedöms ocksÄ bli större nÀr allt fler uppgifter behandlas automatiserat och dÀrmed omfattas av personuppgiftsregleringen. En annan fördel med en gemensam lag Àr att den blir mindre kÀnslig för eventuella framtida organisatoriska förÀndringar inom Sveriges Domstolar.
Mot den angivna bakgrunden finns det i frÄga om de allmÀnna domstolarna och de allmÀnna förvaltningsdomstolarna goda skÀl för att samla de lagbestÀmmelser som nu ska föreslÄs i en gemensam lag. FrÄga Àr dÄ om regleringen Àven bör omfatta
46
| Ds 2013:10 | Lagens tillÀmpningsomrÄde |
hyres- och arrendenÀmnderna, som visserligen har rÀttskipande och rÀttsvÄrdande uppgifter och ingÄr i Sveriges Domstolar, men som inte Àr domstolar. NÀmnderna anvÀnder sig i likhet med de allmÀnna domstolarna och de allmÀnna förvaltningsdomstolarna av verksamhetsstödet Vera. SÄvÀl författningstekniskt som materiellt Àr den förordning som enligt för nÀrvarande reglerar personuppgiftsbehandlingen vid nÀmnderna till största delen identisk med motsvarande förordningar som gÀller för domstolarna. Sedan Är 2006 Àr mÄnga hyres- och arrendenÀmnders administration samordnad med en tingsrÀtt pÄ samma ort. Utredningen om hyres- och arrendetvister har i sitt betÀnkande (SOU 2012:82) föreslagit att hyres- och arrendenÀmnderna ska ersÀttas av sÀrskilda hyres- och arrendedomstolar som ska inrÀttas inom vissa tingsrÀtter. Mot den angivna bakgrunden framstÄr det som ÀndamÄlsenligt att den lag som nu ska föreslÄs Àven fÄr omfatta hyres- och arrendenÀmnderna. I flera fall Àr de övervÀganden som görs i denna promemoria giltiga Àven i frÄga om hyres- och arrendenÀmnderna. Om inget annat sÀrskilt anges avser de fortsatta övervÀgandena Àven hyres- och arrendenÀmnderna.
Ăvriga myndigheter inom Sveriges Domstolar, dvs. Domstolsverket, RĂ€ttshjĂ€lpsmyndigheten och DomarnĂ€mnden, bedriver inte rĂ€ttskipande eller rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet och bör dĂ€rför inte omfattas av den nya lagen (se avsnitt 7.2). Arbetsdomstolen, FörsvarsunderrĂ€ttelsedomstolen, Marknadsdomstolen och PatentbesvĂ€rsrĂ€tten Ă€r specialdomstolar utanför Sveriges Domstolar och bör av den anledningen inte omfattas av den nya lagen.
Vad gÀller namnet pÄ den nya lagen ligger det nÀra till hands att i linje med flera pÄ senare Är tillkomna lagar pÄ personuppgiftsomrÄdet, t.ex. patientdatalagen (2008:355), polisdatalagen (2010:361) och kustbevakningsdatalagen (2012:145), benÀmna den nya lagen domstolsdatalag. Namnet skulle möjligen kunna anses nÄgot missvisande, eftersom lagen Àven ska omfatta hyres- och arrendenÀmnderna, vilka inte Àr domstolar. Fördelarna med detta namn övervÀger dock, med hÀnsyn dels till intresset av
47
| Lagens tillÀmpningsomrÄde | Ds 2013:10 |
konsekvens i förhÄllande till andra lagar pÄ personuppgiftsomrÄdet, dels till intresset av att Ästadkomma ett sÄ kort men ÀndÄ informativt namn som möjligt.
7.2RÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet
Förslag: Domstolsdatalagen ska tillÀmpas vid behandling av personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
SkÀlen för förslaget: I
FrÄga Àr dÄ vilket tillÀmpningsomrÄde domstolsdatalagen bör ha. SkÀlen som ligger till grund för att i denna promemoria föreslÄ en sÀrreglering i förhÄllande till personuppgiftslagen hÀnför sig i allt vÀsentligt till domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet, dvs. deras kÀrnverksamhet. SkÀlen har sin grund i de sÀrskilda förhÄllanden som rÄder inom den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten, nÀmligen att stora mÀngder personuppgifter behandlas, att dessa uppgifter ofta Àr kÀnsliga, att verksamheten i hög grad styrs av andra regelverk (t.ex. rÀttegÄngsbalken och förvaltningsprocesslagen) samt att enskildas möjligheter till insyn Àr sÀrskilt goda.
I den administrativa verksamheten rÄder inte sÄdana sÀrskilda förhÄllanden. Personuppgiftsbehandlingarna i denna verksamhet gÀller vanligtvis handlÀggningen av personalÀrenden, lokalförsörjning och liknande och skiljer sig inte i nÄgot vÀsentligt hÀnseende frÄn personuppgiftsbehandlingarna som sker i motsvarande verksamhet hos andra myndigheter eller hos privata
48
| Ds 2013:10 | Lagens tillÀmpningsomrÄde |
företag. Det rör sig om behandling av personuppgifter i samband med hantering av löner, reserÀkningar, sjukfrÄnvaro m.m. Det kan konstateras att registerförfattningarna som gÀller för exempelvis polisen och för à klagarmyndigheten inte omfattar personuppgiftsbehandlingen i dessa myndigheters administrativa verksamhet (1 kap. 2 § polisdatalagen och 1 § förordning [2006:937] om behandling av personuppgifter inom ÄklagarvÀsendet).
Det Àr rimligt att en sÀrreglering av personuppgiftsbehandlingen i förhÄllande till personuppgiftslagen sker endast nÀr det Àr motiverat. Sedan ikrafttrÀdandet av
Det kan naturligtvis finnas personuppgifter som förekommer i sÄvÀl den administrativa som den dömande verksamheten. Domstolsdatautredningen diskuterade i detta sammanhang bl.a. uppgifter om nÀmndemÀn, tolkar och advokater, vilka i vissa fall t.o.m. kan behandlas i sÀrskilda register. Utredningen utgick ifrÄn att sÄdana uppgifter och register skulle omfattas av den administrativa verksamheten (SOU 2001:100 s. 93 f.). Det avgörande bör dock vara i vilken verksamhet uppgifterna samlas in eller pÄ annat sÀtt behandlas. NÀr uppgifter om nÀmndemÀn eller tolkar behandlas i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten, t.ex. vid kallelse till förhandling eller nÀr uppgifter om dem tas in i domar och beslut bör domstolsdatalagens bestÀmmelser tillÀmpas medan annan personuppgiftsbehandling, t.ex. vid handlÀggningen av ersÀttning till nÀmndemÀn, kan ske i domstolarnas administrativa verksamhet. Att det hÀrigenom uppstÄr vissa grÀnsdragningsfrÄgor Àr ofrÄnkomligt och bör inte behöva medföra nÄgra egentliga problem.
Mot den angivna bakgrunden framstÄr det som lÀmpligt att Àven inom domstolarna fortsÀtta att lÄta personuppgiftsbehandlingen i den administrativa verksamheten endast omfattas av de allmÀnna reglerna i personuppgiftslagen. TillÀmpningsomrÄdet för den lagreglering som nu föreslÄs bör dÀrför vara den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten.
49
| Lagens tillÀmpningsomrÄde | Ds 2013:10 |
7.3Automatiserade behandlingar och manuella register
Förslag: Domstolsdatalagen ska vara tillÀmplig i frÄga om behandling av personuppgifter som Àr helt eller delvis automatiserad eller sker i manuella register.
SkÀlen för förslaget: Personuppgiftslagen omfattar all behandling av personuppgifter som Àr helt eller delvis automatiserad. Vidare omfattas Àven viss manuell behandling av personuppgifter om uppgifterna ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling personuppgifter som Àr tillgÀngliga för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier (5 § PUL). Personuppgiftslagens tillÀmpningsomrÄde överensstÀmmer med dataskyddsdirektivets (artikel 2 c och 3).
Det finns inte nÄgot utrymme för att i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet ha ett mer begrÀnsat tillÀmpningsomrÄde. Det bedöms inte heller ÀndamÄlsenligt att lÄta den manuella behandlingen regleras av personuppgiftslagen medan övrig behandling sker enligt domstolsdatalagen. Inom ramen för den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten bör dÀrför all personuppgiftsbehandling ske enligt samma regelverk. HÀrigenom blir domstolsdatalagen teknikoberoende. Domstolsdatalagen bör alltsÄ, i likhet med vad som gÀller för polisdatalagen och flertalet andra registerförfattningar, ha samma tillÀmpningsomrÄde som personuppgiftslagen och sÄledes omfatta helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter och behandling av personuppgifter som ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling av personuppgifter som Àr tillgÀngliga för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier.
50
| Ds 2013:10 | Lagens tillÀmpningsomrÄde |
7.4Uppgifter om avlidna och juridiska personer
Bedömning: Domstolsdatalagen bör inte omfatta behandling av uppgifter om avlidna eller om juridiska personer.
SkÀlen för bedömningen
Inledning
BestÀmmelserna i sÄvÀl personuppgiftslagen som
Domstolsdatautredningen föreslog i sitt slutbetÀnkande att vissa bestÀmmelser i de av utredningen föreslagna domstolsdatalagarna skulle vara tillÀmpliga Àven vid behandling av uppgifter om avlidna och juridiska personer (SOU 2001:100 s. 103 f.). Flertalet remissinstanser tillstyrkte förslaget eller invÀnde inte mot det. Mot den bakgrunden finns det anledning att övervÀga om uppgifter om juridiska personer och avlidna bör omfattas av domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde.
Juridiska personer
I domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet behandlas i flera fall uppgifter om juridiska personer. Företag kan upptrÀda som parter i mÄnga olika typer av mÄl i sÄvÀl allmÀn förvaltningsdomstol som i allmÀn domstol, t.ex. mÄl om fordran, skadestÄnd, firmaregistrering och upphandling samt Àrenden om konkurs. Varken dataskyddsdirektivets, personuppgiftslagens
51
| Lagens tillÀmpningsomrÄde | Ds 2013:10 |
eller
Ett av de huvudsakliga syftena med den lagstiftning som nu föreslÄs Àr att skydda den personliga integriteten. Som anges i avsnitt 6.1 finns det inte nÄgon fastslagen definition av personlig integritet men det stÄr klart att begreppet Àr nÀra knutet till skyddet för privatlivet. Det framstÄr dÀrför som tveksamt om begreppet personlig integritet verkligen har nÄgon relevans för juridiska personer.
Begreppet personuppgift Àr ett vitt begrepp och omfattar all slags information som direkt eller indirekt kan hÀnföras till en fysisk person. Behandling av uppgifter som i och för sig Àr hÀnförliga till juridiska personer kan dÀrför i vissa fall anses vara personuppgiftsbehandling och innebÀra en risk för fysiska personers personliga integritet. Till exempel bör en uppgift om firmatecknare anses utgöra en personuppgift. Samma sak gÀller en uppgift om en enskild firma, eftersom firman direkt kan knytas till en bestÀmd fysisk person. I företag med endast ett fÄtal Àgare som Àr fysiska personer kan Àgarna vara sÄ nÀra förknippade med företaget att behandling av uppgifter om företaget kan anses avse Àven Àgarna. Det kan sÄledes finnas ett indirekt skyddsbehov för vissa juridiska personer, som dock har sin grund i intresset av integritetsskydd för fysiska personer. Detta skyddsbehov torde dÀrför i allt vÀsentligt vara tillgodosett genom de regler som nu föreslÄs till skydd för de fysiska personernas personliga integritet.
Mot den angivna bakgrunden bedöms det inte finns tillrÀckliga skÀl att avvika frÄn vad som gÀller enligt personuppgiftslagen och utvidga domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde till att omfatta uppgifter som avser juridiska personer.
Detta stÀllningstagande innebÀr inte att domstolarna mÄste behandla uppgifter om juridiska personer annorlunda Àn personuppgifter. Att uppgifter om juridiska personer inte omfattas av domstolsdatalagen och dÀrmed inte tillerkÀnns mer specifika
52
| Ds 2013:10 | Lagens tillÀmpningsomrÄde |
rÀttigheter, sÄsom t.ex. rÀtt att fÄ personuppgifter som behandlas i strid med lagen rÀttade, blockerade eller utplÄnade, utesluter inte heller att en skyldighet för den personuppgiftsansvarige att företa sÄdana ÄtgÀrder ÀndÄ kan finnas pÄ annan grund. Högsta förvaltningsdomstolen har slagit fast att det förhÄllandet att lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i Kronofogdemyndighetens verksamhet saknade bestÀmmelser om rÀttelse av felaktiga uppgifter sÄvitt avsÄg juridiska personer inte rimligen kunde innebÀra att en juridisk person skulle kunna vÀgras att fÄ en sÄdan uppgift rÀttad (Rà 2004 ref. 104).
Avlidna personer
I domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet behandlas ibland uppgifter om avlidna. Det gÀller t.ex. vid handlÀggning av ett brottmÄl som avser Ätal för mord eller ett tvistemÄl om klander av testamente. I t.ex. Àrenden om dödförklaring Àr just frÄgan om en person ska anses avliden det som rÀtten ska pröva. Det kan undantagsvis Àven intrÀffa att en part eller annan avlider under handlÀggningen av ett mÄl eller Àrende.
Enligt dataskyddsdirektivet avses med personuppgift varje upplysning som avser en fysisk person som Àr identifierad eller som kan identifieras (artikel 2 a). Av de uttalanden som tagits till rÄdets protokoll i samband med den gemensamma stÄndpunkten betrÀffande direktivet framgÄr att medlemsstaterna kan bestÀmma om uppgifter om avlidna personer ska omfattas av den nationella lagstiftningen (se SOU 1997:39 s. 113). Datalagskommittén gjorde bedömningen att möjligheten att begrÀnsa tillÀmpningen av personuppgiftslagen till att avse bara uppgifter om person som Àr livet borde utnyttjas (a. SOU s. 337). I propositionen med förslag till personuppgiftslagen gjordes ingen annan bedömning (prop. 1997/98:44 s. 116). Polisdatalagen har exkluderat avlidna personer med hÀnvisning till intresset av enhetlig terminologi i förhÄllande till personuppgiftslagen (prop. 2009/10:85 s. 82). Motsvarande gÀller för flertalet andra register-
53
| Lagens tillÀmpningsomrÄde | Ds 2013:10 |
författningar. Bland annat patientdatalagen omfattar dock i tillÀmpliga delar Àven behandling av uppgifter som avser avlidna, vilket i förarbetena motiverades med att uppgifter om avlida patienter kan vara integritetskÀnsliga (prop. 2007/08:126 s. 52).
Det framstÄr i och för sig inte som frÀmmande att Àven för avlidna tala i termer av personlig integritet (jfr t.ex. 5 kap. 4 § brottsbalken). Som Datalagskommittén framförde som skÀl mot att inkludera avlidna kan alla personuppgiftsbestÀmmelser dock inte utan vidare tillÀmpas pÄ avlidna. Det finns vidare ett stort vÀrde i att synen pÄ vilka uppgifter som ska omfattas av domstolsdatalagens skyddsregler ansluter sig personuppgiftslagens. Mot den angivna bakgrunden bedöms det inte finnas tillrÀckligt starka skÀl att lÄta reglerna i domstolsdatalagen omfatta behandling av uppgifter om avlidna. PÄ samma sÀtt som gÀller för juridiska personer innebÀr dock detta stÀllningstagande inte att domstolarna vid handlÀggning av mÄl och Àrenden mÄste behandla uppgifter om avlidna annorlunda Àn personuppgifter.
54
8 Lagens syfte och struktur
8.1Lagens syfte
Förslag: Syftet med domstolsdatalagen ska vara att ge domstolarna möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt samt att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks vid sÄdan behandling.
SkÀlen för förslaget: SamhÀllets rÀttmÀtiga krav pÄ en rÀttssÀker och effektiv dömande verksamhet förutsÀtter bl.a. att domstolarna ges möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt, vilket bl.a. förutsÀtter ett rationellt datorstöd för behandling av personuppgifter. Samtidigt kan hanteringen av personuppgifter innebÀra en risk för intrÄng i den personliga integriteten. Skyddet av den enskildes personliga integritet mÄste vÀrnas. Det Àr viktigt att hitta en vÀl avvÀgd balans mellan Ä ena sidan skyddet för den personliga integriteten och Ä andra sidan kravet pÄ att pÄ ett effektivt och rÀttssÀkert sÀtt kunna handlÀgga och avgöra mÄl och Àrenden i domstolarna.
BegrÀnsningarna av skyddet mot integritetsintrÄng fÄr inte gÄ utöver vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till det ÀndamÄl som föranlett dem (2 kap. 21 § RF). Detta stadgande ger uttryck för en proportionalitetsprincip liknande den som gÀller enligt Europakonventionen. Den nÀrmare utformningen av en reglering om personuppgiftsbehandling bör sÄledes Äterspegla en avvÀgning mellan Ä ena sidan intresset av en effektiv och rÀttssÀker verksamhet och Ä andra sidan intresset av att skydda
55
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
den personliga integriteten. Vissa faktorer Àr sÀrskilt viktiga att ta hÀnsyn till nÀr det gÀller att bedöma integritetskÀnsligheten vid automatiserad behandling av personuppgifter. Det gÀller arten av personuppgifter som samlas in, för vilka ÀndamÄl detta görs, hur och av vem uppgifterna anvÀnds, hur sökning fÄr ske, hur uppgifterna sparas samt mÀngden av uppgifter som samlas pÄ ett och samma stÀlle eller som pÄ nÄgot annat sÀtt Àr tillgÀngliga för bearbetningar och sammanstÀllningar. SÀrskild omsorg mÄste Àgnas Ät att personuppgiftsregleringen effektivt kan förhindra krÀnkningar av den personliga integriteten.
Mot den angivna bakgrunden kan syftet med domstolsdatalagen sÀgas vara tvÄdelat: att möjliggöra en ÀndamÄlsenlig personuppgiftsbehandling i domstolarna samt att skydda mot integritetsintrÄng. I likhet med bl.a. polisdatalagen bör detta dubbla syfte komma till tydligt uttryck i lagen.
8.2Lagens förhÄllande till personuppgiftslagen
Förslag: Domstolsdatalagen ska inom sitt tillÀmpningsomrÄde gÀlla i stÀllet för personuppgiftslagen. Det ska sÀrskilt i lagen anges vilka bestÀmmelser i personuppgiftslagen som ska tillÀmpas.
SkÀlen för förslaget: De registerförordningar som enligt nuvarande ordning Àr tillÀmpliga i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet
Personuppgiftslagen Àr subsidiÀr i förhÄllande till annan lag eller förordning. Lagen ska sÄledes inte tillÀmpas i den utstrÀckning det i sÄdan annan författning finns bestÀmmelser som avviker frÄn personuppgiftslagen (2 § PUL). Vid den översyn som nu sker Àr det dÀrför möjligt att utgÄ frÄn personuppgiftslagen och i domstolsdatalagen föreslÄ sÄdana avvikande
56
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
eller kompletterande bestÀmmelser som bedöms vara nödvÀndiga. Detta skulle alltsÄ vara samma lagstiftningsmetod som anvÀnts i frÄga om
Det första alternativet innebÀr att domstolsdatalagen kommer att gÀlla utöver personuppgiftslagen. Om en frÄga Àr oreglerad i domstolsdatalagen kommer bestÀmmelserna i personuppgiftslagen dÀrmed att vara tillÀmpliga. Detta kan ske genom att i domstolsdatalagen överhuvudtaget inte nÀmna personuppgiftslagen, vilket innebÀr att den lagens bestÀmmelser utan vidare kommer att vara tillÀmpliga i den mÄn domstolsdatalagen inte innehÄller nÄgon avvikande bestÀmmelse. En nÀrliggande och tydligare lösning Àr att i domstolsdatalagen ange att den gÀller utöver personuppgiftslagen. En sÄdan lösning har bl.a. den fördelen att Àndringar som görs i den generella lagstiftningen fÄr direkt genomslag Àven pÄ det sÀrreglerade omrÄdet. Nackdelen med detta alternativ Àr att tillÀmparen kan ha svÄrt att fÄ överblick över vilka bestÀmmelser i personuppgiftslagen som Àr tillÀmpliga. Metoden har dock anvÀnts i flera sÀrskilda registerförfattningar, dÀribland patientdatalagen (2008:355) och studiestödsdatalagen (2009:287).
Det andra alternativet innebÀr den fördelen att den leder till en tydlig reglering i frÄga om vilka bestÀmmelser som faktiskt Àr tillÀmpliga i en viss situation. Det Àr detta alternativ som anvÀnts i bl.a. lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekÀmpande verksamhet, polisdatalagen (2010:361) och kustbevakningsdatalagen (2012:145). Utvecklingen gÄr mot ökat samarbete inom rÀttsvÀsendet, bl.a. sÄvitt gÀller informationshanteringen i rÀttskedjan. Det ligger med hÀnsyn till detta ett sÀrskilt vÀrde i att sÄ lÄngt som möjligt anvÀnda samma lagstiftningsteknik för all behandling av personuppgifter inom rÀttsvÀsendets myndigheter, oavsett vilken myndighet det gÀller.
Ytterligare ett skÀl för att vÀlja detta alternativ Àr att man genom en sjÀlvstÀndig reglering i större utstrÀckning kan ta hÀnsyn till de sÀrskilda rÀttsliga och faktiska förhÄllanden under
57
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
vilka domstolarna bedriver sin verksamhet. Med en sÄdan lösning Àr det lÀttare att pÄ ett efter verksamheterna avpassat sÀtt balansera intresset av integritetsskydd mot intresset av rÀttssÀkerhets- och effektivitetsvinster.
Sammanfattningsvis talar övervÀgande skÀl för att föreslÄ en sjÀlvstÀndig reglering som ersÀtter personuppgiftslagen inom det aktuella tillÀmpningsomrÄdet. Detta kan Ästadkommas pÄ tvÄ sÀtt. Antingen genom en fullstÀndig reglering som innebÀr att de bestÀmmelser som föreslÄs vara oförÀndrade i förhÄllande till personuppgiftslagen likvÀl upprepas i registerförfattningen, eller att det i registerförfattningen införs uttryckliga hÀnvisningar till de bestÀmmelser i personuppgiftslagen som ska vara tillÀmpliga.
Exempel pÄ den första typen av författningar Àr lagen (2007:258) om behandling av personuppgifter i Försvarsmaktens försvarsunderrÀttelseverksamhet och militÀra sÀkerhetstjÀnst. Metoden kan medföra praktiska fördelar för tillÀmparen dÄ alla bestÀmmelser som Àr relevanta finns samlade i en sÀrskild författning. En sÄdan reglering har dock den nackdelen att identiska bestÀmmelser upprepas i olika författningar. Detta kan göra det svÄrare att tillÀmpa den praxis och de relevanta förarbetsuttalanden som finns, eftersom dessa i de flesta fall torde avse personuppgiftslagen men i praktiken ha relevans Àven för registerförfattningarna. Dessa nackdelar undviks om man i stÀllet vÀljer den andra typen av reglering, vilken alltsÄ innebÀr en registerförfattning med uttryckliga hÀnvisningar till personuppgiftslagen. Denna lagstiftningsmodell har anvÀnts i polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen.
En tydlig fördel med en sÄdan lösning i jÀmförelse med att lÄta regleringen gÀlla utöver personuppgiftslagen Àr att tillÀmparen inte lÀmnas utan vÀgledning nÀr det gÀller vilka bestÀmmelser i personuppgiftslagen som Àr tillÀmpliga. En sÄdan lösning ansluter samtidigt tydligare till tanken att personuppgiftslagens regler bör gÀlla om det inte finns skÀl att i den specifika verksamheten meddela avvikande eller preciserade bestÀmmelser och att den sÀrskilda registerförfattningen alltsÄ bör begrÀnsas till att avse frÄgor som Àr specifika för den verksamheten.
58
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
Alternativet att hÀnvisa till relevanta bestÀmmelser i personuppgiftslagen har tidigare fÄtt kritik av LagrÄdet som bl.a. ansett att lagstiftningstekniken Àr riskfylld, med hÀnsyn sÄvÀl till svÄrigheten att överblicka om dataskyddsdirektivet blir till fullo genomfört i registerförfattningarna som till möjligheten att vid kommande lagÀndringar hÀnvisningarna till personuppgiftslagen blir felaktiga eller ofullstÀndiga (se prop. 2000/01:33 s. 345). Inte desto mindre har denna lösning sedermera anvÀnts i de sÀrskilda registerförfattningarna för tullen, polisen och kustbevakningen och LagrÄdet har dÄ inte haft nÄgra invÀndningar mot lagstiftningstekniken.
Intresset av att sÄ lÄngt som möjligt anvÀnda samma lagstiftningsteknik för all behandling av personuppgifter inom rÀttsvÀsendet och flera andra myndigheter innebÀr att det nu saknas skÀl att föreslÄ nÄgon annan typ av lösning för domstolarnas del Àn vad som gÀller för bl.a. polisen. Domstolsdatalagen bör alltsÄ gÀlla i stÀllet för personuppgiftslagen och i de fall bestÀmmelser i personuppgiftslagen ska tillÀmpas bör domstolsdatalagen innehÄlla tydliga hÀnvisningar till dessa bestÀmmelser.
HÀnvisningar bör i allmÀnhet göras till bestÀmmelser i personuppgiftslagen vilkas innehÄll Àr sÄ grundlÀggande och allmÀngiltiga att det inte finns nÄgot behov av att anpassa deras innehÄll till de sÀrskilda förhÄllanden under vilka domstolarna bedriver sin rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Det kan ocksÄ vara bestÀmmelser vilkas innehÄll Àr sÄdant att det Àr sÀrskilt angelÀget att regleringen Àr enhetlig i förhÄllande till personuppgiftslagen. I vilka fall hÀnvisningar till personuppgiftslagen föreslÄs ske redovisas under respektive sakavsnitt.
59
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
8.3Lagens förhÄllande till offentlighetsprincipen
Förslag: Det ska genom en hÀnvisning till 8 § första stycket PUL tydliggöras att domstolsdatalagen inte ska tillÀmpas i den utstrÀckning det skulle inskrÀnka skyldigheten att lÀmna ut personuppgifter enligt 2 kap. TF.
SkÀlen för förslaget: BestÀmmelsen i 8 § första stycket PUL innebÀr att personuppgiftslagen inte ska tillÀmpas i den utstrÀckning det skulle inskrÀnka en myndighets skyldighet att lÀmna ut personuppgifter enligt 2 kap. TF (om allmÀnna handlingars offentlighet). BestÀmmelsen i 8 § PUL har tillkommit för att tydliggöra det som i och för sig ÀndÄ gÀller, nÀmligen att bestÀmmelser i grundlag alltid har företrÀde framför bestÀmmelser i vanlig lag (prop. 1997/98:44 s. 46). Av tydlighetsskÀl bör det komma till uttryck att detta Àven gÀller i frÄga om domstolsdatalagen genom en uttrycklig hÀnvisning till 8 § PUL.
Offentlighetsprincipen innebÀr ingen rÀtt för enskilda att ta del av allmÀnna handlingar i elektroniskt format. I vilken utstrÀckning domstolsdatalagen ska tillÄta domstolarna att lÀmna ut handlingar elektroniskt behandlas i avsnitt 14.
I avsnitt 15.2 behandlas frÄgan om domstolsdatalagen Àven bör hÀnvisa till 8 § andra stycket PUL, enligt vilken myndigheter ges möjlighet att bevara allmÀnna handlingar.
60
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
8.4Lagens förhÄllande till viss annan lagstiftning
Förslag: Det ska i domstolsdatalagen sÀrskilt anges att bestÀmmelser i den föreslagna lagen om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete inom Europeiska unionen i förekommande fall har företrÀde framför bestÀmmelserna i domstolsdatalagen.
SkÀlen för förslaget: RÄdets rambeslut 2008/977/RIF av den 27 november 2008 om skydd för personuppgifter som behandlas inom ramen för polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete (dataskyddsrambeslutet) reglerar dataskyddet inom angivna omrÄden (se avsnitt 4.3.3).
Som en ÄterstÄende del i genomförandet av rambeslutet har regeringen den 21 februari 2013 i propositionen Dataskydd vid europeiskt polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete (prop. 2012/13:73) föreslagits en ny lag om skydd för personuppgifter vid sÄdant samarbete. Lagen ska gÀlla för behandling av personuppgifter i verksamhet som har till syfte att förebygga, förhindra eller upptÀcka brottslig verksamhet, utreda eller beivra brott eller verkstÀlla straffrÀttsliga pÄföljder om uppgifterna inom ramen för polissamarbete eller straffrÀttslig samarbete utbyts mellan en svensk myndighet och en annan
I den föreslagna lagen regleras bl.a. för vilka ÀndamÄl uppgifterna fÄr behandlas och vad som gÀller för den fortsatta behandlingen. Lagen anger vidare i vilka situationer personuppgifter fÄr överföras till enskilda, till tredje land och till internationella organ. Svenska myndigheter ÄlÀggs att följa villkor om anvÀndningen som stÀllts upp av den som överfört uppgifterna eller gjort dem tillgÀngliga.
I propositionen föreslÄs att det i registerförfattningar, bl.a. polisdatalagen, ska införas en hÀnvisning till den nya lagen. Av hÀnvisningen ska det framgÄ att om det i den nya lagen eller i
61
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
föreskrifter som regeringen har meddelat i anslutning till den lagen finns bestÀmmelser som avviker frÄn registerförfattningens bestÀmmelser ska de förstnÀmnda bestÀmmelserna tillÀmpas. I propositionen uttalas vidare att motsvarande hÀnvisningar bör införas i bl.a. de registerförfattningar som gÀller för domstolarna och i Äklagarnas verksamheter och som för nÀrvarande har formen av förordning (se avsnitt 6.16 i propositionen).
Enligt förslagen i denna promemoria kommer domstolsdatalagen att ersÀtta de registerförfattningar som gÀller i domstolarnas verksamhet. Den nya lagen föreslÄs innehÄlla bestÀmmelser som delvis kommer att avvika frÄn domstolsdatalagens bestÀmmelser. Mot den angivna bakgrunden bör det dÀrför i domstolsdatalagen tas in en hÀnvisning till den föreslagna lagen om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete inom Europeiska unionen. HÀnvisningen bör, i enlighet med vad som föreslÄs gÀlla för polisdatalagen, innehÄlla ett klargörande om att avvikande bestÀmmelser i den föreslagna lagen eller i föreskrifter som regeringen har meddelat i anslutning till den lagen i förekommande fall har företrÀde framför domstolsdatalagens bestÀmmelser.
8.5Begrepp och definitioner
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till de definitioner av begrepp som finns i 3 § PUL.
SkÀlen för förslaget: I personuppgiftslagen definieras vissa begrepp som Àr centrala vid behandling av personuppgifter, bl.a. behandling, personuppgifter, personuppgiftsansvarig, den registrerade och tredje man (3 §). Dessa begrepp Àr avsedda att ha samma innebörd som motsvarande uttryck har i dataskyddsdirektivet (artikel 2).
Begreppet personuppgifter definieras som â[a]ll slags information som direkt eller indirekt kan hĂ€nföras till en fysisk
62
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
person som Ă€r i livetâ. Personuppgifter kan utgöras av namn, personnummer, mĂ„lnummer, registreringsnummer för fordon, fastighetsbeteckningar etc. Begreppet personuppgift omfattar sĂ„vĂ€l objektiva upplysningar som subjektiva bedömningar och Ă„sikter. Ăven bild- och ljudupptagningar kan utgöra personuppgifter.
Med behandling avses â[v]arje Ă„tgĂ€rd eller serie av Ă„tgĂ€rder som vidtas i frĂ„ga om personuppgifter, vare sig det sker pĂ„ automatisk vĂ€g eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller Ă€ndring, Ă„tervinning, inhĂ€mtande, anvĂ€ndning, utlĂ€mnande genom översĂ€ndande, spridning eller annat tillhandahĂ„llande av uppgifter, sammanstĂ€llning eller samkörning, blockering, utplĂ„ning eller förstöringâ. Detta innebĂ€r att det t.ex. Ă€r frĂ„ga om behandling av personuppgifter Ă€ven nĂ€r sĂ„dana skrivs ut pĂ„ papper.
Definitionerna i personuppgiftslagen gÀller för den personuppgiftsbehandling som för nÀrvarande sker med stöd av Veraförordningarna. Det finns inte skÀl att göra nÄgon Àndring i detta hÀnseende. Det Àr viktigt att terminologin i domstolsdatalagen överensstÀmmer med personuppgiftslagens och att de begrepp som anvÀnds i de bÄda författningarna har samma innebörd, Àven om de materiella bestÀmmelserna naturligtvis kan skilja sig Ät. En hÀnvisning till 3 § PUL bör dÀrför tas in i domstolsdatalagen.
8.6Gemensamt tillgÀngliga uppgifter
Bedömning: BestÀmmelserna i domstolsdatalagen bör vara tillÀmpliga oavsett om behandlingen sker hos en enskild anstÀlld eller i ett register eller en databas dÀr uppgifter Àr tillgÀngliga för mÄnga i verksamheten. Begreppet gemensamt tillgÀngliga uppgifter bör inte anvÀndas i domstolsdatalagen.
SkÀlen för bedömningen: Risken för otillbörliga intrÄng i den personliga integriteten Àr generellt större nÀr personuppgifter
63
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
anvÀnds av flera anstÀllda gemensamt Àn nÀr personuppgifter behandlas av en anstÀlld vid den egna datorn utan att nÄgon annan har Ätkomst till uppgifterna. Traditionellt har det varit vanligt att i författningar om personuppgiftsbehandling anvÀnda begreppen register och databas för att definiera uppgifter som har gjorts tillgÀngliga för en större krets inom en myndighet. Till respektive register har sedan knutits regler om Ätkomst, sökmöjligheter m.m.
Registerbegreppet har i olika sammanhang kritiserats, bl.a. dĂ€rför att det har en teknisk anknytning och dĂ€rför att moderna datasystem normalt inte byggs som traditionella register. Ăven begreppet databas riskerar att leda tanken till ett visst, i tekniskt avseende avgrĂ€nsat, informationssystem. Detta Ă€r inte ett helt relevant sĂ€tt att se pĂ„ samlingar av uppgifter i elektronisk form. Som anförs i avsnitt 6.2 bör domstolsdatalagen vara teknikneutral och flexibel. Regleringen bör dĂ€rför inte bygga pĂ„ att behandlingen av personuppgifter sker i olika register eller databaser. Motsvarande bedömning har gjorts i frĂ„ga om polisdatalagen (prop. 2009/10:85 s. 124 f.).
BetrÀffande polisdatalagen ansÄgs det dock alltjÀmt finnas ett behov av att inom polisens verksamhet införa mer begrÀnsande regler i frÄga om behandling av uppgifter som flera personer har tillgÄng till. Ett annat sÀtt att se pÄ detta Àr att det för uppgifter som endast Àr tillgÀngliga för en eller ett fÄtal personer inte borde gÀlla lika restriktiva regler. För att Ästadkomma en distinktion i polisdatalagens reglering introducerades begreppet gemensamt tillgÀngliga uppgifter, med vilket avses uppgifter som fler Àn ett fÄtal personer har faktisk möjlighet och rÀttslig behörighet att ta del av. De mer restriktiva regler som enligt polisdatalagen gÀller för gemensamt tillgÀngliga uppgifter Àr av tvÄ olika slag. Det finns dels bestÀmmelser om vilka personuppgifter som överhuvudtaget fÄr göras gemensamt tillgÀngliga, dels integritetsskyddande bestÀmmelser som enbart Àr tillÀmpliga i frÄga om gemensamt tillgÀngliga uppgifter, bl.a. om sökning, direktÄtkomst och bevarande (a. prop. s. 124 f.).
64
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
Ăven om domstolarna sammantaget hanterar över 500 olika mĂ„l- och Ă€rendetyper inom de flesta av samhĂ€llets olika omrĂ„den Ă€r det i grunden frĂ„ga om en och samma verksamhet som bedrivs, nĂ€mligen att handlĂ€gga mĂ„l och Ă€renden. Denna verksamhet regleras pĂ„ ett relativt heltĂ€ckande sĂ€tt genom processrĂ€ttsliga regelverk och principer. Domstolsdatalagens tillĂ€mpningsomrĂ„de föreslĂ„s vara begrĂ€nsat just till denna verksamhet, dvs. domstolarnas rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet (avsnitt 7.2) och behandling ska fĂ„ ske endast för vissa sĂ€rskilt angivna Ă€ndamĂ„l, i första hand om det behövs för handlĂ€ggning av mĂ„l och Ă€renden (avsnitt 10.2).
Det Ă€r svĂ„rt att se hur en ytterligare avgrĂ€nsning skulle kunna göras vad gĂ€ller frĂ„gan om vilka uppgifter som fĂ„r vara gemensamt tillgĂ€ngliga. Visserligen innehĂ„ller polisdatalagen nĂ„gorlunda brett formulerade regler i detta avseende, t.ex. att uppgifter âsom förekommer i ett Ă€rende om utredning eller beivrande av brottâ fĂ„r göras gemensamt tillgĂ€ngliga (3 kap. 2 § 3). Polisens verksamhet Ă€r dock mycket mer divergerad Ă€n domstolarnas, varför en avgrĂ€nsning dĂ€r fyller ett tydligare syfte.
I domstolsdatalagen föreslÄs en skyldighet för domstolarna att för varje anstÀlld begrÀnsa tillgÄngen till personuppgifter till vad han eller hon behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter (avsnitt 11.2). Det innebÀr att det kommer att finnas ett uttryckligt skydd mot att personuppgifter sprids inom domstolen i större utstrÀckning Àn vad som Àr motiverat med hÀnsyn till de krav som verksamheten stÀller. Ur integritetssynvinkel bedöms det dÀrför inte finnas nÄgot behov av en bestÀmmelse om vilka uppgifter som fÄr göras gemensamt tillgÀngliga i domstolarnas verksamhet.
Ăven om det sĂ„ledes inte bedöms nödvĂ€ndigt att föreslĂ„ nĂ„gra ytterligare begrĂ€nsningar av spridning av personuppgifter, skulle polisdatalagens distinktion avseende gemensamt och icke gemensamt tillgĂ€ngliga uppgifter kunna anvĂ€ndas i domstolsdatalagen för att undanta behandlingar som utförs av endast en eller ett fĂ„tal anstĂ€llda frĂ„n exempelvis bestĂ€mmelserna om sökning, om direktĂ„tkomst och om bevarande.
65
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
Personuppgiftsbehandlingen i domstolarnas verksamhet bör prÀglas av ett starkt integritetsskydd. Med hÀnsyn till de typer av personuppgifter som förekommer i denna verksamhet och de alltmer avancerade möjligheterna att behandla dessa bedöms Àven behandling av personuppgifter som endast ett fÄtal har tillgÄng till, kunna innefatta vissa integritetsrisker. Dessa risker mÄste vÀgas mot det tÀnkta behov som kan finnas av att kunna behandla personuppgifter utan hinder av de begrÀnsningar som föreslÄs gÀlla i domstolsdatalagen. Vid en sÄdan avvÀgning framstÄr inte behovet av att mera fritt kunna t.ex. söka eller pÄ annat sÀtt behandla personuppgifter som sÄ framtrÀdande att det Àr motiverat att föreskriva undantag frÄn den skyddsreglering som ska gÀlla i övrigt. Det Àr dÀrför rimligt att en högre nivÄ av integritetsskydd gÀller Àven i de situationer dÄ endast ett fÄtal anstÀllda har tillgÄng till de personuppgifter som behandlas.
Av samma skÀl finns det inte anledning att i domstolsdatalagen hÀnvisa till 5 a § PUL som innebÀr att behandling av personuppgifter i ostrukturerat material sÄsom löpande text fÄr utföras i princip fritt sÄ lÀnge som det inte innebÀr en krÀnkning av den registrerades personliga integritet.
Sammantaget görs bedömningen att domstolsdatalagen bör vara generellt tillÀmplig pÄ all behandling av personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet, oavsett om behandlingen sker hos en enskild anstÀlld eller i ett register eller en databas dÀr uppgifter Àr tillgÀngliga för mÄnga i verksamheten. Det innebÀr att lagens bestÀmmelser ska tillÀmpas pÄ all behandling av uppgifter, oavsett om det gÀller
66
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
8.7Samtycke
Bedömning: Behandling av personuppgifter som Àr tillÄten enligt domstolsdatalagen bör fÄ utföras Àven om den registrerade motsÀtter sig det.
SkÀlen för bedömningen: I artikel 7 i dataskyddsdirektivet anges att medlemsstaterna ska föreskriva att personuppgifter endast fÄr behandlas i vissa fall. Exempel pÄ sÄdana fall Àr om den registrerade otvetydigt har lÀmnat sitt samtycke eller om behandlingen Àr nödvÀndig för att fullgöra en rÀttslig förpliktelse som Ävilar den registeransvarige för att utföra en arbetsuppgift av allmÀnt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som utförs av den registeransvarige. I 10 § PUL finns en bestÀmmelse med i huvudsak samma innehÄll. Dataskyddsrambeslutet innehÄller dÀremot ingen motsvarande reglering.
Enligt vad som föreslÄs i avsnitt 10.2 kommer det enligt domstolsdatalagen att vara tillÄtet för domstolarna att behandla personuppgifter om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden eller för uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning. Domstolsdatalagen föreslÄs vidare endast vara tillÀmplig i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet (avsnitt 7.2). De behandlingar som ryms inom dessa ramar fÄr anses vara nödvÀndiga för att domstolarna ska kunna fullgöra sina rÀttsliga förpliktelser eller kunna utföra sina arbetsuppgifter av allmÀnt intresse. Behandlingarna fÄr vidare anses vara nödvÀndiga som ett led i myndighetsutövningen. Det finns sÄledes rÀttsliga förutsÀttningar att i domstolsdatalagen tillÄta att behandlingar sker utan den registrerades samtycke.
Det finns inte heller i övrigt skÀl att uppstÀlla ett krav pÄ samtycke i domstolsdatalagen. Domstolarnas handlÀggning av mÄl och Àrenden styrs i hög grad av processuella regler. Det Àr sÀllan domstolen som styr över att en viss personuppgift behöver behandlas, utan behovet uppstÄr typiskt sett nÀr en part ger in en
67
| Lagens syfte och struktur | Ds 2013:10 |
handling som innehÄller en personuppgift till domstolen. Ett av huvudsyftena med domstolsdatalagen Àr just att ge domstolarna möjlighet att behandla sÄdana personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt. Det bör alltsÄ redan av dessa skÀl inte komma i frÄga att lÄta behandlingen vara beroende av den registrerades samtycke. Det skulle vidare inte vara motiverat med hÀnsyn till de kostnader och olÀgenheter som skulle uppstÄ om domstolarna exempelvis skulle behöva inhÀmta samtycke frÄn de registrerade (t.ex. parter, vittnen, advokater osv.) innan deras personuppgifter kan behandlas i domstolarnas datorsystem.
Mot den angivna bakgrunden bör domstolarna tillÄtas behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke sÄ lÀnge behandlingen sker enligt domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde och inom de ramar som uppstÀlls genom de ÀndamÄlsbestÀmmelser som föreslÄs i avsnitt 10.2.
FrĂ„ga Ă€r om detta stĂ€llningstagande bör komma till uttryck i domstolsdatalagen. Av dataskyddsdirektivet framgĂ„r att medlemsstaterna i frĂ„ga om behandlingar som Ă€r ett led i myndighetsutövning ska tillförsĂ€kra den registrerade rĂ€tten att motsĂ€tta sig behandling av uppgifter som rör honom eller henne, utom nĂ€r den nationella lagstiftningen föreskriver nĂ„got annat (artikel 14). I nĂ„gra registerförfattningar har samtyckets betydelse reglerats (se t.ex. 2 kap. 2 § patientdatalagen och 5 § studiestödsdatalagen). Dessa lagar gĂ€ller utöver personuppgiftslagen och genom att reglera samtyckesfrĂ„gan förtydligas att personuppgiftslagens bestĂ€mmelse om samtycke inte gĂ€ller inom dessa lagars tillĂ€mpningsomrĂ„de. Den aktuella bestĂ€mmelsen i dataskyddsdirektivet har emellertid inte generellt ansetts innebĂ€ra att registerförfattningar ska innehĂ„lla en uttrycklig bestĂ€mmelse om samtycke. I exempelvis polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen saknas uttryckliga bestĂ€mmelser om att behandling fĂ„r ske utan samtycke. Det kan noteras att dessa lagar â i likhet med domstolsdatalagen men till skillnad frĂ„n patientdatalagen och studiestödslagen â ersĂ€tter personuppgiftslagen inom sina respektive tillĂ€mpningsomrĂ„den.
68
| Ds 2013:10 | Lagens syfte och struktur |
Mot den angivna bakgrunden bedöms det inte nödvÀndigt att i domstolsdatalagen uttryckligen ange att domstolarna fÄr behandla personuppgifter i enlighet med lagen oavsett den registrerades samtycke.
69
9Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden
9.1Personuppgiftsansvarig
Förslag: En domstol ska vara personuppgiftsansvarig för behandling som den utför.
SkÀlen för förslaget: Personuppgiftslagen innehÄller ett stort antal hanteringsregler som innebÀr olika skyldigheter för den som Àr ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i en verksamhet. Personuppgiftslagen definierar en personuppgiftsansvarig som den vilken ensam eller tillsammans med andra bestÀmmer ÀndamÄlen med och medlen för behandlingen av personuppgifter (3 § PUL). Den personuppgiftsansvarige har ett lÄngtgÄende ansvar för att all behandling av personuppgifter sker i överensstÀmmelse med tillÀmpliga personuppgiftsbestÀmmelser. Den personuppgiftsansvarige har bl.a. ansvaret för att registrerade uppgifter Àr korrekta och att de inte behandlas pÄ ett sÀtt som strider mot tillÀmpliga bestÀmmelser. I personuppgiftsansvarets konstruktion ligger dessutom att Àven underlÄtenhet att vidta föreskrivna ÄtgÀrder omfattas, t.ex. underlÄtenhet att genomföra den behandling som krÀvs för att lÀmna ett registerutdrag.
Det Àr bara den personuppgiftsansvarige som kan göras skadestÄndsansvarig för behandlingar som sker i strid med bestÀmmelserna i personuppgiftslagen, Àven om andra personer deltagit i en behandling. De personer som arbetar under den
71
| Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden | Ds 2013:10 |
personuppgiftsansvariges ledning fÄr bara behandla personuppgifter i enlighet med instruktioner frÄn den personuppgiftsansvarige (30 § PUL).
I registerförfattningar finns det ofta bestÀmmelser genom vilken det tydligt pekas ut vem som Àr personuppgiftsansvarig för den behandling av uppgifter som regleras i respektive författning. Ett sÄdant utpekande gör det lÀttare för enskilda att förstÄ vem som Àr personuppgiftsansvarig. Den som t.ex. vill begÀra rÀttelse kan dÄ direkt veta vart han eller hon ska vÀnda sig. Eftersom det inte bedöms finnas nÄgra egentliga nackdelar med att sÀrskilt ange vem som Àr personuppgiftsansvarig, bör en bestÀmmelse om detta tas in i domstolsdatalagen.
Enligt
Med hÀnsyn till det samarbete som finns mellan Domstolsverket och domstolarna i frÄga om datorsystem, inte minst under den nÀrmaste framtiden dÄ det under ledning av verket pÄgÄr arbete med framtagande av nya datorsystem för domstolarna, Àr det dock sannolikt att det kan komma att uppstÄ situationer dÄ det snarare Àr Domstolsverket Àn den aktuella domstolen som har reell möjlighet att ansvara för hur uppgifter behandlas. Som exempel kan nÀmnas att den personuppgiftsansvarige enligt 31 § personuppgiftslagen ska vidta lÀmpliga tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder för att skydda personuppgifter som behandlas. Detta ansvar kommer i normalfallet inte att kunna lÀggas pÄ enskilda domstolar och nÀmnder nÀr de
72
| Ds 2013:10 | Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden |
utnyttjat helhetslösningar för datorsystem som har utvecklats och tillhandahÄlls genom Domstolsverkets försorg.
Flera remissinstanser var kritiska till utredningens förslag om fördelning av personuppgiftsansvaret. Kritiken gick i huvudsak ut pÄ att grÀnsdragningen för personuppgiftsansvaret mellan Domstolsverket och domstolarna kunde bli komplicerad vilket gjorde det svÄrare för enskilda att hÀvda sin rÀtt. I sitt slutbetÀnkande tog Domstolsdatautredningen till sig av remisskritiken som hade lÀmnats med anledning av delbetÀnkandet. Utredningen framhöll att Domstolsverket i sin ordinarie verksamhet enligt de författningar som utredningen föreslog inte skulle ha nÄgon tillgÄng till personuppgifter i domstolarnas datorsystem. Domstolsverket kunde dÀrför nÀrmast betraktas som ett rent serviceorgan som tillhandahÄller de tekniska systemen (SOU 2001:100 s. 113 f.). Utredningen föreslog dÀrför att Domstolsverket inte skulle utpekas som personuppgiftsansvarig i de lagar som enligt utredningens förslag skulle reglera personuppgiftsbehandlingen vid domstolarna. Flertalet remissinstanser tillstyrkte eller hade inte nÄgot att erinra mot detta förslag.
Vad gÀller frÄgan vem som ska vara personuppgiftsansvarig enligt domstolsdatalagen bör inledningsvis framhÄllas att Domstolsverket över huvud taget inte omfattas av domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde, vilket har sin grund i att verket inte bedriver rÀttsvÄrdande eller rÀttskipande verksamhet (se avsnitt 7.1). Om Domstolsverket skulle utpekas som personuppgiftsansvarig enligt domstolsdatalagen skulle det i sÄ fall vara ett ansvar som nÀrmast tog sikte pÄ den behandling som sker i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Eftersom varje domstol Àr en egen myndighet som formellt sett anvÀnder sig av ett eget datorsystem i sin verksamhet Àr det pÄ ett principiellt plan varje enskild domstol som i det enskilda fallet ytterst har att bestÀmma vilka personuppgifter som ska registreras i respektive verksamhetsstöd och hur personuppgifter i övrigt ska behandlas.
73
| Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden | Ds 2013:10 |
I personuppgiftsansvaret ligger bl.a. ett ansvar för att bestÀmma ÀndamÄlen och medlen för personuppgiftsbehandlingen, en skyldighet att kontrollera och ansvara för de behandlingar som utförs samt att vidta ÄtgÀrder som rÀttelse och blockering. Att lÄta Domstolsverket vara personuppgiftsansvarig i förhÄllande till den behandling som sker i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet (dvs. den behandling som omfattas av domstolsdatalagen) skulle vara svÄrt att förena med domstolarnas sjÀlvstÀndiga stÀllning. Domstolsverket har varken i författning eller pÄ annat sÀtt en sjÀlvstÀndig roll i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten. Mot den angivna bakgrunden bör det i domstolsdatalagen anges att det Àr varje enskild domstol som Àr personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten.
Domstolsverket utvecklar och tillhandahÄller de verksamhetsstöd (Vera) som domstolarna för nÀrvarande anvÀnder. RIF- samarbetet innebÀr ökade krav pÄ domstolarna att skicka information elektroniskt till andra myndigheter och samarbetet förutsÀtter att denna informationsförmedling sker i bestÀmda kanaler, enligt överenskomna standarder och att informationen filtreras sÄ att rÀtt uppgifter hamnar hos rÀtt myndighet. För domstolarnas del har Domstolsverket en nyckelroll för att fÄ de tekniska systemen att fungera pÄ ett sÀtt sÄ att domstolarna kan fullgöra sin roll i
NÀr Domstolsverket behandlar personuppgifter i sin egen verksamhet sker det med stöd av personuppgiftslagen. I den mÄn
74
| Ds 2013:10 | Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden |
Domstolsverket i sin roll som tekniskt serviceorgan Ät domstolarna behandlar personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet fÄr det anses ske för domstolarnas rÀkning. Domstolsverket Àr dÄ personuppgiftsbitrÀde Ät domstolarna (se avsnitt 9.2). NÀr Domstolsverket i den egenskapen utför personuppgiftsbehandlingar pÄ domstolarnas uppdrag sker behandlingen med stöd av domstolsdatalagen och inte med stöd av personuppgiftslagen.
9.2PersonuppgiftsbitrÀde
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till föreskrifterna i 3, 30 och 31 §§ PUL som gÀller personuppgiftsbitrÀden.
SkÀlen för förslaget: För att pÄ olika sÀtt bistÄ en personuppgiftsansvarig finns det enligt personuppgiftslagen möjligheter för denne att anlita ett personuppgiftsbitrÀde. Ett personuppgiftsbitrÀde definieras som nÄgon som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges rÀkning (3 § PUL). Det torde följa av denna definition att personuppgiftsbitrÀdet kan utföra behandlingarna med stöd av den registerförfattning som gÀller för den personuppgiftsansvarige, trots att personuppgiftsbitrÀdet annars inte skulle ha omfattats av dessa regler. PersonuppgiftsbitrÀdet Àr vanligen ett externt organ som anlitas för att utföra uppgifter för den personuppgiftsansvariges rÀkning, vilka innebÀr att personuppgifter behandlas.
Det framgÄr av 30 § andra stycket PUL att det ska finnas ett skriftligt avtal om den personuppgiftsbehandling som personuppgiftsbitrÀdet utför för den personuppgiftsansvariges rÀkning. I 31 § andra stycket PUL anges vidare att den personuppgiftsansvarige ska förvissa sig om att personuppgiftsbitrÀdet kan genomföra de sÀkerhetsÄtgÀrder som mÄste vidtas och se till att bitrÀdet verkligen vidtar ÄtgÀrderna. Det Àr dock den personuppgiftsansvarige som har ansvaret gentemot den registrerade
75
| Personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbitrÀden | Ds 2013:10 |
avseende behandlingen Àven nÀr ett personuppgiftsbitrÀde har anlitats (prop. 1997/98:44 s. 92).
Den omstÀndigheten att Domstolsverket utvecklar och tillhandahÄller den tekniska infrastrukturen i form av verksamhetsstödet Vera som domstolarna anvÀnder behöver inte i sig innebÀra att Domstolsverket behandlar personuppgifter. Domstolsverket bör dock ha möjlighet att utföra personuppgiftsbehandlingar i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet för att bistÄ dem, bland annat med att leva upp till de krav som följer av
76
10 En rÀttslig ram
10.1GrundlÀggande krav pÄ domstolarnas personuppgiftsbehandling
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 9 § PUL om grundlÀggande krav avseende personuppgiftsbehandling.
Dessa krav innebÀr bl.a. att de behandlingar som utförs mÄste vara lagliga, att behandlingarna sker pÄ ett korrekt sÀtt och i enlighet med god sed samt att uppgifterna som behandlas ska vara nödvÀndiga, adekvata, relevanta och riktiga.
Vidare ska personuppgifter endast fÄ samlas in för sÀrskilda och uttryckligt angivna ÀndamÄl. Insamlade personuppgifter ska inte fÄ vidarebehandlas för ett ÀndamÄl som Àr oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in.
SkÀlen för förslaget: I personuppgiftslagen slÄs fast grundlÀggande krav pÄ all behandling av personuppgifter. Syftet Àr att behandlingar som pÄ ett otillbörligt sÀtt krÀnker den personliga integriteten inte ska fÄ förekomma. Kraven riktar sig mot den personuppgiftsansvarige, som ska se till att personuppgifter endast behandlas om det Àr lagligt och att personuppgifter alltid ska behandlas pÄ ett korrekt sÀtt och i enlighet med god sed (9 § första stycket a och b PUL). Den personuppgiftsansvarige ska vidare se till att de personuppgifter som behandlas Àr adekvata och relevanta i förhÄllande till ÀndamÄlen med behandlingen, att fler personuppgifter Àn som Àr nödvÀndigt inte behandlas, att de personuppgifter som behandlas Àr riktiga och om nödvÀndigt
77
| En rÀttslig ram | Ds 2013:10 |
aktuella, samt att alla rimliga ÄtgÀrder vidtas för att rÀtta, blockera eller utplÄna sÄdana personuppgifter som Àr felaktiga eller ofullstÀndiga med hÀnsyn till ÀndamÄlet med behandlingen (9 § första stycket
Dessa bestÀmmelser ska redan enligt nuvarande ordning tillÀmpas i domstolarnas verksamhet. De flesta av kraven som uppstÀlls Àr allmÀngiltiga och av grundlÀggande betydelse ur integritetssÀkerhetssynpunkt, vilket talar för att de bör gÀlla i domstolarnas verksamhet. Dessutom har bestÀmmelserna sin grund i de tvingande krav som följer av dataskyddsdirektivet. Det bör av dessa skÀl tas in en hÀnvisning till bestÀmmelserna i domstolsdatalagen. I avsnitt 17.1 berörs frÄgan vad skyldigheten att rÀtta, blockera och utplÄna kan innebÀra i domstolarnas verksamhet.
En annan grundlÀggande förutsÀttning för personuppgiftsbehandling enligt personuppgiftslagen Àr att personuppgifter fÄr samlas in endast för sÀrskilda och uttryckligt angivna ÀndamÄl (9 § första stycket c PUL). Enligt gÀllande rÀtt Àr bestÀmmelsen Àven tillÀmplig i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. BestÀmmelsen har tillkommit för att tillgodose de krav som följer av dataskyddsdirektivet (artikel 6.1 b). Den innebÀr bl.a. att uppgifter inte fÄr samlas in utan att det finns en tydlig anledning till att insamlandet sker.
Dessa krav pÄ personuppgiftsbehandlingen riktar sig mot den personuppgiftsansvarige. Att kraven ska gÀlla Àven i domstolarnas dömande verksamhet Àr sjÀlvklart. Den insamling av personuppgifter som domstolarna normalt företar under handlÀggning av mÄl och Àrenden fÄr ocksÄ anses leva upp till de aktuella kraven, eftersom insamlandet av uppgifter för domstolarnas del styrs av andra bestÀmmelser, sÄsom rÀttegÄngsbalken, förvaltningsprocesslagen samt andra handlÀggnings- och förfaranderegler. Av dessa regelverk framgÄr i huvudsak i vilka fall och under vilka förutsÀttningar uppgifter ska tillföras verksamheten vid handlÀggning av mÄl och Àrenden. PÄ sÄ sÀtt tydliggörs det för vilka ÀndamÄl som personuppgifter samlas in. NÀr en dom-
78
| Ds 2013:10 | En rÀttslig ram |
stol samlar in uppgifter Àr det i det enskilda fallet dessutom oftast uppenbart för vilket ÀndamÄl uppgifterna samlas in. Av ett förelÀggande om att komma in med uppgifter framgÄr det exempelvis varför domstolen efterfrÄgar uppgifterna. För att det inte ska rÄda nÄgon tvekan om att kraven i direktivet avseende insamlande av personuppgifter uppfylls bör det i domstolsdatalagen tas in en hÀnvisning till bestÀmmelsen i personuppgiftslagen.
En annan grundlĂ€ggande förutsĂ€ttning enligt personuppgiftslagen Ă€r att personuppgifter inte fĂ„r behandlas för nĂ„got Ă€ndamĂ„l som Ă€r oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in (9 § första stycket d PUL). Detta brukar kallas finalitetsprincipen. Ăven denna bestĂ€mmelse har tillkommit för att tillgodose de krav som följer av dataskyddsdirektivet (artikel 6.1 b). Den innebĂ€r att det uppstĂ€lls en begrĂ€nsning i frĂ„ga om vidarebehandling av uppgifter som redan finns insamlade i verksamheten. Finalitetsprincipen Ă€r enligt gĂ€llande rĂ€tt tillĂ€mplig vid personuppgiftsbehandlingen i domstolarna. Det saknas skĂ€l för att inte lĂ„ta finalitetsprincipen gĂ€lla Ă€ven fortsĂ€ttningsvis inom domstolarna. Detta bör i likhet med polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen komma till uttryck genom en hĂ€nvisning till den aktuella bestĂ€mmelsen i personuppgiftslagen.
I 9 § andra stycket PUL anges att behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ÀndamÄl generellt inte ska anses strida mot finalitetsprincipen. Detta förtydligande av finalitetsprincipens innebörd bör domstolsdatalagen ocksÄ hÀnvisa till.
79
| En rÀttslig ram | Ds 2013:10 |
10.2Verksamhetsspecifika ÀndamÄlsbestÀmmelser
Förslag: Personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet ska fÄ behandlas om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
Personuppgifter som behandlas pÄ denna grund ska Àven fÄ vidarebehandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning.
SkÀlen för förslaget
Inledning
Genom att domstolsdatalagen föreslÄs hÀnvisa till 9 § första stycket c och d PUL kommer en generell ram att gÀlla för hur personuppgifter fÄr samlas in respektive vidarebehandlas. FrÄga Àr om det i domstolsdatalagen dessutom bör föreskrivas en snÀvare och verksamhetsanpassad ram för den personuppgiftsbehandling som sker med stöd av lagen. SÄdana bestÀmmelser finns ofta i registerförfattningar i form av sÄ kallade ÀndamÄlsbestÀmmelser. Genom verksamhetsspecifika ÀndamÄlsbestÀmmelser slÄs det fast vilka ÀndamÄl som domstolarna ska kunna behandla personuppgifter för. Det innebÀr för det första att domstolen eller de anstÀllda inte sjÀlva kan besluta fritt om vilka ÀndamÄl som personuppgifter behandlas för i verksamheten. För det andra blir det genom sÄdana verksamhetsspecifika ÀndamÄlsbestÀmmelser tydligt vilka ÄtgÀrder som Àr tillÄtna respektive otillÄtna. För att Ästadkomma ett starkt integritetsskydd bör det införas sÄdana ÀndamÄlsbestÀmmelser Àven i domstolsdatalagen.
PrimÀra och sekundÀra ÀndamÄl
Det Àr vanligt att i registerförfattningar dela upp ÀndamÄlen i primÀra och sekundÀra. BestÀmmelserna om primÀra ÀndamÄl
80
| Ds 2013:10 | En rÀttslig ram |
utformas för att tillgodose behoven av att behandla personuppgifter i de berörda myndigheternas egen verksamhet. Registerförfattningarna brukar innehĂ„lla Ă€ndamĂ„lsbestĂ€mmelser som innebĂ€r att uppgifter inte fĂ„r samlas in för annat Ă€n primĂ€ra Ă€ndamĂ„l. Begreppet insamling fĂ„r anses avse inte bara situationer dĂ„ uppgifter lĂ€mnas till en myndighet pĂ„ begĂ€ran av myndigheten, utan Ă€ven andra tillvĂ€gagĂ„ngssĂ€tt genom vilka myndigheten fĂ„r del av personuppgifter för sĂ„dan behandling som omfattas av författningen (jfr Ăman och Lindblom Personuppgiftslagen, en kommentar, 4 uppl., s. 374). BestĂ€mmelser om primĂ€ra Ă€ndamĂ„l medger dock bĂ„de behandling som bestĂ„r av insamling och av vidarebehandling, t.ex. genom bearbetning, lagring, utlĂ€mnande, arkivering osv.
BestÀmmelser om sekundÀra ÀndamÄl kompletterar bestÀmmelserna om primÀra ÀndamÄl och tillgodoser i första hand andra Àn verksamhetens egna behov. Dessa bestÀmmelser medger inte insamling, utan tillÄter endast att uppgifter som redan behandlas i verksamheten fÄr behandlas för nya ÀndamÄl. Genom att lagtekniskt skilja pÄ behandlingar för primÀra och sekundÀra ÀndamÄl blir det möjligt att ge ÀndamÄlsbestÀmmelserna en mer specifik innebörd utan att bestÀmmelserna för den skull behöver bli för detaljerade eller oflexibla. BestÀmmelserna i domstolsdatalagen bör utformas utifrÄn denna distinktion.
HandlÀggning av mÄl och Àrenden
Som föreslÄs i avsnitt 7.2 ska domstolsdatalagen gÀlla för den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten, vilket fÄr sÀgas utgöra domstolarnas kÀrnverksamhet. Domstolarna behöver samla in och vidarebehandla personuppgifter i de fall dÄ handlÀggningen av mÄl och Àrenden krÀver det. I jÀmförelse med exempelvis polisen styrs domstolarnas berÀttigade behov av att samla in personuppgifter i hög grad av andra regelverk Àn personuppgiftsregleringen, nÀmligen av processlagarna och tillhörande regler och principer. Vilka uppgifter som domstolarna
81
| En rÀttslig ram | Ds 2013:10 |
ska samla in i mÄl och Àrenden och hur de fortsatt ska hanteras inom ramen för handlÀggning av mÄl och Àrenden Àr frÄgor som av principiella skÀl inte bör styras av personuppgiftsregleringen utan av processrÀtten. Detta gör att det varken Àr möjligt eller lÀmpligt att i domstolsdatalagen i detalj ange för vilka ÀndamÄl personuppgifter ska fÄ samlas in och vidarebehandlas.
Den verksamhet som ska regleras â domstolarnas rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet â Ă€r i flera avseenden förĂ€nderlig. Domstolarnas yttre och inre organisation samt arbetssĂ€tt kommer Ă€ven fortsĂ€ttningsvis att utvecklas i olika hĂ€nseenden och nya mĂ„ltyper tillföras verksamheten allt eftersom. Redan nu handlĂ€gger domstolarna över 500 olika mĂ„l- och Ă€rendetyper av skilda slag. Utvecklingen inom dator- och informationsteknologin fortgĂ„r ocksĂ„ i snabb takt. Allt detta pĂ„verkar pĂ„ vilka sĂ€tt personuppgifter kommer att behandlas inom domstolarna och vid deras kommunikation med varandra, med andra myndigheter och med allmĂ€nheten. Den reglering som nu föreslĂ„s bör vara utformad pĂ„ ett sĂ„dant sĂ€tt att den ger domstolarna möjlighet att utnyttja de fördelar som tekniken erbjuder samt att den inte hindrar domstolarna frĂ„n att utveckla sina arbetssĂ€tt och sin organisation. Regleringen bör dels avgrĂ€nsa sĂ„dan behandling som ska vara tillĂ„ten, dels förhindra sĂ„dan behandling som inte Ă€r motiverad av verksamhetsbehov.
Mot den angivna bakgrunden bör det i domstolsdatalagen anges att domstolarna fĂ„r behandla (dvs. samla in eller vidarebehandla) personuppgifter om det behövs för handlĂ€ggning av mĂ„l och Ă€renden. Det saknas skĂ€l att tillĂ„ta insamlande av personuppgifter för nĂ„gra andra Ă€ndamĂ„l och den nu föreslagna bestĂ€mmelsen innebĂ€r sĂ„ledes en uttömmande reglering av de primĂ€ra Ă€ndamĂ„l för vilka personuppgifter fĂ„r behandlas i domstolarnas rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet. ĂndamĂ„lsregleringen innebĂ€r att den styrning av domstolarnas verksamhet som följer av processrĂ€tten fĂ„r genomslag Ă€ven i personuppgiftshĂ€nseende. Genom Ă€ndamĂ„lsbestĂ€mmelsen förhindras obefogade personuppgiftsbehandlingar.
82
| Ds 2013:10 | En rÀttslig ram |
Planering, uppföljning och utvÀrdering
Domstolarna har som de flesta myndigheter ett behov av att vidarebehandla insamlade uppgifter för planering, uppföljning och utvÀrdering. Det kan t.ex. röra sig om framstÀllning av statistik med hjÀlp av uppgifter frÄn mÄlhanteringssystemet. I lagrÄdsremissen Behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekÀmpande verksamhet Är 2005 föreslog regeringen en uttrycklig bestÀmmelse om att uppgifter som behandlas för nÄgot av de enligt lagförslaget tillÄtna primÀra ÀndamÄlen Àven skulle fÄ behandlas för att planera, följa upp och utvÀrdera verksamheten. LagrÄdet framhöll emellertid vid sin granskning av lagförslaget att planering, uppföljning och utvÀrdering Àr en integrerad del av sjÀlva verksamheten. Enligt LagrÄdet var det sjÀlvklart att uppgifter som fÄr anvÀndas i verksamheten ocksÄ fÄr anvÀndas för planering m.m. och att lagen inte borde innehÄlla nÄgon uttrycklig ÀndamÄlsbestÀmmelse avseende denna typ av ÄtgÀrder. Regeringen delade LagrÄdets bedömning i denna del (se prop. 2004/05:164 s. 66 f. och 162 samt prop. 2009/10:85 s. 116).
Samma synsÀtt kan anlÀggas pÄ den personuppgiftsbehandling som behöver ske vid en domstol för planering, uppföljning och utvÀrdering av domstolens egen verksamhet, t.ex. för framstÀllning av statistik över verksamheten. Med hÀnsyn hÀrtill behöver det i domstolsdatalagen inte införas nÄgon sÀrskild bestÀmmelse om behandling som behövs för planering, uppföljning och utvÀrdering av den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten.
UppgiftslÀmnande
Domstolarna behöver i mÄnga olika sammanhang tillhandahÄlla information till myndigheter, till andra utomstÄende eller internt inom domstolen. En allt större del av domstolarnas uppgiftshantering datoriseras och genom
83
| En rÀttslig ram | Ds 2013:10 |
personuppgifter ska lÀmnas behöver dÀrför domstolarna i allt större utstrÀckning ta fram dessa uppgifter frÄn sina datorsystem, vare sig uppgifterna ska lÀmnas ut i fysisk form eller elektroniskt. I bÄda fallen innebÀr framtagandet automatiserad behandling av personuppgifter. Det som beskrivs Àr sekundÀra ÀndamÄl, eftersom behandlingarna endast avser redan insamlade uppgifter.
De utlÀmnanden som behöver ske i anslutning till handlÀggningen av mÄl och Àrenden, t.ex. kommunicering med parterna, kallelser osv. tÀcks av den ovan föreslagna ÀndamÄlsbestÀmmelsen som gÀller handlÀggning av mÄl och Àrenden. DÀrutöver finns det en rad situationer dÄ domstolen behöver kunna behandla personuppgifter automatiserat för att lÀmna uppgifter till andra, och för vilka det behövs en regel som uttryckligen tillÄter behandling för sÄdana ÀndamÄl.
För det första Àr domstolarna enligt bestÀmmelser i olika författningar skyldiga att lÀmna uppgifter till utpekade myndigheter, t.ex. uppgifter om brottmÄlsdomar till Rikspolisstyrelsen eller om domar i upphandlingsmÄl till Konkurrensverket. Genom de reformer som följer av
För det andra Àr domstolarna enligt lag eller förordning skyldiga att pÄ begÀran lÀmna ut uppgifter. Domstolarna Àr t.ex. enligt offentlighetsprincipen skyldiga att lÀmna ut allmÀnna handlingar, vilket kommer till uttryck i 2 kap. TF. Vidare följer av 6 kap. 5 § OSL en skyldighet att pÄ begÀran av en annan myndighet lÀmna uppgifter som domstolen förfogar över under förutsÀttning att uppgifterna inte Àr sekretessbelagda och att det inte skulle hindra arbetets behöriga gÄng.1
För det tredje bör de situationer beaktas i vilka det inte finns nÄgon skyldighet att lÀmna uppgifter men dÀr det ÀndÄ kan anses pÄbjudet eller önskvÀrt att en domstol lÀmnar uppgifter till andra
1 Vad gÀller utlÀmnande till myndigheter finns det generella sekretessbrytande bestÀmmelser i 10 kap. 27 och 28 §§ OSL, samt, sÄvitt gÀller utlÀmnande till riksdagen eller regeringen, i 10 kap. 15 § samma lag.
84
| Ds 2013:10 | En rÀttslig ram |
domstolar, myndigheter eller andra utomstÄende. Det kan t.ex. vara frÄga om en ÄtgÀrd som vidtas för att fullgöra serviceskyldigheten gentemot enskilda enligt 4 § förvaltningslagen eller skyldigheten att hjÀlpa andra myndigheter enligt 6 § samma lag.
För det fjÀrde kan en domstol behöva lÀmna personuppgifter internt, exempelvis till den administrativa verksamheten som omfattas av personuppgiftslagen. Det kan exempelvis röra sig om rapportering av nÀmndemÀns eller sÀrskilda ledamöters tjÀnstgöring i syfte att administrationen ska kunna betala ut ersÀttning.
Gemensamt för samtliga fall av uppgiftslÀmnande som beskrivs ovan Àr att de sker med stöd av bestÀmmelser som pÄbjuder eller tillÄter utlÀmnande. Regeringen har i ett tidigare lagstiftningsÀrende (prop. 2007/08:126 s. 60) anfört följande rörande huvudsakligen likalydande bestÀmmelser:
NÀr sÄdana bestÀmmelser har införts, fÄr det förutsÀttas att det har gjorts en avvÀgning mellan intresset av att uppgiften lÀmnas ut och intresset av att skydda enskilda personers integritet, vid vilken man funnit att uppgiften ska eller fÄr lÀmnas ut. Det saknas dÀrför anledning att i en integritetsskyddslagstiftning, som den föreslagna patientdatalagen, förhindra att personuppgifter som finns i hÀlso- och sjukvÄrden lÀmnas ut i dessa fall bara dÀrför att dessa numera hanteras med modern informationsteknik i stÀllet för som tidigare pÄ papper.
Det framstÄr som naturligt att göra samma bedömning i frÄga om personuppgiftsbehandlingen i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Utvecklingen gÄr mot att allt fler uppgifter lagras elektroniskt och att elektroniskt utlÀmnande tillÄts i större utstrÀckning. Exempelvis har
85
| En rÀttslig ram | Ds 2013:10 |
allmÀnna handlingar i större utstrÀckning Àn vad som följer av finalitetsprincipen (dir. 2011:86).
Mot den angivna bakgrunden bör en utgÄngspunkt vara att personuppgifter ska kunna behandlas för uppgiftslÀmnande i alla de ovan beskrivna fallen. Förebilder för en sÄdan reglering finns exempelvis i polisdatalagen och patientdatalagen. Polisdatalagen innehÄller en förhÄllandevis detaljerad reglering rörande vidarebehandling för uppgiftslÀmnande (2 kap. 8 §), men regleringen Àr inte uttömmande. Personuppgifter fÄr nÀmligen i ett enskilt fall behandlas för att tillhandahÄlla information för ytterligare ÀndamÄl under förutsÀttning att detta Àr förenligt med finalitetsprincipen. I patientdatalagen anges mer generellt att personuppgifter som behandlas för ett primÀrt ÀndamÄl ocksÄ fÄr behandlas för att fullgöra uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning (2 kap. 5 §).
Som redovisas ovan styrs domstolarnas uppgiftsutlÀmnande av flera andra regelverk med mer eller mindre detaljerade bestÀmmelser om utlÀmnande. För att undvika dubbelreglering Àr det dÀrför lÀmpligast att i domstolsdatalagen, i likhet med patientdatalagen, införa en generellt formulerad ÀndamÄlsbestÀmmelse avseende uppgiftslÀmnande. Det bör sÄledes föreslÄs en ÀndamÄlsbestÀmmelse med innebörden att uppgifter som behandlas för ett primÀrt ÀndamÄl, ocksÄ fÄr behandlas för uppgiftslÀmnande som sker i enlighet med gÀllande lagar och förordningar. Finalitetsprincipen (9 § första stycket d PUL) gÀller dock som en yttersta begrÀnsning betrÀffande vilka nya ÀndamÄl domstolarna fÄr behandla personuppgifter för.
ĂvervĂ€gandena i detta avsnitt avser frĂ„gan i vilken utstrĂ€ckning personuppgifter bör fĂ„ behandlas för att uppgiftslĂ€mnande ska kunna ske, oavsett om behandlingen leder till att personuppgifter skrivs ut pĂ„ ett papper som lĂ€mnas ut i fysisk form eller om uppgiftslĂ€mnandet fullföljs genom utlĂ€mnande i elektroniskt format, exempelvis genom ett
86
| Ds 2013:10 | En rÀttslig ram |
Sökning efter domar och beslut m.m.
FrÄgan Àr om det finns behov av att vidarebehandla uppgifter för ytterligare ÀndamÄl. Som redovisas i avsnitt 13.1 behöver domstolarna söka efter tidigare avgöranden för att kunna bedriva verksamheten sÄ effektivt och sÄ rÀttssÀkert som möjligt. Domstolarna behöver ocksÄ kunna söka efter avgöranden för att gÄ allmÀnheten och andra myndigheter till mötes. Att kunna identifiera och ta fram avgöranden Àr viktigt för offentligheten och insynen i domstolarnas verksamhet. Domstolsdatalagen föreslog att Ätersökning av vÀgledande avgöranden i lag skulle anges som ett sÀrskilt ÀndamÄl (SOU 2001:100 s. 111 f.).
Det övervÀgs i avsnitt 13 under vilka förutsÀttning och i vilken utstrÀckning som olika typer av sökningar bör tillÄtas. NÄgon sÀrskild ÀndamÄlsbestÀmmelse som tar sikte pÄ sökning bedöms dock inte behövas i domstolsdatalagen, eftersom de befogade sökningar som behöver ske kan utföras med stöd av de föreslagna ÀndamÄlsbestÀmmelserna som tillÄter behandlingar som behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden samt för uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning.
87
11 SĂ€kerhet och intern Ă„tkomst
11.1SĂ€kerheten vid behandling
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till föreskrifterna i 30 och 31 §§ PUL som gÀller sÀkerheten vid personuppgiftsbehandling.
SkÀlen för förslaget: I takt med att domstolarna utvecklar nya
Ju mer omfattande ett informationssystem Àr och ju kÀnsligare uppgifter det innehÄller, desto viktigare Àr det att det finns olika behörighetsnivÄer för skilda kategorier av uppgifter
89
| SĂ€kerhet och intern Ă„tkomst | Ds 2013:10 |
och anvÀndare. Domstolsdatalagen kommer att stÀlla större krav Àn tidigare pÄ att domstolarna genom tekniska ÄtgÀrder och pÄ andra sÀtt begrÀnsar tillgÄngen för varje anstÀlld till sÄdan information som han eller hon behöver för att fullgöra sina arbetsuppgifter (se avsnitt 11.2).
Tekniska ÄtgÀrder Àr emellertid bara en del av sÀkerheten. En annan viktig sÀkerhetsaspekt Àr domstolens instruktioner till sina anstÀllda rörande hanteringen av personuppgifter samt de anstÀlldas medvetenhet om frÄgor som rör dataskydd och informationssÀkerhet. Domstolarna mÄste tillsammans med Domstolsverket försÀkra sig om att personalen fÄr tillrÀcklig utbildning rörande dessa frÄgor.
I 30 och 31 §§ PUL finns regler om hur den personuppgiftsansvarige ska organisera arbetet med behandling av personuppgifter för att garantera sÀkerheten. Den personuppgiftsansvarige ska bl.a. ge instruktioner till personalen om hur personuppgifter fÄr behandlas. Vidare ska den personuppgiftsansvarige genom tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder se till att personuppgifter skyddas och att det Ästadkoms en sÀkerhetsnivÄ som Àr lÀmplig med hÀnsyn till tillgÀnglig teknik, kostnader, sÀrskilda risker och uppgifternas kÀnslighet.
BestÀmmelserna i 30 och 31 §§ PUL ger uttryck för viktiga och allmÀngiltiga datorsÀkerhetsprinciper, vilka bör gÀlla i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Det bör dÀrför tas in en hÀnvisning till dessa bestÀmmelser i domstolsdatalagen. I avsnitt 16.3 föreslÄs vidare att domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 32 § PUL, vilket innebÀr att Datainspektionen i enskilda fall ska kunna besluta om vilka sÀkerhetsÄtgÀrder som domstolarna ska vidta enligt 31 § PUL. I andra lagstiftningsÀrenden har regeringen konstaterat att nÀrmare riktlinjer för informationssÀkerhetsarbetet inte bör ges i lag utan vid behov bör ges pÄ lÀgre föreskriftsnivÄ (prop. 2007/08:126 s. 149 och prop. 2009/10:85 s. 271). Det bör mot den bakgrunden inte införas nÄgra sÀrskilda bestÀmmelser om informationssÀkerhet i domstolsdatalagen, utöver personuppgiftslagens regler om sÀkerheten vid behandlingen.
90
| Ds 2013:10 | SĂ€kerhet och intern Ă„tkomst |
11.2TillgÄng till personuppgifter
Förslag: TillgÄngen till personuppgifter i domstolarna ska begrÀnsas till vad varje anstÀlld behöver för att fullgöra sina arbetsuppgifter.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om tillgÄngen till personuppgifter.
SkÀlen för förslaget: Vem som har rÀtt att anvÀnda elektroniskt lagrade uppgifter och hur de sprids Àr omstÀndigheter som pÄverkar risken för intrÄng i den personliga integriteten. Riskerna för integritetsintrÄng nÀr allmÀnheten fÄr tillgÄng till sÄdana uppgifter övervÀgs sÀrskilt i avsnitten om sökning och om elektroniskt utlÀmnande (avsnitt 13 och 14). Otillbörliga intrÄng i den personliga integriteten kan Àven orsakas av att nÄgon som Àr anstÀlld vid en domstol bereder sig tillgÄng till elektroniskt lagrad information. Det bör dÀrför sÀkerstÀllas att tillgÄngen till personuppgifter i sÄ stor utstrÀckning som möjligt begrÀnsas till vad var och en behöver för att fullgöra sitt arbete.
I 9 § första stycket a PUL anges att den personuppgiftsansvarige ska se till att personuppgifter behandlas bara om det Àr lagligt. Det föreskrivs vidare i 31 § samma lag att den personuppgiftsansvarige ska vidta lÀmpliga tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder för att skydda de personuppgifter som behandlas. à tgÀrderna ska Ästadkomma en sÀkerhetsnivÄ som Àr lÀmplig med beaktande av de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra ÄtgÀrderna, de sÀrskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna, och hur pass kÀnsliga de behandlade personuppgifterna Àr. Det föreslÄs i avsnitt 10.1 och 11.1 att domstolsdatalagen ska hÀnvisa till dessa bestÀmmelser.
Efter ett pÄpekande frÄn Datainspektionen valde regeringen att i polisdatalagen, utöver de redovisade bestÀmmelserna i personuppgiftslagen, föreslÄ en uttrycklig bestÀmmelse om att
91
| SĂ€kerhet och intern Ă„tkomst | Ds 2013:10 |
tillgÄngen till personuppgifter alltid ska begrÀnsas till vad var och en behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. För att Ästadkomma ett allsidigt och starkt integritetsskydd i domstolarna bör en motsvarande regel tas in i domstolsdatalagen.
Innebörden av hÀnvisningen till 9 och 31 §§ PUL Àr bl.a. att domstolarna bör anvÀnda de tekniska möjligheter som finns för att hjÀlpa de anstÀllda att efterleva kraven och begrÀnsningarna som domstolsdatalagen uppstÀller. Modern teknik gör det enklare att pÄ ett mer sofistikerat sÀtt begrÀnsa tillgÄngen till uppgifter som behandlas automatiserat sÄ att var och en kan fÄ tillgÄng just till de uppgifter de behöver. TillgÄngen till domsutkast bör exempelvis begrÀnsas till de personer vid domstolen som deltar i handlÀggningen av det aktuella mÄlet. Det bör vidare finnas möjligheter att kunna spÀrra anvÀndningen av sÄdana sökbegrepp som inte Àr tillÄtna att anvÀnda.
I mĂ„nga fall Ă€r frĂ„gan om en viss Ă„tgĂ€rd fĂ„r vidtas eller inte nĂ„got som mĂ„ste bedömas av anvĂ€ndaren i det enskilda fallet. Ăven i dessa situationer finns det dock tekniska lösningar som kan bidra till att sĂ€kerstĂ€lla lagstiftningens genomslag i praktiken. Datorsystemen kan konstrueras pĂ„ ett sĂ„dant sĂ€tt att anvĂ€ndaren varnas nĂ€r han eller hon försöker anvĂ€nda ett sökbegrepp eller vidta nĂ„gon annan Ă„tgĂ€rd som kan vara förbjuden. Om anvĂ€ndaren vĂ€ljer att Ă€ndĂ„ utföra Ă„tgĂ€rden kan det vara lĂ€mpligt att lĂ„ta datorsystemet göra en loggning.
Det Àr inte lÀmpligt att i lag ange detaljerade riktlinjer för hur tillgÄngen till personuppgifter bör avgrÀnsas. I stÀllet bör det vara domstolarnas uppgift att med stöd av Domstolsverket, utifrÄn respektive myndighets organisation och struktur, sÀkerstÀlla att Ätkomsten till personuppgifter begrÀnsas i enlighet med bestÀmmelsen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer bör ocksÄ ha möjlighet att meddela nÀrmare föreskrifter om tillgÄngen till personuppgifter (jfr prop. 2009/10:85 s. 95).
92
12KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer
12.1KĂ€nsliga personuppgifter
Förslag: Uppgifter om en person ska inte fÄ behandlas enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt om personens ras eller etniska ursprung, politiska Äsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening, hÀlsa eller sexualliv (kÀnsliga personuppgifter).
SkÀlen för förslaget
Nuvarande reglering
KĂ€nsliga personuppgifter Ă€r uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska Ă„sikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i en fackförening samt uppgifter som rör hĂ€lsa eller sexualliv (13 § PUL). Som utgĂ„ngspunkt Ă€r det enligt sĂ„vĂ€l dataskyddsdirektivet och personuppgiftslagen som dataskyddsrambeslutet förbjudet att behandla kĂ€nsliga personuppgifter. FrĂ„n förbudet att behandla sĂ„dana personuppgifter görs undantag för vissa situationer, t.ex. dĂ„ den enskilde har samtyckt till behandlingen eller om behandlingen Ă€r nödvĂ€ndig pĂ„ grund av vissa sĂ€rskilt angivna skĂ€l (se t.ex. 14â 20 §§ PUL).
I domstolarna gÀller
93
| KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer | Ds 2013:10 |
gifter fÄr behandlas automatiserat i löpande text om uppgifterna har lÀmnats i ett mÄl eller Àrende eller om de behövs för handlÀggningen av mÄlet eller Àrendet. Vidare anges i förordningarna att kÀnsliga personuppgifter fÄr behandlas vid angivande av saken i ett mÄl eller Àrende (Àrendemening). Veraförordningarna innebÀr sÄledes ingen generell begrÀnsning avseende behandling av kÀnsliga personuppgifter.
RÀttsliga förutsÀttningar
Det framgÄr av dataskyddsdirektivet att ett tillÄtet skÀl att behandla kÀnsliga personuppgifter Àr om det bedöms nödvÀndigt för att kunna fastslÄ, göra gÀllande eller försvara rÀttsliga ansprÄk (artikel 8.2 e). Motsvarande framgÄr av personuppgiftslagen (16 c §). SjÀlva behandlingen behöver inte gÄ ut pÄ att faststÀlla, göra gÀllande eller försvara sÄdana ansprÄk. Det Àr tillrÀckligt att behandlingen Àr nödvÀndig för att nÄgon, t.ex. den personuppgiftsansvarige, ska kunna göra detta. Detta skÀl för behandling av kÀnsliga personuppgifter Äterspeglar tydligt den kÀrnverksamhet som bedrivs i domstolarna och som, vad gÀller personuppgiftsbehandlingen, kommer till uttryck i de föreslagna ÀndamÄlsbestÀmmelserna. UtgÄngspunkten enligt bÄde direktivet och personuppgiftslagen kan sÄledes sÀgas vara att kÀnsliga personuppgifter fÄr behandlas i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
Av dataskyddsrambeslutet följer att Sverige Àr skyldig att förhindra behandling av kÀnsliga personuppgifter som inte Àr absolut nödvÀndig (artikel 6). I rambeslutet finns, till skillnad frÄn dataskyddsdirektivet, inte nÄgon specifikation av situationer i vilka kÀnsliga personuppgifter fÄr behandlas. Rambeslutet lÀmnar i stÀllet ett utrymme för medlemsstaterna att tolka kravet pÄ absolut nödvÀndighet. Det fÄr förutsÀttas att detta generellt formulerade krav inte Àr avsett att förhindra de nationella domstolarna att utföra behandlingar som behövs för att t.ex. fastslÄ rÀttsliga ansprÄk, i likhet med vad som gÀller enligt
94
| Ds 2013:10 | KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer |
dataskyddsdirektivet. Rambeslutet bör med andra ord inte anses medföra nÄgon skyldighet för medlemsstaterna att begrÀnsa domstolarnas möjligheter att behandla kÀnsliga personuppgifter i den utstrÀckning sÄdan behandling behöver ske för att de ska kunna fullgöra sina rÀttskipande och rÀttsvÄrdande uppgifter.
Det finns sÄledes rÀttsliga förutsÀttningar att behandla kÀnsliga personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
KÀnsliga personuppgifter bör fÄ behandlas i domstolarna
I domstolarna sker en utveckling mot att allt fler uppgifter behandlas automatiserat. Utvecklingen kan för domstolarnas del bl.a. förvÀntas leda till ökad effektivitet och rÀttssÀkerhet i handlÀggningen och till förbÀttrad tillgÀnglighet för parter och allmÀnheten.
KÀnsliga personuppgifter förekommer i mÄnga mÄltyper och i olika sorters handlingar. Det stora flertalet sÄdana uppgifter som behandlas i domstol hÀrrör frÄn vad parterna anfört i inlagor och vid domstolsförhandlingar, vilket innebÀr att det ligger utanför domstolarnas kontroll om en viss uppgift förekommer i verksamheten eller inte. För domstolarnas egen del Àr det i huvudsak frÄga om att anvÀnda redan inkomna kÀnsliga personuppgifter vid framstÀllning av olika dokument som Àr nödvÀndiga för handlÀggning och avgörande av mÄl och Àrenden. I frÄga om formulerande av domskÀl har domstolarna i och för sig en möjlighet att pÄverka i vilken utstrÀckning kÀnsliga personuppgifter Äterges eller tillförs texten. Det Àr dock av principiella skÀl inte lÀmpligt att genom bestÀmmelser i domstolsdatalagen inskrÀnka domarnas frihet att formulera domskÀl i syfte att undvika att kÀnsliga personuppgifter behandlas (jfr Àven 8 § PUF som anger att myndigheter fÄr behandla kÀnsliga personuppgifter i löpande text om uppgifterna har lÀmnats i ett Àrende eller Àr nödvÀndiga för handlÀggningen av Àrendet).
95
| KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer | Ds 2013:10 |
Det finns strÀngt taget inga skillnader mellan i vilken utstrÀckning domstolarna behöver behandla kÀnsliga personuppgifter och andra personuppgifter. För att domstolarna ska kunna sköta sin informationshantering elektroniskt mÄste de ocksÄ kunna behandla kÀnsliga personuppgifter för att pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt vidta de ÄtgÀrder som behövs för att handlÀgga mÄl och Àrenden.
Att domstolarna tillÄts behandla kÀnsliga personuppgifter som ett led i handlÀggningen av mÄl och Àrenden, t.ex. genom elektronisk lagring av partsinlagor, domsskrivning, expediering av domar osv., bedöms typiskt sett inte medföra sÀrskilt stora risker ur integritetshÀnseende. Domstolarnas hantering av kÀnsliga personuppgifter Àr i hög grad styrd av de processuella regelverken, vilket innebÀr att det finns en yttre ram för vad domstolen överhuvudtaget fÄr göra.
Mot den angivna bakgrunden fÄr behovet av att kunna behandla kÀnsliga personuppgifter och de effektivitetsvinster som elektronisk hantering medför anses vÀga tyngre Àn den risk för integritetsintrÄng som en sÄdan behandling kan innebÀra. Behandlingen av kÀnsliga personuppgifter bör dÀrför pÄ ett generellt plan endast begrÀnsas genom den rÀttsliga ram som föreslÄs i avsnitt 10, vilken bl.a. bestÄr av verksamhetsspecifika ÀndamÄlsbestÀmmelser. Detta Àr i linje med vad som gÀller enligt polisdatalagen inom den del av polisens verksamhet dÀr förutsÀttningarna mest liknar de som gÀller i domstolarna, nÀmligen polisens handlÀggning av anmÀlningar (2 kap. 9 § 2 och 10 § andra stycket andra meningen polisdatalagen), och med vad som gÀller enligt patientdatalagen1.
1 Se prop. 2007/08:126 s. 63 dÀr regeringen gjort bedömningen att behandlingen av kÀnsliga personuppgifter bör styras av de allmÀnna ÀndamÄlsbestÀmmelserna, eftersom det skulle innebÀra tillÀmpningsproblem och försvÄra ett rationellt utnyttjande av it inom verksamheten om det i lag nÀrmare mÄste specificeras vilka kÀnsliga personuppgifter som fÄr behandlas.
96
| Ds 2013:10 | KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer |
KÀnsliga personuppgifter som enda grund för behandlingen
För att minimera riskerna för att kÀnsliga personuppgifter trots allt missbrukas Àr det lÀmpligast att föreslÄ bestÀmmelser som direkt tar sikte pÄ att kontrollera och begrÀnsa sÄdana ÄtgÀrder som i integritetshÀnseende innebÀr sÀrskilda risker. I avsnitt 13.2 föreslÄs bestÀmmelser som begrÀnsar möjligheterna att anvÀnda kÀnsliga personuppgifter som sökbegrepp. DÀrutöver finns det skÀl att övervÀga om det bör förbjudas att kÀnsliga personuppgifter anvÀnds som enda grund för en behandling.
I polisdatalagen föreskrivs att uppgifter om en person inte fÄr behandlas enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt i frÄga om kÀnsliga personuppgifter. Enligt förarbetena Àr det pÄ grund av denna bestÀmmelse bl.a. förbjudet att föra register över eller pÄ annat sÀtt göra anteckningar om enskilda enbart pÄ den grunden att de utifrÄn etniskt ursprung, hÀlsa eller nÄgot annat i bestÀmmelsen angivet förhÄllande kan hÀnföras till en viss kategori av mÀnniskor (prop. 2009/10:85 s. 325).
För domstolarna skulle en motsvarande bestÀmmelse ha en mer begrÀnsad betydelse Àn vad den har inom polisen. Det beror pÄ att domstolarna pÄ grund av de processuella regelverken och de föreslagna ÀndamÄlsbestÀmmelserna, knappt torde ha nÄgot utrymme att registrera en uppgift om en person enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt i frÄga om dennes etniska ursprung, hÀlsotillstÄnd, sexuella lÀggning eller liknande. DÀremot kan en sÄdan bestÀmmelse ha betydelse för domstolarna i frÄga om hur uppgifter fÄr kategoriseras eller mÀrkas i domstolarnas datorsystem.
Om det Ă€ven i domstolsdatalagen införs en bestĂ€mmelse om att en uppgift om person inte fĂ„r behandlas enbart pĂ„ grund av vad som Ă€r kĂ€nt i frĂ„ga om kĂ€nsliga personuppgifter skulle det exempelvis bli otillĂ„tet att vid en förvaltningsdomstol upprĂ€tta ett sĂ€rskilt register över samtliga socialförsĂ€kringsmĂ„l pĂ„ grundval av vilken sjukdomsdiagnos som Ă€r aktuell i respektive mĂ„l. Det skulle ocksĂ„ innebĂ€ra ett förbud mot att i verksamhetsstödet Vera kategorisera en uppgift som en kĂ€nslig personuppgift av visst slag, t.ex. att kategorisera ordet âhinduâ som en uppgift om
97
| KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer | Ds 2013:10 |
religiös övertygelse eller âheterosexuellâ som en uppgift om sexuell lĂ€ggning. Det skulle sĂ„ledes bli otillĂ„tet att i verksamhetsstödet konstruera ett sĂ€rskilt fĂ€lt med benĂ€mningen âreligiös övertygelseâ eller âsexuell lĂ€ggningâ, i vilket domstolspersonal kunde fylla i relevanta uppgifter.
Att kategorisera eller mÀrka de personuppgifter som finns hos domstolarna pÄ sÀtt som beskrivs hÀr innebÀr att uppgiftssamlingarna blir mer integritetskÀnsliga, eftersom sÄdan strukturering underlÀttar för den som vill göra en sammanstÀllning utifrÄn kÀnsliga personuppgifter. Samtidigt bedöms det inte finnas nÄgot pÄtagligt behov av att kunna behandla uppgifter om en person enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt i frÄga om kÀnsliga personuppgifter. Av dessa skÀl bör det i domstolsdatalagen finnas en bestÀmmelse som hindrar sÄdan behandling.
AnvÀndningen av begreppet ras
I direktivet och rambeslutet, liksom i personuppgiftslagen och flertalet registerförfattningar, rĂ€knas som kĂ€nslig personuppgift bl.a. âuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprungâ. AnvĂ€ndningen av begreppet ras har varit föremĂ„l för diskussioner i olika sammanhang. Enligt EU:s officiella stĂ„ndpunkt2 bör begreppet ras undvikas i alla offentliga texter. StĂ„ndpunkten har dock inte iakttagits konsekvent i de av EU antagna rĂ€ttsakterna. Riksdagen har uttalat att det inte finns nĂ„gon vetenskaplig grund för att dela in mĂ€nniskor i skilda raser och ur biologisk synpunkt följaktligen heller ingen grund för att anvĂ€nda ordet ras om mĂ€nniskor. AnvĂ€ndningen av ordet ras i författningstexter riskerar enligt riksdagen att underblĂ„sa fördomar (jfr Ă€ven prop. 2007/08:95 s. 117 f.). I regeringsformen har sedan den 1 januari 2011 begreppet ras utmönstrats och i stĂ€llet anvĂ€nds uttrycket
âetniskt ursprung, hudfĂ€rg eller annat liknande förhĂ„llandeâ
2 EGT C 152, 27.05.199 , s. 57.
98
| Ds 2013:10 | KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer |
(2 kap. 12 och 14 §§ RF samt prop. 2009/10:80 s. 152). Regeringen har dock ansett att begreppet, trots Àndringen i regeringsformen, inte bör utmönstras endast i vissa registerförfattningar och dÀrmed rubba den vedertagna beskrivningen av kÀnsliga personuppgifter som finns bl.a. i personuppgiftslagen. Regeringen har i stÀllet för avsikt att i ett annat sammanhang övervÀga frÄgan om begreppet ska utmönstras ur all lagstiftning (prop. 2011/12:45 s. 94). Av detta skÀl anvÀnds begreppet Àven i förslaget till ny domstolsdatalag.
12.2Personnummer
Bedömning: Ingen sÀrskild begrÀnsning bör gÀlla för behandling av personnummer.
SkÀlen för bedömningen: I dataskyddsdirektivet anges att medlemsstaterna ska bestÀmma pÄ vilka villkor ett nationellt identifikationsnummer eller nÄgot annat vedertaget sÀtt för identifiering fÄr behandlas (artikel 8.7). Direktivet innebÀr alltsÄ att det mÄste finnas en reglering som gÀller för behandling av personnummer. DÀremot stÀller direktivet inte nÄgot krav pÄ hur denna reglering ska se ut.
Vid personuppgiftslagens införande valde lagstiftaren att i princip oförÀndrat föra över reglerna om anvÀndning av personnummer i den dÄvarande datalagen (1973:289) till den nya lagen (prop. 1997/98:44 s. 76 f.). DÀrmed gÀller fortfarande att personnummer fÄr behandlas utan samtycke endast nÀr det Àr klart motiverat med hÀnsyn till ÀndamÄlet med behandlingen, vikten av sÀker identifiering eller nÄgot annat beaktansvÀrt skÀl (22 §). Denna bestÀmmelse i personuppgiftslagen gÀller numera ocksÄ sÄdant samordningsnummer som i stÀllet för personnummer tilldelas personer som inte Àr eller har varit folkbokförda hÀr i landet. I
99
| KĂ€nsliga personuppgifter och personnummer | Ds 2013:10 |
finnas i domstolarnas verksamhetsstöd (se bilagan till respektive förordning).
AllmÀnt sett kan behandling av personnummer i sig innebÀra vissa integritetsrisker eftersom varje personnummer Àr unikt för en person och eftersom personnumren anvÀnds för att registrera information om enskilda i mÄnga, vitt skilda sammanhang. Samtidigt innebÀr just det faktum att personnumret Àr unikt att risken för felaktigheter minskar om de personuppgifter som behandlas knyts till personnummer. Personnummer kan sÄledes ocksÄ vara integritetsfrÀmjande.
Med hÀnsyn till de lÄngtgÄende rÀttsverkningar för enskilda som normalt Àr förknippade med domstolarnas verksamhet mÄste domstolarna kunna sÀkerstÀlla inblandade personers identitet pÄ ett sÄ entydigt sÀtt som möjligt. Vid behandling av personuppgifter i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten Àr det av rÀttssÀkerhetsskÀl dÀrför nödvÀndigt att anvÀnda personnummer för att kunna eliminera risken för fel vid behandlingen av uppgifter om enskilda vid handlÀggningen och inte minst avgörandet av mÄl och Àrenden.
Som föreslÄs i avsnitt 10.2 ska uppgifter fÄ behandlas endast om det behövs för handlÀggningen av mÄl och Àrenden eller för att fullgöra författningsenligt uppgiftslÀmnande. Detta i sig utesluter att personnummer anvÀnds slentrianmÀssigt, t.ex. nÀr det inte finns nÄgon risk för förvÀxling mellan personer.
Domstolarna bör dÀrför fÄ anvÀnda personnummer vid den behandling som Àr tillÄten enligt domstolsdatalagen. NÄgon sÀrskild bestÀmmelse om detta Àr inte nödvÀndig
100
13 Sökning
13.1Sökning â ett nödvĂ€ndigt verktyg
Bedömning: Sökning bland personuppgifter bör som utgÄngspunkt vara tillÄten i domstolarna.
SkÀlen för bedömningen
AllmÀnt om sökning
Med sökning avses en ÄtgÀrd genom vilken ett urval uppgifter tas fram ur en samlad informationsmÀngd enligt vissa kriterier, s.k. sökbegrepp.1 Det urval som tas fram, dvs. sökresultatet, kan bestÄ av alltifrÄn enstaka uppgifter (t.ex. ett namn) eller dokument (t.ex. en dom) till en sammanstÀllning av uppgifter eller dokument.
Sökning Àr en form av behandling, och i de fall en sökning innefattar personuppgifter innebÀr sökning dÀrför en personuppgiftsbehandling. Sökningar fÄr sÄledes endast ske i enlighet med de allmÀnna begrÀnsningar som gÀller för sÄdan behandling, t.ex. ÀndamÄlsbestÀmmelserna. Sökning Àr ett speciellt och kraftfullt verktyg som kan medföra integritetsrisker (jfr avsnitt 13.2). Av den anledningen förekommer i mÄnga registerförfattningar sÀrskilda begrÀnsningar av vilka sökbegrepp som
1 Sökbegrepp har i förarbetena till patientdatalagen beskrivits som âbokstĂ€ver, koder eller siffror med vilkas hjĂ€lp man, tillsammans med en sökmotor eller liknande funktion, kan ta fram ett önskat urval lagrade personuppgifter om en eller flera personer ur en samlad informationsmĂ€ngd (prop. 2007/08:126 s. 68).
101
| Sökning | Ds 2013:10 |
fÄr anvÀndas och vilka sökningar som fÄr utföras i en myndighets datorsystem. Genom sÄdana begrÀnsningar kan ett ökat integritetsskydd uppnÄs. Samtidigt kan det innebÀra att datasystemets anvÀndbarhet inte kan utnyttjas till fullo.
Behov av att kunna söka
I domstolarnas verksamhet finns det ett behov av att pÄ ett effektivt sÀtt kunna ta fram relevant information och dÀrmed ett behov av att kunna söka bland de uppgifter som finns i datorsystemen. Genom sökning i partsinlagor och andra handlingar som lagras elektroniskt Àr det möjligt att snabbt hitta alla stÀllen i processmaterialet dÀr en viss frÄga berörs. Detta underlÀttar för den som behöver orientera sig i den tillgÀngliga utredningen. Dessa typer av sökningar Àr sÀrskilt vÀrdefulla i mÄl med omfattande utredning, t.ex. vissa skattemÄl, el- och telemÄl samt mÄl rörande ekonomisk brottslighet.
Vidare Àr möjligheten att söka mycket vÀrdefull för att kunna planera och organisera domstolsarbetet pÄ ett effektivt och ÀndamÄlsenligt sÀtt. MÄl som lÀmpligen handlÀggs vid samma tillfÀlle, av samma beredningsorganisation eller av samma domare kan med hjÀlp av sökningar identifieras och föras samman. Domstolarna behöver ocksÄ söka bland elektronisk lagrad information för att kontrollera att samma frÄga inte prövas flera gÄnger. Detta kan ske genom sökning efter pÄgÄende och avgjorda mÄl i vilka en viss person eller en viss frÄgestÀllning förekommer (s.k. konferering). Vidare behöver sökning ske för att hitta relevanta adressuppgifter m.m. att anvÀndas vid delgivning.
En viktig aspekt av rÀttsÀkerhet Àr att lika fall behandlas lika. Sökningar behövs för att domstolarna ska kunna identifiera och ta fram tidigare avgöranden som rör samma eller liknande frÄgestÀllningar som de i ett pÄgÄende mÄl. DÀrigenom kan bedömningar av rÀttsfrÄgor i tidigare avgöranden Äterfinnas, och rÀttsutredningar frÄn avgjorda mÄl ÄteranvÀndas. Om en domare t.ex. stÀlls inför en ovanlig mÄltyp eller ett mÄl som innehÄller
102
| Ds 2013:10 | Sökning |
sÀllsynta rÀttsfrÄgor har han eller hon behov att kunna genom sökfunktioner identifiera avgöranden. Den enhetliga rÀttstillÀmpningen underlÀttas dÀrför om domstolarnas personal snabbt och effektivt kan söka bland tidigare domar och beslut som lagras elektroniskt.
Slutligen har sökningar betydelse för domstolarnas möjlighet att pÄ olika sÀtt bistÄ allmÀnheten och att uppfylla sin serviceskyldighet. Genom att söka bland mÄl och Àrenden kan domstolspersonalen ge snabbare och bÀttre service till parter men Àven till allmÀnheten, t.ex. journalister, som vÀnder sig till domstolen och begÀr att med stöd av offentlighetsprincipen fÄ upplysningar om eller ta del av allmÀnna handlingar som förvaras hos domstolen. Den som t.ex. undrar i vilka mÄl ett visst företag förekommer kan snabbt fÄ svar. LikasÄ kan snabb hjÀlp erbjudas den som vill veta vilka mÄl som t.ex. berör en viss fastighet eller en viss upphandling.
Sammanfattningsvis Àr sökning bland elektroniskt lagrade uppgifter ett praktiskt verktyg som domstolarna har ett stort och frekvent behov av att kunna anvÀnda i skiftande situationer. Efter hand som allt fler uppgifter lagras elektroniskt i domstolarna blir sökfunktionernas betydelse dessutom större.
Som anförs i avsnitt 6.2 bör domstolsdatalagen ta sin utgÄngspunkt i att personuppgiftsbehandling inom vissa angivna ramar Àr tillÄten och att de övervÀganden som görs i första hand dÀrför bör ta sikte pÄ vilka former av behandling som bör begrÀnsas eller inte tillÄtas alls. I linje hÀrmed, och mot bakgrund av de ovan redovisade behoven av att kunna anvÀnda sökfunktioner, bör sökning som utgÄngspunkt vara tillÄtet i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
103
| Sökning | Ds 2013:10 |
13.2BegrÀnsningar avseende integritetskÀnsliga sökbegrepp
Förslag: Uppgift som avslöjar ras, etniskt ursprung, politiska Äsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i en fackförening liksom uppgifter som rör hÀlsa eller sexualliv (kÀnsliga personuppgifter) samt uppgift som avslöjar nationell anknytning ska fÄ anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning bland uppgifter hos allmÀn förvaltningsdomstol.
Uppgift som avslöjar brott eller misstanke om brott ska fÄ anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning endast bland uppgifter hos allmÀn domstol.
Sökning med hjÀlp av ovan angivna sökbegrepp ska fÄ ske endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
SkÀlen för förslaget
IntegritetskÀnsliga sökningar
Genom sökningar Àr det möjligt att utifrÄn ett eller flera sökbegrepp pÄ ett ögonblick sila fram ett vÀldefinierat urval av uppgifter ur en stor mÀngd information, som annars skulle vara oöverblickbar. Ju större mÀngd information sökningen sker i, desto mer kraftfullt blir ett sÄdant sökverktyg. Detta Àr ett viktigt skÀl till att sökning Àr ett sÄ anvÀndbart verktyg för domstolarna i det dagliga arbetet. Hur stora integritetsriskerna Àr med ett sÄdant urval styrs till stor del av vilka sökbegrepp som anvÀnds. Vissa sökbegrepp medför sÀrskilda risker i integritetshÀnseende.
Sökbegrepp som avser kÀnsliga personuppgifter
Enligt
104
| Ds 2013:10 | Sökning |
uppgifter som sökbegrepp. I frÄga om uppgifter som behandlas i löpande text vid sidan av eller i anslutning till verksamhetsregistret finns dÀremot ingen motsvarande begrÀnsning. Med kÀnsliga personuppgifter avses uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska Äsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i en fackförening samt uppgifter som rör hÀlsa eller sexualliv. Det Àr frÄga om förhÄllanden som historiskt sett i olika sammanhang har legat till grund för förföljelse, diskriminering eller andra liknande ÄtgÀrder mot enskilda.
Genom en sökning som innefattar kÀnsliga personuppgifter kan det tas fram domar eller andra handlingar i vilka t.ex. en viss sjukdomsdiagnos eller en viss etnisk tillhörighet nÀmns. PÄ sÄ sÀtt kan uppgifter om sjukdom eller etnicitet kopplas ihop med enskilda personer. SÄdan kartlÀggning kan beroende pÄ omstÀndigheterna vara svÄr att försvara med hÀnsyn till det integritetsintrÄng som den innebÀr. Integritetsriskerna blir sÀrskilt tydligt i de fall sökningen förfinas ytterligare genom att den kÀnsliga personuppgiften kombineras med andra, i sig sjÀlva harmlösa sökbegrepp, sÄsom ett postnummer eller en gatuadress.
Sökbegrepp som avslöjar brott eller misstanke om brott
Enligt gÀllande rÀtt Àr det förbjudet att i de allmÀnna domstolarnas verksamhetsregister anvÀnda uppgifter om brottspÄföljd, frihetsberövande eller tvÄngsmedel vid sökningar i verksamhetsstödet (4 § förordningen [2001:639] om registerföring m.m. vid allmÀnna domstolar med hjÀlp av automatiserad behandling). I frÄga om uppgifter som behandlas i löpande text vid sidan av eller i anslutning till verksamhetsregistret finns dÀremot ingen motsvarande begrÀnsning. Uppgifter som direkt eller indirekt avser brott anses i mÄnga sammanhang vara sÀrskilt skyddsvÀrda pÄ grund av att de Àr integritetskÀnsliga. Ett exempel Àr Rikspolisstyrelsens belastningsregister, som bl.a. innehÄller uppgifter om dem som har Älagts pÄföljd för brott
105
| Sökning | Ds 2013:10 |
eller har förklarats fria frÄn pÄföljd pÄ grund av en allvarlig psykisk störning (3 § lagen [1998:620] om belastningsregister). För uppgifterna i belastningsregistret gÀller absolut sekretess (35 kap. 3 § OSL).
Information motsvarande de uppgifter som finns i belastningsregistret behandlas i domstolarna men Àr dÀr som regel inte skyddad av sekretess. Exempelvis finns i de flesta brottmÄlsakter ett belastningsregisterutdrag avseende den tilltalade, vilket Àr offentligt. Intresset av offentlighet och insyn har av lagstiftaren ansetts vÀga tungt i frÄga om rÀttegÄngar och domar. NÀr uppgifter om brott sammanstÀlls genom sökningar tillkommer dock integritetsaspekter som bör beaktas sÀrskilt.
Sökbegrepp som avslöjar nationell anknytning
Enligt
I domstolarnas verksamhet behandlas mÄnga uppgifter som avslöjar nationell anknytning, sÄsom uppgifter om nationalitet, födelseort, utfÀrdandeland för körkort, utlÀndsk bakgrund m.m. I migrationsmÄl förekommer det att domstolen förordnar om
106
| Ds 2013:10 | Sökning |
sekretess till skydd för denna typ av uppgifter i domar och beslut i de fall det finns ett kÀnt behov av sekretesskydd. Uppgifter om nationell anknytning förekommer dock i andra sammanhang, sÄvÀl i migrationsmÄl som i andra mÄltyper, utan att skyddas av sekretess. Möjligheterna att genom sökningar sammanstÀlla ett urval av personuppgifter utifrÄn sÄdana uppgifter kan innebÀra sÀrskilda integritetsrisker, Àven om varje uppgift för sig sjÀlv inte nödvÀndigtvis Àr sÄ kÀnslig att den behöver skyddas av sekretess. Genom att anvÀnda sökbegrepp som avslöjar en aspekt av nationell anknytning skulle den som sÄ önskar kunna kartlÀgga mÀnniskor pÄ ett sÀtt som mÄste anses utgöra pÄtagligt intrÄng i deras personliga integritet. SÄdan kartlÀggning kan i vÀrsta fall anvÀndas för förföljelse av de berörda. Möjligheten att utifrÄn denna typ av sökbegrepp ta fram ett urval av personuppgifter skulle ocksÄ kunna missbrukas av stater som Àgnar sig Ät flyktingspionage eller av frÀmlingsfientliga grupper.
Det har i frÄga om vissa andra verksamheter, i vilka offentliga uppgifter behandlas, ansetts nödvÀndigt att genom bestÀmmelser om sökbegrÀnsningar förhindra denna typ av sökningar. I folkbokföringsdatabasen Àr det t.ex. inte tillÄtet att anvÀnda sÄdana sökbegrepp som kan matchas mot uppgifter i registret som avslöjar nationell anknytning.2
BerÀttigad anvÀndning av integritetskÀnsliga sökbegrepp
Som redovisas ovan fÄr kÀnsliga personuppgifter, uppgifter som avslöjar nationell anknytning samt uppgifter som avslöjar brott eller misstanke om brott anses vara sÄdana sökbegrepp som kan medföra sÀrskilda risker i integritetshÀnseende. Som anges i avsnitt 13.1 Àr sökning ett viktigt verktyg för domstolarna för att kunna ta fram relevant information och pÄ sÄ sÀtt sÀkerstÀlla att
2 Enligt 2 kap. 10 § lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets folkbokföringsverkamhet Àr det (med vissa undantag) förbjudet att anvÀnda medborgarskap, födelseort och födelsehemort som sökbegrepp.
107
| Sökning | Ds 2013:10 |
mÄl och Àrenden kan handlÀggas pÄ ett effektivt och rÀttssÀkert sÀtt. Domstolarnas behov av att söka för att pÄ ett effektivt sÀtt kunna ta fram relevant information gÀller i samma utstrÀckning för sökningar som tar sin utgÄngspunkt i ett av de nu aktuella sökbegreppen.
För domstolspersonalen kan det exempelvis vara nödvĂ€ndigt att anvĂ€nda de aktuella sökbegreppen för att snabbt och effektivt kunna orientera sig i domstolspraxis. Inom socialförsĂ€kringsomrĂ„det finns det ett uttalat behov av att anvĂ€nda sjukdomsdiagnoser som sökbegrepp. I denna typ av mĂ„l rĂ€cker det för domstolen inte alltid att skaffa sig en bild av Högsta förvaltningsdomstolens avgöranden. Eftersom lagstiftningen inom detta omrĂ„de Ă€ndras relativt ofta Ă€r det för domaren angelĂ€get att Ă€ven ta del av aktuella kammarrĂ€ttsavgöranden och ibland ocksĂ„ avgöranden frĂ„n förvaltningsrĂ€tterna. Vid handlĂ€ggningen av migrationsmĂ„l finns det behov av att kunna anvĂ€nda nationell anknytning, etniskt ursprung, politiska Ă„sikter, religiös övertygelse, och sexualliv som sökbegrepp, eftersom sĂ„dana uppgifter mĂ„nga gĂ„nger kan vara relevanta för domstolarnas avgöranden. Detta beror pĂ„ att förhĂ„llandena i ursprungslĂ€nderna â vilka kan ha direkt betydelse för utgĂ„ngen i mĂ„let â ofta förĂ€ndras drastiskt pĂ„ kort tid i frĂ„ga om lĂ€nder som Ă€r politisk instabila. I praktiken spelar underrĂ€tternas avgöranden en sĂ€rskilt viktig roll inom migrationsomrĂ„det, eftersom vĂ€gledande avgöranden frĂ„n Migrationsöverdomstolen rörande sĂ„dana frĂ„gor Ă€r begrĂ€nsad (se SOU 2009:56 s. 201). Ăven i frĂ„ga om brottmĂ„l Ă€r sökbegrepp som pĂ„ olika sĂ€tt rör brott mycket betydelsefulla för att relevanta avgöranden ska kunna Ă„terfinnas och för att en enhetlig ska kunna garanteras.
Behoven av att söka bland uppgifter i mÄl begrÀnsar sig inte alltid till de dokument som innehÄller domar och beslut. Ibland behöver domstolarna Äterfinna andra handlingar, sÄsom exempelvis rÀttsutredningar eller utredningar om innehÄllet i utlÀndsk rÀtt.
Domstolarna har vidare behov av att anvÀnda de aktuella sökbegreppen för att med hjÀlp av de datoriserade verksamhets-
108
| Ds 2013:10 | Sökning |
stöden planera och organisera verksamheten pÄ det mest effektiva sÀttet. Genom att exempelvis anvÀnda en viss sjukdomsdiagnos som sökbegrepp kan mÄl vid en domstol som rör den sjukdomen identifieras och handlÀggningen av dessa mÄl samordnas i syfte att uppnÄ en mer effektiv och rÀttssÀker prövning.
Alternativa sÀtt att tillgodose behoven
För att det ska kunna komma i frÄga att tillÄta domstolarna att anvÀnda de integritetskÀnsliga sökbegreppen bör först konstateras att det inte finns nÄgra andra, mindre integritetskÀnsliga sÀtt att tillgodose domstolarnas behov av att effektivt kunna ta fram relevant information. I viss utstrÀckning skulle behoven tillgodoses genom sökning med hjÀlp av de aktuella sökbegreppen i externa offentliga rÀttsdatabaser som inte omfattas av domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde. PÄ webbsidan VÀgledande avgöranden publicerar Domstolsverket med stöd av rÀttsinformationsförordningen (1999:175) avgöranden som har bedömts vara vÀgledande. Webbsidan fÄr endast omfatta avgöranden frÄn överinstanserna. En förutsÀttning för att avgörandena ska fÄ publiceras Àr att personuppgifter maskas. Detta Àr resurskrÀvande och innebÀr dessutom att publiceringen fördröjs. Med hÀnsyn till dessa omstÀndigheter samt att innehÄllet begrÀnsas till ett urval av överinstansavgöranden bedöms webbsidan VÀgledande avgöranden inte i tillrÀcklig utstrÀckning kunna tillgodose de behov som finns i domstolarna av att snabbt och effektivt kunna ta fram relevant information.
Det finns numera Àven privat affÀrsverksamhet inom omrÄdet juridisk information dÀr olika rÀttsdatabaser byggs upp. De företag som driver dessa begÀr hos domstolarna ut stora mÀngder allmÀnna handlingar, t.ex. samtliga domar och beslut som meddelas i landet, varefter kunderna erbjuds möjlighet att söka fritt i denna vÀxande informationsmÀngd. Det vore inte rimligt om domstolarna skulle vara hÀnvisade till att anvÀnda sÄdana externa betaltjÀnster för att kunna söka bland vad som i
109
| Sökning | Ds 2013:10 |
grunden Àr domstolarnas egna uppgifter. Dessutom har domstolarna kontroll över informationssÀkerheten sÄ lÀnge det Àr frÄga om sökningar bland domstolarnas egna databaser, till skillnad frÄn vad som Àr fallet i frÄga om externa privata rÀttsdatabaser.
Det ska ocksÄ framhÄllas att det inte enbart Àr avgöranden som domstolarna behöver kunna Äterfinna med hjÀlp av sökning. Uppgifter som finns i ett mÄl (exempelvis ett rÀttsutlÄtande) kan vara till stor nytta vid handlÀggningen av ett helt annat mÄl. LÄngtifrÄn all sÄdan information kan för nÀrvarande sökas fram med hjÀlp av externa databaser.
Traditionellt informationsutbyte inom och mellan domstolarna bidrar till att hÄlla domare och föredragande à jour med den senaste rÀttsutvecklingen. Genom sÄdant samarbete kan ett urval av avgöranden som Àr av generellt intresse identifieras och presenteras i en promemoria eller vid ett föredrag. Detta har naturligtvis ett stort vÀrde för domstolarnas verksamhet. Att kunna söka elektroniskt bland samtliga avgöranden fyller dock en annan funktion eftersom det dÀrigenom Àr möjligt att snabbt och effektivt plocka fram avgöranden enligt mycket precisa kriterier ur en stor informationsmÀngd. Det traditionella informationsutbytet Àr jÀmfört med en situationsanpassad sökning resurskrÀvande, ineffektivt och lÄngsamt. Dessutom Àr risken för ett ofullstÀndigt resultat pÄtaglig. Att manuellt sammanstÀlla avgöranden utifrÄn alla tÀnkbara relevanta kriterier Àr inte möjligt.
Vad gÀller anvÀndningen av sökning som ett stöd vid planeringen och organisationen av arbetet vid domstolen finns det visserligen manuella metoder att tillgÄ för att handlÀggningen ska ske sÄ effektivt som möjligt. En beredningsansvarig domare eller föredragande kan exempelvis ta sig tid att gÄ igenom mÄlen pÄ domstolen och identifiera de mÄl som rör liknande frÄgestÀllningar. Detta Àr dock avsevÀrt mer resurskrÀvande Àn att med hjÀlp av sökning bland uppgifterna i partsinlagorna identifiera denna typ av samband och lÀr inte vara praktiskt genomförbart, i vart fall inte vid de större domstolarna.
Sammanfattningsvis görs bedömningen att domstolarnas berÀttigade behov av att pÄ ett effektivt sÀtt kunna ta fram viss
110
| Ds 2013:10 | Sökning |
typ av information inte pÄ ett tillfredsstÀllande sÀtt kan tillgodoses pÄ nÄgot annat sÀtt Àn med anvÀndning av de aktuella sökbegreppen (dvs. sökbegrepp som avser kÀnsliga personuppgifter, som avslöjar brott eller misstanke om brott eller som avslöjar nationell anknytning), i vart fall inte pÄ nÄgot annat sÀtt som skulle innebÀra mindre integritetsrisker.
Restriktiv anvÀndning av de integritetskÀnsliga sökbegreppen
De beskrivna behoven av att anvÀnda integritetskÀnsliga sökbegrepp avser sÄdan anvÀndning som syftar till att sÀkerstÀlla att handlÀggningen Àr effektiv och rÀttssÀker. Det finns redan pÄ grund av det allmÀnna regelverk som omgÀrdar domstolarnas verksamhet samt de övriga skyddsbestÀmmelser som föreslÄs gÀlla enligt domstolsdatalagen ett gott skydd mot missbruk av integritetskÀnsliga sökbegrepp. De anstÀllda kommer att vara lagligen förhindrade att göra en sökning om ÄtgÀrden inte ryms inom de tillÄtna ÀndamÄl som föreslÄs gÀlla enligt domstolsdatalagen. I detta ligger att domstolspersonalen Àr förhindrad att vidta sökningar som inte behövs för arbetet och att sökningar dÀrför inte fÄr göras av t.ex. ren nyfikenhet. Till detta kommer att domstolsanstÀllda ska agera i enlighet med god förvaltningssed och andra normer som gÀller för domare och andra offentliga tjÀnstemÀn. Det kan ocksÄ noteras att övertrÀdelser av dessa bestÀmmelser skulle kunna leda till en disciplinpÄföljd enligt lagen (1994:260) om offentlig anstÀllning. Som föreslÄs i avsnitt 11.2 ska vidare den interna tillgÄngen till personuppgifter vara begrÀnsad till vad var och en behöver för att fullgöra sina arbetsuppgifter.
Trots dessa generella skyddsmekanismer finns det pÄ grund av de integritetsrisker som Àr förknippade med de aktuella sökbegreppen skÀl att genom specifika bestÀmmelser sÀkerstÀlla att sökbegreppen anvÀnds restriktivt.
Det bör ankomma pÄ den anstÀllde som vill anvÀnda ett sÀrskilt kÀnsligt sökbegrepp att i varje enskilt fall göra en
111
| Sökning | Ds 2013:10 |
prövning av om sökningen verkligen Àr motiverad. Detta kan lÀmpligen komma till uttryck genom att det i domstolsdatalagen anges att de aktuella sökbegreppen endast fÄr anvÀndas om sökningen Àr absolut nödvÀndig för handlÀggning av mÄl och Àrende. Detta Àr ett begrepp som brukar anvÀndas i registerförfattningar för att signalera att det stÀlls högre krav Àn vad som följer av de allmÀnna ÀndamÄlsbestÀmmelserna. Begreppet har ocksÄ anvÀnts för att rÀttsligt förhindra att ÄtgÀrder vidtas rutinmÀssigt (jfr prop. 2009/10:85, s. 371). En liknande bestÀmmelse avseende sökning i SÀkerhetspolisens brottsbekÀmpande verksamhet finns i 5 kap. 11 § polisdatalagen. Med hÀnsyn till de ovan redovisade behoven finns det vidare anledning att begrÀnsa sökmöjligheterna till handlÀggning av mÄl och Àrenden. Detta innebÀr att sökning endast fÄr ske inom domstolarnas kÀrnomrÄde, men dÀremot inte om sökningen sker enbart för att fullgöra ett s.k. sekundÀrt ÀndamÄl, t.ex. att lÀmna uppgifter till en myndighet utan att det Àr nödvÀndigt för handlÀggningen.
Kravet pÄ att en sökning ska vara absolut nödvÀndig innebÀr att det Àr domaren i det enskilda fallet som fÄr avgöra om en sökning fÄr ske. Behovet ska vara tydligt och det Àr lÀmpligt att i författning sÄ lÄngt som möjligt konkretisera vad som ligger i kravet pÄ att endast sökningar som Àr absolut nödvÀndiga för handlÀggning av mÄl och Àrenden Àr tillÄtna. SÄvitt framkommit hÀnför sig behoven av att kunna anvÀnda sökbegrepp som avser kÀnsliga personuppgifter eller nationell anknytning framför allt till de allmÀnna förvaltningsdomstolarna, Àven om det finns vissa behov Àven i allmÀnna domstolar, t.ex. vid sökning efter praxis i mÄl om hatbrott, försÀkringsmÄl eller diskrimineringsmÄl. Behoven av att anvÀnda sökbegrepp som avser brott eller misstanke om brott kan pÄ motsvarande sÀtt framför allt hÀnföras till de allmÀnna domstolarna, Àven om det kan finnas nÄgot undantag, sÄsom sökning bland domar i körkortsmÄl vid en förvaltningsrÀtt utifrÄn en uppgift om brott. I hyres- och arrendenÀmnderna torde det överhuvudtaget inte finnas nÄgot pÄtagligt behov av att anvÀnda nÀmnda sökbegrepp. Det bör mot denna bakgrund anges i domstolsdatalagen att sökbegrepp som avser
112
| Ds 2013:10 | Sökning |
kÀnsliga personuppgifter eller nationell anknytning endast fÄr anvÀndas bland uppgifter vid de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt att sökbegrepp som avser brott eller misstanke om brott endast fÄr anvÀndas vid sökning bland uppgifter vid de allmÀnna domstolarna. HÀrigenom blir det exempelvis förbjudet att anvÀnda ett sökbegrepp som avser etnicitet eller nationalitet vid sökning bland brottmÄlsdomar vid en tingsrÀtt, eller att anvÀnda en brottsrubricering vid sökning bland skatte- eller sjukförsÀkringsdomar vid en kammarrÀtt.
Genom förordningsbestÀmmelser kan utrymmet att anvÀnda de aktuella sökbegreppen preciseras ytterligare utifrÄn principen att endast absolut nödvÀndiga sökningar ska fÄ ske, t.ex. genom att det föreskrivs att de aktuella sökbegreppen endast fÄr anvÀndas vid sökning bland uppgifter i mÄl av en viss typ. SÄdana föreskrifter bör inte tas in i domstolsdatalagen eftersom de behöver kunna anpassas dÄ nya mÄltyper tillkommer eller försvinner, eller dÄ domstolarnas inre organisation och arbetsformer utvecklas. För att bestÀmmelserna ska bli verkningsfulla behöver de ha den detaljeringsgrad som gör att de inte lÀmpar sig för lag. Regeringen bör dÀrför ha ett utrymme att meddela föreskrifter i förordning som ytterligare förtydligar och inskrÀnker möjligheterna att anvÀnda de aktuella sökbegreppen.
Till skillnad frÄn vad som gÀller enligt
113
| Sökning | Ds 2013:10 |
13.3Offentlighet och sekretess
Bedömning: Det bör inte införas nÄgon sÀrskild sekretessbestÀmmelse avseende uppgifter som tas fram med hjÀlp av sökning.
SkÀlen för bedömningen: Offentlighetsprincipen, sÄsom den kommer till uttryck i 2 kap. TF, innebÀr i huvudsak att allmÀnheten och massmedierna har rÀtt att ta del av offentliga allmÀnna handlingar hos en myndighet. Enligt 2 kap. 2 § första stycket TF fÄr rÀtten att ta del av allmÀnna handlingar begrÀnsas endast om det Àr pÄkallat med hÀnsyn till vissa angivna intressen, t.ex. skyddet för enskilds personliga och ekonomiska förhÄllanden. En sÄdan begrÀnsning ska enligt 2 kap. 2 § andra stycket TF anges noga i en bestÀmmelse i en sÀrskild lag eller, om det i visst fall Àr lÀmpligare, i en annan lag som den sÀrskilda lagen hÀnvisar till. Den sÀrskilda lagen Àr offentlighets- och sekretesslagen.
Handlingsoffentligheten enligt 2 kap. TF omfattar fysiska handlingar och elektroniskt lagrade uppgifter som ingÄr i s.k. fÀrdiga elektroniska handlingar, dvs. uppgiftssammanstÀllningar som redan har ett fixerat innehÄll och dÀrför inte förutsÀtter nÄgon sökning för att Äterskapas, t.ex.
I 2 kap. 3 § tredje stycket TF finns den s.k. begrÀnsningsregeln, vilken anger att en sammanstÀllning av uppgifter ur en upptag-
114
| Ds 2013:10 | Sökning |
ning för automatiserad behandling inte anses förvarad hos myndigheten om sammanstÀllningen innehÄller personuppgifter och myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra den tillgÀnglig3. Att en handling anses förvarad hos myndigheten Àr en förutsÀttning för att den ska omfattas av allmÀnhetens rÀtt att ta del av densamma enligt offentlighetsprincipen.
BegrÀnsningsregeln innebÀr att dataskyddsbestÀmmelser indirekt kan fÄ betydelse för hur omfattande begreppet allmÀn handling Àr i praktiken. BestÀmmelser i registerförfattningar om för vilka ÀndamÄl myndigheten fÄr behandla uppgifterna (s.k. ÀndamÄlsbegrÀnsningar), anses i och för sig inte inskrÀnka myndighetens skyldighet enligt offentlighetsprincipen att sammanstÀlla personuppgifter. Samma sak gÀller sökbegrÀnsningar i de fall de tillÄter sökning under sÀrskilt angivna förutsÀttningar. En sökbegrÀnsning som Àr absolut formulerad och som under inga omstÀndigheter tillÄter anvÀndningen av ett visst sökbegrepp har dÀremot ansetts kunna fÄ genomslag enligt begrÀnsningsregeln (jfr prop. 2007/08:126 s. 120 f., prop. 2007/08:160 s. 66 f., dir. 2011:86 samt SOU 2012:90 s. 93 f.).
Den i avsnitt 13.2 föreslagna bestÀmmelsen om att vissa integritetskÀnsliga sökbegrepp (bl.a. kÀnsliga personuppgifter) fÄr anvÀndas för sökning endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden Àr inte ovillkorlig, utan förutsÀtter att en behovsprövning sker i varje enskilt fall. Denna sökbegrÀnsning Àr sÄledes inte av det slag som avses i begrÀnsningsregeln. Den i samma avsnitt föreslagna bestÀmmelsen om att de aktuella sökbegrepp fÄr anvÀndas för sökning endast bland uppgifter vid vissa domstolar innebÀr dÀremot en sÄdan ovillkorlig begrÀnsning som i enlighet med begrÀnsningsregeln fÄr genomslag i förhÄllande till offentlighetsprincipen. SÄledes finns det exempelvis ingen rÀtt för allmÀnheten att med stöd av offentlighetsprincipen ta del av det sökresultatet som skulle
3 FÀrdiga elektroniska handlingar omfattas inte av begrÀnsningsregeln.
115
| Sökning | Ds 2013:10 |
uppstÄ vid sökning med hjÀlp av ett sökbegrepp som avslöjar brott om sökningen avser uppgifter som finns vid en förvaltningsrÀtt. PÄ motsvarande sÀtt finns det ingen rÀtt för allmÀnheten att ta del av den uppgiftssammanstÀllning som skulle kunna tas fram genom sökning med hjÀlp av ett sökbegrepp som avslöjar nationell anknytning om sökningen sker bland uppgifter som finns vid en hovrÀtt.
Enskildas tillgÄng till de uppgifter som tas fram med hjÀlp av sökning kan medföra sÀrskilda integritetsrisker eftersom en enskild inte i samma utstrÀckning som de domstolsanstÀllda begrÀnsas i sitt agerande av domstolsdatalagens sökbegrÀnsningar. NÀr det gÀller begrÀnsning av allmÀnhetens tillgÄng till allmÀnna handlingar Àr det i stÀllet sekretessbestÀmmelser i offentlighets- och sekretesslagen som ska tillÀmpas. UtlÀmnande till allmÀnheten av allmÀnna handlingar som tagits fram med anvÀndning av nu aktuella sökbegrepp ska sÄledes vÀgras om sekretess i ett enskilt fall bedöms föreligga (jfr 43 kap. OSL och de sekretessbestÀmmelser i lagens fjÀrde och femte avdelningar som Àr direkt tillÀmpliga hos domstolarna).
I domstolarna anses sedan gammalt intresset av insyn och öppenhet vara sÀrskilt starkt. Det starka insynsintresset i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet kommer till uttryck bl.a. i regleringen av det s.k. offentlighetsdopet (jfr 43 kap. 5 och 8 §§ OSL). AllmÀnheten ska tillförsÀkras en lÄngtgÄende insyn i domstolarnas verksamhet. En viktig del i detta Àr massmedias journalistiska granskning av domstolarna. Precis som domstolarna har ett berÀttigat intresse av att anvÀnda automatiserade sökfunktioner för att hitta relevanta avgöranden m.m. fÄr det anses finnas det ett betydande vÀrde i att journalister kan söka fram avgöranden efter bestÀmda kriterier för att exempelvis jÀmföra hur olika domstolar dömer. Det kan ocksÄ noteras att det enligt de nu gÀllande
116
| Ds 2013:10 | Sökning |
Som beskrivs i avsnitt 13.2 finns det numera privata aktörer som för allmÀnheten tillgÀngliggör mycket omfattande databaser med domar, partsinslagor och andra offentliga handlingar frÄn domstolarna. I dessa databaser kan vem som helst som betalar det pris som gÀller för tjÀnsten söka utan nÄgra begrÀnsningar avseende vilka sökbegrepp som fÄr anvÀndas. Ytterligare sekretess förhindrar dÀrför inte allmÀnheten frÄn att fÄ fram samma sökresultat pÄ annat sÀtt.
Mot den angivna bakgrund finns det inte tillrÀckliga skÀl att föreslÄ nÄgra inskrÀnkningar av offentlighetsprincipen i syfte att begrÀnsa allmÀnhetens tillgÄng till uppgifter som tas fram med hjÀlp av sökning i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. NÄgon ny sekretessbestÀmmelse bör sÄledes inte införas.
13.4Undantag frÄn sökbegrÀnsningarna
Förslag: SökbegrÀnsningarna ska inte omfatta sökningar som endast sker i en viss handling eller i ett visst mÄl eller Àrende.
SkÀlen för förslaget: Sökning som sker bland en tydligt begrÀnsad mÀngd uppgifter innebÀr mindre integritetsrisker Àn sökningar som sker bland större uppgiftsmÀngder. Att nÄgon anvÀnder sökfunktionen i ett ordbehandlingsprogram för att orientera sig i ett enskilt textdokument, t.ex. en dom eller en aktbilaga, framstÄr som ofarligt i integritetshÀnseende. PÄ motsvarande sÀtt Àr det svÄrt att se nÄgra beaktansvÀrda integritetsrisker med sökningar som endast avser uppgifter i ett enskilt mÄl eller Àrende. Detta Àr standardmÀssiga sökfunktioner som personalen vid domstolarna, liksom vilken datoranvÀndare som helst, behöver för att kunna bedriva sitt arbete pÄ ett rationellt sÀtt. Mot denna bakgrund bör de sökbegrÀnsningar som nu föreslÄs inte omfatta sökningar som endast avser uppgifterna i en
117
| Sökning | Ds 2013:10 |
viss handling eller ett visst mÄl eller Àrende (jfr 3 kap. 7 § polisdatalagen).
118
14Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter
14.1Inledning
Begreppen direktÄtkomst och utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling
Personuppgifter kan lÀmnas ut pÄ olika sÀtt, t.ex. via kopia av en handling eller en utskrift frÄn dator. UtlÀmnande kan ocksÄ göras i elektronisk form, s.k. elektroniskt utlÀmnande1. Att personuppgifter utlÀmnas innebÀr att de lÀmnas ut till eller görs tillgÀngliga för en mottagare utanför myndigheten. Eftersom varje domstol Àr en egen myndighet Àr det frÄga om utlÀmnande Àven nÀr uppgifter lÀmnas mellan domstolarna. Detsamma gÀller nÀr en domstol lÀmnar uppgifter till Domstolsverket.
I mÄnga registerförfattningar finns bestÀmmelser dÀr det framgÄr inte bara i vilken utstrÀckning personuppgifter fÄr behandlas genom att utlÀmnas utan Àven nÀr det fÄr göras i elektronisk form. Motivet för denna sÀrreglering av sÀttet eller den sÀrskilda tekniken för utlÀmnandet Àr att sjÀlva den elektroniska formen anses kunna medföra risker för otillbörliga integritetsintrÄng. Som regel innebÀr nÀmligen just den elektroniska formen att mottagaren efter utlÀmnandet har större möjligheter att bearbeta och sprida informationen Àn om utlÀmnandet
1 I prop. 2008/09:96 definieras elektroniskt utlÀmnande som alla former av utlÀmnande av personuppgifter i binÀr form, dvs. som ettor och nollor (s. 85).
119
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
sker pÄ papper. Inom datalagstiftningen anvÀnds för denna typ av utlÀmnande ofta begreppen direktÄtkomst och utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling (jfr prop. 2008/09:96 s. 8 och 2009/10:85 s. 168 f. samt SOU 2007:64 s. 160). Begreppen har inga legala definitioner.
Den grundlÀggande innebörden av begreppet direktÄtkomst Àr att nÄgon utomstÄende (en annan domstol, en förvaltningsmyndighet eller en enskild) har direkt tillgÄng till en domstols register eller databas och pÄ egen hand kan ta fram information och pÄ sÄ sÀtt fÄ den utlÀmnad till sig. I begreppet direktÄtkomst ligger ocksÄ att den domstol som Àr ansvarig för registret eller databasen inte har nÄgon kontroll över vilka uppgifter som mottagaren vid ett visst tillfÀlle tar del av och domstolen har dÀrför t.ex. inte nÄgon möjlighet att göra en sekretessprövning i det enskilda fallet. DirektÄtkomsten medges efter en förhandsprövning av den utlÀmnande domstolen, som sedan mÄste försÀkra sig om att mottagaren endast kan fÄ tillgÄng till uppgifter som fÄr lÀmnas ut.
Med begreppet utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling avses annat elektroniskt utlÀmnande Àn genom direktÄtkomst. SÄdant utlÀmnande kan innebÀra t.ex. att elektronisk information överförs via
Den tekniska utvecklingen har inneburit att det numera finns betydligt fler sÀtt att överföra uppgifter elektroniskt Àn tidigare och nya Ätkomstmetoder tillkommer alltjÀmt. Detta har medfört att tillÀmpningen av begreppen direktÄtkomst och utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling pÄ modernare metoder för informationsutbyte kommit att uppfattas som oklar (se t.ex. prop. 2007/08:160 s. 58 och 2009/10:85 s. 168 f. samt SOU
120
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
2010:4 s. 364 f.). Regeringen har mot denna bakgrund tillsatt Informationshanteringsutredningen som bl.a. ska ta stÀllning till om det finns skÀl att i registerförfattningarna upprÀtthÄlla en skillnad mellan direktÄtkomst och andra former av elektroniskt utlÀmnande och, om sÄ bedöms vara fallet, vilka begrepp som bör anvÀndas samt hur dessa bör definieras (dir. Ju2011:86). Det skulle kunna leda till tolkningsproblem om domstolsdatalagen i frÄga om terminologi avvek frÄn registerförfattningar pÄ nÀrliggande omrÄden. I avvaktan pÄ den generella översyn i frÄgan som pÄgÄr bör dÀrför tills vidare begreppen direktÄtkomst och utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling anvÀndas i domstolsdatalagen.
Nuvarande ordning
I personuppgiftslagen regleras det inte sĂ€rskilt pĂ„ vilket sĂ€tt â elektroniskt eller pĂ„ annat sĂ€tt, t.ex. muntligt eller pĂ„ papper â som personuppgifter fĂ„r lĂ€mnas ut. I den
121
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
14.2UtlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling
Förslag: Personuppgifter ska fÄ lÀmnas ut till myndigheter pÄ medium för automatiserad behandling.
Personuppgifter i ett mÄl eller Àrende ska fÄ lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling till parter och deras ombud, bitrÀden och försvarare.
I övrigt ska endast enstaka personuppgifter fÄ lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer har dock möjlighet att meddela föreskrifter om att utlÀmnande fÄr ske Àven i andra fall.
Bedömning: Det behövs inga sekretessbrytande bestÀmmelser i domstolsdatalagen.
SkÀlen för förslaget och bedömningen
UtgÄngspunkter
Domstolarna har i sin rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet ett regelmÀssigt behov av att kommunicera uppgifter med t.ex. parter, andra myndigheter och allmÀnheten. Traditionellt har domstolarnas uppgiftslÀmnande skett huvudsakligen med post, dvs. i pappersform. I takt med att allt fler uppgifter skapas eller lagras i domstolarnas datorsystem och möjligheterna att förmedla uppgifter till andra pÄ elektronisk vÀg ökar framstÄr det som naturligt och allt mer nödvÀndigt att ocksÄ i sÄ stor utstrÀckning som möjligt överge pappershanteringen och i stÀllet anvÀnda sig av olika sÀtt för elektroniskt utlÀmnande. Ett elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter förenklar och effektiviserar tillgÄngen till en myndighets offentliga information. DÀrigenom ökar möjligheterna till insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet. Möjligheten till ett elektroniskt utlÀmnande blir i allmÀnhet ocksÄ enklare och billigare för myndigheterna.
122
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
Ett utlÀmnande pÄ medium för automatisk behandling Àr en form av behandling av personuppgifter. Varken personuppgiftslagen eller dataskyddsdirektivet innehÄller regler om under vilka förutsÀttningar uppgifter fÄr lÀmnas ut i elektronisk form. NÄgon Ätskillnad mellan elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter och utlÀmnande som sker pÄ papper görs sÄledes inte. Ett utlÀmnande av uppgifter pÄ medium för automatiserad behandling innebÀr dock som regel att mottagaren kan vidarebearbeta den utlÀmnade informationen pÄ olika sÀtt, t.ex. genom strukturering och samkörning med andra uppgifter, och sprida den. Ett utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling kan dÀrmed innefatta sÀrskilda risker frÄn integritetssynpunkt. Med hÀnsyn hÀrtill framstÄr det som rimligt att författningsreglera förutsÀttningarna för utlÀmnande av uppgifter pÄ medium för automatiserad behandling i domstol. Vid utformning av en sÄdan reglering bör utgÄngspunkten vara att utlÀmnande ska vara tillÄtet om det kan försvaras av framför allt effektivitetsskÀl och om det kan ske utan otillbörliga risker för den personliga integriteten.
Den reglering som övervÀgs i detta avsnitt gÀller i vilken utstrÀckning domstolarna ska ha möjlighet att lÀmna ut personuppgifter pÄ medium för automatiserad behandling. De bestÀmmelser som föreslÄs innebÀr sÄledes ingen skyldighet att lÀmna ut uppgifter pÄ ett sÄdant medium. Eftersom spridningsrisken Àr större nÀr uppgifter lÀmnas ut i elektroniskt format fÄr det förutsÀttas att domstolspersonalen alltid utnyttjar denna möjlighet med omdöme. I frÄga om utlÀmnande av sÀrskilt kÀnsligt material bör den som lÀmnar ut uppgifterna övervÀga om ett pappersutlÀmnande i det enskilda fallet Àr lÀmpligare för att försvÄra vidarespridning och internetpublicering pÄ ett som sÀtt som kan vara krÀnkande för de berörda.
123
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
UtlÀmnande till myndigheter
Domstolarna Àr enligt olika författningar skyldiga att tillstÀlla vissa andra myndigheter kopior av domar. Av effektivitetsskÀl bör detta kunna ske elektroniskt. Vidare bör domstolarna naturligtvis kunna anvÀnda vardagliga funktioner sÄsom
I takt med att myndigheterna inom den offentliga förvaltningen i allt större utstrÀckning övergÄr till fullstÀndigt elektronisk informationshantering framstÄr begrÀnsningar av möjligheten till elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheterna i motsvarande grad som mindre lÀmpliga. Arbetet inom rÀttsvÀsendets informationsförsörjning syftar till att förbÀttra den elektroniska kommunikationen mellan rÀttskedjans myndigheter. En viktig del i det arbetet Àr att uppgifter som registreras elektroniskt hos en myndighet ska kunna skickas elektroniskt till andra myndigheter och dÀr ÄteranvÀndas. NÀr samma uppgifter sÄledes endast behöver matas in manuellt i datorsystemen en enda gÄng, och inte en gÄng vid varje myndighet i rÀttskedjan, minskar risken för fel. En förutsÀttning för denna utveckling Àr att relevanta registerförfattningar medger sÄdant elektroniskt informationsutbyte mellan domstolar och övriga deltagande myndigheter.
Under förutsÀttning att den tekniska sÀkerheten i samband med överföringen Àr tillrÀckligt god bör ett utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling till myndigheter i de flesta fall inte innebÀra större risker för otillbörliga integritetsintrÄng Àn nÀr utlÀmnandet sker pÄ papper. Behandlingen av personuppgifter vid de myndigheter som tar emot uppgifterna styrs oftast av sÀrskilda registerförfattningar, vilket innebÀr ett förstÀrkt integritetsskydd jÀmfört med mottagare vilkas personuppgiftsbehandling sker med stöd av endast personuppgiftslagen. I frÄga om utlÀmnande frÄn en domstol till en annan domstol kommer det inte att finnas nÄgra sÀrskilda integritetsrisker, eftersom det Àr samma författning, domstolsdatalagen,
124
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
som föreslÄs reglera personuppgiftsbehandlingen bÄde vid den avsÀndande och mottagande myndigheten.
Myndighetspersonal har att rÀtta sig efter förvaltningslagen och andra allmÀnna regler som gÀller i offentlig verksamhet. I kombination med det tjÀnsteansvar som Ävilar offentligt anstÀllda bidrar detta till att minimera riskerna för att uppgifter som tas emot i elektroniskt format missbrukas. Till det totala integritetsskyddet bidrar ocksÄ den omstÀndigheten att den mottagande myndigheten inte fÄr lÀmna ut de mottagna uppgifterna, varken elektroniskt eller pÄ annat sÀtt, utan föregÄende sekretessprövning. I mÄnga fall finns det regler om elektroniskt utlÀmnande i den registerförfattning som gÀller för den mottagande myndigheten sÄ att den vidare spridningen i elektronisk form inte kan ske okontrollerat.
Sammanfattningsvis finns det starka effektivitetsskÀl som talar för att inte begrÀnsa elektroniskt utlÀmnande till andra myndigheter, inklusive andra domstolar. Med hÀnsyn till att de integritetsrisker som Àr förknippade med utlÀmnande till andra myndigheter pÄ medium för automatiserad behandling inte Àr pÄtagliga görs bedömningen att nÄgra sÀrskilda begrÀnsningar avseende sÄdant utlÀmnande inte behöver föreslÄs.
UtlÀmnande till enskilda
Domstolarna har ett behov av att lÀmna ut uppgifter pÄ medium för automatiserad behandling Àven till enskilda, sÄsom privatpersoner, journalister, företag och organisationer. Domar, partsinlagor, förelÀgganden och liknande dokument bör av effektivitetsskÀl kunna skickas till enskilda pÄ elektronisk vÀg. Det kan ocksÄ vara till stor hjÀlp för parter och de som företrÀder dem i processen att ha tillgÄng till processmaterialet i elektronisk form, vilket bl.a. möjliggör sökningar bland uppgifterna i förundersökningsprotokoll, inlagor, myndighetsakter m.m. Vidare behöver domstolspersonalen kunna kommunicera med utomstÄende med hjÀlp av
125
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
mÀngder personuppgifter som behöver skickas till enskilda, om man jÀmför med den mÀngd uppgifter som exempelvis tingsrÀtterna behöver utbyta med à klagarmyndigheten eller förvaltningsdomstolarna med FörsÀkringskassan eller Skatteverket.
Till skillnad frÄn vad som gÀller vid utlÀmnande till myndigheter saknas normalt sÀrskilda bestÀmmelser om hur personuppgifter fÄr behandlas hos de enskilda som tar emot uppgifter. Enskildas behandling av uppgifterna begrÀnsas dÄ endast av personuppgiftslagens bestÀmmelser. Hos enskilda gÀller heller inga sekretessbestÀmmelser som förhindrar vidare spridning av uppgifterna. Av dessa skÀl fÄr integritetsriskerna anses vara större nÀr utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling sker till enskilda Àn nÀr det sker till myndigheter.
Av det s.k. utskriftsundantaget i tryckfrihetsförordningen följer att en domstol inte Àr skyldig att i större utstrÀckning Àn vad som följer av lag lÀmna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form Àn utskrift (2 kap. 13 § TF). Be- stÀmmelsen syftar till att minimera riskerna för otillbörliga integritetsintrÄng.
Ett alternativ Àr att, i likhet med
126
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
Som nÀmns ovan Àr dock integritetsriskerna inte obetydliga och det framstÄr som angelÀget att pÄ nÄgot sÀtt begrÀnsa utrymmet för s.k. massuttag.
Ett annat alternativ Àr dÄ att möjliggöra utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling efter en behovsprövning i det enskilda fallet. Domstolarna skulle dÄ i det enskilda fallet t.ex. kunna ta stÀllning till om ett utlÀmnande Àr lÀmpligt med hÀnsyn till exempelvis personuppgifternas art, struktur och antal.
Ett ytterligare alternativ Àr den typ av reglering som finns i polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen. Enligt dessa lagar fÄr som utgÄngspunkt endast enstaka personuppgifter lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling till enskilda (2 kap. 20 § respektive 2 kap. 8 §). I avvaktan pÄ Informationshanteringsutredningens översyn framstÄr det som lÀmpligast att förslagen i domstolsdatalagen ansluter till den lösning som valts i dessa lagar. Det bör sÄledes föreslÄs att det som utgÄngspunkt ska gÀlla en begrÀnsning till enstaka personuppgifter i frÄga om utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling till enskilda. Det bör dock framhÄllas att begreppet enstaka personuppgifter i registerförfattningssammanhang har fÄtt en nÄgot vidare innebörd Àn i vanligt sprÄkbruk. Detta bör i synnerhet gÀlla nÀr det Àr frÄga om uppgifter som i sig sjÀlva Àr harmlösa (se t.ex. prop. 2009/10:85 s. 333).
Det kan framöver komma att bedömas nödvÀndigt att i vissa fall tillÄta utlÀmnande av mer Àn enstaka personuppgifter i elektroniskt format till en enskild. Det kan ocksÄ finnas behov av att anpassa regleringen nÀr den tekniska utvecklingen gÄr framÄt och formerna för elektroniskt utlÀmnande förÀndras. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer bör av dessa skÀl kunna meddela föreskrifter om att utlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling fÄr ske i andra fall Àn vad som följer av domstolsdatalagen.
NÀr det gÀller utlÀmnande till parter och deras ombud, bitrÀden eller försvarare gör sig sÀrskilda hÀnsyn gÀllande. Av förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahÄllande av domar och beslut, m.m. framgÄr att en dom eller ett beslut fÄr
127
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
skickas till parter med telefax eller elektronisk post eller pÄ annat sÀtt tillhandahÄllas i elektronisk form, om det Àr lÀmpligt (10 §). Flera skÀl talar för att domstolsdatalagen inte bör hindra elektroniskt kommunikation med parter och deras ombud, bitrÀden eller försvarare. Intresset av en transparent domstolsprocess Àr sÀrskilt starkt nÀr det gÀller dessa personer. Insynen i processen underlÀttas om domstolen kan anvÀnda
Mot den angivna bakgrunden bör enligt domstolsdatalagen personuppgifter utan nÄgon sÀrskild begrÀnsning fÄ lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling till parter samt till deras ombud, bitrÀden och försvarare. UtlÀmnande bör naturligtvis endast fÄ ske avseende uppgifter i det egna mÄlet. Förslaget innebÀr inte nÄgon skyldighet att lÀmna ut uppgifter i elektroniskt format. Domstolarna bör utifrÄn omstÀndigheterna i det enskilda fallet avgöra om ett pappersutlÀmnande Àr lÀmpligare med hÀnsyn till risken för att uppgifterna sprids pÄ ett sÀtt som kan vara krÀnkande för enskilda. SÀrskild försiktighet kan t.ex. göra sig gÀllande avseende fotografier i en förundersökning som i och för sig inte Àr sekretessbelagda men som har ett innehÄll som
128
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
gör att det Àr stötande för brottsoffret om de sprids. I frÄga om myndigheter görs ovan bedömningen att utlÀmnande ska kunna ske till dem pÄ medium för automatiserad behandling, oavsett om de Àr parter eller inte.
Sekretessbrytande bestÀmmelser
I en del registerförfattningar finns det sekretessbrytande bestÀmmelser. I 2 kap. 16 § polisdatalagen föreskrivs det exempelvis att vissa brottsbekÀmpande myndigheter trots sekretess enligt 21 kap. 3 § första stycket och 35 kap. 1 § OSL ska ha rÀtt att ta del av personuppgifter under nÀrmare angivna förutsÀttningar. Vad gÀller domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet har det inte framkommit nÄgot behov för domstolarna att kunna lÀmna ut uppgifter i större utstrÀckning Àn vad som medges enligt gÀllande rÀtt. Det bör dÀrför inte införas nÄgra sekretessbrytande bestÀmmelser i domstolsdatalagen.
14.3DirektÄtkomst
Förslag: En domstol ska fÄ medge en annan domstol direktÄtkomst. En domstol ska Àven kunna medge en part och en parts ombud, bitrÀde eller försvarare direktÄtkomst till sitt mÄl eller Àrende.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar ytterligare föreskrifter om begrÀnsning av direktÄtkomsten samt om behörighet och sÀkerhet.
SkÀlen för förslaget
NÀrmare om direktÄtkomst
I begreppet direktÄtkomst ligger att den som Àr personuppgiftsansvarig för registret eller databasen inte har nÄgon
129
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
kontroll över vilka uppgifter som mottagaren vid ett visst söktillfĂ€lle tar del av. Den myndighet som lĂ€mnar ut uppgifter genom direktĂ„tkomst fattar sĂ„ledes inte beslut om utlĂ€mnande av de uppgifter som mottagaren tar del av i varje enskilt fall. I stĂ€llet mĂ„ste en förhandsprövning göras av förutsĂ€ttningarna för utlĂ€mnande. En sĂ„dan prövning innefattar alla de uppgifter som mottagaren har möjlighet att ta del av genom sin direktĂ„tkomst. Ăven om personuppgiftsregleringen medger direktĂ„tkomst Ă€r det inte tillĂ„tet för en myndighet att medge direktĂ„tkomst till uppgifter som omfattas av sekretess om det inte stĂ„r klart att mottagaren vid en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen med sĂ€kerhet skulle ha rĂ€tt att ta del av uppgifterna.
Vid författningsreglering av direktÄtkomst till uppgifter anges ofta att nÄgon fÄr medges direktÄtkomst. Innebörden av detta Àr inte att nÄgon skulle ha en ovillkorlig rÀtt att fÄ ut uppgifterna, utan att den myndighet som innehar informationen har rÀtt att medge sÄdan Ätkomst. Den utlÀmnande myndigheten har ett principiellt ansvar för att förvissa sig om att den som beviljas direktÄtkomst vidtar de ÄtgÀrder som bedöms vara nödvÀndiga ur sÀkerhetssynpunkt (prop. 2011/12:45 s. 133).
De uppgifter som mottagaren har direktÄtkomst till fÄr i normalfallet anses utlÀmnade i offentlighets- och sekretesslagens mening i och med att direktÄtkomst finns. Det spelar i det avseendet ingen roll om mottagaren faktiskt tar del av en viss uppgift eller inte (jfr SOU 2007:45 s. 192 f.). Sedan nÄgra Är tillbaka finns det en bestÀmmelse i offentlighets- och sekretesslagen som innebÀr att sekretess som gÀller hos en myndighet kan överföras till en annan myndighet som har direktÄtkomst (11 kap. 4 § OSL).
UtgÄngspunkter
Vid bedömningen av vilka som bör fÄ ha direktÄtkomst till uppgifter som behandlas i domstolarnas verksamhet bör utgÄngspunkten vara att sÄdan Ätkomst bör tillÄtas nÀr nyttan av
130
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
Ätkomsten Àr klart pÄvisbar samtidigt som den inte innebÀr nÄgra beaktansvÀrda försÀmringar av skyddet för den personliga integriteten.
I de databaser och register som förs av domstolarna finns det ofta stora mÀngder personuppgifter. MÄnga av dessa kan vara av kÀnslig karaktÀr. Ju fler personer som har omedelbar tillgÄng till sÄdana uppgiftssamlingar, desto mera pÄtaglig Àr risken för intrÄng. DirektÄtkomst kan ocksÄ minska möjligheterna att kontrollera den vidare anvÀndningen av uppgifterna. Dessa förhÄllanden utgör skÀl för en restriktiv hÄllning i frÄga om direktÄtkomst till uppgifter som domstolarna behandlar.
Enligt kustbevakningsdatalagen har regeringen getts möjlighet att besluta om vilka myndigheter som ska kunna medges direktÄtkomst till personuppgifter i kustbevakningens operativa verksamhet som inte Àr brottsbekÀmpande (5 kap. 7 §). Det framgÄr dock av den aktuella bestÀmmelsen att sÄdan direktÄtkomst inte fÄr avse kÀnsliga personuppgifter. Vad gÀller domstolarna förekommer det kÀnsliga personuppgifter i mÄnga typer av mÄl och det skulle i mÄnga fall inte vara meningsfullt att medge direktÄtkomst som inte fÄr omfatta kÀnsliga personuppgifter. Ett annat alternativ Àr att ge regeringen rÀtt att utvidga möjligheten till direktÄtkomst till alla typer av uppgifter, utan begrÀnsningar avseende kÀnsliga personuppgifter. Det alternativet Àr dock tveksamt med hÀnsyn till de svÄra avvÀgningar mellan integritetsskydd och effektivitetsintressen som bör ske. Det kan ocksÄ ifrÄgasÀttas om en sÄdan vid möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om direktÄtkomst skulle vara förenligt med 2 kap. 6 § RF. Det bör av dessa skÀl regleras i domstolsdatalagen i vilka fall direktÄtkomst fÄr medges.
DirektÄtkomst för myndigheter som omfattas av domstolsdatalagen
Det tydligaste behovet av direktÄtkomst finns domstolarna emellan. De allmÀnna förvaltningsdomstolarna har möjlighet att med hjÀlp av direktÄtkomst söka bland överrÀttsavgöranden i
131
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
Vera. Det Ă€r uppenbart att detta Ă€r till stor nytta för förvaltningsrĂ€tterna och kammarrĂ€tterna. I avsnitt 13.2 görs bedömningen att domstolarna bör kunna söka bland avgöranden för att sĂ€kerstĂ€lla en enhetlig rĂ€ttstillĂ€mpning och effektiv handlĂ€ggning. Det Ă€r ofta lika viktigt att en domstol kan söka bland andra domstolars avgöranden som bland sina egna. Ă tkomstbehovet gĂ€ller vĂ€sentligen inom varje domstolsslag, men det torde mer sĂ€llan vara nödvĂ€ndigt att komma Ă„t information mellan domstolsslagen. Det saknas sĂ„ledes normalt anledning för en domstol inom ett domstolsslag att ha direktĂ„tkomst till avgöranden i det andra domstolsslaget. ĂverrĂ€tternas behov av att ha tillgĂ„ng till lĂ€gre instansers avgöranden Ă€r mindre Ă€n vice versa. Hyres- och arrendenĂ€mnder behöver i första hand fĂ„ tillgĂ„ng till varandras avgöranden samt till Svea hovrĂ€tts domar och beslut, eftersom nĂ€mndernas avgöranden kan överklagas dit. Utöver sjĂ€lva avgörandedokumenten behöver direktĂ„tkomsten ocksĂ„ omfatta sĂ„dana uppgifter som behövs för Ă„tersökning av avgörandena, t.ex. sammanfattningar och sökord.
Domstolarna kan vidare ha behov av direktÄtkomst till vissa uppgifter för att kunna konferera mÄl. Med konferering menas att domstolarna genom sökningar sÀkerstÀller att samma frÄga inte redan Àr föremÄl för prövning i nÄgon domstol (litis pendens) samt att frÄgan inte redan Àr rÀttskraftigt avgjord (res judicata). Det Àr ocksÄ angelÀget att mÄl som av olika skÀl inletts i olika domstolar trots att de borde handlÀggas tillsammans kan identifieras och sammanföras. Detta Àr inte minst viktigt i brottmÄl, eftersom en rÀttssÀker straffmÀtning i mÄnga fall förutsÀtter att alla pÄgÄende mÄl som rör en viss tilltalad kan identifieras.
En av tankarna med
132
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
parallellt i flera domstolar. En underrÀtt bör av dessa skÀl kunna medge en överrÀtt direktÄtkomst till uppgifter i underrÀttens datorsystem.
DirektÄtkomst till andra domstolars uppgifter kan ocksÄ behövas för delgivningsÀndamÄl. Att parter och ombud kan delges handlingar Àr avgörande för att domstolarna överhuvudtaget ska kunna handlÀgga mÄl och Àrenden. DessvÀrre har domstolarna svÄrigheter att nÄ enskilda för delgivning. Detta leder bl.a. till att förhandlingar mÄste stÀllas in eller att handlÀggningen i övrigt fördröjs. Det innebÀr en onödig psykisk pÄfrestning för parter, vittnen och andra aktörer att tvingas infinna sig i rÀtten flera gÄnger innan den förhandling de kallats till kan genomföras. Fördröjda domstolsprocesser leder ocksÄ till stora kostnader.2 Det Àr sÄledes angelÀget att domstolarna fÄr bÀsta tÀnkbara förutsÀttningar att genomföra delgivningar. Om en domstol sedan tidigare har bevarat uppgifter om var en viss person brukar uppehÄlla sig eller vederbörande arbetar bör övriga domstolar vid behov kunna ta del av dessa uppgiften i syfte att kunna delge honom eller henne handlingar. Domstolarna bör dÀrför kunna medge varandra direktÄtkomst till adressuppgifter och andra uppgifter som kan vara till hjÀlp i samband med delgivning.
Mot denna bakgrund finns det alltsĂ„ flera skĂ€l för att möjliggöra för domstolarna att medge varandra direktĂ„tkomst. Integritetsriskerna med ett sĂ„dant medgivande Ă€r begrĂ€nsade, framför allt med hĂ€nsyn till att samtliga inblandade myndigheter kommer att tillĂ€mpa domstolsdatalagens skyddsbestĂ€mmelser. De sökbegrĂ€nsningar som föreslĂ„s i avsnitt 13 Ă€r utformade pĂ„ ett sĂ„dant sĂ€tt att det avgörande för vilka sökbegrĂ€nsningar som ska gĂ€lla vilken domstol uppgifterna behandlas vid â inte vid vilken domstol den som utför sökningen Ă€r anstĂ€lld. Om en anstĂ€lld vid en domstol med hjĂ€lp direktĂ„tkomst söker bland uppgifter som finns vid en annan domstol Ă€r han eller hon
2 Se t.ex. Riksrevisionens rapport InstÀllda huvudförhandlingar i brottmÄl, RiR 2010:7.
133
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
sÄledes bunden av sökbegrÀnsningarna i samma utstrÀckning som de anstÀllda vid den domstol dÀr uppgifterna lagras. Sammanfattningsvis bör de domstolar och nÀmnder som omfattas av domstolsdatalagen ha möjlighet att medge varandra direktÄtkomst.
Som framgÄr av redogörelsen Àr behovet av direktÄtkomst olika starkt beroende pÄ bl.a. hur den avsÀndande och mottagande domstolen förhÄller sig till varandra i domstolsorganisationen. Behoven ser ocksÄ olika ut beroende pÄ om det Àr frÄga om Ätkomst till domar, till uppgifter som behövs för konferering eller till uppgifter för delgivningsÀndamÄl. Dessa behov varierar över tiden och Àr bl.a. beroende av hur domstolarnas inre och yttre organisation utformas, arbetsrutiner, mÄlsammansÀttningen i domstolarna, forumregler m.m. De nÀrmare villkoren för direktÄtkomsten bör dÀrför beslutas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer. Det kan dÀrvid finnas skÀl att begrÀnsa möjligheterna att medge direktÄtkomst till i huvudsak domstolar inom samma domstolsslag. Vidare kan regeringen övervÀga andra begrÀnsningar som exempelvis tar sikte pÄ vilken typ av uppgifter som fÄr bli föremÄl för direktÄtkomst.
DirektÄtkomst för övriga myndigheter
FrÄga Àr om domstolarna bör kunna medge myndigheter som inte omfattas av domstolsdatalagen direktÄtkomst. à klagarmyndigheten och vissa andra förvaltningsmyndigheter fullgör uppgifter och funktioner dÀr ökade möjligheter att söka efter avgöranden skulle vara till viss nytta. Dessa behov kan dock i allt vÀsentligt tillgodoses pÄ andra sÀtt. Myndigheterna har möjlighet att söka efter avgöranden i Domstolsverkets offentliga, internetbaserade rÀttsfallssamling VÀgledande avgöranden (se avsnitt 13.1). Vidare kan myndigheterna ha en möjlighet att internt bygga upp egna elektroniska rÀttsfallssamlingar. Det blir allt vanligare att domstolarna expedierar domar elektroniskt till parter och till andra mottagare som enligt gÀllande rÀtt ska
134
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
tillstÀllas kopior av alla domar i vissa mÄltyper. Detta underlÀttar för den myndighet som vill skapa en elektronisk rÀttsfallssamling. Huruvida det Àr tillÄtet för myndigheter utanför domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde att bygga upp sÄdana rÀttsfallssamlingar styrs av den personuppgiftsreglering som gÀller för respektive myndighet. Detta Àr en lÀmplig ordning eftersom det dÀrigenom kan ske en anpassad avvÀgning mellan integritets- och effektivitetsintressen utifrÄn varje myndighets förutsÀttningar.
Den nuvarande planen för utvecklingen av
Domstolsverket intar i frÄga om domstolarnas personuppgiftsbehandling en sÀrstÀllning jÀmfört med andra myndigheter. Verket konstruerar och underhÄller de datorsystem som domstolarna anvÀnder sig av. För att kunna utföra sÄdana ÄtgÀrder kan Domstolsverket inta rollen av personuppgiftsbitrÀde (avsnitt 9.2) och i denna roll ha direkt tillgÄng till personuppgifter i domstolarnas verksamhet utan att det rÀttsligt sett blir frÄga om direktÄtkomst. Det saknas dÀrför anledning att göra det möjligt för domstolarna att medge Domstolsverket direktÄtkomst.
Domar i vissa mÄl överklagas frÄn tingsrÀtt till Arbetsdomstolen och Marknadsdomstolen. Det kan inte uteslutas att dessa domstolar skulle ha en viss nytta av att fÄ direktÄtkomst. Med hÀnsyn till att de inte anvÀnder samma datorsystem som de domstolar som omfattas av domstolsdatalagen och inte deltar i
Behoven av att kunna medge direktÄtkomst till myndigheter som inte omfattas av domstolsdatalagen Àr sammanfattningsvis inte pÄtagliga samtidigt som integritetsriskerna med sÄdan direktÄtkomst Àr större eller mer svÄrbedömda. Om direkt-
135
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
Ätkomst medges kan t.ex. enskilda vÀnda sig till den myndighet som har direktÄtkomst och med stöd av offentlighetsprincipen begÀra att fÄ ta del av de uppgifter som myndigheten har direktÄtkomst till. (jfr prop. 2007/08:126 s. 122 och prop. 2007/08:160 s. 68). Det finns med hÀnsyn hÀrtill inte tillrÀckliga skÀl att skapa möjligheter till direktÄtkomst för dessa myndigheter i andra fall Àn i deras egenskap av part (se nedan). Det bör dock framhÄllas att denna bedömning kan komma att behöva omprövas om det i framtiden uppkommer tydligare behov av direktÄtkomst för vissa myndigheter, t.ex. pÄ grund av den utveckling som kan komma att ske inom
DirektÄtkomst för parter
Parter i mÄl och Àrenden behöver ofta fÄ uppgifter frÄn domstolarna, framför allt i frÄga om handlÀggningen. Det gÀller t.ex. information om nÀr ett mÄl berÀknas bli avgjort eller nÀr en förhandling ska hÄllas. En parts ombud, bitrÀde eller försvarare har motsvarande behov.
Om dessa aktörer ges möjlighet att ha direktÄtkomst till uppgifter i egna mÄl och Àrenden kan tid sparas bÄde för dem sjÀlva och för domstolarna. DirektÄtkomsten Àr till hjÀlp för dem som regelbundet Àr i rÀtten, dvs. advokater och Äklagare i allmÀn domstol och förvaltningsmyndigheter i allmÀn förvaltningsdomstol. För enskilda parter skulle direktÄtkomsten kunna leda till ökad tillgÀnglighet till domstolarna. LikasÄ frÀmjas insynen i domstolarnas verksamhet. En sÄdan utveckling Àr positiv och ligger i linje med regeringens allmÀnna strÀvan att utveckla bl.a. domstolarna i frÄga om
I frÄga om enskilda parter skulle det i de flesta fall röra sig om en ganska begrÀnsad mÀngd personuppgifter. I förvaltningsdomstolarna Àr det oftast frÄga om personuppgifter som avser den enskilde sjÀlv, varvid direktÄtkomsten knappast innebÀr nÄgra risker. Myndigheter som Àr part i mÄnga mÄl (à klagarmyndigheten, Skatteverket, FörsÀkringskassan m.fl.) skulle i och
136
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
för sig kunna fÄ tillgÄng till en betydande mÀngd personuppgifter. Till största delen rör det sig dock om uppgifter som redan behandlas i dessa myndigheters egna datorsystem. Vidare kan det genom rÀttsliga och tekniska begrÀnsningar sÀkerstÀllas att dessa myndigheter inte anvÀnder direktÄtkomsten till att göra avancerade eller integritetskÀnsliga sammanstÀllningar.
De beskrivna intressena av effektivitet, tillgÀnglighet och insyn vÀger tungt, samtidigt som integritetsriskerna Àr begrÀnsade om direktÄtkomsten endast avser uppgifter i de egna mÄlen. Domstolarna bör dÀrför ha möjlighet att medge parter direktÄtkomst till sitt eget mÄl i de fall domstolen bedömer att det Àr lÀmpligt. Samma sak gÀller i förekommande fall parternas ombud, bitrÀden eller försvarare.
En part eller ett ombud bör dock inte ha möjlighet att utföra sökningar som pÄ en gÄng omfattar uppgifter i flera mÄl. Den som Àr part i mÄnga mÄl skulle annars kunna göra avancerade sammanstÀllningar ur mycket stora informationsmÀngder. Av- sikten med direktÄtkomsten för parter Àr att de ska fÄ insyn och kunna agera i sitt pÄgÄende mÄl i egenskap av part. Det bör dÀrför inte vara möjligt för den som Àr part i mÄnga mÄl att göra sökningar som avser alla dessa mÄl eller att göra avancerade sammanstÀllningar avseende uppgifterna i dessa mÄl. Att sÄdana ÄtgÀrder förhindras bör sÀkerstÀllas genom att regeringen meddelar föreskrifter om sÀrskilda sökbegrÀnsningar.
Domstolarna Àr generellt skyldiga att genom tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder skydda de personuppgifter som behandlas (se avsnitt 11.1). Innan en domstol medger nÄgon utomstÄende direktÄtkomst bör domstolen dÀrför utifrÄn rÄdande förhÄllanden bedöma om den datasÀkerhet som kan Ästadkommas vid direktÄtkomst Àr tillrÀckligt hög för att det ska vara lÀmpligt att medge sÄdan Ätkomst. Innan direktÄtkomst medges bör domstolen alltid övervÀga om det av nÄgot skÀl Àr olÀmpligt. Det Äligger ocksÄ domstolarna att genom tekniska ÄtgÀrder eller pÄ annat sÀtt se till att de parter m.fl. som har direktÄtkomst inte kan utföra sökningar som Àr förbjudna enligt domstolsdatalagen. För att sÀkerstÀlla ett i alla avseenden fullgott integritetsskydd
137
| Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter | Ds 2013:10 |
bör regeringen ha möjlighet att meddela föreskrifter om ytterligare begrÀnsningar av möjligheterna att meddela direktÄtkomst, om vem som ska ha behörighet att kunna anvÀnda sÄdan Ätkomst och om sÀkerhet.
DirektÄtkomst för allmÀnheten
Med hÀnsyn till integritetsriskerna brukar direktÄtkomst oftast förbehÄllas myndigheter. Det Àr i frÄga om domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet inte aktuellt att tillÄta direktÄtkomst för enskilda som varken Àr parter eller ombud.
Enligt 6 kap. 6 § OSL ska en myndighet pĂ„ begĂ€ran ge en enskild tillfĂ€lle att sjĂ€lv anvĂ€nda tekniska hjĂ€lpmedel för automatiserad behandling som myndigheten förfogar över för att ta del av upptagningar för automatiserad behandling. Lagen medger undantag frĂ„n denna skyldighet i vissa fall, bl.a. om den enskilde skulle fĂ„ tillgĂ„ng till upptagningar som inte Ă€r allmĂ€nna handlingar. För att tillgodose detta krav stĂ€ller mĂ„nga domstolar en datorterminal till allmĂ€nhetens förfogande i sina offentliga utrymmen (âallmĂ€nhetens terminalâ). Vid denna terminal Ă€r det möjligt för allmĂ€nheten att pĂ„ egen hand ta del av uppgifter i domstolens verksamhetsstöd Vera. Det Ă€r endast offentliga uppgifter som kan visas pĂ„ terminalen. Det finns ingen möjlighet för anvĂ€ndaren att ta med sig uppgifterna i elektronisk form, t.ex. genom att med
138
| Ds 2013:10 | Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter |
14.4Ăverföring till tredje land
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till föreskrifterna i
SkÀlen för förslaget: Enligt 33 § PUL fÄr personuppgifter som Àr under behandling inte föras över till tredje land, dvs. en stat som inte Àr medlem av EU eller Àr ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsomrÄdet, om inte det mottagande landet har en adekvat nivÄ för skyddet av personuppgifter. FrÄn förbudet finns vissa undantag och regeringen har ocksÄ möjlighet att föreskriva ytterligare undantag frÄn förbudet, bl.a. om det behövs med hÀnsyn till ett viktigt allmÀnt intresse (34 och 35 §§ PUL, se Àven
Dessa regler har sin grund i de krav som gĂ€ller enligt EU:s dataskyddsdirektiv. Ăven om överföring till tredje land inte Ă€r sĂ€rskilt vanligt förekommande i domstolarnas rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet kan det dock förekomma. Exempelvis kanske en domstol som en förberedande Ă„tgĂ€rd inför ett telefonförhör med nĂ„gon som befinner sig utomlands skickar ett
139
15 Bevarande i arkiv m.m.
15.1Inledning
AllmÀnt om arkivering och gallring av allmÀnna handlingar
Domstolarna Àr liksom andra myndigheter skyldiga att bevara allmÀnna handlingar för arkivÀndamÄl. I 2 kap. 18 § TF föreskrivs att grundlÀggande bestÀmmelser om hur allmÀnna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhÀndande av sÄdana handlingar ska meddelas i lag. Av 3 § tredje stycket arkivlagen (1990:782) framgÄr att myndigheternas arkiv ska bevaras, hÄllas ordnade och vÄrdas sÄ att de tillgodoser rÀtten att ta del av allmÀnna handlingar, behovet av information för rÀttskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.
Varje myndighet Àr enligt 3 § arkivförordningen (1991:446) skyldig att arkivera allmÀnna handlingar i ett Àrende sedan Àrendet har slutbehandlats. I samband dÀrmed ska myndigheten pröva i vilken omfattning sÄdana handlingar som avses i 2 kap. 9 § TF (minnesanteckningar, utkast och koncept) ska tas om hand för arkivering. Det framgÄr ocksÄ av samma bestÀmmelse att varje anteckning i diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande (t.ex. dagboksfunktionen i Vera) ska anses arkiverad i och med att anteckningen har gjorts.
Huvudregeln Àr alltsÄ att de allmÀnna handlingar som utgör en myndighets arkiv ska bevaras. Undantag frÄn detta medges genom bestÀmmelserna om bl.a. gallring i 10 § arkivlagen, som anger att vid gallring enligt arkivlagen ska alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som
141
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
ÄterstÄr ska kunna tillgodose arkivbildningens syften. Arkivlagstiftningen Àr teknikneutral och stÀller alltsÄ inga krav pÄ att handlingarna t.ex. ska sparas i pappersform. SÄ lÀnge uppgifter ÀndÄ bevaras i pappersform har det framför allt varit pÄ grund av intresset av att spara kostnader samt att undvika ohanterligt stora arkiv som myndigheter gallrar uppgifter ur arkiven (jfr prop. 1989/90:72 bil. I s. 39 f.).
Om det finns avvikande bestÀmmelser om gallring av vissa allmÀnna handlingar i annan lag eller i förordning, gÀller dessa bestÀmmelser (10 § tredje stycket arkivlagen). Enligt 14 § arkivförordningen fÄr statliga myndigheter gallra allmÀnna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte sÀrskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning.
För domstolarnas del har Riksarkivet meddelat sÄdana föreskrifter.1 BestÀmmelserna innebÀr att domen i ett mÄl ska bevaras för alltid, men i frÄga om uppgifter i akterna finns det bestÀmmelser om att gallring fÄr ske. Exempelvis fÄr förundersökningsmaterial hos tingsrÀtt gallras fem Är efter att det aktuella mÄlet vann laga kraft. Hos hovrÀtt och Högsta domstolen Àr tiden i stÀllet tio Är (9 §
1
142
| Ds 2013:10 | Bevarande i arkiv m.m. |
gallringsföreskrifter som gÀller för domstolarna och anpassar dem till den pÄgÄende och förestÄende tekniska utvecklingen.
Utöver Riksarkivets föreskrifter finns det förordningsbestÀmmelser som gör det möjligt för domstolarna att gallra. Dubbletter, missiv, delgivningsbevis m.m. fÄr exempelvis gallras i samband med att ett mÄl eller Àrende avslutas (se t.ex. 37 § mÄl och Àrendeförordningen). För de allmÀnna domstolarna Àr denna gallring obligatorisk. I frÄga om ljud- och bildupptagningar gÀller att dessa ska gallras redan sex veckor efter det att mÄlet eller Àrendet har avgjorts genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft (se t.ex. 20 § mÄl och Àrendeförordningen).
GĂ€llande personuppgiftsregler om bevarande
I personuppgiftslagen föreskrivs i 9 § första stycket i) att personuppgifter inte fÄr bevaras elektroniskt under lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen. Denna bestÀmmelse gÄr tillbaka pÄ de krav som följer av dataskyddsdirektivet (artikel 6). Personuppgiftslagen innehÄller dock tvÄ viktiga undantag.
För det första hindrar personuppgiftslagens bestÀmmelser aldrig att en myndighet arkiverar och bevarar allmÀnna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet (8 § andra stycket PUL). Detta generella undantag frÄn personuppgiftslagens krav att uppgifter ska tas bort frÄn datorsystemen har tillkommit för att offentlighetsprincipen i 2 kap. TF ska kunna uppfylla sina syften (prop. 1997/98:44 s. 118). Om personuppgifter i allmÀnna handlingar inte skulle fÄ bevaras lÀngre Àn vad som allmÀnt gÀller för personuppgifter skulle rÀtten att ta del av allmÀnna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen riskera att urholkas.
För det andra finns det ett undantag som gÀller för alla personuppgifter, oavsett om de utgör en allmÀn handling hos en myndighet. Det följer av 9 § tredje stycket PUL att personuppgifter fÄr bevaras sÄ lÀnge det sker för historiska, statistiska
143
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
eller vetenskapliga ÀndamÄl. Vid sÄdant bevarande gÀller dock den begrÀnsningen att personuppgifterna fÄr anvÀndas för att vidta ÄtgÀrder i frÄga om den registrerade bara om den registrerade har lÀmnat sitt samtycke eller det finns synnerliga skÀl med hÀnsyn till den registrerades vitala intressen (9 § fjÀrde stycket PUL).
Ytterligare bestÀmmelser om bevarande, vilka kompletterar personuppgiftslagen, finns i tvÄ av de fyra
144
| Ds 2013:10 | Bevarande i arkiv m.m. |
Domstolsverkets skrivelser
Domstolsverket har i skrivelser till regeringen2 hemstÀllt om att bl.a. tidsfristerna i
För att de elektroniskt förvarade handlingar som inte ska gallras ska kunna tas om hand för framtiden bör enligt Domstolsverket ett system för
Elektroniskt bevarande och konsekvenserna för integritetsskyddet
SÄ lÀnge uppgifter bevaras i pappersform Àr det framför allt intresset av att spara kostnader samt att undvika ohanterligt stora arkiv som domstolarna gallrar uppgifter ur arkiven. NÀr mer eller mindre all skriftlig uppgiftshantering, inklusive aktbilagor, sker i elektroniskt format blir det möjligt att bevara uppgifter pÄ hÄrddiskar eller andra databÀrare, vilket gör att arkivkostnaderna blir avsevÀrt mindre jÀmfört med pappersarkivering. NÀr uppgifter bevaras elektroniskt Àr det tack vare
2 Dnr Ju2006/7183/DOM, Ju2010/1564/SI, Ju2010/10147/SI och Ju2011/6800/SI.
145
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
datoriserade sökfunktioner oftast lÀtt att orientera sig Àven i mycket omfattande material. Elektroniskt bevarande innebÀr sÄledes att de incitament som funnits för att gallra i pappersarkiv inte gör sig gÀllande pÄ samma sÀtt.
Att bevara information elektroniskt i stÀllet för i pappersformat innebÀr integritetsrisker. Var och en har ett berÀttigat intresse av att inte för all framtid kunna kopplas ihop med olika kÀnsliga förhÄllanden som framgÄr av domstolsakter, sÄsom sjukdomar eller brott. NÀr uppgifter om en persons domstolskontakter finns sparade elektroniskt Àr det enklare att kartlÀgga personen. Uppgifter frÄn olika akter och olika tidpunkter kan dÄ kombineras med hjÀlp av automatiserade sökningar. NÀr det gÀller domstolarna mÄste det sÀrskilt beaktas att de uppgifter som bevaras till största delen Àr offentliga och dÀrmed Ätkomliga för vem som helst. Detta Àr en vÀsentlig skillnad mot exempelvis polisens verksamhet.
TillgÄngen till bevarade uppgifter kan emellertid ocksÄ vara integritetsfrÀmjande. Ju mer information som sparas och finns Ätkomlig, desto lÀttare Àr det ocksÄ att verifiera eller falsifiera andra uppgifter. Bevarande av uppgifter bidrar pÄ ett generellt plan till att Àktheten och tillförlitligheten hos uppgifter som Äberopas i olika sammanhang kan kontrolleras. TillgÄngen till skriftlig dokumentation kan ocksÄ vara en förutsÀttning för att rekonstruera historiska hÀndelseförlopp. Bevarande av uppgifter kan sÄledes bidra till att den som utsatts för ett integritetsintrÄng i ett senare skede kan fÄ skadestÄnd eller annan upprÀttelse (jfr bl.a. SOU 2001:100 s. 163 f samt SOU 1992:2 och SOU 2000:20).
146
| Ds 2013:10 | Bevarande i arkiv m.m. |
15.2Elektroniskt bevarande
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 8 § andra stycket samt 9 § första stycket i) och tredje stycket PUL om bevarande av personuppgifter. Detta innebÀr att elektroniskt bevarande av allmÀnna handlingar ska regleras genom arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter samt att övriga personuppgifter ska fÄ bevaras sÄ lÀnge det Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen eller om bevarandet sker för historiska, statistiska eller vetenskapliga ÀndamÄl.
SkÀlen för förslaget: Genom domstolsdatalagen lÀggs grunden för att domstolarna pÄ sikt ska kunna helt övergÄ till en ordning med s.k.
147
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
Med denna utgÄngspunkt finns det i huvudsak tvÄ sÀtt att reglera frÄgan om bevarande. Ett alternativ Àr att i domstolsdatalagen uttömmande reglera frÄgan om elektroniskt bevarande av uppgifter i mÄl och Àrenden och dÀrigenom ersÀtta bestÀmmelserna om gallring i Riksarkivets föreskrifter. En fördel med en sÄdan lösning Àr att det blir tydligt vad som gÀller och att det blir möjligt att göra en samlad integritetsbedömning. Mot denna lösning talar emellertid det faktum att Riksarkivet Àr den instans som Àr bÀst skickad att överblicka och bedöma de intressen för vilka allmÀnna handlingar behöver bevaras (dvs. rÀtten att ta del av allmÀnna handlingar, behovet av information för rÀttskipningen och förvaltningen samt forskningens behov). Riksarkivet Àr ocksÄ den instans som bÀst kan bedöma i vilken utstrÀckning allmÀnna handlingar kan gallras utan att nÀmnda intressen ÄsidosÀtts. Offentligheten har en sÀrskilt stark stÀllning inom domstolarnas verksamhet och vikten av att nÀmnda arkivintressen fÄr ett starkt genomslag gör sig sÀrskilt gÀllande i denna verksamhet.
Ett annat alternativ Ă€r att lĂ„ta frĂ„gan om elektroniskt bevarande av uppgifter i mĂ„l och Ă€renden regleras av det arkivrĂ€ttsliga regelverket (framför allt arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter). Ăven denna lösning innebĂ€r att det blir tydligt vad som gĂ€ller. Dessutom saknar detta alternativ de nackdelar som det första alternativet Ă€r förknippat med. Eftersom behovet av information för rĂ€ttskipningen Ă€r sĂ€rskilt beaktat i arkivlagen kan domstolarnas behov av att kunna bevara uppgifter bli vĂ€l tillgodosedda med detta alternativ, i synnerhet som Riksarkivets föreskrifter rörande domstolarna tas fram i samrĂ„d med Domstolsverket och domstolarna. En nackdel Ă€r att Riksarkivets gallringsföreskrifter inte utformas med sĂ€rskild hĂ€nsyn till de integritetsrisker som kan vara förknippade med bevarande av personuppgifter. I avsnitt 15.3 föreslĂ„s emellertid en ordning för att begrĂ€nsa dessa risker pĂ„ annat sĂ€tt. Det nu beskrivna alternativet Ă„terspeglar vad som gĂ€ller enligt
148
| Ds 2013:10 | Bevarande i arkiv m.m. |
förvaltningsrÀtt med hjÀlp av automatiserad behandling). Det Àr ocksÄ den lösning som har valts i polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen nÀr det gÀller bevarande av uppgifter i Àrenden om utredning eller beivrande av brott (2 kap. 13 § respektive 3 kap. 5 §, se Àven prop. 2011/12:45 s. 207 och 216).
Mot den angivna bakgrunden görs bedömningen att frÄgan om elektroniskt bevarande av uppgifter i mÄl och Àrenden bör hanteras i enlighet med det andra alternativet, vilket innebÀr att frÄgan regleras genom det arkivrÀttsliga regelverket. För att Ästadkomma detta bör domstolsdatalagen hÀnvisa till 8 § andra stycket PUL. Den bestÀmmelsen innebÀr nÀmligen att personuppgifter i allmÀnna handlingar kan bevaras elektroniskt samt överlÀmnas till arkivmyndighet utan hinder av domstolsdatalagen. Det Àr avgörande för detta stÀllningstagande att det elektroniska bevarandet inte leder till otillbörliga integritetsrisker. Att sÄ inte sker sÀkerstÀlls genom de sÀrskilda skyddsregler som redovisas i avsnitt 15.3.
Den övervÀgande delen av alla personuppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet torde utgöra allmÀnna handlingar eller bli allmÀnna handlingar under handlÀggnings- och arkiveringsprocessen i enlighet med bestÀmmelserna i 2 kap. TF. Det skulle dÀrför eventuellt vara tillrÀckligt att i domstolsdatalagen hÀnvisa till 8 § andra stycket PUL, men för att sÀkerstÀlla en heltÀckande bevarandereglering bör en hÀnvisning till bestÀmmelserna i 9 § första stycket i) och tredje stycket ocksÄ inkluderas. Det innebÀr att personuppgifter som inte finns i en allmÀn handling (t.ex. personuppgifter i en föredragningspromemoria eller ett domsutkast) kan bevaras elektroniskt sÄ lÀnge det Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen eller om bevarandet sker för historiska, statistiska eller vetenskapliga ÀndamÄl.
149
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
15.3Ett förstÀrkt integritetsskydd för elektroniskt bevarade uppgifter
Förslag: Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar sÀrskilda föreskrifter om villkoren för bevarande av uppgifter som hÀnför sig till ett mÄl eller Àrende som har avgjorts genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
Bedömning: I förordning bör tillgÄngen till personuppgifter i avslutade mÄl och Àrenden begrÀnsas. DirektÄtkomst och sökning bör i huvudsak endast tillÄtas för domstolarna och dÄ endast nÀr det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden. SÄdan tillgÄng bör vidare vara begrÀnsad i tid och till vissa uppgifter. SÀrskilda krav bör ocksÄ gÀlla i frÄga om sÀkerhet och intern Ätkomst.
SkÀlen för förslaget och bedömningen: I föregÄende avsnitt föreslÄs att frÄgan om elektroniskt bevarande av personuppgifter i mÄl och Àrenden ska styras av det arkivrÀttsliga regelverket. Det konstateras ocksÄ att dessa regler inte Àr utformade med nÄgon sÀrskild hÀnsyn till de integritetsrisker som Àr förknippade med elektroniskt bevarande. Som framgÄr ovan uppstÄr riskerna framför allt om uppgifterna blir Ätkomliga för automatiserade sökningar och sammanstÀllningar (avsnitt 15.1). Möjligheterna till direktÄtkomst och annan spridning av uppgifterna utgör ocksÄ en risk för integritetsintrÄng.
Ett viktigt skÀl till att domstolarna bevarar uppgifter frÄn avslutade mÄl och Àrenden Àr att domstolarna har ett eget behov av att kunna komma Ät uppgifterna. Detta Äterspeglas i arkivlagen, enligt vilken syftet med domstolars och andra myndigheters arkivbildning bl.a. Àr att tillgodose behovet av information för rÀttskipningen (3 §). Domstolarna kan dock med hÀnsyn till integritetsintresset inte tillÄtas ha en oförÀndrad Ätkomst till uppgifter i mÄl och Àrenden nÀr handlÀggningen avslutats genom lagakraftvunnen dom eller beslut.
150
| Ds 2013:10 | Bevarande i arkiv m.m. |
Mot denna bakgrund bör det inte vara möjligt för domstolarna att fortsÀtta hantera elektroniska personuppgifter pÄ samma sÀtt efter det att handlÀggningen av ett mÄl eller Àrende har avslutats och avgörandet har vunnit laga kraft. Det Àr pÄkallat att föreskriva begrÀnsningar som innebÀr att domstolarnas möjligheter att bevara personuppgifter elektroniskt nÀrmar sig den verklighet som alltid har gÀllt i frÄga om pappersarkiv. Samtidigt Àr det inte rimligt att lÄta begrÀnsningarna fÄ en utformning som omöjliggör för domstolarna att i rimlig utstrÀckning utnyttja de möjligheter till ökad effektivitet, rÀttssÀkerhet och insyn som erbjuds tack vare övergÄngen till elektroniskt bevarande.
För det första bör möjligheterna till direktÄtkomst begrÀnsas ytterligare i förhÄllande till vad som gÀller generellt enligt domstolsdatalagen. I traditionella pappersarkiv finns överhuvudtaget inte nÄgra möjligheter till sÄdan elektronisk fjÀrrtillgÄng. Eftersom domstolarna har ett berÀttigat behov av att söka efter domar och beslut (avsnitt 13.1 och 13.2) bör dock domstolar kunna medges direktÄtkomst till just sÄdana handlingar under ett begrÀnsat antal Är efter det domen eller beslutet vunnit laga kraft. Vidare bör domstolarna under en begrÀnsad tid kunna medges direktÄtkomst till de specifika uppgifter som behövs för konferering och för att underlÀtta delgivning. Dessa behov beskrivs i avsnitt 14.3.
För det andra finns det skÀl att begrÀnsa sökmöjligheterna ytterligare i förhÄllande till vad som annars föreslÄs gÀlla enligt domstolsdatalagen. I ett pappersarkiv Àr det normalt nödvÀndigt att kÀnna till mÄl- eller Àrendenummer, eller i vart fall dagen för avgörande, för att en dom eller akt ska kunna identifieras. I de fall uppgifter bevaras elektroniskt, i stÀllet för i ett pappersarkiv, Àr det dÀrför rimlig utgÄngspunkt att endast sökbegrepp som avser mÄl- eller Àrendenummer och datum för avgörande ska vara tillÄtna. Det framgÄr av avsnitt 13 att domstolarna har ett omfattande och berÀttigat behov av att kunna söka efter uppgifter. Domar och beslut bör mot denna bakgrund vara Ätkomliga för sökning inom domstolarna under ett antal Är efter
151
| Bevarande i arkiv m.m. | Ds 2013:10 |
tidpunkten för laga kraft. Domstolarna bör ocksÄ kunna utföra sökningar som behövs för konferering och för att underlÀtta delgivning. NÀr denna begrÀnsade tid har förflutit bör endast de ovan angivna mer begrÀnsade sökmöjligheterna kunna anvÀndas.
För det tredje finns det skÀl att föreskriva sÀrskilda begrÀnsningar avseende hur uppgifter som hör till avslutade mÄl och Àrenden ska bevaras (exempelvis i ett separat datorsystem) och vilka personalkategorier inom domstolen som ska ha elektronisk tillgÄng till vilka uppgifter.
Sammanfattningsvis bör det gÀlla sÀrskilda begrÀnsningar avseende sökning, direktÄtkomst, sÀkerhet, intern Ätkomst m.m. för uppgifter som Àr hÀnförliga till mÄl eller Àrenden som avgjorts genom en dom eller beslut som har vunnit laga kraft. Ju lÀngre tid som förflutit sedan ett mÄl eller Àrende avgjorts rÀttskraftigt, desto mindre pÄtagliga blir behoven av att pÄ ett enkelt sÀtt kunna komma Ät uppgifter som hör till mÄlet eller Àrendet. De begrÀnsningarna som nu övervÀgs bör dÀrför kopplas till tidsfrister, sÄ att regleringen blir mer rigorös nÀr ett antal Är förflutit sedan mÄlet eller Àrendet vann laga kraft.
Mot den ovan angivna bakgrunden kan det konstateras att regleringen bör vara relativt detaljerad och att det Àr frÄga om regler som kan behöva justeras ganska ofta, exempelvis nÀr domstolarnas arbetssÀtt utvecklas eller dÄ nya mÄltyper tillkommer i verksamheterna. Det talar för att regleringen av de aktuella frÄgorna bör ske i förordning och i myndighetsföreskrifter, snarare Àn i lag. En mer detaljerad reglering ger ocksÄ bÀttre förutsÀttningar för att optimera den avvÀgning som ska ske mellan integritets- och effektivitetsintressena. Av dessa skÀl bör det överlÄtas pÄ regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer att meddela föreskrifter om de sÀrskilda begrÀnsningar som ska gÀlla för bevarande av personuppgifter som Àr hÀnförliga till mÄl och Àrenden vilka avgjorts genom en dom eller ett beslut som har vunnit laga kraft.
152
16 Insyn och tillsyn
16.1Inledning
För att uppnÄ ett starkt integritetsskydd vid personuppgiftsbehandling i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet det viktigt att behandlingarna sker med omsorg och att domstolsdatalagen tillÀmpas pÄ ett korrekt sÀtt. Detta kan sÀkerstÀllas pÄ flera sÀtt.
Ăppenhet och transparens kring vilka personuppgiftsbehandlingar som domstolarna utför Ă€r i detta sammanhang viktigt. Genom att registrerade och andra enskilda fĂ„r insyn i vilka behandlingar som en domstol genomför har var och en möjlighet att försĂ€kra sig om att felaktiga behandlingsĂ„tgĂ€rder inte genomförs (avsnitt 16.2).
Ansvaret för domstolsdatalagens tillÀmpning ligger ytterst pÄ den personuppgiftsansvarige, dvs. varje enskild domstol (avsnitt 9.1). Interna kontrollfunktioner, exempelvis ett personuppgiftsombud, utgör en ytterligare garant för att inga oberÀttigade integritetsintrÄng sker (avsnitt 16.4). En extern tillsynsmyndighet, som Datainspektionen, kan i egenskap av utomstÄende expertmyndighet sÀkerstÀlla att domstolarnas personuppgiftsbehandling underkastas en objektiv kontroll samt att domstolarna fÄr rÄd och stöd rörande tillÀmpningen av domstolsdatalagen (avsnitt 16.3).
I avsnitt 17 förslÄs att enskilda ska kunna begÀra skadestÄnd och rÀttelse. Dessa rÀttsmedel bidrar till att undvika att otillbörliga integritetsintrÄng sker.
153
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
16.2Enskildas insyn i personuppgiftsbehandlingen
Förslag: Den personuppgiftsansvarige ska vara skyldig att föra en sÀrskild förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som sker med stöd av domstolsdatalagen. Den personuppgiftsansvarige ska ocksÄ vara skyldig att pÄ begÀran lÀmna sÄdan information till enskilda.
Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 23 och
SkÀlen för förslaget
Bakgrund
Enskildas insyn i domstolarnas personuppgiftsbehandling Àr en viktig aspekt av personuppgiftsskyddet eftersom insynen möjliggör för enskilda att försÀkra sig om att domstolarnas personuppgiftsbehandling sker pÄ ett korrekt sÀtt i enlighet med gÀllande regler, t.ex. att uppgifterna ska vara riktiga och behandlas för tillÄtna ÀndamÄl. Den insyn som enskilda har i praktiken pÄverkas av flera faktorer. Det finns dÀrför anledning att pÄ ett samlat sÀtt övervÀga hur enskildas insyn i domstolarnas personuppgiftsbehandling ska sÀkerstÀllas.
Det kan inledningsvis konstateras att domstolarnas verksamhet kÀnnetecknas av att den i hög grad styrs av de processuella regelverken, t.ex. rÀttegÄngsbalken och förvaltningsprocesslagen. Inom det tillÀmpningsomrÄde som föreslÄs för domstolsdatalagen, dvs. domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet, utförs de flesta personuppgiftsbehandlingar med stöd av, eller i vart fall som ett utflöde av, dessa regelverk. Tack vare att domstolarnas verksamhet Àr sÄ genomreglerad har en utomstÄende förhÄllandevis goda möjligheter att bilda sig en uppfattning om vilka personuppgiftsbehandlingar som en domstol utför. Möjligheterna till insyn underlÀttas naturligtvis ocksÄ av att en sÄ stor del av uppgifterna som behandlas i domstolarna Àr offentliga samt att den enskilde som Àr part har en mycket
154
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
lÄngtgÄende rÀtt till insyn och dessutom bidrar sjÀlv med mÄnga av de uppgifter som tillförs mÄlet. FrÄga Àr vilka ytterligare mekanismer som bör införas i syfte att stÀrka enskildas insyn i domstolarnas personuppgiftsbehandling.
Ă rlig information
Enligt personuppgiftslagen gÀller att den personuppgiftsansvarige till var och en som ansöker om det en gÄng per kalenderÄr utan kostnad ska lÀmna besked om huruvida personuppgifter som rör den sökande behandlas. Om sÄ Àr fallet ska information lÀmnas om vilka uppgifter det rör sig om, varifrÄn uppgifterna har hÀmtats, ÀndamÄlen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lÀmnas ut. Information behöver dock inte lÀmnas om personuppgifter i löpande text som inte har fÄtt sin slutliga utformning nÀr ansökan gjordes eller som utgör minnesanteckning eller liknande, under förutsÀttning att uppgifterna inte har lÀmnats ut till tredje man (26 § PUL). RÀtten till information gÀller inte om det i lag eller annan författning eller i beslut som har meddelats med stöd av författning sÀrskilt har föreskrivits att uppgifter inte fÄr lÀmnas ut till den registrerade (27 § PUL). Dessa bestÀmmelser har sin grund i dataskyddsdirektivet (artiklarna 12 a och 13.1 g). Enligt gÀllande rÀtt Àr de tillÀmpliga i domstolarnas verksamhet.
De angivna bestÀmmelserna ger den enskilde en möjlighet att kontrollera om han eller hon Àr registrerad och, om sÄ Àr fallet, att de registrerade personuppgifterna Àr riktiga. Detta bidrar pÄ ett praktiskt sÀtt till den enskildes skydd mot felaktig personuppgiftsbehandling. SÄvitt framkommit har bestÀmmelserna inte medfört nÄgra problem eller betungande administration i domstolarnas verksamhet. Mot denna bakgrund bör en hÀnvisning till 26 och 27 §§ PUL tas in i domstolsdatalagen.
155
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
En förteckning över personuppgiftsbehandlingar
Enligt 36 § första stycket PUL gÀller en skyldighet att anmÀla personuppgiftsbehandlingar till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen). Som anförs i avsnitt 16.3 bör nÄgon hÀnvisning inte göras i domstolsdatalagen till denna bestÀmmelse. Detta hÀnger samman med att anmÀlningsskyldigheten enligt personuppgiftslagen inte gÀller för behandlingar som regleras genom sÀrskilda föreskrifter i lag eller förordning sÄsom domstolsdatalagen och att en hÀnvisning dÀrför skulle bli meningslös (se 3 § PUF). Det finns dock anledning att övervÀga om domstolarna bör vara skyldiga att sammanstÀlla och göra tillgÀnglig den information som en sÄdan anmÀlan skulle ha innehÄllit.1 Det rör sig som följande uppgifter:
âden personuppgiftsansvariges namn, adress, telefonnummer och organisationsnummer,
âĂ€ndamĂ„let eller Ă€ndamĂ„len med behandlingen,
âen beskrivning av den eller de kategorier av registrerade som berörs av behandlingen,
âen beskrivning av de uppgifter eller kategorier av uppgifter som ska behandlas om de registrerade,
âuppgift om mottagarna eller de kategorier av mottagare till vilka uppgifterna kan komma att lĂ€mnas ut,
âupplysning om överföringar av uppgifter till tredje land,
âen allmĂ€n beskrivning av de Ă„tgĂ€rder som har vidtagits
för att trygga sÀkerheten i behandlingen.2
Fördelen med att ÄlÀgga domstolarna en skyldighet att föra en sÄdan förteckning Àr att sÄvÀl den registrerade som andra kan fÄ tillgÄng till en uppdaterad beskrivning som innehÄller mer preci-
1 En sÄdan skyldighet föreligger enligt personuppgiftslagen i vissa situationer och avseende vissa personuppgiftsbehandlingar, nÀrmare bestÀmt i de fall ett personuppgiftsombud utses (39 §), men förteckningen behöver dÄ ÀndÄ inte avse personuppgiftsbehandling som regleras genom sÀrskilda föreskrifter, sÄsom exempelvis domstolsdatalagen (39 § PUL jÀmförd med 36 § PUL och 3 § tredje punkten personuppgiftsförordningen).
2 Se 6 § Datainspektionens föreskrifter (DIFS 1998:2) i frÄga om skyldigheten att anmÀla behandlingar av personuppgifter till Datainspektionen, omtryckta genom DIFS 2001:1.
156
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
serad information om vilka personuppgiftsbehandlingar som sker vid en domstol Àn vad som kan utlÀsas ur domstolsdatalagen. Detta Àr sÀrskilt vÀrdefullt med tanke pÄ att domstolsdatalagen, till skillnad frÄn
Förteckningar av nu aktuellt slag har ocksÄ andra fördelar. De kan bli ett stöd för domstolarna i arbetet med att sÀkerstÀlla att deras personuppgiftsbehandling uppfyller de sÀkerhetskrav som uppstÀlls genom domstolsdatalagen. Vidare kan domstolarna med hjÀlp av förteckningen pÄ ett enklare och snabbare sÀtt efterkomma enskildas begÀran om information enligt 26 § PUL. I de fall den personuppgiftsansvarige vÀljer att publicera förteckningen pÄ internet kan enskilda dessutom i mÄnga fall fÄ den information de efterfrÄgar utan att ens behöva kontakta domstolen.
Om domstolarna ÄlÀggs en skyldighet att föra en förteckning över sina personuppgiftsbehandlingar innebÀr det naturligtvis visst merarbete och kostnader för att initialt upprÀtta förteckningen samt att fortlöpande uppdatera den. Detta arbete kan effektiviseras genom att Domstolsverket hjÀlper domstolarna att ta fram relevanta förteckningar. InnehÄllet i förteckningarna Àr till stor del beroende av hur domstolarnas datorstöd utformas, vilket Domstolsverket i praktiken har stort inflytande över.
Sammanfattningsvis skulle en generell skyldighet för domstolarna att föra en förteckning över sina personuppgiftsbehandlingar innebÀra tydliga fördelar bl.a. i frÄga om enskildas insyn. En sÄdan skyldighet bör dÀrför gÀlla enligt domstolsdatalagen. En lÀmplig utgÄngspunkt Àr att förteckningarna ska omfatta samma kategorier av uppgifter som en anmÀlan enligt 36 § PUL
157
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
till Datainspektionen. De nÀrmare kraven pÄ innehÄllet i förteckningarna bör regleras av regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer.
Uppgiftsskyldighet i förhÄllande till allmÀnheten
Det frÀmsta syftet med skyldigheten att föra en förteckning Àr att underlÀtta för allmÀnheten att fÄ kunskap om vilka personuppgiftsbehandlingar som utförs vid en domstol. Den som sÄ önskar bör dÀrför kunna fÄ ta del av förteckningen. DÀrigenom tillgodoses kravet i artikel 21.3 i dataskyddsdirektivet att de personuppgiftsansvariga ska ÄlÀggas att pÄ lÀmpligt sÀtt tillhandahÄlla var och en som begÀr det information av nu aktuellt slag. Artikel 21.3 i dataskyddsdirektivet har genomförts genom bestÀmmelserna i 42 § PUL. Av denna paragraf framgÄr bl.a. att den personuppgiftsansvarige till var och en som begÀr det skyndsamt och pÄ lÀmpligt sÀtt ska lÀmna upplysningar om sina behandlingar av personuppgifter och att upplysningarna ska omfatta i princip samma information som ska framgÄ av den förteckning som domstolarna förslÄs bli skyldiga att föra. En motsvarande skyldighet bör gÀlla Àven enligt domstolsdatalagen. Av lagtekniska skÀl Àr det dock inte lÀmpligt att hÀnvisa till 42 § PUL. En uttrycklig bestÀmmelse med motsvarande innehÄll bör dÀrför tas in i domstolsdatalagen. Det bör vidare, i linje med regleringen i 42 § PUL, förtydligas att skyldigheten att lÀmna upplysningar inte omfattar sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter om vilka sÀkerhetsÄtgÀrder som har vidtagits.
Uppgiftsskyldighet i förhÄllande till den registrerade
En ytterligare möjlighet att Ästadkomma starkare insyn i domstolarnas personuppgiftsbehandling skulle vara att föreslÄ bestÀmmelser av det slag som finns i
158
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
melser Àr enligt nuvarande ordning tillÀmpliga i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
Enligt 23 § PUL ska den personuppgiftsansvarige i samband med att personuppgifter samlas in sjÀlvmant lÀmna den registrerade information om behandlingen av uppgifterna. Av 25 § första stycket PUL framgÄr att informationen ska omfatta
a)uppgift om den personuppgiftsansvariges identitet,
b)uppgift om ÀndamÄlen med behandlingen, och
c)all övrig information som behövs för att den registrerade ska kunna ta tillvara sina rÀttigheter i samband med behandlingen, sÄsom information om mottagarna av uppgifterna, skyldighet att lÀmna uppgifter och rÀtten att
ansöka om information och fÄ rÀttelse.
Enligt 25 § andra stycket PUL behöver information enligt 23 § inte lÀmnas om sÄdant som den registrerade redan kÀnner till. I domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet torde de registrerade som skickar in uppgifter till domstolarna (exempelvis parterna) i de flesta fall anses kÀnna till den information som avses i 23 § PUL eftersom denna information framgÄr direkt av domstolsdatalagen, av den förteckning som domstolarna föreslÄs vara skyldig att sammanstÀlla och av de processuella regelverken som styr domstolarnas verksamhet. Följden blir att domstolarna i praktiken sÀllan torde behöva lÀmna sÀrskild information till den registrerade Àven om det i domstolsdatalagen tas in en hÀnvisning till 23 och 25 §§ PUL. BestÀmmelserna i 23 och 25 §§ PUL har sin grund i dataskyddsdirektivet. För att det inte ska rÄda nÄgon tvekan om att domstolsdatalagen lever upp till de krav som följer av unionsrÀtten bör dessa bestÀmmelser Àven fortsÀttningsvis vara tillÀmpliga i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Det bör dÀrför i domstolsdatalagen tas in en hÀnvisning till bestÀmmelserna i 23 och 25 §§ PUL.
I 24 § PUL föreskrivs en skyldighet för den personuppgiftsansvarige att sjÀlvmant lÀmna information till den registrerade i de fall personuppgifter samlas in frÄn nÄgon annan Àn den registrerade sjÀlv. Det Àr frÄga om samma information
159
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
som enligt 23 §. Av 24 § andra stycket följer emellertid att informationsskyldigheten enligt 24 §, till skillnad frÄn 23 §, inte gÀller om det finns bestÀmmelser om registrerandet eller utlÀmnandet av personuppgifterna i en lag eller nÄgon annan författning. I frÄga om domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet kommer det att finnas sÄdana bestÀmmelser dels i domstolsdatalagen och dels i rÀttegÄngsbalken, förvaltningsprocesslagen och övrig lagstiftning som styr domstolarnas verksamhet. I likhet med vad som gÀller enligt polisdatalagen bör det dÀrför inte tas in nÄgon hÀnvisning till 24 § PUL i domstolsdatalagen.
16.3Tillsynsmyndighet
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 32,
SkÀlen för förslaget: För att kunna sÀkerstÀlla att personuppgifter behandlas pÄ ett korrekt sÀtt har Datainspektionen i egenskap av tillsynsmyndighet enligt personuppgiftslagen vissa befogenheter gentemot den personuppgiftsansvarige.
Enligt 32 § första stycket PUL fÄr Datainspektionen i enskilda fall besluta om vilka sÀkerhetsÄtgÀrder som den personuppgiftsansvarige ska vidta enligt 31 § PUL, dvs. lÀmpliga tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder för att skydda de personuppgifter som behandlas (se avsnitt 11.1).
Enligt 43 § PUL har Datainspektionen möjlighet att pÄ begÀran fÄ tillgÄng till de personuppgifter som behandlas, upplysningar om och dokumentation av behandlingen och sÀkerheten vid denna samt tilltrÀde till lokaler.
160
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
Om Datainspektionen efter en begÀran enligt 43 § PUL inte kan fÄ tillrÀckligt underlag för att konstatera att personuppgiftsbehandlingen Àr laglig, fÄr myndigheten enligt 44 § förbjuda den personuppgiftsansvarige att behandla personuppgifter pÄ nÄgot annat sÀtt Àn genom att lagra dem.
Enligt 45 § första stycket PUL ska Datainspektionen genom pÄpekanden eller liknande förfaranden försöka Ästadkomma rÀttelse om inspektionen konstaterar att personuppgifter behandlas eller kan komma att behandlas pÄ ett olagligt sÀtt. Om det inte gÄr att fÄ rÀttelse pÄ nÄgot annat sÀtt eller saken Àr brÄdskande, fÄr inspektionen vidare förbjuda den personuppgiftsansvarige att fortsÀtta att behandla personuppgifterna pÄ nÄgot annat sÀtt Àn genom att lagra dem.
De redovisade bestÀmmelserna i 32 och
BestÀmmelserna i 32, 44 och 45 §§ PUL innehÄller Àven en möjlighet för Datainspektionen att förena sina beslut med vite. I flera lagstiftningsÀrenden har en lösning valts som inte ger Datainspektionen nÄgon sÄdan möjlighet. Detta har motiverats med grundsatsen att regler om vite inte bör tillÀmpas i förhÄllandet mellan statliga myndigheter (prop. 2004/05:164 s. 54 och 2006/07:46 s. 105, se Àven prop. 2009/10:85 s. 90). Domstolsdatalagen bör mot denna bakgrund inte möjliggöra för
161
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
Datainspektionen att vid vite förbjuda en domstol att behandla personuppgifter enligt domstolsdatalagen.
Enligt 47 § första stycket PUL har Datainspektionen rÀtt att hos allmÀn förvaltningsdomstol ansöka om att sÄdana uppgifter som har behandlats pÄ ett olagligt sÀtt ska utplÄnas. I andra stycket anges att beslut om utplÄnande inte fÄr meddelas om det Àr oskÀligt. BestÀmmelsen har sin grund i dataskyddsdirektivet (artikel 28.3). DÀr anges att varje nationell tillsynsmyndighet ska ha befogenheter att inleda rÀttsliga förfaranden nÀr de nationella bestÀmmelser som antagits till följd av direktivet har övertrÀtts, alternativt att uppmÀrksamma de rÀttsliga myndigheterna pÄ dessa övertrÀdelser. För att tillgodose direktivets krav bör Datainspektionen ha möjlighet att ansöka om utplÄning av uppgifter i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet vilket Ästadkoms genom en hÀnvisning till 47 § PUL, i likhet med vad som gÀller enligt polisdatalagen (prop. 2009/10:85 s. 90). Beslut om utplÄning fÄr enligt 47 § andra stycket PUL inte meddelas om det Àr oskÀligt, vilket innebÀr att det inte bör komma i frÄga att utplÄna uppgifter som behövs för handlÀggningen av mÄl och Àrenden eller som pÄ grund av processrÀttsliga regler eller allmÀnna rÀttsprinciper bör bevaras.
Automatiserade behandlingar av personuppgifter ska anmÀlas till Datainspektionen, om inte regeringen föreskriver om undantag frÄn den skyldigheten (36 § första och tredje styckena PUL). Enligt 3 § PUF behöver anmÀlan inte göras för behandlingar som regleras genom sÀrskilda föreskrifter i lag eller förordning, sÄsom den nya domstolsdatalagen. Det finns dÀrför inget behov av att i denna lag hÀnvisa till 36 § första stycket PUL.
Det följer av 41 § PUL att regeringen har möjlighet att föreskriva att vissa sĂ€rskilt kĂ€nsliga behandlingar ska anmĂ€las till Datainspektionen för förhandskontroll. BestĂ€mmelsen har sin grund i artikel 20.1 i dataskyddsdirektivet som innehĂ„ller krav pĂ„ att medlemsstaterna ska bestĂ€mma vilka behandlingar som kan innebĂ€ra sĂ€rskilda risker för den registrerades fri- och rĂ€ttigheter samt sĂ€kerstĂ€lla att dessa behandlingar kontrolleras innan de pĂ„börjas. Ăven om regeringen inte har meddelat nĂ„gra sĂ„dana
162
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
föreskrifter som avses i 41 § PUL sÄvitt gÀller domstolarnas verksamhet, saknas det skÀl att inte behÄlla denna möjlighet i den lag som nu föreslÄs. En hÀnvisning till nÀmnda bestÀmmelse bör dÀrför, precis som i polisdatalagen, införas i domstolsdatalagen.
I avsnitt 17.4 avhandlas frÄgan om överklagande av Datainspektionens beslut.
16.4Personuppgiftsombud
Förslag: Varje domstol ska utse ett eller flera personuppgiftsombud. Detta â liksom entledigande av sĂ„dana ombud â ska anmĂ€las till tillsynsmyndigheten.
Personuppgiftslagens bestÀmmelser om ombudets uppgifter i 38 och 40 §§ PUL ska tillÀmpas i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
SkĂ€len för förslaget: I personuppgiftslagen föreskrivs en möjlighet för den personuppgiftsansvarige att utse ett personuppgiftsombud. Den personuppgiftsansvarige ska anmĂ€la ombudet till Datainspektionen(36 § andra stycket PUL). Ăven entledigande ska anmĂ€las till inspektionen. Ombudet har till uppgift att sjĂ€lvstĂ€ndigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter pĂ„ ett lagligt och korrekt sĂ€tt och i enlighet med god sed. Till skillnad frĂ„n ett personuppgiftsbitrĂ€de kan en anstĂ€lld vara personuppgiftsombud, förutsatt att denne har en sĂ„dan stĂ€llning att arbetsuppgifterna som ombud kan utövas pĂ„ ett sjĂ€lvstĂ€ndigt sĂ€tt i förhĂ„llande till arbetsgivaren. I första hand ska personuppgiftsombudet pĂ„peka brister i uppgiftsbehandlingen till den personuppgiftsansvarige, men om den ansvarige inte rĂ€ttar till bristerna Ă€r ombudet skyldigt att anmĂ€la förhĂ„llandet till Datainspektionen. Personuppgiftsombudet ska ocksĂ„ hjĂ€lpa registrerade personer att fĂ„ rĂ€ttelse nĂ€r det finns anledning att misstĂ€nka att behandlade personuppgifter Ă€r felaktiga eller ofullstĂ€ndiga (38 och 40 §§ PUL).
163
| Insyn och tillsyn | Ds 2013:10 |
I polisdatalagen har det föreskrivits en skyldighet för polisen att utse personuppgiftsombud, medan personuppgiftslagens bestÀmmelser innebÀr att varje personuppgiftsansvarig sjÀlv fÄr göra en bedömning om ett sÄdant ombud bör utses. Som skÀl för att i frÄga om polisens verksamhet göra det obligatoriskt att ha ett personuppgiftsombud anförde regeringen att behandlingen av personuppgifter i polisens brottsbekÀmpande verksamhet i stor utstrÀckning rör uppgifter som fÄr anses integritetskÀnsliga, vilket gör det sÀrskilt angelÀget med den kontroll som kan utövas av ett personuppgiftsombud (prop. 2009/10:85 s. 93). Vad gÀller domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet begrÀnsas hanteringen av personuppgifter indirekt av de processuella regelverken. JÀmfört med polisen har domstolarna dÀrför ett mindre utrymme att styra över vilka personuppgifter som ska samlas in och behandlas pÄ andra sÀtt inom verksamheten. Risken för att det i verksamheten företas alltför integritetskÀnsliga behandlingar avseende personuppgifter fÄr dÀrför anses vara mindre Àn inom polisen.
Inte desto mindre skulle en skyldighet för domstolarna att utse ett personuppgiftsombud bidra till att skapa ett allsidigt personuppgiftsskydd. Ett personuppgiftsombud torde ofta fÄ sÀrskilda kunskaper om personuppgiftsfrÄgor och kan dÄ ge god service Ät enskilda som behöver hjÀlp för att kunna ta tillvara sin rÀtt. Enskilda fÄr genom personuppgiftsombudet en tydlig kontaktpunkt vid varje domstol i frÄgor som rör bl.a. information om behandlingen och rÀttelse av felaktiga uppgifter. Personuppgiftsombudet kan ocksÄ bidra till kunskapsspridningen inom sin domstol och vara ett stöd för andra medarbetare. I syfte att Ästadkomma ett förstÀrkt integritetsskydd bör det av dessa skÀl vara obligatoriskt för domstolarna att utse ett eller flera personuppgiftsombud. Skyldigheten att utse personuppgiftsombud och anmÀla dessa till Datainspektionen bör framgÄ direkt av domstolsdatalagen.
Det finns inte anledning att utforma arbetsuppgifter och skyldigheter för ett personuppgiftsombud som utses med stöd av domstolsdatalagen annorlunda Àn vad som gÀller enligt
164
| Ds 2013:10 | Insyn och tillsyn |
personuppgiftslagen. Domstolsdatalagen bör dÀrför hÀnvisa till 38 och 40 §§ PUL. I 39 § samma lag finns en bestÀmmelse som innebÀr att personuppgiftsombud i vissa fall Àr skyldiga att föra en förteckning över de behandlingar som genomförs. I avsnitt 16.2 föreslÄs att det ska finnas en generell skyldighet för domstolarna att föra motsvarande förteckningar. NÄgon hÀnvisning till 39 § PUL bör dÀrför inte tas in i domstolsdatalagen.
165
17 RĂ€ttsmedel
17.1RĂ€ttelse
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 28 § PUL om rÀttelse av personuppgifter.
SkÀlen för förslaget: Enligt 9 § första stycket h) PUL, till vilken domstolsdatalagen ska hÀnvisa (se avsnitt 10.1), ska den personuppgiftsansvarige se till att alla rimliga ÄtgÀrder vidtas för att rÀtta, blockera eller utplÄna sÄdana personuppgifter som Àr felaktiga eller ofullstÀndiga med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen. Det finns ocksÄ en möjlighet för den registrerade att begÀra att sÄdana ÄtgÀrder vidtas. Enligt 28 § PUL Àr den personuppgiftsansvarige skyldig att pÄ begÀran av den registrerade rÀtta, blockera eller utplÄna sÄdana personuppgifter som inte behandlats i enlighet med personuppgiftslagens bestÀmmelser. Vidare följer av denna bestÀmmelse att nÀr den personuppgiftsansvarige rÀttar en personuppgift ska han eller hon underrÀtta dem som fÄtt del av uppgiften om den registrerade begÀr det eller om mer betydande skada eller olÀgenhet dÀrigenom kan undvikas. SÄdan underrÀttelse behöver dock inte lÀmnas om det visar sig vara omöjligt eller om det skulle innebÀra en oproportionerligt stor arbetsinsats.
BestÀmmelserna i 28 § PUL Àr redan enligt nuvarande ordning tillÀmpliga pÄ domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Felaktig behandling av personuppgifter innebÀr ett integritetsintrÄng och för att i sÄ stor utstrÀckning
167
| RĂ€ttsmedel | Ds 2013:10 |
som möjligt begrÀnsa sÄdana intrÄng Àr det viktigt att personuppgifter som behandlas felaktigt i domstolarna Àven i fortsÀttningen rÀttas, blockeras eller utplÄnas. En hÀnvisning till 28 § PUL bör dÀrför tas in i domstolsdatalagen.
Det Ă€r den personuppgiftsansvarige som sjĂ€lv fĂ„r avgöra vilken Ă„tgĂ€rd â rĂ€ttelse, blockering eller utplĂ„nande â som Ă€r lĂ€mpligast i varje enskilt fall (prop. 1997/98:44 s. 86). RĂ€ttelse anses hĂ€rvid innebĂ€ra att den ursprungliga, felaktiga eller ofullstĂ€ndiga uppgiften ersĂ€tts av en uppgift om de rĂ€tta förhĂ„llandena eller att uppgiften pĂ„ annat sĂ€tt kompletteras. Vid rĂ€ttelse behöver den ursprungliga uppgiften alltsĂ„ inte utplĂ„nas (se Ăman och Lindblom, Personuppgiftslagen â En kommentar, 4 uppl., s. 418).
RÀttelse, blockering eller utplÄning ska inte nödvÀndigtvis ske enbart av det skÀlet att uppgifter som framstod som riktiga eller rimliga nÀr behandlingen pÄbörjades, senare har visat sig vara oriktiga (prop. 2009/10:85 s. 312). En utgÄngspunkt Àr att en uppgift trots att den inte Äterger en korrekt bild av ett sakförhÄllande inte Àr oriktig i den bemÀrkelsen att den ska rÀttas om uppgiften korrekt Äterger ett hÀndelseförlopp i verksamheten och dessutom behövs i verksamheten (SOU 1999:105 s. 286). De aktuella bestÀmmelserna innebÀr sÄledes inte att t.ex. en tjÀnsteanteckning som pÄ ett korrekt sÀtt Äterger vad som framkommit vid ett telefonsamtal mÄste rÀttas, Àven om det som sades under samtalet Àr felaktigt.
17.2SkadestÄnd
Förslag: Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 48 § PUL om skadestÄnd.
SkÀlen för förslaget: Om behandling av personuppgifter i strid med personuppgiftslagen orsakar skada för den registrerade har han eller hon rÀtt till skadestÄnd (48 § PUL). RÀtten till
168
| Ds 2013:10 | RĂ€ttsmedel |
ersÀttning omfattar varje typ av skada eller krÀnkning av den personliga integriteten orsakad genom en behandling i strid med reglerna i personuppgiftslagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av den lagen. Det Àr den personuppgiftsansvarige som ska ersÀtta den registrerade. SkadestÄnd kan komma i frÄga vid varje brott mot lagen och utgÄr trots att ingen har skadats fysiskt eller ekonomiskt och trots att den personuppgiftsansvarige inte haft uppsÄt att göra fel eller varit försumlig vid behandlingen. Bakgrunden till denna reglering Àr att bestÀmmelsen om skadestÄnd, precis som enskildas rÀttigheter i övrigt enligt lagen har till syfte att skydda mÀnniskor mot krÀnkning av den personliga integriteten genom behandling av personuppgifter (jfr prop. 1997/98:44 s. 106 och SOU 1997:39 s. 432).
Personuppgiftslagens bestÀmmelser om skadestÄnd Àr enligt gÀllande rÀtt tillÀmpliga i domstolarnas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet (se t.ex. 10 § förordningen [2001:641] om registerföring m.m. vid Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrÀtterna med hjÀlp av automatiserad behandling). Om personuppgifter skulle behandlas i strid med domstolsdatalagen Àr det principiellt viktigt att den som drabbas av skada eller krÀnkning pÄ ett rimligt sÀtt kan kompenseras genom skadestÄnd. En hÀnvisning till 48 § PUL bör dÀrför tas in i domstolsdatalagen.
17.3Straffansvar
Bedömning: Domstolsdatalagen bör inte innehÄlla nÄgra bestÀmmelser om straffansvar.
SkÀlen för bedömningen: I personuppgiftslagen har i första hand valts andra sanktioner Àn straff. Straffansvar föreskrivs dock för övertrÀdelser av vissa bestÀmmelser (49 § PUL). Det Àr frÄga om sÄdana uppsÄtliga brott eller grova oaktsamma förfaranden som har ansetts svÄra att ÄtgÀrda pÄ annat sÀtt Àn
169
| RĂ€ttsmedel | Ds 2013:10 |
genom straff, t.ex. att nÄgon lÀmnar osanna uppgifter i den information till den registrerade som lagen föreskriver eller i anmÀlan till Datainspektionen. Vidare tillÀmpas straffbestÀmmelserna om nÄgon i strid med lagen för över uppgifter till tredje land eller underlÄter att göra föreskriven anmÀlan om behandling till Datainspektionen. StraffbestÀmmelsernas tillÀmplighet Àr begrÀnsade genom att det inte ska dömas till ansvar om en förseelse Àr ringa.
LagrÄdet har i ett tidigare lagstiftningsÀrende (prop. 2000/01:33 s. 346) ansett att legalitetsprincipen medför att 49 § PUL inte kan ges motsvarande tillÀmpning pÄ bestÀmmelser som avviker frÄn personuppgiftslagen och som har tagits in i sÀrlagstiftning. Straffansvaret enligt 49 § PUL kan alltsÄ inte ges en generell tillÀmpning pÄ de regler som förs in i domstolsdatalagen genom en hÀnvisning i domstolsdatalagen till den paragrafen. Det skulle sÄledes krÀvas att det införs en sÀrskild straffbestÀmmelse i domstolsdatalagen.
Det kan konstateras att behandlingen av personuppgifter enligt domstolsdatalagen kommer att utföras av personer som Ă€r anstĂ€llda vid statliga myndigheter. För felaktig behandling av personuppgifter som sker vid myndighetsutövning kan dĂ€rför tjĂ€nstefelsansvar enligt 20 kap. 1 § brottsbalken komma i frĂ„ga. Det gĂ€ller om gĂ€rningen inte Ă€r belagd med straff enligt nĂ„gon annan bestĂ€mmelse. Ăven bestĂ€mmelserna om disciplinansvar för tjĂ€nsteförseelse enligt lagen (1994:260) om offentlig anstĂ€llning, liksom straff för dataintrĂ„ng i 4 kap. 9 c § brottsbalken, kan ha betydelse i sammanhanget.
Vid tillkomsten av flera andra författningar som gÀller personuppgiftsbehandling vid statliga myndigheter har bedömningen gjorts att det inte finns behov av nÄgra sÀrskilda bestÀmmelser om straff vid övertrÀdelser av författningarna, se t.ex. förarbetena till lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i Tullverkets brottsbekÀmpande verksamhet (prop. 2004/05:164 s. 55) och till polisdatalagen (prop. 2009/10:85 s. 91). Det finns inte skÀl att för domstolarna göra nÄgon annan
170
| Ds 2013:10 | RĂ€ttsmedel |
bedömning. NÄgra bestÀmmelser om straffansvar bör sÄledes inte tas in i domstolsdatalagen.
17.4Ăverklagande
Förslag: Beslut av domstol om upplysningar till allmÀnheten, om information samt om rÀttelse och underrÀttelse till tredje man ska kunna överklagas. Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens beslut ska dock inte kunna överklagas.
Beslut av en hovrÀtt, tingsrÀtt och förvaltningsrÀtt ska överklagas till kammarrÀtten. Beslut av en kammarrÀtt ska överklagas till Högsta förvaltningsdomstolen.
Beslut av en hyres- och arrendenÀmnd ska överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol, varvid prövningstillstÄnd ska krÀvas vid överklagande till kammarrÀtten.
Domstolsdatalagen ska hÀnvisa till 51 § PUL om överklagande av Datainspektionens beslut, med undantag för möjligheten för den myndigheten att bestÀmma att dess beslut ska gÀlla Àven om det överklagas.
SkÀlen för förslaget
Beslut av den personuppgiftsansvarige
Enligt 52 § PUL fÄr en myndighets beslut om information enligt 26 § PUL, om rÀttelse och underrÀttelse till tredje man enligt 28 § PUL, om information enligt 29 § andra stycket PUL och om upplysningar enligt 42 § PUL överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol (förvaltningsrÀtt). Andra beslut enligt personuppgiftslagen fÄr inte överklagas (53 § PUL).
FrÄga Àr inledningsvis vilka beslut som ska kunna överklagas med stöd av domstolsdatalagen. En principiell utgÄngspunkt bör vara att beslut angÄende behandling av personuppgifter som direkt berör den enskilde ska kunna överklagas medan beslut
171
| RĂ€ttsmedel | Ds 2013:10 |
som kan betecknas som interna eller administrativa och som inte direkt berör den enskilde, t.ex. ett beslut att inte medge direktĂ„tkomst, inte ska kunna överklagas (jfr prop. 2005/06:173 s. 52). Beslut enligt 26 och 28 §§ PUL, till vilka domstolsdatalagen hĂ€nvisar, bör mot denna bakgrund kunna överklagas. Ăven beslut om upplysningar till allmĂ€nheten, som enligt vad som föreslĂ„s i avsnitt 16.2 ska regleras sĂ€rskilt i domstolsdatalagen, bör pĂ„ motsvarande sĂ€tt som gĂ€ller enligt personuppgiftslagen kunna överklagas (jfr 42 och 52 §§ PUL). Ăvriga beslut som kan meddelas av den personuppgiftsansvarige enligt domstolsdatalagen bedöms dĂ€remot inte vara av sĂ„dan karaktĂ€r att de bör kunna överklagas. Detta Ă€r i linje med vad som gĂ€ller enligt mĂ„nga registerförfattningar (se t.ex. 2 kap. 2 § polisdatalagen och 2 kap. 2 § kustbevakningsdatalagen).
Att tillÀmpa den vanliga överklagandeordningen i frÄga om Àrenden som har inletts hos en allmÀn domstol eller en allmÀn förvaltningsdomstol Àr inte lÀmpligt i detta fall. Det skulle nÀmligen innebÀra att t.ex. en kammarrÀtts beslut skulle överklagas till en förvaltningsrÀtt, att en förvaltningsrÀtts beslut skulle överklagas till samma förvaltningsrÀtt, och att en hovrÀtts beslut skulle överklagas till en förvaltningsrÀtt. För att förvaltningsrÀtterna inte ska behöva överpröva sina egna eller högre instansers beslut har det i
1 10 § första stycket förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmÀnna domstolar med hjÀlp av automatiserad behandling, 10 § första stycket förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid förvaltningsrÀtt med hjÀlp av automatiserad behandling och 11 § första stycket förordningen (2001:641) om registerföring m.m. vid Högsta förvaltningsdomstolen och kammarrÀtterna med hjÀlp av automatiserad behandling.
172
| Ds 2013:10 | RĂ€ttsmedel |
OSL). Motsvarande ordning finns Àven i 15 § första stycket lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar frÄn den offentliga förvaltningen. Den nu redovisade instansordningen framstÄr som ÀndamÄlsenlig Àven vid överklagande av beslut enligt domstolsdatalagen.
De beslut som Àr överklagbara utgör administrativa beslut i respektive domstol. KammarrÀtten dit beslutet överklagas kommer dÀrmed i realiteten att vara första domstolsinstans. Mot den angivna bakgrunden och i enlighet med vad som gÀller enligt
Högsta domstolen Àr högsta allmÀnna domstol och Högsta förvaltningsdomstolen Àr högsta förvaltningsdomstol (11 kap. 1 § RF). Av detta följer att dessa domstolars avgöranden inte kan överklagas (jfr prop. 2009/10:175 s. 185). Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens beslut enligt domstolsdatalagen bör dÀrför inte kunna överklagas. Detta överensstÀmmer med vad som gÀller enligt offentlighets- och sekretesslagen och
NÀr det gÀller beslut som meddelas av en hyres- och arrendenÀmnd finns det inte skÀl att avvika frÄn den vanliga ordningen för överklagande av förvaltningsbeslut. Det bör sÄledes anges i domstolsdatalagen att nÀmndernas beslut överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol samt att prövningstillstÄnd krÀvs vid överklagande till kammarrÀtten.
Beslut av tillsynsmyndigheten
I 51 § första stycket PUL föreskrivs att Datainspektionens beslut enligt lagen om annat Àn föreskrifter fÄr överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol. PrövningstillstÄnd krÀvs vid överklagande till kammarrÀtten. I avsnitt 16.3 föreslÄs att Datainspektionen ska kunna meddela sÀkerhetsÄtgÀrder enligt 32 § PUL och förbud enligt 44 eller 45 § PUL, vilket innebÀr att en hÀnvisning bör göras till 51 § första stycket PUL för att
173
| RĂ€ttsmedel | Ds 2013:10 |
möjliggöra ett överklagande av sÄdana beslut. Enligt 51 § andra stycket PUL fÄr Datainspektionen bestÀmma att dess beslut ska gÀlla Àven om det överklagas. Det Àr svÄrt att se nÄgot egentligt praktiskt behov av en sÄdan möjlighet nÀr det gÀller domstolarnas personuppgiftsbehandling. Datainspektionen bör dÀrför inte ges möjlighet att meddela sÄdana beslut. HÀnvisningen i domstolsdatalagen till personuppgiftslagen bör dÀrför endast avse första stycket i paragrafen (jfr prop. 2011/12:45 s. 87 angÄende motsvarande bedömning för Kustbevakningen).
174
18IkrafttrÀdande- och övergÄngsbestÀmmelser
Förslag: Domstolsdatalagen ska trÀda i kraft den 1 april 2014. Bedömning: NÄgra sÀrskilda övergÄngsbestÀmmelser
behövs inte.
SkÀlen för förslaget och bedömningen: Domstolarnas personuppgiftsbehandling regleras för nÀrvarande genom
Det bedöms inte finnas behov av nÄgra sÀrskilda övergÄngsbestÀmmelser.
175
19 Konsekvenser av förslagen
Bedömning: Förslagen kommer att ge förutsÀttningar för domstolarna att bedriva sin verksamhet effektivt och med ett rationellt datorstöd. Förslagen innebÀr en flexibel reglering som ger domstolarna möjlighet att fortlöpande utveckla och anpassa sina system för automatiserad behandling utan att det krÀvs Àndringar i regelverket.
De kostnader som inledningsvis kan uppkomma hos domstolarna bedöms rymmas inom domstolarnas befintliga ekonomiska ramar.
SkÀlen för bedömningen: Förslagen innebÀr att en modern, teknikneutral och ÀndamÄlsenlig reglering av domstolarnas personuppgiftsbehandling införs. SÀrskild hÀnsyn har tagits till integritetsaspekterna av omfattande automatiserade uppgiftssamlingar i myndighetsverksamhet och regleringen sÀkerstÀller ett lÄngsiktigt hÄllbart integritetsskydd.
Domstolarna kommer med stöd av domstolsdatalagen att mer effektivt kunna utnyttja sökfunktioner och direktÄtkomst till varandras datorsystem. Detta frÀmjar domstolarnas effektivitet och bidrar till en enhetlig rÀttstillÀmpning. Förslagen innebÀr vidare att domstolarna kan effektivisera sin delgivningsverksamhet genom att spara och strukturera information som behövs för att delgivning ska kunna genomföras med personer som av olika skÀl Àr svÄra att fÄ kontakt med.
Ett annat syfte med förslagen Àr att underlÀtta domstolarnas samverkan med andra myndigheter inom rÀttsvÀsendet. DÀrtill
177
| Konsekvenser av förslagen | Ds 2013:10 |
skapar förslagen förutsÀttningar för att parter ska kunna beredas elektronisk Ätkomst till uppgifter i sina egna mÄl och Àrenden. Förslagen kan sÄledes ligga till grund för att enskildas insyn i domstolsprocesserna förbÀttras ytterligare samt att parter och ombud kan föra sina processer mer effektivt. Det ska dock understrykas att förslaget inte innebÀr nÄgra skyldigheter att inrÀtta sökfunktioner eller att möjliggöra direktÄtkomst.
Genom förslagen genomförs nödvĂ€ndiga justeringar av personuppgiftsregleringen för att domstolarna ska kunna övergĂ„ till elektronisk arkivering. Detta Ă€r pĂ„ sikt kostnadsbesparande. Förslagen innebĂ€r att domstolarnas dokumenthantering i pappersform i allt större utstrĂ€ckning kommer att kunna ersĂ€ttas av elektronisk informationshantering. Ăven detta innebĂ€r i sig kostnadsbesparingar. Dessutom leder det till att miljöbelastningen kan minska dĂ„ pappersutskrifter och transporter kan minimeras.
Ăven om förslagen pĂ„ olika sĂ€tt leder till effektiviseringar och andra förbĂ€ttringar kan Sveriges Domstolar inledningsvis komma att orsakas vissa begrĂ€nsade merkostnader pĂ„ grund av tekniska anpassningar. Vidare stĂ€lls det krav pĂ„ domstolarna att upprĂ€tta en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som utförs med stöd av domstolsdatalagen. Ăven vissa utbildningsinsatser kan behövas. Dessa insatser Ă€r inte mer omfattande Ă€n att de fĂ„r anses utgöra en del av det ordinarie utvecklingsarbetet och bedöms dĂ€rför rymmas inom befintliga anslag.
Förslagen bedöms inte ha nÄgra ekonomiska konsekvenser för övriga myndigheter, kommuner, landsting, företag eller andra enskilda. Den nya lagstiftningen bedöms inte heller ha nÄgon pÄverkan pÄ jÀmstÀlldheten mellan mÀn och kvinnor eller möjligheterna att nÄ de integrationspolitiska mÄlen.
178
20 Författningskommentar
Förslaget till domstolsdatalag
Lagens tillÀmpningsomrÄde
1 § Denna lag gÀller vid behandling av personuppgifter i de allmÀnna domstolarnas, de allmÀnna förvaltningsdomstolarnas samt hyres- och arrendenÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet.
Lagen gÀller om behandlingen Àr helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling av uppgifter som Àr tillgÀngliga för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier.
Paragrafen anger tillĂ€mpningsomrĂ„det för domstolsdatalagen. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 7.
I första stycket anges inledningsvis att lagen gĂ€ller vid behandling av personuppgifter. Med begreppet personuppgifter avses detsamma som i 3 § PUL, dvs. all slags information som direkt eller indirekt kan hĂ€nföras till en fysisk person som Ă€r i livet (jfr 4 § första stycket 1). Ăven begreppet behandling har samma innebörd som i personuppgiftslagen. DĂ€rmed avses sĂ„ledes varje Ă„tgĂ€rd eller serie av Ă„tgĂ€rder som vidtas i frĂ„ga om personuppgifter, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, anvĂ€ndning, spridning eller annat tillhandahĂ„llande, sammanstĂ€llning eller samkörning samt utplĂ„ning eller förstöring. Lagen gĂ€ller för de allmĂ€nna domstolarna, de allmĂ€nna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenĂ€mnderna i deras rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamhet.
179
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Utanför lagens tillĂ€mpningsomrĂ„de faller sĂ„ledes behandling av personuppgifter i samband med de interna och administrativa Ă„tgĂ€rder som kan förekomma i domstolarnas och nĂ€mndernas verksamhet. För behandling av uppgifter som rör sĂ„dana frĂ„gor, t.ex. i personal- och löneregister, gĂ€ller i stĂ€llet personuppgiftslagen. Ăven de sĂ€rskilda domstolarna, dvs. migrationsdomstol och mark- och miljödomstol, omfattas av domstolsdatalagens tillĂ€mpningsomrĂ„de.
I andra stycket anges att lagen endast Àr tillÀmplig om behandlingen av personuppgifter Àr helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifterna ingÄr i eller Àr avsedda att ingÄ i en strukturerad samling av personuppgifter som Àr tillgÀnglig för sökning eller sammanstÀllning enligt sÀrskilda kriterier (jfr 5 § PUL). Utanför lagens tillÀmpningsomrÄde faller sÄledes helt manuell behandling av personuppgifter som inte ingÄr i nÄgon sÄdan samling.
Lagens syfte
2 § Syftet med denna lag Àr att ge de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt i sin rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet och att skydda mÀnniskor mot att deras personliga integritet krÀnks vid sÄdan behandling.
I paragrafen anges det övergripande syftet med lagen. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 8.1.
I paragrafen anges att syftet med lagen Àr ge domstolarna och nÀmnderna möjlighet att behandla personuppgifter pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt samt att skydda den personliga integriteten vid sÄdan behandling. IntrÄng i den personliga integriteten ska alltid stÄ i rimlig proportion till det intresse som ska tillgodoses med behandlingen av personuppgifterna. BestÀmmelsen har utformats med förebild i 1 kap. 1 § polisdatalagen (2010:361) och 1 kap. 1 § kustbevakningsdatalagen (2012:145).
180
Ds 2013:10 Författningskommentar
FörhÄllandet till personuppgiftslagen m.m.
3 § Om inte annat anges i 4 § gÀller denna lag i stÀllet för personuppgiftslagen (1998:204).
I paragrafen regleras förhĂ„llandet till personuppgiftslagen. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 8.2.
BestÀmmelsen innebÀr att domstolsdatalagen inom sitt tillÀmpningsomrÄde helt ersÀtter personuppgiftslagen, utom i de fall som uttryckligen anges i 4 §. Vid sÄdan personuppgiftsbehandling som omfattas av lagen ska alltsÄ bestÀmmelser i personuppgiftslagen tillÀmpas endast om det finns en hÀnvisning till dem i 4 §. Polisdatalagen och kustbevakningsdatalagen bygger pÄ samma lagtekniska lösning.
4 § NÀr personuppgifter behandlas enligt denna lag eller enligt föreskrifter som har meddelats i anslutning till lagen, gÀller följande bestÀmmelser i personuppgiftslagen (1998:204):
1. 3 § om definitioner,
2. 8 § om förhÄllandet till offentlighetsprincipen,
3. 9 § om grundlÀggande krav pÄ behandling av personuppgifter,
4. 23 och
6. 30 och 31 §§ samt 32 § första stycket om sÀkerheten vid behandling,
7.
9. 43 och 44 §§, 45 § första stycket och 47 § om tillsynsmyndighetens befogenheter,
10. 48 § om skadestÄnd, samt
11. 51 § första stycket och 53 § om överklagande.
Förbud enligt 44 eller 45 § personuppgiftslagen fÄr inte förenas med vite.
Paragrafen innehĂ„ller hĂ€nvisningar till tillĂ€mpliga bestĂ€mmelser i personuppgiftslagen. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 8.2, 8.3, 8.5, 9.2, 10.1, 11.1, 14.4, 15.2,
I första stycket anges i elva punkter uttömmande vilka bestÀmmelser i personuppgiftslagen som ska gÀlla vid tillÀmpningen av domstolsdatalagen.
181
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Enligt punkten 1 ska de definitioner som anges i 3 § PUL tillÀmpas Àven vid behandling av personuppgifter som omfattas av domstolsdatalagen. DÀrigenom klargörs vad som menas med begreppen personuppgifter, behandling, personuppgiftsansvarig, personuppgiftsombud, personuppgiftsbitrÀde m.m. I 9 § finns dock en sÀrskild bestÀmmelse om personuppgiftsansvar för den behandling som domstolen respektive nÀmnden utför.
I punkten 2 hĂ€nvisas till 8 § PUL, i vilken det i första stycket anges att bestĂ€mmelserna i personuppgiftslagen inte ska tillĂ€mpas i den utstrĂ€ckning det skulle inskrĂ€nka en myndighets skyldighet enligt 2 kap. TF att lĂ€mna ut handlingar. Genom domstolsdatalagens hĂ€nvisning till denna bestĂ€mmelse klargörs att bestĂ€mmelserna i domstolsdatalagen â liksom de andra bestĂ€mmelser i personuppgiftslagen som domstolsdatalagen hĂ€nvisar till â inte ska tillĂ€mpas om det skulle inskrĂ€nka den skyldigheten. Det innebĂ€r t.ex. att en myndighet inte kan vĂ€gra att ta fram och lĂ€mna ut uppgifter i enlighet med tryckfrihetsförordningens bestĂ€mmelser enbart med hĂ€nvisning till att utlĂ€mnandet inte ryms inom de enligt domstolsdatalagen tillĂ„tna Ă€ndamĂ„len för behandling. I sammanhanget bör dock understrykas att offentlighetsprincipen inte innebĂ€r nĂ„gon skyldighet att lĂ€mna ut uppgifter i elektronisk form. Vid bedömningen av om en uppgift kan lĂ€mnas ut i elektronisk form mĂ„ste alltsĂ„ lagens regler beaktas.
Vidare följer av hÀnvisningen till 8 § andra stycket PUL att bestÀmmelserna i domstolsdatalagen inte hindrar att personuppgifter i allmÀnna handlingar arkiveras och bevaras eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. För personuppgifter som inte finns i en allmÀn handling gÀller att uppgifterna som huvudregel inte fÄr bevaras under en lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen (se punkten 3 nedan). Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer har möjlighet att meddela sÀrskilda föreskrifter om bevarande av uppgifter som hÀnför sig till mÄl eller Àrende som avslutats genom ett lagakraftvunnet avgörande (se författningskommentaren till 22 §).
182
Ds 2013:10 Författningskommentar
I punkten 3 hÀnvisas till 9 § PUL. HÀnvisningen innebÀr att den personuppgiftsansvarige (se författningskommentaren till 9 §) ska se till att uppgifterna behandlas enbart om det Àr lagligt och att de behandlas pÄ ett korrekt sÀtt och i enlighet med god sed (9 § första stycket a och b PUL). I förarbetena till personuppgiftslagen uttalas att vad som Àr god sed vid behandling av personuppgifter fÄr avgöras i rÀttstillÀmpningen mot bakgrund av bl.a. de mer preciserade föreskrifter som kan utfÀrdas med stöd av personuppgiftslagen, de branschregler pÄ omrÄdet som kan ha utarbetats av etablerade branschorganisationer eller andra representativa sammanslutningar och hur ansvarsfulla personuppgiftsansvariga som regel beter sig (prop. 1997/98:44 s. 143).
HÀnvisningen innebÀr ocksÄ att den personuppgiftsansvarige ska se till att de behandlade personuppgifterna Àr adekvata och relevanta i förhÄllande till ÀndamÄlen för behandlingen, att inte fler personuppgifter behandlas Àn som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen för behandlingen, att de behandlade personuppgifterna Àr riktiga och, om det Àr nödvÀndigt, aktuella, samt att alla rimliga ÄtgÀrder vidtas för att rÀtta, blockera eller utplÄna sÄdana personuppgifter som Àr felaktiga eller ofullstÀndiga med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen (9 § första stycket
183
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
verksamheten och dessutom behövs i densamma (se SOU 1999:105 s. 286 och SOU 2001:100 s. 175 f., jfr Àven RH 2008:87). RÀttelse ska inte ske enbart dÀrför att uppgifter som framstod som riktiga eller rimliga nÀr de samlades in, t.ex. brottsmisstankar, senare har visat sig vara oriktiga (jfr prop. 2011/12:45 s. 196).
HÀnvisningen innebÀr vidare att den personuppgiftsansvarige ska se till att personuppgifter samlas in bara för sÀrskilda, uttryckligt angivna och berÀttigade ÀndamÄl (9 § första stycket c PUL). Den insamling av uppgifter som domstolarna och nÀmnderna företar i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten lever normalt upp till de aktuella kraven, eftersom insamlandet av uppgifter för domstolarnas och nÀmndernas del styrs av andra bestÀmmelser, sÄsom förvaltningslagen, rÀttegÄngsbalken, förvaltningsprocesslagen samt andra handlÀggnings- och förfaranderegler. Av dessa regelverk framgÄr det i vilka fall och under vilka förutsÀttningar uppgifter ska tillföras verksamheten vid handlÀggning av mÄl och Àrenden. PÄ sÄ sÀtt tydliggörs det för vilka ÀndamÄl som uppgifter samlas in. NÀr en domstol eller nÀmnd samlar in uppgifter Àr det i det enskilda fallet oftast klart för vilket ÀndamÄl uppgifterna samlas in.
Genom hÀnvisningen gÀller dessutom att personuppgifter inte fÄr behandlas för ett ÀndamÄl som Àr oförenligt med det ÀndamÄl för vilket de samlades in (9 § första stycket d PUL). Detta Àr ett uttryck för den s.k. finalitetsprincipen. Genom bestÀmmelsen uppstÀlls en begrÀnsning i frÄga om hur uppgifter som redan finns i verksamheten fÄr behandlas för nya ÀndamÄl. Generellt gÀller dock att behandling av personuppgifter för historiska, statistiska eller vetenskapliga ÀndamÄl inte ska anses som oförenliga med de ÀndamÄl för vilka uppgifterna samlades in (9 § andra stycket PUL). Vid behandling för historiska, statistiska och vetenskapliga ÀndamÄl gÀller emellertid sÀrskilda begrÀnsningar för hur uppgifterna fÄr anvÀndas (9 § fjÀrde stycket PUL).
Slutligen innebÀr hÀnvisningen att personuppgiftslagens bestÀmmelser rörande bevarande av uppgifter som inte finns i allmÀnna handlingar ska tillÀmpas. SÄledes gÀller som huvudregel
184
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
att personuppgifter inte fÄr bevaras under en lÀngre tid Àn vad som Àr nödvÀndigt med hÀnsyn till ÀndamÄlen med behandlingen (9 § första stycket i PUL). Personuppgifter fÄr dock bevaras lÀngre om det behövs för historiska, statistiska eller vetenskapliga ÀndamÄl, men dÄ gÀller sÀrskilda begrÀnsningar för hur uppgifterna fÄr anvÀndas (9 § tredje stycket PUL).
Genom hÀnvisningen i punkten 4 till 23 och
Av 26 och 27 §§ PUL följer att den personuppgiftsansvarige Àr skyldig att en gÄng per Är efter skriftlig ansökan lÀmna gratis information om huruvida personuppgifter som rör den sökande behandlas. Om sÄdan behandling sker, ska upplysning ocksÄ lÀmnas om bl.a. ÀndamÄlet med behandlingen. Under vissa förutsÀttningar gÀller undantag frÄn informationsskyldigheten i frÄga om personuppgifter i löpande text som inte fÄtt sin slutliga utformning, minnesanteckningar och liknande. Informations-
185
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
plikten gÀller inte heller i den utstrÀckning det rÄder sekretess eller tystnadsplikt för informationen. BestÀmmelserna innebÀr inga skyldigheter för domstolarna att inrÀtta sök- eller andra sammanstÀllningsfunktioner endast för att kunna lÀmna sÄ fullstÀndig information som möjligt till den registrerade. För att fullgöra sina skyldigheter enligt bestÀmmelserna Àr det tillrÀckligt att den personuppgiftsansvarige utnyttjar de sök- och sammanstÀllningsmöjligheter som han eller hon har tillgÄng till för att fÄ fram information att lÀmna till den registrerade (jfr prop. 1997/98:44 s. 81 f.)
Enligt hĂ€nvisningen i punkten 5 till 28 § PUL ska den lagens bestĂ€mmelser om rĂ€ttelse tillĂ€mpas. Den personuppgiftsansvarige Ă€r alltsĂ„ skyldig att pĂ„ begĂ€ran av den registrerade snarast rĂ€tta, blockera eller utplĂ„na sĂ„dana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med domstolsdatalagen, inklusive de bestĂ€mmelser i personuppgiftslagen som domstolsdatalagen hĂ€nvisar till. Vad gĂ€ller frĂ„gan om nĂ€r uppgifter Ă€r att betrakta som oriktiga, se punkten 3. Det Ă€r den personuppgiftsansvarige som sjĂ€lv fĂ„r avgöra vilken Ă„tgĂ€rd â rĂ€ttelse, blockering eller utplĂ„nande â som Ă€r lĂ€mpligast i varje enskilt fall (prop. 1997/98:44 s. 86). RĂ€ttelse anses hĂ€rvid innebĂ€ra att den ursprungliga, felaktiga eller ofullstĂ€ndiga uppgiften ersĂ€tts av en uppgift om de rĂ€tta förhĂ„llandena eller att uppgifterna pĂ„ annat sĂ€tt kompletteras. Vid rĂ€ttelse behöver den ursprungliga uppgiften alltsĂ„ inte utplĂ„nas. RĂ€ttelse, blockering eller utplĂ„ning ska inte ske enbart dĂ€rför att uppgifter som framstod som riktiga eller rimliga nĂ€r behandlingen pĂ„börjades, senare har visat sig vara oriktiga (prop. 2009/10:85 s. 312). De aktuella bestĂ€mmelserna innebĂ€r alltsĂ„ inte att t.ex. en tjĂ€nsteanteckning som pĂ„ ett korrekt sĂ€tt Ă„terger vad som framkommit vid ett telefonsamtal ska rĂ€ttas, Ă€ven om det som sades under samtalet Ă€r felaktigt.
I punkten 6 görs en hÀnvisning till 30 och 31 §§ samt 32 § första stycket PUL. Enligt 30 § första stycket PUL fÄr ett personuppgiftsbitrÀde (dvs. den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges rÀkning) och den eller de personer som arbetar under bitrÀdets eller den personuppgifts-
186
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
ansvariges ledning behandla personuppgifter enbart i enlighet med instruktioner frÄn den personuppgiftsansvarige. BestÀmmelser om tystnadsplikt och sekretess har dock företrÀde framför sÄdana instruktioner som den personuppgiftsansvarige lÀmnar (30 § tredje stycket PUL och prop. 1997/98:44 s. 136). Enligt 30 § andra stycket PUL ska det i frÄga om personuppgiftsbitrÀden finnas ett skriftligt avtal om bitrÀdets behandling för den personuppgiftsansvariges rÀkning. Det ska i avtalet sÀrskilt föreskrivas att bitrÀdet fÄr behandla personuppgifter bara i enlighet med instruktioner frÄn den personuppgiftsansvarige och att bitrÀdet Àr skyldigt att vidta de ÄtgÀrder som avses i 31 § första stycket PUL. Domstolsverket har en central roll i uppbyggnaden och driften av domstolarnas och nÀmndernas datorsystem. NÀr Domstolsverket utför personuppgiftsbehandlingar för domstolarnas rÀkning behöver alltsÄ domstolarna och Domstolsverket ingÄ ett avtal. Av 31 § PUL följer bl.a. att den personuppgiftsansvarige ska vidta lÀmpliga tekniska och organisatoriska ÄtgÀrder för att skydda de behandlade personuppgifterna. Enligt 32 § PUL första stycket fÄr Datainspektionen i enskilda fall besluta om vilka ÄtgÀrder som den personuppgiftsansvarige ska vidta enligt 31 § samma lag.
En hÀnvisning görs i punkten 7 till
187
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
sig till dataskyddskonventionen. I 35 § PUL föreskrivs att regeringen, och för vissa fall Àven den myndighet som regeringen bestÀmmer, meddelar föreskrifter om undantag frÄn förbudet i 33 § PUL.
I punkten 8 görs en hĂ€nvisning till 38 och 40 §§ PUL, dĂ€r det framgĂ„r vilka nĂ€rmare uppgifter ett personuppgiftsombud har. Domstolarna Ă€r enligt 10 § skyldiga att utse ett eller flera personuppgiftsombud. Dessa ska sjĂ€lvstĂ€ndigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter pĂ„ ett lagligt och korrekt sĂ€tt och i enlighet med god sed samt pĂ„peka eventuella brister. Har ett personuppgiftsombud anledning att misstĂ€nka att den personuppgiftsansvarige bryter mot de bestĂ€mmelser som gĂ€ller för behandlingen av personuppgifter och vidtas inte rĂ€ttelse sĂ„ snart det kan ske efter pĂ„pekande, ska personuppgiftsombudet anmĂ€la förhĂ„llandet till Datainspektionen. Ăven i övrigt ska personuppgiftsombuden samrĂ„da med Datainspektionen vid tveksamhet rörande tillĂ€mpningen av Domstolsdatalagen. Slutligen har personuppgiftsombuden ocksĂ„ till uppgift att hjĂ€lpa registrerade att fĂ„ rĂ€ttelse nĂ€r det finns anledning att misstĂ€nka att behandlade personuppgifter Ă€r felaktiga eller ofullstĂ€ndiga. En hĂ€nvisning görs i punkten 8 ocksĂ„ till 41 § PUL. Enligt den paragrafen har regeringen möjlighet att föreskriva att vissa sĂ€rskilt kĂ€nsliga behandlingar ska anmĂ€las till Datainspektionen för förhandskontroll.
Genom hÀnvisningen i punkten 9 till 43 och 44 §§, 45 § första stycket och 47 § PUL görs det klart vilka befogenheter tillsynsmyndigheten har, utöver möjligheten att besluta om sÀkerhetsÄtgÀrder med stöd av hÀnvisningen till 32 § PUL. Enligt 43 § PUL har Datainspektionen möjlighet att pÄ begÀran fÄ tillgÄng till de personuppgifter som behandlas, upplysningar om och dokumentation av behandlingen och sÀkerheten vid denna samt tilltrÀde till lokaler. Om Datainspektionen efter en begÀran enligt 43 § PUL inte kan fÄ tillrÀckligt underlag för att konstatera att personuppgiftsbehandlingen Àr laglig, fÄr myndigheten enligt 44 § PUL förbjuda den personuppgiftsansvarige att behandla personuppgifter pÄ nÄgot annat sÀtt Àn genom att lagra
188
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
dem. Enligt 45 § första stycket PUL ska Datainspektionen genom pÄpekanden eller liknande förfaranden försöka Ästadkomma rÀttelse om inspektionen konstaterar att personuppgifter behandlas eller kan komma att behandlas pÄ ett olagligt sÀtt. Om det inte gÄr att fÄ rÀttelse pÄ nÄgot annat sÀtt eller om saken Àr brÄdskande, fÄr inspektionen vidare förbjuda den personuppgiftsansvarige att fortsÀtta att behandla personuppgifterna pÄ nÄgot annat sÀtt Àn genom att lagra dem. Möjligheten för Datainspektionen att enligt 43 och 44 §§ PUL förbjuda en domstol eller nÀmnd att behandla personuppgifter pÄ nÄgot annat sÀtt Àn genom att lagra dem skulle i mÄnga fall innebÀra att verksamheten blockeras, vilket kan ha allvarliga följer för rÀttsÀkerheten, tilltron till rÀttsvÀsendet och för enskildas möjligheter att ta tillvara sin rÀtt. Datainspektionen bör dÀrför i det lÀngsta undvika att tillgripa denna ÄtgÀrd. Datainspektionen har ocksÄ möjlighet att hos förvaltningsrÀtten ansöka om att personuppgifter som har behandlats pÄ ett olagligt sÀtt ska utplÄnas (47 § PUL). Beslut om utplÄning fÄr dock inte fattas om det Àr oskÀligt. Det Àr i praktiken uteslutet att utplÄna uppgifter som behövs för handlÀggningen av mÄl och Àrenden eller som pÄ grund av processrÀttsliga regler eller allmÀnna rÀttsprinciper ska bevaras.
Genom hÀnvisningen i punkten 10 till 48 § PUL regleras den registrerades rÀtt till skadestÄnd. Den personuppgiftsansvarige (domstolen eller nÀmnden) ska ersÀtta den registrerade för skada och krÀnkning av den personliga integriteten som en behandling av personuppgifter i strid med domstolsdatalagen har orsakat. Detta gÀller Àven om en behandling har skett i strid med de bestÀmmelser i personuppgiftslagen som domstolsdatalagen hÀnvisar till. I vissa fall kan ersÀttningen jÀmkas.
HÀnvisningen i punkten 11 till 51 § första stycket PUL innebÀr att Datainspektionens beslut enligt domstolsdatalagen fÄr överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol. Av 23 § följer att Àven vissa beslut av de personuppgiftsansvariga domstolarnas och nÀmndernas fÄr överklagas. Av hÀnvisningen till 53 § PUL följer att andra beslut Àn dessa inte fÄr överklagas.
189
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Av andra stycket framgÄr det att Datainspektionen inte fÄr förena ett förbud med vite.
5 § Om det i lagen (2013:000) om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrÀttsligt samarbete inom Europeiska unionen eller i föreskrifter som regeringen har meddelat i anslutning till den lagen finns avvikande bestÀmmelser, ska de tillÀmpas i stÀllet för bestÀmmelserna i denna lag.
I paragrafen anges förhĂ„llandet till den föreslagna lagen om skydd för personuppgifter vid polissamarbete och straffrĂ€ttsligt samarbete inom Europeiska unionen. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 8.4.
I paragrafen klargörs att om det i den föreslagna lagen eller i föreskrifter som har meddelats i anslutning till den lagen finns bestÀmmelser som avviker frÄn bestÀmmelser i domstolsdatalagen ska de förstnÀmnda bestÀmmelserna tillÀmpas.
TillÄtna ÀndamÄl
6 § Personuppgifter fÄr behandlas om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
I paragrafen anges de primĂ€ra Ă€ndamĂ„len för personuppgiftsbehandlingen i den rĂ€ttskipande och rĂ€ttsvĂ„rdande verksamheten. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 10.2.
Enligt bestÀmmelsen fÄr domstolarna och nÀmnderna behandla personuppgifter om det behövs för handlÀggning av mÄl och Àrenden. Det Àr frÄga om s.k. primÀra ÀndamÄl, dvs. ÀndamÄl för vilka domstolarna och nÀmnderna inte enbart fÄr vidarebehandla lagrade uppgifter, utan Àven fÄr samla in uppgifter, t.ex. genom att motta partsinlagor, föra protokoll vid förhandlingar eller göra tjÀnsteanteckningar. I 7 § regleras de s.k. sekundÀra ÀndamÄlen.
Under förevarande ÀndamÄlsbestÀmmelse faller alla ÄtgÀrder som behöver vidtas inom ett Àrende eller ett mÄl, frÄn mottagande av uppgifter, konferering (dvs. kontroll av att mÄlet
190
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
inte gÀller nÄgot som redan Àr eller har varit föremÄl för domstolens eller nÀmndens prövning), diarieföring, kommunicering, protokollföring, sökning efter relevant praxis till upprÀttande av dom samt expediering. Det förutsÀtts emellertid inte att en behandling Àr nödvÀndig för ett visst mÄl eller Àrende, utan Àven behandlingar som behövs för handlÀggningen av mÄl och Àrenden i stort omfattas av den aktuella ÀndamÄlsbestÀmmelsen. Planering, uppföljning och utvÀrdering anses vara en integrerad del av sjÀlva verksamheten och omfattas ocksÄ av den nu aktuella ÀndamÄlsbestÀmmelsen (prop. 2004/05:164 s. 66 f. och 162 samt prop. 2009/10:85 s. 116).
Genom hÀnvisning i 4 § första stycket 3 Àr personuppgiftslagens grundlÀggande bestÀmmelser om ÀndamÄl tillÀmpliga i domstolarnas och nÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. En grundlÀggande förutsÀttning för personuppgiftsbehandling Àr sÄledes att personuppgifter fÄr samlas in endast för sÀrskilda och uttryckligt angivna ÀndamÄl (9 § första stycket c PUL). Ytterligare en grundlÀggande förutsÀttning Àr att personuppgifter inte fÄr behandlas för nÄgot ÀndamÄl som Àr oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in (finalitetsprincipen, 9 § första stycket d PUL).
7 § Personuppgifter som behandlas enligt 6 § fÄr Àven behandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslÀmnande som sker i överensstÀmmelse med lag eller förordning.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om de sekundĂ€ra Ă€ndamĂ„l för vilka personuppgifter fĂ„r behandlas. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 10.2.
Enligt bestÀmmelsen fÄr personuppgifter som samlats in eller pÄ annat sÀtt behandlats för handlÀggningen av mÄl och Àrenden enligt 7 § Àven behandlas om det behövs för att fullgöra uppgiftslÀmnande. Det Àr frÄga om en s.k. sekundÀr ÀndamÄlsbestÀmmelse. BestÀmmelsen ger inte stöd för att samla in personuppgifter till den rÀttskipande verksamheten, utan det kan enbart bli frÄga om att vidarebehandla personuppgifter som
191
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
behandlas i verksamheten med stöd av 6 §. BestÀmmelsen Àr tillÀmplig oavsett om uppgiftslÀmnandet sker genom utskrift pÄ ett papper som lÀmnas ut, genom att
Det följer redan av domstolsdatalagens hÀnvisning till 8 § första stycket PUL (jfr 4 § första stycket 2) att det alltid Àr tillÄtet att utföra sÄdana behandlingar som Àr nödvÀndiga för att fullgöra skyldigheten enligt 2 kap. TF att lÀmna ut personuppgifter i allmÀnna handlingar. Genom den nu aktuella bestÀmmelsen tillÄts domstolarna och nÀmnderna att Àven i andra fall behandla personuppgifter för att kunna lÀmna uppgifter till utomstÄende eller till en annan del av verksamheten. Det kan röra sig om situationer dÀr domstolarna och nÀmnderna enligt bestÀmmelser i olika författningar Àr skyldiga att lÀmna uppgifter till utpekade myndigheter, t.ex. uppgifter om brottmÄlsdomar till Rikspolisstyrelsen och KriminalvÄrden eller om domar i upphandlingsmÄl till Konkurrensverket. En domstol eller nÀmnd Àr ocksÄ enligt 6 kap. 5 § OSL, med vissa undantag, skyldiga att pÄ begÀran av en annan myndighet lÀmna uppgift som domstolen eller nÀmnden förfogar över. BestÀmmelsen tillÄter emellertid Àven att personuppgifter behandlas för att kunna lÀmnas ut i situationer dÄ det inte finns nÄgon uttrycklig skyldighet att lÀmna ut uppgifterna. Det kan t.ex. vara frÄga om en ÄtgÀrd som vidtas för att fullgöra serviceskyldigheten gentemot enskilda enligt 4 § förvaltningslagen eller skyldigheten att hjÀlpa andra myndigheter enligt 6 § samma lag. BestÀmmelsen ger ocksÄ stöd för uppgiftslÀmnande till sÄdan verksamhet vid domstolen eller nÀmnden som inte omfattas av domstolsdatalagen, dvs. till den administrativa verksamheten. Det kan exempelvis röra sig om rapportering av nÀmndemÀns tjÀnstgöring i syfte att administrationen ska kunna betala ut ersÀttning. BestÀmmelsen har utformats med förebild i 2 kap. 5 § patientdatalagen.
Genom hÀnvisning i 4 § första stycket 3 Àr personuppgiftslagens grundlÀggande bestÀmmelser om ÀndamÄl tillÀmpliga i domstolarnas och nÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. En grundlÀggande förutsÀttning för personuppgifts-
192
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
behandling Àr sÄledes att personuppgifter inte fÄr behandlas för nÄgot ÀndamÄl som Àr oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in (finalitetsprincipen, 9 § första stycket d PUL).
TillgÄngen till personuppgifter
8 § TillgÄngen till personuppgifter ska begrÀnsas till vad varje anstÀlld behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om tillgÄngen till personuppgifter.
Paragrafen reglerar den interna tillgĂ„ngen till personuppgifter för domstolens eller nĂ€mndens personal. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 11.2.
I första stycket slÄs det fast att tillgÄngen till personuppgifter i domstolarna och nÀmnderna alltid ska begrÀnsas till vad varje anstÀlld behöver för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter. BestÀmmelsen riktar sig inte bara till dem som arbetar i domstolarnas och nÀmndernas dagliga verksamhet. Den fÄr ocksÄ betydelse vid t.ex. utformningen av nya datasystem och nÀr den personuppgiftsansvarige har att avgöra vilken tillgÄng till personuppgifter respektive anstÀlld ska ha för att kunna fullgöra sina uppgifter. Vid utformningen av de tekniska systemen Àr det i allmÀnhet inte möjligt att förutse i detalj vilken information varje anstÀlld behöver fÄ tillgÄng till i alla situationer. Avsikten med bestÀmmelsen Àr inte att fullstÀndiga tekniska spÀrrar ska behöva etableras för allt som kan betecknas som överskottsinformation. En motsvarande bestÀmmelse finns bl.a. i 2 kap. 11 § polisdatalagen.
I andra stycket finns en upplysning om att regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer har möjlighet att meddela nÀrmare föreskrifter om förutsÀttningarna för tillgÄngen till personuppgifter.
193
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Personuppgiftsansvar
9 § En allmÀn domstol, allmÀn förvaltningsdomstol eller hyres- och arrendenÀmnd Àr personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som den domstolen eller nÀmnden utför.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om personuppgiftsansvar. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 9.1.
Enligt 3 § PUL Àr den personuppgiftsansvarig som ensam eller tillsammans med andra bestÀmmer ÀndamÄlen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Domstolsdatalagen hÀnvisar i 4 § första stycket 1 till denna definition. I paragrafen förtydligas att varje enskild domstol eller nÀmnd ska vara personuppgiftsansvarig för den behandling som den domstolen eller nÀmnden utför. Flera bestÀmmelser i personuppgiftslagen, till vilka domstolsdatalagen hÀnvisar, innebÀr sÀrskilda skyldigheter för den personuppgiftsansvarige. Enligt domstolsdatalagen gÀller vidare att den personuppgiftsansvarige ska utse ett eller flera personuppgiftsombud (10 §). Det Àr vidare den personuppgiftsansvariges uppgift att föra en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som utförs med stöd av denna lag (11 §).
Personuppgiftsombud
10 § Den personuppgiftsansvarige ska utse ett eller flera personuppgiftsombud.
Den personuppgiftsansvarige ska enligt personuppgiftslagen (1998:204) anmÀla till tillsynsmyndigheten nÀr ett personuppgiftsombud utses eller entledigas.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om personuppgiftsombud. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 16.4.
Enligt första stycket Àr den personuppgiftsansvarige skyldig att utse personuppgiftsombud. Personuppgiftsombudets uppgifter framgÄr av 38 och 40 §§ PUL, vilka domstolsdatalagen hÀnvisar till (4 § första stycket 8).
194
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
Enligt andra stycket ska den personuppgiftsansvarige anmÀla till tillsynsmyndigheten enligt personuppgiftslagen, dvs. Datainspektionen, nÀr ett personuppgiftsombud utses eller entledigas. En motsvarande bestÀmmelse om personuppgiftsombud Äterfinns bl.a. i 2 kap. 5 § polisdatalagen.
Förteckning över personuppgiftsbehandlingar
11 § Den personuppgiftsansvarige ska föra en förteckning över de behandlingar som utförs med stöd av denna lag.
Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om vilka uppgifter en sÄdan förteckning ska innehÄlla.
I paragrafen regleras skyldigheten att föra en förteckning över personuppgiftsbehandlingar. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 16.2.
I första stycket första stycket föreskrivs att den personuppgiftsansvarige Àr skyldig att föra en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som utförs med stöd av domstolsdatalagen.
Det förtydligas i andra stycket att regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar nÀrmare föreskrifter om vilka uppgifter förteckningen ska innehÄlla. En utgÄngspunkt Àr att förteckningen bör innehÄlla samma kategorier av uppgifter som en anmÀlan enligt 36 § PUL ska innehÄlla. Det rör sig som bl.a. om en beskrivning av den personuppgiftsansvarige och dennes kontaktuppgifter, ÀndamÄlen med behandlingen, de kategorier av registrerade som berörs av behandlingen, de uppgifter som ska behandlas om de registrerade, de kategorier av mottagare till vilka uppgifterna kan komma att lÀmnas ut samt de ÄtgÀrder som har vidtagits för att trygga sÀkerheten i behandlingen (se vidare DIFS 2001:1). Förteckningen kan publiceras pÄ domstolens eller nÀmndens hemsida, sÄ att registrerade och andra enskilda lÀtt kan bilda sig en uppfattning om pÄ vilka sÀtt personuppgifter behandlas i respektive domstol eller nÀmnd.
195
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Upplysningar till allmÀnheten
12 § Den personuppgiftsansvarige ska till var och en som begÀr det skyndsamt och pÄ lÀmpligt sÀtt lÀmna upplysningar om de behandlingar som utförs med stöd av denna lag. Upplysningarna ska omfatta de uppgifter som en förteckning enligt 11 § ska innehÄlla. Den personuppgiftsansvarige Àr dock inte skyldig att lÀmna ut sekretessbelagda uppgifter eller uppgifter om vilka sÀkerhetsÄtgÀrder som har vidtagits.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om skyldigheten att lĂ€mna upplysningar till allmĂ€nheten. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 16.2.
Enligt paragrafens bestÀmmelser har var och en, oavsett om vederbörande sjÀlv Àr registrerad, rÀtt att fÄ information om vilka personuppgiftsbehandlingar som en domstol eller nÀmnd utför. BestÀmmelsen motsvarar vad som gÀller enligt 42 § PUL, men till skillnad frÄn den bestÀmmelsen gÀller inget undantag för uppgifter som anmÀlts till Datainspektionen, eftersom nÄgon sÄdan anmÀlan inte ska ske enligt domstolsdatalagen. Enligt 26 § PUL, som enligt 4 § första stycket 4 Àr tillÀmplig, har dÀrutöver den som ansöker om det rÀtt att en gÄng per Är fÄ information frÄn den personuppgiftsansvarige om huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas.
KĂ€nsliga personuppgifter
13 § Uppgifter om en person fÄr inte behandlas enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt om personens ras eller etniska ursprung, politiska Äsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening, hÀlsa eller sexualliv.
Paragrafen innehĂ„ller en begrĂ€nsning avseende behandlingen av kĂ€nsliga personuppgifter. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 12.1.
I paragrafen uppstÀlls ett förbud mot att behandla uppgifter om en person enbart pÄ grund av vad som Àr kÀnt om personens etniska ursprung, politiska Äsikter, hÀlsa m.m. (kÀnsliga personuppgifter). Det Àr sÄledes inte tillÄtet att föra ett register över
196
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
eller pĂ„ annat sĂ€tt göra anteckningar om enskilda enbart pĂ„ den grunden att de utifrĂ„n etniskt ursprung, politiska Ă„sikter, hĂ€lsa eller nĂ„got annat i paragrafen angivet kriterium kan hĂ€nföras till en viss kategori av mĂ€nniskor. BestĂ€mmelsen innebĂ€r begrĂ€nsningar i frĂ„ga om hur domstolarna och nĂ€mnderna fĂ„r kategorisera eller mĂ€rka uppgifter i domstolarnas datorsystem. Det Ă€r sĂ„ledes inte tillĂ„tet att vid en förvaltningsdomstol upprĂ€tta ett sĂ€rskilt register över samtliga socialförsĂ€kringsmĂ„l pĂ„ grundval av vilken sjukdomsdiagnos som Ă€r aktuell i respektive mĂ„l. BestĂ€mmelsen innebĂ€r ocksĂ„ att det Ă€r förbjudet att i verksamhetsstödet kategorisera en uppgift som en kĂ€nslig personuppgift av visst slag, t.ex. att kategorisera ordet âkurdâ som en uppgift om etniskt ursprung eller âheterosexuellâ som en uppgift om sexuell lĂ€ggning. Det Ă€r inte heller tillĂ„tet att i verksamhetsstödet konstruera ett sĂ€rskilt fĂ€lt med benĂ€mningen âetniskt ursprungâ eller âsexuell lĂ€ggningâ, i vilket en anstĂ€lld kan fylla i relevanta uppgifter. Paragrafen hindrar inte sĂ„dana sökningar som uttryckligen Ă€r tillĂ„tna enligt
Sökning
14 § Uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska Äsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening liksom uppgifter som rör hÀlsa eller sexualliv fÄr anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning som avser uppgifter hos allmÀn förvaltningsdomstol. Detsamma gÀller uppgifter som avslöjar nationell anknytning.
En sökning enligt första stycket fÄr ske endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om anvĂ€ndningen av kĂ€nsliga personuppgifter och uppgifter om nationell anknytning som sökbegrepp. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 13.
197
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Genom bestĂ€mmelserna i första stycket begrĂ€nsas möjligheterna att som sökbegrepp anvĂ€nda kĂ€nsliga personuppgifter och uppgifter som avslöjar nationell anknytning till uppgifter som finns vid allmĂ€n förvaltningsdomstol. BestĂ€mmelsen innebĂ€r alltsĂ„ att det inte Ă€r tillĂ„tet att anvĂ€nda sĂ„dana sökbegrepp vid sökning bland uppgifter som finns vid en allmĂ€n domstol eller en hyres- och arrendenĂ€mnd. Detta gĂ€ller oavsett om den som utför sökningen sjĂ€lv arbetar vid den domstol dĂ€r uppgifterna finns, eller om sökningen utförs pĂ„ distans via direktĂ„tkomst. Uttrycket uppgifter som avslöjar nationell anknytning syftar bl.a. pĂ„ uppgifter om medborgarskap, om födelseort eller om utlandsfödda förĂ€ldrar. Varje form av nationell anknytning omfattas dock inte av bestĂ€mmelsen utan det krĂ€vs att uppgifterna tyder pĂ„ en anknytning till ett land, vilken inte Ă€r alltför svag. En uppgift om att en person har besökt ett land eller att vederbörande kĂ€nner nĂ„gon i landet Ă€r inte uppgifter som kan anses utgöra uppgifter om nationell anknytning i lagens mening. Normalt torde uppgifter om sprĂ„kkunskaper eller om behov av tolk inte vara att anse som en uppgift om nationell anknytning. Om det exempelvis Ă€r frĂ„ga om ett sprĂ„k som endast talas i ett enda land och som fĂ„ personer lĂ€r sig som andrasprĂ„k, kan dock bedömningen bli annorlunda. Ăvriga begrepp i paragrafen, sĂ„som uppgifter om etnicitet, hĂ€lsa osv., har samma innebörd som enligt personuppgiftslagen.
I andra stycket anges att de sökningar som tillÄts enligt första stycket endast fÄr ske om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden. Redan de allmÀnna begrÀnsningar som gÀller för personuppgiftsbehandling enligt domstolsdatalagen, t.ex. ÀndamÄlsbestÀmmelserna, innebÀr begrÀnsningar för vilka sökningar som Àr tillÄtna. Genom kravet pÄ att sökningen endast fÄr utföras om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden uppstÀlls en extra spÀrr mot obefogad anvÀndning av vissa sÀrskilt integritetskÀnsliga sökbegrepp. BestÀmmelsen innebÀr i praktiken att den anstÀllde som vill anvÀnda ett sökbegrepp av nu aktuellt slag i varje enskilt fall mÄste göra en prövning av om sökningen Àr motiverad utifrÄn
198
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
verksamhetsbehoven. SlentrianmÀssig anvÀndning av sÄdana sökbegrepp Àr inte tillÄten. BestÀmmelsen i stycket utgör inte en sÄdan ovillkorlig begrÀnsning som pÄverkar myndigheters skyldighet att sammanstÀlla uppgifter ur allmÀnna handlingar enligt 2 kap. 3 § tredje stycket TF. En motsvarande bestÀmmelse finns i 15 § andra stycket.
15 § Uppgifter som avslöjar brott eller misstanke om brott fÄr anvÀndas som sökbegrepp endast vid sökning som avser uppgifter hos allmÀn domstol.
En sökning enligt första stycket fÄr ske endast om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om anvĂ€ndningen av uppgifter som avslöjar brott eller misstanke om brott som sökbegrepp. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 13.
Genom bestÀmmelsen i första stycket begrÀnsas möjligheterna att som sökbegrepp anvÀnda uppgifter som avslöjar brott eller misstanke om brott till uppgifter som finns vid allmÀn domstol. BestÀmmelsen innebÀr alltsÄ att det inte Àr tillÄtet att anvÀnda sÄdana sökbegrepp vid sökning bland uppgifter som finns vid en allmÀn förvaltningsdomstol eller en hyres- och arrendenÀmnd. Detta gÀller oavsett om den som utför sökningen sjÀlv arbetar vid den domstol dÀr uppgifterna finns, eller om sökningen utförs pÄ distans via direktÄtkomst. Med uppgifter om brott och misstanke om brott avses Àven uppgifter om frihetsberövande pÄ grund av brott eller misstanke om brott, uppgifter om brottspÄföljder och liknande uppgifter.
I andra stycket anges att de sökningar som tillÄts enligt första stycket endast fÄr ske om det Àr absolut nödvÀndigt för handlÀggning av mÄl och Àrenden. Redan de allmÀnna begrÀnsningar som gÀller för personuppgiftsbehandling enligt domstolsdatalagen, t.ex. ÀndamÄlsbestÀmmelserna, innebÀr begrÀnsningar för vilka sökningar som Àr tillÄtna. Genom kravet pÄ att sökningen endast fÄr utföras om det Àr absolut nödvÀndig för handlÀggning av mÄl och Àrenden uppstÀlls en extra spÀrr mot obefogad anvÀndning av vissa sÀrskilt integritetskÀnsliga sökbegrepp.
199
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
BestÀmmelsen innebÀr i praktiken att den anstÀllde som vill anvÀnda ett sökbegrepp av nu aktuellt slag i varje enskilt fall mÄste göra en prövning av om sökningen Àr motiverad utifrÄn verksamhetsbehoven. SlentrianmÀssig anvÀndning av sÄdana sökbegrepp Àr inte tillÄten. BestÀmmelsen i stycket utgör inte en sÄdan ovillkorlig begrÀnsning som pÄverkar myndigheters skyldighet att sammanstÀlla uppgifter ur allmÀnna handlingar enligt 2 kap. 3 § tredje stycket TF. En motsvarande bestÀmmelse finns i 14 § andra stycket.
16 § BestÀmmelserna i 14 och 15 §§ gÀller inte vid sökning i en viss handling eller i ett visst mÄl eller Àrende.
I paragrafen föreskrivs undantag frĂ„n sökbegrĂ€nsningarna enligt 14 och 15 §§. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 13.4.
BestÀmmelsen innebÀr att sökningar som sker enbart bland uppgifter i en viss handling eller i ett visst mÄl Àr undantagna frÄn de begrÀnsningar som annars gÀller i frÄga om sökning. För alla ÄtgÀrder som innebÀr att personuppgifter behandlas med stöd av domstolsdatalagen, inklusive sökningar, gÀller dock att ÄtgÀrden endast fÄr Àga rum om den ryms inom de ramar som uppstÀlls genom ÀndamÄlsbestÀmmelserna i 6 och 7 §§.
17 § Regeringen meddelar ytterligare föreskrifter om begrÀnsning av möjligheterna att söka.
Paragrafen innehĂ„ller en bestĂ€mmelse om möjligheterna för regeringen att meddela strĂ€ngare sökbegrĂ€nsningar. ĂvervĂ€gandena finna i avsnitt 13.2.
I paragrafen tydliggörs att regeringen har möjlighet att meddela ytterligare föreskrifter som begrÀnsar möjligheterna att söka i förhÄllande till vad som gÀller enligt domstolsdatalagen. Det kan röra sig om ytterligare sökbegrepp som ska vara förbjudna, att vissa sökbegrepp fÄr anvÀndas endast vid sökning bland uppgifter i en viss mÄltyp eller andra begrÀnsningar som ska gÀlla i frÄga om sökningar.
200
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
UtlÀmnande pÄ medium för automatiserad behandling
18 § Personuppgifter fÄr lÀmnas ut till en myndighet pÄ medium för automatiserad behandling.
Personuppgifter i ett mÄl eller Àrende fÄr Àven lÀmnas ut till en part och till en parts ombud, bitrÀde eller försvarare pÄ medium för automatiserad behandling.
I övrigt fÄr enstaka personuppgifter lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling.
Paragrafen reglerar i vilka fall personuppgifter fĂ„r lĂ€mnas ut pĂ„ medium för automatiserad behandling, ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 14.2.
Med utlÀmnade pÄ medium för automatiserad behandling avses sÄdant elektroniskt utlÀmnande som inte Àr direktÄtkomst, t.ex. utlÀmnande genom
201
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
tillgÀnglig teknik, kostnader, sÀrskilda risker och uppgifternas kÀnslighet.
I första stycket föreskrivs att personuppgifter fÄr lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling till domstolar och andra myndigheter.
Enligt andra stycket tillÄts domstolarna vidare att anvÀnda sig av medium för automatiserad behandling vid kommunikation i mÄl och Àrenden med parter och deras ombud, bitrÀde eller försvarare. Om en part för sin talan genom förvaltare, god man sÀrskild stÀllföretrÀdare för barn eller nÄgon annan form av stÀllföretrÀdare fÄr domstolarna anvÀnda sig av medium för automatiserad behandling i samma utstrÀckning som skulle varit möjligt i förhÄllande till parten sjÀlv.
Det följer av tredje stycket att enstaka personuppgifter fÄr lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling Àven till andra Àn dem som nÀmns i första och andra styckena. BegrÀnsningen till enstaka uppgifter innebÀr att en större mÀngd personuppgifter, t.ex. ett helt register eller delar av ett register, inte fÄr lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling med stöd av denna bestÀmmelse. Ordet enstaka anvÀnds i paragrafen, liksom i 2 kap. 20 § polisdatalagen och 2 kap. 8 § kustbevakningsdatalagen, med en annan innebörd Àn i vanligt sprÄkbruk. I synnerhet i de fall dÄ det Àr frÄga om uppgifter som i sig sjÀlva Àr harmlösa bör begrÀnsningen till enstaka uppgifter inte innebÀra att antalet uppgifter behöver begrÀnsas sÄ strÀngt. En lista med ett större antal telefonnummer har exempelvis bedömts kunna rymmas inom begreppet enstaka personuppgifter (prop. 2009/10:85 s. 333 och prop. 2006/07:46 s. 124).
19 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar föreskrifter om att uppgifter fÄr lÀmnas ut pÄ medium för automatiserad behandling Àven i andra fall Àn som avses i 18 §.
Paragrafen innehÄller bestÀmmelser om möjligheterna för regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer att meddela föreskrifter om att utlÀmnande pÄ medium för auto-
202
| Ds 2013:10 | Författningskommentar |
matiserad behandling ska vara tillĂ„tet i andra fall Ă€n som följer av 18 §. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 14.2.
I paragrafen tydliggörs att regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer har möjlighet att utvidga möjligheterna för domstolarna att lÀmna ut personuppgifter pÄ medium för automatiserad behandling. Det kan exempelvis vara befogat att medge utlÀmnande av mer Àn endast enstaka uppgifter till enskilda i vissa fall.
DirektÄtkomst
20 § DirektÄtkomst till personuppgifter fÄr medges en allmÀn domstol, en allmÀn förvaltningsdomstol eller en hyres- och arrendenÀmnd.
En part och en parts ombud, bitrÀde eller försvarare fÄr medges direktÄtkomst till personuppgifter i sitt mÄl eller Àrende.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om direktĂ„tkomst. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 14.3.
Enligt första stycket fÄr direktÄtkomst till de personuppgifter som behandlas i den rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamheten medges vissa myndigheter, nÀmligen de myndigheter som omfattas av domstolsdatalagens tillÀmpningsomrÄde.
Av andra stycket följer en sÀrskild möjlighet för domstolarna att medge parter och deras ombud, bitrÀde eller försvarare direktÄtkomst till personuppgifter i sina egna mÄl. DirektÄtkomsten fÄr bara avse ett visst mÄl eller Àrende i taget. BestÀmmelsen omfattar bÄde enskilda parter och parter som företrÀder det allmÀnna.
I de fall som en domstol har möjlighet att medge direktÄtkomst innebÀr det inte nÄgon rÀtt för mottagarna att fÄ sÄdan Ätkomst. Det Àr den domstol som innehar informationen som bestÀmmer om sÄdan Ätkomst ska beviljas eller inte. Denna domstol har ett principiellt ansvar för att förvissa sig om att den som beviljas direktÄtkomst vidtar de ÄtgÀrder som bedöms vara nödvÀndiga ur sÀkerhetssynpunkt (prop. 2011/12:45 s. 133).
203
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
DirektÄtkomst bör endast beviljas om det i det enskilda fallet bedöms lÀmpligt. De uppgifter som mottagaren har direktÄtkomst till fÄr i normalfallet anses utlÀmnade i offentlighets- och sekretesslagens mening i och med att direktÄtkomst finns. Det spelar i det avseendet ingen roll om mottagaren faktiskt tar del av en viss uppgift eller inte (jfr SOU 2007:45 s. 192 f.). Paragrafen, liksom övriga bestÀmmelser om elektroniskt utlÀmnande i domstolsdatalagen, saknar sekretessbrytande verkan. För att en domstol ska kunna medge direktÄtkomst rÀcker det dÀrför inte att det Àr tillÄtet enligt domstolsdatalagen. DirektÄtkomst till uppgifter som omfattas av sekretess fÄr bara medges om det stÄr klart att mottagaren vid en prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen med sÀkerhet skulle ha rÀtt att ta del av uppgifterna. I 11 kap. 4 § OSL finns en sÀrskild bestÀmmelse om direktÄtkomst som innebÀr att sekretess som gÀller hos en myndighet kan överföras till en annan myndighet som har direktÄtkomst.
21 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar ytterligare föreskrifter om begrÀnsning av direktÄtkomsten enligt 20 § samt om behörighet och sÀkerhet vid sÄdan Ätkomst.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om möjligheterna för regeringen eller den myndighet som regeringen bestĂ€mmer att meddela föreskrifter om direktĂ„tkomst. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 14.3.
I paragrafen förtydligas att regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer kan meddela föreskrifter som ytterligare begrÀnsar möjligheterna att medge direktÄtkomst till personuppgifter. Det kan röra sig om att bara tillÄta direktÄtkomst inom samma domstolsslag i vissa fall. Genom sÄdana föreskrifter kan det ocksÄ preciseras vilka uppgifter som direktÄtkomsten fÄr avse och vilka personalkategorier som fÄr medges direktÄtkomst. I paragrafen förtydligas ocksÄ att regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer kan meddela före-
204
Ds 2013:10 Författningskommentar
skrifter om behörighets- och sÀkerhetsfrÄgor sÄvitt avser direktÄtkomst.
Bevarande i arkiv m.m.
22 § Regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer meddelar ytterligare föreskrifter om bevarande av personuppgifter som hÀnför sig till ett mÄl eller Àrende som har avgjorts genom dom eller beslut som har vunnit laga kraft.
Paragrafen innehĂ„ller bestĂ€mmelser om bevarande av personuppgifter. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 15.3.
Enligt 4 § första stycket 2 och 3 gĂ€ller att frĂ„gan om hur lĂ€nge personuppgifter fĂ„r bevaras i elektroniskt format styrs av personuppgiftslagens bestĂ€mmelser. Det innebĂ€r att personuppgifter i allmĂ€nna handlingar kan bevaras elektroniskt (8 § andra stycket PUL). Ăven andra personuppgifter kan bevaras, men endast sĂ„ lĂ€nge som det Ă€r nödvĂ€ndigt med hĂ€nsyn till Ă€ndamĂ„let med behandlingen (9 § PUL). För uppgifter som bevaras gĂ€ller bestĂ€mmelserna i domstolsdatalagen. I förevarande paragraf förtydligas att regeringen eller den myndighet som regeringen bestĂ€mmer kan meddela föreskrifter om vilka ytterligare villkor som ska gĂ€lla för sĂ„dant bevarande. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestĂ€mmer har sĂ„ledes möjlighet att föreskriva hur lĂ„ng tid personuppgifter ska fĂ„ vara Ă„tkomliga för olika former av sökning och direktĂ„tkomst, hur uppgifterna ska bevaras och vilka andra begrĂ€nsningar som ska gĂ€lla för personuppgifter som Ă€r hĂ€nförliga till mĂ„l och Ă€renden, vilka har avslutats genom ett lagakraftvunnet avgörande.
205
| Författningskommentar | Ds 2013:10 |
Ăverklagande
23 § En hovrÀtts, tingsrÀtts eller förvaltningsrÀtts beslut om upplysningar enligt 12 §, information enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204) samt om rÀttelse och underrÀttelse till tredje man enligt 28 § samma lag fÄr överklagas till kammarrÀtten. En kammarrÀtts beslut i sÄdana frÄgor fÄr överklagas till Högsta förvaltningsdomstolen. Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens beslut i sÄdana frÄgor fÄr inte överklagas.
En hyres- och arrendenÀmnds beslut i sÄdana frÄgor som avses i första stycket fÄr överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol. PrövningstillstÄnd krÀvs vid överklagande till kammarrÀtten.
Paragrafen reglerar frĂ„gor om överklagande. ĂvervĂ€gandena finns i avsnitt 17.4.
I paragrafen anges vilka beslut av en personuppgiftsansvarig domstol eller nÀmnd som fÄr överklagas. Det Àr beslut om upplysningar till allmÀnheten enligt 12 § samt beslut om information, rÀttelse och underrÀttelse till tredje man enligt 26 och 28 §§ PUL, vilka enligt 4 § Àr tillÀmpliga vid personuppgiftsbehandling i domstolarnas och nÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet. Genom hÀnvisning i 4 § till 53 § PUL framgÄr att andra beslut Àn de som anges i denna paragraf och i 51 § PUL inte fÄr överklagas.
Enligt första stycket fÄr de nÀmnda besluten av en personuppgiftsansvarig hovrÀtt, tingsrÀtt eller förvaltningsrÀtt överklagas till kammarrÀtt. Det krÀvs inte prövningstillstÄnd i kammarrÀtten vid ett sÄdant överklagande. Ett beslut som meddelats av en personuppgiftsansvarig kammarrÀtt fÄr i stÀllet överklagas till Högsta förvaltningsdomstolen, varvid det inte krÀvs prövningstillstÄnd (35 § FPL, jfr Àven prop. 1979/80:2 Del A s. 364). Högsta domstolens och Högsta förvaltningsdomstolens beslut i nu aktuella frÄgor som domstolarna meddelat i egenskap av personuppgiftsansvarig fÄr inte överklagas.
Av andra stycket följer att beslut i nÀmnda frÄgor av en personuppgiftsansvarig hyres- och arrendenÀmnds fÄr överklagas till allmÀn förvaltningsdomstol samt att prövningstillstÄnd krÀvs vid överklagande till kammarrÀtten.
206
Sammanfattning av Domstolsdatautredningens förslag
En ny reglering för behandling av personuppgifter i domstolarna och nÀmnderna
Domstolsdatautredningen överlÀmnade i januari 2002 sitt slutbetÀnkande, Informationshantering och behandling av uppgifter vid domstolar, En rÀttslig översyn (SOU 2001:100).
Enligt utredningen visar utvecklingen inom datoromrÄdet att lagstiftning som reglerar anvÀndningen av datorstöd mÄste vara teknikoberoende och flexibel för att inte hindra den effektivisering av verksamheterna i de allmÀnna domstolarna, de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenÀmnderna som kontinuerligt pÄgÄr. Samtidigt Àr det mycket viktigt att det i lagstiftningen hela tiden tas hÀnsyn till enskildas personliga integritet.
För att garantera sÄvÀl integritetsskyddet som möjligheterna till fortlöpande effektivisering av verksamheterna, Àr det nödvÀndigt med en lagstiftning som tar sikte pÄ principiellt viktiga frÄgor, men sÄ lÄngt som möjligt lÀmnar detaljregleringen dÀrhÀn. Utredningen föreslÄr dÀrför att de grundlÀggande principerna för behandling av personuppgifter i domstolarnas och nÀmndernas rÀttskipande och rÀttsvÄrdande verksamhet ska regleras sÀrskilt i lag, medan kompletterande bestÀmmelser ska meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestÀmmer.
207
| Bilaga | Ds 2013:10 |
Med hÀnsyn till de skilda verksamhetsomrÄdena anser utredningen att det inte Àr lÀmpligt med en enda gemensam lag och en förordning. I stÀllet föreslÄs en sammanhÄllen reglering för de allmÀnna domstolarna, en för de allmÀnna förvaltningsdomstolarna samt en för hyres- och arrendenÀmnderna. För behandling av personuppgifter i domstolarnas och nÀmndernas administrativa verksamhet anser utredningen att det Àr tillrÀckligt med personuppgiftslagens bestÀmmelser och det föreslÄs dÀrför ingen sÀrskild reglering inom det omrÄdet.
De föreslagna lagarna ska alla bestÄ av tre delar. I den första delen finns allmÀnna bestÀmmelser om hur uppgifter ska behandlas vid domstolarna och nÀmnderna. I den andra delen regleras sÀrskilt behandling av uppgifter i databaser. I den tredje delen finns bestÀmmelser om enskildas rÀttigheter gentemot de personuppgiftsansvariga domstolarna och nÀmnderna. Till varje lag föreslÄr utredningen en förordning dÀr regeringen meddelar nÀrmare bestÀmmelser som kompletterar lagarna.
AllmÀnna bestÀmmelser
Elektronisk informationshantering och behandling av uppgifter kan förekomma sÄvÀl i form av
Personuppgiftslagen gÀller bara för behandling av uppgifter om levande fysiska personer. Ett flertal grundlÀggande bestÀmmelser i de föreslagna lagarna ska enligt utredningen vara tillÀmpliga Àven pÄ uppgifter om juridiska personer och avlidna.
BestÀmmelser i personuppgiftslagen ska tillÀmpas pÄ behandling av personuppgifter vid domstolar och nÀmnder endast nÀr det anges sÀrskilt.
208
| Ds 2013:10 | Bilaga |
De ÀndamÄl för vilka personuppgifter ska fÄ behandlas automatiserat eller i manuella register Àr handlÀggning av mÄl och Àrenden, fullgörande av underrÀttelseskyldighet som följer av lag eller förordning, Ätersökning av vÀgledande avgöranden samt planering, uppföljning och utvÀrdering av verksamheten. Uppgifter ska ocksÄ fÄ anvÀndas för att framstÀlla statistik.
En domstol eller nÀmnd ska vara personuppgiftsansvarig för behandling som den utför eller som det Äligger den att utföra.
Behandling av personuppgifter som utförs med hjÀlp av persondatorer och som andra inte har tillgÄng till, t.ex. vanlig ordbehandling och
Behandling av personuppgifter i databaser
Utredningen föreslÄr att begreppet databas införs i regleringen för domstolar och nÀmnder, som en benÀmning pÄ samlingar av uppgifter och handlingar som med hjÀlp av automatiserad behandling anvÀnds gemensamt i verksamheterna. Avgörande för att viss behandling av personuppgifter ska omfattas av de sÀrskilda bestÀmmelserna om databaser Àr att uppgifter eller handlingar hanteras för gemensamt bruk inom eller mellan domstolar och nÀmnder.
I databaser bör enligt utredningen en Ätskillnad göras mellan uppgifter och handlingar. Med uppgifter avses enskilda ord eller mindre sammanstÀllningar av ord som Àr bÀrare av en begrÀnsad
209
| Bilaga | Ds 2013:10 |
informationsmÀngd och som enligt faststÀllda rutiner kan registreras pÄ ett bestÀmt sÀtt i ett datorsystem. Med handlingar avses sammanstÀllningar av uppgifter utan en i förvÀg faststÀlld struktur i datorsystemet, t.ex. ordbehandlingsdokument, e- postmeddelanden, digitala ljud- och bildupptagningar eller skannade pappershandlingar.
I en databas ska uppgifter om personer som omfattas av handlÀggningen av mÄl och Àrenden eller som berörs av författningsreglerad underrÀttelseskyldighet fÄ behandlas under förutsÀttning att det sker för de i lagstiftningen uttryckligen angivna ÀndamÄlen. I lag bör endast anges vilka kategorier av uppgifter som fÄr hanteras i databaserna, medan den nÀrmare preciseringen av vilka uppgifter som omfattas kan beslutas av regeringen eller Domstolsverket. Undantag görs dock för kÀnsliga personuppgifter, som fÄr behandlas endast om det uttryckligen anges i lag. Utredningen föreslÄr att parters nationalitet och sprÄktillhörighet ska fÄ anges som identitetsuppgifter samt att kÀnsliga personuppgifter ska fÄ anvÀndas vid angivande av saken i ett mÄl eller Àrende, om det Àr nödvÀndigt för att saken ska kunna Äterges pÄ ett ÀndamÄlsenligt sÀtt. Regeringen eller Domstolsverket meddelar nÀrmare föreskrifter om vilka uppgifter som fÄr behandlas.
Elektroniska handlingar ska fÄ behandlas i stor omfattning i databaserna, vilket Àr nödvÀndigt för att effektiva mÄl- och Àrendehanteringssystem ska kunna anvÀndas. Handlingar som har kommit in till en domstol eller nÀmnd i ett mÄl eller Àrende ska fÄ lagras i en databas utan begrÀnsningar. I en upprÀttad elektronisk handling ska kÀnsliga personuppgifter dÀremot fÄ behandlas endast om det behövs för handlÀggningen av ett mÄl eller Àrende, för fullgörande av författningsreglerad underrÀttelseskyldighet eller för Ätersökning av vÀgledande avgöranden.
210
| Ds 2013:10 | Bilaga |
Elektroniskt utlÀmnande av personuppgifter i databaser
Utredningen anser att uppgifter utan begrĂ€nsningar ska fĂ„ lĂ€mnas ut elektroniskt pĂ„ medium för automatiserad behandling till myndigheter, om det behövs för handlĂ€ggningen av ett mĂ„l eller Ă€rende eller för författningsreglerad underrĂ€ttelseskyldighet. Uppgifter ska Ă€ven fĂ„ lĂ€mnas ut till andra Ă€n myndigheter pĂ„ detta sĂ€tt, om regeringen meddelar föreskrifter om det. Utredningen föreslĂ„r att det i förordning anges att avidentifierade rĂ€ttsfall fĂ„r lĂ€mnas ut till enskilda pĂ„ elektronisk vĂ€g. Ăven uppgifter och handlingar i övrigt bör fĂ„ lĂ€mnas ut, om det Ă€r uppenbart att det kan ske utan risk för intrĂ„ng i enskildas personliga integritet.
Utredningen föreslÄr att en allmÀn domstol ska fÄ ha direktÄtkomst till samtliga uppgifter i andra allmÀnna domstolars mÄl och Àrenden. Detsamma ska gÀlla en allmÀn förvaltningsdomstols direktÄtkomst till andra förvaltningsdomstolars mÄl samt en hyres- och arrendenÀmnds direktÄtkomst till andra nÀmnders Àrenden. DirektÄtkomst till identitetsuppgifter ska dock fÄ förekomma endast i pÄgÄende mÄl och Àrenden. DirektÄtkomst ska över huvud taget inte fÄ förekomma till elektroniska handlingar. Domstolsverket ska för framstÀllning av statistik fÄ ha direktÄtkomst till avidentifierade uppgifter i domstolarnas och nÀmndernas databaser.
Utredningen föreslÄr att en part ska fÄ ha direktÄtkomst till uppgifter i egna mÄl och Àrenden vid domstolar och nÀmnder, om regeringen meddelar föreskrifter om det.
Sökning efter uppgifter och handlingar i databaser
Utredningen anser att sökning i en databas i princip bör vara sÄ fri som möjligt för att ett effektivt utnyttjande av datorsystemen ska kunna Ästadkommas. I vissa avseenden Àr det dock av integritetsskÀl viktigt att det finns begrÀnsningar. Vid sökning efter identitetsuppgifter, t.ex. för att fÄ fram ett namn eller en
211
| Bilaga | Ds 2013:10 |
adress, ska kÀnsliga personuppgifter inte fÄ anvÀndas som sökbegrepp. Det ska dÀremot vara tillÄtet att anvÀnda sÄdana uppgifter vid sökning pÄ saken, dvs. beskrivningen av ett mÄl eller Àrende, för att fÄ information om intressanta avgöranden.
Vid sökning efter elektroniska handlingar fÄr som sökbegrepp endast anvÀndas uppgifter om datum nÀr en handling kom in eller upprÀttades, diarienummer eller annan beteckning pÄ en handling samt frÄn vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats.
Regeringen ska kunna föreskriva att andra sökbegrepp fÄr anvÀndas efter det att uppgifter eller handlingar har överlÀmnats till en arkivmyndighet. Utredningen föreslÄr att det tjugofem Är efter att ett mÄl eller Àrende har avslutats ska vara möjligt att vid en arkivmyndighet söka efter uppgifter och handlingar utan begrÀnsningar i frÄga om sökbegrepp.
Gallring av uppgifter i databaser
Av integritetsskÀl bör uppgifter och handlingar som huvudregel inte fÄ bevaras utan tidsgrÀns. Utredningen anser att uppgifter och handlingar i ett mÄl eller Àrende ska, beroende pÄ mÄl- eller Àrendetyp, gallras antingen tvÄ eller sex Är efter utgÄngen av det kalenderÄr dÄ mÄlet eller Àrendet avslutades.
Uppgifter som behövs för Ätersökning av vÀgledande avgöranden och innehÄllet i avidentifierade domar och beslut fÄr gallras vid en senare tidpunkt, dock senast tio Är efter utgÄngen av det kalenderÄr dÄ mÄlet eller Àrendet avslutades.
Regeringen eller Riksarkivet ska fÄ föreskriva att uppgifter eller handlingar ska gallras vid en senare tidpunkt eller bevaras.
Avgifter
AnvÀndningen av elektronisk mÄl- och Àrendehantering kommer att underlÀtta arbetet för domstolar och nÀmnder. Samtidigt
212
| Ds 2013:10 | Bilaga |
finns det risk för att förfrÄgningar frÄn myndigheter och enskilda att i elektronisk form fÄ ta del av handlingar kan leda till att domstolar och nÀmnder fÄr lÀgga tid pÄ att göra olika sammanstÀllningar av uppgifter. Utredningen föreslÄr dÀrför att en domstol eller nÀmnd ska fÄ ta ut avgifter för att lÀmna ut uppgifter eller handlingar ur en databas.
213