Så enkelt som möjligt för så många som möjligt
– den mjuka infrastrukturen på väg
BETÄNKANDE AV |
||||
SOU 2012:18 |
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt
– den mjuka infrastrukturen på väg
Betänkande av
Stockholm 2012
SOU 2012:18
SOU och Ds kan köpas från Fritzes kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar Fritzes Offentliga Publikationer på uppdrag av Regeringskansliets förvaltningsavdelning.
Beställningsadress: Fritzes kundtjänst 106 47 Stockholm
Orderfax:
Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad
– En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på http://www.regeringen.se/remiss
Tryckt av Elanders Sverige AB.
Stockholm 2012
ISBN
ISSN
Till statsrådet
Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 bemyndigade regeringen statsrådet Mats Odell att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas
Generaldirektören Mats Sjöstrand förordnades att vara ordförande i Delegationen för
Fr.o.m. den 1 maj 2009 anställdes Dano Costouvsqi som kommittésekreterare och Marit Dozzi anställdes som kanslisekreterare fr.o.m. den 1 oktober 2009. Claes Thagemark anställdes som kanslichef fr.o.m. den 7 december samma år. Som kommitté- sekreterare anställdes också Peter Krantz
Delegationen har antagit namnet
Delegationen överlämnade den 19 oktober 2009 sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med
(SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats:
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27)
Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare
Delegationen överlämnar härmed sitt sjätte betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18).
Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven.
Stockholm i mars 2012
Annika Bränström | |
Angeles |
Dan Eliasson |
Christina Gellerbrant Hagberg | Ingemar Hansson |
Lennart Jonasson | Björn Jordell |
Bengt Kjellson | Helena Lindberg |
Claes Ljungh | Christina Lugnet |
Therese Mattsson | Mats Persson |
Bengt Svenson | Katrin Westling Palm |
Staffan Widlert | |
/Claes Thagemark | |
Cecilia Bredenwall | |
Johan Bålman | |
Dano Costouvsqi | |
Marit Dozzi | |
Björn Hagström | |
Mårten Janerud | |
Jan Sjösten | |
Lena Warstrand |
Förteckning över delegationens ledamöter och experter
Ordförande | Förordnad |
Generaldirektör Annika Bränström1 | |
Ledamöter | |
Generaldirektör Angeles |
|
Generaldirektör Dan Eliasson | |
Generaldirektör Christina Gellerbrant Hagberg | |
Generaldirektör Ingemar Hansson | |
Projektchef Lennart Jonasson | |
Riksarkivarie Björn Jordell | |
Generaldirektör Bengt Kjellson | |
Generaldirektör Helena Lindberg | |
Generaldirektör Claes Ljungh | |
Generaldirektör Christina Lugnet | |
Generaltulldirektör Therese Mattsson | |
Generaldirektör Mats Persson | |
Rikspolischef Bengt Svenson | |
Generaldirektör Katrin Westling Palm | |
Generaldirektör Staffan Widlert | |
Experter | |
Ämnesråd Magnus Enzell | |
Ämnessakkunnig Anneli Hagdahl | |
Tidigare ledamöter och experter | |
Generaldirektör Mats Sjöstrand (ordf.) | |
Överdirektör Roland Höglund (expert)2 | |
Generaldirektör Stig Jönsson | |
Generaldirektör Adriana Lender | |
Riksarkivarie Tomas Lidman | |
Generaltulldirektör Karin Starrin | |
Verkställande direktör Håkan Sörman | |
Generaldirektör Kerstin Borg Wallin |
1Annika Bränström har varit ledamot i delegationen sedan
2Roland Höglund entledigades som expert fr.o.m. den 10 maj 2010 och anställdes samma dag som kommittésekreterare. Anställningen varade till och med den 31 december 2010.
Innehåll
2.2Det offentligas möjligheter att ta ansvar för
7
Innehåll SOU 2012:18
Bilagor
8
Sammanfattning
Delegationen arbetar för att etablera en ny nationell mjuk infrastruktur för
Förvaltningen behöver reformera sitt sätt att hantera information inom och mellan organisationer. Gemensamma funktioner behövs som gör att existerande informationssystem kan kommunicera med varandra. Sådana funktioner förenklar vardagen för privatpersoner och företag och leder till besparingar inom förvaltningen.
Förvaltningsgemensamma tjänster ska vara enkla, smarta, säkra och tillgängliga för alla grupper i samhället. Därför bedömer delegationen att offentlig sektor ska ta ansvar för vissa tjänster för att säkerställa att de är tillgängliga för alla, inklusive dem som inte kan eller vill välja.
De förstudier och projekt som pågår inom ramen för delegationens uppdrag är en del av den nya nationella mjuka infrastrukturen. Dessa är följande:
Min ärendeöversikt
Förstudien utreder hur en tänkt funktionalitet gör det möjligt för privatpersoner att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som man har med offentlig sektor, och i en förlängning även privata aktörer. Dessutom minskar belastningen på organisationernas kundtjänster.
Mina fullmakter
Syftet är att utreda hur privatpersoner kan ges en samlad överblick över utfärdade fullmakter och enkelt skapa en ny fullmakt samt att förlänga eller återkalla en fullmakt. Tjänsten kan även innebära snabbare och mer kostnadseffektiv handläggning.
9
Sammanfattning | SOU 2012:18 |
Mina meddelanden
Inom ramen för myndighetssamarbetet verksamt.se pågår utveckling av en myndighetsgemensam lösning för elektronisk myndighetspost. Lösningen innebär att privatpersoner och företag kan välja att få myndighetsdokument, t.ex. ett myndighetsbeslut, i elektroniskt form till en säker
Effektiv informationsförsörjning
Syftet är att utreda hur informationsutbytet vid ekonomiskt bistånd kan effektiviseras, men också generellt redogöra för viktiga förutsättningar för informationsförsörjningen inom den offentliga förvaltningen.
Syftet är att specificera gemensamma tjänster för
Dessutom pågår förstudien Effektiv
Delegationen har dessutom påbörjat ett arbete med att ta fram ett ramverk för nationell interoperabilitet. Syftet är att förenkla informationsutbytet mellan offentliga organisationer och med externa aktörer. Bland annat planeras en strategi, en uppdaterad vägledning för automatiserad samverkan, en vokabulärkatalog, en informationsutbytesportal och en plattform för säker meddelandehantering.
En ytterligare viktig komponent i den nationella mjuka infrastrukturen är elektronisk identifiering och signering, vilket
Delegationen tar fram en rad vägledningar som bland annat ska stödja utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster. Sedan förra betänkande har delegationen beslutat kring en vägledning för
10
SOU 2012:18 | Sammanfattning |
nyttorealisering och en vägledning för behovsdriven utveckling. Inom kort beräknas även en vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information och en vägledning för webbutveckling vara klara.
11
1Delegationens uppdrag och arbete
1.1Delegationens uppdrag
Vid regeringssammanträdet den 26 mars 2009 beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas
Delegationen delredovisade sitt uppdrag för första gången i oktober 2009 i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med
1www.edelegationen.se
2En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades den 30 december 2010.
13
Delegationens uppdrag och arbete | SOU 2012:18 |
delredovisningen, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27). I oktober 2011 lämnades det femte betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare
Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt
– den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18), innehåller delegationens sjätte delredovisning av uppdraget.
1.2Delegationens arbete
Sedan det femte betänkandet (SOU 2011:67) har delegationen haft tre delegationssammanträden och en heldagsworkshop. Delegationens arbetsgrupp har haft fem sammanträden. Arbetet fortsätter i de expertgrupper som är tillsatta och i de utskott som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer.
Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om
Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats, wiki och erfarenhetsforum, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete.
Delegationen har lämnat 12 remissyttranden, som finns publicerade på delegationens webbplats.
14
2Prioriterade strategiska förstudier och projekt
2.1Bakgrund
Delegationen arbetar för att etablera en ny nationell mjuk infrastruktur3 som är grunden till fortsatt utveckling av tjänster inom
En mer standardiserad nationell mjuk infrastruktur leder även till besparingar eftersom varje myndighet inte behöver utveckla egna funktioner eller tjänster. Den nya mjuka infrastrukturen är en nödvändighet för att förvaltningen ska kunna erbjuda privatpersoner och företagare tjänster som är anpassade efter deras behov och i övrigt utgår från en samhällsanpassad struktur med livshändelser snarare än förvaltningens interna organisation. En sådan infrastruktur är slutligen också ett krav för att Sverige ska kunna erbjuda gränsöverskridande
Inom EU pågår för närvarande ett intensivt arbete med att göra det möjligt för privatpersoner och företag att på allvar hävda sin rätt till fri rörlighet inom EU genom användning av informationstjänster.
3 Begreppet mjuk infrastruktur formulerades i den Digitala agendan för Sverige, som resurser i form av tillgängliggjord information, grundläggande tjänster och funktioner.
15
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
följer den europeiska handlingsplanen för
Delegationen har för avsikt att efter avslutade förstudier, där så anses möjligt, fortsätta arbetet med att realisera
Delegationen fokuserar på förvaltningsgemensamma tjänster där det inte finns någon myndighet som ensam kan ta ansvar för tjänsten, t.ex. Mina meddelanden (samverkan mellan Skatteverket, Bolagsverket och Tillväxtverket), Min ärendeöversikt och Mina fullmakter.
En viktig gemensam strukturell fråga som är nödvändig att lösa är att få en samsyn kring behovet av hård och mjuk infrastruktur. Följande översiktsbild beskriver begreppen genom en liknelse med övrig samhällsuppbyggnad.
4 EU:s dokument The European eGovernment Action Plan
16
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
Delegationen utgår från att den hårda infrastrukturen redan finns i samhället och att den vidmakthålls på ett bra sätt. Den hårda infrastrukturen levereras oftast av näringslivet. Tillgänglighet och säkerhet bevakas av MSB och PTS.
En del av de komponenter som ligger i delegationens intresse kan kategoriseras som mjuk infrastruktur, så som t.ex. elektronisk identifiering och signering,
5 En utveckling av
17
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
Delegationen bedömer att det offentliga behöver ta ansvar för vissa av de förvaltningsgemensamma tjänsterna enligt nedanstående beskrivning.
2.2Det offentligas möjligheter att ta ansvar för förvaltningsgemensamma tjänster
Delegationens bedömning: Det offentligas arbete med
Skälen för delegationens bedömning: Utgångspunkten för delegationens arbete är att den offentliga förvaltningens
En annan viktig aspekt är att snabbt sprida användandet av de digitala möjligheterna, där staten har ett särskilt ansvar. Ur demokratisk synpunkt är det centralt att medborgaren ska kunna kommunicera med det offentliga och inte stängas ute av olika skäl.
Delegationen vill därför gemensamt borga för att
18
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
realiseras, t.ex. Mina meddelanden, Mina ärenden, Mina fullmakter och Svensk
2.3Förstudier och projekt
De förstudier och realiseringsprojekt som pågår är en del av ett större sammanhang inom ramen för en nationell mjuk infrastruktur. I infrastrukturen ingår ett flertal förvaltningsgemensamma tjänster och funktioner. Exempel på detta är:
Min ärendeöversikt (delegationens förstudie)
Mina meddelanden (realiseringsprojekt inom ramen för verksamt.se)
Mina fullmakter (delegationens förstudie)
Mina uppgifter (ev. en ny förstudie)6
Svensk
Automatiserat informationsutbyte mellan myndigheter (delegationens vägledning)
Verksamt.se (samverkan mellan Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket)
Mina Vårdkontakter (Center för eHälsa i samverkan, CeHis)
För att kunna ge den service som efterfrågats i förstudien Mina sidor för privatpersoner är en total samordning av ovan nämnda förstudier och projekt nödvändig. Samordningsfördelarna är många och det finns i flera fall direkta beroenden. Samtliga tjänster behöver en
6 Mina uppgifter är en funktion som ger möjlighet för privatpersoner och företag att se de elektroniska uppgifter som finns inom förvaltningen avseende individen eller företaget och vem som har använt sig av uppgifterna. Tillgång till uppgifterna sker via säker inloggning, t.ex. med eID. Funktionen kan realiseras via sammansatta bastjänster och tekniskt hanteras på samma sätt som Mina ärenden eller Mina fullmakter. I EU:s dokument The European eGovernment Action Plan
19
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
Fyra förstudier har initierats av delegationen under 2011 och arbete pågår. Dessa är.
Effektiv informationsförsörjning (i regi av CSN)
Min ärendeöversikt (i regi av Transportstyrelsen)
Mina fullmakter (i regi av Pensionsmyndigheten)
Effektiv
Förstudierna kommer att avslutas under första och andra kvartalet 2012. Delegationen har för avsikt att efter avslutade förstudier, där så anses möjligt, fortsätta arbetet med att realisera
2.3.1Effektiv informationsförsörjning7
Förstudien Effektiv informationsförsörjning utreder hur informationsförsörjningen för verksamhetsprocessen ekonomiskt bistånd kan effektiviseras, men också generellt redogöra för viktiga förutsättningar för informationsförsörjningen inom den offentliga förvaltningen. En av förutsättningarna är automatiserat utbyte av information mellan myndigheter för att effektivisera ärendehandläggningen.
Några av slutsatserna för att det ska vara möjligt att nå de föreslagna målen är följande:
Informationsutbytet utvecklas och myndigheterna ges ett författningsreglerat uppdrag att utveckla bastjänster.
Bastjänsterna måste utvecklas i enlighet med delegationens strategi för myndigheters arbete med
Referensarkitektur för teknisk interoperabilitet måste färdigställas och finnas tillgänglig för en effektiv utveckling.
Samordning av förändringar i bakomliggande bastjänster är nödvändig, då en sammansatt bastjänst är beroende av en eller flera informationsägare/tjänsteproducenter (bastjänster som använder andra bastjänster kallas sammansatta bastjänster).
Utvecklingen av informationshanteringstjänster ska baseras på en samsyn i den statliga förvaltningen. Detta åstadkoms genom att utvecklingen utgår från vissa grundläggande riktlinjer. Lösningarna
7 En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3.
20
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
ska baseras sig på referensarkitektur för teknisk interoperabilitet och de principer/riktlinjer som beskrivs där samt delegationens Vägledning för automatiserad samverkan. Vägledningen utgör en startpunkt för utformningen av de hanteringsregler som nämnts ovan, och som är en framgångsfaktor för att myndigheterna ska kunna ta steget in i en modern informationsförsörjning. En viktig förutsättning för effektiv informationsförsörjning generellt är en regelstyrd utveckling av informationsförsörjningen, då det underlättar en enhetlig utveckling.
2.3.2Min ärendeöversikt8
Förstudien Min ärendeöversikt utreder hur en tänkt funktionalitet gör det möjligt för privatpersoner att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som man har med hela den offentliga sektorn, dvs. såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting samt i en förlängning även privata aktörer. En sådan funktion gör det lättare att ha översikt över sina ärenden. Dessutom minskar belastningen på den offentliga förvaltningens kundtjänster som inte behöver hantera t.ex. kundförfrågningar om ärendestatus i samma utsträckning.
Tjänsten har för avsikt att betjäna hela den offentliga sektorn, men även privata aktörer ska kunna anslutas. Beröringspunkterna mellan Min ärendeöversikt och de funktioner som utvecklas av andra myndigheter enligt ovan är många och omfattande.
Preliminära resultat visar på att tjänsten,
kan hanteras med nuvarande rättsregler,
är samhällsekonomiskt lönsam inom bara några år,
är billig till investering och drift,
skapar stor användarnytta, och
ger stor flexibilitet som ger möjlighet för statliga myndigheter, kommuner och landsting, och även privata aktörer, att ansluta sig till tjänsten.
Den initiala kostnaden för att ta fram och driftsätta tjänsten bör tas centralt av staten. Därefter fördelas den löpande driftskostnaden (som kan inkludera avskrivningskostnad för den initiala kostnaden) på de anslutna ärendeaktörerna efter deras volym. Motivet till detta
8 En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3.
21
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
är att den initiala kostnaden är mycket svår att fördela, eftersom aktörerna kommer in vartefter och det inte ska ses som negativt att komma med tidigt. Tvärtom ska det uppmuntras att ansluta sig tidigt. Därför bör staten täcka kostnaden under hela pilotfasen. En fördelning av driftskostnaden på volym är enkel och rättvis. Den orsakar inte heller ett omfattande arbete vid fördelningen av kostnaden.
2.3.3Mina fullmakter10
Förstudien Mina fullmakter utreder hur privatpersoner kan ges en samlad överblick över vilka fullmakter som har utfärdats och möjlighet att enkelt skapa en ny fullmakt eller att förlänga eller återkalla en fullmakt. En elektronisk fullmaktstjänst kan även innebära betydande effektivitetsvinster genom snabbare och mer kostnadseffektiv handläggning av en privatpersons information i ett enda elektroniskt flöde som ersätter manuell hantering av pappersfullmakter, manuell informationsutsökning och hantering av pappersutskrifter.
Förstudien har som syfte att ta fram förslag till utformning av tjänster för fullmaktshantering, inklusive en ansvarig organisation för genomförande och förvaltning. Förstudien ska ta hänsyn till de befintliga juridiska förutsättningarna för en sådan utveckling. Fokus ska också ligga på alternativa tillvägagångssätt och möjligheter för en utveckling av
9Nöjd KundIndex (NKI), mätning görs av kundnöjdhet som redovisas i absoluta tal.
10En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3.
22
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
både offentliga och privata aktörers lösningar, med hänsyn tagen till säkerhetskrav.
En viktig utgångspunkt för förstudien är att fullmaktstjänsten ska vara neutral. Förstudien har endast behandlat hanteringen av fullmaktsinformation och inte den verksamhets- eller affärsinformation som hanteras då fullmakt åberopas.
Förstudien omfattar inte föräldrars möjlighet att företräda barn, ett förhållande som inte regleras av fullmaktsinstitutet. Förstudien har vidare avgränsats från att omfatta kartläggning av krav och behov på fullmakter för vården och omsorgen. Detta ses dock som prioriterat i ett andra steg och efterfrågas även av försäkringsbolag.
Innehållet i fullmakter är mycket verksamhetsberoende och fullmakterna är ofta en starkt integrerad del av organisationers olika processer. Gemensamt för dem är att de är själva starten eller grunden för en process, ett ”säkerhetssystem”. Det är ett samhälleligt intresse att hanteringen av fullmakter är strukturerad och rättssäker.
Den alltigenom viktigaste aspekten på fullmaktstjänsten är möjligheten att stärka den enskildes (individens eller företrädaren för företagets) insyn och kontroll och möjlighet att göra val på tydlig och korrekt information, vilket illustreras bland annat inom pensionsområdet och försäkringsbranschen. Här är innehållet i fullmakten och hur informationen presenteras i det elektroniska gränssnittet av avgörande betydelse. Tydligt presenterad information med stödfunktioner bidrar till att öka kunskapen och stärker också individens egenmakt.
2.3.4Effektiv
Förstudien Effektiv
Med drift avses driftleverantörens åtgärder i eller i anslutning till aktuellt
23
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
infrastruktur, drift av applikationer samt tillhandahållande av t.ex. ServiceDesk11.
Förstudien ska beskriva en målbild och en införandestrategi med en handlingsplan som visar vilka åtgärder som bör vidtas för att målbilden ska nås. Målbilden ska beskriva hur myndigheternas
Förstudiens leveranser är följande:
En beskrivning av myndigheternas nuvarande organisation av
Omvärldsanalys; drivkrafter, genomförande och bedömd potential vid etableringen av statliga datacenter i t.ex. Danmark och Finland, erfarenheter från driftkonsolidering i Storbritannien.
En definition av vilka drifttjänster och processer som omfattas. Tjänsterna specificeras i form av en tjänstekatalog med grova tjänstebeskrivningar. Processerna specificeras med stöd av standardiserat processramverk (ITIL12 e.d.) och grova processbeskrivningar.
Vision och målbild för statens konsoliderade
Belysning av hur staten i framtiden bör driva, utbyta eller köpa och sälja
En införandestrategi med handlingsplan som beskriver förflyttningen från nuläget till det av målbilden beskrivna börläget.
11ServiceDesk är ett etablerat begrepp för den stödorganisation som måste finnas för att t.ex. via telefon kunna hjälpa en användare som stött på problem vid användande av en
12ITIL, Information Technology Infrastructure Library, är en uppsättning principer för att hantera
24
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
Värdering av olika sourcingmodeller (outsourcing, konsolidering i egen regi) samt en beskrivning av
En kalkyl över nyttoeffekter och kostnader för de alternativa modellerna och handlingsalternativen. Nyttor och kostnader ska belysas både för förvaltningen och för dem som nyttjar
Belysning av krav på geografisk placering och särskilda byggnadstekniska konstruktioner av datacenter i syfte att trygga driftsäkerheten och kontinuiteten.
Belysning av kraven på informationssäkerhet vid alternativa sourcingmodeller.
Hinderanalys; vilka legala och övriga hinder har identifierats?
Förslag på nästa steg.
Iakttagelser/omvärldsanalys
För att få en bild av vad som pågår i vår omvärld inom området offentlig
Slutsatser från omvärldsanalysen är:
Servicecenterlösningar och outsourcing är viktiga medel för effektivisering av
Det är viktigt med en central styrning för att lyckas skapa effektivisering:
-Datacenterstrategier
-Sourcingstrategier (inkl. Cloud Computing13)
-Upphandling och leverantörshantering
-Harmonisering och standardisering
-It- och informationssäkerhet
-Hållbarhets- och miljöfrågor
13 Termen Cloud Computing relaterar både till applikationer som levereras som tjänster över Internet och till den hårdvara och systemmjukvara som tillhandahåller dessa tjänster.
25
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
Konsolidering av statlig
-reducera antalet datacenter,
-standardisera och harmonisera samt
-minska energianvändningen.
Förstudien tar nu steget vidare och tittar på olika lösningsförslag utifrån uppdraget.
2.4Pågående realiseringsprojekt
2.4.1Mina meddelanden
Inom ramen för myndighetssamarbetet verksamt.se pågår utveckling av en myndighetsgemensam lösning för elektronisk myndighetspost. Lösningen innebär att privatpersoner och företag kan välja att få myndighetsdokument, t.ex. ett myndighetsbeslut, i elektronisk form till en
Avsändande myndighet, kommun eller landsting ska kunna använda två alternativ när ett meddelande ska sändas till privatpersoner eller företag:
1.En så kallad säker brevlåda (skyddat meddelande som också kan innehålla en bilaga) eller
2.kortfattat meddelande som mottagaren får till en självvald
Skatteverket ska tillhandahålla en säker brevlåda för den som inte kan eller vill välja en annan brevlåda, hålla ett centralt register över parterna och ansvara för regelverket. Allt enligt det förslag som nu ligger för regeringsbeslut. Efter ett förordningsbeslut är avsikten att mottagare av meddelanden ska ges möjlighet att välja mellan olika godkända, säkra, brevlådor.
26
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
2.4.2Förvaltningsgemensamma specifikationer för
På uppdrag av
Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för
Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för
Därutöver har delegationen gjort följande ställningstagande vad gäller arbetet på kort sikt:17
[…]
För att snabbt kunna påbörja arbetet med att ta fram förslag till Förvaltningsgemensamma Specifikationer (FGS:er) för
Begreppet FGS har sitt ursprung i det behov förvaltningens har av gemensamma beskrivningar för utvecklingen av infrastrukturella tjänster som identifierades av Regeringskansliet och Statskontoret kring åren
Beroende av standardiseringssituationen och behovsbilden inom olika områden kan FGS:erna bli olika till omfattning och innehåll.
14En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3.
15Förstudierapport
16SOU 2011:27
17SOU 2011:27, s. 24.
18Överväganden och förslag, s. 315.
27
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
Det är därför viktigt att tydligt synkronisera den enskilda specifikationen till andra FGS:er som utarbetats inom den svenska
FGS:er kan vara till stor nytta i arbetet med att förtydliga innebörden av myndigheters olika föreskrifter om
Med utgångspunkt i förstudiens formulerade vision att ”Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information” har detta utvecklingsprojekt som mål att,
i samverkan med statliga myndigheter, kommuner och landsting ta fram förslag till FGS:er för
testa och kvalitetssäkra FGS:er i hos olika myndigheter särskilt utvecklade piloter anslutna till befintliga verksamhetssystem och
ge förslag till en organisation för förvaltning som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av framtagna specifikationer.
Projektets syfte är således i första hand att utarbeta FGS:er inom området
Målet är att medborgare, företag och organisationer på ett säkert och effektivt sätt ska kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn.
2.4.3Svensk
28
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
arbetar för närvarande med att definiera utvecklingen i samråd med både utfärdare och de aktörer som tillhandahåller
Upphandlingen på området för offentlig sektor kommer ske via en tjänstekoncession.
En samordning av en för offentlig och privat sektor gemensam basstruktur.
Införande av standardiserade gränssnitt mellan utfärdare och
En central signeringstjänst kommer tillhandahållas av nämnden.
En federativ arkitektur i syfte att göra systemet skalbart och möjliggöra en mer flexibel sammankoppling mellan
Nämnden har också till uppgift att delta i internationella samarbeten inom sitt område. Sverige har medverkat i det europeiskt pilotprojekt STORK19 som tog sin utgångspunkt i att en medborgare i ett
Delegationen anser att Svensk
19 STORK (Secure Identity Across Borders Linked) är en plattform som gör det möjligt för var och en att använda sin vanliga nationella
29
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
som kan påverka användningen av
2.4.4Kriminalisering av förfalskning m.m. av elektroniska handlingar
Delegationens bedömning: Oklarheter om bestämmelserna i 14 och 15 kap. brottsbalken kan tillämpas på elektroniska handlingar motverkar utvecklingen av
Skälen för delegationens bedömning: Det har visat sig oklart om bestämmelserna om urkundsbrott, osant intygande, m.m. i 14 och 15 kap. brottsbalken kan tillämpas på elektroniska handlingar. Frågan har utretts och 2007 lämnade
(SOU 2007:92) med förslag på ändringar i nämnda kapitel. Beredningen av lagändringarna har dragit ut på tiden. I avvaktan på lagändringar meddelas specialstraffbestämmelser riktade mot speciella områden där elektroniska handlingar ersätter eller kompletterar pappershandlingar.
En modern
30
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
2.4.5Förenklat och minskat uppgiftslämnande
Regeringen har gett tretton myndigheter20 i uppdrag (N2011/5884/ENT) att inom sitt respektive verksamhetsområde genomföra en kartläggning av näringsidkares/företags21 uppgiftslämnande till statliga myndigheter som följer av lag, förordning eller föreskrift. Utöver dessa tretton myndigheter har Transportstyrelsen frivilligt valt att delta i uppdraget. Finansieringen av uppdraget ska rymmas inom respektive myndighets befintliga anslag. Bolagsverket har fått i uppdrag att koordinera och leda arbetet med kartläggningen och att sammanställa denna i ett register.
Bolagsverket har därför inrättat ett projekt för att leda och koordinera arbetet med kartläggningen. Projektet har tagit fram anvisningar för hur kartläggningen ska gå till, tagit fram en systemlösning för inrapportering och hantering av uppgiftskraven och ger löpande stöd till medverkande myndigheter.
I projektet ingår också att sammanställa kartläggningen samt ge förslag på fortsatt arbete för att förenkla och minska uppgiftslämnandet för näringsidkare/företag samt hur man kan förvalta den framtagna kartläggningen. Respektive myndighet ska genomföra en kartläggning och rapportera in resultatet utifrån de anvisningar som Bolagsverket tagit fram.
Kartläggningen sker på två nivåer. Dels en övergripande över näringsidkares/företags totala uppgiftslämnande och dels en djupare som avser lämnandet av grundläggande uppgifter. Den övergripande nivån syftar till att ge en översikt över uppgiftslämnandet till de 14 myndigheterna och att få svar på till exempel när på året uppgifter samlas in från en viss bransch. Målet är att detta ska ge möjlighet att hitta mönster i uppgiftslämnandet och på så sätt identifiera möjliga förenklingar. En del frågor finns också med för att göra det möjligt med en fortsatt djupare kartläggning på andra områden än grundläggande uppgifter.
Den djupare nivån fokuserar på grundläggande uppgifter som flera myndigheter efterfrågar från företag. I denna del ska det gå att avgöra om specifika uppgifter går att återanvända eller dela. Kartläggningen utgår från de informationskrav som finns i Tillväxt-
20Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten, Skatteverket, Statistiska centralbyrån, Tullverket, Livsmedelsverket, Skogsstyrelsen, Jordbruksverket, Bolagsverket, Tillväxtverket, Trafikanalys och Trafikverket.
21Vi ser begreppen näringsidkare och företag som synonymer.
31
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
verkets databas MALIN22. För varje informationskrav ska ansvarig myndighet ange om kravet leder till uppgiftslämning. Om så är fallet ska kravet ingå i kartläggningen och myndigheterna ska besvara ett antal frågor. Myndigheterna kan också lägga till krav och markera krav som inte längre är aktuella. Två myndigheter saknade krav i
I den inledande fasen av projektet har projektet tittat på olika lösningsförslag för inrapportering av uppgiftskraven. Erfarenheter från bland annat Norge säger att behovs- och kravbilden behöver vara mer preciserad och tar längre tid att formulera än vad som hittills funnits till förfogande. Det innebär att projektet, till att börja med, skapar systemlösningen i form av en excelfil som respektive myndighet använder för att rapportera in resultatet av sin kartläggning.
När allt är inrapporterat kommer Bolagsverket att sammanställa resultatet i lämpligt databasformat för att kunna fortsätta hantera och analysera uppgiftskraven. Hittills har alla myndigheter deltagit med stort engagemang i kartläggningen. Enstaka avgränsningar har gjorts individuellt för några myndigheter, t.ex. Jordbruksverket som har väldigt många uppgiftskrav att lämna in. Avgränsningarna har gjorts så att inte slutresultatet ska påverkas. Uppdraget ska slutrapporteras till regeringen senast 20 juni 2012.
2.4.6Etablering av Statens servicecenter
Den 3 november 2011 gav regeringen Servicecenterutredningen i uppdrag att vidta de åtgärder som krävs för att Statens servicecenter ska kunna inleda sin verksamhet den 1 juni 2012. Servicecentret ska inrättas som en egen myndighet och ha namnet Statens servicecenter. Syftet med bildandet är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen. Servicecentrets tjänsteutbud bör inledningsvis omfatta löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning avseende personalfrågor, tjänstepensionsadministration, kundfakturering och kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning,
22 I databasen MALIN finns företagens uppgiftsskyldigheter dokumenterade avseende lagstöd och informationskrav riktade mot näringslivet.
32
SOU 2012:18 | Prioriterade strategiska förstudier och projekt |
löpande redovisning och bokslut, tidsredovisning samt stöd för
Arbetet med att etablera och utveckla Statens servicecenter kommer att bedrivas i tre faser:
uppstartsfasen fram till den 1 juni 2012,
stabiliseringsfasen under
expansionsfasen från och med 2014.
Under uppstartsfasen genomförs förberedelser för att servicecentret ska kunna inleda sin verksamhet den 1 juni 2012. Under stabiliseringsfasen ska långsiktiga produktionssystem och processer implementeras, övriga lösningar från uppstartsfasen finslipas och vidareutvecklas samt ytterligare kundmyndigheter anslutas. I expansionsfasen kan en utvidgning av tjänsteutbudet övervägas.
För närvarande arbetar Servicecenterutredningen med att förbereda uppstarten av Statens servicecenter. Arbetet omfattar bland annat att etablera funktioner för ledning och styrning, ordna lokaler för verksamheten, upphandla infrastruktur
2.5Interoperabilitet
Delegationens utskott för nationellt interoperabilitetsramverk ska i ett antal delprojekt ta fram grunden för ett lättviktigt nationellt interoperabilitetsramverk (NIF) och en strategi för hur ramverket ska införas i offentlig sektor. Vissa delprojekt kommer att kunna startas i pilotverksamhet för att på sikt kunna överföras till en långsiktig förvaltningsorganisation utanför delegationen.
Ramverkets syfte är att förenkla informationsutbyte mellan offentliga organisationer och mellan offentliga organisationer och externa aktörer.
Utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter och att myndigheterna i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer. Huvudinriktningen för arbetet ska utgå från att definiera ramarna för den tekniska och
33
Prioriterade strategiska förstudier och projekt | SOU 2012:18 |
semantiska interoperabiliteten och bistå i andra initiativ kring den rättsliga och organisatoriska interoperabiliteten.
Syftet med uppdraget är även att säkerställa att Sveriges ramverk för interoperabilitet är i linje med pågående arbete i EU. Produkter som planeras är:
Strategi för införande av ett nationellt interoperabilitetsramverk. I detta område ingår att ta fram en målbild och handlingsplan, samt en strategi för nationellt införande.
Uppdaterad vägledning för automatiserad samverkan. En första version av vägledningen för automatiserad samverkan har tagits fram men den behöver ses över och kontinuerligt vidareutvecklas.
En vokabulärkatalog för att synliggöra de vokabulärer som används inom det offentliga och på sikt möjliggöra en gradvis framväxande semantisk interoperabilitet.
En nationell interoperabilitetsportal för offentlig sektor med information om interoperabilitetsinitiativ och ingångar till de övriga produkterna.
Plattform för säker meddelandehantering. Idag finns olika plattformar för säker meddelandehantering i drift. Samtidigt utbyts information på många andra olika sätt i offentlig förvaltning. Detta projekt ska inventera funktionella krav på plattform för säker meddelandehantering och undersöka möjligheterna till vidareutveckling för att möjliggöra användning av säker meddelandehantering av så många som möjligt.
34
3 Delegationens aktiviteter
Delegationens arbete har under 2011 varit inriktat på att genomföra ett arbete inom ramen för delegationsdirektivens uppdrag,
uppföljning av det samlade arbetet med
koordinering av det samlade arbetet med
koordinering av
stöd till regeringen i det internationella arbetet,
förvaltning av
främja möjligheten till vidareutnyttjande av handlingar (PSI) och
förvaltning av framtagna riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier.
Redovisningen i detta avsnitt följer i stort ovanstående punkter. Under våren 2011 genomfördes ett målbildsarbete som har resulterat i följande styrande principer för delegationens arbete i genomförande av uppdraget:
Enklare vardag för privatpersoner och företag.
Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet.
Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet.
Dessa principer (enklare, öppnare, effektivare) ligger också som grund för det strategiarbete som genomförts av SKL och finns återgivna i publikationen Strategi för
35
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
3.1Uppföljning av myndigheternas arbete
Delegationen publicerade i mitten på augusti 2011 en rapport – Uppföljning av myndigheternas arbete med
3.2Koordinering av det samlade arbetet med
Koordinering av det samlade arbetet med
3.3
Koordinering av
23 Regeringsbeslut N2011/1368/ITP.
36
SOU 2012:18 | Delegationens aktiviteter |
3.4Det internationella arbetet
Stödet till regeringen vad gäller det internationella arbetet har som utgångspunkt att verka för att det finns svensk myndighetsrepresentation i olika relevanta fora. En annan omfattande uppgift är att svara på olika typer av enkäter, främst från EU, med avseende på inte endast
3.5Vägledningar
3.5.1Utveckling av Vervas vägledningar
Delegationen har inventerat Vervas vägledningar och tagit fram en hanteringsstrategi som innebär,
omarbetning av vägledningen för webbutveckling som beräknas vara färdigställd under våren 2012.
uppdatering av två vägledningar tillsammans med
Delegationens samtliga vägledningar och riktlinjer versionshanteras och förvaltas vilket innebär att de vid behov uppdateras. Samtliga vägledningar och riktlinjer finns publicerade på delegationens webbplats. En arkiverad version av Vervas webbplats är också tillgänglig via delegationens webbplats.
3.5.2Delegationens vägledningar och riktlinjer
Delegationen har under 2011 publicerat en vägledning i nyttorealisering. Ett nätverk av intresserade myndighetspersoner samt ett ”koncernstöd” har skapats för att föra ut vägledningen.
Koncernstödet innebär att myndigheter, utan kostnad, kan få stöd att införa vägledningen i sin verksamhet.
37
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
Delegationen har under våren 2012 också publicerat en vägledning för behovsdriven utveckling. Vägledningen beskriver hur användarnas behov tas tillvara vid utveckling av processer och tillhörande
Delegationen har inom ramen för sitt arbete med rättsliga frågor tagit fram en rapport, Utlämnande via direktåtkomst och på medium för automatiserad behandling. Den tar sin utgångspunkt i att gränsen mellan ”medium och direktåtkomst” är svår att dra både rättsligt och tekniskt. Rapporten innehåller en modell som adresserar hur automatiserade utlämningsbeslut kan hanteras på ett sätt som tillgodoser såväl rättssäkerhetsaspekter och snabbhet. Modellen utesluter inte andra metoder eller andra tolkningar.
Delegationen har ett pågående arbete för att ta fram en vägledning som ska främja vidareutnyttjande av offentliga handlingar. Vägledningen beräknas finnas tillgänglig under våren 2012 (se vidare avsnitt 3.6 nedan).
Regeringen gav i tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) den 25 mars 2010 delegationen i uppdrag att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Delegationen har publicerat en första version av vägledningen den 30 december 2010. Vägledningen kommer under året vara föremål för en uppdatering, bl.a. vad avser så kallade kakor (cookies).
3.6Offentlig information för vidareutnyttjande
Delegationen har i tilläggsdirektiv (2010:32) fått i uppdrag att, med utgångspunkt i lagen (2010:556) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen, främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen.
Utifrån detta tilläggsuppdrag har delegationen initierat ett projekt för att ta fram en vägledning som ska främja myndigheter, såväl statliga som kommunala, att tillhandahålla information för vidareutnyttjande. Vägledningen avser att stödja myndigheterna när de ställs inför rättsliga bedömningar, när de ska ta ställning till former för publicering av information och hur de kan informera om vilken information som finns tillgänglig för vidareutnyttjande. När det gäller de rättsliga bedömningarna ska vägledningen visa på områden där det normalt står klart att vidareutnyttjande inte kommer i konflikt med rättsregler. Vägledningen går också igenom
38
SOU 2012:18 | Delegationens aktiviteter |
områden där oklarhet kan råda om vidareutnyttjande är tillåtet och där det står klart att det finns rättsliga hinder. Det kan i de båda sistnämnda fallen gälla t.ex. handlingar som omfattas av upphovsrätt och eller där uppgifterna är sekretessreglerade.
Vidareutnyttjande främjas också genom deltagande på konferenser och seminarier.
3.7Övriga aktiviteter
3.7.1Förstudier
Fyra förstudier har initierats under 2011 och förstudiearbete pågår. Förstudierna kommer att avslutas under första kvartalet 2012 förutom Mina fullmakter som avslutas senast innan sommaren 2012.
Effektiv informationsförsörjning (i regi av CSN)
Mina ärenden (i regi av Transportstyrelsen)
Effektiv
Mina fullmakter (i regi av Pensionsmyndigheten)
Förstudierna ska ligga till grund för förslag/rekommendationer till regeringen om att någon eller några myndigheter tar förslagen vidare till realiserade
Av genomförda förstudier under 2010 har två gått till realisering under 2011. Dessa är Tjänstekatalog(Jordbruksverket) och Mina meddelanden (Skatteverket tillsammans med Bolagsverket och Tillväxtverket). Delegationen har vidare startat ett arbete med förvaltningsgemensamma specifikationer för
Samtliga ovan nämnda förstudier, tjänster och specifikationer syftar till lösningar för att skapa interoperabilitet inom förvaltningen, hitta effektiva förvaltningsgemensamma lösningar som förenklar vardagen för företag och privatpersoner, ökar förvaltningens transparens och skapar möjlighet till innovation samt underlättar effektiviseringsarbetet inom förvaltningen.
39
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
3.7.2Seminarier, mässor och workshops
Delegationen anordnade i maj 2011 en inspirationsdag för offentlig förvaltning med ett program där informationspunkter och debatt blandades med olika workshops.
Delegationen deltog i Offentliga rummet(OR) 2011 som genomfördes i Trollhättan i slutet av maj. OR samlade företrädare för myndigheter och kommuner. Delegationen ingår i programkommittén för OR och i juryn för den så kallade Guldlänken som årligen delas ut vid OR. Delegationen avser att delta i OR 2012 i Uppsala. Ett första
Delegationen deltog i programpunkter vid
Vidare har delegationen tillsammans med SKL genomfört en seminarieserie under hösten 2011 med olika ämnen. Seminarierna har också webbsänts.
3.7.3Delegationens webb samt övriga kanaler
Delegationen ansvarar och driver en egen webbplats för att göra delegationens arbete så tillgängligt och transparant som möjligt. På webbplatsen publiceras framtagna vägledningar och riktlinjer, utkast av olika slag, rapporter, nyheter, inbjudningar till öppna möten m.m. Via webbplatsen görs även delar av delegationens pågående arbete tillgänglig för synpunkter och förslag.
Kopplat till webben finns också kanaler till Facebook, Twitter och ett diskussionsforum (ning.com) för att privatpersoner, företag och organisationer ska ha möjlighet att följa delegationens arbete samt lämna synpunkter och reflektioner på ett enkelt sätt. Dessa kanaler kan också användas av delegationen för att sprida information och budskap.
40
SOU 2012:18 | Delegationens aktiviteter |
3.8Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag
3.8.1Digital agenda för Sverige
I oktober 2011 presenterade
Agendan pekar ut behov av insatser inom fyra strategiska områden med utgångspunkt i användarens perspektiv. Dessa områden är:
Lätt och säkert att använda.
Tjänster som skapar nytta.
Det behövs infrastruktur.
It:s roll för samhällsutvecklingen.
Regeringen avser att inrätta en Digitaliseringskommission som får i uppdrag att verkar för att målet i den digitala agendan uppnås. Kommissionen ska beskriva och analysera den faktiska utvecklingen mot det
Vidare arbetar regeringen med en strategi för den svenska
41
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
Regeringens handlingsplan från 2008 definierade målet att Sverige skulle återta en ledande position per 2010. Arbetet har kommit långt på många områden, men det finns mer att göra. Det är därför nu aktuellt att ta fram en ny
I vilken mån strategin som är tänkt att fastställas hösten 2012 innebär förändrad inriktning eller förändrade förutsättningar för delegationens arbete återstår att se. Delegationen följer arbetet med strategin och har en kontinuerlig dialog med främst Näringsdepartementet.
3.8.2Utvecklingsmyndigheter
Delegationen lämnade i sitt första betänkande (SOU 2009:86) förslag om att regeringen skulle inrätta så kallade utvecklingsansvariga myndigheter med syfte att bl.a. samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden.
Regeringen beslutade 3 mars 2011 att uppdra åt fyra myndigheter att särskilt utgå ifrån människors och företags vardagssituationer när de planerar sina kommande
De myndigheter som fått särskilda uppdrag är
Skatteverket, som ansvarar för att utveckla området privatpersoner,
Bolagsverket, som ansvarar för företag och företagande,
Transportstyrelsen, som ansvarar för fordon och förare, och
Lantmäteriet som ansvarar för området geografisk information och fastighetsinformation.
Delegationen har utvecklat en samverkan med utvecklingsmyndigheterna. Genom koordinering undviks därmed dubbelarbete och
42
SOU 2012:18 Delegationens aktiviteter
överlappningar samt ett tillvaratagande av synergieffekter vid utveckling av
3.8.3Innovationsrådet
I syfte att höja effektiviteten och kvaliteten i offentlig verksamhet på nationell, regional och lokal nivå har regeringen tillkallas en kommitté i form av ett nationellt råd. Rådet ska stödja och stimulera innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet som kan resultera i betydande förbättringar för medborgare och företag och effektivisering av befintliga processer. Rådet ska anlägga ett helhetsperspektiv och beakta erfarenheter av och förutsättningar för ett mer systematiskt arbete med värdeskapande, kvalitet och produktivitetsutveckling. I uppdraget ingår bl.a. att
klarlägga vilka krav som regelverket i dag ställer på statliga myndigheter för styrning, kontroll och redovisning och hur de tillämpas för att utveckla och samordna värdeskapandet i den offentliga verksamheten,
kartlägga i vilken utsträckning det görs kvalitets- och effektivitetsanalyser inom offentlig verksamhet och hur dessa dokumenteras, redovisas och bearbetas för att kunna omsättas i konkreta förbättringar,
bedöma om sådana analyser kan utgöra ett instrument i arbetet med att uppnå högre kvalitet och effektivitet, och
beskriva statliga myndigheters arbete med innovation, kvalitet och verksamhetsutveckling.
I uppdraget ingår därutöver att
föreslå åtgärder som främjar innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet,
identifiera och analysera svårigheter med att genomföra utvecklingsinsatser,
bedöma hur olika styrmedel kan användas för att säkerställa genomslag för bättre resursutnyttjande, kvalitets- och resultatkrav,
43
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
identifiera områden, tjänster eller processer som bedöms ha stor utvecklingspotential och i nära samverkan med frivilliga aktörer utarbeta utvecklingsstrategier för några av dessa områden,
utarbeta förslag till hur erfarenheter kan tas till vara och spridas till andra områden.
Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag senast den 1 juni 2013. Delegationens sekretariat har regelbundna möten med Innovations-
rådet för att på bästa sätt, genom koordinering undvika dubbelarbete och överlappningar samt ta till vara eventuella synergieffekter vid olika kartläggningar, enkäter m.m.
3.8.4Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern
En sådan utredning, Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern
Av direktiven framgår bl.a. följande:
En särskild utredare ska se över den s.k. registerlagstiftningen och vissa därmed sammanhängande frågor i syfte att skapa rättsliga förutsättningar för en mer effektiv
44
SOU 2012:18 | Delegationens aktiviteter |
såväl den enskildes rätt till personlig integritet som allmänhetens berättigade anspråk på insyn i den offentliga verksamheten tillgodoses. Utredaren ska,
bl.a. överväga om definitionen av begreppet ”allmän handling” i tryckfrihetsförordningen (TF) är lämpligt utformad när det gäller sådana uppgifter som en myndighet har tillgång till genom s.k. direktåtkomst hos en annan myndighet eller genom liknande former av elektroniskt utlämnande och, om utredaren anser att definitionen bör ändras, lämna förslag till ändring av denna,
överväga om det finns skäl att i registerförfattningar bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande,
göra en översiktlig inventering av registerförfattningarna och närmare analysera hur dessa fungerar inom tre olika verksamhetsområden,
med beaktande av utvecklingen inom EU och Europarådet utarbeta en generell modell för reglering av registerfrågor och, med modellen som mall, lämna konkreta förslag till registerförfattningar inom de tre verksamhetsområdena, och
överväga vilka typer av allmänna handlingar inom de tre verksamhetsområdena som den eller de aktuella myndigheterna ska ha skyldighet att lämna ut elektroniskt och lämna de förslag som dessa överväganden föranleder.
Förslagen ska syfta till att regleringen i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) samt registerregleringen tillsammans inom respektive område ska utgöra en tydligare och mer lättillämpad helhet.
De delar av uppdraget som avser frågan om definitionen av
”allmän handling” bör ändras respektive om det finns skäl att i registerförfattningarna även fortsättningsvis bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande, ska redovisas i ett delbetänkande senast den 1 december 2012. I den förstnämnda delen ska utredaren samråda med en parlamentarisk referensgrupp. Regeringen kommer, efter att ha inhämtat synpunkter från utredaren, att i tilläggsdirektiv
45
Delegationens aktiviteter | SOU 2012:18 |
precisera inom vilka tre verksamhetsområden som utredaren ska lämna förslag till registerförfattningar. Uppdraget ska slutredovisas senast den 1 december 2014.
Utredaren ska i uppdragets samtliga delar samråda med
3.8.5Grön IT
IT för en grönare förvaltning – agenda för IT för miljön
Delegationen kommer i sitt arbeta att främja en utveckling där offentlig sektor ska föregå med gott exempel. En sådan aktivitet är att påverka myndigheter att begära in uppgifter elektroniskt i stället för på papper eller distribuera myndighetsbeslut elektroniskt. Att mellan myndigheter få utbyta information elektroniskt i stället för på papper minskar också miljöbelastningen. I vissa fall hindras en sådan utveckling av registerförfattningar. En översyn av registerförfattningarna har påbörjats och delegationen ska verka för att även miljöfaktorn kan vägas in i denna översyn.
3.8.6Nationell eHälsa
Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Det är viktigt med en tät dialog mellan delegationen och olika företrädare för eHälsoarbetet. Delegationen har regelbundna kontakter med de delar inom SKL och därtill associerade organisationer som genomför eHälsoarbete. En representant för eHälsoarbetet vid SKL kommer att permanent knytas till ett av delegationens utskott.
46
SOU 2012:18 | Delegationens aktiviteter |
3.8.7Strategi för eSamhället
Kommuner, landsting och regioner tillsammans står för cirka 70 procent av medborgarkontakterna i offentlig sektor och åtta av tio företagare har kontakter med kommunen. Utvecklingen av eSamhället är något som i allra högsta grad påverkar och påverkas av kommunal sektor.
I syfte att stödja kommunernas och landstingens utveckling av
Arbetet i CeSam drivs i nära samarbete med SKL:s övriga verksamhetsdelar inom följande programområden: eHälsa, skola, näringsliv och arbete, samhällsbyggnad, trafik och miljö, kultur, fritid och besöksnäring, demokrati och delaktighet, stödfunktioner och strukturella förutsättningar. SKL tar nu fram handlingsplaner för varje område.
Delegationen kommer att i nära samarbete med CeSam verka för en samlad utveckling av
47
Bilaga 1
Kommittédirektiv
Delegation för |
Dir. |
2009:19 | |
Beslut vid regeringssammanträde den 26 mars 2009.
Sammanfattning av uppdraget
Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar.
Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med
Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheternas
Delegationen ska årligen lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas senast den 31 december 2014.
Bakgrund
Regeringen framhöll i budgetpropositionen för 2007 (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att
säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas,
49
Bilaga 1 | SOU 2012:18 |
se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs,
se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering,
identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt
stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete.
Den 15 mars 2007 beslutade regeringen att tillsätta en statssekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i Regeringskansliet av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona.
Den 14 januari 2008 fastställde regeringen en handlingsplan för
Målet för
För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara samtidigt som möjligheterna till myndighetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av
50
SOU 2012:18 | Bilaga 1 |
angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. För närvarande finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (Geodatarådet), Rättsväsendets Informationsförsörjning
I handlingsplanen anges också att kommunernas
I mars 2008 överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av
Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av
Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet.
I budgetpropositionen för 2009 (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas den 31 december 2008 och att regeringen avser att inrätta en
51
Bilaga 1 | SOU 2012:18 |
Behovet av en delegation
Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verksamhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte.
Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. Ibland sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar.
För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad
Syftet med delegationen för
Utgångspunkter för delegationens arbete
Inledning
Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat Europa och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar.
Statsförvaltningen behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god föränd-
52
SOU 2012:18 | Bilaga 1 |
ringsförmåga. En viktig aspekt i detta sammanhang är medlemskapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på administrativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med
Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1).
Utgångspunkter
När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter.
Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt.
Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas
53
Bilaga 1 | SOU 2012:18 |
behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten.
Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. Sverige har i dag en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag.
Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom
Delegationens uppdrag
Allmänt
Regeringen prioriterar
Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighetsövergripande nivån. Detta innebär dels samordning av
Delegationen ska ha följande huvuduppdrag.
Utformning av en strategi för myndigheternas arbete med
Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för
54
SOU 2012:18 | Bilaga 1 |
inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med
hur samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och organisationer kan förbättras och hur ansvaret mellan dessa ska fördelas, bl.a. ska sektorsvisa samverkansansvariga myndigheter föreslås,
hur den offentliga sektorns försörjning av elektroniska legitimationer, dvs. hanteringen av identifiering och underskrifter, bör genomföras i framtiden med utgångspunkt i rapporten Säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (Verva 2008:12),
hur teknisk samverkansförmåga mellan olika system, s.k. interoperabilitet, kan komma till stånd på förvaltningsgemensam nivå och på sektorsnivå,
hur standardisering och eventuella systemväxlar (växlar för automatisk konvertering mellan standarder och format) bör användas vid utvecklingen av
hur den offentliga sektorns utveckling av
övergången till ny teknik som t.ex. övergången till ”IPv6”, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets
hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom statsförvaltningen,
hur myndigheterna i framtiden bör driva, utbyta eller köpa och sälja
hur samverkan kring
hur fler
hur
55
Bilaga 1 | SOU 2012:18 |
Koordinering av arbetet med
Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående
Uppföljning av det samlade arbetet med
Delegationen ska från och med 2010, utifrån de förvaltningspolitiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med
Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (TUA). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter.
Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas
Koordinering av
Delegationen ska samordna den statliga förvaltningens
56
SOU 2012:18 | Bilaga 1 |
att metod- och expertstöd i
Stöd till regeringen i det internationella arbetet
Delegationen ska bistå regeringen i
Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på
Delegationen ska inventera och vid behov utveckla den tidigare
Uppdragets genomförande
I frågor som rör den strategiska utvecklingen av elektronisk förvaltning ska delegationen löpande rapportera till den interdepartementala arbetsgruppen för elektronisk förvaltning (dnr Fi2007/1981) och vid behov även till statssekreterargruppen för
Delegationen ska tillkalla en arbetsgrupp bestående av ansvariga för strategiska
57
Bilaga 1 | SOU 2012:18 |
hetsutvecklare, som arbetar på myndigheter eller organisationer som deltar i delegationens arbete.
Vid behov ska delegationen även tillkalla en referensgrupp bestående av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete.
Det är angeläget att utvecklingsarbetet avseende
I syfte att koordinera det strategiska
Delegationens arbete ska genomföras i samråd med de myndigheter som har särskilda uppgifter inom
Redovisning
Delegationen ska inledningsvis ta fram förslag till en strategi för myndigheternas arbete med
Delegationen ska med början 2010 redovisa sitt arbete till regeringen (Finansdepartementet) senast den 20 mars respektive den 1 oktober varje år.
Ett förslag till hur arbetet kan föras vidare i ett längre perspektiv ska lämnas senast den 20 mars 2014.
En slutredovisning av arbete ska lämnas senast den 31 december 2014.
Delegationen ska, utöver vad som i kommittéförordningen (1998:1474) föreskrivs om konsekvensbedömningar, beskriva konsekvenser för användare av
Delegationen ska också redovisa till regeringen om den i sitt arbete identifierar regelverk som på ett olämpligt sätt hindrar elek-
58
SOU 2012:18 | Bilaga 1 |
troniskt informationsutbyte. Vid behov ska delegationen lämna förslag till författningsändringar.
Delegationen ska hålla berörda centrala arbetsorganisationer informerade om arbetet och ge dem möjlighet att framföra synpunkter.
Det är regeringens avsikt att utvärdera delegationens verksamhet innan 2014.
(Finansdepartementet)
59
Bilaga 2
Kommittédirektiv
Tilläggsdirektiv till |
Dir. |
(Fi 2009:01) | 2010:32 |
Beslut vid regeringssammanträde den 25 mars 2010.
Utvidgning av uppdraget
Regeringen beslutade den 26 mars 2009 att ge en kommitté i uppdrag att bl.a. koordinera de statliga myndigheternas
61
Bilaga 2 | SOU 2012:18 |
Vidareutnyttjande av offentlig information
Information som samlas in eller framställs av myndigheter har ofta användningsområden utanför den offentliga förvaltningen. Det finns flera exempel på information hos myndigheter som kan användas kommersiellt. Väderinformation kan t.ex. användas för kommersiella vädertjänster och kartinformation och annan geografisk information kan användas för t.ex.
Det är enligt regeringens mening viktigt att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information från myndigheter för både kommersiella och ideella ändamål.
Europaparlamentet och rådet antog den 17 november 2003 ett direktiv (2003/98/EG) om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn
I propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175) föreslås en lag om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Genom den föreslagna lagen genomförs
24 EGT L 345, 31.12.2003, s. 90, Celex 32003L0098.
62
SOU 2012:18 | Bilaga 2 |
Riktlinjer för användning av s.k. sociala medier
Uppdraget
Vidareutnyttjande av information
Delegationen ges i uppdrag att, med utgångspunkt i den föreslagna lagen om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen, främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen.
I sitt arbete för att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information ska delegationen verka för erfarenhetsutbyte och kunskapsspridning om goda exempel på hur information kan tillhandahållas. Delegationen ska undersöka hur information praktiskt och tekniskt kan tillhandahållas för automatiserade uttag i de fall uttag i sådan form är tillåtet och den berörda myndigheten har bedömt att utlämnande av informationen i elektronisk form är lämpligt. Delegationen ska i detta arbete särskilt uppmärksamma behovet av skydd för den personliga integriteten. När det gäller frågor om utlämnande av handlingar i elektronisk form ska delegationen dessutom beakta de överväganden och förslag som redovisas i
I
Vidare ska delegationen verka för att myndigheterna på ett ändamålsenligt sätt informerar om vilka handlingar som finns hos myndigheten och som tillhandahålls för vidareutnyttjande.
63
Bilaga 2 | SOU 2012:18 |
Delegationen ska utveckla former för att tillgängliggöra informationen om handlingar för vidareutnyttjande i en samlad form, t.ex. på en gemensam webbplats. Delegationen ska i detta arbete säkerställa att skyddet för den personliga integriteten kan upprätthållas.
Delegationen ska särskilt uppmärksamma förutsättningarna för mindre och nyetablerade företag att få tillträde till marknaden för offentlig information.
Delegationen ska följa utvecklingen på området och bedöma behovet av ytterligare förvaltningsgemensamma insatser. Delegationen ska utreda om någon myndighet behöver ges stödjande, vägledande, samordnande eller andra uppgifter på området.
Riktlinjer för användning av sociala medier
Delegationen ska inom ramen för sitt uppdrag att utveckla vägledningar även ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Delegationen ska i detta arbete särskilt beakta rättsliga aspekter på sådan användning.
Uppdragets genomförande
Uppdraget ska genomföras i samråd med berörda myndigheter. Delegationen ska särskilt samråda med Datainspektionen och
Riksarkivet. När det gäller arbetet att främja, leda och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information ska delegationen även samråda med Ekonomistyrningsverket och Statskontoret samt på lämpligt sätt med andra aktörer t.ex. näringslivet.
Delegationen ska inte föreslå ändringar i grundlag.
Arbetet ska redovisas i de rapporter som delegationen enligt sina direktiv ska lämna den 1 mars och den 1 oktober varje år.
(Finansdepartementet)
64
Bilaga 3
Förstudier och projekt
Denna bilaga innehåller en djupare beskrivning av några av de pågående förstudier och projekt som sammanfattas i avsnitt 2.
1 Pågående förstudier
Förstudierna Effektiv informationsförsörjning, Min ärendeöversikt, Mina fullmakter och Effektiv
1.1Effektiv informationsförsörjning
Syfte
Syftet med förstudien är att beskriva hur informationsförsörjningen för verksamhetsprocessen ekonomiskt bistånd ska kunna effektiviseras. Syftet har också varit att mer generellt redogöra för viktiga förutsättningar för informationsförsörjningen inom den offentliga förvaltningen.
Mål
Alla kommuner ska samla in den information som behövs elektroniskt från samtliga myndigheter.
Brukare och handläggare ska kunna hämta informationen.
65
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
Felaktiga utbetalningarna ska minska och brukarna ska inte behöva krävas på felaktigt utbetald ersättning.
Handläggare ska bara i undantagsfall behöva komplettera den elektroniska informationen via en muntlig kontakt med en myndighet.
I ett framtida perspektiv, med effektiv informationsförsörjning, bör samma information som idag hämtas manuellt, vara möjlig att tillgå digitalt.
Analyser av verksamheten
För att kunna effektivisera hanteringen av ekonomiskt bistånd måste processen utvecklas. Både brukarna och handläggarna ska kunna hämta informationen. Information som inte är sekretessbelagd ska socialnämnderna kunna hämta innan ett ärende är skapat. Det ska vara lätt för brukaren att få en överblick över sina egna inkomster, ersättningar och bidrag när man fyller i en ansökan.
Alla myndigheter och arbetslöshetskassor måste göra sin information tillgänglig så att den kan hämtas elektroniskt. Den information som behövs för handläggningen måste presenteras på ett sätt som gör det enkelt för användare att hitta rätt information vid den tidpunkt då prövningen av bistånd ska göras. För att effektivisera handläggningen ytterligare behöver socialnämnderna också tillgång till information om varför en ersättning eller ett bidrag har avslagits hos en viss myndighet samt grunderna för avslaget. Utan uppgifter om eventuella avslag kan inte rätten till ekonomiskt bistånd utredas. I dessa fall är kontakt via telefon, brev eller fax nödvändig. Tillgången till uppgifter om att kommunen inväntar en komplettering till den inlämnade ansökan är viktig. En sådan situation ger en signal till handläggaren på socialnämnden om att den sökande inte har gjort allt som ligger i hans eller hennes ansvar att göra för att bidra till ärendets slutförande. Socialnämnderna behöver också få information om den sökande redan är aktuell på en annan socialnämnd. Månadsuppgifterna, som enligt förslag kommer att hanteras av Skatteverket är ytterligare en uppgift som kommer att underlätta och förbättra kvaliteten i handläggningen av ekonomiskt bistånd. Då information om månadsuppgifter kommer att kunna hämtas med en månads eftersläpning, kommer social-
66
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
nämndernas nytta av informationen ändå att vara begränsad i den löpande handläggningen.
Nuläge
För att en socialnämnd ska kunna bevilja ekonomiskt bistånd förutsätts att den sökande har utnyttjat alla de möjligheter som normalt står till buds för att försörja sig själv (4 kap. 1 § SoL). Vid ärendeprövningen gör därför socialnämnderna en bedömning av om den enskilde kan tillgodose sitt behov genom egna tillgångar. Socialnämnder behöver uppgifter från andra myndigheter och organ för att kunna kontrollera att inlämnade uppgifter om den enskildes ekonomiska situation är riktiga. Uppgifterna behövs också för att bedöma storleken av det ekonomiska biståndet. Följande uppgifter behöver kontrolleras:
Inkomst, ersättning eller lån exempelvis lön,
tillgångar, exempelvis bil, fastighet,
skulder, exempelvis hyresskulder,
uppgift om sysselsättning, exempelvis sjukskrivning, arbetssökande,
boende exempelvis hyresförhållande och folkbokföring och
familjebild, exempelvis, civilstånd, barn.
De regler som möjliggör en elektronisk informationshämtning av sekretesskänslig information för socialnämnder, gäller idag från det att ärendet har startats i juridisk mening, det vill säga har ankomstregistrerats, tills att ärendet är avslutat. Rådgivande samtal omfattas inte av dessa möjligheter. Det har varit svårt att förmå kommunerna att samverka kring kraven på innehåll i de elektroniska tjänsterna. Få kommuner har anslutit sig till de tjänster som redan finns.
Kontrollen av den sökandes uppgifter mot andra källor sker i dag via telefon, eller fax, vilket innebär en omfattande och ineffektiv handläggning.
Elektroniska tjänster för informationsutbyte finns tillgängliga hos försäkringskassan som tillhandahåller tjänsten LEFI Online och hos CSN som tillhandahåller sin information genom ett gränssnitt via Spridnings- och hämtningssystemet (SHS). Det går också att använda ett gränssnitt som utvecklats av någon annan, exempel-
67
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
vis Logica, Tieto Enator, Sirius IT eller Sambruk. Arbetsförmedlingen, Skatteverket och arbetslöshetskassorna har främst en manuell hantering, till exempel via brev och telefon.
Dagens reglering av informationsutbytet vid handläggningen av ekonomiskt bistånd är komplex och omfattar flera lagar och förordningar som har till syfte att stärka den enskildes integritet samtidigt som det ska underlätta för myndigheterna att utbyta nödvändig information och underlätta handläggningen i olika delar av transfereringssystemet. Reglering omfattar flera verksamheter och informationsflöden. Det innebär att myndigheterna med sina olika utvecklingsmöjligheter och behov ska tillämpa sin specifika del av regelverket och samtidigt uppnå en gemensam grund för informationsutbytet. Det kan konstateras att just denna komplexitet, vid tillämpningen av regelverket, har en dämpande effekt på utvecklingen och användningen av
Finansieringen är ytterligare ett hinder, det är olika finansiella förutsättningar mellan de olika myndigheterna och organisationerna. Även de finansiella förutsättningarna för kommunerna skiljer sig åt, mycket beroende på kommunernas storlek. Också formerna för samverkan mellan myndigheter, organisationerna och kommuner hindrar en önskvärd utveckling. Det saknas också grundläggande vägledningar och riktlinjer för den tekniska infrastrukturen som klargör hur informationsutbytena tekniskt ska genomföras.
Preliminära slutsatser och idéer
För att det ska vara möjligt att nå de föreslagna målen måste informationsutbytet utvecklas och myndigheterna ges ett författningsreglerat uppdrag att utveckla bastjänster. Bastjänsterna måste utvecklas i enlighet med
Idé runt stegvis utveckling:
Steg 1: Myndighetsspecifika bastjänster - Ekonomiskt bistånd
Ett första steg för att effektivisera socialnämndernas hämtning av uppgifter är att myndigheterna och arbetslöshetskassorna utvecklar egna bastjänster. Arbetslöshetskassornas arbete med bastjänster
68
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
kan enbart ske på frivillig basis. Det kan vara genom en överenskommelse med berörda myndigheter eller genom att regeringen tilldelar ett särskilt anslag för arbetet.
Steg 2: Gemensamma informationshanteringstjänster – Ekonomiskt bistånd
När bastjänsterna finns tillgängliga är det möjligt för myndigheterna eller andra aktörer att i samverkan med användarna utveckla effektiva, gemensamma tjänster för tillgång till efterfrågad specifik information – rätt information i rätt tid. Detta är ett ytterligare steg för att samordna myndigheters tillhandahållande av information.
Närmare om utvecklingen av bastjänster
Grunden i föreslagen lösning för det elektroniska informationsutbytet är en tjänstebaserad
Utvecklingen av informationshanteringstjänster ska baseras på en samsyn i den statliga förvaltningen. Detta åstadkoms genom att utvecklingen utgår från vissa grundläggande riktlinjer. Lösningsförslaget baserar sig på referensarkitektur för teknisk interoperabilitet och de principer/riktlinjer som beskrivs där samt
Bastjänster som använder andra bastjänster kallas sammansatta bastjänster. Eftersom en sammansatt bastjänst har ett beroende till en eller flera informationsägare/tjänsteproducenter förutsätter den att det också finns en samordning av förändringar i bakomliggande bastjänster.
69
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
Informationsbehov
För en effektivare process och för att ytterligare kvalitetssäkra processen för ekonomiskt bistånd bör,
socialnämnderna få direkt åtkomst till fler uppgifter och
sekretessbrytande regler mellan socialnämnderna införas.
Behov av mer information
Handläggningen kan effektiviseras genom en utökad tillgång till uppgifter som avser aktivitetsstöd, arbetslöshetskassa och etableringsersättning. Det är framförallt uppgifter om avslag och orsak till avslag som kan vara värdefulla för att höja kvaliteten i ärendehandläggningen. Det är också önskvärt att det visas om ärendet inte är avgjort därför att uppgifter saknas från den sökande. Regeringen bör återigen titta på möjligheterna att låta kommunerna ta del av fler uppgifter än de som är möjliga idag. Översynen bör belysa hela processen för ärendehandläggning av ekonomiskt bistånd vad avser såväl uppgifter som källorna för dessa.
Behov av sekretessbrytande regler mellan socialnämnder
En viktig fråga för socialnämnderna är att på ett enkelt sätt kunna utbyta sekretessbelagd information med andra socialnämnder och mellan en kommuns olika stadsdelsnämnder. Skälet är att snabbt och smidigt kunna få information om en person som ansöker om bistånd, samtidigt tar emot bistånd eller har ansökt om sådant i en annan kommun. Uppgifterna är sekretessbelagda och handläggaren kan idag inte kontrollera hur det förhåller sig.
Samverkan och överenskommelse
En utpekad myndighet ges i uppdrag att driva och samordna myndigheter i utvecklingen av bastjänster och sammansatta bastjänster. Det ingår även att i samverkan med kommunerna tydliggöra hur informationen kan användas i biståndshanteringen och hur avtal mellan myndigheter, organisationer och kommuner ska genomföras.
Det är viktigt att en myndighet får ansvar för samordning av utvecklingen, som i det här fallet avser informationsförsörjning för ekonomiskt bistånd. I det utvecklingsarbetet läggs också ett uppdrag att ta fram en samverkansmodell för andra verksamhetsområ-
70
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
den som kräver informationsutbyten mellan myndigheter, organisationer och kommuner. Modellen bör utgöra ett ramverk som på ett samlat sätt för berörda aktörer visar hur styrande regler och principer ska tillämpas inkluderande frågor om organisation, ansvarsfördelning och finansiering.
Hanteringsregler
De regler som avser att underlätta för myndigheterna att hålla sin information (handlingar) ordnad och sökbar måste ses över.
Bättre anpassade hanteringsregler är en viktig förutsättning för att öka säkerheten och effektiviteten av informationsförsörjningen i offentlig förvaltning. Ett myndighetsgemensamt arbete krävs för att se över behovet och ta fram förslag till hanteringsregler dels på myndighetsnivå, dels i förordningsform.
Framgångsfaktorer för en generell effektiv informationsförsörjning
En viktig förutsättning för effektiv informationsförsörjning generellt är en regelstyrd utveckling av informationsförsörjningen, då det underlättar en enhetlig utveckling. Det första steget i en regelstyrd utveckling för berörda myndigheter bör vara en författningsreglering av skyldigheten kring bastjänster. Viktiga faktorer generellt för att myndigheters informationsförsörjning bättre ska nå den förväntade effektiviseringspotentialen är tydligare tvingande hanteringsregler för informationsförsörjning i offentlig förvaltning, tydligare uttalat informationsansvar i myndighetsföreskrifter, regelförenklingar av de regler som styr myndigheters uppgiftsskyldighet och effektivare styrning, finansiering och organisation av arbetet.
Framgångsfaktorerna utgör strategiskt viktiga rättsutvecklingsfrågor. Utgångspunkt är att utvecklingen av elektronisk informationsförsörjning så långt som möjligt ska ske på ett enhetligt sätt. Den utveckling som görs måste kunna vara överförbar på olika typer av verksamheter som innefattar elektronisk informationsförsörjning. Den regelstyrda utvecklingen handlar, förutom om enhetlighet, om tydligare styrning av myndigheters informationsförsörjning. Inom regelområdet för ekonomiskt bistånd har omfattande ändringar genomförts i de materiella regler som styr
71
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
informationsförsörjningen. De genomförda ändringarna har dock inte varit tillräckliga för att nå den förväntade effektiviseringspotentialen.
Finansieringen av utvecklingen måste klargöras. Berörda myndigheter får uppdraget reglerat i sina instruktioner att tillhandahålla bastjänster och finansierar utvecklingen inom ramen för sina anslag. Arbetslöshetskassorna bör också utveckla bastjänster, men för detta krävs särskild finansiering.
Det är viktigt att myndigheter och kommuner diskuterar hur den praktiska hanteringen av försäkran mellan kommunerna och myndigheter ska kunna genomföras.
1.2Min ärendeöversikt
Syfte
Min ärendeöversikt är en tänkt funktionalitet som gör det möjligt för kund att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som kunden har med hela den offentliga sektorn, dvs. såväl statliga verksamheter, kommuner som landsting och, i en förlängning, även privata aktörer. En sådan funktion gör det lättare för kund att hålla ordning på sina ärenden. Dessutom minskar belastningen på den offentliga förvaltningens kundtjänster, som inte behöver hantera kundförfrågningar om ärendestatus etc. i samma utsträckning.
Transportstyrelsen har av
Lösningen ska betjäna hela den offentliga sektorn, men även privata aktörer. Beröringspunkterna mellan ”Min ärendeöversikt” och de funktioner som utvecklas av andra myndigheter enligt ovan är många och omfattande.
72
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
Mål
Förstudien ska leverera,
förutsättningarna för att genomföra en huvudstudie som gör det möjligt att realisera en lösning inom två år, som är väl fungerande med övriga ingående tjänster inom ”förvaltningsgemensamma tjänster”,
klargöra huvudstudiens omfattning och inriktning och
en slutrapport.
Nuläge och bakgrund
Medborgare och näringsliv har många kontakter med offentliga aktörer.
Min ärendeöversikt är en funktionalitet som gör det möjligt för privatpersoner att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som personen har med hela den offentliga sektorn, dvs. såväl statliga verksamheter, kommuner som landsting och, i en förlängning, även privata aktörer. En sådan servicefunktion gör det lättare för personer att hålla ordning på sina ärenden. Dessutom minskar belastningen på den offentliga förvaltningens kundtjänster, som inte behöver hantera kundförfrågningar om ärendestatus etc. i samma utsträckning.
Förstudiens delområden
Förstudien är indelad i följande delområden, i enlighet med projektspecifikationen:
Ärendeinformation – översikt på kundens villkor
Verksamhetsmodell
Systemarkitektur
73
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
Affärsmodell och finansiering
Förvaltning och ägande av lösning
Legala frågor
Kostnads- och nyttokalkyl
Det fortsatta arbetet
Slutsatser
Förstudien visar på att lösningen,
kan hanteras inom befintligt lagrum,
är samhällsekonomiskt lönsam inom bara några år,
är billig till investering och drift,
skapar stora kundvärden,
ger stor flexibilitet som ger möjlighet för kommuner, landsting, myndigheter och även privata aktörer att ansluta sig till lösningen.
Det förslag som projektet rekommenderar är en lösning med ett centralt ärendenav. Navet kommunicerar med olika aktörers ärendesystem och samlar in och lagrar information om kundens ärenden. Kunden tar del av denna information genom att logga in till lösningen via en säker inloggning med
74
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
Kunden anmäler sig till tjänsten i ärendenavet via ärendevyn och aktiverar där ett konto. I kontoinställningarna ska möjlighet till personifiering finnas, bl.a. från vilka aktörer kunden vill att ärenden ska visas liksom vilka statusändringar hos ärenden som ska notifieras. Ärendenavet informerar de anslutna ärendesystemen om vilka kunder som anslutit sig till lösningen.
Ärendesystemen skickar regelbundet information till ärendenavet om nya ärenden liksom förändrad status på befintliga ärenden för de aktuella kunderna. I ärendenavet lagras informationen separerat per avsändare (dvs. per ärendesystem). Ingen löpande sammanställning av data sker i navet, utan den sker först på direkt begäran från kund. När en kund loggar in och begär att få se sin ärendeöversikt, sammanställs ärendeinformationen till en ärendeöversikt baserat på de data om kundens ärenden som finns lagrade i de olika databaserna. Då – och endast då – finns informationen sammanställd. När kunden loggar ut från lösningen förstörs sammanställningen.
Denna lösning har valts för att tillfredsställa de mycket höga krav på sekretess som finns, men även för att undvika dels behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen, dels risken av att tvingas lämna ut information i enlighet med offentlighetsprincipen. Eftersom ingen sammanställning finns lagrad, finns det inget register och därmed inget som kan lämnas ut.
75
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
Ärendenavet erbjuds som en öppen tjänst, möjlig att ansluta sig till för både aktörer med ärendesystem och för aktörer som vill kunna presentera kundens ärendeöversikt. Lösningen ska vara inbjudande att ansluta sig till, inte bara för offentliga aktörer utan också privata. Samtidigt är det viktigt att visa en hög trovärdighet gentemot kunden och därför är rekommendationen att låta lösningen förvaltas av en myndighet. För att komma igång snabbt bör ansvaret läggas på en befintlig myndighet och för att erhålla maximalt fokus på lösningen bör denna myndighet vara någon av de mindre. Detta för att undvika att lösningen blir nedprioriterad av andra, större eller tvingande frågor hos en stor myndighet.
En bild över ärendevyn kan se ut som följande exempel. Ärendevyn visar den viktigaste informationen om kundens olika ärenden i en samlad översikt.
Aktören som erbjuder kunden en ärendevy kommer också att erbjuda support för den via sin ordinarie kundtjänst. Aktören kan i sin tur få support från ärendeöversiktens driftsorganisation.
Den initiala kostnaden för att sätta upp lösningen bör tas centralt, av staten. Därefter fördelas den löpande driftskostnaden (som kan inkludera avskrivningskostnad för den initiala kostnaden) på de anslutna ärendeaktörerna efter deras volym. Motivet till detta är att den initiala kostnaden är mycket svår att fördela, eftersom aktörerna kommer in vartefter och det inte ska ses som negativt att komma med tidigt. Tvärtom ska det uppmuntras att ansluta sig tidigt. Därför bör staten täcka kostnaden under hela pilotfasen. En fördelning av driftskostnaden på volym är enkel och rättvis. Den orsakar inte heller ett omfattande arbete vid fördelningen av kostnaden.
Sammantaget ger kostnaderna (kostnaderna för ärendesystem- och vyer ej medtagna) och värdet av nyttan för privatkunder och kundtjänster följande tabell:
76
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
Som framgår av tabellen når man redan tidigt under det fjärde året
Kalkylen visar på en årlig driftskostnad för lösningen på i storleksordningen 7 miljoner SEK. Detta exklusive eventuella avskrivningar, då det förutsätts att staten täcker kostnaderna under pilotfasen (inklusive utvecklingskostnaderna). Avseende nyttan har endast vinsten av minskad tidsåtgång för kunderna respektive minskad samtalsvolym till kundtjänsterna tagits med i beräkningen. Värdering av förväntat ökat NKI har inte gjorts. Inte heller besparingen för de aktörer som genom att ansluta sig till lösningen slipper bekosta en egen utveckling. Oavsett val av systemarkitekturlösning (och därmed utvecklingskostnad) når lösningen breakeven redan efter det fjärde året.
Lösningen beräknas kunna lämnas till skarp drift i en ordinarie driftsorganisation två år efter att arbetet påbörjats. Då har lösningen kunnat testas utförligt. Bland annat har ett antal aktörer anslutits och körts i provdrift under pilotfasen.
Iakttagelser
Som redan nämnts i rapporten är Min ärendeöversikt bara en del i ett större sammanhang, där ett antal andra projekt redan ingår eller
77
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
bör ingå. I första hand gäller det övriga projekt inom Förvaltningsgemensamma tjänster, dvs.
Mina meddelanden
Mina fullmakter
Single
Men det berör också närliggande projekt, som:
Verksamt.se
Mina vårdkontakter
Rekommendation
Det är projektets starka rekommendation att det tas ett samlat grepp
över dessa projekt. Samordningsfördelarna är många och det finns i vissa fall direkta beroenden. Min ärendeöversikt är direkt beroende av att Mina fullmakter säkerställer att fullmakter för åtkomst av andra personers ärendeöversikt kan lämnas och Min ärendeöversikt är också direkt beroende av att Single sign on fungerar fullt ut mellan de olika systemen. Samtliga tjänster behöver en
Det är avgörande för projektets framgång att kunden får en hög nytta och en god upplevelse av att använda ärendeöversikten. För att säkerställa detta bör konceptet testas ordentligt ur användarperspektiv innan det realiseras. Därför rekommenderar projektet att en grundlig konceptdesign och ett flertal användarscenarier tas fram. Utifrån dessa görs användartester, som ger kunskap om hur användarna uppfattar tjänsten. Eftersom
78
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
angränsande projekt parallellt, bör konceptdesign och användarscenarier visa hur resultatet av samtliga projekt bildar den elektroniska pärm som kunderna önskar.
För att uppnå bästa möjliga nytta för användarna bör även funktionen Mina uppgifter (som tidigare diskuterats i förstudien Mina Sidor för privatpersoner) läggas till konceptet. Den ger kunden möjlighet att dels ange personlig kontaktinformation som kan användas av alla offentliga aktörer, dels se vilka uppgifter som finns i offentliga register. Den typen av information ger tjänsten ett värdefullt innehåll för alla kunder redan i ett tidigt skede, med endast ett mindre antal aktörer anslutna. Dessutom innebär det att översikten kan erbjuda en sammanställd grundinformation, som inte finns att nå digitalt via någon annan tjänst.
1.3Mina fullmakter
Bakgrund
Förstudien Mina fullmakter är en fortsättning på delegationens utredning Mina sidor för privatpersoner. Mina fullmakter är tillsammans med bland annat Mina meddelanden och Min ärendeöversikt några av de viktigaste så kallat förvaltningsgemensamma funktioner som identifierats att förenkla vardagen för privatpersoner och företag. Redan nu pågår under Skatteverkets ledning ett arbete med att utveckla Mina meddelanden.
Syftet med
Inom ramen för
79
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
verktyg för möjlighet att hämta information om individens pensionsinformation och att stödja individen i planeringen av pensionsfrågor.
Fullmaktshanteringen inom pensionsområdet är idag beroende av manuella rutiner och utbyte av pappersdokument mellan en rad olika informationsgivare.
Syfte och mål
Förstudien ska möjliggöra för
I lösningen behöver hänsyn tas till den personliga integriteten, samtidigt som man gör det enklare för målgrupperna att se sina utfärdade fullmakter, att kunna hitta länkar för att skapa nya fullmakter. Funktionen ska ha möjlighet till gemensam inloggning och vara möjlig att inkludera i både offentliga och privata aktörers lösningar, med hänsyn tagen till säkerhetskrav.
Analysmetod
Projektet har tagit del av tidigare framtaget material och rapporter kring fullmakter samt genomfört ett stort antal intervjuer med konsument/medborgarföreträdare, företag och företrädare för offentliga organisationer. Fullmaktsfrågor inom försäkringsområdet har analyserats genom ett
Projektet arbetar med två referensgrupper:
80
SOU 2012:18 Bilaga 3
försäkringsbyrå, försäkringsbolag, förmedlingsbolag och valcentraler samt en bank deltar.
Eftersom individers pensionssparande hanteras på en öppen marknad är involvering av företag på försäkringsmarknaden av stor vikt.
Avgränsningar
En viktig utgångspunkt för förstudien är att fullmaktstänsten ska vara neutral. Förstudien har endast behandlat steget före rättshandlingen, dvs. endast hantering av fullmaktsinformation och inte den verksamhets- eller affärsinformation som hanteras då fullmakt åberopas.
Förstudien omfattar inte föräldrars möjlighet att företräda barn, ett förhållande som inte regleras av fullmaktsinstitutet.
Förstudien har vidare avgränsats från att omfatta kartläggning av krav och behov på fullmakter för vården och omsorgen. Detta ses dock som prioriterat i ett andra steg och efterfrågas även av skadeförsäkringsbolag. Det har inte varit möjligt att få fram resurser
Nuläge
Projektet har vid slutet av februari 2012 genomfört större delen av nyttoanalysen för en fullmaktstjänst och en ställföreträdartjänst. Ett antal scenarier har tillsammans med olika myndigheter tagits fram som beskriver hur fullmaktstjänster kan fungera inom olika samhällsområden. Mer detaljerade processbeskrivningar har utvecklats för en fullmaktsprocess för
Användningsfallen bör kunna användas som utgångspunkt för utveckling av nya verksamhetsnära fullmaktstjänster även inom andra samhällsområden.
Den skisserade tjänsten och övergripande arkitekturen har prövats ur ett förvaltningsrättsligt perspektiv och med avseende på personlig integritet och PUL. Ett förslag till teknisk design är på
81
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
väg att tas fram utifrån identifierade behov, verksamhetsregler och förväntade kvalitetsegenskaper. Den övergripande lösning som förespråkas bygger på en gemensam visningstjänst på nationell nivå dit verksamhetsnära fullmaktstjänster kan anslutas. Register- och utvecklingsansvar för de verksamhetsnära fullmaktstjänsterna finns hos den som ansvarar för respektive ansluten fullmaktstjänst.
Modellen möjliggör en gradvis utveckling av fullmaktstjänsten. Efter hand som fler fullmaktstjänster och nya
Iakttagelser
Innehållet i fullmakter är mycket verksamhetsberoende och fullmakterna är ofta en starkt integrerad del av organisationers olika processer. Gemensamt för dem, är att de är själva starten eller grunden för en process, ett ”säkerhetssystem”. Det är ett samhälleligt intresse att hanteringen av fullmakter är strukturerad och rättssäker.
Den allt igenom viktigaste aspekten på fullmaktstjänst, är möjligheten att stärka den enskildes (individens eller företrädaren för företagets) insyn och kontroll och möjlighet att göra val på tydlig och korrekt information, vilket illustreras bland annat inom pensionsområdet och försäkringsbranschen. Här är innehållet i fullmakten och hur informationen presenteras i det elektroniska gränssnittet av avgörande betydelse. Tydligt presenterad information med stödfunktioner bidrar till att öka kunskapen och stärker också individens egenmakt.
Vid behandlingen av fullmaktstjänster ur myndighetens effektiviseringsperspektiv är det viktigt att inte bara se till dagens volymer och dagens hantering av fullmakter, som ofta uppvisar ett mönster av stor spridning med fysiska akter som finns lokalt hos myndigheter. En djupare analys av behovet av en fullmaktstjänst inom varje myndighet bör göras. Analysen bör ta sitt avstamp i frågeställningen vad i dagens manuella hantering som kan effektiviseras genom en företags- eller medborgardriven process erbjuden som en
82
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
2 Pågående projekt
2.1Förvaltningsgemensamma specifikationer för
Bakgrund
För att uppnå målen för
Riksarkivet genomförde 2010 på uppdrag av
Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för
Regeringen ger Riksarkivet i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för
Regeringen tillsätter en utredning för att klarlägga Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller
Därutöver har
[…]
25Förstudierapport
26SOU 2011:27
27SOU 2011:27, s. 24.
83
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
För att snabbt kunna påbörja arbetet med att ta fram förslag till FGS:er för
Specifikationerna ska innehålla de krav som utgör en minsta gemensam nämnare och de ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet ska ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting.
I
Förvaltningsgemensam specifikation
Ibland kan den centrala funktionens roll vara att driva en viss konkret standardiseringsfråga, t.ex. i form av en anpassning eller en profil. […]
De förvaltningsgemensamma specifikationerna kan antingen bestå av egna specifikationer eller referera till andra självständiga och frivilliga standarder, Standarder är inte heller alltid tillräckligt detaljerade för att fungera som utvecklingsspecifikation eller för att säkerställa fullständig interoperabilitet mellan oberoende implementeringar. Det kan därför behövas särskilda anpassningar av existerande standarder för att passa den svenska förvaltningens behov. Dessa specifikationer kan behöva innehålla profiler ur standarder eller kombinationer av standarder och specifika tillägg för att uppnå ställda krav, även om det senare bör minimeras. Det kan även finnas behov av att inkludera testspecifikationer, krav på certifieringsprov eller liknande för att säkerställa funktion och interoperabilitet. Begreppet specifikation används i formella standardiseringssammanhang som beteckning på ett dokument som innehåller standardliknande information utan att vara en beslutad standard. Den informella karaktären anges av beteckningen specifikation. De förvaltningsgemensamma specifikationerna är i grunden frivilliga (i likhet med standarder), men de kan ges styrande eller bindande status genom hänvisning från andra dokument, t.ex. upphandlingsunderlag, vägledningar eller föreskrifter.
Beroende av standardiseringssituationen och behovsbilden inom olika områden kan FGS:erna bli olika till omfattning och innehåll. Det är därför viktigt att tydligt synkronisera den enskilda specifi-
28 Överväganden och förslag, s. 315.
84
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
kationen till andra FGS:er som utarbetats inom den svenska
FGS:er kan vara till stor nytta i arbetet med att förtydliga innebörden hos olika myndigheters olika föreskrifter. Utarbetandet av de föreslagna FGS:na ligger därför väl i linje med Riksarkivets instruktionsenliga uppdrag att i sitt utvecklingsarbete främja förvaltningsutvecklingen.
Nedan angivna föreskrifter som utfärdats av Riksarkivet, ska tillsammans med andra föreskrifter ligga till grund för bestämningen av specifikationernas omfattning. I det sammanhanget är det viktigt att projektet beaktar de ändringar i föreskrifterna som kommer att göras till följd av pågående översyn av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd.
Om
Om
Projektmål
Med utgångspunkt i förstudiens formulerade vision att ”Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information” har detta utvecklingsprojekt som mål att
i samverkan med statliga myndigheter, kommuner och landsting ta fram förslag till FGS:er för
85
Bilaga 3 | SOU 2012:18 |
testa och kvalitetssäkra FGS:er i hos olika myndigheter särskilt utvecklade piloter anslutna till befintliga verksamhetssystem och
ge förslag till en organisation för förvaltning som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av framtagna specifikationer.
Projektets syfte är således i första hand att utarbeta FGS:er inom området
Effektmål: Medborgare, företag och organisationer ska på ett säkert och effektivt sätt kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn oavsett om den finns i ett verksamhetssystem, har överförts till en mellanarkivlösning eller till en arkivinstitution för tillgänglighet i evighet
Deltagare
På uppmaning av
Projektets styrgrupp består, förutom av företrädare från Riksarkivet, av representanter från
Deltagarna i projektet kommer från statliga myndigheter, kommuner och landsting.
Organisation
Projektet är indelat i åtta delprojekt med en blandning av kompetenser från arkiv- och verksamhetssidan, juridiken och IT.
86
SOU 2012:18 | Bilaga 3 |
Delprojekt 1 - Begrepp startade hösten 2011. Det ska ta fram en för projektet gemensam begreppslista som ska användas av projektets alla delar, för att så långt som möjligt minska risken att man tolka begreppen olika.
Delprojekt 2 - Intressentanalys och nyttorealisering påbörjas under våren 2012 och analysen tar sin utgångspunkt i
Delprojekt 3 - Metadata och
Delprojekt 5 - Metadata och
Delprojekt 4 och 6 - Funktionskrav för
I delprojekt 7 - Utvärdering och test av FGS:er, som påbörjas under våren 2012, testar och utvärderar deltagande myndigheter FGS:erna i anslutning till befintliga system. Resultatet återkopplas till respektive delprojekt för eventuella justeringar och förnyad utvärdering. När FGS:erna är testade och godkända påbörjar delprojekten 4 och 6 arbetet med att ta fram vägledningar för hur de ska införas.
Delprojekt 8 - Förvaltningsorganisation utreder under senare delen av projekttiden hur de framtagna FGS:erna bäst kan förvaltas och vidareutvecklas. Detta kommer att ske i nära samarbete med
Varje delprojekt har sin egen referensgrupp för att stämma av och hämta in externt expertkunnande.
87
Bilaga 3
DP1
Begrepp
DP2
Intressentanalys
2011
Avgränsning
SOU 2012:18
DP7 Utvärdering med piloter
DP8
Förvaltningsorganisation
2014
De juridiska aspekterna på
Kvalitetssäkring
En avstämning görs kontinuerligt med andra myndigheter och institutioner som arbetar med
Avstämning görs även med Kammarkollegiet, som ansvarar för upphandling inom det aktuella området, samt sektorsansvariga myndigheter och myndigheter med utvecklingsansvar.
88
Bilaga 4
Bakgrundsmaterial
I denna tabell finns länkar till relevant bakgrundsmaterial.
Benämning | Webbadress |
SOU 2011:67 | |
Delegationens ledamöter | |
och experter | |
Delegationens arbetsgrupp | |
Övriga grupper | |
referensgruppen | |
Översikt över strategiska | |
Uppföljning av |
http://www.edelegationen.se/sida/uppfoljning |
Vägledningar och rapporter | |
Uppföljning och rapportering | |
av förväntade resultat | resultat |
Remisser och remissyttranden |
89
106 47 Stockholm Tel
ISBN
Omslag: Elanders Sverige AB