Riksdagen tillkännager för regeringen som sin mening vad som i motionen anförs om att den offentliga sektorn skall lagra de digitala dokument som omfattas av offentlighetsprincipen eller på annat sätt är viktiga i arkivsyfte i öppna filformat.
De allra flesta dokument i den offentliga sektorn lagras i dag i något av Microsofts Office-programs egenägda format. Dessa är slutna format som kräver att man köper Microsofts program för att kunna läsa dokumenten. Konkurrerande (och ideella) programvarutillverkare kan i bästa fall försöka skapa program med funktionalitet att läsa/skriva till dessa format, med ”reverse engineering”, men kan aldrig med 100 % säkerhet återskapa funktionaliteten så länge dokumentationen om hur formatet är uppbyggt hålls hemlig.
Slutenheten gör även att författaren till ett dokument inte har full insyn i vad som egentligen lagras i datafilen. Gamla versioner av t.ex. Word-dokument fungerar ibland inte längre i nya versioner av programmet.
Det ligger en stor demokratiskt risk i att privata företag kan bestämma hur mycket det ska kosta för en medborgare att ta del av de dokument som omfattas av offentlighetsprincipen. Det är även vanskligt ur arkivsyfte att lagra dokument i format som för att läsas kräver en programlicens från ett privat företag, som inte äger någon skyldighet att bevilja denna licens i framtiden. Offentliga sektorn ska inte heller motverka fri konkurrens genom att binda sina IT-strukturer till en enda leverantör.
Lösningen på detta är inte att förbjuda förvaltningar att använda vissa program, men att kräva att de lagras i format vars tekniska specifikationer är offentligt dokumenterade och inte tyngda av patent, s.k. öppna filformat. Offentliga sektorn ska lagra de digitala dokument som omfattas av offentlighetsprincipen, eller på annat sätt är viktiga ur arkivsyfte, i öppna filformat.