Förslag 1982/83:25
RIKSDAGENS
FÖRVALTNINGSKONTOR
förslag till ny organisation
1 Riksdagen IW2 •VI. 2 sunil \r 2.
Förs. 1982/83:25
3
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
s.
FÖRSLAGETS HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL 7
1. INLEDNING 9
2. PRINCIPER FÖR EKONOMIADMINISTRATIONEN
INOM RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 9
2.1 Utredningens förslag 9
2.2 Remissyttranden II
2.3 överväganden 12
3. BUDGETSYSTEMET 13
3.1 Utredningens förslag 13
3.2 Remissyttranden 16
3.3 Överväganden 19
4. REVISION 21
4.1 Utredningens förslag 21
4.2 Remissyttranden 22
4.3 Överväganden 23
5. RESERÄKNINGS- OCH IN KÖPSRUTINER SAMT IN
VENTARIEREGISTRERING
24
5.1 Utredningens förslag 24
5.2 Remissyttranden 24
5.3 Överväganden 25
6. VISSA REDAN VIDTAGNA ÅTGÄRDER PÅ DET
EKONOMISK-ADMINISTRATIVA OMRÅDET 25
7. KANSLI-OCH PERSONALENHETEN 26
7.1 Utredningens förslag 26
7.2 Överväganden 26
8. EKONOMIENHETEN 26
8.1 Utredningens förslag 26
8.2 Överväganden 27
Förs. 1982/83:25
4
9. FÖRHANDLINGSVERKSAMHETEN 28
9.1 Utredningens förslag 28
9.2 Remissyttranden 29
9.3 Överväganden 30
10. INTENDENTURENHETEN 30
10.1 Utredningens förslag 30
10.2 Remissyttranden 32
10.3 Överväganden 32
11. SÄKERHETSENHETEN 33
11.1 Utredningens förslag 33
11.2 överväganden 34
12. ENHETEN FÖR RIKSDAGSTRYCK 34
12.1 Utredningens förslag 34
12.2 Överväganden 35
13. INFORMATIONSENHETEN 35
13.1 Utredningens förslag 35
13.2 Remissyttranden 36
13.3 Överväganden 37
14. RIKSDAGSBIBLIOTEKET 37
14.1 Överväganden 37
15. RIKSDAGENS UTREDNINGSTJÄNST 38
15.1 Överväganden 38
16. TIDNINGEN FRÅN RIKSDAG & DEPARTEMENT.. 38
16.1 Överväganden 38
17. ADB-OCH REGISTERFRÅGOR 38
17.1 Utredningens förslag 38
17.2 Överväganden 39
18. PERSONALFÖRÄNDRINGAR OCH KOSTNADER .. 39
18.1 Utredningens förslag 39
18.2 Överväganden 40
19. FÖRSLAG TILL NY LAG MED INSTRUKTION FÖR
RIKSDAGENS FÖRVALTNINGSKONTOR 40
19.1 Utredningens förslag 40
19.2 Remissyttranden 41
Förs. 1982/83:25 5
19.3 Överväganden 42
19.3.1. Lagförslag med motivering 43
20. HEMSTÄLLAN 56
Bilaga 1 Författningsförslag
Bilaga 2 Översyn av RFK:s organisation. Betänkande avgivet av
RFK-utredningen
Förs. 1982/83:25
Förslag
1982/83:25
om organisationen av riksdagens förvaltningskontor
Till riksdagen
Förslagets huvudsakliga innehåll
På grundval av ett utredningsarbete sorn utförts av den s k RFK-utredningen
lägger förvaltningsstyrelsen fram förslag till omorganisation av
riksdagens förvaltningskontor. Förslaget innebär en omstrukturering av
den nuvarande enhetsindelningen. Den nya organisationen ger bl a ett
ökat utrymme åt ekonomi- och informationsfrågor. Den nuvarande administrativa
enheten föreslås sålunda bli uppdelad på en personal- och
kanslienhet och en ekonomienhet. Skoltjänsten, visningstjänsten och informationstjänsten
föreslås bli stommen i en nybildad informationsenhet.
Härutöver föreslås en ny enhet för säkerhets- och beredskapsfrågorna.
Enheten bildas genom utbrytning av dessa frågor ur intendenturenheten.
Förslaget innehåller också en redovisning för hur riksdagsförvaltningen
bör arbeta med budgetfrågor och ekonomi-administrativa frågor i vidsträckt
mening. Dessa problem har varit centrala i RFK-utredningens
arbete. Den principiella inriktningen är att skapa ett system som höjer
kostnadsmedvetandet och främjar en bättre användning av resurserna.
Förslag läggs fram som syftar till en effektivare budgetprocess och ett ökat
ekonomiskt ansvar för de olika arbetsenheterna. Ett viktigt hjälpmedel
härvidlag är det statliga redovisningssystemet S, som införs från den 1 juli
i år inom den inre riksdagsförvaltningen, hos riksdagens ombudsmän,
riksdagens revisorer och nordiska rådets svenska delegation. Riksgäldskontoret,
till vilket knyts en redovisningscentral för de aktuella myndigheterna,
går för egen del in i systemet den 1 juli nästa år.
Den höjda ambitionsnivån inom det ekonomi-administrativa området
liksom på informationsområdet medför behov av vissa nya personalresurser.
Detta tillsammans med en viss ökning av personalbehovet som en
direkt konsekvens av flyttningen till Helgeandsholmen bedöms öka personalkostnaderna
inom den inre riksdagsförvaltningen för nästa budgetår
med 1 184 000 kr. Till detta kommer kostnaderna inom riksgäldskontoret
för en förstärkning av revisionsenheten.
Styrelsen lägger till sist fram ett förslag till ny lag med instruktion för
riksdagens förvaltningskontor. Förslaget är främst betingat av de organisatoriska
ändringar som förordas. Det innehåller därutöver en kodifiering
av innevarande praxis på en del områden samt vissa smärre nyheter i
förhållande till den gällande instruktionen.
Förs. 1982/83:25
8
Förvaltningskontorets nya organisation framgår av följande organisationsschema.
u. |
|
UJ |
u |
X |
c |
U |
•O |
c/i |
ju |
O z |
.5 |
z |
-o .t |
c -o |
|
UJ |
cd |
Q |
-c > |
> |
:0 :0 |
< |
U. LL |
C/5
0
z
Z oc
HO
-i H
1 «
uu O
_L
7 |
|
< |
|
cn |
|
X |
|
XL |
|
> Z 5 »- |
v |
Q UJ |
••ea |
< X |
H'' |
i FRÄN RIKS-DAG & DE-PARTEMENT* |
Tjänster: 8 |
1 RIKSDA-GENS UT-REDNINGS-TJÄNST |
Tjänster: 27,5 |
i RIKSDAGS- BIBLIOTE- KET |
Tjänster: 26 |
1 INFORMA- TIONS- ENHETEN |
Tjänster: 93 Kursverksam- het Visningsverk- samhet Personaltidning |
i ENHETEN |
Tjänster: 36,5 Central skriv-byrå Reprocentral |
i . SÄKERHETS- ENHETEN |
Tjänster: 172 Uppgifter: Säkerhet och bevakning Beredskap Driftvärn |
, i INTENDEN- TURENHETEN |
Tjänster: 103'' Inköpsfrågor Lokalvård Lokalfrågor Distributions- centr. Förråd Allmän service Snickeriverk- stad |
i EKONOMI- ENHETEN |
Tjänster: 6 Kameral funk-tion Reseräkningar Pensionsfrågor |
. _i KANSLI-OCH |
Tjänster: 12 Uppgifter: Personalfrågor Kanslifrågor Förhandlings- frågor Juridiska frågor Löner och arvo-den Företagshälso- vård |
1 Därav 45 lokalvårdare motsv. 34 helårstjänster. Därtill kommer arvodesanställd personal
2 Därtill kommer personal från bevakningsföretag
3 Därtill kommer arvodesanställda guider
4 Sorterar endast i administrativt hänseende under förvaltningskontoret
Förs. 1982/83:25
9
1. Inledning
Riksdagens förvaltningsstyrelse tillsatte den 14 oktober 1981 en utredning
för översyn av förvaltningskontorets organisation.
Utredningen, som tog sig namnet RFK-utredningen, överlämnade i en
skrivelse den 9 februari 1983 betänkandet Översyn av RFK. :s organisation
(bilaga 2). Betänkandet behandlar dels ekonomi-administrativa frågor
inom riksdagsförvaltningen, dels organisationen av riksdagens förvaltningskontor.
Utredningen har vidare i skrivelse den 25 mars överlämnat en
promemoria med förslag till en lag med instruktion för riksdagens förvaltningskontor.
Lagförslaget har utarbetats av en arbetsgrupp inom förvaltningen.
Utredningens huvudbetänkande och arbetsgruppens lagförslag har remissbehandlats.
Yttrande över betänkandet har inkommit från riksbanksfullmäktige,
riksdagens revisorer, riksdagens ombudsmän, riksgäldsfullmäktige,
riksdagens revisorer, riksdagens ombudsmän och nordiska rådets
svenska delegation samt från Statsanställdas förbund, TCO-S och Förbundet
för jurister, samhällsvetare och ekonomer (JUSEK). Yttrande över
promemorian har inkommit från riksgäldsfullmäktige och riksdagens revisorer.
Synpunkter på utredningens betänkande och lagförslaget har också
inkommit från flera av förvaltningskontorets enheter, kammarkansliet och
företrädare för olika utskottskanslier.
2. Principer för ekonomiadministrationen inom
riksdagsförvaltningen
2.1 Utredningens förslag
Utredningen konstaterar att med den allmänna utgångspunkten att riksdagens
arbete alltid måste fungera är det ofrånkomligt att det uppstår vissa
kostnader för den överkapacitet som krävs för att kunna klara arbetstopparna.
Den omständigheten att riksdagens arbete måste kunna fortgå utan
ekonomiska hinder och att ledamöterna måste ha tillfredsställande arbetsförhållanden
för att kunna fullgöra sina viktiga uppgifter innebär emellertid
inte att riksdagsförvaltningen bör arbeta utan ekonomiska ramar.
Självfallet måste alla möjligheter till kostnadsbegränsningar och besparingar
tillvaratas. Detta gäller inte minst mot bakgrund av att riksdagen
Förs. 1982/83:25
10
som en av sina uppgifter har att ta slutlig ställning till de statliga myndigheternas
anspråk. Riksdagen bör därför på sitt eget område föregå med
gott exempel.
Utredningen har kommit till uppfattningen att kostnadsmedvetenheten
inom riksdagen bör förbättras. Inom den inre riksdagsförvaltningen har
man ofta bristfällig kunskap om vad verksamheten vid resp. enheter totalt
kostar och hur kostnaderna påverkas av olika åtgärder. Detta är delvis
beroende på att man saknar ett system med redovisning av kostnaderna
fördelade på kostnadsställe. Även budgeteringen är inte sällan summarisk
och begränsad. Detta har samband med bl. a. avsaknaden av internbudgetering.
Även i riksdagens verk finns brister i den nuvarande ekonomi-administrativa
strukturen. Granskningen av de mindre verkens anslagsframställningar
synes inte grundas på en systematisk bearbetning. Detta hänger
delvis samman med den politiska styrningen av verken. Utredningen anser
emellertid att anslagsframställningarna i framtiden bör granskas och bearbetas
på ett mera omfattande sätt.
Enligt riksdagsordningen har riksgäldsfullmäktige egen förslagsrätt till
riksdagen. Denna bestämmelse har lett till att också anslagsframställningen
läggs direkt i riksdagen.
Riksgäldsfullmäktige är på samma sätt som en verksstyrelse direkt ansvarig
för verksamheten och för att givna direktiv iakttas. På samma sätt
som en verksstyrelse har emellertid fullmäktige att samtidigt tillvarata
kontorets intressen. Fullmäktige kan därför sägas utgöra ena parten i den
avvägning som alltid måste äga rum mellan kontorets anspråk på resurser
för verksamheten och de ramar för kostnadsutveckling och personaldimensionering
som allmänt dras upp av riksdagen. Eftersom fullmäktige
kan lägga förslagen direkt i riksdagen har man hittills ansett att kontoret
inte omfattas av RFK:s anvisningar för anslagsframställningar inom riksdagsförvaltningen.
En annan konsekvens av fullmäktiges oberoende ställning är att riksdagens
förvaltningsstyrelse — då den nu inte har att ta ställning till fullmäktiges
anslagsframställning — inte heller kan utfärda några närmare bestämmelser
om hur de av riksdagen anvisade anslagen får användas. Det
faller av sig självt att sådana anvisningar erfordras, eftersom riksdagsbeslutet
normalt omfattar endast anslagsbelopp och vissa grundregler för
anslagets utnyttjande.
Riksdagen har under senare år på finansutskottets förslag meddelat
relativt utförliga direktiv för hur riksgäldskontorets förvaltningsanslag får
utnyttjas. Härigenom har motsvarigheten till regleringsbrev byggts in i
riksdagsbeslutet. En fortsatt utveckling i denna riktning är enligt utredningens
uppfattning knappast lämplig. Frågan är huruvida det är lämpligt
att riksdagsorgan i form av utskott och kammare direkt styr myndigheten
genom detaljerade anvisningar.
Förs. 1982/83:25
11
Utredningen konstaterar att riksbankens ekonomiska system avviker
från de system som gäller för övriga riksdagsmyndigheter liksom från vad
som tillämpas inom den egentliga statsförvaltningen. Grunden härtill är
att riksbankens förvaltningskostnader inte finansieras över statsbudgeten
utan med en del av de ränteintäkter som uppkommer inom riksbanken.
Den ekonomiska styrning som utövas i riksbanken är i första hand en
styrning via personalresurser. Andra kostnader som inte är av investeringskaraktär
betraktas som supplementära och ägnas föga intresse från budgetsynpunkt.
Först på senare år har budgeten i egentlig mening antagits av
fullmäktige som styrmedel för verksamheten.
Det kan enligt utredningens mening ifrågasättas om inte budgeten bör
få en något striktare utformning och därmed möjliggöra en mer systematisk
budgetuppföljning i vad avser kostnadsutveckling, avvikelser från
budget, rationaliseringsvinster m. m. Vissa skäl talar för att riksbankens
förvaltningskostnader på i statsförvaltningen normalt sätt borde finansieras
över statsbudgeten. 1 vart fall borde det övervägas om inte fullmäktige
årligen borde fastställa en budget som redovisas för riksdagen.
Mot bakgrund av utredningens begränsade uppdrag och det faktum att
riksbanken har helt andra system för budget och redovisning än den övriga
förvaltningen lägger utredningen dock inte fram några direkta förslag i
sammanhanget.
Sammantaget anser utredningen att riksdagens ekonomifunktion företer
en splittrad bild. En ökad samordning med bl. a. en samlad bedömning
av anslagsframställningarna krävs därför. Målsättningen är att nå fram till
ett system med en effektiv hushållning av resurserna under de speciella
förutsättningar som riksdagsarbetet innebär. En avgörande förutsättning
för att nå detta mål är ett ökat kostnadsmedvetande inom såväl den inre
riksdagsförvaltningen som riksdagens verk.
2.2 Remissyttranden
Beträffande utredningens allmänna målsättning att tillskapa ett ekonomiadministrativt
system som ger en effektiv hushållning av resurserna och
åtgärder som ökar kostnadsmedvetenheten har ingen av remissinstanserna
framfört någon avvikande mening.
Riksbanksfullmäktige framhåller att vad utredningen — utan att ställa
förslag — uttalar beträffande riksbankens administrativa styrsystem ej
föranleder annan kommentar från fullmäktiges sida än att självfallet förbättringar
härvidlag kan och bör åstadkommas. Förebilder synes böra
hämtas i första hand från andra centralbanker men också från de affärsdrivande
verken.
Riksdagens revisorer instämmer i utredningens uppfattning att målet
måste vara ett ekonomiadministrativt system som ger en effektiv hushåll
-
Förs. 1982/83:25
12
ning av resurserna under de speciella förutsättningar som riksdagsarbetet
erbjuder. Revisorerna konstaterar också i likhet med utredningen att kostnadsmedvetandet
inom riksdagen kan förbättras. Åtgärder som har denna
inriktning måste prioriteras.
Riksdagens ombudsmän ansluter sig till utredningens förslag om ekonomiadministrationen.
Nordiska rådets svenska delegation har inte heller
några erinringar mot de i utredningen framlagda förslagen. TCO-S delar
uppfattningen att ekonomi-administrationen inom riksdagsförvaltningen
måste ägnas större uppmärksamhet än hittills.
Statsanställdas förbund framhåller att förslaget bör ge möjligheter till en
effektivisering av verksamheten. JUSEK, slutligen, delar utredningens
uppfattning om behovet av införande av ett nytt ekonomi-administrativt
system. Ett sådant system kan innebära fördelar, inte minst för personalen.
2.3 överväganden
Den allmänna målsättning för det ekonomi-administrativa arbetet som
utredningen anger har inte mött några invändningar i remissyttrandena.
Utgångspunkten bör alltså vara att väsentligt öka ambitionsnivån när det
gäller dessa frågor.
Förvaltningsstyrelsen delar uppfattningen att det är angeläget att kostnadsmedvetandet
inom riksdagsförvaltningen förbättras. Det är också
självklart att verksamheterna inom hela riksdagsförvaltningen måste inriktas
mot en effektiv hushållning av resurserna under de speciella förutsättningar
som riksdagsarbetet innebär. En samordning av det ekonomiadministrativa
arbetet inom olika delar av riksdagens förvaltningsområde
är en annan viktig utgångspunkt för reformarbetet. När det gäller redovisning
har på utredningens initiativ redan åtgärder vidtagits. Det har sålunda
beslutats att för riksdagens myndigheter utom riksbanken skall det statliga
redovisningssystemet S genomföras. Startpunkten blir den 1 juli 1983 med
undantag för riksgäldskontorets egen redovisning, för vilken starten blir
den 1 juli 1984.
Planeringen av arbetet inom olika enheter bör i ökad grad ske med
beaktande av ekonomiska faktorer och med ansvaret delegerat så långt ut
i organisationen som möjligt. Detta kommer att ställa ökade krav på de
enskilda tjänstemännen och förutsätter utbildningsinsatser samt stöd av
expertis på det ekonomiska området. För att en sådan ordning som här
skisserats skall fungera och ge återbetalning i form av ökad effektivitet och
lägre kostnader fordras bl. a. ett välorganiserat redovisningssystem, en god
verksamhetsplanering vid enheterna, väl genomarbetade anslagsframställningar,
en effektiv budgetdialog med noggrann anslagsprövning, internbudgetering
och budgetuppföljning. Det är uppenbart att genomförandet
av ett sådant system kommer att ta tid och fordra insatser från en central
enhet med huvudansvar för de ekonomiska frågorna. Insatserna bör inte
Förs. 1982/83:25
13
i första hand vara av kontrollerande slag utan utformas som stöd och hjälp
till enheterna i deras ansträngningar att nå målet med en bättre hushållning
med begränsade resurser. Om systemet inte skall bli enbart en konstruktion
på papperet, som inte ger några reella effekter i form av bättre hushållning
med resurserna, är det därför ofrånkomligt med ett visst tillskott av ekonomisk
expertis till organisationen. En sådan insats måste bedömas som
räntabel även sett på kort sikt.
3. Budgetsystemet
3.1 Utredningens förslag
Mot bakgrund av att rationaliserings- och sparsamhetssträvanden måste
bli lika naturliga inslag inom riksdagsförvaltningen som inom annan
offentlig förvaltning föreslår utredningen en rad åtgärder som syftar till en
allmän höjning av ambitionsnivån i budgetarbetet.
Budgetanvisningar skall även i framtiden utfärdas av förvaltningskontoret
för den inre riksdagsförvaltningen och riksdagens verk. Anvisningarna,
som skall fastställas av förvaltningsstyrelsen, skall ge uttryck för
riksdagens policy för budgetarbetet. Riktlinjerna kommer naturligen att
präglas av motsvarande ställningstaganden som för regeringens myndigheter
men det är önskvärt att anvisningarna anpassas till de särskilda
förhållanden som gäller inom riksdagens förvaltningsområde. Till skillnad
mot tidigare föreslås att även riksgäldskontoret omfattas av anvisningarna.
Den föreslagna höjda ambitionsnivån när det gäller budgetarbetet kommer
särskilt till uttryck i utredningens förslag om en fördjupad sakgranskning
av anslagsframställningarna från den inre förvaltningen och de mindre
verken.
Beträffande riksgäldskontorets anslagsförslag sker f. n. detaljgranskningen
hos finansutskottet. Denna ordning, framhåller utredningen, kan
inte anses lämplig som en permanent organisatorisk lösning. Bl. a. önskvärdheten
av likformighet talar för att anslagsframställningarna över hela
riksdagsområdet behandlas på samma sätt. Till detta kommer att finansutskottets
kansli inte har resurser för en detaljgranskning av erforderligt
slag.
Eftersom förvaltningskontoret föreslås utfärda anvisningar för anslagsframställningen
är det också naturligt att förvaltningskontoret granskar
framställningens överensstämmelse med anvisningarna. Övergripande
frågor av politisk karaktär när det gäller riksgäldskontorets verksamhet
bör inte förvaltningskontoret direkt ta ställning till. Sådana frågor får
överlämnas till finansutskottet och riksdagen för ställningstagande.
Ett starkt stöd för utredningens principiella uppfattning om granskning
av riksgäldskontorets verksamhet återfinns i riksdagens ställningstagande
Förs. 1982/83:25
14
till riksdagens revisorers berättelse över granskningen av riksgäldskontorets
verksamhet under budgetåret 1980/81. I den av riksdagen, på förslag
av finansutskottet, godkända berättelsen anför revisorerna följande:
Vi finner det otillfredsställande att riksdagsorganens anslagskrav i praktiken
inte blir föremål för någon samlad budgetprövning innan de tas in
som förslag i budgetpropositionen. Vi finner det likaså otillfredsställande
att anvisade medel inte ställs till riksdagsorganens förfogande genom
centralt utfärdade regleringsbrev i vilka anges hur medlen får disponeras.
Det är enligt vår mening också en brist att det inte nu inom riksdagsförvaltningen
finns någon instans med ett övergripande ansvar för ekonomiadministrativa
föreskrifter.
I nuvarande skede är det emellertid inte givet, framhåller utredningen,
att en organisatorisk lösning, där riksdagens förvaltningsstyrelse har ansvaret
för granskningen av riksgäldskontorets anslagsframställning, är
mest fördelaktig. Huvudskälet härför är att det är finansutskottet som har
särskild sakkunskap om riksgäldskontorets anslagsförhållanden och att
det kommer att ta viss tid att hos förvaltningskontoret bygga upp denna
speciella kompetens jämsides med övrigt ekonomi-administrativt utvecklingsarbete.
RFK-utredningen föreslår därför att det direkta ansvaret vad gäller
granskningen av riksgäldskontorets anslagsframställning t. v. ligger kvar
på finansutskottet. Finansutskottets kansli kan i sin tur under beredningen
informellt begära att få förvaltningskontorets synpunkter på riksgäldskontorets
anslagsframställning, varigenom kompetensen om riksgäldskontorets
anslagsförhållanden gradvis kommer att byggas upp inom förvaltningskontoret.
För de anslag som ställs till myndigheternas förfogande inom regeringens
ansvarsområde utformas regleringsbrev. Några motsvarande direktiv
utfärdas inte inom riksdagsförvaltningen. Vad som här gäller för utnyttjande
av anslagen under det kommande året får utläsas av budgetpropositionen
och av vad riksdagen sagt om de förslag som lagts fram.
Enligt utredningen finns det starka skäl som talar för att någon form av
regleringsbrev utformas också för riksdagen och dess verk. Sådana regleringsbrev
bör inom riksdagsområdet kallas för anslagsdirektiv.
Genom att de regler som gäller för anslagen sammanställs och får en
formell karaktär ökar möjligheten att göra styrningen av myndigheterna
mer enhetlig och överskådlig. Det är också förutsättningen för att skapa en
klarare ansvarsfördelning.
Förvaltningskontoret föreslås få uppgiften att utforma anslagsdirektiven.
Det slutliga fastställandet skall ankomma på förvaltningsstyrelsen.
Utformningen av anslagsdirektiv för den inre riksdagsförvaltningen och
de mindre verken bör dessutom ske efter samråd med berörda utskott.
Beträffande anslagsdirektiven till riksgäldskontoret är det enligt utredningens
uppfattning knappast lämpligt att ett utskott utfärdar ett doku
-
Förs. 1982/83:25
15
ment av den typ som anslagsdirektiv utgör. Utredningen anser därför att
riksdagens förvaltningsstyrelse bör, med utgångspunkt i finansutskottets
ställningstagande till riksgäldskontorets anslagsframställning, utfärda de
formella anslagsdirektiven. Före utfärdandet bör förvaltningskontoret
stämma av direktiven med finansutskottets kansli.
I samband med arbetet med förslaget till en ny lag med instruktion för
riksdagens förvaltningskontor har utredningen kunnat konstatera att det
är tveksamt om det är förenligt med riksdagsordningens 9 kap. 4 § att
riksdagen nu uppdrar åt förvaltningsstyrelsen att utfärda anslagsdirektiv
även för riksgäldskontoret. Frågan om tolkningen av bestämmelsen när
det gäller möjligheten för riksdagen att delegera rätten att meddela föreskrifter
har också uppkommit beträffande säkerhetsföreskrifter (se KU
1982/83:19).
Med hänsyn till oklarheten när det gäller tolkningen av RO 9:4 har
utredningen avstått från att lägga fram förslag om införande av en bestämmelse
i instruktionen med innebörden att förvaltningsstyrelsen får meddela
anslagsdirektiv för riksgäldskontoret. Hela frågan om innebörden i
RO 9:4 och vilka typer av föreskrifter m. m. som förvaltningskontoret skall
kunna utfärda föreslås bli föremål för en särskild utredningsinsats. En
möjlighet är, framhåller utredningen, att konstitutionsutskottet låter föranstalta
härom genom sitt kansli. Sedan det arbetet genomförts får man ta
ställning till bl. a. frågan om utfärdande av anslagsdirektiv för riksgäldskontoret.
Efter det att riksdagsorganen har fått sina anslagsdirektiv bör man
fastställa verksamhetsplan och internbudget. När det gäller verksamhetsplanering
och internbudgetering berör utredningens förslag bara den inre
riksdagsförvaltningen.
Utredningen föreslår att enheterna inom förvaltningskontoret får ansvaret
för att bygga upp en egen verksamhetsplanering samt att sköta verksamheten
— uppnå målen inom en given medelsram. Vidare bör enheterna
få ansvar för att löpande följa upp sina kostnader mot en given budget och
att vidta åtgärder om ett överskridande hotar. Förvaltningskontorets enheter
föreslås således få ett självständigt budget- och kostnadsansvar.
Förslaget bygger på tanken att ett verksamhetsansvar måste åtföljas av
ett kostnadsansvar. Det är inom enheterna man har den säkraste informationen
hur verksamheten kan bedrivas på effektivaste sätt. Om denna
kunskap på verksamhetsnivå bättre tas till vara gagnar detta såväl organisationen
i stort som de anställda.
När det gäller utskottskanslierna och kammarkansliet finns det skäl som
talar för att även de får ett eget budget- och kostnadsansvar. Med hänsyn
till dessa enheters ringa storlek och det förhållandet att de generellt sett har
små möjligheter att påverka kostnaderna föreslås att de inte nu förs in i
budgetsystemet.
Utredningen föreslår att man avvaktar erfarenheterna av det nya bud -
Förs. 1982/83:25
16
getsystemet på förvaltningskontorets område och därefter tar ställning till
i vilken omfattning och vid vilken tidpunkt kammarkansliet och utskottskanslierna
skall föras in i systemet.
3.2 Remissyttranden
Riksgäldsfullmäktige framhåller i sitt yttrande att de inte funnit att de
argument som anförts av utredningen är tillräckliga för att genomföra
några förändringar i uppgiftsfördelningen mellan riksgäldskontoret och
RFK.
Fullmäktige understryker, beträffande synpunkter som framförts på de
av kontoret vidtagna åtgärderna i samband med anslagsöverskridanden,
att alla anslagen är förslagsanslag. Det har inte förrän för något år sedan
funnits några av riksdagen fastställda riktlinjer för hur man skall hantera
överskridanden på sådana förslagsanslag. Sedan ett klargörande härvidlag
har skett på initiativ av finansutskottet, har kontoret inrättat sig efter de
riktlinjer som riksdagen angivit.
Fullmäktige understryker, beträffande synpunkter som tidigare framförts
på vissa av riksgäldskontoret vidtagna åtgärder i samband med
anslagsöverskridanden, att alla anslagen är förslagsanslag. Det har inte
förrän för något år sedan funnits några av riksdagen fastställda riktlinjer
för hur man skall hantera överskridanden på sådana förslagsanslag. Sedan
ett klargörande härvidlag har skett på initiativ av Finansutskottet, har
kontoret inrättat sig efter de riktlinjer som riksdagen angivit.
Ett genomförande av utredningens förslag att RFK skall fastställa anvisningar
för anslagsframställningarna och riktlinjer för utnyttjande av
anslagen skulle enligt fullmäktiges mening betyda att förvaltningskontoret
får styrande uppgifter i förhållande till riksgäldskontoret. Detta påstår
fullmäktige kunna tolkas så att förvaltningskontoret tilldelas både politiskt
och administrativt ansvar för riksgäldskontorets verksamhet. Enligt fullmäktiges
uppfattning är detta inte önskvärt.
Utredningens konstruktion har den svagheten att ansvarsfördelningen
mellan olika riksdagsorgan blir mer diffus. Fullmäktige menar, att om man
i stället tar till vara möjligheterna till konstruktivt samarbete mellan finansutskottet
och riksgäldskontoret i olika ledningsfrågor, så behövs förvaltningskontoret
inte som mellaninstans.
Enligt fullmäktiges uppfattning finns det varken principiella eller praktiska
hinder mot att fullmäktige fattar de specifika beslut, som enligt
utredningens förslag skulle fattas av riksdagens förvaltningsstyrelse i fråga
om dels förutsättningarna för anslagsframställningarna, dels villkoren för
användningen av anslagen.
Fullmäktige konstaterar vidare att förvaltningskontoret — även efter
den av utredningen förordade uppbyggnaden av speciell kompetens på det
ekonomi-administrativa arbetsområdet — rimligtvis måste ha ganska små
Förs. 1982/83:25
17
möjligheter att styra rationaliseringen inom riksgäldskontoret och att det
med hänsyn till arten av den verksamhet som riksgäldskontoret svarar för
är svårt att tänka sig att det annat än inom några få områden kan bli fråga
om praktisk samordning med annan verksamhet på riksdagsområdet.
Fullmäktige framhåller också, att det organiserade samarbetet mellan
riksgäldskontoret och riksbanken torde komma att bli alltmer omfattande
och långtgående. Riksgäldskontorets budgetprocess måste ge utrymme för
den flexibilitet som samarbete med riksbanken kräver.
Det är, anför fullmäktige slutligen, också angeläget att samarbetet med
förvaltningskontoret fortsätter och utvecklas, men några institutionella
förändringar fordras inte för detta.
Mot riksgäldsfullmäktiges ställningstagande reserverade sig moderata
samlingspartiets ledamöter i fullmäktige.
Reservanterna framhåller att riksgäldskontorets anslagsäskanden prövas
inte i fack- och Finansdepartement utan lämnas direkt till riksdagen,
där de granskas i finansutskottet före avgörandet i kammaren. Denna
ordning medförde inga nämnvärda problem så länge riksgäldskontorets
verksamhet inte undergick några större förändringar. De senaste årens
snabba tillväxt i arbetsuppgifterna har emellertid skapat nya förutsättningar
för budgetarbetet. Till en början inträffade betydande anslagsöverskridanden.
Här har nu införts nya rutiner för internbudgetering, redovisning
och kostnadsuppföljning, vilket betyder att läget vid riksgäldskontoret är
under kontroll.
Reservanterna framhåller vidare att ett riksdagsutskott med femton
ledamöter och ett litet kansli, som är rekryterat för andra uppgifter, inte
utgör ett lämpligt organ för detaljerad anslagsprövning under snabbt skiftande
förutsättningar.
Mot denna bakgrund tillstyrker reservanterna RFK-utredningens förslag
beträffande budgetprocessen vid riksgäldskontoret. Enligt reservanterna
innebär detta en mer ändamålsenlig organisation av budgetarbetet
inom riksdagen. Det måste vara rimligt att finansutskottet utnyttjar den
resurs för handläggningen av anslagsfrågor som byggs upp inom förvaltningskontoret.
Reservanterna kan inte se att ett genomförande av utredningsförslaget
skulle ge förvaltningskontoret några styrande uppgifter i förhållande till
riksgäldskontoret, eller att det skulle kunna tolkas så att förvaltningskontoret
får något politiskt och administrativt ansvar för riksgäldskontorets
verksamhet.
Till förebyggande av missförstånd bör det dock klargöras, att en omläggning
i enlighet med vad RFK-utredningen föreslår inte är att betrakta
som ett första steg i en långsiktig överflyttning av ansvaret för riksgäldskontorets
anslagsfrågor till förvaltningskontoret. En sådan förändring kan
inte ske utan en noggrann utvärdering av de erfarenheter som ett genomförande
av det nu framlagda förslaget leder till.
2 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
18
Även riksdagens revisorer avstyrker delar av utredningens förslag beträffande
budgetprocessen, dock från andra utgångspunkter än riksgäldskontoret.
Revisorerna erinrar om sitt uttalande i berättelsen över granskningen
av riksgäldskontorets verksamhet för budgetåret 1980/81. I uttalandet
betonas behovet av en samlad budgetprövning och centralt utfärdade
regleringsbrev inom riksdagens förvaltning. Revisorerna påminner också
om att riksdagen på förslag av finansutskottet instämt i dessa synpunkter.
När det gäller den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken råder
enligt revisorernas mening god överensstämmelse mellan RFK-utredningens
förslag och riksdagens nämnda beslut. För riksgäldskontorets del är
dock utredningens förslag inte tillfredsställande enligt revisorernas uppfattning.
Varför riksgäldskontorets anslagsframställning till skillnad från andra
statliga myndigheters skall vara undantagen en samordnad budgetprövning
har inte på ett övertygande sätt motiverats av utredningen. Enligt
revisorernas mycket bestämda mening bör en självklar utgångspunkt för
den nu förestående omläggningen av budgetprocessen inom riksdagsförvaltningen
vara att alla riksdagens verks anslagsbehov omfattas av en
enhetlig budgetprövning. Inte heller när det gäller riksgäldskontorets skyldighet
att följa av förvaltningskontoret utfärdade anslagsanvisningar finns
det skäl för någon särställning för riksgäldskontorets del.
Riksdagens revisorer anser vidare att det är en brist att några anslagsdirektiv
inte utfärdas. Utformningen av direktiven bör ske i samråd med
resp. verk. Utredningens förslag att riksgäldskontorets anslagsframställning
skall granskas av FiU medan anslagsdirektiven skall utfärdas av RFK
är ologiskt.
Med hänsyn till bl. a. att förvaltningsstyrelsen behandlar anslagsframställningen
för RFK och därvid tar ställning till underliggande material
vill revisorerna ifrågasätta om inte fastställandet av internbudgetar lämpligen
kan delegeras till förvaltningsdirektören.
Riksdagens ombudsmän tillstyrker förslaget om budgetfrågornas behandling
men framhåller att myndighetens storlek knappast tillåter en
intern budgetering och uppdelning av de fyra ombudsmännens verksamhet
på kostnadsställena. En viss uppdelning kan dock vara tänkbar nämligen
då det gäller löne- och resekostnader.
TCO-S framhåller att utgångspunkten beträffande budgetberedningen
måste vara att varje självständig myndighet inom området ges det yttersta
ansvaret — under riksdagen — för beredning, beslut och uppföljning.
Förvaltningskontorets roll i detta sammanhang borde mer inriktas på
stödjande funktioner än formell sakgranskning av budgetförslag. Beträffande
riksgäldskontoret och riksbanken anser TCO-S det inte motiverat att
förvaltningskontoret ges annan roll än vad som följer av nuvarande ordning.
Dessa verk bör således på samma sätt som i dag ha ett avgörande
inflytande över budgetberedningen. På samma sätt bör de närmare anvis
-
Förs. 1982/83:25
19
ningarna för budgetarbetet liksom uppföljningsarbetet utfärdas resp. genomföras
av verken.
Utskottens kanslichefer understryker i ett gemensamt yttrande vikten av
att utskottskanslierna medverkar i utvärderingen av det nya budgetsystemets
tillämpning inom förvaltningskontoret och i prövningen av om utskottskanslierna
bör ingå i systemet. Kanslicheferna uttrycker också viss
tveksamhet beträffande lämpligheten att tillämpa det nya budgetsystemet
på utskottskanslierna.
Kanslicheferna i justitie- och socialutskotten anför att det inte är meningsfullt
att lägga ett budget- och planeringsansvar på utskottskanslierna
med hänsyn till att kanslierna dels är små, dels helt styrs i sin verksamhet
av de politiska besluten.
Även upplysningstjänsten framhåller att dess verksamhet är styrd av
faktorer som enheten inte kan påverka — främst då ledamöternas krav på
utredningsservice. Skulle upplysningstjänstens servicenivå av kostnadsskäl
behöva sänkas är detta en fråga som uppdragsgivarna — riksdagens
ledamöter — i första hand bör ta ställning till.
3.3 överväganden
RFK-utredningens förslag beträffande budgetprocessen innebär en väsentlig
höjning av ambitionsnivån särskilt när det gäller granskningen av
anslagsframställningarna.
De av utredningen föreslagna delarna i budgetprocessen — anslagsanvisningar,
granskning av anslagsframställningarna, utfärdande av anslagsdirektiv
samt ett decentraliserat budget- och kostnadsansvar med internbudgetering,
verksamhetsplanering och kostnadsuppföljning — är enligt
förvaltningsstyrelsens mening av grundläggande betydelse för att man
skall få till stånd ett utvecklat kostnadstänkande och en god hushållning
med tillgängliga resurser inom riksdagsförvaltningen.
Förvaltningsstyrelsen ansluter sig således till utredningens förslag beträffande
uppbyggnaden av budgetsystemet.
Utredningen förslår att budget- och kostnadsansvar i en första etapp
skall omfatta enheterna inom förvaltningskontoret. Styrelsen anser att
detta är en lämplig avvägning. Med ledning av de erfarenheter som successivt
byggs upp inom kontoret får man senare ta ställning till om även
kammarkansliet och utskottskanslierna helt eller delvis skall inlemmas i
systemet eller om man skall söka sig andra vägar för att öka kostnadsmedvetenheten
inom dessa enheter. Redan nu bör det vara möjligt att nå vissa
effekter genom en bättre information om olika åtgärders kostnadseffekter.
Självfallet bör kammar- och utskottskanslierna medverka i den utvärdering
och de överväganden som i sammanhanget behöver göras.
Styrelsen vill också framhålla att det är viktigt att även riksdagens verk
Förs. 1982/83:25
20
ser över den interna planeringsprocessen. De erfarenheter och den kunskap
på området som byggs upp inom förvaltningskontoret bör ställas till
verkens förfogande. Detta gäller särskilt för de mindre verken med deras
begränsade administrativa resurser.
Utredningens förslag beträffande tillämpningen av budgetsystemet på
riksgäldskontoret avstyrks av riksgäldsfullmäktige. Fullmäktige anser att
förslaget om att förvaltningsstyrelsen skall utfärda anslagsanvisningar och
anslagsdirektiv även för riksgäldskontoret skulle betyda att förvaltningskontoret
får styrande uppgifter i förhållande till riksgäldskontoret. Detta
skulle kunna tolkas så att förvaltningskontoret skall ha både politiskt och
administrativt ansvar för riksgäldskontorets verksamhet.
Även riksdagens revisorer avstyrker utredningens förslag när det gäller
riksgäldskontoret, dock från andra utgångspunkter än riksgäldsfullmäktige.
Revisorerna anser att utredningen inte gått tillräckligt långt beträffande
samordningen över hela riksdagsområdet när det gäller budgetfrågorna.
Revisorerna anser att det inte finns något skäl för att riksgäldskontorets
anslagsframställning till skillnad från alla andra statliga myndigheters
skall vara undantagen en samordnad budgetprövning. Utredningens förslag
om utfärdande av anslagsanvisningar och anslagsdirektiv tillstyrks av
revisorerna, som dock tillägger att förslaget om att riksgäldskontorets
anslagsframställning skall granskas av finansutskottet medan anslagsdirektiv
skall utfärdas av förvaltningskontoret är ologiskt.
Förvaltningsstyrelsen har samma principiella synsätt som kommer till
uttryck i riksdagens revisorers yttrande. Liksom på regeringssidan måste
det vara rimligt att anslagsframställningar passerar en instans med kompetens
att föra en dialog med myndigheterna innan förslagen läggs fram
i budgetpropositionen. En mängd administrativa frågor kan på det sättet
få en likformig behandling. Att vissa övergripande policyfrågor hänskjuts
direkt till vederbörande fackutskott utan prövning i sak av förvaltningskontoret
får också anses naturligt och innebär en garanti för att verkens
självständighet inte träds för nära. Att anvisningar för budgetarbetet och
direktiv för anslagsanvändning också bör utfärdas av förvaltningskontoret
är en självklar konsekvens av det här förda resonemanget.
Mot bakgrund av vad nu sagts har förvaltningsstyrelsen svårt att förstå
den starka kritik som riksgäldskontoret riktat mot utredningens försiktiga
förslag. Detta innebär att riksgäldskontoret i vart fall t. v. vänder sig direkt
till riksdagen och finansutskottet när det gäller anslagsframställningar.
Även anslagsdirektiven skall finansutskottet utforma och kvar på förvaltningskontorets
lott står egentligen endast anvisningar för budgetarbetet.
Dessa kan i allt väsentligt väntas få samma inriktning som för statsförvaltningen
i övrigt. Det är svårt att se varför riksgäldskontoret såsom den enda
anslagsmyndigheten här i landet skall undantas från sådana anvisningar.
Till sist i detta sammanhang vill styrelsen peka på att det finns ett behov
av en instans som kan utfärda centrala föreskrifter på det ekonomi
-
Förs. 1982/83:25
21
administrativa området. Den diskussion som riksgäldskontoret refererar
angående innebörden av begreppet förslagsanslag illustrerar detta förhållande.
Styrelsen godtar alltså utredningens förslag men vill samtidigt betona att
sedan man fått erfarenheter av den nu föreslagna reformen kan det finnas
anledning att på nytt ta upp frågan om en likformig budgetprocess för
samtliga riksdagens verk. Särskilda överväganden kan då bli aktuella med
hänsyn till riksbankens och riksgäldskontorets ställning och verksamhet.
Utredningen har av formella skäl avstått från att nu lägga fram förslag
om att förvaltningskontoret skall, med ledning av FiU:s ställningstaganden,
utfärda direktiv för användning av anslagen så vitt gäller riksgäldskontoret.
Utformningen av 9 kap. 4 § riksdagsordningen har ansetts utgöra
ett hinder för ett omedelbart genomförande av den ordning som utredningen
egentligen anser vara den rätta.
I likhet med utredningen anser förvaltningsstyrelsen att det är angeläget
att konstitutionsutskottet tar upp frågan om innebörden av RO 9:4. Bestämmelsen
synes ge utrymme för olika tolkningar när det gäller riksdagens
möjligheter att bemyndiga förvaltningskontoret att meddela föreskrifter.
Det har framgått även under arbetet med säkerhetsfrågorna. Att
denna fråga klaras ut har betydelse för förvaltningskontorets möjligheter
att fungera på ett ändamålsenligt sätt.
Förvaltningsstyrelsen föreslår sålunda att hela frågan om innebörden i
RO 9:4 och vilka typer av föreskrifter m. m. som förvaltningskontoret skall
kunna utfärda bör utredas särskilt. Formerna för utredningsarbetet bör
närmare prövas inom konstitutionsutskottet.
Sedan det utredningsarbetet genomförts får man ta ställning till bl. a.
frågan om utfärdande av anslagsdirektiv för riksgäldskontoret.
Även i övrigt ansluter sig förvaltningsstyrelsen till utredningens förslag
beträffande budgetsystemet.
4. Revision
4.1 Utredningens förslag
Enligt utredningens uppfattning bör både riksbanken och riksgäldskontoret,
med hänsyn till de båda verkens speciella uppgifter, ha egna organ
för intern revision. Ansvaret för den interna revisionen av riksbankens och
riksgäldskontorets förvaltning åvilar resp. fullmäktige.
När det gäller den interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken ligger ansvaret hos resp. myndighet.
Utredningen föreslår att uppgiften att ombesörja den interna revisionen
Förs. 1982/83:25
22
av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken även i fortsättningen
skall ligga på riksgäldskontorets revisionsenhet.
Utredningen konstaterar att den prioritering som på grund av underbemanning
gjorts vid riksgäldskontorets revisionsenhet inneburit att den
interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken
hittills blivit eftersatt. Utredningen föreslår därför att den interna revisionen
av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken förstärks
genom att medel anvisas för en tillkommande kvalificerad årsarbetskraft
vid riksgäldskontorets revisionsenhet. Utredningen lämnar vidare förslag
rörande berättelser över den interna revisionen.
När det gäller den externa revisionen av riksdagsförvaltningen ligger
ansvaret på riksdagens revisorer. Utredningen anser att ansvaret för den
externa revisionen bör föras närmare riksdagen. Utredningen föreslår
därför att ansvaret för verkställandet av den externa revisionen av riksbanken,
Stiftelsen riksbankens jubileumsfond, riksgäldskontoret och den inre
riksdagsförvaltningen anförtros finansutskottet. De mindre verkens verksamheter
har en sådan inriktning samtidigt som deras medelstilldelning
har en sådan begränsad omfattning att utredningen inte ansett det påkallat
med externa granskningsinsatser.
Utredningen föreslår vidare att frågan om ansvarsfrihet för riksbanken,
Stiftelsen riksbankens jubileumsfond och riksgäldskontoret behandlas av
finansutskottet och frågan om ansvarsfrihet för den inre riksdagsförvaltningen
behandlas av konstitutionsutskottet.
4.2 Remissyttranden
Riksgäldsfullmäktige tillstyrker utredningens förslag om revisionen.
Riksbanksfullmäktigehar inte något att erinra mot utredningens förslag om
externrevisionen. Fullmäktige framhåller att med hänsyn till att revisionen
av riksbanken med nödvändighet måste leda till att vissa synnerligen
hemliga uppgifter ställs till revisorernas förfogande, har fullmäktige träffat
överenskommelse med riksdagens revisorer om på vilket sätt och till vem
detta skall ske. Fullmäktige förutsätter att liknande överenskommelse
träffas med finansutskottet för det fall utredningens förslag genomförs.
Riksdagens revisorer tillstyrker utredningens förslag om den interna
revisionen. Då det gäller den av utredningen förordade omläggningen av
den externa revisionen avstyrker revisorerna förslaget. Revisorerna anser
det olämpligt att man på ett riksdagsutskott lägger myndighetsuppgifter
som förslaget om externrevisionen innebär. Vidare skulle riksdagsledamöternas
motionsrätt över revisionsberättelserna försvinna vid en direktrapportering
till utskottet. Vidare anser revisorerna att oklarheter skulle uppkomma
beträffande utskottets och revisorernas granskningsområden och
därmed sammanhängande formella frågor.
Förs. 1982/83:25
23
Riksdagens revisorer anser att ansvaret för den externa revisionen även
i fortsättningen skall åvila dem. För att undvika oklarheter kring granskningens
syfte bör inför varje ny granskningsperiod revisorerna och finansutskottet
ha en gemensam överläggning för att bl. a. diskutera inriktning
och djup av granskningen. Revisorerna tillstyrker förslaget om att även
den inre riksdagsförvaltningen skall omfattas av en årlig extern revision.
1 sammanhanget erinrar man om att en sådan utvidgning av granskningsområdet
kommer att öka behovet av konsultmedel. Revisorerna anser
vidare att den externa revisionen även skall omfatta de mindre verken.
Slutligen föreslår revisorerna också en ändring av tidsgränsen för när
revisorerna skall avlämna sina berättelser över den externa revisionen.
Revisorerna föreslår att den aktuella tidsgränsen den 1 mars ändras så att
berättelser över riksgäldskontoret, den inre riksdagsförvaltningen och de
mindre riksdagsverken skall avlämnas senast den 1 december och berättelsen
över riksbanken och Stiftelsen riksbankens jubileumsfond senast den
1 april.
4.3 överväganden
Utredningens förslag beträffande den interna revisionen har inte mött
några invändningar i remissyttrandena.
Förvaltningsstyrelsen anser att utredningens förslag om den interna
revisionen är väl avvägda och ställer sig alltså bakom dessa förslag. Som
en konsekvens härav bör en viss förstärkning ske av riksgäldskontorets
revisionsenhet.
När det gäller den externa revisionen har utredningens förslag avstyrkts
av riksdagens revisorer. Revisorerna anser att ansvaret för den externa
revisionen även i fortsättningen skall åvila dem. Den externa revisionen
bör enligt revisorerna utsträckas att även omfatta de mindre verken.
Revisorerna har anfört vägande skäl för sin uppfattning och förvaltningsstyrelsen
ansluter sig därför till revisorernas förslag beträffande den
externa revisionen av riksdagsförvaltningen.
Ansvaret för den externa revisionen av riksbanken, Stiftelsen riksbankens
jubileumsfond, riksgäldskontoret, den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken föreslås åvila riksdagens revisorer. Med hänsyn till
att riksbankens verksamhetsår omfattar kalenderår föreslås att berättelse
över den externa revisionen av riksbanken och Stiftelsen riksbankens
jubileumsfond avlämnas senast den 1 april. Övriga berättelser över den
externa revisionen föreslås avlämnas senast den 1 december.
Den praktiska utformningen av berättelserna och behandlingen av dem
bör överlåtas till finansutskottet och riksdagens revisorer att komma överens
om.
Förs. 1982/83:25
24
5. Reseräknings- och inköpsrutiner samt inventarieregistrering
5.1 Utredningens förslag
Utredningen konstaterar att hanteringstiden för reseräkningarna är
lång, särskilt vad gäller reseräkningarna inom de mindre verken. Orsaken
härtill är bl. a. den dubbla kontroll som tillämpas i vissa fall. Andra
problem är vissa oklarheter i handläggningen, t. ex. vad gäller innebörden
av reseorder, attest och betalningsbesked. Syftet med utredningens förslag
är att anpassa reseersättningsrutinerna till system S och att få snabba och
ändamålsenliga rutiner.
Utredningen föreslår att riksdagsförvaltningen så långt som möjligt
anpassar sig till regeringssidans väl utarbetade terminologi och att anvisningarna
till det allmänna reseavtalet bör följas vad gäller kravet på
reseorder eller annan handling som grund för resan, men att annan handling
kan tolkas vitt. Utredningen föreslår vidare beträffande reseersättning
på grundval av allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet att ledamöterna
endast skall behöva fylla i ett enkelt reseräkningsunderlag och
underteckna detta.
Utredningen föreslår också att de mindre verken själva skall svara för
kontrollen av sina reseräkningar och att nödvändiga ändringar vidtas i
riksgäldskontorets tjänstgöringsordning, så att kontoret ej längre är skyldigt
att kontrollera de mindre verkens reseräkningar. Utredningen föreslår
slutligen att myndigheterna inom riksdagsförvaltningen själva tecknar
utbetalningsbesked på de reseräkningar de kontrollerat.
Beträffande inköpsrutinerna föreslår utredningen att dessa justeras på så
sätt att de överensstämmer med regelverket kring system S.
Registreringen av inventarier inom den inre riksdagsförvaltningen bör
utgå från den ambitionsnivå som följer av riksrevisionsverkets cirkulär
den 26 februari 1979 om registrering av inventarier. Utredningen föreslår
vidare att intendenturenheten närmare utreder hur registreringsrutinerna
skall utformas inom den inre riksdagsförvaltningen.
5.2 Remissyttranden
Utredningens förslag beträffande reseräkningsrutinerna har inte mött
någon invändning i remissyttrandena.
Beträffande inventarieregistreringen betonar riksdagens revisorer vikten
av en väl utbyggd och organiserad kontroll av inventarier vid återflyttningen
till Helgeandsholmen. Riksdagens revisorer framhåller också att riksrevisionsverkets
cirkulär om registrering av inventarier bör göras tillämplig
inte bara för den inre riksdagsförvaltningen utan även för riksdagens
verk inkl. riksgäldskontoret och riksbanken.
Förs. 1982/83:25
25
5.3 överväganden
Utredningens förslag på reseräkningsområdet är enligt förvaltningsstyrelsens
uppfattning ändamålsenliga och torde ge förutsättningar för en
snabbare handläggning av reseräkningarna. Styrelsen vill i sammanhanget
framhålla att vid de enheter där man redan har väl fungerande reseräkningsrutiner
— detta synes främst vara fallet vid utskotten — finns det
självfallet ingen anledning att ändra dessa.
Förvaltningsstyrelsen ansluter sig alltså till utredningens förslag om nya
reseräkningsrutiner. Styrelsen godtar också utredningens förslag om inköps-
och inventarierutiner.
Beträffande de nu aktuella frågorna fordras inte något ställningstagande
6. Vissa redan vidtagna åtgärder på det ekonomi-administrativa
området
På förslag av RFK-utredningen beslöts i november 1982 att riksdagen
och dess verk utom riksbanken skall anslutas till det statliga redovisningssystemet,
system S, och att övergången till system S skall ske den 1 juli 1983
för den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken och vid en senare
tidpunkt för riksgäldskontoret. Dessutom beslöts att riksgäldskontoret
även fortsättningsvis skall svara för redovisningen inom hela riksdagsområdet
utom riksbanken samt att en ledningsgrupp bestående av representanter
för riksdagens förvaltningskontor, riksgäldskontoret, de mindre
verkens kanslier, departementens organisationsavdelning och riksrevisionsverket
skulle utses. Ledningsgruppen ansvarar för att upprätta en
genomförandeplan för införandet av system S. Till ledningsgruppen har
knutits en referensgrupp bestående av representanter för de tre personalorganisationerna.
På ledningsgruppens initiativ och med hjälp av riksrevisionsverket pågår
inom förvaltningskontoret ett omfattande arbete för att förbereda
övergången till system S. Arbetet innefattar bl. a. utbildning av berörd
personal och anpassning av riksdagens konton till system S’ kontoplan.
RFK-utredningen har vidare gjort en översyn av anslagsstrukturen för
den inre riksdagsförvaltningen. Utredningens översyn innebär att den
befintliga anslagsstrukturen med sammanlagt 21 anslag under tre littera
reduceras till åtta ändamålsinriktade anslag. På förslag av utredningen
beslöt förvaltningsstyrelsen den 8 december 1982 att den nya anslagsstrukturen
skall tillämpas fr. o. m. förslagsframställningen för riksdagen och
den inre riksdagsförvaltningen som avser budgetåret 1983/84.
Slutligen kan i detta sammanhang nämnas att den i RFK-utredningen
upptagna frågan om formerna för samarbete mellan RFK å ena sidan och
utskottens och kammarens kanslier lösts på det sättet att ett samarbetsorgan
kallat förvaltningsmötet inrättats. 1 organet ingår förvaltningsdirektö
-
Förs. 1982/83:25
26
ren, ordf., riksdagsdirektören och utskottens kanslichefer. Dessutom är
personalorganisationerna representerade.
7. Kansli- och personalenheten
7.1 Utredningens förslag
Utredningen föreslår att frågor med anknytning till personalområdet
bör samlas till en enhet inom förvaltningskontoret. Enheten föreslås benämnas
kansli- och personalenheten. Förutom traditionella personalfrågor
bör enheten även ansvara för löne- och arvodesfrågor, samt utbildningsfrågor
inkl. sådana som berör riksdagens ledamöter. I enhetens uppgifter
skall vidare ingå personalsociala frågor och frågor om företagshälsovård.
Enheten skall också handlägga kanslifrågor och juridiska frågor
samt under den centrala förhandlingsfunktionen biträda i förhandlingsarbetet.
I enheten skall slutligen även registratorsfunktionen ingå. Sammantaget
kommer antalet tjänster vid enheten att uppgå till tolv.
7.2 överväganden
Utredningens förslag om kansli- och personalenheten har inte mött
några invändningar i remissyttrandena.
Förvaltningsstyrelsen instämmer i utredningens förslag om att samla
personalfrågorna till en plats i organisationen. Styrelsen föreslår sålunda
att en ny enhet bildas inom förvaltningskontoret, benämnd kansli- och
personalenheten.
8. Ekonomienheten
8.1 Utredningens förslag
Utredningen framhåller att förslagen på det ekonomi-administrativa
området innebär en väsentlig höjning av ambitionsnivån, vilket skall ge
bättre möjligheter till rationell användning av de medel som ställs till
förfogande för riksdagsförvaltningen.
Utredningen föreslår att en ny enhet bildas med huvuduppgift att svara
för ekonomiska frågor inom riksdagsförvaltningen. Enhetens benämning
bör vara ekonomienheten.
I enhetens uppgifter skall ingå upprättande av anvisningar för budgetarbetet,
behandling och sakgranskning av anslagsframställningarna, utformning
av anslag och deras användning, initiering av internbudgetering
samt redovisning och uppföljning av budgetutfallet. I enheten skall också
ingå en kameral funktion med kassa- och redovisningsfunktioner samt
ansvar för kontakterna med redovisningscentralen. Till enheten skall vidare
föras reseräkningsfunktionen.
Förs. 1982/83:25
27
Utredningen har i sitt kartläggningsarbete funnit att det inom olika delar
av förvaltningen föreligger behov av rationaliseringsinsatser. Inom förvaltningen
har också ett flertal projekt i rationaliseringssyfte påbörjats
under år 1982 och i vissa fall har förändringar genomförts. Utredningen
framhåller betydelsen av att rationaliseringsfrågorna kontinuerligt ägnas
särskild uppmärksamhet. Det åligger varje enhetschef att tillse att verksamheten
inom enheten bedrivs på ett rationellt och ändamålsenligt sätt.
Enligt utredningens uppfattning bör dock centralt inom förvaltningen
ligga uppgiften att övergripande bevaka dessa frågor. Denna uppgift föreslås
tilldelas ekonomienheten. Utredningen framhåller i det sammanhanget
att rationaliseringsverksamheten självfallet skall bedrivas i samråd med
personalen och dess organisationer.
Enligt utredningens förslag skall ekonomienheten också svara för organisationsfrågor,
långsiktiga planeringsfrågor främst på det ekonomiska
området samt ekonomiska utredningar.
Utredningen konstaterar att ekonomiadministrationen behöver moderniseras.
Utredningens förslag om en särskild ekonomienhet ger en organisatorisk
grund för en sådan modernisering. Den högre ambitionsnivån
som utredningens förslag innebär kräver enligt utredningens mening också
ett visst resurstillskott på det ekonomi-administrativa området. Förvaltningskontoret
bör därför tillföras två nya tjänster med handläggande
uppgifter att placeras vid ekonomienheten. Den ena tjänsten bör ligga på
avdelningsdirektörsnivå och den andra tjänsten bör avse en byrådirektör.
De nya personalresurserna är en nödvändig följd av de övriga förslagen på
det ekonomi-administrativa området. Förslagen bör totalt innebära en
väsentligt bättre resursanvändning än f. n. och därmed besparingar som på
sikt sänker de totala nettokostnaderna.
Utredningens förslag innebär att ekonomienheten sammanlagt får sex
tjänster.
8.2 överväganden
Utredningens förslag om en ekonomienhet med ansvar för det ekonomiadministrativa
arbetet inom förvaltningskontoret och förslaget om personalförstärkning
på ekonomiområdet har inte mött några invändningar i
remissyttrandena.
Förvaltningsstyrelsen delar utredningens uppfattning att de ekonomiadministrativa
frågorna bör samlas till en enhet inom förvaltningskontoret.
Det ekonomi-administrativa system som föreslås bli infört kommer att
ställa helt andra krav än tidigare på en stark och väl fungerande central
funktion för budget- och ekonomifrågor. Den centrala funktionen måste
vid sidan av att handlägga de uppgifter som direkt åläggs den även vara
Förs. 1982/83:25
28
beredd att ge stöd, råd och service i ekonomiska frågor till övriga enheter
inom den inre riksdagsförvaltningen.
Enheten får även en viktig uppgift att leda rationaliseringsarbetet inom
förvaltningen. En annan viktig uppgift är att medverka i de avtal med
omfattande ekonomiska åtaganden som riksdagsförvaltningen ingår. Dessa
avtal gäller vitt skilda områden som exempelvis fastighetsförvaltning
och andra fastighetsfrågor, tryckeriproduktion, restaurangentreprenad,
bevakningstjänster och ADB-tjänster.
Styrelsen har redan tidigare uttalat att viss personalförstärkning är nödvändig
om man skall nå de effekter som utredningens övriga förslag syftar
till på det ekonomi-administrativa området. Den organisation som föreslås
med sex befattningshavare, varav en avdelningsdirektör och två byrådirektörer,
måste med hänsyn till arbetsuppgifterna bedömas som nödvändig.
Här bör noteras att avdelningsdirektörstjänsten är inrättad och tillsatt
och att en av byrådirektörstjänsterna, liksom övriga föreslagna befattningshavare,
redan finns i organisationen. Organisationen ter sig också
måttlig i storlek vid jämförelse med andra offentliga verksamheter av
liknande slag. Riksdagsförvaltningen har omfattande ekonomiska åtaganden
och en effektiv bevakning av budget-, redovisnings- och rationaliseringsfrågor
bör medföra vinster och andra rationaliseringsfördelar.
Styrelsen vill i detta sammanhang understryka vikten av att effektivitetsaspekterna
tillmäts hög prioritet i enhetens arbete. I förvaltningsstyrelsens
årliga verksamhetsberättelse till riksdagen bör lämnas en redogörelse för
vidtagna rationaliseringsåtgärder och effekterna av dessa.
9. Förhandlingsverksamheten
9.1 Utredningens förslag
Administrativa enheten har i dag ansvaret för förhandlingar om anställnings-
och arbetsvillkor för arbetstagare i riksdagen. 1 uppgiften ingår
också att i övrigt handlägga de ärenden som motsvarar statens arbetsgivarverks
(SAV) uppgifter på regeringssidan. Förhandlingsledare är byråchefen
vid administrativa enheten.
Omfattningen av förhandlingsverksamheten har på senare år ökat. Anledningen
härtill är bl. a. de nya uppgifter som tillkommit till följd av den
arbetsrättsliga lagstiftningen.
Denna utveckling jämte det faktum att arbetsbelastningen för särskilt
enhetens byråchef varit mycket stor har gjort att förhandlingsverksamheten
inte alltid kunnat förberedas på sätt som varit önskvärt. Det har ofta —
såväl av förhandlingsledaren som av de fackliga organisationerna — upplevts
som en direkt olägenhet att administrativa enheten saknat tillräckliga
Förs. 1982/83:25
29
resurser för att mera löpande följa upp förhandlingsarbetet och andra
frågor inom SAV-området.
De uppgifter förvaltningskontoret har inom förhandlingsområdet tillhör
kontorets viktigaste. Det är därför av stor betydelse att förhandlingsarbetet
får en sådan organisation att det kan fungera på ett effektivt sätt.
1 första hand måste förhandlingsledaren få möjlighet att ägna tillräcklig tid
åt förhandlingsarbetet.
Utredningen föreslår att byråchefen för den nuvarande administrativa
enheten, som i dag är förhandlingsledare, får ökade möjligheter att ägna
sig åt förhandlingsarbetet. Detta möjliggörs genom att denne frikopplas
från det löpande arbetet med personal- och andra administrativa frågor
som i dag ligger på den administrativa enheten. Byråchefen skall även i
framtiden fungera som förvaltningsdirektörens ställföreträdare. I den nya
organisationen föreslås byråchefen få direkt ansvar för vissa verksledande
uppgifter efter en fördelning som görs mellan byråchefen och förvaltningsdirektören.
Tjänstebenämningen på den aktuella befattningen bör ändras
till avdelningschef.
Förhandlingsledaren bör självfallet, framhåller utredningen, ha den
hjälp från förvaltningen som erfordras. I det syftet bör ett informellt
förhandlingssekretariat bildas.
9.2 Remissyttranden
TCO-S delar utredningens uppfattning om vikten av förvaltningskontorets
förhandlingsansvar. Förbundet anser mot den bakgrunden att det är
angeläget att resurser frigörs för dessa uppgifter. TCO-S stöder förslaget att
särskilja en tjänst på hög nivå med ansvar för förhandlingsarbetet på det
centrala planet. Ansvaret för förhandlingsarbetet på lokal nivå bör åvila
den föreslagna kansli- och personalenheten, givetvis vid behov under
medverkan av den centrala förhandlingsansvarige tjänstemannen.
Frågan om ”vissa verksledande uppgifter” för den föreslagna avdelningschefen
bör sättas i relation till förhandlingsansvaret och behovet av
resurser för just detta. Fördelningen av uppgifter mellan förvaltningsdirektören
och hans ställföreträdare måste beakta kraven på en effektiv och
fungerande central förhandlingsverksamhet. TCO-S betonar också vikten
av att erforderliga resurser kan tillföras förhandlingsledaren under sådana
perioder då förhandlingsverksamheten är särskilt intensiv.
Även om arbetet med den centrala förhandlingsverksamheten torde
komma att förbättras genom utredningens förslag bör ytterligare möjligheter
undersökas för att underlätta detta arbete. TCO-S tänker här på
möjligheten att riksbanken ges större utrymme att förhandla för egen del
på samma sätt som skett för affärsverken på den statliga sidan. TCO-S
föreslår att denna fråga övervägs mellan parterna dels centralt, dels under
medverkan av riksbanken och de lokala personalorganisationerna.
Förs. 1982/83:25
30
TCO-S anser också att möjligheterna för riksdagens verk att påverka
innehåll i avtal som reglerar deras verksamhet bör förbättras. Motiv kan
därför finnas för att inrätta ytterligare ett informellt förhandlingssekretariat
eller utvidga det föreslagna sekretariatet till att omfatta företrädare för
de enskilda verken.
Såväl Statsanställdas förbund som JUSEK anser att förslaget ger möjligheter
att förbättra och effektivisera förhandlingsarbetet.
9.3 överväganden
Förvaltningsstyrelsen gör samma bedömning som utredningen om vikten
av att förhandlingsarbetet organiseras på ett effektivt sätt. De förslag
till lösningar som utredningen lägger fram bedömer styrelsen som lämpliga
för att främja detta mål. Styrelsen har inga invändningar mot att
byråchefen tilldelas vissa verksledande uppgifter samtidigt som han avlastas
löpande linjeuppgifter. Styrelsen tillstyrker också att byråchefens tjänstebenämning
ändras till avdelningschef.
TCO-S tar i sitt remissyttrande upp frågan om att i ökad utsträckning
delegera avtalsfrågor till riksdagens myndigheter, främst då riksbanken.
Förvaltningsstyrelsen vill här peka på vad styrelsen anför i förslaget till
lag med instruktion för förvaltningskontoret. Styrelsen anser att möjligheten
att delegera förhandlingsverksamheten bör ökas i viss utsträckning. En
bestämmelse som möjliggör ytterligare delegering har därför intagits i 2 §
sjätte stycket i förslaget. En ökad möjlighet till delegering av förhandlingsverksamheten
får dock inte leda till att riksdagens eller lönedelegationens
inflytande på avtalet minskas. Delegering av avtalsfrågor får därför ske
endast om förvaltningskontoret ger myndigheten föreskrift om att förbehåll
för riksdagens eller i förekommande fall lönedelegationens godkännande
skall tas in i avtalet.
10. Intendenturenheten
10.1 Utredningens förslag
Intendenturenheten är vad gäller antalet tjänster förvaltningskontorets
största enhet. Enheten har huvudansvaret för riksdagens lokaler och för
den allmänna servicen till riksdagens ledamöter.
Utredningen föreslår att reprocentralen och citografen slås samman och
förs till enheten för riksdagstryck. En sådan sammanslagning bör bl. a. ge
samordningsfördelar när det gäller att bestämma vilket material som kan
tas fram på reprocentralen resp. tryckas.
Utredningen föreslår vidare att lokalvårdsfunktionen, som f. n. ingår som
Förs. 1982/83:25
31
en del i sektionen gemensam service, bör ges ställning som en särskild
sektion inom intendenturenheten.
Den egentliga servicen till ledamöterna bedrivs f. n. inom två sektioner
av intendenturenheten — kammarservice och gemensam service. Utredningen
föreslår att de båda sektionerna slås samman till en ny sektion
benämnd sektionen för allmän service. En sådan lösning innebär att den
allmänna lokalservicen, servicen i kammaren samt ledamots- och tjänstemannaservicen
förs ihop till en sektion. Genom att samla resurserna på
detta sätt underlättas en ändamålsenlig användning av personalen. Möjligheterna
till utjämning av arbetsbelastningen ökar och överblicken över
de servicekrav som ställs förbättras.
Utredningen föreslår oförändrad personalstyrka för den allmänna servicen
med undantag för förrådsfunktionen som föreslås bli förstärkt med
tre expeditionsassistenter. Orsaken härtill är att till förrådet skall kopplas
godsmottagningen på Helgeandsholmen. Till förrådet skall också knytas
en ”transportgrupp” som i allt väsentligt skall kunna ersätta de externa
transporttjänster som f. n. anlitas vid större omflyttningar och transporter.
Utredningen föreslår också att de s. k. pensionärstjänsterna på sikt bör
omvandlas till fasta tjänster inom ramen för de medel som är anvisade för
pensionärstjänsterna.
Sektionen blir i personellt hänseende mycket stor. För sektionens ledning
föreslås en sektionschef, en ställföreträdande sektionschef med särskilt
ansvar för den kammaranknutna servicen. Dessutom skall finnas
arbetsledare vid kammarexpeditionen, kammarfoajén/entréterminalen,
förrådet och distributionscentralen.
Beträffande de nuvarande sektionerna teknisk service och snickeriet föreslås
inga större förändringar. Snickeriet föreslås dock, med hänsyn till
att verksamheten omfattar andra uppgifter än rena snickeriarbeten, benämnas
inredningssektionen.
1 och med flyttningen till Helgeandsholmen kommer riksdagen åter att
befinna sig i egna fastigheter vilket innebär att frågor med anknytning till
fastighetens skötsel kommer att öka för intendenturenheten. Med anledning
härav föreslår utredningen att en tjänst bör inrättas med uppgift att
i samråd med enhetschefen svara för fastighetsfrågor. Tjänsten bör vara
direkt underställd enhetschefen. I tjänsten bör också ingå att vara ställföreträdande
chef för enheten. Inrättandet av en sådan tjänst innebär ingen
direkt utökning av antalet tjänster vid intendenturenheten, eftersom de
uppgifter inom ramen för Helgeandsholmsprojektet som f. n. sköts av en
tjänsteman vid enheten kommer att försvinna i och med att byggnadsprojektet
avslutats.
Utredningen framhåller slutligen att den med hänsyn till svårigheten att
säkert bedöma servicebehovet i de nya byggnaderna varit återhållsam när
det gäller personalförändringar vid intendenturenheten. Man kan dock
inte bortse från att de långa kommunikationsvägarna och den mängd
Förs. 1982/83:25
32
serviceuppgifter som framför allt sektionen för allmän service har att svara
för kan komma att ställa krav på ytterligare förstärkningar på servicesidan.
Om sådant behov uppkommer får det ankomma på förvaltningskontoret
att ta ställning till eventuell personalförstärkning.
Utredningen framhåller också betydelsen av att i möjligaste mån utnyttja
modern teknik för att klara uppkommande servicebehov utan personalförstärkningar.
Exempel på sådan teknik är den nya datorstyrda telefonväxeln.
Andra sådana exempel kan vara skrivautomater och personalsökningssystem.
10.2 Remissyttrande
Statsanställdas förbund tillstyrker organisationen av intendenturenheten.
Sammanslagningen av kammarservice och gemensam service bör
innebära bättre möjligheter att planera det arbete som utförs inom dessa
sektioner. Förbundet anser vidare att pressvåningsservicen ej bör ingå i
intendenturenhetens uppgifter utan bör föras till informationsenheten.
Omvandlingen av de s. k. pensionärstjänsterna till fasta tjänster bör, anser
förbundet, ske i ett sammanhang i samband med att man går in i den nya
organisationen.
10.3 överväganden
Intendenturenheten är den största inom förvaltningskontoret. Enhetschefen
har ett betydande personal- och ekonomiskt ansvar. Detta motiverar
att chefen för enheten fårtjänstebenämningen byråchef i stället för som
hittills avdelningsdirektör.
Förvaltningsstyrelsen har inga invändningar mot utredningens förslag
beträffande reprocentralen och citografen, lokalvården, teknisk service
samt inredningssektionen.
Sektionen för allmän service kommer att bestå av personlig service
gentemot talmän, statsråd och ledamöter i deras kammaranknutna arbete
och service till den kammarbundna verksamheten. Dessutom finns en
mera verksamhetsinriktad service som bl. a. skall sköta vissa lokal- och
fastighetsinriktade frågor samt service till ledamöterna utanför det direkta
kammararbetet.
Utredningens grundläggande idé om att sammanföra de olika servicefunktionerna
till en sektion finner styrelsen riktig. De båda huvudgrenarna
— kammarservicen och den övriga servicen — bör emellertid särskiljas så
till vida att varje servicefunktion får en ansvarig arbetsledare. Styrelsen
delar vidare SF:s uppfattning att den personal som betjänar pressen i deras
lokaler bör föras över till informationsenheten.
Mot bakgrund av det anförda bör sektionen för allmän service få följande
uppbyggnad.
Förs. 1982/83:25
33
Som chef för sektionen placeras den i utredningens förslag angivna
fastighetsintendenten. Denne är i förslaget placerad i enhetsledningen.
Sektionschefen bör såsom utredningen föreslår vara ställföreträdande enhetschef.
Vid sidan av sitt övergripande ansvar som sektionschef skall
denne tillsammans med enhetschefen svara för fastighetsfrågor. Dessa kan
väntas få ökad betydelse efter återflyttningen. Att samordna den allmänna
servicen med fastighetsfrågor innebär fördelar så till vida att många av de
problem som enheten skall lösa är hänförliga till frågor om utnyttjande och
drift av riksdagens lokaler.
Sektionen kommer alltså enligt detta förslag att bestå av två huvudfunktioner,
dels en kammaranknuten funktion, dels en mer verksamhetsinriktad
funktion. Båda huvudfunktionerna skall ha var sin ansvarig arbetsledare.
Benämningen på funktionerna kan liksom i dag vara kammarservice
och gemensam service.
Inom sektionen skall utöver de tre nämnda personerna i ledningsfunktionen
finnas fyra arbetsledare i enlighet med utredningens förslag.
Utredningen föreslår att de nuvarande arvodesanställningarna som expeditionsassistent
med riksmötesanställning — av utredningen benämnda
s. k. pensionärstjänsterna — skall avvecklas. Styrelsen har redan i årets
anslagsframställning anmält sin avsikt att omvandla sju av dessa anställningar
till fem fasta tjänster. Styrelsen avser att under de närmast kommande
åren vidta motsvarande åtgärd för resterande arvodesanställningar
av detta slag. Omvandlingen förutses ske inom ramen för resurser på den
nivå som i dag tilldelats.
Utredningen föreslår att förrådet förstärks med tre expeditionsassistenter.
Förvaltningsstyrelsen har inga invändningar mot förslaget. Förstärkningarna
är betingade av de speciella förhållanden som råder på Helgeandsholmen
när det gäller godsmottagning och interntransporter. Personalen
skall alltså bl. a. svara för transporter och andra tjänster när det
gäller omflyttning i lokalerna. Det bör betonas att den nya organisationen
kommer att medföra besparingar när det gäller anlitande av extern personal
vid omflyttningar. Kostnaden för sådan personal uppgår i dag till icke
obetydliga belopp och kunde befaras öka efter flyttningen med hänsyn till
de längre avstånden och större lokalytorna.
11. Säkerhetsenheten
11.1 Utredningens förslag
Utredningen anser att säkerhets- och beredskapsfunktionen bör organiseras
i en enhet inom förvaltningskontoret. Utredningen föreslår därför
att en ny enhet, benämnd säkerhetsenheten, inrättas. Beträffande antalet
tjänster inom den nya enheten liksom tjänsternas innehåll bör det enligt
utredningen ankomma på förvaltningsstyrelsen att ta ställning.
3 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
34
11.2 överväganden
Säkerhets- och beredskapsfunktionen bör enligt utredningens förslag
skötas av en nyinrättad enhet inom förvaltningskontoret. Detta överensstämmer
med vad förvaltningsstyrelsen anfört i sitt förslag till riksdagen
angående riktlinjer för säkerhet och beredskap (Förslag 1982/83:10). Förvaltningsstyrelsen
vidhåller denna uppfattning.
I förvaltningsstyrelsens ovannämnda förslag till riksdagen sägs att den
nya organisationen för säkerhet och beredskap i huvudsak torde kunna
rymmas inom ramen för den personaluppsättning som f. n. finns, dvs.
sammantaget 15 tjänster. Denna beräkning bygger på vissa förutsättningar
om öppethållande av portar m. m.
Vid behandlingen av styrelsens förslag ändrades den förutsättningen på
en punkt. Riksdagen beslöt nämligen (KU 1982/83:19) att porten mot
riksplan t. v. skall hållas öppen under dagtid. Detta medför ett ökat personalbehov
motsvarande 1,2 bevakningsassistent. Det stora antalet bevakningsställen
på Helgeandsholmen kräver därtill en viss reserv av bevakningspersonal.
Med hänsyn härtill föreslår förvaltningsstyrelsen att bevakningsorganisationen
utöver vad i dag finns tillförs två tjänster som bevakningsassistenter.
Den nya säkerhetsenheten avses få följande organisatoriska sammansättning.
Ansvarig för enhetens uppgifter är säkerhetschefen. Denne finns sedan
hösten 1982 i organisationen. Säkerhetschefen skall också handlägga beredskapsfrågorna.
Vidare skall vid enheten finnas en ställföreträdande
säkerhetschef med operationellt ansvar för bevakning och driftvärn, en
bevakningsförman samt en assistent med uppgift att bl. a. handlägga frågor
om lås och nycklar och I D-handlingar. Slutligen skall vid enheten
finnas 13 bevakningsassistenter för bevakning av portarna. Sammantaget
uppgår antalet tjänster alltså till 17. Vid sidan av tjänsteorganisationen
finns ytterligare resurser genom att ett bevakningsföretag kommer att
anlitas bl. a. för att sköta bevakningscentralen.
12. Enheten för riksdagstryck
12.1 Utredningens förslag
Utredningen föreslår att de tjänstemän som i dag står utanför sektionsindelningen
och som i huvudsak handlägger vissa tryckfrågor och ekonomiska
uppgifter i anslutning till köp av tryckeritjänster och försäljning av
riksdagstryck förs samman till en sektion benämnd allmänna sektionen.
Utredningen föreslår vidare att de från intendenturen överförda funktionerna
för reprografi och adressregister skall ingå som särskild sektion
inom enheten för riksdagstryck och benämnas reprocentralen. Utredning
-
Förs. 1982/83:25
35
en föreslår också att de mindre verken — om ledig kapacitet finns — på
försök skall kunna använda den centrala skrivbyråns tjänster.
Utredningen framhåller slutligen att när det gäller framställningen av
riksdagstryck och distribution och lagerhållning av detta finns det anledning
att överväga en särskild utredningsinsats, bl. a. mot bakgrund av den
nya teknik som successivt etableras i branschen. Sedan en tid gått efter
återflyttningen till Helgeandsholmen bör förvaltningskontoret ta upp dessa
frågor till ny bedömning.
12.2 överväganden
Förvaltningsstyrelsen har inga invändningar mot utredningens förslag
om enheten för riksdagstryck.
Kostnaderna för framställning, distribution och lagerhållning av riksdagstrycket
utgör en betydande andel av förvaltningens totala kostnader.
Det är därför viktigt att alla möjligheter tas till vara för att nedbringa
kostnaderna för riksdagstrycket. Här kan skrivautomattekniken på sikt få
stor betydelse genom att den bl. a. medger automatisk överföring av material
till tryckerierna. En annan insats på området är att med hjälp av
tillgänglig teknik skapa en rationell hantering av faktureringsrutinerna.
Även lagerhållning och försäljning av riksdagstryck behöver studeras närmare.
Sammantaget anser förvaltningsstyrelsen att en översyn bör göras av
hanteringen av riksdagstrycket. Det bör ankomma på förvaltningskontoret
att närmare utforma uppläggningen av en sådan översyn.
13. Informationsenheten
13.1 Utredningens förslag
RFK-utredningen har funnit att det föreligger ett behov av samordning
av informationsinsatserna i riksdagen vad gäller den utåtriktade informationen.
Med den nuvarande organisationen, där de utåtriktade informationsinsatserna
är strikt uppdelade på olika enheter och sektioner, finns
risk för onödigt dubbelarbete och produktion av snarlikt material. Organisationsstrukturen
är vidare sådan att erforderlig kontinuerlig planering
och framför allt utveckling av informationsinsatserna försvåras. Utredningen
föreslår att en särskild informationsenhet inrättas inom förvaltningskontoret
genom sammanförande av befintlig utåtriktad informationsverksamhet.
Förs. 1982/83:25
36
Chef och ansvarig för den nya enhetens verksamhet föreslås bli pressekreteraren.
Tjänstebenämningen bör ändras till informationschef. Informationschefen
skall även ansvara för den kvalificerade informationsservicen
till talmannen samt ge riksdagsdirektören kvalificerad hjälp i dennes viktiga
funktion som informationsspridare i frågor rörande kammararbetet.
Utredningen framhåller att riksdagens ledamöter har en mycket viktig
funktion i informationen om riksdagen. För att tillvarata ledamöternas
kunskaper om bl. a. informationsbehovet bör till informationsenheten
knytas en referensgrupp med en representant från varje riksdagsparti utom
för socialdemokraterna, som bör ha två representanter. I gruppen bör
vidare ingå riksdagsdirektören och förvaltningsdirektören samt chefen för
enheten för riksdagstryck. Förvaltningsstyrelsen bör utse ordförande för
gruppen, som bör konstitueras för en treårsperiod sammanfallande med
riksdagens valperiod.
Föredragande i referensgruppen bör vara informationschefen. Referensgruppen
bör behandla dels policyfrågor när det gäller informationens
allmänna inriktning, dels resursfrågor. Gruppen bör också ta upp övergripande
frågor som rör tidningen Från Riksdag & Departement. Vid behandling
av sådana frågor skall tidningens chefredaktör ha rätt att närvara.
Informationsenheten föreslås bestå av två sektioner — informationstjänsten
och skol- och visningstjänsten.
För att kompensera det resursbortfall från informationstjänsten som
pressekreterarens nya uppgifter innebär förslås att informationstjänsten
tillförs en resurs motsvarande en tjänst med helårstjänstgöring. Informationstjänsten
bör liksom f. n. vara placerad i omedelbar anslutning till
kammarkansliet.
Till informationsenheten föreslås vissa uppgifter bli förda som i dag
handläggs av andra enheter eller som sköts i annan ordning. Utredningen
föreslår därför att informationsenheten tillförs en halv assistenttjänst.
Slutligen föreslås också att de arvodesanställda informatörerna knyts
fastare till organisationen genom att man inom ramen för anvisade arvodesmedel
inrättar en halv tjänst som informatör.
13.2 Remissyttrande
JUSEK biträder utredningens förslag om en samlad informationsverksamhet.
Det är enligt förbundet troligt att en ökning av resurserna med 1,5
tjänst kommer att motsvara behovet. Det är dock enligt förbundet svårt att
i dag sia om vilket intresse allmänheten kommer att visa för riksdagshuset
på Helgeandsholmen. JUSEK förbehåller sig dock rätten att vid kommande
förhandlingar om anslagsframställningar återkomma till resursfrågan.
Förs. 1982/83:25
37
13.3 överväganden
Utredningen föreslår att befintliga funktioner för riksdagens utåtriktade
informationsverksamhet sammanförs till en informationsenhet med två
sektioner och med en informationschef som ansvarig för hela den utåtriktade
informationsverksamheten. Informationschefen skall, vid sidan av
sina enhetsledande uppgifter, ha kvar de uppgifter pressekreteraren har i
dag när det gäller service till talmannen och riksdagsdirektören.
Förvaltningsstyrelsen har inga invändningar mot förslaget. Ett sammanförande
av informationsresurserna till en enhet bör ge bättre möjligheter
till samordning och utveckling av informationsinsatserna. Någon formell
indelning av enheten i sektioner bör dock inte äga rum. Behovet av personalinsatser
varierar över året för olika slag av informationsverksamheter.
Personalen bör därför kunna disponeras för olika uppgifter. Huvudinriktningen
kommer att vara de nuvarande verksamhetsgrenarna informationstjänsten
samt skol- och visningstjänsten. Till detta kommer ett ökat ansvar
för trycksaksproduktion och intern information, däribland ansvar för
personaltidningen.
Styrelsen biträder också utredningens förslag beträffande en referensgrupp
i informationsfrågor med representation av riksdagsledamöter.
Utredningen föreslår vidare en viss förstärkning av personalinsatserna
på informationsområdet. Det är enligt förvaltningsstyrelsens uppfattning
nödvändigt att riksdagen har en organisation med tillräckliga resurser för
fortlöpande information till allmänhet, skolor, massmedia, myndigheter
och organisationer om riksdagens beslut och allmänna arbete. Riksdagens
flyttning till de renoverade lokalerna på Helgeandsholmen kan beräknas
innebära ett väsentligt ökat intresse för riksdagen och dess arbete. Riksdagen
måste då vara rustad för att möta en ökad efterfrågan av information.
Enligt förvaltningsstyrelsens mening ger utredningens förslag både
en organisatorisk grund och personella resurser för att öka informationsverksamheten
såväl kvantitativt som kvalitativt.
Förvaltningsstyrelsen föreslår därför att resurser motsvarande två assistenttjänster
tillförs informationsområdet. Totalt kommer enheten att bestå
av 8 tjänster. De närmare detaljerna om rekrytering och användning av
den föreslagna förstärkningen bör ankomma på förvaltningskontoret att
besluta om.
14. Riksdagsbiblioteket
14.1 överväganden
Utredningen föreslår en viss organisatorisk ändring inom riksdagsbiblioteket
som bygger på en funktionsindelning som sedan tre år i praktiken
Förs. 1982/83:25
38
har tillämpats inom biblioteket. Förvaltningsstyrelsen har inga invändningar
mot att den under längre tid tillämpade organisatoriska indelningen
av riksdagsbiblioteket nu formellt fastställs.
15. Riksdagens utredningstjänst
15.1 överväganden
Utredningen föreslår att upplysningstjänstens namn ändras till Riksdagens
utredningstjänst. Detta stämmer med benämningen på motsvarande
organ vid andra parlament. Härigenom undviks också den nu besvärande
förväxlingen med riksdagens informationstjänst.
Förvaltningsstyrelsen föreslår i enlighet med utredningen att upplysningstjänstens
namn ändras till Riksdagens utredningstjänst.
Beträffande registerfrågorna, som ingår bland upplysningstjänstens
uppgifter, hänvisas till avsnittet 17.
16. Tidningen Från Riksdag & Departement
16.1 överväganden
Tidningen Från Riksdag & Departement ingår sedan januari 1982 i
administrativt hänseende i förvaltningskontoret. Tidigare hade nämnden
för samhällsinformation detta ansvar. Några nya resurser tillfördes inte
förvaltningskontoret i samband med övertagandet av huvudmannaskapet.
Förvaltningsstyrelsen anser i likhet med utredningen att tidningen skall
vara en självständig enhet inom förvaltningskontoret. Det innebär ingen
ändring i den självständiga ställning tidningen har i redaktionellt hänseende.
Chefredaktören är ansvarig utgivare för tidningen.
Som tidigare sagts bör den referensgrupp som föreslås bli inrättad för
informationsfrågor få vissa uppgifter avseende tidningen. Det gäller i
första hand frågor av policy-karaktär och om ekonomiska resurser.
17. ADB- och registerfrågor
17.1 Utredningens förslag
RFK-utredningen har i en skrivelse den 25 mars 1983 överlämnat en
promemoria med förslag till en ny lag med instruktion för riksdagens
förvaltningskontor. Utredningen tar i skrivelsen även upp den fortsatta
handläggningen av ADB- och registerfrågorna.
Förs. 1982/83:25
39
Utredningen framhåller att av utredningsuppdraget återstår frågan om
användningen av ADB inom riksdagsförvaltningen. Den frågan har studerats
av en särskild projektgrupp som sammanställt en förstudie, vilken
nu är föremål för ytterligare bearbetning. Av rapporten framgår att ADBarbetet
måste ses på lång sikt även om det är vissa frågor om registret över
riksdagstrycket m. m. som bör lösas relativt omgående.
Med hänsyn till ADB-frågans särskilda karaktär bör den enligt utredningens
uppfattning behandlas i annan ordning än inom ramen för
RFK-utredningens arbete. En möjlighet är enligt utredningen att låta
riksdagens ADB-grupp diskutera problemen och därefter presentera lösningsförslag
för förvaltningsstyrelsen.
17.2 överväganden
Styrelsen delar utredningens uppfattning. Frågan om ADB-teknikens
användning i bl. a. registerframställningen bör behandlas i annan ordning.
Det kan vara lämpligt att frågan sedan den nu förarbetats tas upp i
riksdagens ADB-grupp. Styrelsen ämnar återkomma till den frågan i annat
sammanhang.
Förvaltningsstyrelsen vill i sammanhanget påpeka att det inom förvaltningskontoret
pågår ett arbete för att inom ramen för den försöksverksamhet
som bedrivits klara de aktuella problemen beträffande registret över
riksdagstrycket.
18. Personalförändringar och kostnader
18.1 Utredningens förslag
Utredningens förslag innebär sammantaget en ökning av personalresurserna
inom riksdagsförvaltningen med 7,5 tjänster, varav 6,5 tjänster avser
förvaltningskontoret och en tjänst riksgäldskontorets revisionsenhet. Den
föreslagna ökningen beror dels på en höjd ambitionsnivå beträffande
ekonomi-administrationen och informationsverksamheten, dels på vissa
permanent tillkommande uppgifter inom intendenturenheten på grund av
flyttningen till Helgeandsholmen. I sammanhanget kan också noteras att
nya arbetsuppgifter under de senaste åren lagts på förvaltningskontoret,
bl. a. har tidningen Från Riksdag & Departement tillkommit.
De föreslagna personalökningarna, som beräknas kosta ca 1,1 milj. kr.,
fördelar sig på följande sätt:
Ekonomienheten 408 000 kr.
1 avdelningsdirektör (redan tillsatt)
1 byrådirektör
Intendenturenheten 360 000 kr.
3 expeditionsassistenter
Informationsenheten 176 000 kr.
1 Zi assistenter
Förs. 1982/83:25
40
Riksgäldskontoret* revisionsenhet 156 000 kr.
I revisor
Utredningen räknar med att den höjda ambitionsnivån på det ekonomiadministrativa
området skall medföra en väsentligt bättre resursanvändning
och därmed de facto innebära besparingar.
Utredningen framhåller vidare att de nya arbetsförhållandena på Helgeandsholmen
med bl. a. långa kommunikationsvägar självfallet kommer
att innebära problem för särskilt intendenturens möjligheter att möta
uppkommande servicekrav. Utredningen har trots detta varit återhållsam
när det gäller personalförändringar för den allmänna servicen. Enligt
utredningens direktiv skall förslaget sikta på en i stort sett oförändrad
service. Utredningen anser att tillkommande servicebehov i de nya byggnaderna
i första hand bör klaras med hjälp av modern teknik utan personalförstärkningar.
18.2 överväganden
De förslag till personalförstärkningar utredningen lämnat har inte mött
några invändningar i remissyttrandena.
Förvaltningsstyrelsen har, som framgått av tidigare avsnitt, ansett utredningens
förslag vad gäller behovet av personalförstärkningar vara väl
motiverade.
Utredningens förslag beträffande personalförstärkningar, som förvaltningsstyrelsen
således biträder, har kostnadsberäknats till 1,1 milj. kr.
varav 944 000 kr. avser förvaltningskontoret.
Härtill kommer det av styrelsen i avsnitt 11 föreslagna personaltillskottet
för bevakning av riksplan m. m. Kostnaden härför kan beräknas till
240 000 kr.
När det gäller den föreslagna förstärkningen vid riksgäldskontorets
revisionsenhet förutsätter förvaltningsstyrelsen att riksgäldsfullmäktige
inkommer med erforderlig framställning om anslagsmedel.
19. Förslag till ny lag med instruktion För riksdagens förvaltningskontor
19.1 Utredningens förslag
Lagen (RFS 1975:2) med instruktion för riksdagens förvaltningskontor
kom till år 1974. Lagstiftningsärendet innefattade inte någon mer genomgripande
översyn av instruktionen för förvaltningskontoret, och åtskilliga
bestämmelser i den äldre instruktionen från år 1970 överfördes till den nya
lagen med endast smärre ändringar. Lagen har därefter varit föremål för
flera ändringar i sakligt hänseende, senast år 1980. Någon överarbetning
av lagen i dess helhet i språkligt hänseende och i fråga om dispositionen av
bestämmelserna har däremot inte skett. Inte minst i redaktionellt hänseen
-
Förs. 1982/83:25
41
de är bestämmelserna i lagen oförändrade sedan år 1970.
RFK-utredningen har i skrivelse den 25 mars 1983 överlämnat en promemoria
med förslag till ny lag med instruktion för riksdagens förvaltningskontor.
Lagförslaget har utarbetats av en särskild arbetsgrupp inom
förvaltningskontoret.
Lagförslaget innebär vissa sakliga ändringar i förhållande till de nuvarande
bestämmelserna för förvaltningskontoret samt en språklig modernisering.
Ändringarna är främst föranledda av RFK-utredningens ställningstaganden
i dess huvudbetänkande och den praxis som i olika hänseenden
har utvecklats inom förvaltningskontoret. Vissa sakliga ändringar
har också gjorts med anledning av överväganden beträffande beslutsförfarandet
inom förvaltningskontoret.
19.2 Remissyttranden
Riksgäldsfullmäktigehän\isar, vad gäller arbetsgruppens förslag på det
ekonomi-administrativa området, till de synpunkter som fullmäktige tidigare
framfört i anslutning till RFK-utredningens huvudbetänkande och
understryker att även den mer begränsade förändring i budgetprocessen
som det nu är fråga om, nämligen att förvaltningskontoret skall meddela
budgetanvisningar som inbegriper riksgäldskontoret, betyder att förvaltningskontoret
får styrande funktioner i förhållande till riksgäldskontoret.
Också när det gäller denna befogenhet kan det sättas i fråga om den är
förenlig med bestämmelserna i riksdagsordningen. Det är liksom tidigare
fullmäktiges uppfattning att det är olämpligt att ge förvaltningskontoret
sådana styrande funktioner.
Även när det gäller preciseringen i 3 § 2 punkten av förvaltningskontorets
uppgifter på redovisningsområdet finns det enligt fullmäktige anledning
att sätta i fråga om förslaget står i överensstämmelse med bestämmelserna
i 9 kap. 4 § andra stycket i riksdagsordningen.
Med hänsyn till de svårigheter förvaltningskontoret kan komma att få
när det gäller att ta aktivt ansvar för redovisningsfrågorna inom det i
förslaget angivna området avstyrker fullmäktige på den punkten förslaget.
En rimligare lösning synes vara att förvaltningskontoret utfärdar gemensamma
redovisningsföreskrifter för riksdagsområdet utom riksbanken och
riksgäldskontoret och att dessa båda utfärdar egna föreskrifter. Detta
skulle bl. a. innebära att förvaltningskontoret i samband med införande av
system S fastställde motsvarigheterna till bokföringsförordningen (SBF)
och föreskrifter för redovisningsgrupp (FRG) att gälla inom det ovan
nämnda området och i fortsättningen tog ansvar för att ändra och komplettera
dessa regelkomplex när behovet så påkallade. Motsvarande funktion
skulle riksgäldskontoret fylla inom sitt verksamhetsområde.
Beträffande vad som anges i 3 § om intern revision påpekar fullmäktige
att det kvarstår en oklarhet när det gäller ansvaret för den verksamhet som
Förs. 1982/83:25
42
revisionsenheten inom riksgäldskontoret skall sköta. Oklarheten beror
närmast på att bestämmelserna i 3 § i lagen (1982:1160) om revision av
riksdagsförvaltningen inte är helt och hållet anpassade till vad som gäller
enligt lagen om riksgäldskontoret och den föreslagna lagen med instruktion
för riksdagens förvaltningskontor. Under den fortsatta beredningen
bör detta uppmärksammas.
Riksdagens revisorer framhåller att med hänsyn till att stor tveksamhet
råder om förvaltningsstyrelsens och förvaltningskontorets rättsliga ställning,
såväl gentemot riksdagens små som stora verk, bör frågan om en ny
instruktion anstå tills större klarhet i dessa och andra frågor vunnits. Nu
bör endast göras de ändringar som är nödvändiga för att få i gång det nya
administrativa systemet.
För fullständighetens skull noteras dock vissa oklarheter i kompetensfördelningen
vilka förslaget till instruktion bragt i dagen.
Revisorerna anser sålunda att förvaltningskontorets ansvars- och beslutsfunktioner
för de olika uppgifterna bör anges klarare i instruktionen
— särskilt i förhållande till verkets ansvars- och beslutsfunktioner. De
särskilda förvaltningsfrågor i vilka förvaltningskontoret har handläggningsansvaret
även för verken bör för tydlighetens skull anges i 1 §.
Revisorerna framhåller vidare att man inte bör motverka möjligheterna
att få till stånd en mer gemensam förvaltningspraxis inom riksdagsförvaltningen
genom att såsom gjorts i förslaget undanta riksbanken och riksgäldskontoret.
Tvärtom bör även riksgäldskontoret inordnas i en för riksdagsförvaltningen
gemensam budgetprocess etc. Revisorerna anser med
stöd av RO 9:4 första stycket, att förvaltningskontoret kan utfärda s. k.
anslagsdirektiv för samtliga anslagsmottagande myndigheter.
19.3 överväganden
Vid den fortsatta beredningen av ärendet har utredningens förslag kompletterats
i fråga om bestämmelser om säkerhet och beredskap. Kompletteringen
är föranledd av det förslag till lag om säkerhetsskydd som utarbetats
inom kontoret parallellt med det här framlagda förslaget.
Med hänvisning till bl. a. vad styrelsen tidigare anfört om behov av
översyn av det frågekomplex som hänger samman med RO 9:4 har några
ändringar med anledning av remissyttrandena inte vidtagits.
Förvaltningsstyrelsen anser att de lagstiftningsåtgärder som motiveras
av RFK-utredningens betänkande och som styrelsen i övrigt funnit motiverade
bör genomföras i form av en ny lag med instruktion för förvaltningskontoret.
Den nya lagen har i betydande utsträckning utformats efter
mönster av den gällande författningen. Vissa omdisponeringar har dock
gjorts av systematiska skäl.
Styrelsens lagförslag innebär att reglerna om förvaltningskontorets olika
uppgifter sammanförs i sex paragrafer (2 — 7 §§). Var och en av 2 — 5 §§
Förs. 1982/83:25
43
innehåller bestämmelser om förvaltningskontorets uppgifter på särskilda
sakområden. Sålunda regleras kontorets befattning med förhandlingsfrågor,
personalfrågor och ekonomiska förmåner för riksdagsledamöterna i
2 §, med ekonomi-administrationen i 3 §, med intendentur-, säkerhets- och
beredskapsfrågor i 4 § samt med riksdagstryck, information, utredningstjänst,
bibliotek m. m. i 5 §. Bestämmelser om förvaltningskontorets organisation
finns i 8— 11 §§ och om ärendenas handläggning i 12—18 §§.
Besvärsregler och bestämmelser om arvoden och reseersättningar finns i
19-20 §§.
I det följande kommenterar styrelsen varje nytt lagrum för sig, dock
endast i den del det innefattar annat än en rent språklig ändring av
nuvarande regler.
19.3.1 Lagförslag med motivering
INLEDANDE BESTÄMMELSE
1 § Riksdagens förvaltningskontor skall i enlighet med bestämmelserna
1 denna lag handlägga frågor som rör riksdagens förvaltning samt företräda
riksdagen och dess verk vid förhandlingar som rör förhållandet mellan
arbetsgivare och arbetstagare.
Paragrafen motsvarar i allt väsentligt 1 § i den nuvarande instruktionen.
Av den nya paragrafen följer sålunda att riksdagens förvaltningskontor är
riksdagens centrala organ för handläggning av förvaltningsfrågor och det
centrala förhandlingsorganet på riksdagsområdet. Att förvaltningskontoret
därjämte har att handlägga vissa särskilda förvaltningsfrågor som är
gemensamma för riksdagen och dess verk har styrelsen inte ansett nödvändigt
att uttryckligen ange i paragrafen.
Enligt styrelsens mening är det inte erforderligt att som f. n. är fallet i
paragrafen särskilt markera förvaltningskontorets ställning. Denna fråga
regleras i 9 kap. 4 § riksdagsordningen. I sammanhanget vill styrelsen
framhålla att den nuvarande bestämmelsen i viss mån får anses vilseledande.
Förvaltningskontoret synes nämligen inte vara en förvaltningsmyndighet
i regeringsformens mening. Att förvaltningskontoret inte är en myndighet
hindrar emellertid inte att kontoret har myndighetsfunktioner. 1 sak
innebär den föreslagna ändringen inte någon skillnad.
UPPGIFTER
2 § Förvaltningskontoret skall, om inte annat är särskilt stadgat,
1. handlägga frågor om förhandlingar som rör förhållandet mellan
arbetsgivare och arbetstagare såvitt gäller riksdagen och dess verk samt
Förs. 1982/83:25
44
företräda riksdagen och dess verk sorn arbetsgivare i arbetstvister rörande
kollektivavtal sorn har slutits av förvaltningskontoret,
2. handlägga riksdagens personalärenden,
3. meddela föreskrifter och anvisningar såvitt gäller riksdagen och dess
verk i frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare
eller som behövs för tillämpningen av kollektivavtal som förvaltningskontoret
har slutit samt meddela andra gemensamma förvaltningsföreskrifter
för riksdagen och dess verk utom riksbanken och riksgäldskontoret,
4. handlägga frågor om inrättande och indragning av tjänster vid riksdagen,
5. handlägga frågor om arvoden och ersättningar till riksdagens ledamöter
samt frågor angående pensioner och andra förmåner till ledamöterna
och deras efterlevande,
6. handlägga frågor om löner och ersättningar till arbetstagare hos
riksdagen och dess verk utom riksbanken och riksgäldskontoret samt
frågor angående pensioner och andra förmåner till dessa arbetstagare och
deras efterlevande.
Det åligger förvaltningskontoret att verka för en ändamålsenlig personal-
och lönepolitik inom riksdagen och dess verk och därvid beakta
förhållandena på arbetsmarknaden i övrigt.
Förvaltningskontoret skall bereda varje riksdagens verk tillfälle att
framföra sina synpunkter på förhandlingsfrågor som direkt berör verket.
I ett avtal som är av sådan beskaffenhet att det bör godkännas av
riksdagen eller dess lönedelegation skall intas förbehåll om sådant godkännande.
Förvaltningskontoret får överlämna till riksdagens verk att handlägga
avtalsfråga som ankommer på kontoret. Om avtalsfrågan är av sådan
beskaffenhet att avtalet bör underställas riksdagen eller dess lönedelegation
skall förvaltningskontoret föreskriva att förbehåll som avses i fjärde
stycket tas in i avtalet.
Förvaltningskontoret får, utom såvitt avser riksbanken och riksgäldskontoret,
föreskriva eller för särskilt fall besluta att endast den som är
svensk medborgare får inneha eller utöva tjänst vid riksdagen eller dess
verk.
Enligt RFK-utredningen bör ärenden som rör personal- och lönefrågor
samlas på ett ställe i organisationen. 1 2 § har sammanförts de nuvarande
reglerna om RFK:s uppgifter på detta och närliggande områden.
Kontoret har i sin roll som centralt arbetsgivarorgan för riksdagens
arbetstagarområde uppgifter motsvarande dem som åligger statens arbetsgivarverk
(SAV). Mot bakgrund härav har kontorets uppgifter på förhandlingsområdet
beskrivits på likartat sätt som för SAV.
Första stycket 1 och 2 motsvarar i sak nuvarande 2 § första stycket 1.
Bestämmelsen i 3 motsvarar nuvarande 2 § första stycket 2 och 3 samt 4 §
andra stycket. De nuvarande detaljerade reglerna om meddelande av olika
typer av föreskrifter på personalområdet har ersatts med en allmänt hållen
bestämmelse. Någon ändring i förhållande till gällande bestämmelser
innebär dock inte förslaget. Till skillnad från 2 § första stycket 3 i nuvaran
-
Förs. 1982/83:25
45
de instruktion har i paragrafen inte tagits in något stadgande om att RFK
skall ombesörja utgivningen av en författningssamling. Denna uppgift
regleras i lagen (1982:1255) om författningssamlingar för riksdagens förvaltningskontor
och riksbanken.
1 första stycket 4 har tagits in en bestämmelse om inrättande och
indragning av tjänster. Bestämmelsen är i princip ny. RFK har emellertid
behörighet i detta hänseende redan nu som framgår av 12 § 3 i den
nuvarande instruktionen. Någon ändring i sak innebär således inte stadgandet.
I sammanhanget vill styrelsen erinra om att utskotten hittills haft
befogenhet att för enstaka ärenden själva anställa specialföredragande
som en tillfällig förstärkning av utskottskanslierna. Någon ändring i denna
ordning är inte åsyftad med bestämmelsen.
Första stycket 5 och 6 motsvarar nuvarande 2 § första stycket 4.
Andra och tredje styckena motsvarar nuvarande 4 § första stycket med
det tillägget att förvaltningskontoret också har ålagts ett ansvar för personalpolitiken.
I sak innebär detta ingen ändring i förhållande till vad som
f. n. tillämpas i praktiken.
Fjärde stycket motsvarar nuvarande 4 § tredje stycket.
Femte stycket motsvarar närmast nuvarande 4 § fjärde stycket. Den nu
gällande regeln innebär i praktiken att så gott som inga avtalsfrågor kan
delegeras till riksdagens myndigheter. Enligt styrelsens mening är denna
ordning inte rationell. Arbetsgruppen vill också peka på att utvecklingen
går mot en decentraliserad förhandlingsverksamhet. Mot denna bakgrund
anser styrelsen att möjligheten att delegera förhandlingsverksamheten bör
ökas i viss utsträckning. En bestämmelse som möjliggör ytterligare delegering
har därför intagits i förevarande stycke. En ökad möjlighet till
delegering av förhandlingsverksamheten får dock enligt styrelsens mening
inte leda till att riksdagens eller lönedelegationens inflytande på avtalen
minskas. Styrelsen föreslår därför att delegering av avtalsfrågor får ske
endast om förvaltningskontoret ger myndigheten föreskrift om att förbehåll
för riksdagens eller i förekommande fall lönedelegationens godkännande
skall tas in i avtalet.
Sista stycket motsvarar nuvarande 2 § sista stycket.
3 § Förvaltningskontoret skall
1. på grundval av egna beräkningar samt inkomna anslagsframställningar
uppgöra förslag till anslag på statsbudgeten under huvudtiteln
Riksdagen och dess verk m. m. i den mån uppgiften inte fullgörs av
riksgäldskontoret,
2. meddela för riksdagen och dess verk utom riksbanken gemensamma
budgetanvisningar och redovisningsföreskrifter samt anvisningar för utnyttjande
av medel som har anslagits för riksdagsförvaltningen, utom
såvitt avser riksbanken och riksgäldskontoret.
Förvaltningskontoret skall verka för en rationell användning av de
medel som ställs till förfogande för riksdagsförvaltningens verksamhet.
Förs. 1982/83:25
46
Förvaltningskontoret svarar för att intern revision sker av den inre
riksdagsförvaltningen.
I paragrafen regleras förvaltningskontorets uppgifter när det gäller budgetarbetet
och den ekonomiska förvaltningen. Som närmare framgår av
RFK-utredningens betänkande (s. 93 ff.) avses budgetfrågor och frågor om
den ekonomiska förvaltningen på riksdagsområdet få ökad tyngd. För
förvaltningskontorets del innebär förslaget bl. a. en fördjupad sakgranskning
av anslagsframställningarna, meddelande av anvisningar för medlens
användning och en systematiserad budgetuppföljning samt övergång till
ett nytt datorbaserat redovisningssystem.
Enligt styrelsens mening bör den ökade betydelsen av förvaltningskontorets
uppgifter på det ekonomiska området komma till uttryck i lagtexten.
Förvaltningskontorets behörighet att meddela sådana föreskrifter och anvisningar
som föreslagits i betänkandet bör vidare läggas fast i den nya
lagen. Vad särskilt gäller anvisningar för användningen av anslagsmedel
innebär RFK-utredningens förslag att sådana anvisningar skall få meddelas
för riksdagen och verken utom riksbanken, dvs. även för riksgäldskontoret.
Enligt styrelsens uppfattning torde det emellertid f. n. knappast vara
möjligt för riksdagen att bemyndiga förvaltningskontoret att meddela
sådana anvisningar för riksgäldskontoret (se 9 kap. 4 § andra stycket
riksdagsordningen). Med hänsyn härtill anser sig styrelsen inte nu böra
föreslå en bestämmelse om att förvaltningskontoret får meddela anvisningar
för riksgäldskontoret.
Paragrafens första stycke 1 motsvarar i sak nuvarande 8 §. Första stycket
2 innehåller de regler om utfärdande av olika föreskrifter och anvisningar
som föranleds av RFK-utredningens förslag. Som ovan motiverats omfattar
dock rätten att meddela anvisningar för användning av anslag inte
riksbanken och riksgäldskontoret. Befogenheten för RFK att meddela
gemensamma redovisningsföreskrifter för riksdagen och dess verk inskränker
givetvis inte de enskilda verkens eller RFK:s möjligheter att
meddela interna redovisningsföreskrifter.
Bestämmelsen i andra stycket är ny. Genom bestämmelsen markeras att
förvaltningskontoret i enlighet med RFK-utredningens förslag i ökad utsträckning
skall ta befattning med ekonomi-administrationen.
1 paragrafens tredje stycke har intagits en bestämmelse om förvaltningskontorets
ansvar för intern revision av den inre riksdagsförvaltningen.
Som närmare framgår av RFK-utredningens betänkande (s. 117 f.) har
varje riksdagens verk ett ansvar för internrevisionen av myndigheten.
Beträffande den inre riksdagsförvaltningen torde ett motsvarande ansvar
ligga på förvaltningskontoret. Detta förhållande bör nu uttryckligen slås
fast i lagen. Bestämmelsen syftar också till att markera den ökade betydelse
som revisionsfrågorna avses få. I sammanhanget bör framhållas att det
praktiska revisionsarbetet skall utföras av riksgäldskontorets revisionsenhet.
Förs. 1982/83:25
47
4 § Förvaltningskontoret skall
1. handlägga frågor om riksdagens hus och om lokaler i övrigt för
riksdagen,
2. handlägga frågor om säkerhetsskydd enligt lagen (1983:000) om säkerhetsskydd
i riksdagen och svara för beredskapsåtgärder som inte ankommer
på krigsdelegationens presidium.
3. svara för inköp och service till riksdagen,
4. svara för restauration för riksdagens ledamöter och personal.
I paragrafen har samlats bestämmelserna om förvaltningskontorets
handläggning av intendenturfrågor och frågor om säkerhetsskydd. Paragrafens
1, 3 och 4 motsvarar i sak 2 § första stycket 5 och 6 resp. 3 § sista
stycket i den nuvarande instruktionen. Regeln i nuvarande 3 § första
stycket om att förvaltningskontoret skall vårda och underhålla riksdagens
hus torde kunna utgå, eftersom det måste ligga i förvaltningskontorets
uppgift att handha lokalfrågorna och att kontoret också skall svara för
underhållet. Inte heller har styrelsen ansett det erforderligt att efter mönster
av 3 § första stycket ta in en bestämmelse om att frågor om större
ombyggnader skall underställas riksdagen. Större ombyggnadsarbeten torde
kräva att särskilda medel ställs till förfogande och kommer därför
regelmässigt under riksdagens prövning även utan en uttrycklig lagregel.
Bestämmelsen i nuvarande 3 § andra stycket om upplåtelse av riksdagens
lokaler bör kunna utgå. Det får ankomma på förvaltningsstyrelsen att i
särskilda beslut eller i en arbetsordning bestämma för vilka ändamål
lokalerna får lånas ut.
Regeln i paragrafens 2 föranleds av riksdagens beslut (KU 1982/83:19,
rskr 148) att kontoret skall handlägga säkerhetsfrågor och ansvara för
beredskapsåtgärder. Något bemyndigande att meddela föreskrifter på området
innebär inte regeln. Förvaltningskontorets befogenheter härvidlag
får regleras i lagen om säkerhetsskydd i riksdagen.
5 § Förvaltningskontoret skall handlägga frågor om riksdagstrycket och
om riksdagens arkiv samt svara för information till press och allmänhet om
riksdagen och dess arbete.
Förvaltningskontoret skall bistå riksdagens ledamöter, utskott, riksdagens
övriga organ samt partikanslierna i riksdagen med sakinformation
som angår deras arbetsuppgifter. Företräde skall därvid ges uppdrag av
begränsad omfattning.
Förvaltningskontoret svarar för riksdagens bibliotek. Biblioteket är avsett
främst för riksdagen och dess verk, regeringskansliet, kyrkomötet och
de centrala förvaltningsmyndigheterna samt för kommittéer som har tillkallats
av regeringen eller enligt dess bemyndigande. Biblioteket får också
utnyttjas av dem som bedriver forskning eller kvalificerade studier.
I paragrafen har samlats bestämmelser om förvaltningskontorets handläggning
av vissa frågor av servicekaraktär. Första stycket innehåller regler
om riksdagstrycket och arkiv och motsvarar i sak nuvarande 2 § första
Förs. 1982/83:25
48
stycket 7 och 10. I stycket regleras också förvaltningskontorets ansvar för
den utåtriktade informationen. Det inkluderar bl. a. den verksamhet som
byggts upp för visning av riksdagens lokaler och för information och
utbildning på skolans område. Delvis motsvaras bestämmelsen av nuvarande
2 § första stycket 11. Bestämmelsen ålägger emellertid förvaltningskontoret
nya uppgifter på informationsområdet i enlighet med RFK-utredningens
förslag (s 150 ff.).
Andra stycket innehåller bestämmelser om utredningstjänsten (tidigare
upplysningstjänsten) och motsvaras av nuvarande 2 § första stycket 9 och
6 §. Reglerna skiljer sig från gällande bestämmelser därigenom att också
partikanslierna får rätt att anlita utredningstjänsten och att stadgandet om
ansvaret för registret till riksdagstrycket har slopats. Beträffande partikanslierna
innebär den nya regeln närmast ett lagfästande av den praxis
som har utbildats. Någon särskild bestämmelse om registret till riksdagstrycket
torde inte behövas i lagen. Ansvaret för utarbetande av registret
kan regleras i en arbetsordning.
Paragrafens tredje stycke motsvarar nuvarande 2 § första stycket 8 samt
7 §. Bestämmelserna i nuvarande 7 § om vad riksdagsbiblioteket omfattar
och om vissa särskilda åligganden för riksdagsbiblioteket bör kunna avvaras
i den nya lagen. Erforderliga föreskrifter i dessa hänseenden bör
kunna tas in i en arbetsordning.
6 § Förvaltningskontoret skall i övrigt utföra de uppgifter som följer av
särskilda bestämmelser eller riksdagsbeslut.
Paragrafen motsvarar i huvudsak nuvarande 2 § andra stycket.
7 § Varje år före den 1 november skall förvaltningskontoret till riksdagen
avge berättelse över verksamheten under det senaste budgetåret.
Bestämmelsen är ny. Genom bestämmelsen lagfästs den praxis som har
utbildats att förvaltningsstyrelsen årligen lämnar riksdagen en redogörelse
för förvaltningskontorets verksamhet. Tidpunkten för avgivande av verksamhetsberättelsen
har valts med hänsyn till förvaltningsstyrelsens första
sammanträde under hösten.
ORGANISATION
8 § Förvaltningskontoret leds av riksdagens förvaltningsstyrelse.
Bestämmelser om val av ledamöter och om ordförande i förvaltningsstyrelsen
finns i riksdagsordningen. Styrelsen utser en av de av riksdagen
valda ledamöterna att vara vice ordförande.
Vid handläggningen av de frågor som anges i 12 § 2—6 och 8—13 och
som inte gäller riksdagsledamöternas ekonomiska förmåner ingår i styrelsen
högst tre personalföreträdare. Personalföreträdarna har därvid samma
rättigheter och skyldigheter som andra ledamöter.
Personalföreträdare får utses och entledigas av den eller de arbetstagar -
Förs. 1982/83:25
49
organisationer som är företrädda hos riksdagen, om inte annat följer av
avtal eller särskild föreskrift. Personalföreträdarna skall vara anställda hos
riksdagen eller dess verk.
Bestämmelserna om jäv i kungörelsen (1974:224) om personalföreträdare
i statlig myndighets styrelse m. m. skall tillämpas på personalföreträdarna
i förvaitningsstyrelsen.
För varje personalföreträdare skall det finnas en ersättare. Vad som är
föreskrivet för personalföreträdare gäller också i fråga om ersättare.
Paragrafen motsvarar i allt väsentligt nuvarande 9 §. Den ändringen har
dock gjorts att det skall finnas en vice ordförande i förvaitningsstyrelsen.
Ändringen innebär ett lagfästande av praxis. Vidare föreslås i paragrafen
att personalföreträdarna i förvaitningsstyrelsen skall utses och entledigas
av de fackliga organisationerna. När det gäller statliga myndigheter har
genom lagen (1976:230) om rätt för arbetstagarorganisation att utse och
entlediga företrädare för de anställda i styrelse eller annat organ vid statlig
myndighet de fackliga organisationerna fått rätt att utse personalföreträdare.
En motsvarande ordning bör gälla för den inre riksdagsförvaltningen.
9 § Förvaitningsstyrelsen utser inom sig tre av de av riksdagen valda
ledamöterna att utgöra en direktion. För varje ledamot kan styrelsen på
samma sätt utse en suppleant. Styrelsen utser en av ledamöterna att vara
ordförande och en att vara vice ordförande i direktionen.
Paragrafen innehåller bestämmelser om direktionen i förvaltningskontoret
och motsvaras närmast av nuvarande 14 § första stycket, första och
andra meningen. Sedan länge har förvaitningsstyrelsen utnyttjat det nuvarande
bemyndigandet att utse en direktion. Enligt styrelsens mening får
tiden nu anses mogen att lagfästa att det skall Finnas en direktion. Styrelsen
vill också framhålla att det från olika utgångspunkter framstår som angeläget
att de ledande organen inom förvaltningskontoret och deras uppgifter
mera fullständigt regleras än vad som f. n. är fallet. Också med hänsyn
härtill framstår det som motiverat att direktionens ställning uttryckligen
slås fast. I sammanhanget har styrelsen övervägt om man i lagen bör
föreskriva att direktionen skall bestå av tre ledamöter eller om man bör
nöja sig med att föreskriva ett minsta antal om två ledamöter med möjlighet
för styrelsen att utse ytterligare ledamöter. Med enbart två ledamöter
i direktionen eller med ett annat jämnt antal ledamöter måste ordföranden
ges utslagsröst. En sådan ordning har styrelsen inte ansett sig böra förorda.
Styrelsen har därför stannat för att direktionen bör bestå av tre ledamöter.
10 § Förvaitningsstyrelsen utser en chef för förvaltningskontoret (förvaltningsdirektör).
Denne utövar under styrelsen och direktionen den
omedelbara ledningen av förvaltningskontorets verksamhet.
Tjänsten som förvaltningsdirektör tillsätts med förordnande för viss tid,
högst tre år.
Vid förvaltningskontoret skall finnas en avdelningschef som utses av
4 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
50
förvaltningsstyrelsen. Avdelningschefen äi förhandlingsledare och förvaltningsdirektörens
ställföreträdare.
Avdelningschefen utövar förvaltningsdirektörens tjänst när denne har
förhinder och inträder efter beslut av förvaltningsdirektören även i övrigt
i dennes ställe vid behandlingen av vissa ärenden eller grupper av ärenden.
När både förvaltningsdirektören och avdelning-chefen har förhinder,
utövas förvaltningsdirektörens tjänst av den tjänsteman som förvaltningsdirektören
bestämmer.
Första och andra styckena motsvarar i sak nuvarande 10 §. Den ändringen
har gjorts att direktionens ställning som ett av ledningsorganen för
förvaltningskontoret har markerats. Vidare har den nuvarande regeln att
förvaltningsdirektören skall föredra ärenden i styrelsen och direktionen
slopats. Föredragningsskyldigheten bör lämpligen regleras i en arbetsordning.
Tredje och fjärde styckena innehåller nya bestämmelser om att det skall
finnas en avdelningschef vid förvaltningskontoret och om dennes ställning.
Reglerna, som närmast motsvarar nuvarande 17 §, föranleds av de
förslag som RFK-utredningen har lagt fram (se betänkandet s. 141) om
föivaltningsledningen. Avdelningschefen bör utses av förvaltningsstyrelsen
bl. a. med hänsyn till de uppgifter som avdelningschefen skall ha. Sista
stycket motsvarar nuvarande 18 § med den ändring som föranleds av de
nya reglerna om avdelningschefen.
11 § Inom förvaltningskontoret finns nio enheter, nämligen kansli- och
personalenheten, ekonomienheten, intendenturenheten, säkerhetsenheten,
enheten för riksdagstryck, informationsenheten, riksdagsbiblioteket,
riksdagens utredningstjänst samt enheten för tidningen Från Riksdag &
Departement.
Ärendenas fördelning mellan enheterna skall framgå av en arbetsordning.
Hos förvaltningskontoret är anställda tjänstemän enligt personalförteckning
samt annan personal i mån av behov och tillgång på medel.
I mån av behov och tillgång på medel får förvaltningskontoret anlita
personal för tillfälliga uppdrag samt experter och sakkunniga.
Paragrafen innehåller regler om förvaltningskontorets organisation. Bestämmelserna
i första stycket som närmast motsvarar nuvarande 11 §
föranleds av RFK-utredningens förslag (se s. 136 ff.) och förslagen om
riksdagens säkerhetsskydd. Andra stycket innehåller en ny bestämmelse
om att fördelningen av uppgifter mellan de olika enheterna skall fastställas
i en arbetsordning. Så har också hittills skett i praktiken.
Den nuvarande bestämmelsen i 11 § andra stycket om chefen för administrativa
enheten bör slopas på grund av de nya reglerna om avdelningschefen.
Likaså bör bestämmelserna i nuvarande 11 § tredje stycket om
överbibliotekarien och riksdagsbiblioteket utgå. Arbetsgruppen anser att
det saknas anledning att i den nya lagen införa särskilda bestämmelser om
en av förvaltningskontorets enheter.
Förs. 1982/83:25
51
ÄRENDENAS HANDLÄGGNING
12 § Förvaltningsstyrelsen skall
1. avgöra frågor om slutande av kollektivavtal med arbetstagarnas huvudorganisationer,
om avbrytande av annan förhandling än förhandling
i tvist om avtal, om lockout eller annan stridsåtgärd samt andra förhandlingsfrågor
som är av principiell natur eller har större ekonomisk betydelse
eller är gemensamma för riksdagen och dess verk ävensom frågor som
avses i 2 § femte stycket,
2. besluta om föreskrifter som enligt denna lag eller andra författningar
får meddelas av förvaltningskontoret och avgöra viktigare andra författningsfrågor,
3. fastställa arbetsordning för förvaltningskontoret och avgöra viktigare
frågor i övrigt om organisation och arbetsformer,
4. besluta om inrättande och indragning av permanenta tjänster samt
om tillsättning av tjänst i vilken lönegrad Fl5 eller högre kan tillämpas på
innehavaren,
5. besluta i frågor som avses i 2 § sista stycket samt i frågor om skiljande
från annan anställning än provanställning eller om skiljande från uppdrag
eller om disciplinansvar, åtalsanmälan, avstängning eller läkarundersökning,
6. avgöra andra viktigare personalärenden,
7. besluta i frågor om tillämpning av ersättningsstadgan (1971:1197) för
riksdagens ledamöter och arvodesstadgan (RFS 1979:1) för riksdagen och
dess organ, dock inte såvitt avser rutinmässiga utbetalningar,
8. besluta om anslagsframställningar,
9. besluta i viktigare frågor om lokaler och i andra frågor av större
ekonomisk betydelse,
10. besluta i frågor om revision,
11. enligt lagen (1983:000) om säkerhetsskydd i riksdagen dels besluta
om bestämmelserna enligt 3 § första stycket, 7 § första stycket, 21 §, och
30 § punkten 2, dels bestämma om hänförande av tjänst eller uppdrag till
skyddsklass enligt 42 §, dels ock besluta om åtgärder enligt 7 § 2 stycket,
12. avge verksamhetsberättelse,
13. besluta i andra frågor som styrelsen Finnér vara av större vikt eller
som förvaltningsdirektören hänskjuter till styrelsen.
Paragrafen har sin motsvarighet i den nuvarande 12 §. Vissa redaktionella
förändringar har vidtagits beträffande utformningen av bestämmelserna
och deras inbördes ordning.
I 1 regleras handläggningen av förhandlingsfrågor. 1 förhållande till
nuvarande ordning beträffande förhandlingsverksamheten innebär den
nya bestämmelsen att förvaltningsstyrelsen som regel endast skall besluta
om sådana kollektivavtal som träffas med huvudorganisationerna på riksdagsområdet.
Under senare år har alltmer av förhandlingsverksamheten
decentraliserats för att ske lokalt inom centralt överenskomna ramar. Av
den nya regeln följer att avtal som sluts inom ramar som tidigare godkänts
Förs. 1982/83:25
52
av förvaltningsstyrelsen inte behöver underställas förvaltningsstyrelsen
för ny prövning. En sådan ordning innebär praktiska fördelar och föreslås
därför bli lagfäst.
2 innebär ingen ändring i sak i förhållande till nuvarande regler.
3 innebär den förändringen i förhållande till nuvarande regler att arbetsordningen
för förvaltningskontoret skall fastställas av styrelsen. Eftersom
arbetsordningen i praktiken redan tidigare beslutats av styrelsen
medför paragrafen ingen reell ändring.
4 innehåller regler om beslutanderätten i frågor om inrättande, indragning
och tillsättning av tjänster. Förvaltningsstyrelsen bör fatta beslut om
inrättande och indragning av tjänster av permanent natur. När det däremot
gäller tjänster som inrättas för att lösa tillfälliga resursproblem inom
ramen för av riksdagen beviljade lönemedel, bör beslutanderätten normalt
ankomma på förvaltningsdirektören. Vidare föreslås att förvaltningsstyrelsen
skall besluta om tillsättning av högre tjänster, medan tillsättning av
lägre tjänster bör ankomma på förvaltningsdirektören. Gränsen har dragits
vid tjänster på vilkas innehavare lönegrad F 15 eller högre kan tillämpas.
1 5 har samlats regler om handläggning av vissa personalärenden,
främst disciplinärenden. Någon ändring i sak innebär inte den nya regleringen.
6 motsvarar nuvarande 6.
7 innehåller bestämmelser om handläggning av frågor rörande riksdagsledamöternas
ekonomiska förmåner. Enligt gällande ordning skall
förvaltningsstyrelsen avgöra sådana frågor. Detta innebär att förvaltningsstyrelsen
eller, efter bemyndigande, direktionen i princip också måste
besluta om rent rutinmässiga utbetalningar som sker helt i enlighet med
gällande föreskrifter. En sådan ordning är knappast sakligt motiverad och
framstår som irrationell. I praktiken har också vissa enkla ersättningsfrågor
handlagts på tjänstemannanivå. Som exempel kan nämnas att tjänstemän
på förvaltningskontoret har granskat ledamöternas reseräkningar och
beslutat om utbetalningar i klara fall. Enligt styrelsens mening är det inte
nödvändigt att beslut om rutinmässiga utbetalningar fattas av förvaltningsstyrelsen.
Tveksamma fall skall liksom hittills avgöras av förvaltningsstyrelsen
eller direktionen.
8 och 9 innebär ingen ändring i sak.
Förs. 1982/83:25
53
10 saknar motsvarighet i den nuvarande instruktionen. Det är naturligt
att revisionsfrågor prövas av styrelsen. Styrelsen vill framhålla att genom
bestämmelsen erhålls överensstämmelse med vad som gäller för internrevisionen
av riksbanken och riksgäldskontoret. I båda verken vilar ansvaret
för revisionen på fullmäktige. Det praktiska revisionsarbetet beträffande
den inre riksdagsförvaltningen skall som tidigare nämnts utföras av riksgäldskontorets
revisionsenhet. För förvaltningsstyrelsen blir det närmast
aktuellt att besluta om revisionsplaner och ta ställning till anmärkningar.
I 11 föreslås att förvaltningsstyrelsen skall besluta om bestämmelser
enligt 3 § första stycket (instruktion för säkerhetschefen), 7 § första stycket
(föreskrifter för beredskapstillstånd m. m.), 21 § (instruktion för bevakningspersonalen)
och 30 § punkten 2 (tillträdesföreskrifter beträffande
utländska journalister m. fl.) lagen om säkerhetsskydd i riksdagen.
Förvaltningsstyrelsen föreslås vidare bestämma om hänförande av
tjänst eller uppdrag till skyddsklass enligt 42 § och besluta om åtgärder
enligt 7 § 2 stycket nämnda dag.
Övriga frågor om säkerhetsskyddet bör få avgöras av förvaltningsdirektören
eller av säkerhetschefen. Säkerhetschefens ansvar för frågorna bör
framgå av instruktionen för denne.
12 saknar motsvarighet i gällande lag men innebär ett lagfästande av
hittillsvarande praxis, som innebär att förvaltningsstyrelsen svarar för
verksamhetsberättelsen. Förslaget överensstämmer med vad som gäller för
bl. a. riksbankens och riksgäldskontorets förvaltningsberättelser.
13 innebär ingen ändring.
13 § Förvaltningsstyrelsen är beslutför när ordföranden eller vice ordföranden
och därutöver minst fem av de av riksdagen valda ledamöterna är
närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av den som för
ordet. 1 lagen (RFS 1980:4) om beslutande organ i frågor om disciplinansvar
m. m. beträffande arbetstagare hos riksdagen och dess myndigheter
Finns särskilda bestämmelser om omröstning i vissa personalfrågor.
Förvaltningsdirektören och riksdagsdirektören får delta i förvaltningsstyrelsens
överläggningar. I ärenden som rör riksdagens utskott får ordförandena
i berörda utskott delta i styrelsens överläggningar.
Paragrafen motsvarar i huvudsak nuvarande 13 §. Det tillägget har
gjorts att i paragrafen tagits in en erinran om att särskilda omröstningsregler
gäller i disciplinärenden. I konsekvens med vad som sagts under 11 §
har den nuvarande regeln om rätt för överbibliotekarien att närvara vid
förvaltningsstyrelsens sammanträden slopats.
14 § Förvaltningsstyrelsen får överlåta till direktionen att avgöra ärenden
som avses i 12 § 1 i vilka styrelsens beslut inte utan olägenhet kan
avvaktas. Styrelsen får vidare överlåta till direktionen att avgöra ärenden
enligt 12 § första stycket 4, 6 utom såvitt avser ärenden om flyttningsskyl
-
Förs. 1982/83:25
54
dighet, 7, 9, 10 och 11 som inte har principiell betydelse eller i övrigt
särskild räckvidd.
Direktionen skall vidare i den utsträckning förvaltningsstyrelsen bestämmer
utgöra förhandlingsdelegation vid förhandlingar om arbetstagares
anställnings- och arbetsvillkor samt bereda ärenden för avgörande av
styrelsen.
Rätten för direktionen att besluta i de i första stycket angivna frågorna
får under tid då riksmöte inte pågår och i den utsträckning förvaltningsstyrelsen
medger av direktionen överlåtas till förvaltningsdirektören. Sådana
bemyndiganden skall framgå av en arbetsordning eller genom ett
särskilt beslut av förvaltningsstyrelsen.
Direktionen är beslutför när minst två ledamöter är närvarande.
Ett beslut som har fattats av direktionen eller förvaltningsdirektören
med stöd av första eller tredje styckena skall anmälas för förvaltningsstyrelsen
vid dess nästkommande sammanträde.
I paragrafen regleras vilka uppgifter direktionen skall ha eller får överta
från förvaltningsstyrelsen. Paragrafens första och andra stycken motsvarar
närmast 14 §. De nya bestämmelserna i första stycket skiljer sig från
gällande regler främst genom att de fall i vilka förvaltningsstyrelsen får
delegera beslutanderätten bestäms närmare än i nuvarande instruktion.
Till en början anges sålunda att beslutanderätten när det gäller förhandlingsfrågor
får överlåtas till direktionen, om ärendet är så brådskande att
man inte kan avvakta ett beslut av förvaltningsstyrelsen. Regeln innebär i
huvudsak ett lagfästande av nuvarande praxis att styrelsen bemyndigar
direktionen att under sommaren besluta i uppkommande förhandlingsärenden
som inte är av principiell natur. Vidare får enligt paragrafen
styrelsen bemyndiga direktionen att besluta i frågor som rör tjänster, i
viktigare personalärenden med undantag för bl. a. disciplinärenden, i
ärenden enligt ersättnings- och arvodesstadgorna, i frågor av större ekonomisk
betydelse, i revisionsfrågor samt i säkerhetsfrågor, allt under
förutsättning att ärendena inte har principiell betydelse eller i övrigt större
räckvidd. I sak innebär bestämmelsen inte någon avvikelse från den praxis
som har utbildats när det gäller bemyndiganden för direktionen att besluta.
1 paragrafens tredje stycke finns en ny bestämmelse om att direktionens
beslutanderätt kan delegeras vidare till förvaltningsdirektören under den
tid då riksmötet inte pågår. Också i detta hänseende innebär paragrafen
närmast ett lagfästande av rådande praxis. Arbetsgruppen vill framhålla
att den föreslagna möjligheten knappast torde kunna undvaras, särskilt
när det gäller beslut som måste fattas under sommarmånaderna. Några
betänkligheter mot att förvaltningsdirektören ges en beslutanderätt i frågorna
synes man knappast behöva hysa med hänsyn till att det skall
ankomma på styrelsen att bestämma i vilken omfattning vidaredelegation
får ske.
Fjärde stycket är nytt och innehåller en bestämmelse om direktionens
beslutförhet.
Förs. 1982/83:25
55
Sista stycket motsvarar i huvudsak nuvarande 14 § sista stycket.
15 § Ärenden som inte skall avgöras av förvaltningsstyrelsen eller direktionen
avgörs av förvaltningsdirektören ensam. I den mån sådana ärenden
inte är av det slag att de behöver prövas av förvaltningsdirektören får de
avgöras av en annan tjänsteman i den omfattning som framgår av en
arbetsordning eller särskilda beslut.
Paragrafen motsvarar i sak nuvarande 15 och 16 §§.
16 § Av stadgan (RFS 1978:7) om vissa medbestämmandeformer inom
riksdagen och dess myndigheter följer att förvaltningskontorets befogenhet
att besluta kan vara begränsad i vissa avseenden.
Paragrafen som är ny innehåller en erinran om att förvaltningskontorets
befogenhet att besluta kan vara begränsad i vissa hänseenden.
17 § Om någon som har varit närvarande vid den slutliga handläggningen
av ett ärende eller föredraganden har skiljaktig mening, skall denna
antecknas.
Paragrafen motsvarar nuvarande 19 §.
18 § I fråga om varje beslut skall det hos förvaltningskontoret finnas en
handling varav framgår vem som har fattat beslutet, vem som i övrigt har
varit närvarande vid den slutliga handläggningen av ärendet, vem som har
varit föredragande samt beslutets dag och dess innehåll.
Protokoll skall föras när det förekommer skiljaktig mening eller när det
behövs protokoll av någon annan orsak.
En skiljaktig mening skall alltid anges i en expedition.
Paragrafen motsvarar i huvudsak nuvarande 20 §. Styrelsen anser dock
att nuvarande bestämmelser om vem som skall underteckna expeditioner
kan utgå ur lagtexten. Erforderliga föreskrifter härom kan tas in i en
arbetsordning.
Bestämmelsen i nuvarande 21 § om vård av förvaltningskontorets arkiv
kan utgå med hänsyn till bestämmelserna i arkivstadgan (RFS 1978:1) för
riksdagen.
BESVÄR
19 § Om besvär över beslut av förvaltningskontoret föreskrivs i besvärsstadgan
(RFS 1970:3) för riksdagen och dess verk.
Paragrafen motsvarar i sak nuvarande 22 §.
ARVODEN OCH RESEERSÄTTNINGAR TILL FÖRVALTNINGSSTYRELSEN
20
§ Beträffande arvoden till förvaltningsstyrelsens ledamöter finns föreskrifter
i arvodesstadgan (RFS 1979:1) för riksdagen och dess organ.
Förs. 1982/83:25
56
En styrelseledamot eller en suppleant, som företar en resa för förvaltningskontorets
räkning, har rätt till resekostnadsersättning, traktamente
och annan ersättning enligt allmänt reseavtal för statens tjänstemän eller,
när det är fråga om en utrikes resa, enligt utlandsresereglementet
(1953:666).
En ledamot eller en suppleant, som är ledamot av riksdagen, har inte rätt
till traktamente för att delta i en sammankomst i Stockholm med förvaltningsstyrelsen
eller för annat uppdrag där för förvaltningskontorets räkning
under tid då riksmötet pågår. Vid förrättning på annan ort än Stockholm
under pågående riksmöte skall dagtraktamentet för styrelseledamot
eller suppleant, som är ledamot av riksdagen, minskas med det belopp för
dag som utgår enligt ersättningsstadgan (1979:1197) för riksdagens ledamöter.
Paragrafen motsvarar i huvudsak nuvarande 23 och 24 §§. 1 sista stycket
har gjorts ett tillägg för att förtydliga att dubbla traktamenten inte kan utgå
till ledamot eller suppleant, då han eller hon under pågående riksmöte
deltar i en förrättning på någon annan ort än Stockholm.
Denna lag träder i kraft den 1 juli 1983 utom såvitt avser 4 § 2 och 12 §
11 som träder i kraft den 1 oktober 1983.
Genom lagen upphävs lagen (RFS 1975:2) med instruktion för riksdagens
förvaltningskontor.
Den nya organisationen av förvaltningskontoret är avsedd att fungera
från den 1 juli 1983. Den nya lagen bör därför träda i kraft vid den nämnda
tidpunkten. Undantag måste dock göras för de bestämmelser som är hänförliga
till lagen om säkerhetsskydd i riksdagen. Den lagen planeras nämligen
träda i kraft den 1 oktober 1983. Några övergångsbestämmelser är
inte erforderliga.
20. Hemställan
Riksdagens förvaltningsstyrelse föreslår
1. att riksdagen antar det i bilaga 1 intagna förslaget till Lag (1983:000)
med instruktion för riksdagens förvaltningskontor,
2. att riksdagen föranstaltar om utredning av frågan om förvaltningskontorets
rätt att utfärda föreskrifter och om 9 kap. 4 § riksdagsordningen
behöver ändras,
3. att riksdagen på fjortonde huvudtiteln A 6 till Riksdagen: Förvaltningskostnader
för budgetåret 1983/84 anvisar ett i förhållande till tidigare
beslut" med 1 184 000 kr. förhöjt förslagsanslag av 127 650 000 kr.
"KU 1982/83:27 punkt 6, rskr223.
Förs. 1982/83:25
57
I handläggningen av detta ärende har deltagit, förutom undertecknad
ordförande, riksdagsledamöterna Alf Wennerfors, Oskar Lindkvist, Stig
Olsson, Martin Olsson, John Johnsson, Björn Molin, Blenda Littmarck
och Bertil Måbrink samt personalföreträdarna Lennart Hedlund, Jan
Bjurström och Anders Forsberg.
Stockholm den 20 april 1983
RIKSDAGENS FÖRVALTNINGSSTYRELSE
På styrelsens vägnar
INGEMUND BENGTSSON
/Gunnar Gren fors
Förs. 1982/83:25
59
Bilaga 1
FÖRFATTNINGSFÖRSLAG
Förslag till
Lag med instruktion för riksdagens förvaltningskontor
Härigenom föreskrivs följande.
Inledande bestämmelse
1 § Riksdagens förvaltningskontor skall i enlighet med bestämmelserna
i denna lag handlägga frågor som rör riksdagens förvaltning samt företräda
riksdagen och dess verk vid förhandlingar som rör förhållandet mellan
arbetsgivare och arbetstagare.
Uppgifter
2 § Förvaltningskontoret skall, om inte annat är särskilt stadgat,
1. handlägga frågor om förhandlingar som rör förhållandet mellan
arbetsgivare och arbetstagare såvitt gäller riksdagen och dess verk samt
företräda riksdagen och dess verk som arbetsgivare i arbetstvister rörande
kollektivavtal som har slutits av förvaltningskontoret,
2. handlägga riksdagens personalärenden,
3. meddela föreskrifter och anvisningar såvitt gäller riksdagen och dess
verk i frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare
eller som behövs för tillämpningen av kollektivavtal som förvaltningskontoret
har slutit samt meddela andra gemensamma förvaltningsföreskrifter
för riksdagen och dess verk utom riksbanken och riksgäldskontoret,
4. handlägga frågor om inrättande och indragning av tjänster vid riksdagen,
5. handlägga frågor om arvoden och ersättningar till riksdagens ledamöter
samt frågor angående pensioner och andra förmåner till ledamöterna
och deras efterlevande,
6. handlägga frågor om löner och ersättningar till arbetstagare hos
riksdagen och dess verk utom riksbanken och riksgäldskontoret samt
frågor angående pensioner och andra förmåner till dessa arbetstagare och
deras efterlevande.
Det åligger förvaltningskontoret att verka för en ändamålsenlig personal-
och lönepolitik inom riksdagen och dess verk och därvid beakta
förhållandena på arbetsmarknaden i övrigt.
Förvaltningskontoret skall bereda varje riksdagens verk tillfälle att
framföra sina synpunkter på förhandlingsfrågor som direkt berör verket.
I ett avtal som är av sådan beskaffenhet att det bör godkännas av
Förs. 1982/83:25
60
riksdagen eller dess lönedelegation skall intas förbehåll om sådant godkännande.
Förvaltningskontoret får överlämna till ett riksdagens verk att handlägga
avtalsfråga som ankommer på kontoret. Om avtalsfrågan är av sådan
beskaffenhet att avtalet bör underställas riksdagen eller dess lönedelegation
skall förvaltningskontoret föreskriva att förbehåll som avses i fjärde
stycket tas in i avtalet.
Förvaltningskontoret får, utom såvitt avser riksbanken och riksgäldskontoret,
föreskriva eller för särskilt fall besluta att endast den som är
svensk medborgare får inneha eller utöva tjänst vid riksdagen eller dess
verk.
3 § Förvaltningskontoret skall
1. på grundval av egna beräkningar samt inkomna anslagsframställningar
uppgöra förslag till anslag på statsbudgeten under huvudtiteln
Riksdagen och dess verk m. m. i den mån uppgiften inte fullgörs av
riksgäldskontoret,
2. meddela för riksdagen och dess verk utom riksbanken gemensamma
budgetanvisningar och redovisningsföreskrifter samt anvisningar för utnyttjande
av medel som har anslagits för riksdagsförvaltningen utom
riksbanken och riksgäldskontoret.
Förvaltningskontoret skall verka för en rationell användning av de
medel som ställs till förfogande för riksdagsförvaltningens verksamhet.
Förvaltningskontoret svarar för att intern revision sker av den inre
riksdagsförvaltningen.
4 § Förvaltningskontoret skall
1. handlägga frågor om riksdagens hus och om lokaler i övrigt för
riksdagen,
2. handlägga frågor om säkerhetsskydd enligt lagen (1983:000) om säkerhetsskydd
i riksdagen och svara för beredskapsåtgärder som inte ankommer
på krigsdelegationens presidium,
3. svara för inköp och service till riksdagen,
4. svara för restauration för riksdagens ledamöter och personal.
5 § Förvaltningskontoret skall handlägga frågor om riksdagstrycket och
om riksdagens arkiv samt svara för information till press och allmänhet om
riksdagen och dess arbete.
Förvaltningskontoret skall bistå riksdagens ledamöter, utskott, riksdagens
övriga organ samt partikanslierna i riksdagen med sakinformation
som angår deras arbetsuppgifter. Företräde skall därvid ges uppdrag av
begränsad omfattning.
Förvaltningskontoret svarar för riksdagens bibliotek. Biblioteket är avsett
främst för riksdagen och dess verk, regeringskansliet, kyrkomötet och
de centrala förvaltningsmyndigheterna samt för kommittéer som har tillkallats
av regeringen eller enligt dess bemyndigande. Biblioteket får också
utnyttjas av dem som bedriver forskning eller kvalificerade studier.
Förs. 1982/83:25
61
6 § Förvaltningskontoret skall i övrigt utföra de uppgifter som följer av
särskilda bestämmelser eller riksdagsbeslut.
7 § Varje år före den 1 november skall förvaltningskontoret till riksdagen
avge berättelse över verksamheten under det senaste budgetåret.
Organisation
8 § Förvaltningskontoret leds av riksdagens förvaltningsstyrelse.
Bestämmelser om val av ledamöter och om ordförande i förvaltningssty
relsen
finns i riksdagsordningen. Styrelsen utser en av de av riksdagen
valda ledamöterna att vara vice ordförande.
Vid handläggningen av de frågor som anges i 12 § 2—6 och 8—13 och
som inte gäller riksdagsledamöternas ekonomiska förmåner ingår i styrelsen
högst tre personalföreträdare. Personalföreträdarna har därvid samma
rättigheter och skyldigheter som andra ledamöter.
Personalföreträdare får utses och entledigas av den eller de arbetstagarorganisationer
som är företrädda hos riksdagen, om inte annat följer av
avtal eller särskild föreskrift. Personalföreträdarna skall vara anställda hos
riksdagen eller dess verk.
Bestämmelserna om jäv i kungörelsen (1974:224) om personalföreträdare
i statlig myndighets styrelse m. m. skall tillämpas på personalföreträdarna
i förvaltningsstyrelsen.
För varje personalföreträdare skall det finnas en ersättare. Vad som är
föreskrivet för personalföreträdare gäller också i fråga om ersättare.
9 § Förvaltningsstyrelsen utser inom sig tre av de av riksdagen valda
ledamöterna att utgöra en direktion. För varje ledamot kan styrelsen på
samma sätt utse en suppleant. Styrelsen utser en av ledamöterna att vara
ordförande och en att vara vice ordförande i direktionen.
10 § Förvaltningsstyrelsen utser en chef för förvaltningskontoret (förvaltningsdirektör).
Denne utövar under styrelsen och direktionen den
omedelbara ledningen av förvaltningskontorets verksamhet.
Tjänsten som förvaltningsdirektör tillsätts med förordnande för viss tid,
högst tre år.
Vid förvaltningskontoret skall finnas en avdelningschef som utses av
förvaltningsstyrelsen. Avdelningschefen är förhandlingsledare och förvaltningsdirektörens
ställföreträdare.
Avdelningschefen utövar förvaltningsdirektörens tjänst när denne har
förhinder och inträder efter beslut av förvaltningsdirektören även i övrigt
i dennes ställe vid behandlingen av vissa ärenden eller grupper av ärenden.
När både förvaltningsdirektören och avdelningschefen har förhinder,
utövas förvaltningsdirektörens tjänst av den tjänsteman som förvaltningsdirektören
bestämmer.
11 § Inom förvaltningskontoret finns nio enheter, nämligen kansli- och
personalenheten, ekonomienheten, intendenturenheten, säkerhetsenheten,
enheten för riksdagstryck, informationsenheten, riksdagsbiblioteket,
riksdagens utredningstjänst samt enheten för tidningen Från Riksdag &
Departement.
Förs. 1982/83:25
62
Ärendenas fördelning mellan enheterna skall framgå av en arbetsordning.
Hos förvaltningskontoret är anställda tjänstemän enligt en personalförteckning
samt annan personal i mån av behov och tillgång på medel.
I mån av behov och tillgång på medel får förvaltningskontoret anlita
personal för tillfälliga uppdrag samt experter och sakkunniga.
12 § Förvaltningsstyrelsen skall
1. avgöra frågor om slutande av kollektivavtal med arbetstagarnas huvudorganisationer,
om avbrytande av annan förhandling än förhandling
i tvist om avtal, om lockout eller annan stridsåtgärd samt andra förhandlingsfrågor
som är av principiell natur eller har större ekonomisk betydelse
eller är gemensamma för riksdagen och dess verk ävensom frågor som
avses i 2 § femte stycket,
2. besluta om föreskrifter som enligt denna lag eller andra författningar
får meddelas av förvaltningskontoret och avgöra viktigare andra författningsfrågor,
3. fastställa arbetsordning för förvaltningskontoret och avgöra viktigare
frågor i övrigt om organisation och arbetsformer,
4. besluta om inrättande och indragning av permanenta tjänster samt
om tillsättning av tjänst i vilken lönegrad F 15 eller högre kan tillämpas på
innehavaren,
5. besluta i frågor som avses i 2 § sista stycket samt i frågor om skiljande
från annan anställning än provanställning eller om skiljande från uppdrag
eller om disciplinansvar, åtalsanmälan, avstängning eller läkarundersökning,
6. avgöra andra viktigare personalärenden,
7. besluta i frågor om tillämpning av ersättningsstadgan (1971:1197) för
riksdagens ledamöter och arvodesstadgan (RFS 1979:1) för riksdagen och
dess organ, dock inte såvitt avser rutinmässiga utbetalningar,
8. besluta om anslagsframställningar,
9. besluta i viktigare frågor om lokaler och i andra frågor av större
ekonomisk betydelse,
10. besluta i frågor om revision,
11. enligt lagen (1983:000) om säkerhetsskydd i riksdagen dels besluta
om bestämmelserna enligt 3 § första stycket, 7 § första stycket, 21 §, och
30 § punkten 2, dels bestämma om hänförande av tjänst eller uppdrag tili
skyddsklass enligt 42 §, dels ock besluta om åtgärder enligt 7 § 2 stycket,
12. avge verksamhetsberättelse,
13. besluta i andra frågor som styrelsen Finnér vara av större vikt eller
som förvaltningsdirektören hänskjuter till styrelsen.
13 § Förvaltningsstyrelsen är beslutför när ordföranden eller vice ordföranden
och därutöver minst fem av de av riksdagen valda ledamöterna är
närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av den som för
Förs. 1982/83:25
63
ordet. I lagen (RFS 1980:4) om beslutande organ i frågor om disciplinansvar
m. m. beträffande arbetstagare hos riksdagen och dess myndigheter
finns särskilda bestämmelser om omröstning i vissa personalfrågor.
Förvaltningsdirektören och riksdagsdirektören får delta i förvaltningsstyrelsens
överläggningar. 1 ärenden som rör riksdagens utskott får ordförandena
i de berörda utskotten delta i styrelsens överläggningar.
14 § Förvaltningsstyrelsen får överlåta till direktionen att avgöra ärenden
som avses i 12 § 1 i vilka styrelsens beslut inte utan olägenhet kan
avvaktas. Styrelsen får vidare överlåta till direktionen att avgöra ärenden
enligt 12 § första stycket 4, 6 utom såvitt avser ärenden om flyttningsskyldighet,
7, 9, 10 och 11 som inte har principiell betydelse eller i övrigt
särskild räckvidd.
Direktionen skall vidare i den utsträckning förvaltningsstyrelsen bestämmer
utgöra förhandlingsdelegation vid förhandlingar om arbetstagares
anställnings- och arbetsvillkor samt bereda ärenden för avgörande av
styrelsen.
Rätten för direktionen att besluta i de i första stycket angivna frågorna
får under tid då riksmöte inte pågår och i den utsträckning förvaltningsstyrelsen
medger av direktionen överlåtas till förvaltningsdirektören. Sådana
bemyndiganden skall framgå av en arbetsordning eller genom ett
särskilt beslut av förvaltningsstyrelsen.
Direktionen är beslutför när minst två ledamöter är närvarande.
Ett beslut som har fattats av direktionen eller förvaltningsdirektören
med stöd av första eller tredje styckena skall anmälas för förvaltningsstyrelsen
vid dess nästkommande sammanträde.
15 § Ärenden som inte skall avgöras av förvaltningsstyrelsen eller direktionen
avgörs av förvaltningsdirektören ensam. I den mån sådana ärenden
inte är av det slag att de behöver prövas av förvaltningsdirektören får de
avgöras av en annan tjänsteman i den omfattning som framgår av en
arbetsordning eller särskilda beslut.
16 § Av stadgan (RFS 1978:7) om vissa medbestämmandeformer inom
riksdagen och dess myndigheter följer att förvaltningskontorets befogenhet
att besluta kan vara begränsad i vissa hänseenden.
17 § Om någon som har varit närvarande vid den slutliga handläggningen
av ett ärende eller föredraganden har skiljaktig mening, skall denna
antecknas.
18 § I fråga om varje beslut skall det hos förvaltningskontoret finnas en
handling varav framgår vem som har fattat beslutet, vem som i övrigt har
varit närvarande vid den slutliga handläggningen av ärendet, vem som har
varit föredragande samt beslutets dag och dess innehåll.
Protokoll skall föras när det förekommer skiljaktig mening eller när det
behövs protokoll av någon annan orsak.
En skiljaktig mening skall alltid anges i en expedition.
Förs. 1982/83:25
64
Besvär
19 § Om besvär över beslut av förvaltningskontoret föreskrivs i besvärsstadgan
(RFS 1970:3) för riksdagen och dess verk.
Arvoden och reseersättningar till förvaltningsstyrelsen
20 § Beträffande arvoden till förvaltningsstyrelsens ledamöter finns föreskrifter
i arvodesstadgan (RFS 1979:1) för riksdagen och dess organ.
En styrelseledamot eller en suppleant, som företar en resa för förvaltningskontorets
räkning, har rätt till resekostnadsersättning, traktamente
och annan ersättning enligt allmänt reseavtal för statens tjänstemän eller,
när det är fråga om en utrikes resa, enligt utlandsresereglementet
(1953:666).
En ledamot eller en suppleant, som är ledamot av riksdagen, har inte rätt
till traktamente för att delta i en sammankomst i Stockholm med förvaltningsstyrelsen
eller för annat uppdrag där för förvaltningskontorets räkning
under tid då riksmötet pågår. Vid förrättning på annan ort än Stockholm
under pågående riksmöte skall dagtraktamentet för styrelseledamot
eller suppleant, som är ledamot av riksdagen, minskas med det belopp för
dag som utgår enligt ersättningsstadgan (1979:1197) för riksdagens ledamöter.
Denna lag träder i kraft den 1 juli 1983 utom såvitt avser 4 § 2 och 12 §
11 som träder i kraft den 1 oktober 1983.
Genom lagen upphävs lagen (RFS 1975:2) med instruktion för riksdagens
förvaltningskontor.
Förs. 1982/83:25
Bilaga 2
ÖVERSYN AV RFK:s
ORGANISATION
Betänkande avgivet av RFK-utredningen
STOCKHOLM 1983
5 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
2
Till Riksdagens förvaltningsstyrelse
Riksdagens förvaltningsstyrelse tillsatte den 14 oktober 1981 en utredning
för översyn av förvaltningskontorets organisation.
Till ledamöter i utredningen utsågs riksdagsledamöterna Lennart Blom
(m), ordförande, Per Olof Håkansson (s) och Sven Eric Åkerfeldt (c) samt
den blivande förvaltningsdirektören Gunnar Grenfors, expeditionsassistenten
Stig Persson (SF), föredraganden Bengt Owe Birgersson (ST) och
föredraganden Anders Forsberg (SACO/SR). Birgersson efterträddes i
augusti 1982 av föredraganden Jan Bjurström.
Till huvudsekreterare utsåg utredningen avdelningsdirektören CarlGerhard
Ulfhielm och till biträdande sekreterare byrådirektören Susanne
Gåje. Som expert har till utredningen knutits byråchefen Börje Gustafsson.
I utredningens arbetsgrupper har vidare deltagit tjänstemän vid förvaltningskontoret,
den inre riksdagsförvaltningen i övrigt, vissa av riksdagens
verk samt riksrevisionsverket. Utredningen har som expert på ADB-frågor
anlitat avdelningsdirektören vid statskontoret Berit Ortfeldt.
Utredningen har antagit namnet RFK-utredningen.
Utredningen har hittills hållit 13 sammanträden. Sammanträdena har
föregåtts av beredningsmöten under förvaltningsdirektörens ledning. I
beredningsgruppen har i övrigt ingått representanterna för de fackliga
organisationerna samt experten Börje Gustafsson.
Utredningen får härmed överlämna sitt första betänkande ”Översyn av
RFK:s organisation”. Utredningen avser att senare under våren 1983
överlämna förslag om bl.a. ADB- och registerfrågor.
Stockholm den 9 februari 1983.
Lennart Blom (m)
Jan Bjurström (ST)
Gunnar Grenfors
Per Olof Håkansson (s)
Sven Eric Åkerfeldt (c)
Stig Persson (SF)
Anders Forsberg (SACO/SR)
/Carl-Gerhard Ulfhielm
Susanne Gåje
Förs. 1982/83:25
3
INNEHÅLLSFÖRTECKNING s.
0 SAMMANFATTNING 7
1 INLEDNING 15
1.2 Bakgrund 15
1.3 Arbetets bedrivande 16
NULÄGE
2 EKONOMI-ADMINISTRATION 18
2.1 Inledning 18
2.2 Budgetfrågor 18
2.2.1 Nuvarande budgetprocess 19
2.2.1.1 Den inre riksdagsförvaltningen 19
2.2.1.2 Riksdagens ombudsmän, riksdagens revisorer, Nordiska
rådets svenska delegation 24
2.2.1.3 Riksgäldskontoret 28
2.2.1.4 Riksbanken 29
2.2.2 Anslagsstrukturen 31
2.2.2.1 Befintlig anslagsstruktur 31
2.22.2 Förslag till ny anslagsstruktur 33
2.2.2.3 Beslut om ny anslagsstruktur 37
2.3 Redovisning 37
2.3.1 Bakgrund 37
2.3.2 Utvecklingsarbetet rörande redovisningen 40
2.3.3 Redovisningsbehov 41
2.3.4 Tänkbara alternativ 42
2.3.5 Tidpunkten för anslutning till system S 43
2.3.6 Beslut om system S 45
2.4 Revision 46
2.4.1 Intern revision 47
2.4.2 Extern revision 48
2.5 Övriga ekonomi-administrativa frågor 49
2.5.1 Reseräkningsrutiner 49
2.5.1.1 Inre riksdagsförvaltningen 49
2.5.1.2 Riksdagens ombudsmän 54
2.5.1.3 Riksdagens revisorer 55
Förs. 1982/83:25
4
s.
2.5.1.4 Nordiska rådets svenska delegation 56
2.5.2 Inköps-och inventarierutiner 57
3 RIKSDAGENS FÖRVALTNINGSKONTORS ORGANISATION
59
3.1 Administrativa enheten 59
3.1.1 Nuvarande organisation och uppgifter 59
3.1.2 Löne-och pensionssektionen 60
3.1.2.1 Lönegruppen 60
3.1.2.2 Reseräkningsfunktionen 61
3.1.2.3 Företagshälsovård 62
3.1.2.4 Pensionsfrågor 62
3.1.2.5 Budgetfrågor inom sektionen 62
3.1.3 Kanslisektionen 63
3.1.4 Byråchefen direkt underställda funktioner 64
3.1.5 Förhandlingsverksamheten 65
3.1.6 Enhetsledningen 66
3.2 Intendenturenheten 67
3.2.1 Nuvarande organisation och uppgifter 67
3.2.2 Inköpssektionen 68
3.2.3 Sektionen för säkerhet och bevakning 68
3.2.4 Gemensam service 69
3.2.4.1 Lokalvård 69
3.2.4.2 Reprocentral och citograf 70
3.2.4.3 Materielförrådet 71
3.2.4.4 Budcentralen 72
3.2.4.5 Övriga uppgifter inom gemensam service 73
3.2.5 Kammarservice 74
3.2.6 Teknisk service 75
3.2.7 Snickeriet 75
3.2.8 Vissa övergripande frågor 76
3.3 Enheten för riksdagstryck 77
3.3.1 Nuvarande organisation och uppgifter 77
3.3.2 Centrala skrivbyrån 78
3.3.3 Korrekturet 78
3.3.4 Tryckeriexpeditionen 78
3.3.5 Övriga funktioner inom enheten 79
3.4 Riksdagens informationsverksamhet 79
3.4.1 Riksdagens informationsutredning 79
3.4.2 Översynsgruppens arbete 82
3.4.3 Riksdagens nuvarande informationsverksamhet 85
Förs. 1982/83:25 5
s.
3.4.3.1 Riksdagens informationstjänst 86
3.4.3.2 Riksdagens skoltjänst 87
3.4.3.3 Visningstjänsten 90
3.4.3.4 Från Riksdag och Departement 91
3.4.3.5 Riksdagens årsbok 91
3.4.3.6 Riksdagsbiblioteket 91
3.4.3.7 Riksdagens upplysningstjänst 92
3.4.3.8 ADB-verksamheten 92
3.4.3.9 RD-nytt 92
FÖRSLAG
4 ÖVERVÄGANDEN OCH FÖRSLAG 93
4.1 EKONOMIADMINISTRATIONEN 93
4.1.1 Inledning 93
4.1.1.1 Den inre riksdagsförvaltningen 93
4.1.1.2 De mindre verken 96
4.1.1.3 Riksgäldskontoret 97
4.1.1.4 Riksbanken 97
4.1.2 Budgetfrågor 99
4.1.2.1 Anslagsframställning 99
4.1.2.2. Utnyttjande av anslag 102
4.1.2.3 Internbudgetering 104
4.1.2.4 Uppföljning 112
4.1.2.5 Utveckling av anslagsstrukturen 114
4.1.3 Redovisning 115
4.1.4 Revision 117
4.1.4.1 Intern revision 117
4.1.4.2 Extern revision 120
4.1.5 Övriga ekonomi-administrativa frågor 123
4.1.5.1 Reseräkningsrutiner 123
4.1.5.1.1 Problem 123
4.1.5.1.2 Terminologi 128
4.1.5.1.3 Snabba och ändamålsenliga reseräkningsrutiner 128
4.1.5.2 Inköps- och inventarierutiner 133
4.1.5.2.1 Den inre riksdagsförvaltningen 133
4.1.5.2.2 De mindre verken 136
Förs. 1982/83:25 6
s.
4.2 RIKSDAGENS FÖRVALTNINGSKONTORS ORGANISATION
136
4.2.1 Den centrala administrationen 136
4.2.1.1 Ekonomienhet 136
4.2.1.2 Kansli- och personalenhet 138
4.2.1.3 Förhandlingsverksamhet 140
4.2.1.4 Förvaltningsledningen 141
4.2.2 Intendenturenheten 142
4.2.2.1 Säkerhet och beredskap 142
4.2.2.2 Reprocentral och citograf 143
4.2.2.3 Lokalvård 143
4.2.2.4 Sektion för allmän service 143
4.2.2.5 Teknisk service 146
4.2.2.6 Sektion för inredning 146
4.2.2.7 Fastighetsförvaltning 146
4.2.2.8 Enhetsledning 147
4.2.3 Enheten för riksdagstryck 148
4.2.4 Riksdagens informationsverksamhet 150
4.2.4.1 Utåtriktad information 150
4.2.4.2 Sakinformation 154
4.2.5 Samverkansorgan inom riksdagen 156
4.2.6 Personalförändringar och kostnader 159
Underbilaga Direktiv 160
Förs. 1982/83:25
7
SAMMANFATTNING
RFK.-utredningens föreliggande förslag behandlar dels ekonomiadministrativa
frågor inom riksdagsförvaltningen dels organisationen av
riksdagens förvaltningskontor. Utredningen avser att i ett kommande betänkande
lämna förslag om bl. a. ADB- och registerfrågorna. De förslagen
kan få organisatoriska konsekvenser för den verksamheten. Det kommande
betänkandet avses också innehålla förslag om ändringar i riksdagens
förvaltningskontors instruktion. Utredningen har inte haft till uppgift att
behandla frågor om riksdagsledamöternas förmåner i olika avseenden. De
frågorna övervägs i särskild ordning. Däremot innebär utredningens förslag
självfallet konsekvenser för ledamöterna, t. ex. i fråga om serviceapparatens
utformning.
Beträffande den allmänna servicen till ledamöterna har, i enlighet med
utredningens direktiv, utgångspunkten varit en i stort sett oförändrad
servicenivå. Utredningen framhåller dock att det är svårt att bedöma
servicebehovet i de nya byggnaderna på Helgeandsholmen. Servicebehovet
kan komma att ställa krav på förstärkningar på servicesidan. Sådana
krav kan tillgodoses genom personalförstärkningar, ökad flexibilitet i
personalutnyttjandet och/eller utnyttjande av modern teknik.
Ekonomi-administration
Mot bakgrunden av att riksdagens ekonomifunktion företer en splittrad
bild där såväl den inre riksdagsförvaltningen som riksdagens verk (utom
riksbanken) ingår i olika funktioner har utredningsarbetet på det ekonomi-administrativa
området vidgats till att omfatta även riksdagens verk.
Samtliga verk utom riksbanken är således berörda av utredningsarbetet
vad gäller budget-, redovisnings-, revisions- och reseräkningsområdet.
Ett för den inre riksdagsförvaltningen utmärkande drag är att det ekonomiska
ansvaret är mycket centraliserat inom förvaltningskontoret. De
enskilda enheterna har inte klart angivna ekonomiska ramar att hålla sig
inom och de har inte heller möjlighet att få en redovisning över enhetens
totala kostnader. Dessa förhållanden är bidragande orsaker till att kostnadsmedvetandet
inte alltid kunnat vara så välutvecklat inom förvaltningen.
Eftersom det ofta anses lämpligt att befogenheter och ansvar delegeras
så långt ner i organisationen som möjligt har tanken på ekonomisk decen
-
Förs. 1982/83:25
8
tralisering inom den inre riksdagsförvaltningen tagits upp av RFK-utredningen.
Grundidén är att om ett verksamhetsansvar (t. ex. på enhetsnivå)
motsvaras av ett ekonomiskt ansvar skapas större möjligheter än eljest att
utnyttja den kunskap och information som finns inom enheten för att lösa
problemen på mest ekonomiska sätt. För att detta skall vara praktiskt och
psykologiskt möjligt måste enheterna dock ha viss handlingsfrihet inom
den givna budgetramen. Ett decentraliserat kostnadsansvar är således
oförenligt med alltför detaljerade föreskrifter från den centrala nivån.
Givet är dock att ett nytt ekonomi-administrativt system måste utgå från
de instruktioner, avtal och andra bestämmelser som finns inom riksdagsförvaltningen
och som i vissa fall begränsar rörelsefriheten inom en given
budgetram.
Utredningens förslag redovisas i sin helhet i kapitel 4. Förslagen är
sammanfattade i slutet av de olika avsnitten i kapitel 4 under rubriken
Sammanfattning av förslag. Den text som återfinns under nämnda rubrik
kommer nedan att redovisas i samlad form med korta kommentarer.
Budgetfrågor
Mot bakgrund av att rationaliserings- och sparsamhetssträvanden måste
bli lika naturliga inslag inom riksdagsförvaltningen som för regeringsmyndigheterna
föreslås att en sådan ambitionsnivåhöjning bl. a. kommer till
uttryck genom en ökad granskning av anslagsframställningarna, dvs.
att anvisningarna görs tydligare och mer direkt riktade till riksdagen och
dess verk
att RFK.:s sakgranskning fördjupas och tar sikte på att ta till vara de
rationaliseringsmöjligheter som kan föreligga inom riksdagsförvaltningen
att
arbetet med anslagsframställning börjar tidigare under året än f. n.
att RFK. utvecklar samarbetet och kontaktformerna gentemot de granskade
verken/enheterna
att ansvararet för granskningen av riksgäldskontorets anslagsframställning
tills vidare ligger kvar på FiU.
För att öka möjligheten att göra styrningen av riksdagsmyndigheterna
mer enhetlig och överskådlig och skapa en klarare ansvarsfördelning
föreslås att riksdagen inför en motsvarighet till regeringens regleringsbrev,
dvs.
att riksdagens förvaltningsstyrelse utfärdar anslagsdirektiv med riktlinjer
för utnyttjande av anslagen, samt
att anslagsdirektiven utfärdas så snart som möjligt efter det att riksdagen
fattat beslut om medel för riksdagen och dess verk.
Efter det att riksdagsmyndigheterna har fått sina anslagsdirektiv bör
verken/enheterna fastställa verksamhetsplan och internbudget för det instundande
budgetåret.
Förs. 1982/83:25
9
Enligt utredningens mening bör RFK:s enheter få ansvar för att bygga
upp sin egen verksamhetsplanering samt att sköta sin verksamhet (uppnå
sina mål) inom en given medelsram.
Totalt sett innebär förslagen relativt stora förändringar i arbets- och
beslutsprocessen på enheterna och inom RFK centralt. För att förändringarna
skall accepteras och gå smidigt inom organisationen föreslås därför
ett stegvis införande. Det första steget är ett nytt redovisningssystem inom
riksdagsförvaltningen, där man kan utläsa de påverkbara kostnaderna för
de olika enheterna/verksamheterna. Det andra steget är att enheterna/
verksamheterna inom RFK får ett budget- och kostnadsansvar. Ett tredje
steg är att man överväger huruvida även kammarkansliet och utskottskanslierna
bör få ett budget- och kostnadsansvar för sin verksamhet. Sammanfattningsvis
föreslås
att den inre riksdagsförvaltningen siktar mot en enkel verksamhetsplanering,
där personalen får möjlighet att engagera sig i planeringsfrågorna,
att verksamhetsplanerna normalt inte blir ett självständigt dokument utan
utgör ett inledande textavsnitt i enheternas internbudget,
att RFK:s enheter får eget budget- och kostnadsansvar,
att sedan RFK har fått erforderlig erfarenhet av det nya budgetsystemet
en prövning görs av huruvida även kammarkansliet och utskottskanslierna
bör ingå i systemet,
att den inom RFK föreslagna ekonomienheten ger ut anvisningar för
enheternas internbudgetering, budgetar för övriga anslag samt sammanställer
en total internbudget för den inre riksdagsförvaltningen,
att riksdagens förvaltningsstyrelse fastställer internbudgetar för den inre
riksdagsförvaltningens enheter och i vissa fall sektioner och verksamheter,
att ett internbudgetsystem initieras när ett datorbaserat redovisningssystem
(med redovisning per kostnadsställe) varit i drift under ett år.
En verksamhetsplanering bör initiera en uppföljning dels under budgetåret,
dels efter budgetåret. Därför föreslås
att budgetuppföljningen i verken och vid den inre riksdagsförvaltningen
systematiseras
att de enheter inom inre riksdagsförvaltningen som får eget kostnads- och
internbudgetansvar även får ansvar för sin egen budgetuppföljning
att den inom RFK föreslagna ekonomienheten får ansvar för budgetuppföljningen
för de enheter inom inre riksdagsförvaltningen som inte får
eget kostnads- och internbudgetansvar samt för övriga kostnader inom
riksdagen.
Utredningsarbetet har även omfattat en översyn av anslagsstrukturen
för den inre riksdagsförvaltningen. Utredningens förslag innebär att den
befintliga anslagsstrukturen med sammantaget 21 anslag under tre littera
reduceras till åtta ändamålsinriktade anslag.
Förs. 1982/83:25
10
RFK-utredningen tog den 17 november 1982 ställning för förslaget om
en ny anslagsstruktur och initierade att det pågående budgetarbetet med
anslagsframställningen för budgetåret 1983/84 skulle kompletteras med
en anslagsframställning även i termer av den nya anslagsstrukturen. Anslagsframställningen
för riksdagen och den inre riksdagsförvaltningen för
budgetåret 1983/84 lades således fram för förvaltningsstyrelsen den 8
december 1982. Därvid beslöt riksdagens förvaltningsstyrelse att den nya
anslagsstrukturen fortsättningsvis skall tillämpas.
Redovisning
I enlighet med RFK-utredningens förslag har riksdagens förvaltningsstyrelse
den 9 november 1982 beslutat att riksdagen och dess verk utom
riksbanken skall anslutas till det statliga redovisningssystemet, system S,
och att övergången till system S skall ske den 1 juli 1983 för den inre
riksdagsförvaltningen och de mindre verken och vid en senare tidpunkt för
riksgäldskontoret. Dessutom beslöts att riksgäldskontoret även fortsättningsvis
skall svara för redovisningen inom hela riksdagsområdet utom
riksbanken samt att en ledningsgrupp bestående av representanter för
riksdagens förvaltningskontor, riksgäldskontoret, de mindre verkens
kanslier, departementens organisationsavdelning och riksvevisionsverket
utses. Ledningsgruppen ansvarar för att upprätta en genomförandeplan
för införandet av system S. Till ledningsgruppen knyts en referensgrupp
bestående av representanter för de tre personalorganisationerna.
Revision
Utredningen konstaterar att den prioritering som på grund av underbemanning
gjorts vid riksgäldskontorets revisionsenhet inneburit att den
interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken
varit eftersatt. Mot den bakgrunden föreslås
att den interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre
verken förstärks genom att medel anvisas för en tillkommande
kvalificerad årsarbetskraft vid riksgäldskontorets revisionsenhet,
att den interna revisionen av riksdagsförvaltningen skall resultera i en
årlig berättelse för varje myndighet som tillställs respektive myndighets
styrelse eller motsvarande,
att riksgäldskontorets revisionsenhet till förvaltningskontoret varje år avger
en samlad rapport över inriktningen och omfattningen av revisionen
av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
För verkställande av den externa revisionen föreslås
att ansvaret för den externa revisionen av riksbanken, Stiftelsen riksbankens
jubileumsfond, riksgäldskontoret och den inre riksdagsförvaltningen
anförtros finansutskottet,
att frågan om ansvarsfrihet för riksbanken, Stiftelsen riksbankens jubileumsfond
och riksgäldskontoret behandlas av finansutskottet och
Förs. 1982/83:25
11
frågan om ansvarsfrihet för den inre riksdagsförvaltningen behandlas
av konstitutionsutskottet,
att frågor om jubileumsfonden förs till finansutskottet,
att medel anvisas för extern granskning av utomstående expertis.
Reseräkningsrutiner
För att få snabba och ändamålsenliga reseräkningsrutiner, väl anpassade
till system S, föreslås
att riksdagsförvaltningen så långt som möjligt anpassar sig till regeringssidans
väl utarbetade terminologi på det ekonomi-administrativa området,
att anvisningarna till det allmänna reseavtalet bör följas vad gäller kravet
på reseorder eller annan handling som grund för resan, men att annan
handling kan tolkas vitt,
att de gröna reseräkningarna'') även fortsättningsvis skrivs av ledamöterna,
eventuellt med bistånd av partikanslierna,
att beträffande de vita reseräkningarna2) — alternativt till nuvarande rutiner
— ledamöterna endast behöver fylla i ett enkelt reseräkningsunderlag
och underteckna detta,
att särskilt utsedda tjänstemän skriver och räknar ut beloppen på ledamöternas
reseräkningar samt skickar ledamoten en kopia av reseräkningen,
att arbetsgivaren beslutar att reseräkningar som åtföljs av undertecknade
reseräkningsunderlag ej behöver undertecknas,
att de mindre verken själva svarar för kontrollen av sina reseräkningar,
att nödvändiga ändringar initieras i riksgäldskontorets tjänstgöringsordning,
så att riksgäldskontoret ej längre enligt tjänstgöringsordningen
är skyldigt att kontrollera de mindre verkens reseräkningar,
att riksdagens förvaltningskontor som tidigare svarar för kontrollen av
reseräkningarna inom den inre riksdagsförvaltningen,
att riksdagens förvaltningskontor tar på sig visst utbildnings- och informationsansvar
i reseräkningsfrågor för personalen inom de mindre
verken,
att myndigheterna inom riksdagsförvaltningen själva tecknar utbetalningsbesked
på de reseräkningar de kontrollerat.
Inköps- och inventarierutiner
Mot bakgrunden av att inköpsadministrationen i någon mån måste
anpassas till system S samt RFK-utredningens uppfattning att det inte
''• används när ersättningsstadgan utgör grund
2> används när allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet utgör grund
Förs. 1982/83:25
12
finns några skäl som motiverar att riksdagsförvaltningen tillämpar en
mindre noggrann inventariekontroll än den som regeringsmyndigheterna
har att tillämpa föreslås
att inköpsrutinerna justeras på så sätt att de överensstämmer med regelverket
kring system S,
att registreringen av inventarier inom den inre riksdagsförvaltningen utgår
från den ambitionsnivå som följer av RRV:s cirkulär 1979-02-26
om registering av inventarier,
att intendenturenheten närmare utreder hur registreringsrutinerna bör
utformas inom den inre riksdagsförvaltningen.
Riksdagens förvaltningskontors organisation
Den centrala administrationen
Utredningens förslag på det ekonomi-administrativa området innebär
en väsentlig ambitionsnivåhöjning. Den successiva utbyggnaden av förvaltningskontoret
har enligt utredningens mening inte medgivit uppbyggnad
av en tillräckligt modern och flexibel ekonomiadministration. Vidare
konstateras att frågor med anknytning till personalområdet idag är utspridda
på administrativa enhetens samtliga sektioner eller motsvarande.
Personalfrågorna bör i möjligaste mån samlas till en plats i organisationen.
Mot den bakgrunden föreslås
att den nuvarande administrativa enheten upphör och ersätts av två nya
enheter, kansli- och personalenheten samt ekonomienheten,
att förvaltningskontoret tillförs två nya kvalificerade tjänster — en avdelningsdirektör
och en byrådirektör — som placeras på ekonomienheten.
I detta sammanhang bör nämnas att förvaltningsstyrelsen redan den 19
januari 1983 inrättat tjänsten som avdelningsdirektör mot bakgrund av de
beslut som redan fattats på det ekonomi-administrativa området.
De uppgifter förvaltningskontoret har inom förhandlingsområdet är
mycket viktig. Det är därför av stor betydelse att förhandlingsarbetet ges
möjlighet att fungera på ett effektivt sätt.
Utredningens förslag innebär totalt sett att förvaltningskontoret kommer
att bestå av ett relativt stort antal enheter. Vidare kommer utredningens
målsättning vad gäller nivån på det ekonomi-administrativa arbetet av
naturliga skäl innebära en ökad belastning på förvaltningsledningen. Därför
föreslår utredningen
att byråchefen vid den nuvarande administrativa enheten vid sidan av sin
uppgift som förhandlingsledare får vissa verksledande uppgifter och
att tjänstebenämningen ändras till avdelningschef.
Förs. 1982/83:25
13
Intendenturenheten
Intendenturenheten är vad gäller antalet tjänster förvaltningskontorets
största enhet. Enheten har huvudansvaret för den allmänna servicen till
riksdagens ledamöter.
Frågor om säkerhet och bevakning liksom beredskapsfrågor, som för
närvarande sorterar under intendenturenheten, har utretts i särskild ordning.
Förvaltningsstyrelsen har i december 1982 överlämnat förslag till
riksdagen om säkerhet och beredskap. RFK-utredningen har därför inte
tagit upp riktlinjerna för säkerhets- och beredskapsfrågorna. Utredningen
har endast tagit ställning till frågan om säkerhetsfunktionens organisatoriska
inplacering. Utredningen föreslår
att säkerhets- och beredskapsfunktionen bildar en självständig enhet
inom RFK.
Beträffande intendenturenheten föreslås
att reprocentral och citograf slås samman och förs till enheten för riksdagstryck,
att kammarservice och gemensam service slås samman och bildar sektionen
för allmän service,
att intendenturenheten tillförs tre tjänster med placering vid förrådsfunktionen,
att lokalvården placeras som en sektion inom intendenturen,
att de s. k. pensionärstjänsterna på sikt omvandlas till fasta tjänster inom
ramen för de medel som f. n. finns anvisade för pensionärstjänster,
att snickeriet i fortsättningen benämns inredningssektionen,
att en ny funktion inrättas med uppgift att svara för fastighetsfrågor samt
vara ställföreträdande enhetschef.
Enheten för riksdagstryck
Utredningen konstaterar att när det gäller framställningen av riksdagstryck
på längre sikt och distribution och lagerhållning av detta finns det
anledning att överväga en särskild utredningsinsats, bl. a. mot bakgrund
av den nya teknik som etableras. Sedan någon tid gått efter återflyttningen
till Helgeandsholmen bör förvaltningskontoret ta upp dessa frågor till ny
bedömning.
I övrigt föreslås
att vid enheten inrättas två nya sektioner — en allmän sektion och reprocentralen
(tidigare tillhörande intendenturenheten),
att de mindre verken bereds viss möjlighet att använda centrala skrivbyrån.
Riksdagens informationsverksamhet
Riksdagens informationsfunktioner är f. n. utspridda på en rad olika
enheter och sektioner inom den inre riksdagsförvaltningen. Beträffande
den utåtriktade informationen föreslås
Förs. 1982/83:25
14
att de olika funktionerna för riksdagens utåtriktade informationsverksamhet
sammanförs till en informationsenhet,
att pressekreterarens tjänstebenämning ändras till informationschef och
att denna blir chef för enheten,
att informationsenheten tillförs 1,5 nya tjänster,
att de arvodesanställda informatörerna knyts fastare till organisationen
genom tillskapande av en halv tjänst som informatör,
att en referensgrupp bestående av representanter för riksdagspartierna,
riksdags- och förvaltningsdirektörerna samt chefen för enheten för
riksdagstryck knyts till informationsenheten.
Beträffande sakinformationen föreslås
att riksdagsbibliotekets organisation ändras i enlighet med utredningens
förslag (antalet sektioner utökas till sex inom ramen för nuvarande
personaluppsättning),
att benämningen av Riksdagens upplysningstjänst ändras till Riksdagens
utredningstjänst.
ADB och registret över riksdagstrycket är viktiga hjälpmedel i informationsverksamheten.
Dessa frågor kommer utredningen som tidigare
nämnts att behandla i ett kommande betänkande.
Samverkansorgan inom den inre riksdagsförvaltningen
Inom den inre förvaltningen finns ett flertal organ för samverkan,
medbestämmande och ledning. På förslag av utredningen har sedan våren
1982 på försök funnits ett organ för samarbete mellan förvaltningskontoret,
kammarkansliet och utskottskanslierna (Förvaltningsmöte). Utredningen
avger inget förslag beträffande samverkans- och ledningsorgan.
Det bör ankomma på förvaltningen — i förekommande fall tillsammans
med personalorganisationerna — att bestämma hur sådana organ skall
utformas.
Kostnader
Utredningens förslag innebär en ökning av antalet tjänster. Den föreslagna
förstärkningen motiveras av ett uttalat behov av ett högre kostnadsmedvetande
inom riksdagsförvaltningen och därav följande höjd ambitionsnivå
vad gäller ekonomiadministrationen. Vidare krävs förstärkning
p. g. a. permanent tillkommande uppgifter i de nya byggnaderna på Helgeandsholmen.
Nettokostnaderna för utredningens förslag uppgår till 1,1 milj. kronor.
Utredningen räknar emellertid med att den höjda ambitionsnivån på det
ekonomi-administrativa området skall medföra en väsentligt bättre resursanvändning
och därmed de facto innebära besparingar. Därtill kommer att
den av utredningen föreslagna övergången till system S medför att viss
redovisningspersonal på riksgäldskontoret kan frigöras för andra uppgifter.
Förs. 1982/83:25
15
1 Inledning
1.1 Bakgrund
Riksdagens förvaltningskontor (RFK) inrättades genom beslut av riksdagen
år 1966. Beslutet grundades på en av riksdagen tillsatt organisationsutredning
under ledning av talman F Thäpper. Den rådande ordningen på
förvaltningsområdet kännetecknades av en avsevärd splittring av organisationen
på skilda organ med delvis oklara uppgifter. Genom RFK skulle
en mera enhetlig organisation skapas, som möjliggjorde för riksdagen att
utöva en fastare ledning av sina olika förvaltningsuppgifter. De stegrade
krav, som utvecklingen kommit att ställa på riksdagen och dess ledamöter,
ansågs böra föranleda en väsentlig förstärkning av riksdagens egna administrativa
resurser.
År 1969 tillsattes en organisationsutredning med talman H Allard som
ordförande med uppgift att se över riksdagens personal- och förvaltningsorganisation
inför övergången till enkammarsystemet. Denna övergång
ansågs åtminstone inledningsvis komma att ställa stora krav på riksdagens
ledning och personal. Detta gällde såväl arbetet i kammaren och utskottsarbetet
som det administrativa arbetet på RFK. Som en allmän utgångspunkt
för utredningens arbete angavs att största möjliga fasthet och effektivitet
i förvaltningen skulle uppnås.
Utredningen avlämnade i november 1969 betänkandet ”Enkammarriksdagens
förvaltnings- och personalorganisation”. Av betänkandet framgår
att utredningen sett som sin huvudsakliga uppgift att överväga konsekvenserna
av enkammarreformen för den inre riksdagsförvaltningen. Till denna
hörde kamrarnas och utskottens kanslier samt RFK. Sedan utredningen
avvisat en tanke på ett gemensamt kansli för kammare och utskott konstaterades,
att det i framtiden skulle komma att Finnas ett antal små utrednings-
och handläggningsenheter i riksdagen. Alla dessa skulle kräva service
i skilda hänseenden.
Hit räknades personaltjänst, vaktmästarservice samt lokal- och intendenturtjänst,
tryckeriservice och tillgång till riksdagens upplysningstjänst.
Organisationsutredningen menade att grunden för serviceorganisationen
borde vara den att service, som mera systematiskt används av mer än ett
kansli, borde organiseras av ett organ. Detta skulle stå fritt gentemot alla
kanslierna. Översatt till praktisk verksamhet ansågs denna princip innebära
att kammarkansliet lika väl som utskottens kanslier i största utsträck
-
Förs. 1982/83:25
16
ning skulle befrias från annat arbete än sådant som hade omedelbart
samband med handläggningen av riksdagsärendena.
Enligt en allmän uppfattning inom riksdagen och bland dess tjänstemän
hade RFK alltsedan dess tillkomst fungerat bra. Det centrala förvaltningsorganet
för riksdagen borde därför enligt utredningen bygga på den grund
som RFK utgjorde.
Riksdagen antog grunderna för enkammarriksdagens förvaltnings- och
personalorganisation i maj 1970.
Sedan år 1970 har ett flertal utredningar genomförts som delvis kommit
att beröra RFK :s organisation. Här kan nämnas informationsutredningen
(1972) och översynsgruppen för riksdagens utåtriktade information (1980),
arbetsgruppen för samordning av riksdagsbiblioteket och RFK (1976),
arbetsgruppen för ADB-frågor (1977), två utredningar rörande stenograforganisationen
(1973 och 1979) samt utredningar om dels utskottens arbetssituation
(1976 och 1980), dels utskottsindelning och ärendefördelning
mellan utskotten (1981).
Någon samlad översyn av RFK:s organisation har emellertid inte gjorts
efter riksdagens beslut år 1970. För att undersöka behovet av en sådan
översyn lät dåvarande förvaltningsdirektören under våren 1981 genomföra
en översiktlig probleminventering inom förvaltningsenheterna och de
organ som är direkt underställda förvaltningsdirektören.
Mot denna bakgrund beslöt förvaltningsstyrelsen den 14 oktober 1981
att tillsätta en utredning för översyn av RFK:s organisation. Utredningen
hade sitt konstituerande sammanträde den 25 november 1981. Utredningens
direktiv framgår av bilaga I.
1.2 Arbetets bedrivande
Den inledande probleminventeringen, utredningens direktiv och den
förstudie som inledde det ekonomi-administrativa utredningsarbetet gav
tillsammans en mycket komplex problembild. Det visade sig nödvändigt
att prioritera problemområden och koncentrera utredningsinsatserna till
vad som uppfattades som de mest väsentliga problemen.
Beträffande det organisatoriska utredningsarbetet, där avsikten varit att
penetrera de olika arbetsuppgifternas organisatoriska förankring inom
RFK:s enheter, har arbetet i stort sett bedrivits inom RFK-utredningens
sekretariat. Intervjuer, kontakter och diskussioner på alla nivåer inom den
inre riksdagsförvaltningen har varit vanliga inslag i arbetet.
Utredningen har haft ambitionen att bedriva arbetet i samförstånd med
personalen och personalens organisationer. Därför har utredningens personalrepresentanter
ingått i en särskild beredningsgrupp där personalens
synpunkter kunnat framföras.
Beträffande uppgiften att utreda utnyttjandet av ADB inom den inre
riksdagsförvaltningen visade det sig på ett tidigt stadium att utredningens
Förs. 1982/83:25
17
sekretariat behövde tillföras speciell kompetens på ADB-området för att
kunna fullgöra uppgiften. En överenskommelse gjordes med statskontoret,
varigenom ADB-expertis inom statskontoret kunde knytas till utredningen.
Arbetet har i denna del således bedrivits av speciell ADB-utredare
tillsammans med utredningens sekretariat. Intervjuer, kontakter och diskussioner
i olika referensgrupper har varit vanliga inslag i arbetet.
ADB-projektet kommer inte att vara färdigställt förrän i slutet av januari
1983. Utredningen kommer därför i ett andra betänkande, som beräknas
bli klart under våren 1983, lägga fram förslag rörande ADB- och registerfrågor.
På det ekonomi-administrativa området stod det klart att en stor del av
riksdagsförvaltningen var berörd av det planerade utredningsarbetet. Det
stod också klart att sakkunskaper på relativt detaljerad nivå skulle behöva
införskaffas av RFK-utredningens sekretariat. För att åstadkomma så
arbetsmässigt gynnsamma förhållanden som möjligt och skapa möjligheter
till samförståndslösningar inom utredningsarbetets ram bildades arbetsgrupper
inom de problemområden som prioriterats nämligen budget-,
redovisnings-, revisions- och reseräkningsområdena. Arbetsgrupperna bildades
på sådant sätt att såväl sakkunskaper som olika organisatoriska
enheter inom riksdagsförvaltningen skulle representeras. Samtliga arbetsgrupper
har arbetat aktivt med probleminventering, förslagsställande och
diskussioner för att nå goda lösningar. Från samtliga arbetsgrupper har
promemorior avlåtits till utredningen.
Inom budgetområdet har det pågående utredningsarbetet direkt lett till
att en för den inre riksdagsförvaltningen anpassad budgetkurs har anordnats.
Arrangörer var RFK och Statens institut för personaladministration
och personalutbildning (SIPU). Den tre dagar långa kursen hade det
dubbla syftet att föra ut modernt budgettänkande inom riksdagsförvaltningen
och att fånga upp synpunkter och förslag på ett nytt budgetsystem
från ansvarig och berörd personal.
Vissa av RFK-utredningens ekonomi-administrativa förslag har också
i särskild ordning diskuterats såväl med cheferna för de mindre verken
som med riksgäldsdirektören.
Utredningens sekretariat har samrått med riksdagens utskottskommitté
och arbetsgruppen för beredskapsfrågor (AGB).
Under arbetets gång har vissa beslut tagits av förvaltningsstyrelsen efter
förslag av utredningen. Det gäller dels ett beslut om införande av System
S för riksdagsförvaltningens ekonomiska redovisning, dels ett beslut om
en ny struktur för riksdagens anslag i statsbudgeten.
Utöver ADB-frågorna är det ytterligare ett område där utredningen
kommer att lägga förslag under våren 1983. Det gäller den översyn av
RFK:s instruktion och arbetsordning som utredningens förslag initierar.
I det sammanhanget kommer utredningen också att behandla beslutsordningen
inom RFK.
6 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
18
Till utredningen har överlämnats följande skrivelser:
Riksdagens revisorer 1982-01-20: Bokföringsbestämmelser på riksdagsområdet
Riksdagens
revisorer 1982-02-03: Redovisningen av utgifterna på XVI
huvudtiteln
Riksgäldskontoret 1981-12-17: Avrapportering av revisionen rörande
handläggning av reseärenden inom riksdagsförvaltningen.
2 Ekonomi-administration
2.1 Inledning
Enligt RFK-utredningens direktiv företer riksdagens ekonomifunktion
en splittrad bild bl. a. därigenom att RFK och riksgäldskontoret (RGK)
har ansvar för olika delar av ekonomifunktionen. Detta har bekräftats av
den probleminventering som gjorts inom RFK-utredningens ram. Inventeringen
visade att även ombudsmannaexpeditionen (JO), riksdagens revisorer
och deras kansli (RR) och Nordiska rådets svenska delegation och
deras kansli (NR) utgjorde delar av det ekonomi-administrativa nätet.
Exempelvis utgör RFK ”budgetdepartement” för den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken medan RGK svarar för redovisningen inom
hela riksdagsförvaltningen utom riksbanken (RB). RR har, förutom ansvaret
för sakgranskning inom hela den statliga sfären, även ansvaret för viss
revision inom riksdagsförvaltningen.
På det ekonomi-administrativa området har utredningsarbetet därför
vidgats till att omfatta även riksdagens verk i de delar där en samordning
inom riksdagsförvaltningen förefaller lämplig. Samtliga verk utom RB är
således berörda av utredningsarbetet vad gäller budget-, redovisnings-,
revisions- och reseräkningsområdet.
2.2 Budgetfrågor
I detta avsnitt beskrivs de yttre dragen av budgetprocessen för riksdagen
och dess verk. För den inre riksdagsförvaltingen går beskrivningen även in
på det ekonomiska ansvaret för budgeterade verksamheter. Därutöver
behandlas RFK:s ”budgetdepartementsfunktion”. Det måste dock betonas
att analogin med regeringssidan inte kan hårddras. Ledamöterna i
riksdagens förvaltningsstyrelse harju att ta ställning till medelsäskanden,
som inte bara är starkt politiskt förankrade utan dessutom godkända av
kollegor inom riksdagen. Slutligen beskrivs anslagsstrukturen och beslutet
om ny anslagsstruktur inom den inre riksdagsförvaltningen.
Förs. 1982/83:25
19
2.2.1 Nuvarande budgetprocess
Genomgående i detta avsnitt redovisas budgetfrågorna för var och en av
enheterna inom riksdagsorganisationen. Den indelning som har valts är
den inre riksdagsförvaltningen (bestående av RFK, kammarkansliet och
utskottskanslierna), de mindre riksdagsverken samt RGK och RB.
Avsikten har varit att för var och en av enheterna gå igenom budgetprocessens
olika steg.
De olika stegen som kommer att redovisas nedan är anslagsframställning,
bearbetning av och ställningstagande till anslagsframställningen,
riksdagens behandling, utformning av anslagsdirektiv, internbudgetering
och budgetuppföljning.
Beskrivningen av den nuvarande budgetprocessen baseras dels på visst
skriftligt material, dels på intervjuer, dels på en enkät till de olika verken
och enheterna inom riksdagsförvaltningen. Beträffande RB har endast
intervjuer gjorts.
2.2.1.1 Den inre riksdagsförvaltningen
A nslagsframställning
Vid en genomgång av budgetprocessen inom den inre riksdagsförvaltningen
får man hålla i minnet att RFK har två olika roller, nämligen dels
som ”budgetdepartement” för riksdagen och de mindre verken, dels som
ett verk med egen anslagsframställningsprocess.
Budgetprocessen startar under sensommaren år 0. Då börjar RFK:s
arbete inför den anslagsframställning som skall leda till en budget för
budgetåret 1 (1 juli — 30 juni).
Som grund ligger den budgethandbok som utarbetats av riksrevisionsverket
(RRV) och som den övriga statsförvaltningen också har att följa.
RFK får även budgetdepartementets årliga anvisningar, vilka blir ett riktmärke
också för budgetarbetet inom riksdagsförvaltningen. Därutöver
utarbetar RFK egna anvisningar, som gäller för den inre förvaltningen och
de mindre verken. Efter MBL-förhandling tas beslut om anvisningarna av
förvaltningsstyrelsen. Anvisningarna går ut omkring den 1 september.
I RFK:s egna anvisningar anges det datum (omkring den 20 oktober) då
de olika verken samt den inre förvaltningens olika delar skall inkomma
med sina anslagsframställningar.
Av enkätsvaren framgår att praktiskt taget samtliga enheter inom RFK
anser att RFK:s anvisningar för budgetarbetet är tillfredsställande. Man
tillägger dock att även andra informationskällor kan behövas och att
RFK:s särskilda policy tydligare bör framgå. Från intendenturenheten
Förs. 1982/83:25
20
anses att anvisningarna inte behandlas seriöst eftersom många uppgiftslämnare
inte tänker igenom alla sina behov vid budgettidpunkten utan
kommer successivt under året med ytterligare krav.
Den arbetstid som enligt enkätsvaren krävs för anslagsframställningen
är mycket varierande:
— enheten för riksdagstryck 2 persontimmar
— riksdagsbiblioteket, upplysningstjänsten, kammarkansliet 2—3 persondagar
—
intendenturenheten 25 — 30 persondagar
— administrativa enheten ca 70 persondagar för anslagsberäkning av
littera A, B, C och E
— utskottskanslierna 2 — 3 persontimmar var högst en dag i de fall man
begärt nya tjänster.
Inom den administrativa enheten sker huvuddelen av arbetet med den
inre riksdagsförvaltningens anslagsframställning. Information, utarbetande
av anvisningar, granskningsarbete och MBL-förhandlingar ingår ej i
ovannämnda arbetstid, men uppges kräva ca 25 persondagar.
Kostnader för löner, sjukvård, reseersättningar till personalen m. m.
beräknas helt inom den administrativa enheten; betr. övriga poster kommer
beräkningarna från olika enheter och sammanräknas av den administrativa
enheten. Exempelvis beräknas anslagen A3 (Riksdagsledamöters
deltagande i Europarådets verksamhet), A5 (Parlamentariska delegationer),
A7 (Representation m. m.) och A8 (Bidrag till riksdagens parlamentariska
grupp) av riksdagens internationella sekretariat. Anslaget B2
(Kostnader för riksdagstrycket m. m.) beräknas av enheten för riksdagstryck
och B5 (Nytt riksdagshus) av intendenturenheten.
I övrigt bidrar enheterna och sektionerna med beräkning av olika delposter,
t. ex. riksdagsbiblioteket med medel för bokinköp och bokbindning
och sektionen teknisk service med medel för underhåll av kontorsmaskiner
m. m. (båda är delposter under expenser under anslaget Bl Förvaltningskostnader).
Om någon enhet begär att få permanent personalförstärkning
ger de en utförlig motivering i sin anslagsframställning. Därutöver äskar
enheterna medel för olika typer av engångsbehov, t. ex. skräddarsydd
utbildning eller anskaffning av speciella inventarier.
Anslagsframställningen är således i huvudsak formulerad i kostnadsslagstermer.
I vissa delar är den också kostnadsställeorienterad, t. ex. vad
gäller utskottens studieresor utom Sverige.
Vid praktiskt taget samtliga enheter informeras personalen om budgetarbetet
vid sidan om den fackliga behandlingen. Detta sker vanligen flera
gånger vid enhetsmöten, personalträffar, ”sittningar” etc.
De fackliga organisationerna informeras inte särskilt av enheterna. Man
förutsätter att RFK:s administrativa enhet centralt tar kontakt med personalorganisationerna.
Förs. 1982/83:25
21
Bearbetning och ställningstagande
När anslagsframställningen för den inre riksdagsförvaltningen är färdig
är RFK att likna vid ett budgetdepartement. Budgetgranskningen äger
huvudsakligen rum inom kanslisektionen på RFK:s administrativa enhet
och går till på följande sätt.
Vissa A-anslag1 är av den karaktären att egentlig prövning ej sker inom
budgetprocessens ram utan i särskild ordning. Detta gäller t. ex. grunderna
för arvoden och reseersättningar till riksdagens ledamöter, stödet till partigrupperna
m. m.
Där riktig prövning kan ske, t. ex. då riksdagen ger bidrag, görs detta.
Prövningen sker i olika steg inom RFK. Slutprövningen på tjänstemannanivån
görs tillsammans med förvaltningsdirektören.
Vad gäller B-anslagen sker sedvanlig budgetprövning. Där inte avtal
m. m. styr, granskas de olika anslagsäskandena vid olika genomgångar
med berörda personer inom organisationen. Stora sådana poster är Lokalkostnader
och Expenser.
Eftersom löne- och pensionssektionen inom RFK:s administrativa enhet
helt sköter om löneräkningen i anslagsframställningen är samma
granskning ej aktuell på denna punkt.
Enligt enkätresultatet har flera RFK-enheter men inte något utskott —
såvitt de känner till — under de senaste fem åren fått sina äskanden
ändrade innan anslagsframställningen lagts fram för förvaltningsstyrelsen.
Utskottens önskemål om permanent personalförstärkning har dock i
allmänhet inte prövats inom budgetprocessens ram.
Personalorganisationerna bereds på ett tidigt stadium att ta del av den
budget som håller på att växa fram. De kan då lägga sina synpunkter och
ange sina målsättningar för arbetet. Kontakterna avslutas med en formell
MBL-förhandling.
När arbetet har kommit så långt är man framme vid början av december
månad.
Det slutgiltiga ställningstagandet till budgeten tas i början av december
då budgeten för budgetår 1 beslutas av förvaltningsstyrelsen. Därefter
sänder RFK hela budgeten till budgetdepartementet där den fogas till den
övriga budgetpropositionen.
Enheterna får kännedom om förvaltningsstyrelsens ställningstagande
till budgeten genom att kontakta förvaltningsledningen, genom styrelseprotokoll
eller genom att studera budgetpropositionen. Enkätresultatet
tyder på att det är tveksamt om alla enheter får kännedom om förvaltningsstyrelsens
ställningstagande.
1 A-anslagen är riksdagens anslag. B-anslagen är den inre riksdagsförvaltningens
anslag.
Förs. 1982/83:25
22
Riksdagens behandling
Behandling av den inre riksdagsförvaltningen budget sker i konstitutionsutskottet
(KU). Efter utskottsbehandling tas den upp till riksdagsbehandling
och riksdagsbeslut.
Internbudget
F. n. har inte den inre riksdagsförvaltningens enheter några internbudgeter
i egentlig mening, dvs. i form av ett åtagande att uppfylla målen för
verksamheten inom en viss kostnadsram.
Resultatet av processen med anslagsframställning, granskning och riksdagsbeslut
är en noggrann uppräkning av olika kostnadsslagsorienterade
poster. Dessa återfinns i RGK:s redovisningsrapporter. De beräknade
beloppen under de olika posterna motsvaras inte av ett åtagande från
enheterna att för varje enskilt kostnadsslag hålla sig inom den beräknade
ramen. Utfallsbelopp erhålls dock månatligen från RGK. Ett exempel
visas i tabell I.
Intendenturenhetens inköpsintendent grupperar om RGK:s poster i och
för den månatliga redovisning som han själv sammanställer och skickar ut.
Tabell I. Exempel på RFK:s budgetstruktur frän RGK:s redovisning
Anslag Bl Anvisat för 1981/82
B 1.2 |
Lönekostnader |
|
2.2.2 |
Tjäntemän vid riksdagens förvaltningskontor |
20 239 800 |
a) avlöningar |
17 475 800 |
|
b) ers. för konsultuppdrag |
50 000 |
|
c) ers. för annat uppdrag |
— |
|
d) retroaktiva avlöningar |
— |
|
e) avlöningar till lokalvårdare |
2 714 000 |
|
f) retroaktiva avlöningar till lokalvårdare |
— |
|
B 1.8 |
Expenser |
|
1.1.8 |
Transporter |
60 000 |
a) div omflyttningar (gemensam service m. fl.) |
30 000 |
|
b) transporter (gemensam service m. fl.) |
— |
|
c) transporter (biblioteket) |
30 000 |
|
d) porton |
— |
|
B 1.10 |
Publikationstryck |
378 000 |
2.1.1 |
Rast, Raft, skrivregler m m. |
1 000 |
2.1.2 |
Kataloger |
80 000 |
2.1.3 |
Riksdagsnytt |
25 000 |
2.1.4 |
Biblioteket, bibliografi över svenska offentliga |
|
m. m |
200 000 |
|
2.1.5 |
Övrigt |
72 000 |
a) fickkalendrar |
55 000 |
|
b) lönetariffer, särtryck m. m. |
1 000 |
|
c) broschyrer |
5 000 |
|
d) vykort, nyårskort, medlemskort m. m. e) facklitteratur (skyddskommitté, div. grupper |
10 000 |
|
m. fl.) |
1 000 |
Förs. 1982/83:25
23
(Då kompletteras beloppen på RGK:s rapport med belopp för fakturor
och beställningar som inträffat efter den tidpunkt då RGK gjort sin redovisning.
) Posterna på RGK:s rapport grupperas då om på vissa enheter/
funktioner, där det finns ett speciellt verksamhetsansvar.
De enheter/funktioner som får en budget genom inköpsintendentens
försorg är intendenturenheten centralt, bevakning/driftvärn, gemensam
service, teknisk service, förrådet, tryckeriexpeditionen, reprocentralen/
citografen, snickeriverkstaden, ADB-verksamhet, utbildning, riksdagens
utåtriktade information, skoltjänsten, riksdagsbiblioteket, upplysningstjänsten,
tidningen Från Riksdag & Departement.
För tidningsredaktionen redovisas samtliga kostnader dvs. lönekostnader,
sjukvård, reseersättningar, lokalkostnader, tryck m. m. Med undantag
för tidningsredaktionen redovisas för var och en av ovannämnda enheter/funktioner
(kostnadsställen) budgetbelopp endast för de speciella aktiviteter
som man ansvarar för. Således upptas ej poster för löner, arvoden,
sjukvård, resor, utbildning, bokinköp, inventarier etc. I tabell 2 ges ett
exempel på en sådan delbudget.
Det skall särskilt noteras att den här typen av delbudget inte blir aktuell
för vare sig A-anslagen eller för kammarkansliet eller utskotten.
Tabell 2. Exempel på RFK:s budgetstruktur från RFK:s bearbetning av
RGK:s redovisning
ANSVARSOMRÅDE: RIKSDAGSBIBLIOTEKET
Litterat/Anslag Anslag/
XVI budgetåret
1981/82
Expenser
B 1.8/
1.8/1.1.6
c.
e.
a.
b.
d.
f.
8-
h.
bokinköp
bokbindning
porträttsamling
riksd. i övr. bokink.
riksd. i övr. bokbind,
kammarens bokbindn.
utsk. bokbindn.
tidningsprenumerat. (dagl. tidn., tidskr., pressurklipp)
I 470 000
I 470 000
A DB-verksamhet
B 1.8/2.2.1
b. libris, försöksverksamhet
60 000
Publikationstryck
B 1.10/2.1.4
bibliografi över sv. off. publ.,
förteckning över nyförvärv m. m.
200 000
B
1.8/1.1.8c
transporter
30 000
Förs. 1982/83:25
24
Budgetuppföljning
RGK:s redovisning över ställningen på olika anslag/budgetposter ger
inte tillräcklig information anser intendenturenheten och upplysningstjänsten
i enkätsvaren. Båda enheterna anser att en dispositionsbokföring
behövs, dvs. att redovisningen bör inkludera gjorda men ännu ej betalda
beställningar. Skälet är att RGK:s nuvarande utbetalnings- och bokföringsrutin
kan ta upp till två veckor, varför den månatliga redovisningen
i sämsta fall kan släpa efter sex veckor. RGK:s redovisning kompletterad
med inköpsintendentens nuvarande dispositionsredovisning anses sålunda
ge tillräcklig information. Även övriga enheter inom RFK uppskattar
att få inköpsintendentens bearbetning av RGK:s rapport.
Enheterna tillfrågades också i enkäten om vad de gör internt när en
anslags- eller budgetpost håller på att överskridas (utan att någon form av
godkännande föreligger). Inom de enheter som besvarat frågan informerar
man direkt berörd personal samt diskuterar överskridandet internt. Därefter
föreligger olika handlingsalternativ: inköpen stoppas, befarat överskridande
anmäls till förvaltningsdirektören, förslag läggs fram om extra
resurstilldelning. Det är tämligen vanligt att man tar kontakt med RFK:s
administrativa enhet i överskridandefrågor.
Endast intendenturenheten och riksdagsbiblioteket har under de senaste
fem budgetåren gjort en skriftlig framställning om tilläggsmedel. Framställningarna
har bl. a. gällt lokalbehov, transporter, hyror, ADB-behandling
m. m.
När administrativa enheten blir varse att RFK håller på att överskrida
någon anslagspost, utröner man orsakerna och anmäler i förekommande
fall överskridandet till förvaltningsstyrelsen. En skriftlig framställning har
gjorts rörande medel för det allmänna kyrkomötet.
Inom utskottskanslierna förekommer budgetuppföljning i egentlig mening
inte. Genom RGK:s redovisning (den enda redovisning de får) får
utskotten reda på kostnadsutfallet för utskottsresoma. Från utskottens
sida har man inte efterfrågat ytterligare redovisning. Det har aldrig hänt att
något utskott under året gjort någon skriftlig framställning till RFK om
extra resurser utom i fråga om anställning av personal.
Inköpsintendenten för den inre riksdagsförvaltningen har som riktlinje
att utgifterna för de enskilda delposterna under Expenser bör hålla sig
inom de budgeterade ramarna. Det finns dock flexibilitet att låta över- och
underskridanden utjämna varandra, så länge man håller sig inom den
totala budgetramen för Expenser. Detta förekommer också.
2.2.1.2 Riksdagens ombudsmän, riksdagens revisorer, Nordiska rådets
svenska delegation
A nslagsframställning
Samtliga utom NR tillämpar utöver budgetdepartementets och RFK:s
Förs. 1982/83:25
25
anvisningar även den av RRV utarbetade budgethandboken. RR använder
även vissa andra petitor, bl. a. från RRV och statskontoret, som förebilder.
Flertalet anser att RFK:s anvisningar i allmänhet är tillfredsställande,
men att anvisningarna även bör innehålla en mall för anslagsframställningens
rubriker och tabeller. RR önskar även enhetliga normer för framräkning
av anslagsposten för löner.
Två verk önskar att redovisningen av jämställdhetsarbetet och utbildningsbehovet
bör ske på annat sätt. JO föreslår särskilda anvisningar om
en kortare och mer komprimerad redovisning av dessa frågor för riksdagens
mindre verk.
JO har en årlig verksamhetsplanering, vilken normalt inte kopplas ihop
med budgetarbetet mer än att större framtida förändringar tas upp till
behandling och budgeteras. RR har inte någon årlig versamhetsplanering
som är kopplad till budgetarbetet. Från NR uppges att den verksamhetsplanering
som delegationen kan påverka i huvudsak sker i samband med
budgetarbetet och påpekar att Nordiska rådets verksamhet planeras i
samråd mellan fem länder.
Samtliga verk kontaktar RFK under budgetarbetet, bl. a. angående beräkning
av lönekostnader och beträffande kraven på besparingar. JO
samråder även med riksdagens JO-delegation angående anslagsframställningen.
Samtliga verk informerar personalen om budgetarbetet och den slutliga
anslagsframställningen vid sidan om den fackliga behandlingen. Information
lämnas vid interna veckomöten, vid kanslimöten och vid informella
samråd. De fackliga organisationerna informeras vid samtliga verk om
budgetarbetet, vid flertalet verk vid flera tillfällen. Samtliga förhandlar
enligt MBL med de fackliga organisationerna.
Exempel på anslagsframställning visas i tabell 3.
Tabell 3. Exempel pä anslagsframställning: JO:s anslag, förslag och
huvudförslag
Anslag 1981/82 |
Beräknad ändring Förslag 1982/83 1 |
Beräknad ändring Huvudförslag 1982/83 2 |
|
A nslag, förslag |
10 385 000 |
+ 853 000 |
+ 631 000 |
Sjukvård |
31 000 |
+ 3 000 |
+ 3 000 |
Reseersättningar |
240 000 |
+ 30 000 |
+ 30 000 |
Lokalkostnader |
1 164 000 |
+ 118 000 |
+ 118 000 |
Expenser |
700 000 |
+ 75 000 |
+ 25 000 |
12 250 000 |
+ 1 079 000 |
+ 807 000 |
|
(13 599 000) |
(13 327 000) |
Förs. 1982/83:25
26
Samtliga verk kontrollerar internt att anslagsframställningen upprättats
i överensstämmelse med budgetdepartementets och RFK:s anvisningar,
och att belopp och summor stämmer. Lättillgänglighet i fråga om disposition
och språkbruk i anslagsframställningen granskas internt av flertalet
verk.
Följande organ/befattningshavare tar ställning till anslagsframställningarna
vid resp. verk:
— JO: JO i plenum
— RR: Revisorerna i plenum
— NR: Kanslichefen och delegationens arbetsutskott.
Följande befattningshavare skriver under anslagsframställningen (som
därefter överlämnas till RFK):
— JO: Chefs-JO och chefen för administrativa enheten
— RR: Ordförande och föredragande
— NR: Delegationens ordförande och kanslichefen.
Bearbetning och ställningstagande
Anslagsframställningarna från JO, RR och NR granskas av kanslisektionen
på RFK:s administrativa enhet. RFK har i regel kontakter med
verken ang. deras resp. anslagsframställning innan förvaltningsstyrelsen
tar ställning.
Enligt kanslisektionen gör RFK endast en översiktlig kontroll av verkens
beräkning vad gäller löneomräkning. Om det är problem så tar man
underhandskontakt. RFK påpekar dock att anvisningarna om nedskärning
med 2 % inte konsekvent tillämpats. I övrigt sker en genomgång av
yrkandena. Prövningen inriktas främst på eventuella äskanden om personalökning
eller oganisationsförändringar. Även andra poster som RFK
pekat på särskilt i sina anvisningar granskas. Kontakter tas då med resp.
verk för att man skall komma fram till ett gemensamt ställningstagande.
Enligt intervjuerna med verken har RFK:s granskning sällan resulterat i
prutningar.
Förvaltningsstyrelsen tar det slutliga beslutet om verkens budget. Därefter
sänder RFK materialet till budgetdepartementet, där det fogas till
den övriga budgetpropositionen.
Riksdagens behandling
Behandling av RR:s budget sker i finansutskottet (FiU). JO:s och NR:s
budgetar behandlas av KU.
Utskottsbehandlingen är normalt mycket kortfattad. Några motioner
brukar t. ex. inte väckas med anledning av anslagsframställningarna från
dessa verk.
Det kan dock nämnas att vid FiU:s behandling våren 1982 av RR:s
anslag föreslog utskottet, på initiativ från RR, en ändrad och mindre
långtgående detaljstyrning av RR:s anslag. I likhet med vad som skett med
Förs. 1982/83:25
27
många myndighetsanslag budgetåret 1981/82 föreslog utskottet att RR:s
anslag endast skulle uppdelas i anslagsposterna Förvaltningskostnader
och Lokalkostnader. Utgifterna för löner och representation föreslogs
dock bli maximerade. Avsikten med denna uppdelning var att möjliggöra
en mera flexibel och effektiv användning av resurserna. Riksdagen beslutade
i enlighet med utskottets förslag.
Efter utskottsbehandling följer riksdagsbehandling och riksdagsbeslut.
Internbudget
JO:s, RR:s och NR:s internbudgetar har en likartad grundstruktur.
Samtliga verk anser sin verksamhet vara för liten för att en uppdelning av
budgeten på kostnadsställen eller program skulle vara aktuell.
Verkens internbudgetar upptar poster för arvoden (ej JO), löner, sjukvård,
reseersättningar, lokalkostnader och expenser, de flesta ytterligare
uppdelade i ett antal underrubriker. Därutöver finns för NR:s del anslaget
D8, Andel i gemensamma kostnader för Nordiska rådet. Anslaget är
underuppdelat i två poster: arvoden och löner samt förvaltningskostnader,
båda med ytterligare underrubriker.
För var och en av internbudgetens olika poster erhålls månatlig redovisning
i RGK:s rapport.
Budgetuppföljning
JO och NR anser i enkätsvaren att de får tillräcklig information om
ställningen på olika anslag/budgetposter genom RGK:s redovisning. RR
anser dock inte att denna information ger tillräckligt aktuell bild av anslagsbelastningen.
Såväl RR som NR har en egen dispositionsbokföring
för att hålla sig å-jour med anslagsbelastningen.
1 det följande skall redovisas vad verken gör internt när belastningen på
en anslagspost håller på att överskridas och om vilka rutiner som tillämpas
vid överskridanden.
— JO: De budgetposter som JO själva kan påverka bevakas på sådant sätt
att överskridanden i möjligaste mån undviks.
— RR: Legala överskridanden av arvoden, löner, sjukvård, lokaler: ingen
åtgärd. Expenser och reseanslag kan, med den planering som
tillämpas, normalt inte överskridas enligt RR. Oförutsedda stora
utgiftsbehov: begäran om tillstånd att överskrida.
— NR: Arbetsutskottet underrättas. I första hand undersöks möjligheter
na
att genom återhållsamhet undvika överskridande. Om detta inte
är möjligt underrättas RFK skriftligen.
Samtliga verk tar kontakt med RFK om en anslagspost håller på att
överskridas (bortsett från överskridanden som beror på kostnader för
avtalsenliga löne- och hyreshöjningar).
Förs. 1982/83:25
28
Under de senaste fem åren har endast RR gjort skriftlig framställning
om tilläggsanslag. RR:s framställning gällde expenser.
2.2.1.3 Riksgäldskontoret
A nslagsförslag
RGK tillämpar budgetdepartementets årliga anvisningar samt den av
RRV utarbetade budgethandboken.
Verksamhetsplaneringen kopplas tids- och arbetsmässigt ihop med budgetarbetet.
I RGK:s enkätsvar redovisas som exempel planeringen för
budgetåret 1982/83.
Vissa långsiktiga problem som berör budgetåret 1982/83 togs upp redan
under verksamhetsplaneringen våren 1981. Under september 1981 anordnades
en konferens där man diskuterade förutsättningar och inriktning för
kontorets verksamhet de närmaste åren samt de problem som tagits upp
under vårens planeringsomgång.
Arbetet med sj‘älva anslagsförslaget fortsatte under oktober 1981 då
riksgäldsdirektören hade genomgångar med de olika enheterna. Samtidigt
utarbetades en redogörelse för verksamhetens omfattning och inriktning i
stort under det kommande budgetåret. 1 slutet av november slutbehandlade
riksgäldsfullmäktige anslagsförslaget för budgetåret 1982/83.
MBL-förhandling ägde rum om förslaget och personalen informerades
via internt informationsblad från administrationsenheten.
Bearbetning och ställningstagande
RGK:s anslagsförslag granskas internt med avseende på kontrollräkning
och överensstämmelse med budgetdepartementets anvisningar.
Riksgäldsfullmäktige tar ställning till anslagsförslaget och fullmäktiges
ordförande tillsammans med riksgäldsdirektören skriver under förslaget.
Anslagsförslaget skickas av RGK direkt till budgetdepartementet, där
det fogas till övriga anslag på riksdagsområdet.
Riksdagens behandling
Behandlingen av RGK:s anslagsförslag sker i FiU. Efter utskottsbehandling
följer riksdagsbehandling och riksdagsbeslut.
Vid utskottsbehandlingen av riksgäldsfullmäktiges förslag för budgetåret
1982/83 lämnade FiU en utförlig redovisning av sitt ställningstagande
anslagspost för anslagspost. Utskottet föreslog därvid vissa nedskärningar
av de förslag som fullmäktige lämnat. Utskottsbetänkandet kom därigenom
att innehålla fler riktlinjer om medelsdispositionen än vad som tidigare
varit vanligt. Utskottet uttalade också att fullmäktige inför budgetåret
1983/84 bör upprätta en anslagsframställning utformad enligt det s.k.
huvudalternativet.
Förs. 1982/83:25
29
Riksdagen beslutade i enlighet med utskottets förslag.
Under budgetåret 1982/83 inkom riksgäldsfullmäktige med förslag om
medel på tilläggsbudget.
Internbudget
Utifrån riksdagsbeslutet gör RGK upp en verksamhetplan innehållande
bl. a. en internbudget. I RGK :s enkätsvar beskrivs planeringsprocessen på
följande sätt:
Detaljplaneringen för budgetåret 1982/83 gjordes under våren 1982. I
mitten av februari 1982 deltog ett 20-tal personer i ett heldagssammanträde
där man bl. a. diskuterade mål och medel för upplåning, låneförvaltning
och lönsparandet. Dessutom diskuterades anslags- och resursfrågor, uppläggningen
av vårens planeringsarbete samt användandet av planeringssamtal
som ett led i detta arbete. Planeringsarbetet under våren var uppdelat
i flera etapper. Under den första etappen, som avslutades den 1 april,
hade de olika enheterna till uppgift att utarbeta en PM där verksamheten
under år 1981 utvärderades och där förslag till förändringar skulle framföras.
Efter det att FiU avgivit sitt betänkande i anslutning till fullmäktiges
anslagsförslag för 1982/83 gav riksgäldsdirektören ut planeringsdirektiv
för detaljplaneringen av verksamheten under det kommande budgetåret.
Enheterna skulle redovisa aktivitetsplaner, personalbehov (i anslutning till
en preliminär dimensionering) och utbildningsbehov. Under juni 1982
bearbetades enheternas planer av administrationsenheten, som tog fram
förslag till slutlig dimensionering av enheterna, internbudget, plan för
administrativ utveckling (AU-plan) och utbildningsplan.
Förhandlingar förs med de lokala arbetstagarorganisationerna. Internbudget
och dimensionering fastställs av fullmäktige, AU-plan och utbildningsplan
av riksgäldsdirektören.
RGK:s internbudget består av ett 25-tal kostnadsslagsorienterade delbudgeter
med en kostnadsansvarig per delbudget. En fullständig budgetering
på kostnadsställe eller kostnadsbärare förekommer inte. Inom den
totala budgetramen får riksgäldsdirektören besluta om justeringar. Om en
kostnadsansvarig får problem med att hålla nödvändiga kostnader inom
den fastställda ramen kontaktas administrationsenheten som undersöker
om möjligheter till justering av delbudgeterna finns. Efter föredragning
kan riksgäldsdirektören besluta i sådant ärende.
2.2.1.4 Riksbanken
RB:s ekonomiska planering skiljer sig helt från den övriga riksdagsförvaltningens.
Bakgrunden är att RB:s verksamhet inte har någon motsvarighet
inom vanliga statsmyndigheter och att RB inte begär anslag av
riksdagen utan finansierar sin verksamhet med egna resurser.
Förs. 1982/83:25
30
Planeringsinstrumenten i RB skiljer sig därmed också från vad som
används i flertalet myndigheter. De viktigaste administrativa styrmedlen
är
— en treårig verksamhetsplan med tyngdpunkt på personalresurser
— en treårig plan för administrativ utveckling (AU-plan)
— en flerårig plan för investeringar i fastigheter.
Ansvaret för att ta fram verksamhetsplanen åvilar bankens administrativa
avdelning. Direktiven ges ut i september månad och innehåller förutom
ledningens anvisningar också riktlinjer för planeringsarbetet. Själva
arbetet med verksamhetsplanen sker ute på de olika avdelningarna varefter
sammanställning sker centralt. Planeringsarbetet sker i samarbete med
personalens fackliga företrädare. MBL-förhandling äger rum. Efter beredning
inom riksbanksledningen fastställs planen av direktionen och fullmäktige
för nästkommande verksamhetsår (lika med kalenderår). Verksamhetsplanen
spänner över flera år men personalstaten fastställs för ett
år i taget. Denna form av verksamhetsplanering har i stort sett tillämpats
i samma former sedan år 1976.
Planeringen för administrativ utveckling omfattar två områden: dels
allmän rationaliseringsverksamhet, dels ADB-verksamhet. Varje år görs
en översiktlig kartläggning över de behov som finns inom banken och
detta leder fram till en plan över projekt bland vilka prioritering görs.
Denna plan fastställs av bankens direktion och är således en rullande
3-årsplan för administrativ utveckling.
En samordning mellan de olika planeringsrutinerna liksom en översättning
av planerna till ekonomiska termer saknas. En sådan översättning
förutsätter enligt vad RB har angivit i skriften Sveriges Riksbank: Planering
av verksamheten 1982 — 84. Bilaga 2.
”att en verksamhet ska rymmas inom en på förhand given ekonomisk ram.
Den bygger vidare på ett delegerat beslutsfattande där budget blivit styrningsinstrument.
1 riksbanken idag finns inte sådana ekonomiska restriktioner,
ej heller har framkommit något alltmänt önskemål om en djupare
delegering av ekonomiska beslut. Således föreligger inte några reella behov
av ett budgeteringssystem, varför ett införande av ett sådant system
enbart skulle bli en administrativ process utan djupare innebörd. Däremot
har framkommit ett visst intresse att försöka införa någon form av budgetsystem
för avdelningskontoren. Ett syfte här skulle var att ge kontoren en
mer självständig ställning och större möjligheter att själva styra sin egen
verksamhet.”
På försök infördes år 1976 ett redovisningssystem som medger uppdelning
på såväl kostnadsslag som kostnadsställe. RB:s kontoplan ansluter
till system S. RB:s huvudbokföring sker i dag manuellt på kortbokföringsmaskiner
och är i flera avseenden helt otidsenlig. Den delrutin som avser
kostnadsredovisning utförs på en av bankens minidatorer. Den utformning
som kostnadsredovisningen haft de senare åren motsvarar dock inte
de reella behoven. Denna del kommer att ändras om ett föreslaget ADBsystem
för utrikesrörelsen och den centrala redovisningen genomförs.
Förs. 1982/83:25
31
2.2.2 Anslagsstrukturen
Beträffande detta delavsnitt har utredningsarbetet utmynnat i att
RFK-utredningen tagit ställning för vissa förslag, som lagts fram för
riksdagens förvaltningsstyrelse den 8 december 1982. Detta delavsnitt
speglar förhållandena till och med december 1982.
2.2.2.1 Befintlig anslagsstruktur
Som framgår av tabell 4 får riksdagen och den inre riksdagsförvaltningen
sina medel anvisade på sammantaget 21 anslag under tre littera. Som
synes är uppdelningen i anslag främst gjord efter kostnadsslag, t. ex. arvoden,
ersättningar, pensioner.
Tabell 4. Befintlig anslagsstruktur
A Riksdagen
Riksdagen
1 Arvoden m. m. till riksdagens ledamöter, förslagsanslag
2 Reseersättningar m. m. till riksdagens ledamöter, förslagsanslag
3 Riksdagsledamöters deltagande i Europarådets verksamhet, förslagsanslag
4 Riksdagsutskottens studieresor utom Sverige, förslagsanslag
5 Parlamentariska delegationer, förslagsanslag
6 Bidrag till studieresor, reservationsanslag
7 Representation m. m., förslagsanslag
8 Bidrag till riksdagens interparlamentariska grupp, förslagsanslag
9 Bidrag till Sällskapet Riksdagsmän och forskare
10 Bidrag till utrikespolitisk informationsverksamhet
11 Kontorshjälp till riksdagsledamöter, förslagsanslag
12 Pensioner åt f. d. riksdagsledamöter m. fl., förslagsanslag
13 Stöd till partigrupper, förslagsanslag
14 Utgivande av otryckta ståndsprotokoll, reservationsanslag
B Den inre riksdagsförvaltningen
Den inre riksdagsförvaltningen
1 Förvaltningskostnader, förslagsanslag
2 Kostnader för riksdagstrycket m. m., förslagsanslag
3 Utgivande av särskilda publikationer, reservationsanslag
4 Riksdagens utåtriktade informationsverksamhet, förslagsanslag
5 Nytt riksdagshus, reservationsanslag
C Allmänt kyrkomöte
1 Allmänt kyrkomöte, förslagsanslag
D Riksdagens verk
Riksgäldskontoret:
1 Förvaltningskostnader, förslagsanslag
2 Vissa kostnader vid emission av statslån m. m., förslagsanslag
3 Administrationskostnader för lönsparandet, förslagsanslag
4 Administrationskostnader i samband med premiering av frivilligt sparande
av överskjutande preliminär skatt, förslagsanslag
5 Riksdagens ombudsmän, justitieombudsmännen, förslagsanslag
6 Riksdagens revisorer och deras kansli, förslagsanslag
Nordiska rådets svenska delegation och dess kansli:
7 Förvaltningskostnader, förslagsanslag
8 Andel i gemensamma kostnader för Nordiska rådet, förslagsanslag
E Diverse
1 Kommittéer m. m., förslagsanslag
2 Utgivning av tidningen Från Riksdag & Departement, förslagsanslag
Förs. 1982/83:25
32
För beslutsfattare, t. ex. riksdagen, torde det generellt sett vara betydligt
svårare att bedöma relationen mellan kostnader och prestationer för en
mängd uppräknade kostnadsslag än att göra motsvarande för ändamål
eller program. Endast ändamålsinriktade anslag torde kunna ge en riktig
uppfattning om storleksordningen av olika åtaganden och en säkrare
grund vad gäller prioritering mellan olika områden. Exempel på ändamålsinriktade
anslag för riksdagen är förvaltningskostnader resp. nytt
riksdagshus.
Ett annat problem är att anslagsstrukturen är svåröverskådlig därigenom
att anslagsposterna är många och grupperade på ett oenhetligt sätt.
Jämfört med andra verksamheter har riksdagen och dess förvaltning
många och förhållandevis små anslagsposter. Bakgrunden är delvis att
vartefter riksdagen har gjort nya åtaganden har nya anslag tillkommit.
Grupperingen är svåröverskådlig på flera sätt. Anslag som på något sätt
har en gemensam grund finns inte alltid samlade. T. ex. utgår både anslagen
Al (arvoden), A2 (reseersättningar) och Al2 (pensioner) enligt den
s. k. ersättningsstadgan, vilken riksdagen beslutar om. Bidrag till partierna
utgår såväl under anslaget All (kontorshjälp) som under anslaget Al3
(stöd till partigrupper). Därtill kommer att även anslagen under littera E
hör till inre riksdagsförvaltningen, trots att deras placering efter riksdagens
verk skulle kunna antyda annat. Anslaget El (kommittéer) är dock
avsett för både den inre riksdagsförvaltningen och RGK.
Vissa anslagsposter är direkt missvisande för den som inte är kunnig om
bakgrunden. Exempelvis är reservationsanslaget B3 (utgivande av riksdagens
årsbok) inte det ändamålsanslag som man skulle kunna förledas att
tro. Där ingår enbart tryckkostnaderna för riksdagens årsbok. Övriga
kostnader för boken såsom lönekostnader, distributionskostnader m. m.
ingår i stället under anslaget El (utgivning av tidningen Från Riksdag &
Departement). Frågan är då om tryckningen av riksdagens årsbok är en så
speciell verksamhet att det finns anledning att skilja den från riksdagens
övriga tryckkostnader? En annan fråga är om det är berättigat med reservationsanslag
i detta fall när en produkt har tagits fram i nuvarande eller
liknande form årligen under mer än ett halvt sekel.
Missvisande är också anslaget El (kommittéer) därigenom att det genom
en muntlig överenskommelse delas mellan den inre riksdagsförvaltningen
och RGK. Kostnaderna för majoriteten av riksdagens kommittéer
hänförs till anslaget El. Arvoden till förslagskommittén hänförs dock till
anslaget Bl (posten arvoden enl. kommittéförordningen) och arvoden till
byggnadskommittén till anslaget B5 (posten arvoden enl. kommittékungörelsen).
Den befintliga anslagsstrukturen med många och beloppsmässigt små
kostnadsslagsposter utgör enligt RFK-utredningens mening ett hinder mot
en övergång till ett mer flexibelt budgetsystem för riksdagen, där kostnadsökningar
på ett område i vissa fall kan motvägas av besparingar på andra.
Förs. 1982/83:25
33
De krav som bör ställas på en ny anslagsstruktur är att:
— anslagen bör vara ändamålsinriktade, dvs. alla utgifter avseende ett
visst ändamål bör föras samman till ett anslag
— ändamålen (programmen) normalt bör vara av viss omfattning
— anslagsuppställningen bör vara överskådlig och logisk vad gäller grupperingen
av olika anslag
— anslagsstrukturen bör vara ett bra arbetsverktyg för de anställda i
budgetsammanhang m. m.
— ett visst anslag bör motsvaras av ett visst ansvarsområde, där det
huvudsakligen finns en beslutsfattare resp. beslutsfattande instans, som
kan göra nödvändiga omprioriteringar inom anslagets ram
— vid en komprimering av nuvarande 21 anslag till ett färre antal kommer
riksdagsledamöter, allmänhet och massmedia att i stadsbudgeten få
mindre information om riksdagens kostnadsposter. Det är viktigt att
relevant information om kostnadsposterna i stället förs fram i anslagsframställning
och budgetproposition. Däremot är det inte givet att
allmänhet och massmedia är betjänta av information om de kostnadsposter
som exakt motsvarar de nuvarande anslagen (se exempelvis vad
som tidigare anförts om B3, utgivande av särskilda publikationer).
2.2.2.2 Förslag till ny anslagsstruktur
Enligt RFK-utredningens mening är det möjligt att skapa en förenklad
anslagsstruktur för riksdagen och dess förvaltning med beaktande av de
krav som redovisats i föregående avsnitt. RFK-utredningens förslag har
sammanförts i tabellform i tabellerna 5 och 6. Nedan kommer var och en
av de föreslagna anslagsposterna att kommenteras särskilt.
Inledningsvis bör dock påpekas att den föreslagna anslagsstrukturen ger
en överskådlig information i statsbudgeten. Den mera detaljerade information
om det praktiska utfallet vilken såväl KU och riksdagen som
allmänheten och massmedia har rätt att kräva bör framgå av andra dokument.
En mera specificerad redovisning måste alltså komma fram i anslagsframställning
och budgetproposition. En sådan mera detaljerad uppspaltning
av anslagen kan dels bestå av beståndsdelarna dvs. 1982/83 års
anslag, dels — efter införande av nytt redovisningssystem — information
i andra termer t. ex. efter kostnadsställen eller kostnadsbärare.
Det föreslagna anslaget AI Ersättningar till riksdagens ledamöter m. m.,
förslagsanslag, baseras på att ledamöternas aktivitet inom riksdagen är ett
ändamål, där ersättningar m. m. betalas ut enligt speciella författningar
och riksdagsbeslut. De befintliga anslagen A1, A2 och A12 grundas således
på 1971 års ersättningsstadga (omtryck i RFS 1982:2), det befintliga anslaget
A3 grundas på bestämmelser från år 1981 (RFS 1981:1) och det befintliga
anslaget A5 grundas på förslag från talmanskonferensen. Det befintliga
anslaget A7 grundas till en viss del på förslag från talmanskonferen
-
7 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
34
Tabell 5. Förslag till ny anslagsstruktur
Nuvarande anslag
A 1 Arvoden m. m. till riksdagens ledamöter,
förslagsanslag
A 2 Reseersättningar m. m. till riksdagens
ledamöter, förslagsanslag
A 3 Riksdagsledamöters deltagande i
Europarådets verksamhet,
förslagsanslag
A 5 Parlamentariska delegationer, förslagsanslag
A 7 Representation m. m., förslagsanslag
A
12 Pensioner åt f. d. riksdagsledamöter
m. fl., förslagsanslag
A 4 Riksdagsutskottens studieresor utom
Sverige, förslagsanslag
A 6 Bidrag till studieresor, reservationsanslag
A
8 Bidrag till riksdagens interparlamentariska
grupp, förslagsanslag
A 9 Bidrag till Sällskapet Riksdagsmän
och forskare
A 10 Bidrag till utrikespolitisk informationsverksamhet
A
11 Kontorshjälp till riksdagsledamöter,
förslagsanslag
A 13 Stöd till partigrupper, förslagsanslag
B
I Förvaltningskostnader, förslagsanslag
B
2 Kostnader för riksdagstrycket
m. m., förslagsanslag
B 3 Utgivande av särskilda publikationer,
reservationsanslag
B 4 Riksdagens utåtriktade informationsverksamhet,
förslagsanslag
E I Kommittéer m. m., förslagsanslag
E 2 Utgivning av tidningen Från Riksdag
& Departement, förslagsanslag
A
14 Utgivande av otryckta ståndsprotokoll,
reservationsanslag
B 5 Nytt riksdagshus, reservationsanslag -
Förslag till anslag
A 1 Ersättningar till riksdagens ledamöter
m. m.,
förslagsanslag
A 2 Riksdagsutskottens studieresor utom
Sverige, förslagsanslag
A 3 Bidrag till studieresor,
reservationsanslag
A 4 Bidrag till viss verksamhet,
förslagsanslag
A 5 Bidrag till partigrupper,
förslagsanslag
A 6 Förvaltningskostnader,
förslagsanslag
A 7 Utgivande av otryckta ståndsprotokoll,
reservationsanslag
A 8 Nytt riksdagshus, reservationsanslag -
sen, till en viss del av riksdagsbeslut om representationsbidrag som skall
utgå till talmannen och vice talmännen (KU 1980/81:6, rskr 16, RFS
1982:2).
Fördelen med en sammanföring av de befintliga anslagen Al, A2, A3,
A5, A7 och A12 är i första hand förenkling och överskådlighet och i mycket
liten grad en föreställning om att kostnadsökningar på ett område skall
kunna motvägas av besparingar på andra.
Det föreslagna anslaget A2, Riksdagsutskottens studieresor utom Sverige,
förslagsanslag, motsvarar exakt det befintliga anslaget A4. Anslags
-
Förs. 1982/83:25
35
Tabell 6. Översättningstabell
Nuvarande anslag Förslag till anslag
A I Arvoden m. m. till riksdagens ledamöter. A I
förslagsanslag
A 2 Reseersättningar m. m. till riksdagens Al
ledamöter, förslagsanslag
A 3 Riksdagsledamöters deltagande i Europarådets A I
verksamhet, förslagsanslag
A 4 Riksdagsutskottens studieresor utom Sverige, A 2
förslagsanslag
A 5 Parlamentariska delegationer, förslagsanslag Al
A 6 Bidrag till studieresor, reservationsanslag A 3
A 7 Representation m. m., förslagsanslag Al
A 8 Bidrag till riksdagens interparlamentariska A 4
gru pp. förslagsanslag
A 9 Bidrag till Sällskapet Riksdagsmän och forskare A 4
A 10 Bidrag till utrikespolitisk informations- A 4
verksamhet
A 11 Kontorshjälp till riksdagsledamöter, A 5
förslagsanslag
A 12 Pensioner åt f. d. riksdagsledamöter m. fl., A 1
förslagsanslag
A 13 Stöd till partigrupper, förslagsanslag A 5
A 14 Utgivande av otryckta ståndsprotokoll, A 7
reservationsanslag
Bl Förvaltningskostnader, förslagsanslag A 6
B 2 Kostnader för riksdagstrycket m. m., A 6
förslagsanslag
B 3 Utgivande av särskilda publikationer, A 6
reservationsanslag
B 4 Riksdagens utåtriktade informations- A 6
verksamhet, förslagsanslag
B 5 Nytt riksdagshus, reservationsanslag A 8
E I Kommittéer m. m., A 6
E 2 Utgivning av tidningen Från Riksdag & A 6
Departement, förslagsanslag
beräkningen grundas på uppgifter sorn lämnas av utskotten. Från olika
håll redovisas önskemål om en särredovisning av detta anslag.
Det föreslagna anslaget A3, Bidrag till studieresor, reservationsanslag,
motsvaras exakt av det nuvarande anslaget A6. Anslagsberäkningen grundas
på talmanskonferensens förslag. Med hänsyn härtill samt att bidrag till
studieresor bör vara ett reservationsanslag anser RFK-utredningen att det
inte finns någon grund för att sammanföra denna post med det föreslagna
anslaget A2 (förslagsanslag).
Det föreslagna anslaget A4 Bidrag till viss verksamhet, förslagsanslag,
består av de befintliga anslagen A8, förslagsanslag, A9 och A10, obetecknade
anslag. Styrelsen för riksdagens interparlamentariska grupp, styrelsen
för Sällskapet Riksdagsmän och forskare (RIFO) resp. riksdagens
internationella sekretariat gör anslagsberäkningen. RFK-utredningen har
gjort den bedömningen att ändamålen med de nuvarande anslagsposterna
inte är väsensskilda och att en förenkling kan uppnås genom en sammanföring.
För att även fortsättningsvis få den effekten att de nuvarande
obetecknade anslagen är beloppsmässigt fixerade bör man i anslagsdirektiven
(riksdagens regleringsbrev) högstsätta dessa poster.
Förs. 1982/83:25
36
Det föreslagna anslaget A5 Bidrag till partigrupper, förslagsanslag,
består av de befintliga förslagsanslagen All och A13. All grundas på
beslut av 1975/76 års riksmöte (KU 1975/76:35 rskr 148)och A13 på beslut
av 1978/79 års riksmöte (KU 1978/79:29 rskr 263). Utredningen anser att
ändamålet är likartat, att utbytbarhet väl kan tänkas mellan de båda
komponenterna i partigruppsstödet samt att en förenkling kan åstadkommas
genom en sammanföring.
Det föreslagna anslaget A6 Förvaltningskostnader, förslagsanslag, består
av de befintliga anslagen Bl, B2, B3, B4, El och E2. Samtliga är
förslagsanslag utom det befintliga anslaget B3 som är reservationsanslag.
Som har redovisats i föregående avsnitt har RFK-utredningen dock inte
funnit skäl för att kostnaderna bakom anslaget B3 tidsmässigt skulle vara
så obestämbara att ett reservationsanslag är motiverat.
Den kraftiga sammanslagningen av befintliga anslag till ett enda nytt
anslag A6 baseras på att förvaltningskostnaderna kan ses som en relativt
omfattande ram, där all förvaltning inkl. service till riksdagen skall inrymmas.
Från detta ändamål vöre det ologiskt att särskilja fragment såsom
vissa informationskostnader eller vissa tryckkostnader och framhäva dessa
som egna anslag. Tvärtom råder en stark grad av utbytbarhet mellan de
olika komponenterna inom det föreslagna anslaget A6. Den föreslagna
sammanslagningen till ett enda stort förvaltningskostnadsanslag motsvarar
också den gängse specifikationsgraden för myndigheterna i statsbudgeten.
Vad gäller det nuvarande anslaget El har tidigare överenskommits med
RGK om en uppdelning av detta anslag. Fortsättningsvis bör dock RFK:s
del ingå i det föreslagna förvaltningskostnadsanslaget och på motsvarande
sätt RGK:s del i RGK:s förvaltningsanslag. Det faktum att såväl förvaltningsstyrelsen
som talmanskonfrensen och utskotten kan besluta att tillsätta
en kommitté gör visserligen att det kan bli svårt för RFK att ta ansvaret
för hela denna post, men RFK-utredningen har gjort den beeömningen att
det är förvaltningsstyrelsen som tillsätter de flesta kommittéerna och förbrukar
det ojämförligt största beloppet.
Det föreslagna anslaget A7, Utgivande av otryckta ståndsprotokoll,
reservationsanslag, motsvarar exakt det befintliga anslaget A14. Anslaget
disponeras f. n. av RGK. Enligt utredningens mening bör ansvaret för
detta anslag föras över till RFK. Inom RGK är man positiv till en sådan
överföring, t. ex. vid budgetårsskiftet den 1 juli 1983. De med anslaget
sammanhängande uppgifterna består främst av kontakter med forskare
och uppges av RGK vara föga arbetskrävande. Det kan nämnas att intäkterna
från försäljningen av ståndsprotokollen f. n. redovisas under den
inre riksdagsförvaltningen.
Det föreslagna anslaget A8, Nytt riksdagshus, reservationsanslag, motsvarar
exakt det befintliga anslaget B5.
Förs. 1982/83:25
37
2.2.2.3 Beslut om ny anslagsstruktur
RFK-utredningen tog den 17 november 1982 ställning för förslaget om
en ny anslagsstruktur (enligt avsnitt 2.2.2.2) och initierade att det pågående
budgetarbetet med anslagsframställningen för budgetåret 1983/84 skulle
kompletteras med en anslagsframställning även i termer av den nya anslagsstrukturen.
Anslagsframställningen för riksdagen och den inre riksdagsförvaltningen
för budgetåret 1983/84 lades således fram för förvaltningsstyrelsen
den 8 december 1982. Därvid beslöt riksdagens förvaltningsstyrelse
att den nya anslagsstrukturen fortsättningsvis skall tillämpas.
2.3 Redovisning
1 detta avsnitt beskrivs riksdagsförvaltningens nuvarande redovisningssystem.
I den mån förändringar och beslut har tillkommit så speglas
förhållandena fram till och med december 1982.
2.3.1 Bakgrund
Sedan gammalt har RGK haft redovisningsansvaret inom riksdagsförvaltningen.
Även när RFK inrättades år 1966 bibehöll RGK redovisningsansvaret
och vissa andra ekonomiadministrativa uppgifter för den inre
riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
RGK :s redovisning omfattar sålunda dels XVI huvudtiteln på statsbudgeten
(Riksdagen och dess verk m. m.), dels XVII huvudtiteln (Räntor på
statsskulden, m. m.).
Ur RGK:s synvinkel finns redovisningssystemet beskrivet i en rapport,
Riksgäldskontoret, Ekonomiadministration 1981-04-15''. Mot bakgrunden
av RGK :s upplåningsverksamhet fokuseras beskrivningen av redovisningen
på RGK:s bankmässiga verksamhet. Rapporten ger i korthet följande
beskrivning av redovisningen.
• Bokföringen sker enligt kassamässig princip i journal (dagbok), huvudbok
och för vissa konton specificerat per ”kund” och/eller lån i en
bibok. I huvudbok sker dubbel bokföring. Dessutom sker statistikbokföring
över förvaltningskostnaderna.
Kontoförteckningens huvudstruktur är:
• Ett antal tillgångs- och skuldkonton i en balansräkning, vars huvudsakliga
uppgift är att fortlöpande och dagsaktuellt ge besked om statsskuldens
storlek. Skulden bokförs till nominellt värde. Balansräkningen
omfattar ett antal förskotts- och interimskonton för tillfällig bokföring
1 Upprättad inom Statskonsult AB på uppdrag av RGK.
Förs. 1982/83:25
38
i avvaktan på månatlig eller slutlig avräkning vid t. ex. emission och
dragning eller reglering mot statsbudgetens konto. Ett särskilt konto
finns för avräkning mot statsverket. Detta ger upplysning om aktuell
”fordran på eller skuld till” statsverkets checkräkning.
• I en ”resultaträkning” bokförs på ett antal konton inkomster och utgifter
avseende RGK:s finansverksamhet. Saldot = underskottet regleras mot
ett statsbudgetanslag ”Räntor på statsskulden”.
• Slutligen finns ett antal kontor rubricerade ”Statsbudgetens konton”
omfattande dels ett antal berörda inkomsttitlar och utgiftsanslag, dels
några konton som avser avräkningen mot statens checkräkning och
statsbudgeten i sin helhet.
RGK:s betalningsvägar är över check på riksbanken och postgiro.
RGK har i likhet med andra statliga myndigheter dragningsrätt på
statsverkets checkräkning. Vissa internöverföringar till/från uppdragsmyndigheterna
sker över ”Likviders konto”. Vid RGK finns dessutom
en (förskotts-)kassa för utbetalning och försäljning över disk. De svenska
bankerna lyfter förskott enligt särskilda regler.
Relationerna till banker och myndigheter präglas av en strävan mot
ett snabbt och smidigt förfarande. Sålunda initieras betalningar ofta
genom telefonsamtal och sker med clearing över riksbanken. Avräkningsnotor
och andra specifikationer kommer därför i flera fall att
upprättas i efterhand.
Vid sidan av den egentliga bokföringen finns vissa ”reskontrafunktioner”
för redogörelser och bevakning av relationerna till banker och
myndigheter. Denna funktion är delvis intäckt i bibokföringen, delvis
sker den i sidoordnade förfallo-/låneliggare och kontokuranter, delvis
sker bevakningen inom annan enhet än redovisningsgruppen.
Ur bokföringen göres periodiska utdrag i form av rapporter som visar
statsskuldsbilden och anslagsförbrukningen. Mycket höga krav på aktualitet
gäller för rapporteringen av statsskulden. Rapportering sker här
i form av veckorapporter och särskilda specifikationer över de korta
lånen.
RGK:s redovisningsarbete kräver åtta helårsarbetskrafter inom redovisningsgruppen
+ hjälp av ytterligare två personer från kassagruppen, vilka
skriver girerings- och utbetalningskort, listor etc. Av dessa årsarbetskrafter
kan ca tre helårsarbetskrafter beräknas vara hänförliga till redovisningen
för inre riksdagsförvaltningen, JO, RR och NR.
Inom RGK har man gjort en volymmätning av antalet fakturor inom
hela riksdagsförvaltningen utom RB för budgetåret 1980/81. Detta budgetår
fanns 415 sjukvårdsräkningar, 2 559 reseräkningar, 7 257 svenska
fakturor, 99 utländska fakturor, 822 löner/arvoden, tillsammans 11 152
utbetalningstransaktioner.
Även inbetalningstransaktioner förekommer. Inom RFK:s tryckerienhet
räknar man t. ex. med att 10 000—15 000 fakturor skickas ut per år.
Förs. 1982/83:25
39
Dessa transaktioner redovisas kvartalsvis till RGK i form av samlat bokföringsunderlag.
Ur RFK:s och de mindre verkens synvinkel fungerar redovisningen på
följande sätt:
Fakturans väg
Efter kontroll, kontering, kopiering och i vissa fall egen bokföring av en
faktura, skickas den iväg till RGK för betalning. Verifikationerna arkiveras
i kronologisk ordning men ej sorterade på myndighet i bundna böcker
hos RGK. RGK ombesörjer utbetalning och redovisning. Utbetalningarna
belastar RGK:s checkräkning och redovisas i förhållande till statsbudgeten
som förskotterade kostnader. Vid slutet av månaden omförs kostnaderna
till statsbudgeten och samtidigt överförs motsvarande belopp från
statsverkets checkräkning till RGK:s checkräkning.
Lön, skatt
RFK svarar för underlaget i fråga om löner och skatter för RFK:s och
de mindre verkens personal (efter underrapportering från de mindre verken).
SLÖR-systemet används. RGK svarar för utbetalning av löner och
skatter såväl vad gäller preliminärskatter som mervärdesskatt inom riksdagsförvaltningen.
Reseräkningar
Kontrollerade reseräkningar från RFK skickas till RGK för utbetalning
och bokföring. Reseräkningar från de mindre verken skickas till RGK för
kontroll, utbetalning och bokföring.
Handkassor
Handkassorna inom de olika verken och enheterna redovisas till RGK
med vissa mellanrum, t. ex. en gång i månaden. RGK:s bokföring tar upp
handkassorna som förskott från RGK.
Redovisningsrapportering
RGK:s statistikbokföring leder till ett månadssammandrag som upptar
under månaden förbrukade belopp. Vidare visas förbrukningen från budgetårets
början samt anvisade belopp. Som redovisningsenheter (kostnadsställen)
ses riksdagen, den inre riksdagsförvaltningen, allmänt kyrkomöte,
RGK, RR, JO, NR samt en diversepost för kommittéer o. dyl. För vart och
ett av dessa kostnadsställen anger RGK:s redovisningssammandrag, arvoden,
löner, reseersättningar, sjukvård etc. (kostnadsslag). Rubrikerna, undergrupperingen
och mängden kostnadsslag varierar betydligt mellan de
olika kostnadsställena. Sammandragen skickas ut till RFK och de mindre
verken i de delar de är berörda.
Förs. 1982/83:25
40
RGK:s redovisning jämförs med eventuell egen redovisning på de olika
kostnadsställena. De sällan förekommande felen/oklarheterna i RGK:s
redovisning klaras lätt ut.
Inom RFK kompletteras RGK:s redovisning med en egen dispositionsbokföring
(ännu ej betalda fakturor samt andra betalningsåtaganden inkluderas).
RFK :s månadsrapport skickas ut till samtliga enheter inom RFK,
i de delar de är berörda. Förvaltningsdirektören och vissa andra befattningshavare
inom RFK får hela rapporten.
Inom såväl RFK som de mindre verken finns det en tjänsteman som
svarar för de praktiska redovisningsfrågorna. Därutöver har dessa tjänstemän
andra ekonomi-administrativa arbetsuppgifter.
2.3.2 Utvecklingsarbetet rörande redovisningen
1 den upprättade arbetsplanen formuleras redovisningsarbetsgruppens
främsta uppgift som
”att pröva om riksdagens egna verk skall anslutas till det statliga redovisningssystemet,
system S.
Ett alternativ härtill är det ADB-system som nu är under utveckling hos
riksgäldskontoret. Även olika kombinationer kan komma i fråga. Gruppen
bör söka den lösning som — sett över hela riksdagsförvaltningens område
— innebär de största fördelarna beträffande ekonomi och organisation.
Gruppen bör även försöka ta fram underlag för en bedömning huruvida
riksgäldskontoret även fortsättningsvis bör vara kassamyndighet för RFK
och småverken.”
Det system som nämns vara under utveckling hos RGK har följande
bakgrund. År 1978 fattade riksgäldsfullmäktige principbeslut om att vinstutlottningar
på premieobligationslånen skulle göras på ADB-anläggning
inom RGK. ADB-tekniken skulle senare tas i anspråk för ett antal andra
rutiner, bl. a. för bokföring och ekonomisk rapportering. Riksdagen (redogörelse
1978/79:14, FiU 1978/79:17, rskr 194) beslöt att personal för
datordriften skulle få anställas fr. o. m. budgetåret 1978/79. På denna
grundval vilar alltså RGK:s utvecklingsarbete rörande ett datorbaserat
redovisningssystem.
Riksdagsförvaltningens redovisningssystem har också behandlats av
RR i deras förslag med anledning av granskningen av det statliga redovisningssystemet
(förslag 1980/81:16). Bl. a. pekar revisorerna på behovet av
bättre integration av riksdagsområdets redovisning med riksredovisningen.
I FiU:s betänkande över förslaget (FiU 1981/82:10) anges att man i den
översyn av RFK:s arbetsuppgifter och funktion som påbörjats borde pröva
om riksdagens egna verk skall anslutas till det statliga redovisningssystemet.
Riksdagen biföll utskottsbetänkandet (rskr 1981/82:79).
Revisorerna har vidare i skrivelse 1982-02-03 till RFK och RGK framfört
som sin åsikt att vid utformning av ett ekonomiadministrativt system
Förs. 1982/83:25
41
för riksdagsförvaltningen bör eftersträvas enhetlighet dels mellan de olika
riksdagsorganen, dels med statsförvaltningens redovisning i övrigt. Revisorerna
förordar därför att riksdagens nya redovisningssystem så långt
som möjligt anknyts till system S.
FiU har i sitt betänkande om anslag till RGK för budgetåret 1982/83
(FiU 1981/82:45) återkommit till redovisningssystemet för riksdagsförvaltningen.
Utskottet hänvisar till riksdagens tidigare ställningstagande
och anför bl. a. följande:
. .riksdagen ... har uttalat att man bör pröva frågan om att ansluta
riksdagen och dess verk till det statliga redovisningssystemet, system S.
Riksdagen utreder f. n. denna fråga. Ett problem som därvid analyseras är
i vilken utsträckning riksgäldskontorets grundläggande krav kan tillgodoses
inom system S. Innan denna fråga är avgjord bör inte riksgäldskontoret
fortsätta sitt arbete med att utveckla ett eget redovisningssystem.”
Utskottet räknade därför ner konsultkostnaderna under anslagsposten
automatisk databehandling m. m. med 250 000 kr. Riksdagen biföll utskottsbetänkande!
(rskr 1981/82:422). Med anledning härav avbröt RGK
utvecklingen av ett eget redovisningssystem för riksdagsområdets förvaltningskostnader.
2.3.3 Redovisningsbehov
Utredningsarbetet inom RFK-utredningens redovisningsarbetsgrupp
inriktades inledningsvis på att kartlägga den inre riksdagsförvaltningen,
de mindre verkens och mycket översiktligt RGK:s krav.
Enheterna inom den inre riksdagsförvaltningen har bl. a. krav på att
kontonumren för kostnadsslag, kostnadsställen och eventuellt kostnadsbärare
moderniseras och består av sifferserier. Beträffande månadsrapporten
har det självklara önskemålet framkommit att man inte vill leta på flera
olika ställen i rapporten för att få fram just den information som gäller den
egna enheten.
Det finns inga allmänna krav på kostnadsbärarredovisning, dvs. redovisning
av kostnader/intäkter per produkt. I konsekvens därmed ansåg
man sig inte heller behöva tidsredovisning inom den inre riksdagsförvaltningen.
Ett undantag utgörs av internutbildningen, där man vill ha reda på
kostnaderna per kurs. Kostnaderna för en intern kurs skall kunna spjälkas
upp i arvode konsulter, arvode interna konsulter, resor, kurslitteratur,
lokaler.
Ett annat krav som har samband med redovisningssystemet (nämligen
då utbetalning och redovisning äger rum samtidigt) är att en utbetalning
måste kunna göras snabbare än i dag.
Beträffande resorna finns den felkällan i redovisningen att SJ :s fakturering
är så eftersläpande att en resa i september 1981 ej ens kom med i
RGK:s årsrapport från 31 december 1981.
De övriga krav som den inre riksdagsförvaltningen ställer på en fram -
Förs. 1982/83:25
42
tida redovisning gäller bl. a. att enheterna vill ha åtminstone en månatlig
redovisning av enhetens samtliga transaktioner och en månadsredovisning
av hela den ekonomiska situationen jämfört med budget och anslag. I ett
fall tycker man det räcker med en kvartalsvis uppföljning.
Den nuvarande dispositionsbokföringen som görs upp inom RFK och
skickas ut till vissa enheter inom den inre riksdagsförvaltningen är uppskattad.
Genom denna dispositionsbokföring har enheterna kontroll över
läget även mellan månadsrapporterna från RGK.
Liksom inom den inre riksdagsförvaltningen vill de mindre verken ha
åtminstone månadsvis redovisning av den senaste månadens transaktioner
och en månadsredovisning av hela den ekonomiska situationen jämfört
med budget och anslag. Från både RR:s och NR:s sida betonas nyttan av
att ha en egen redovisning vid sidan om de månadsvisa rapporterna för att
kontinuerligt kunna överblicka den ekonomiska situationen.
Det är bara inom RR som man har något intresse av kostnadsbärarredovisning,
i detta fall en projektredovisning i kronor. Detta önskemål
betingas av behovet att kunna följa upp ett projekt mot uppgjord arbetsplan.
De valda revisorerna fokuserar dock sitt intresse på när projekten är
klara. En projektredovisning i kronor kräver tidsredovisning i någon form
för att personalens löner skall kunna fördelas på projekten. Någon integrering
av tidredovisningen i ett datoriserat redovisningssystem eftersträvas
dock inte. En förenkling av nuvarande manuella tidsredovisning planeras.
Ett annat önskemål från de mindre verkens sida är att man skall få
tillbaka sina verifikationer efter företagen bokföring/utbetalning. Då kan
man slippa den nuvarande kopieringen av alla de verifikationer där inte
kopia finns från början. (Inom RGK:s nuvarande arkiveringssystem blandas
fakturorna från de olika enheterna inom riksdagsförvaltningen, varför
det är mycket svårt att återvinna speciell information ur de bundna verifikationspärmarna).
Från RGK :s sida redovisas helt andra krav på snabbhet i redovisningen.
Angående statsskulden behöver man redovisning av bokföringstransaktionerna
dag för dag. Dessa krav hänger bl. a. samman med RGK:s centrala
roll på penning- och kreditmarknaderna där kraven på snabbhet och
exakthet i betalningsrutinerna är långt drivna. Motsvarande krav gäller
självfallet även i relationerna med utländska lånemarknader.
2.3.4 Tänkbara alternativ
På grundval av den gjorda behovskartläggningen har två alternativ
diskuterats: dels ett med redovisningssystem omfattande den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken och dels ett som förutom dessa även
omfattade RGK. Ett problem med den sistnämnda lösningen är att tillgodose
de speciella krav på redovisning som motiveras av RGK:s bankmässiga
verksamhet.
Förs. 1982/83:25
43
Bakgrunden till dessa överväganden angående omfattningen av systemet
är bl. a. att det från början föreföll rationellt med ett redovisningssystem
inom riksdagsförvaltningen. Bl. a. borde det innebära stordriftsfördelar.
Vidare borde ett redan utvecklat system som system S med hänsyn
till kostnaderna för systemutveckling, systemunderhåll, driftsorganisation
och utbildningsorganisation för redovisningspersonalen vara billigare än
ett nytt system för en så pass liten organisation som riksdagsförvaltningen.
En förutsättning är naturligtvis att det gemensamma redovisningssystemet
uppfyller kraven inom alla delar av organisationen.
Kartläggningen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre riksdagsverken
visar att kraven på redovisning inom dessa enheter inte är
särskilt långtgående. System S kan enligt RRV i tillfredsställande grad
tillgodose de ställda kraven. Även ur ekonomiska och säkerhetsmässiga
synpunkter är system S att föredra framför det av RGK planerade redovisningssystemet.
Problemet var dock att RGK :s krav beträffande redovisningen av bankverksamheten
inte var tillräckligt klart uttryckta för att man skulle kunna
pröva i vad mån dessa kunde tillfredsställas i system S. RGK dokumenterade
därför sina krav på ett redovisnings- och betalningssystem och presenterade
dessa i juni 1982 i ett utkast till kravspecifikation. Därefter
fortsatte arbetet med att RGK och RRV undersökte huruvida dessa krav
kunde tillgodoses i system S.
I en PM daterad 1982-08-17 finner RRV att de krav som gäller för
redovisning av bankverksamheten inte kan tillgodoses i system S. RRV
anser vidare att en lämplig lösning kan vara att hantera bankverksamheten
i ett särskilt system integrerat med ett redovisningssystem och nämner att
sådana integrationer med system S är relativt vanliga. RRV påpekar också
att om system S väljs som redovisningssystem bör den tekniska integrationen,
betalningsvägarna och kontoplanen särskilt belysas men ser för sin
del inga olösbara problem inom dessa områden.
Mot denna bakgrund beslöt riksgäldsfullmäktige den 9 september 1982
att utvecklingsarbetet beträffande redovisningssystem för RGK skulle inriktas
mot en lösning med system S som redovisningssystem, men där
RGK har ett eget system för bankverksamheten integrerat med system S
och där RGK:s egen utrustning används för all registrering av bokföringstransaktioner.
Vidare uttalade fullmäktige som sin mening att RGK även
fortsättningsvis borde handha redovisningen för hela riksdagsområdet
utom RB.
2.3.5 Tidpunkten för anslutning till system S
Beträffande tidpunkten för anslutning till system S finns flera alternativ.
En betydelsefull faktor är att RRV planerar att införa en tekniskt moderniserad
version av system S (det s. k. TEMOS). TEMOS ger myndigheterna
Förs. 1982/83:25
44
möjligheter att utnyttja terminal och få snabb information samt större
möjligheter att påverka vilken information som skall tas ut ur systemet.
Vidare betyder TEMOS för användarna att rapporterna förbättras med
avseende på läsvänlighet, omfattning, periodicitet, aktualitet osv. Övergången
till det moderniserade systemet beräknas för de statliga myndigheterna
ske successivt med början den 1 juli 1984. Eftersom system, dokumentation,
utbildning etc. inte beräknas vara färdigutarbetade den 1 juli
1983 kommer endast ett fåtal testmyndigheter att anslutas vid denna tidpunkt.
Huvudparten av myndigheterna ansluts vid budgetårsskiftet 1985/
86. För användare som inte ändrar ambitionsnivån i redovisningen vid
övergången till TEMOS kommer omläggningen inte att medföra stora
förändringar i det praktiska arbetet.
För riksdagsförvaltningen innebär TEMOS-projektet att flera lösningar
måste diskuteras beträffande tidpunkten för övergången till system S.
För den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken är det önskvärt
att gå över till ett datorbaserat, beprövat redovisningssystem så snart
som möjligt, dvs. i praktiken den 1 juli 1983. Ett skäl är att förslagen om
en ny budgetprocess (se avsnitt 4.1.2) förutsätter att ett första skede enbart
ägnas åt att bygga upp information och redovisning på kostnadsställen.
Därför fördröjs införandet av hela det ekonomi-administrativa systemet
om införandet av redovisningssystemet förskjuts. Det är dock en viss
nackdel att personalen först måste lära sig det nuvarande system S och
därefter inom några år det nya TEMOS. De praktiska konsekvenserna
härav torde för riksdagsförvaltningen och de mindre verken vara ringa.
För RGK är det lämpligt att gå direkt över till TEMOS mot bakgrunden
av att RGK skall integrera sitt system för bankverksamheten. Det är härvid
inte rationellt att göra integrationen med en systemversion, som relativt
snart tas ur drift. Det skulle nämligen innebära att detta utvecklingsarbete
måste göras två gånger. Dessutom har RGK :s personal inte möjligheter att
bli klara med systemarbete och programmering av bankdelen, dvs. försystemet
till system S, till den 1 juli 1983.
Rent allmänt bör myndigheter med relativt sett liten ADB-vana inte vara
bland de första som övergår till TEMOS. Att vänta tills systemet är mera
beprövat innebär större möjligheter till en smidig övergång.
RFK har fått RRV:s löfte om väsentligt biträde vid övergången till
system S. Personalmässiga resurser från RRV, anpassad utbildning och
inskolning i system S kan anses vara ett värdefullt tillskott vid omläggningsarbetet.
Emellertid kan RRV inte åta sig att ge sådant biträde i samma
omfattning under de år när personalen är som mest engagerad i att klara
övergången till TEMOS, dvs. fr. o. m. 1 juli 1983 fram till år 1986. I
praktiken torde alltså RRV:s resurser endast i begränsad omfattning kunna
påräknas efter våren 1983.
Av betydelse är också att system-S-lösningen förutsätter en viss redovisningsorganisation.
Den innebär att myndigheterna får hjälp med sin redo
-
Förs. 1982/83:25
45
visning av en redovisningscentral (RC). De myndigheter som får service
från samma central bildar en redovisningsgrupp.
RC är ett serviceorgan för myndigheterna i gruppen. Myndigheterna har
själva det fulla ansvaret för medelsanvändningen, betalningarna och redovisningen.
RC brukar vara administrativt knuten till en av de myndigheter
som ingår i gruppen. Den är alltså inte en egen myndighet. Myndigheterna
inom en redovisningsgrupp ska träffa överenskommelse om organisation
för utbildning i redovisningsfrågor.
Fördelningen av ansvar och arbetsuppgifter mellan RC och myndighet
regleras av RRV:s Föreskrifter 1981-05-27 för redovisningsverksamheten
inom redovisningsgrupp (FRG) och genom kompletterande skriftliga
överenskommelser. Föreskrifterna är intagna i den av RRV utgivna EAhandboken.
Inom riksdagsområdet torde en övergång till system S kräva
att beslut fattas om att de aktuella bestämmelserna i EA-handboken i
tillämpliga delar skall bli gällande för de berörda verken.
Säkerhetsskäl, huvudmannaskap och ansvarsfördelning talar för att
riksdagsförvaltningen bildaren egen redovisningsgrupp. Detta gäller trots
att riksdagsförvaltningen med högst 100 000 transaktioner per år skulle bli
en av de allra minsta redovisningsgrupperna.
Flera skäl talar för att RC organisatoriskt knyts till RGK. Dels har
riksdagsförvaltningens redovisning traditionellt åvilat RGK och RGK har
därför redovisningserfaren personal. Dels blir RGK:s redovisningsfrågor
de mest komplicerade inom redovisningsgruppen beroende på det försystem
som krävs för RGK :s bankverksamhet samt integrationen mellan det
egna försystemet och system S.
2.3.6 Beslut om system S
Beträffande kostnaderna för en övergång till system S har en formell
kostnads—intäktsberäkning inte kunnat göras bl. a. beroende på svårigheterna
att isolera effekterna av det nya redovisningssystemet från effekterna
av övriga ekonomiadministrativa och organisatoriska förändringar.
Hittills har kostnaderna för att sköta riksdagsförvaltningens utbetalningar,
redovisning och kassafunktioner åvilat RGK. Med en redovisningsorganisation
där RGK även fortsättningsvis svarar för dessa funktioner
genom en RC placerad på RGK har RFK-utredningen inte funnit det
nödvändigt att driftskostnaderna för system S fördelas på myndigheterna.
Det rör sig nämligen om förhållandevis låga kostnader. Driftskostnaderna
för automatisk databehandling vid DAFA har överslagsmässigt beräknats
till ca 80 000 kr. per år (i 1982 års priser). För RGK:s del tillkommer
investeringar i viss registreringsutrustning.
Mot kostnaderna bör ställas vissa plusposter. Sett ur hela riksdagsförvaltningens
synpunkt kommer övergången till system S att innebära dels
en ambitionsnivåhöjning genom möjligheter till mer finfördelad redovis
-
Förs. 1982/83:25
46
ning, dels en rationaliseringsvinst därigenom att viss redovisningspersonal
på RGK frigörs för andra uppgifter.
De organisatoriska förändringar som krävs i samband med övergången
till system S och ett nytt ekonomiadministrativt system redovisas i avsnitt
4.2.
Sammanfattningsvis har de gjorda övervägandena utmynnat i att
RFK-utredningen tagit ställning för att den inre riksdagsförvaltningen och
de mindre verken går över till system S den 1 juli 1983 och RGK vid en
senare tidpunkt samt att en ledningsgrupp inrättas för att planera införandet
av system S.
M )t bakgrunden av detta ställningstagande och av önskvärdheten att i
god tid planera en övergång till system S vid budgetårsskiftet 1983 beslöt
RFK-utredningen den 27 oktober 1982 att bryta ut frågan om redovisningssystem
från sitt samlade förslag och att redan under hösten 1982 föra
fram den till riksdagens förvaltningsstyrelse.
Den 9 november 1982 fattade förvaltningsstyrelsen beslut
att riksdagen och dess verk utom riksbanken skall anslutas till det statliga
redovisningssystem, system S,
att övergången till system S skall ske den 1 juli 1983 för den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken och vid en senare tidpunkt för
riksgäldskontoret,
att riksgäldskontoret även fortsättningsvis skall ha ansvaret för redovisningen
inom hela riksdagsområdet utom riksbanken,
att en ledningsgrupp bestående av representanter för RFK, RGK, riksdagens
revisorers kansli, ombudsmannaexpeditionen, Nordiska rådets
svenska delegations kansli, OA1 och RRV skall utses samt
att ledningsgruppen skall ansvara för att upprätta en genomförandeplan
för införandet av system S.
Därutöver har beslutats att till ledningsgruppen bör knytas en referensgrupp
bestående av en representant från var och en av de tre personalorganisationerna.
Referensgruppen bör hållas fortlöpande informerad om
arbetet i ledningsgruppen och få möjligheter att framföra synpunkter på
genomförandet.
2.4 Revision
Revision av riksdagsförvaltningen regleras i särskild författning, Bestämmelser
om revision av riksdagsförvaltningen (RFS 1968:8, ändr. RFS
1975:15).
Enligt bestämmelserna skall revision äga rum i två former, nämligen
— dels som intern revision verkställd av särskilda revisionsavdelningar
inom RB och RGK
— dels som extern revision verkställd av RR.
1 Departementens organisationsavdelning.
Förs. 1982/83:25
47
2.4.1 Intern revision
Riksdagsförvaltningen är underkastad intern revision genom två specialenheter
av vilka den ena lyder under fullmäktige i RB och den andra under
fullmäktige i RGK.
RB:s revisionsavdelning granskar förutom RB:s egen verksamhet även
verksamheten vid Stiftelsen Riksbankens jubileumsfond.
Revisionen av jubileumsfonden är inte författningsmässigt reglerad.
Riksdagen har emellertid uttalat (BaU 1964:44) att fondens verksamhet
och förvaltning skall granskas i samma ordning som gäller för RB:s egen
rörelse och att fondstyrelsen för detta ändamål skall avge verksamhetsberättelse
till RR senast den 1 mars varje år.
RGK:s revisionsenhet skall granska RGK, den inre riksdagsförvaltningen,
JO, RR samt NR. Efter särskild framställning från industridepartementet
har revisionsenheten under en kortare tid också haft i uppdrag att
granska nämnden för fartygskreditgarantier (FKN). Fr. o m. 1982-07-01
har denna granskning övergått till revisionskontoret vid OA.
I det följande kallas båda specialenheterna för revisionsenheter.
Revisionsenheternas uppgift har i författningen angetts på ungefär samma
sätt som i vissa instruktioner för ämbetsverk. ”Med hänsyn till riksbankens
och riksgäldskontorets speciella uppgifter har dock inventering och
kontroll av kassor och värdehandlingar särskilt nämnts och tillsammans
med granskning av räkenskapshandlingar skjutits i förgrunden” (BaU
1968:70). Det aktuella stadgandet har därigenom fått följande lydelse:
”Den interna revisionen innefattar inventering och kontroll av kassor
och värdehandlingar, granskning av räkenskapshandlingar samt övervakning
av att verksamheten bedrivs ändamålsenligt, ekonomiskt och i överensstämmelse
med meddelade riktlinjer.”
I skrivelse till riksdagen år 1976 (försl. 1975/76:19) redovisade RR sin
principiella syn på frågan om revisionen av riksdagsförvaltningen.
Om den interna revisionen uttalade RR följande:
”1 första hand skall riksbankens och riksgäldskontorets revisionsavdelningar
inom sina respektive ansvarsområden utöva en säkerhetssyftande
redovisningsrevision. Denna bör ha formen av systematiskt upplagda undersökningar,
vid vilka den löpande redovisningens tillförlitlighet bedöms
genom granskning av den interna kontrollen. På grund av de mycket stora
värden som riksgäldskontoret och framför allt riksbanken har att förvalta
får inventeringar ses som ett viktigt led i dessa undersökningar. Omfattningen
och inriktningen av den på revisionsavdelningarna ankommande
bokslutsgranskningen bör avgöras med ledning av den löpande redovisningens
tillförlitlighet, sådan denna bedöms med utgångspunkt i internkontrollgranskningen.
I den mån redovisningsrevisionen därmed inte åsidosätts,
bör revisionsavdelningar i viss utsträckning kunna ägna sig även
åt förvaltningsrevisionella undersökningar.”
Enligt revisionsbestämmelserna skall chef för intern revisionsenhet, om
anledning därtill förekommer, till RR anmäla förhållanden som har fram
-
Förs. 1982/83:25
48
kommit vid eller äger samband med revisionen. Årligen skall chefen dessutom
till revisorerna avlämna en rapport om den utförda revisionsverksamheten.
2.4.2 Extern revision
Vid sidan av RR:s huvuduppgift att på riksdagens vägnar granska den
statliga verksamheten (inkl. riksdagsförvaltningen) åligger det revisorerna
att för varje avslutat räkenskapsår verkställa extern revision av RB:s,
RGK:s och Stiftensen Riksbankens jubileumsfonds tillstånd, styrelse och
förvaltning. Revisorerna skall därvid särskilt tillse att verkens organisation
och kontroll över bokföringen samt medels- och värdeförvaltningen är
tillfredsställande.
Den granskning som revisorerna på detta sätt är skyldiga att göra skall
varje år utmynna i särskilda berättelser till riksdagen. Berättelserna ingår
i det material som ligger till grund för FiU:s och utbildningsutskottets
(UbU) årligen återkommande förslag i fråga om ansvarsfrihet för bankofullmäktige
och riksgäldsfullmäktige respektive styrelsen för jubileumsfonden.
Alltsedan riksdagen år 1967 antagit nya riktlinjer för revisionen av
riksdagsförvaltningen, har RR i överensstämmelse med riksdagens då
gjorda uttalande uppdragit åt ett privat revisionsföretag att som experter
på externrevisionens område biträda vid granskningen. Ett väsentligt stöd
för externrevisionen är därvid den kontroll som RB och RGK själva utför
framför allt genom de direkt under bankofullmäktige och riksgäldsfullmäktige
lydande internrevisionsenheterna. Uppläggningen av RR:s egen
granskning är således i hög grad beroende av omfattningen av det arbete
som de båda internrevesionsorganen lägger ned på att säkerställa redovisningens
tillförlitlighet.
Den granskning som den privata revisionsbyrån svarar för är inte en
fullständig revision. Syftet med revisionsbyråns granskning är snarare att
på några områden som bedöms som särskilt angelägna med hänsyn till
väsentlighet och risk undersöka om tillämpade rutiner i tillräcklig grad
uppfyller kraven på att trygga tillgångarna och därvid förhindra förluster
på grund av oegentligheter eller avsiktliga fel. Syftet har vidare varit att
undersöka om de granskade institutionernas bokslut överensstämmer med
den löpande redovisningen och har upprättats enligt vedertagna principer.
RR:s årliga revisionsberättelser över RB, RGK och Stiftelsen Riksbankens
jubileumsfond överlämnas till riksdagen. Berättelserna är tämligen
kortfattade och innehåller vanligtvis endast en översiktlig redogörelse för
granskningens omfattning samt revisorernas uttalande i ansvarsfrihetsfrågan.
Förs. 1982/83:25
49
Berättelserna hänskjuts av riksdagen till FiU utom vad beträffar jubileumsfonden,
vars verksamhet från och med år 1975 granskas av UbU.
När det gäller den externa revisionen av övriga delar av riksdagsförvaltningen
föreligger oklarhet om när sådan revision skall ske. Varken i
författningen med bestämmelser om revision av riksdagsförvaltningen
eller i annat sammanhang har något uttalande gjorts om att RR regelbundet
skall granska t. ex. verksamheten vid RFK. Den av revisorerna anlitade
privata revisionsbyrån har dock i samband med revisionen av RGK även
vid olika tillfällen granskat övriga delar av riksdagsförvaltningen.
RGK har genom sin revisionsfunktion alltsedan år 1971 reviderat den
kamerala verksamheten vid NR:s presidiesekretariat. Formellt har revisionen
grundats på ett uppdrag från fullmäktige i RGK. Detta uppdrag fick
revisionsenheten sedan NR:s presidium hemställt hos fullmäktige att uppdra
åt kontorets revisionsfunktion att förrätta en löpande revision av
presidiesekretariatets kassa och bokföring.
I december 1979 utfärdade presidiet ny instruktion för revision av
presidiesekretariatet. Den nya instruktionen innebär att RGK:s revision
vid sidan av redovisningsrevision mera skall inriktas på resursanvändningen
vid presidiesekretariatet, dvs. förvaltningsrevision. Väsentliga iakttagelser,
slutsatser och rekommendationer skall revisorn meddela till presidiesekretariatets
ledning.
2.5 övriga ekonomi-adminstrativa frågor
2.5.1 Reseräkningar
Utredningsarbetet har omfattat en genomgång av
a) rutinerna för beslut om resor
b) rutinerna för skrivande av reseräkningar
c) servicen till resenärerna
d) rutinerna för kontroll och utbetalning av reseräkningarna.
Beträffande punkterna a, b och d lägger utredningen vissa förslag;
beträffande punkten c anses att riksdagsmyndigheterna själva har att ta
ställning till lämplig servicenivå.
Det skall understrykas att det är rutinerna för reseräkningsärendenas
handläggning, som har varit föremål för översyn, ej sakinnehållet i det
allmänna reseavtalet för riksdagen eller ersättningsstadgan för riksdagens
ledamöter. Innehållet i ersättningsstadgan prövas i annan ordning.
2.5.1.1 Inre riksdagsförvaltningen
För ledamöternas resor gäller flera olika regelkomplex nämligen dels
1971 års ersättningsstadga (RFS 1982:2), dels det allmänna reseavtalet
(SAV 1981; A22) och utlandsresereglementet (1953:666).
8 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
50
För de ledamotsresor som företas för att utöva uppdrag som ledamot
(med undantag av utskottsresor m. fl. — se nedan) gäller ersättningsstadgans
bestämmelser. De flesta resorna avser ordinära resor mellan hemorten
och riksdagen. En särskild grön reseräkningsblankett, vilken är anpassad
till ersättningsstadgans bestämmelser, fylls i av ledamöterna själva (i
vissa fall med hjälp från partikanslierna) och undertecknas av ledamöterna.
Dessa resor attesteras ej utan reseräkningarna kontrolleras1 direkt av
en tjänsteman inom RFK:s administrativa enhet.
Då endast ett och samma konto belastas med dessa ledamotsresor, har
det inte ansetts nödvändigt att kontera de gröna reseräkningarna.
Därefter tecknas utbetalningsbesked av RFK:s reseräkningskontrollör
och betalas beloppet ut på sedvanligt sätt via RGK:s utbetalningsrutiner.
Av RFK-personalen bedöms utbetalningen dröja genomsnittligt en månad
efter det att den gröna reseräkningen presenterades.
Intervjuer inom partikanslierna har gett vid handen att andelen ledamöter
som begär hjälp med utskrift av de gröna reseräkningarna varierar
stort mellan de olika partikanslierna.
I övrigt uttalar sig partikanslierna positivt om de gröna reseräkningarna.
De har inte uppfattningen att ledamöterna finner det besvärligt att fylla i
den gröna blanketten. Den utskriftsservice som förekommer har snarast
den bakgrunden att vissa ledamöter vill lämna in prydliga maskinskrivna
räkningar i stället för handskrivna.
Beträffande själva ersättningsstadgan kan konstateras att dess konstruktion
medför oklarheter. Utöver års- och månadskort på tåg, buss och ev
T-bana ersätts ledamöterna endast för resekostnader för utövande av
uppdrag som riksdagsledamot. Sålunda skall resans ändamål uppges på
den gröna reseräkningsblanketten — men endast för resa under ickeriksmötestid.
Det är då möjligt för en ledamot att dra den felaktiga slutsatsen
att samtliga resor under riksmötestid avser utövande av uppdrag som
riksdagsledamot. Ett annat problem är att det kan vara svårt för ledamöterna
att långt i efterskott styrka i vilken egenskap de gjort olika resor. Det
är även svårt för RFK:s reseräkningskontrollör att bedöma huruvida resenären
gjort sin resa i egenskap av riksdagsledamot, t. ex. när det gäller
TV-intervjuer, valturnéer, kursmedverkan, kongressdeltagande m. m.
Ersättningsstadgan är också svår att tolka för såväl ledamöter som RFK
när det gäller begreppet till och från närmaste järnvägsstation eller flygplats.
Är det den kilometermässigt närmaste stationen eller den station som
har avgående tåg eller flyg vid den tidpunkt ledamoten vill resa? Vidare är
det svårt att tolka begreppet avsevärd olägenhet, vilket enligt ersättnings
-
1 Enligt RRV bör detta arbetsmoment benämnas kontroll och inte såsom hittills
granskning. Begreppet granskning är förbehållet revisionen.
Förs. 1982/83:25
51
stadgans tillämpningsföreskrifter är ett krav för att få anlita taxi eller
privatbil.
För de ”okomplicerade” resekostnaderna finns för riksdagens ledamöter
och tjänstemän sedan år 1981 möjligheten till direkt utbetalning via en
handkassa. Detta gäller t. ex. kostnader för anslutningsresor med buss eller
taxi, kostnader för månadskort på SL samt kostnader för vissa taxiresor
efter kl. 23.00.1 detta fall är det inte nödvändigt att skriva någon reseräkning
alls. Samtliga kvitton skall dock företes eller inlämnas. Handkassan
är öppen en gång i veckan. För de slags resekostnader som ledamöterna
kan få ersatta via handkassan, kan utbetalningen således dröja högst en
vecka under sessionstid.
Enligt RGK:s revisionsrapport över handläggningen av reseärenden
inom riksdagsförvaltningen1 uppgår antalet gröna reseräkningar till ca
2 500 per år. Denna beräkning avser dock förhållandena innan handkassan
kom till. Eftersom ca ett 20-tal utbetalningar för resor kan göras
kontant varje vecka under sessionstid, torde antalet gröna reseräkningar
ha minskat något.
Som nämndes inledningsvis följer vissa av riksdagsledamöternas resor
i stället de vanlig statliga bestämmelserna, dvs. det allmänna reseavtalet
och utlandsresereglementet. Dessa bestämmelser gäller när ledamot deltar
i utskottsresa, besöker annat land på inbjudan av detta m. m. Vid sådan
resa eller förrättning under riksdagssession minskas dock dagtraktamentet
med det dagsbelopp som enligt ersättningsstadgan utgår till ifrågavarande
ledamot. Vid dessa resor skrivs en vit reseräkning.
För de resor som företas av tjänstemännen inom den inre riksdagsförvaltningen
gäller enbart det allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet.
Vid dessa resor skall en vit reseräkning fyllas i.
För resor som grundas på det allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet
kan arbetsgången i stort sett vara denna:
— planläggning av resan på grundval av särskilda beslut, ledamotskap i
olika församlingar, reseorder m. m.
— ev. utbetalande av förskott
— rekvisition av biljetter, ev. valutor
— genomförande av resan
— skrivande av reseräkning
— attestering (f. n. kallat bestyrkande)
— kontroll av beräkningar och av att regler om förmåner, ersättningar
o. dyl. tillämpats korrekt
— kontering på anslag
— tecknande av utbetalningsbesked
1 Riksgäldskontoret 1981-12-17: Avrapportering av revisionen rörande handläggning
av reseärenden inom riksdagsförvaltningen.
Förs. 1982/83:25
52
— ut- eller ev. inbetalning via postgiro
— bokföring och övrig rapportering.
Vart och ett av dessa moment skall beskrivas något närmare, framför allt
med avseende på vem som svarar för olika arbetsmoment samt vilka
formella grunder som gäller.
Beträffande planläggning av en resa förekommer olika handläggningssätt
beroende på resa och resenär.
In- och utgående talmansdelegationsresor samt deltagande i internationella
möten beslutas av talmanskonferensen (TK). Protokoll föreligger då.
Ändringar som görs senare kan anmälas på nästkommande TK-sammanträde,
även efter det att resan företagits. Resor till Europarådet, EFTA
m. m. sker på grundval av medlemskap, kallelser eller inbjudningsskrivelser.
Formellt beslut om varje resa fattas ej. Beträffande dessa resor är det
riksdagens internationella sekretariat som planerar resorna. Det förekommer
att tjänstemän följer med på dessa resor.
Utskottsresor beslutas av utskotten — betr. utrikesresor efter prövning
av TK — och planeras av utskottspersonalen. TK-protokoll resp. utskottsprotokoll
föreligger. Ett par utskottstjänstemän följer vanligen med på
studieresorna. Nya bestämmelser för utskottens utrikes resor fastställdes
av TK den 8 juni 1982.
För de rena tjänstemannaresorna inom RFK äger förvaltningsdirektören
besluta om sina egna och enhetschefernas tjänsteresor samt alla förekommande
utlandsresor. Enhetscheferna beslutar om tjänsteresa inom
landet för den egna personalen samt utfärdar reseorder. Planeringen av
resorna görs vanligen av resenären själv.
För de rena tjänstemannaresorna inom utskotten har talmanskonferensen
den 9 juni 1982 fastställt att beslut om resa fattas av respektive utskott.
I fråga om utrikes studieresa bör gälla att utskottet innan beslut fattas
samråder med RFK, varvid upplysning skall lämnas om resans ändamål
och om beräknade kostnader.
Beträffande de rena tjänstemannaresorna inom kammarkansliet är
praxis sådan att riksdagsdirektören beslutar om egna in- och utrikesresor
samt om personalens inrikes resor. I fråga om personalens utrikesresor har
beslut hittills tagits av RFK. För framtiden kan man möjligen tänka sig en
analogi med utskottet, dvs. att beslut tas av riksdagsdirektören efter samråd
med RFK.
Förskott rekvireras på särskild blankett eller genom individuellt skriven
förskottsbegäran till RFK. Efter kontroll av resorder eller motsvarande
tecknar tjänsteman på RFK utbetalningsbesked varefter utbetalning sker
kontant i RGK:s kassa eller per postgiro. Vad gäller talmansdelegationsresor,
utskottsresor m. fl. är det ofta en särskilt utsedd tjänsteman som
kvitterar ut beloppet åt ledamöter och medföljande tjänstemän. Annars
sköter resenären om detta själv.
Förs. 1982/83:25
53
Även rekvisition av biljetter ombesörjs vad gäller utskottsresor m. fl. av
en särskilt utsedd tjänsteman, annars av resenären själv. Inom vissa utskott
växlar den särskilt utsedda tjänstemannen även in summan av förskotten
till olika valutor åt resenärerna samt ett gemensamt belopp för oförutsedda
utgifter. Därigenom kan växlingsavgifterna nedbringas till ett minimum
jämfört med om varje resenär själv hade växlat in valuta åt sig. För den
särskilt utsedde tjänstemannen förorsakar denna rutin ett väsentligt merarbete
när det är fråga om flera valutor per resenär, vilka på öret skall
räknas ut så att summan går jämnt ut med förskottet. Kanske inte heller
alla ledamöter behöver samtliga valutor i exakt lika mängd. Redovisningen
av dessa samlingsförskott blir komplicerad för såväl den utsedda tjänstemannen
som för RFK och RGK.
Resan genomförs. Därefter skall vit reseräkning skrivas. Beträffande
talmansdelegationsresor, utskottsresor etc., gör den särskilt utsedda tjänstemannen
ofta upp en ”grundreseräkning” med de för alla resenärerna
gemensamma uppgifterna redan ifyllda. Därefter försöker tjänstemannen
med hjälp av de resande själva fylla i de individuella uppgifterna. Relativt
ofta uppstår missförstånd eller luckor, varvid tjänstemannen i flera omgångar
behöver söka kontakt med resenären. Slutligen sänds reseräkningen
i väg för underskrift av resenären. Det förekommer i undantagsfall att
ledamöter helt på egen hand upprättar sina reseräkningar.
Beträffande de rena tjänstemannaresorna förekommer dels att resenärerna
själva skriver reseräkning, dels att assistenter skriver reseräkning
efter resenärens direktiv. Därefter undertecknas reseräkningen av resenären.
Attestering benämns i arbetsordningen för riksdagens förvaltningskontor
bestyrkande. På regeringssidan är attestering den gängse benämningen
för en viss funktion med ett klart definierat innehåll. Här kommer endast
begreppet attestering att användas. Tanken är att det blir lättare att utnyttja
system S med regler, utbildning och blanketter om riksdagsförvaltningen
använder sig av samma terminologi.
Enligt nämnda arbetsordning skall den som beslutat om tjänsteresa på
reseräkningen attestera att resan företagits. För utbetalningar i allmänhet
skall enligt arbetsordningen räkningen attesteras av den som är ansvarig
för beställningen. Exempel på det senare är att den som beställer flygbiljetter
inom riksdagens internationella sekretariat för talmansdelegationsresor
etc. också attesterar fakturan. På utskotten är det i allmänhet kanslicheferna
som attesterar utskottsresorna.
Nästa led i arbetsgången är kontroll av reseräkningen. Sådan kontroll
utförs av tjänsteman inom RFK:s administrativa enhet och innebär att
kontrollräkning genomförs samt att en genomgång görs av att regler om
förmåner, ersättning o. dyl. tillämpats korrekt. Om kontrollen föranleder
tveksamhet förs diskussionen upp på högre nivå inom den administrativa
enheten inom RFK. Genomsnittligt kan det gå en dryg månad tills reseräk
-
Förs. 1982/83:25
54
ningen blivit kontrollerad. Därefter konteras de vita reseräkningarna och
tecknas utbetalningsbesked. När reseräkningarna avser utlandsresor tecknas
utbetalningsbeskedet av sektionschefen; vad gäller resor inom Sverige
tecknas utbetalningsbesked av reseräkningskontrollören.
Ut- eller inbetalning av det belopp som återstår sedan ev. förskott avräknas
från reseräkningsbeloppet regleras av RGK via postgiro. Genomsnittligt
kan ytterligare en månad gå, tills denna reglering skett.
Bokföring av resekostnaderna sker på RGK.
RGK har gjort en beräkning av antalet reseräkningar från inre riksdagsförvaltningen
under budgetåret 1980/81. Enligt denna skulle antalet vita
reseräkningar ha uppgått till 637 under detta budgetår.
2.5.1.2 Riksdagens ombudsmän
För JO :s resor gäller det allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet.
Planeringen av de vanligaste resorna, JO:s inspektionsresor, sker halvårsvis
i förväg och anses motsvara formell reseorder. Planeringen är decentraliserad
så till vida att chefssekreteraren på varje avdelningskansli skriver
ut resplaner samt rekvirerar förskott från RGK samt biljetter.
Efter resans genomförande skriver i vissa fall chefssekreterana ut reseräkningarna.
i andra fall resenärerna själva. Samtliga chefssekreterare
kontrollerar de utskrivna räkningarna och lämnar dem sedan till vederbörande
justitieombudsman för attest. Enligt ett brev från JO till RGK
1982-04-02 innebär en JO-attest inte endast att resan beordats utan även att
ombudsmannen godkänt tids- och resplaneringen.
Efter attesteringen lämnas reseräkningarna till den administrativa enheten
för kontering.
Nästa steg är RGK:s kontroll av beräkningarna och av att förmånsreglerna
tolkats korrekt. Det kan noteras att RGK flera gånger har ifrågasatt
JO:s reseplanering. 1 något fall har RGK i efterskott begärt ett särskilt
skriftligt godkännande av JO av den företagna reseplaneringen. I speciella
fall är det RFK, som kontrollerar JO:s räkningar.
Utbetalningsbeskedet tecknas av RGK. Därefter sker åtgärder vid RGK
för att åstadkomma reglering av reseräkningsbeloppet minus ev. utbetalt
förskott. Som tidigare nämnts svarar RGK för bokföring och redovisning av
reseräkningarna inom hela riksdagsförvaltningen utom RB. Uppskattningsvis
tar kontroll- och utbetalningsrutinerna ca tre månader på RGK.
Orsakerna till den långa handläggningstiden är bl. a. täta personalbyten
inom den enhet inom RGK som handhar reseräkningar samt det faktum
att nyanställda tjänstemän behöver en relativt lång upplärningstid för att
bli effektiva reseräkningskontrollörer.
Förs. 1982/83:25
55
JO hade ca 180 reseräkningar under budgetåret 1980/81 enligt beräkning
av RGK.
2.5.1.3 Riksdagens revisorer
Enligt instruktionen för RR skall ersättningsstadgan gälla för de valda
revisorernas reseförmåner. För revisorerna liksom för kansliets tjänstemän
gäller i övrigt det allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet.
De valda revisorerna tillsammans med en handfull tjänstemän företar
vanligen två s. k. länsresor per år. Planeringen av dessa resor påbörjas ca
ett halvår i förväg. 1 övrigt förekommer tjänsteresor främst när kanslipersonalen
i och för revisionsverksamheten måste ha personlig kontakt ”på
platsen”. Sådana resor ingår ofta — men inte alltid — i de arbetsplaner
som finns för varje revisionsprojekt. Den närmare utformningen av resan
överenskoms sedan mellan enhetschef och utredare/resenär. Särskild
skriftlig reseorder förekommer ej.
Vid länsresor och vissa andra resor rekvireras förskott från RGK. Vid
länsresorna sköts detta av en byråsekreterare, som också beställer biljetter,
hotellrum m. m. Byråsekreteraren medföljer på resorna i och för administrativa
uppgifter.
Betr. länsresorna kan byråsekreteraren under resans gång upprätta reseräkningar
i samråd med var och en av ledamöterna. Huvudena på
reseräkningarna, dvs. namn- och adressuppgifter etc., har hon redan tidigare
(på kansliet) fyllt i med maskin. I den mån det är möjligt avslutar hon
reseräkningen, kontrollräknar den och får den underskriven av resenärerna
under resans lopp. Endast i det fallet att någon ledamot på hemvägen
skall ta taxi till sin bostad, kan reseräkningen inte avslutas under resan. I
sådana fall fyller ledamoten snarast möjligt i det aktuella taxibeloppet och
skickar den undertecknade räkningen samt kvitto till revisorernas kansli.
Byråsekreteraren svarar för att reseräkningarna under sessionstid reduceras
med belopp enligt allmänna reseavtalet och ersättningsstadgan.
Tjänstemännen begär i olika hög grad att få hjälp med reseräkningsskrivandet
av byråsekreteraren såväl i fråga om länsresor som övriga resor
inom kansliet.
Därefter konterar byråsekreteraren på aktuellt anslag med hjälp av
konteringsstämpel. Stämpeltexten upptar också ordet ”ATTESTERAS
RIKSDAGENS REVISORER” varunder kanslichefen attesterar genom
sin namnteckning.
Följande steg följer helt mönstret från JO: kontroll av reseräkningarna
på RGK, utbetalningsbesked av RGK, reglering av reseräkningsbelöppet
samt bokföring och redovisning. Liksom är fallet för JO tar kontroll- och
utbetalningsrutinerna ca tre månader.
Förs. 1982/83:25
56
Antalet reseräkningar uppgick till ca 80 under budgetåret 1980/81 enligt
beräkning av RGK.
2.5.1.4 Nordiska rådets svenska delegation
För medlemmar i NR:s svenska delegation gäller bestämmelserna i
ersättningsstadgan samt det allmänna reseavtalet och utlandsresereglementet.
För resandet vid svenska delegationen fastläggs resorna i plenarförsamlingens
resp. utskottens beslut om olika möten. Detaljplaneringen sköts
inom den administrativa enheten vid kansliet. Biljett- och hotellbeställningar
görs, förskott rekvireras och växlas in till aktuell utländsk valuta till
var och en av resenärerna.
På grund av att man har många förskott har man funnit det enklare att
hantera förskotten i egen regi inom kansliet. Detta går till så att kamrern
har en stor handkassa från vilken förskotten betalas ut. Även biljetterna
samt vissa andra fakturor betalar kamrern själv i stället för att skicka dem
till RGK. De ekonomiska transaktionerna redovisas i en dagbok, där varje
utlägg åsätts ett löpande verifikationsnummer. Alla verifikationer sparas.
Ett visst utlägg för reseförskott avräknas sedermera mot motsvarande
reseräkning. Vid månadens slut skickar kamrern in redovisning till RGK.
Antalet förskott uppgår till ca 280 per år. För att de skall gå att hålla reda
på förskotten finns vid sidan av dagboken en reskontra på ledamöter/
tjänstemän.
I samband med resans genomförande fyller ledamöterna och medföljande
tjänstemän i ett reseräkningsunderlag med sådana uppgifter som kamrern/annan
tjänsteman är beroende av för att kunna skriva ut reseräkningarna.
På underlaget skall noteras vilket möte som besökts, namn och adress,
bank- eller postgironummer, var och när resan påbörjats och avslutats, om
frukost ingått i rumspriset samt en listning av egna utlägg för taxi, hotell
etc. För sådana utlägg skall kvitto biläggas. Reseräkningsunderlaget skall
undertecknas av resenärerna.
Kamrern/annan tjänsteman skriver sedan ut reseräkningarna för såväl
ledamöterna som tjänstemännen. Därvid måste ledamöternas räkningar
under sessionstid reduceras med belopp enligt allmänna reseavtalet och
ersättningsstadgan. Därefter presenteras räkningarna för ledamöternas
underskrift.
Nästa moment är kontering och kanslichefens attest på reseräkningarna.
Därefter skickas räkningarna iväg till RGK för kontroll och utbetalningsbesked.
Efter ett par månader kommer räkningarna i retur till NR. Då
sker slutregleringen av reseräkning — förskott mellan NR och resenären.
Denna transaktion redovisas i den tidigare nämnda dagboken och kom
-
Förs. 1982/83:25
57
mer att ingå i nästa månadsredovisning som N R lämnar till RGK. 1 RGK :s
bokföring bildar den månadsvisa redovisningen ur dagboken endast en
post.
För NR:s del tar kontroll- och utbetalningsrutinerna flera månader.
Antalet reseräkningar uppgick till ca 280 under budgetåret 1980/81
enligt beräkning av RGK.
2.5.2 Inköps- och inventarierutiner
I detta avsnitt beskrivs inköps- och inventarierutiner i stort för den inre
riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
Inom den inre riksdagsförvaltningen Finns på intendenturenheten en
inköpsintendent som står för de flesta varuinköpen utom bokinköp, upphandling
av prenumerationer, tryckeritjänster, resor m. m. Betr. riksdagsbyggnaden
är det byggnadsstyrelsen som gör upphandlingen men inköpsintendenten
som granskar fakturorna. Inköpsintendenten ser också till att
samtliga räkningar skickas i väg till RGK för betalning, dvs. även räkningar
som avser bokinköp, tryckeritjänster m. m.
Inköpen initieras från olika håll inom organisationen genom beställningssedlar
och förfrågningar till inköpsintendenten. Eftersom de personer
som initierar de olika inköpen inte alltid kan förväntas ha budgetsituationen
klar för sig, är det inköpsintendenten som kontrollerar att medel
Finns inom ramen för anslagen. Alla önskemål kan inte tillgodoses genast
utan vissa prioriteringar måste göras.
Inköpsintendenten har kunskaper om vilka inköpskällor som är mest
förmånliga och har därför anledning att från pris- och rabattsynpunkt
styra inköpen. Önskemål om enhetlighet i standard och utrustning är en
annan grund för styrning av inköpen. Vissa inköp, t. ex. av speciellt snickerimaterial,
teknisk utrustning m. m. sköts dock direkt av berörda sektioner.
Inköpsbeslut fattas genom att de planerade inköpen förs upp på en
föredragningslista som undertecknas av chefen för intendenturenheten.
Vid vissa större inköp fattar förvaltningsdirektören beslut. Varan beställs
per brev eller telefon. I samband därmed för inköpsintendenten upp
beställningen på ett dispositionsbokföringskort, där leverantör, beställningsnummer,
föredragningslistans nummer samt inköpspris noteras. När
varan anländer kontrolleras den av mottagaren (förrådschef etc.) mot
följesedel.
Fakturan skickas i allmänhet direkt till inköpsintendenten. På fakturan
stämplar han på ett texthuvud för anslagskontering och utanordningsbesked
samt skriver på beställningsnummer. Om fakturakopia inte Finns
med, tar han kopia på fakturan, vilket är nödvändigt med tanke på ev.
klagomål, leverantörssamtal etc. På dispositionsbokföringskortet noterar
han fakturanummer och fakturadatum.
Förs. 1982/83:25
58
Därefter skickar inköpsintendenten ut fakturan till varumottagaren.
Vissa sådana mottagare, t. ex. enhetschefer, bestyrker företaget inköp med
sin namnteckning. Andra befattningshavare skriver under att de mottagit
varan eller att arbetet blivit utfört. Dessa rutiner, som torde motsvara
regeringsmyndigheternas attesteringsrutiner, är inte klart och fullständigt
dokumenterade. Efter bestyrkande eller mottagningserkännande skickas
fakturan tillbaka till inköpsintendenten.
Inköpsintendenten fyller sedan i konterings- och utanordningsstämpeln
med aktuell anslagsbeteckning och den egna namnteckningen. Därefter
förs fakturan upp på en reversal för ”anordning” tillsammans med andra
betalningsfärdiga fakturor. Denna undertecknas av förvaltningsdirektören.
Allra sist innan fakturan sänds över till RGK för utbetalning ”punchas”
den med hålskrift av inköpsintendenten och antecknas aktuellt
reversalnummer på den nämnda stämpeln.
Övriga inköp inom inre riksdagsförvaltningen, t. ex. riksdagsbibliotekets
och tryckerienhetens inköp, följer delvis andra och mindre formaliserade
rutiner.
Formella upphandlingar sker endast undantagsvis inom den inre riksdagsförvaltningen.
Ehuru man inte är bunden av upphandlingsförordningen1
följer man dess riktlinjer.
I fråga om viss materiel förs inventarieförteckning. På sektionen för
teknisk service har man en förteckning över skriv- och räknemaskiner,
upplagd på tillverkningsnummer. Endast undantagsvis noteras doch var
(lokal eller organisatorisk enhet) maskinen hör hemma. Nytt register är
under uppförande baserat på ordningsnummer. Därutöver finns en förteckning
över TV-apparater samt en förteckning över bandspelare. Även
de konstverk som finns inom riksdagen förtecknas.
Medan myndigheterna på regeringssidan har att följa riksrevisionsverkets
cirkulär 1979-02-26 om registrering av inventarier, saknas motsvarande
bestämmelser inom riksdagsförvaltningen.
Inköpsrutinerna intern inom de mindre verken skall här inte beröras.
Vad gäller samspelet mellan verken och RGK skall dock noteras att medan
verken attesterar sina fakturor, så är det RGK som skriver utbetalningsbesked.
Om man anser att verken bör ta det fulla ekonomiska ansvaret för
sin verksamhet, måste den nuvarande rutinen anses vara felaktig. På NR
avviker rutinerna därigenom att man har en mycket stor handkassa, betalar
vissa brådskande fakturor i egen regi samt har en egen bokföring,
vilken månadsvis sänds över till RGK.
Samtliga av de mindre verken har inventarieförteckningar, som är avsedda
att täcka samtliga inventarier. Även lokalplaceringen för inventarierna
anges. 1 åtminstone NR:s fall har uppgiften med inventarieförteck
-
1 Ändring (1980:850) i upphandlingskungörelsen (1973:600).
Förs. 1982/83:25
59
ning utgått från riksrevisionsverkets cirkulär om registrering av inventarier.
Hos RR har man ställt större krav än vad cirkuläret anger.
3 Riksdagens förvaltningskontors organisation
RFK består f. n. av sex enheter och tre specialfunktioner direkt underställda
förvaltningsdirektören. Nuvarande organisation kan illustreras
med följande tablå.
Förvaltnings direktör -
Tryckeri enheten -
Admini strativa enheten -
Inten dentur enheten -
Riksdags biblio teket -
Upplys nings tjäns ten -
Från
Riksdag
& Departement
-
Skoltjänsten
Visningstjänsten
ADB-verksamheten
3.1 Administrativa enheten
3.1.1 Nuvarande orgaisation och uppgifter
Administrativa enheten leds av en byråchef som tillika är förvaltningsdirektörens
ställföreträdare. I byråchefens uppgifter ingår också att vara
förhandlingsledare.
Enheten är uppdelad på en kanslisektion och en löne- och pensionssektion.
Direkt underställd byråchefen finns vidare en tjänsteman för utbildning,
personalutveckling och jämställdhetsfrågor, en tjänsteman för personalsociala
frågor samt en tjänsteman med i huvudsak sekreteraruppgifter.
Antalet tjänster inom enheten uppgår enligt tjänsteförteckningen till 16.
Administrativa enheten handlägger frågor angående förhandling om
anställnings- och arbetsvillkor för arbetstagare hos riksdagen och dess
verk. Enheten handlägger också uppgifter i övrigt som motsvarar vad som
ankommer på statens arbetsgivarverk inom den övriga statsförvaltningen.
Vidare svarar enheten för den fortlöpande kontakten med statens arbetsgivarverk.
Sistnämnda uppgift åligger särskilt enhetens chef.
I enhetens uppgifter ingår också att handlägga personalfrågor omfattande
rekrytering, resurs- och bemanningsfrågor, utrednings- och utvecklingsarbete
inom det personalpolitiska området m. m. Enheten handlägger
vidare utbildningfrågor och personalsociala frågor liksom ärenden om
personalinflytande.
Enheten utfärdar också vissa gemensamma förvaltningsföreskrifter för
riksdagen och dess verk samt ombesörjer utgivning av författningar för
riksdagsområdet utom RB.
Förs. 1982/83:25
60
Granskning och handläggning av anslagsframställningar för riksdagen
och dess verk utom RB och RGK samt övriga budgetfrågor ingår också i
enhetens uppgifter.
Enheten svarar även för frågor om uträkning av arvoden och ersättningar
till riksdagens ledamöter och av avlöningar och ersättningar till personal
hos riksdagen och dess verk utom RB och RGK. Slutligen handlägger
enheten också frågor om pensioner till ledamöter, personal och deras
efterlevande, reseräkningar och företagshälsovård.
3.1.2 Löne- och pensionssektionen
Sektionens arbetsfält omfattar den inre riksdagsförvaltningen och riksdagens
verk med undantag av RB och RGK. Sektionen administrerar
frågor om löner och pensioner, ledamöternas förmåner enligt ersättningsstadgan,
reseräkningar samt företagshälsovård.
Sektionen består av en chef (byrådirektör) och sex tjänstemän varav fyra
ingår i en lönegrupp, en tjänsteman svarar för frågor rörande reseräkningar
och en tjänsteman handlägger frågor om bl. a. företagshälsovård. I
sektionen ingår också en tjänst där innehavaren sedan år 1980 är utlånad
till upplysningstjänsten. Sektionens chef har vid sidan av sina sektionsledande
uppgifter att handlägga frågor om pensioner och avgångsersättningar.
3.1.2.1 Lönegruppen
Lönerapporteringen är uppdelad i fyra grupper:
— kammare, utskott och riksdagsledamöter
— JO, RR, NR, uppdragstagare, m. m.
— RFK — administrativa enheten, intendenturenheten exklusive lokalvården,
skoltjänsten, visningstjänsten, ADB-verksamheten och tidningen
Från riksdag & departement
— RFK — biblioteket, upplysningstjänsten, enheten för riksdagstryck
och lokalvårdare.
Grupperna cirkulerar mellan lönerapportörerna var tolfte månad.
Lönegruppens uppgifter består främst av personalredovisning inom
löneområdet och lönerapportering över data.
Personalredovisning inom löneområdet omfattar främst följande arbetsuppgifter:
—
upprätta och komplettera personkort
— beredning av frågor om inplacering i tjänstetidsklass
Beslut om sådan inplacering fattas av sektionens chef
— kontakter med försäkringskassan och personalredogörare
— avstämning av stenografernas arbetstider
Förs. 1982/83:25
61
— avstämning av ledighetsansökningar m. m. mot tjänstgöringsuppgifterna
—
beslut om ledighetsavdrag
— beredningsuppgifter i övrigt
— kvartalsstatistik.
Lönerapport eringen över data omfattar följande arbetsuppgifter:
— beredning och granskning av dataregisterunderlag
— manuellt uträkningsförfarande (nyanställda, avgående tjänstemän)
— kontroll och rättning av den preliminära löneberäkningen från SLÖR
— slutgranskning och övrig handläggning av utdata
— upprättande av avlöningssammandrag — dispositionsbokföring (Denna
lista granskas och godkänns av sektionschefen som också undertecknar
utanordningsbeslut)
— redovisning och utanordning av preliminär skatt och kvarskatt på
uppbördsterminer
— underlag för matrikelföring
— uppföljning av SLÖR, ändring av RFK:s ”nyckel” för automatkontering
—
utanordning av avräkningslöner
— beslut om och utanordning av sjukvårdsersättningar
— tolkning av avtal
— budgetunderlag vad gäller tjänstemännens löner
— framräkning av LATF-summor.
I lönegruppens arbetsuppgifter ingår också att lämna information och
besvara frågor rörande lönerna till ledamöter och tjänstemän.
Lönegruppen arbetar inom ramen för sina uppgifter mycket självständigt.
Det kan i sammanhanget nämnas att rådande arbetsrutiner utarbetats
efter en noggrann genomgång år 1980 av gruppens arbetsrutiner.
3.1.2.2 Reseräkningsfunktionen
För reseräkningsfunktionen svarar en tjänsteman. I funktionen ingår i
huvudsak följande arbetsuppgifter:
— granskning av reseräkningar enligt ersättningsstadgan, allmänna reseavtalet
och utlandsresereglementet
— beställning av SAS- och SJ-kort
— granskning av månadsvisa fakturor från SAS och SJ
— utbetalning och redovisning av förskott
— handhavande av kontantkassa
— utanordningsbeslut
— medverkan vid utarbetande av förslag till budget beträffande flygreseoch
sovplatskort samt årskort
— rådgivning och information.
Förs. 1982/83:25
62
Frågan om granskning av reseräkningar liksom reseräkningsrutiner i
övrigt har närmare behandlats i avsnitt 2.5.1.
3.1.2.3 Företagshälsovård
I funktionen företagshälsovård som sysselsätter en tjänsteman, ingår
följande arbetsuppgifter:
— tidplanering, kallelser m. m. till hälsokontrollundersökningar för såväl
ledamöter som tjänstemän
— utanordning av ersättning till Lantbrukarnas Hälsovårdscentral AB,
apotek och vissa tjänstemän
— upprättande av sjukstatistik
— förande av matrikel för ersättare för riksdagsledamot
— handhavande av kontantkassa.
I funktionen ingår också att vara sekreterare i förslagskommittén.
Nuvarande tjänsteman vid funktionen fungerar också som kassör för
riksdagens konstklubb. Vissa uppgifter — främst redovisning och bokföring
av medlemsavgifter, styrelsesammanträden samt uppgifter i samband
med utställningar — utförs på arbetstid. Sammantaget tar dessa uppgifter
ca 30 arbetsdagar per år i anspråk.
3.1.2.4 Pensionsfrågor
Sektionens chef har vid sidan av de övergripande ärendena som sektionschef,
som förvaltningens expert på området, även hand om frågor om
pensionsärenden.
I funktionen ingår i huvudsak följande uppgifter:
— beredning och föredragning av pensioner och avgångsersättningar enligt
ersättningsstadgan
— beredning av frågor om pensioner enligt SPR-avtal och förordningen
om förordnandepension
— delpensionsärenden
— utanordningsbeslut
— rådgivning och information.
Sammantaget motsvarar pensionsfrågorna ca 30 procent av sektionschefens
arbetsuppgifter.
3.1.2.5 Budgetfrågor inom sektionen
Sektionen utformar underlag för följande anslagsposter:
— Al Arvoden m. m. till riksdagens ledamöter
— A2 Reseersättningar m. m. till riksdagens ledamöter
— A12 Pensioner åt f. d. riksdagsledamöter m. fl.
Förs. 1982/83:25
63
— Bl Den inre riksdagsförvaltningen. Förvaltningskostnader (avser i
huvudsak lönekostnader)
— El Kommittéer m. m.
Beräkningarna för posterna Al, A2, A12 och El utförs av sektionschefen.
Beräkningarna för posten B1 utförs av lönegruppen och sammanställs
av sektionschefen. Som beskrivs i avsnitt 2.2.2 har förvaltningsstyrelsen
den 8 december 1982 beslutat om en ny anslagsstruktur. Arbetet med
beräkningsunderlaget kvarstår dock oförändrat.
3.1.3 Kanslisektionen
Kanslisektionen består av en chef (avdelningsdirektör) och tre handläggare
varav en är förvaltningens registrator.
Sektionens uppgifter omfattar i stort följande frågor:
Personalfrågor, ekonomiadministrativa frågor, förhandlingsverksamhet,
sekretariatsuppgifter, författningsfrågor och organisationsfrågor.
Personalfrågorna avser i huvudsak följande ärenden:
— personalförsörjningen inom den inre riksdagsförvaltningen, bemanning,
resursfrågor, tidsbegränsade resurstillskott och ersättarfrågor
— löpande rekryteringsarbete och planering av rekryteringsarbetets uppläggning
—
omplaceringsärenden
— tillsättning av korttidsvikariat
— intern och extern praktiktjänstgöring
— personalavveckling — betyg, intyg
— tjänstgöringsförhållanden — deltider, skifttjänstgöring, riksmötesanställning,
snabbprotokollets anställningsfrågor, tjänstledighet och semester
—
utrednings- och utvecklingsarbete på det personalpolitiska området
— matrikelföring och personalakter.
De ekonomi-administrativa frågor som handläggs inom kanslisektionen
avser samordning av budgetarbetet för den inre riksdagsförvaltningen och
de mindre verken samt granskning av de anslagsframställningar som lämnas
av de mindre verken och enheterna inom RFK samt av kammarkansli
och utskott.
Förhandlingsverksamheten avser medverkan i förhandlingar, överläggningar
m. m. rörande löne- och anställningsvillkor för anställda vid den
inre riksdagsförvaltningen och riksdagens verk. I uppgiften ingår också att
svara för utgivning av förhandlingstryck samt bevakning av material som
utges av statens arbetsgivarverk.
Sektionen svarar vidare för sekretariatsuppgifter åt beslutande och partsammansatta
organ. De organ som främst är i fråga är riksdagens förvaltningsstyrelse,
förvaltningsstyrelsens direktion, riksdagens chefslönenämnd,
riksdagens personalnämnd och det centrala organet för lokala
Förs. 1982/83:25
64
MBL-förhandlingar (onsdagsmöten). Sekretariatsuppgifterna i förvaltningsstyrelse,
direktion och chefslönenämnd sköts i huvudsak av sektionens
chef. Denne är också föredragande i vissa frågor i nämnda organ.
Sektionens uppgifter med författningsfrågoravser främst medverkan vid
utgivning av riksdagens författningssamling och gemensamma förvaltningsföreskrifter
för den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
Vidare ingår i uppgiften urval och uppföljning av regeringsförfattningar
som skall antas av förvaltningsstyrelsen.
Det kan i sammanhanget nämnas att en arbetsgrupp inom RFK utrett
frågan om ett sammanförande av Riksdagens författningssamling (RFS)
med Svensk författningssamling (SFS). Arbetsgruppens rapport som godkänts
av förvaltningsstyrelsen, ligger till grund för styrelsens förslag till
riksdagen (Förslag 1982/83:7) om ändrade bestämmelser angående kungörandet
av författningar som berör riksdagen, m. m.
Förslaget, som bifallits av riksdagen (KU 1982/83:10), innebär att kungörandet
av lagar skall ske endast i SFS och att RFS således inte längre
skall användas för kungörandet av lagar på riksdagsområdet. Utfärdandet
av dessa lagar skall ombesörjas av regeringen.
En författningssamling för riksdagsområdet skall behållas för författningar
som beslutas av RFK efter delegation av riksdagen. Publikationen
föreslås kallas Riksdagens förvaltningskontors författningssamling, även
fortsättningsvis förkortad RFS.
De nya bestämmelserna har trätt i kraft den 1 januari 1983.
Sektionens uppgifter med anknytning till organisationsfrågor innefattar
i huvudsak strukturförändringar, införande av ny arbetsmetodik och ny
teknik samt medverkan vid utformning av tjänstgöringslistor och tjänstgöringsscheman.
3.1.4 Byråchefen direkt underställda funktioner
Direkt under byråchefen sorterar funktionerna utbildning och personalsociala
frågor.
Funktionen utbildning omfattar förutom intern och extern utbildning
även övrig personalutveckling. Funktionen ansvarar vidare för jämställdhetsarbetet
inom den inre riksdagsförvaltningen samt vissa frågor om
introduktion av nyanställda.
Utbildningsfrågorna omfattar utbildningsplanering med bl. a. inventering
och analys av utbildningsbehovet, utvärdering av utbildningen, utbildningsstatistik
och upprättande av utbildningsbudget. Även utbildningsbehov
som föreligger hos ledamöterna — såväl språkutbildning som
viss annan utbildning — ingår i utbildningsfunktionens uppgifter.
Utbildningen inom riksdagen består dels av interna kurser, där den
utbildningsansvariga sköter såväl planering som administration av kurser
-
Förs. 1982/83:25
65
na, dels extern utbildning där utbildningen köps av såväl statliga som
privata utbildningsinstitut.
I funktionen ingår också att medverka i utbildningskommitténs arbete
samt att ansvara för övriga personalutvecklingsfrågor såsom planeringssamtal
och introduktion av nyanställda. Bl. a. tillses att den inom förvaltningen
särskilt upprättade informationspärmen för nyanställda å-jourhålls.
Funktionen är slutligen också ansvarig för jämställdhetsarbetet inom
den inre förvaltningen. I den uppgiften ingår att samla in och sammanställa
enheternas jämställdhetsrapporter samt att upprätta en jämställdhetsplan
och att fortlöpande bevaka att jämställdhetsplanen följs. ! uppgiften
ingår också rådgivning i frågan såväl till den inre förvaltningen som till de
mindre verken samt ordnande av utbildning i jämställdhetsfrågor.
Insatser inom andra personalutvecklingsområden än ovan nämnda har
hittills varit av blygsam omfattning.
Personalresursen för funktionen utbildning utgörs av en byrådirektör.
Vid RFK:s administrativa enhet finns sedan ett par år en tjänst som
byrådirektör med uppgift att svara för personalsociala frågor och arbetsmiljöfrågor.
Funktionen är direkt underställd byråchefen.
I funktionen ingår bl. a. följande arbetsuppgifter:
— personlig rådgivning genom stödsamtal med anställda och rådgivning
till personalansvariga chefer
— arbetsmässig rehabilitering innefattande bl. a. omplaceringsfrågor och
remisser till anlagstester
— arbetsmiljökartläggning genom arbetsplatsbesök
— sekreterarskap i skyddskommittén och anpassningsgruppen
— sjukfrånvaroutredningar och uppföljning av sjukfrånvarostatistik
— uppläggning av akter i personalvårdsärenden
— budgetfrågor rörande arbetsmiljöarbetet.
Vid enheten finns vidare en tjänst som kontorsassistent med uppgift att
vara byråchefens sekreterare och tillika svara för utskriftsarbetet inom
kanslisektionen. I funktionen ingår även vissa administrativa uppgifter
samt protokollföring åt onsdagsmötet.
3.1.5 Förhandlingsverksamheten
Inom administrativa enheten handläggs frågor rörande förhandling om
anställnings- och arbetsvillkor för arbetstagare hos riksdagen och dess
verk och uppgifter i övrigt som motsvarar vad som tillkommer statens
arbetsgivarverk inom den övriga statsförvaltningen.
Förhandlingsledare är byråchefen vid enheten. Till sin hjälp i förhandlingsarbetet
har denne främst avdelningsdirektören och förste byråsekreteraren
vid kanslisektionen.
Den centrala förhandlingsverksamheten (SAV-funktionen) omfattar i
huvudsak följande uppgifter:
9 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
66
— centrala kollektivavtalsförhandlingar avseende avtal om löner (RÄLS),
allmänt avlöningsavtal (RAST), allmänt tjänsteförteckningsavtal
(RATF), allmänt arbetstidsavtal (RARB), chefslöneavtal, pensionsavtal
m. m.
— centrala MBL-förhandlingar avseende organisationsfrågor — t. ex. inrättande
av högre tjänster vid verken och budgetfrågor för de mindre
verken. Denna uppgift kan närmast jämföras med förhandlingsrådets
roll inom regeringsområdet. Vidare ingår under denna punkt även
förhandlingar med anledning av strandade lokala MBL-förhandlingar
inom den inre riksdagsförvaltningen
— chefslönenämndsfrågor och motsvarande frågor för undantagskretsen
dvs. vissa tjänstemän som direkt företräder arbetsgivaren
— övrig central arbetsgivarroll avseende bl. a. tolkning och rådgivning
inom hela förhandlingsområdet, skälighetsfrågor och rutinutformning
— t. ex. handläggningscirkuläret.
Den lokala förhandlingsverksamheten omfattar i huvudsak följande
uppgifter:
— lokala kollektivavtalsförhandlingar för den inre riksdagsförvaltningen
som bl. a. innefattar lokala tjänsteförteckningsavtal, lokala arbetstidsavtal,
lönegradsinplaceringar, tvisteförhandlingar och medbestämmandeavtal
—
lokala MBL-förhandlingar vilka huvudsaklingen förs inom ramen för
s. k. onsdagsmöten
— övrig lokal arbetsgivarroll innefattande tolkning och rådgivning, skälighetsfrågor
och representation i partssammansatta organ
— lönestatistik, information och utbildning inom förhandlingsområdet.
3.1.6 Enhetsledning
Som framgår av ovanstående redogörelse spänner uppgifterna inom
administrativa enheten över ett mycket vitt fält. Av naturliga skäl innebär
detta att en mängd frågor är av den arten att de måste föras upp direkt till
byråchefen för handläggning eller beslut. Byråchefen är vidare förhandlingsledare
och därmed direkt ansvarig för förhandlingsverksamheten
inom hela riksdagsförvaltningen. Denna verksamhet har bl. a. på grund av
utökad lagstiftning på det arbetsrättsliga området expanderat under senare
år. Byråchefen är också ansvarig för de internadministrativa frågorna för
enheten som bl. a. innefattar löpande enhetsledning, personalfrågor, dokumentation
och organisationsfrågor.
Sammantaget innebär detta att byråchefens arbetsbörda är mycket stor.
Tidvis kan denna arbetsbörda innebära risk för att behandlingen av vissa
ärenden fördröjs.
Förs. 1982/83:25
67
3.2 Intendenturenheten
3.2.1 Nuvarande organisation och uppgifter
Intendenturenheten har att ansvara för och handlägga följande frågor
— säkerhets- och bevakningsfrågor
— redovisningsfrågor och övriga kamerala ärenden
— upphandling
— frågor om lokalvård samt anskaffning, drift och underhåll av inredning
och utrustning i den mån de inte ankommer på fastighetsägaren samt
förande av inventarieförteckning
— frågor om upplåtelse av lokaler i riksdagshuset samt uthyrning av
bostadslägenheter utanför riksdagshuset
— reprografi
— kopieringsservice
— distribution av post
— materielförråd
— drift, service och underhåll av tekniska hjälpmedel
— service i anslutning till kammarens arbete
— snickeriservice
— service i övrigt åt ledamöter och tjänstemän.
Intendenturenheten som, vad gäller personalstyrka, är RFK:s största
enhet, är organiserad i sex sektioner. Enheten handlägger också frågor
rörande Helgeandsholmsprojektet. Totala antalet befattningshavare uppgår
enligt personalförteckningen till 123. Därtill kommer 7 sessionsanställda
pensionärer och 6 timanställda pensionärer. Intendenturenhetens or
-
ganisation framgår av följande tablå.
Chef. avd. dir.
Helgeandsholms projektet -
— Inköp
— Bokföring
— Redovisning
Inköp
— Säkerhet
— Bevakning
— Beredskaps -
Säkerhet bevakning -
Gemensam
service
— Pappersmakulatur
—
Växter
— Lokalvård — Voterings
—
Lokalbokning anläggning
— Reprocentral —Internradio
Teknisk
service
torer, telefon,
snabbtelefon,
rörpost,
kontorsmaskiner
och belysning
— Kammarexpeditionen
—
Kammarfoajén
Kammar service -
— Anskaffning
nytillverkning,
ser
-
Snickeri
Förs. 1982/83:25
68
3.2.2 In köpssektionen
Sektionen, som består av en inköpsintendent, har ansvar för frågor
rörande inköp, redovisning och budget. Sektionen ansvarar också för de
bostäder utanför riksdagshuset som riksdagen äger och hyr ut till ledamöter.
Sektionen har således en central ekonomisk funktion inom riksdagsförvaltningen.
En närmare redogörelse för vissa av sektionens uppgifter på
det ekonomiska området har lämnats i avsnitt 2.5.2.
3.2.3 Sektionen för säkerhet och bevakning
Sektionen handlägger frågor rörande riksdagens bevakning och andra
säkerhetsfrågor. Ansvarig för riksdagens säkerhetsfrågor är f. n. chefen för
intendenturenheten.
Våren 1980 bildades vid riksdagen en grupp — bestående av talmannen,
ordföranden i försvarsutskottet, riksdagsdirektören och förvaltningsdirektören
— för att bereda frågor om riksdagens beredskapsplanering. Beredningsgruppen
uppdrog åt en arbetsgrupp att närmare utreda frågorna
kring riksdagens beredskap och säkerhet.
Arbetsgruppen, som tog sig namnet ”Arbetsgruppen för beredskapsfrågor
(AGB)”, överlämnade i en skrivelse den 1 februari 1982 sin rapport
angående riksdagens säkerhet och beredskap till beredningsgruppen.
Beredningsgruppen beslöt att med tillstyrkan överlämna arbetsgruppens
förslag till RFK för beredning och ställningstagande.
Efter remissomgång av arbetsgruppens rapport och beredning inom
kontoret har förvaltningsstyrelsen genom beslut den 8 december 1982
överlämnat förslag till riksdagen om säkerhet och beredskap i riksdagen
(Förslag 1982/83:10).
Riksdagen föreslås godkänna vissa riktlinjer för behandling av säkerhets-
och beredskapsfrågor. Riktlinjerna är av policykaraktär. Ansvaret
inom riksdagen för dess säkerhetsskydd och för beredskapsåtgärder som
inte ankommer på krigsdelegationens presidium föreslås åvila RFK.
Vidare anmäls överväganden beträffande organisation av RFK:s centrala
funktion för frågor om säkerhet och beredskap samt rörande organisation
för bevakning av riksdagens lokaler. Bevakningen förutsätts liksom
hittills ske med hjälp av både egna anställda och personal från
bevakningsbolag.
Slutligen redovisas överväganden beträffande vissa övriga frågor angående
säkerhet och beredskap. Härvid behandlas särskilt vilka regler som
bör gälla för tillträde till riksdagens lokaler. Under normalt fredstillstånd
avses gälla i princip samma regler som hittills.
Beträffande organisationen av RFK:s centrala funktion för säkerhetsoch
beredskapsfrågor anför förvaltningsstyrelsen
Förs. 1982/83:25
69
”Med hänvisning till den pågående utredningen om förvaltningskontorets
organisation anser förvaltningsstyrelsen att funktionen t. v. bör inpassas i
denna organisation som en enhet direkt underställd förvaltningsdirektören.
”
Under 1982 har inrättats en ny tjänst som säkerhetschef hos riksdagen.
Innehavaren av tjänsten har tillträtt denna den 1 september 1982. För
denne bör enligt förvaltningsstyrelsens förslag finnas en ställföreträdande
chef samt dessutom någon eller några tjänster med centrala funktioner. De
närmare övervägandena om antalet tjänster, liksom tjänsternas innehåll,
bör göras av förvaltningsstyrelsen i annat sammanhang. Alltjämt finns
inom intendenturen tre vakanta tjänster för arbetsledning inom säkerhetsområdet.
3.2.4 Gemensam service
Sektionen är intendenturenhetens största med 33 fasta tjänster, 42 lokalvårdare
och 7 sessionsanställda pensionärer.
Sektionen är uppdelad på följande delfunktioner
— lokalvård
— reprocentral med adressregister (citograf)
— materielförråd
— budcentral
— teleredaktion
— allmän lokalförvaltning — ändringar, disposition, drift m. m.
— lokalbokningar
— garage
— nycklar och låssystem
— hotellvåningsreceptioner.
Allmänt kan sägas att sektionen är samlad runt begreppen lokaler och
allmän service.
3.2.4.1 Lokalvård
Lokal vårdsfunktionen består av en lokal vårdsledare, 10,5 löneplansplacerade
förste lokalvårdare och ekonomibiträden samt 42 lokalvårdare. De
sistnämnda går på så kallat betingsavtal, vilket innebär att varje lokalvårdare
har ett städområde som skall städas varje dag. Beräknad normal
tidsåtgång för ett sådant område är vanligen ca 4 timmar. I regel synes
dock städområdena kunna avklaras på kortare tid än 4 timmar. Lokalvårdaren
kan efter utfört arbete gå hem.
De fast anställda ekonomibiträdena svarar i huvudsak för hotellrumsstädningen.
De används också som reserv vid sjukfrånvaro och annan
Förs. 1982/83:25
70
ledighet bland lokalvårdarna. Slutligen utför de också mera genomgripande
rengöringar i foajéer, korridorer och andra allmänna utrymmen.
RFK tillsatte hösten 1981 en arbetsgrupp för att utreda lokalvården i
riksbyggnaderna efter återflyttningen. 1 arbetsgruppen har ingått företrädare
för intendenturenheten och byggnadsstyrelsen. Arbetsgruppen presenterade
i juni 1982 en promemoria med kartläggning av kommande
personalbehov och förslag till lokalvårdens organisation. Efter beredning
inom RKF och förhandlingar med aktuell facklig organisation har förvaltningsstyrelsen
den 8 december 1982 beslutat om ny lokalvårdsorganisation.
Beslutet innebär att man övergår från betingsstädning till dagstädning.
Den nya lokalvårdsorganisationen kommer att bestå av en lokalvårdsinspektör,
med ansvar för planering och resursberäkning av lokalvården
samt för lokalvårdsorganisationens funktion och ekonomi, två lokalvårdsförmän,
fem förste lokalvårdare och 45 lokalvårdare motsvarande 34
heltidstjänster.
Lönekostnaderna för den nya organisationen beräknas bli av ungefär
samma storleksordning som den man har f. n. I sammanhanget kan nämnas
att de totala städytorna (54 359 m2) på Helgeandsholmen överstiger
nuvarande städytor med ca 15 600 m2.
3.2.4.2 Reprocentral och citograf
Inom reprocentralen finns fyra expeditionsassistenttjänster varav en
fungerar som föreståndare. Centralen svarar för duplicering och fotostatkopiering
av material som lämnas in. Främst rör det sig om utskottsbetänkanden
och material som används vid utskottssammanträden, motioner
och föredragningslistor samt anföranden och svar på frågor och interpellationer.
Likaså produceras rapporter, utredningar, cirkulär och informationsmaterial
för RFK:s räkning.
Arbetet utförs med hjälp av en maskinpark som består av tre offsetmaskiner
och två plockmaskiner samt fotokopieringsutrustning. En arbetsgrupp
har tillsatts inom RFK, som skall undersöka vilken fotokopieringsutrustning
som skall användas på Helgeandsholmen.
Produktionen på reprocentralen är betydande. Under år 1980 framställdes
drygt 6,6 miljoner sidor offsettryck. Under första halvåret 1981 producerades
drygt 3,6 miljoner sidor. Sista motionsveckan 1981 uppgick
produktionen till 386 000 sidor.
Arbetsbelastningen är fördelad med lågbelastning under juli —september
och kraftiga belastningstoppar i januari, maj och november.
Antalet tjänster vid citografen uppgår till 1,5. Dessa tjänster delas av två
tjänstemän som vardera arbetar halvtid.
Arbetet med framställning av adressetiketter har hittills bedrivits med en
numera föråldrad metod.
Förs. 1982/83:25
71
Register över prenumeranter av riksdagstryck och annat riksdagsmaterial
upprättas och aktualiseras inom enheten för riksdagstryck. På citografen
framställs, med utgångspunkt från detta register, en metallplåt för
varje prenumerant. Dessa plåtar sorteras sedan manuellt i lådor. Med hjälp
av plåtarna sker sedan adresseringen med användande av gamla manuella
adresseringsmaskiner.
1 samråd med statskontoret har RFK beslutat att för adressering av
material, som distribueras till ledamöter och i övrigt internt inom riksdagen,
på försök utnyttja skrivautomattekniken för framställning av adressetiketter.
Bl. a. har ett register över alla ersättare framställts med denna
teknik. Samtidigt pågår förhandlingar med Liber AB, som redan omhänderhar
utsändning av riksdagstryck till prenumeranter, om överförande av
ansvaret för prenumerantregistret. Ett sådant uppdrag skulle sammantaget
omfatta upprättande av register, registervård och utskick av riksdagstryck
till prenumeranter. I uppdraget skulle också kunna ingå uppgiften att sköta
prenumerationsfaktureringen. Alternativet till att köpa registerservicen
m. m. är att bygga ut skrivautomattekniken.
De åtgärder som förbereds innebär att den resurskrävande och tunga
hanteringen av adressplåtar inom kort torde försvinna.
3.2.4.3 Materielförrådet
I det centrala materielförrådet finns huvuddelen av förbrukningsmaterielet
samlat — skrivmateriel, kuvert, offsetpapper, städmateriel, sjukvårdsmateriel,
hushålls- och toalettpapper m. m.
Förrådet betjänar i första hand riksdagsförvaltningen men även partikanslierna
får service därifrån. Om det inte gäller partiernas kontorsservice
får partikanslierna inköpa materiel till självkostnadspris.
Förrådet har två fast anställda expeditionsassistenter. Till förrådsfunktionen
hör också ansvaret för insamling av pappersmakulatur. Denna
uppgift sköts av två sessionsanställda pensionärer. Under år 1981 vägde
makulaturen nära 200 ton. Papperet säljs och inbringade för år 1981 ca
45 000 kronor.
Insamling av pappersmakulatur kräver relativt stora insatser av personal.
Kostnaderna för verksamheten (ca 140 000 kronor/år i personalkostnader)
överstiger intäkterna.
Inom RFK har en arbetsgrupp tillsatts för att utreda frågan om hur
pappersmakulatur och använt riksdagstryck skall samlas upp i de nya
lokalerna. En utgångspunkt för utredningsarbetet är att den nuvarande
centrala uppsamlingen upphör. I stället bör man eftersträva lösningar som
lägger större ansvar för uppsamlingen på de olika arbetsenheterna. Gruppen
skall därför överväga hur man på olika arbetsenheter skall transportera
makulatur m. m. till centrala uppsamlingsplatser. Gruppen skall också
Förs. 1982/83:25
72
överväga i vad mån och hur man skall ta tillvara returnerat riksdagstryck,
SOU-betänkanden m. m. Resultatet av utredningen beräknas kunna redovisas
i februari 1983.
I förrådsfunktionens uppgift ingår vissa transport- och godsmottagningsuppgifter.
I dag saknas dock klara riktlinjer om vilka transporter
förrådet skall svara för.
Godsmottagningen sker f. n. via en lastbrygga. Någon sådan kommer
inte att finnas på Helgeandsholmen. Där kommer man att använda en
annan teknik som kräver tillgång till lasttruckar eller motsvarande.
Utöver det centrala materielförrådet finns ytterligare förråd för materiel
m. m. med speciell användning. Sålunda svarar teknisk service för förråd
av tekniskt materiel och utrustning hänförlig därtill (kontorsmaskiner,
projektorer, el. materiel m. m.). Vidare finns ett förråd av möbler och
konstföremål hos snickeriet. Tryckeriexpeditionen slutligen svarar för förrådshållning
av vissa specialblanketter samt finare brevpapper.
3.2.4.4 Budcentralen
Budcentralen ansvarar för intern och extern budgång samt uppsättning
och nedtagning av meddelanden på anslagstavlorna, som f. n. uppgår till
ca 50. Personalstyrkan uppgår till tre fast anställda och två sessionsanställda
pensionärer.
Den interna budservicen hämtar och avlämnar post vid fyra fastställda
tidpunkter på 16 fasta stationer. Den interna rundturen tar 1 — 1 ''A timme
att utföra beroende på hur mycket post det finns att fördela.
Den externa servicen utgår fyra gånger per dag i första hand till departementen
och riksdagens verk. Dessutom utgår bud vid behov (upp till tre
gånger dagligen) till statliga myndigheter, kommittéer, partikanslier, ambassader,
Slottet m. fl. Departementens budcentral hämtar och lämnar
post, riksdagstryck m. m. vid tre tillfällen per dag.
Arbetsfördelningen mellan budcentralens personal är i stort organiserad
så att två tjänstemän sköter den interna budservicen medan två svarar för
de externa turerna. Arbetsledaren är i huvudsak placerad på budcentralens
expedition med uppgift att leda och fördela arbetet till sina medarbetare
samt passa telefon, rörpost och dokumenthiss. Arbetsledaren utför också
sorteringsarbete på expeditionen samt fungerar som reservbud.
Distributionen till departementen sker till varje departement och inte till
departementens gemensamma budcentral för vidarebefordran. Orsaken
härtill är att distributionen via departementens budcentral enligt personalen
vid riksdagens budcentral ibland försenas.
Ett problem, som försvårar distributionen är, att avsändaren ibland
slarvar med adresseringen. Avsändaren underlåter dessutom att sätta ut
sitt namn, varför det är mycket svårt att i efterhand kontrollera adressen.
Förs. 1982/83:25
73
Till budcentralens personal utgår ett bidrag från riksdagen med halva
kostnaden för månadskort på SL.
3.2.4.S övriga uppgifter inom gemensam service
Som framgår av inledningen till avsnitt 3 svarar gemensam service för
ytterligare ett antal uppgifter.
På informationsutredningens förslag har en telecentral inrättats och
utrustats med telex och telefaksimil. Motivet härför var främst behovet av
att förbättra arbetsmöjligheterna för de journalister från landsorten som
tillfälligt bevakar riksdagsarbetet. Dessa hade tidigare inga möjligheter att
snabbt sända hem artiklar till sin egen tidning på annat sätt än per telefon.
Ansvarig för teleredaktionen är en heltidsanställd kontorsassistent. För
verksamheten i pressfoajén finns dessutom en sessionsanställd pensionär.
Anläggningen är utrustad med en telexapparat och tre telefaksimilapparater.
Centralens uppgift är främst att till tidningar överföra material — t. ex.
anföranden och referat — som beställts av landsortstidningar eller som i
riksdagen arbetande journalister vill överföra till sin redaktion. Teleredaktionen
utnyttjas också i viss utsträckning av informationstjänsten och av
enskilda riksdagsledamöter.
Lokalförvaltningen omfattar bl. a. kontakt med fastighetsskötare
(Stockholms kommun), lokaländringar och lokaldisposition. Sistnämnda
funktion har på senare år i huvudsak legat på chefen för intendenturenheten.
Orsaken härtill är bristen på rum och den överblick som erfordrats
för att handlägga krav på nya rum från olika enheter.
Nycklar och lås (förvaring, utlämning, återfordran, byten av lås) är en
resurskrävande funktion som sektionens chef huvudsakligen har ansvaret
för. En annan uppgift som sektionschefen svarar för är riksdagens garage.
Arbetet består till stor del i utfärdande av parkeringstillstånd och kontroll
av att bilar utan sådant tillstånd inte utnyttjar garageplatserna.
Till sektionschefens uppgifter hör också bl. a. ansvar för skyltar och
uppmärkning, tillsyn av växter och kontakter med entreprenören, tillsyn av
varuautomater och kontakter med entreprenören samt tillsyn och årliga
översyner av brandmateriel.
Lokalbokningarna ansvarar en tjänsteman inom sektionen för. Till hans
uppgifter hör också aktualisering av den interna telefonkatalogen, samt
ansvar för riksdagens almanacka.
Till sektionens ansvarsområde hör vidare hotellvåningsreceptionerna.
Varje våning i hotelldelen bemannas av en tjänsteman för service till
ledamöter — bl. a. post- och fotokopieringsservice — samt i viss mån
service till partikanslierna.
Förutvarande sektionschef för gemensam service har nyligen avgått med
pension. I avvaktan på resultatet av RFK-utredningens överväganden har
tjänsten inte återbesatts.
Förs. 1982/83:25
74
3.2.5 Kammarservice
Kammarservice är uppdelad på sex separata arbetsstationer:
— kammarexpeditionen
— kammarfoajén
— talmansvaktbordet
— stenograferna
— posten
— statsrådskorridoren.
Arbetsstationerna stenograferna, posten och statsrådskorridoren betjänas
av vardera en expeditionsassistent. För stenograffunktionen finns
dessutom sex pensionärer, som vid behov arbetar mot timarvode.
För bemanning av kammarexpeditionen, foajén och talmansvaktbordet
följs en uppgjord vaktlista, som gäller för hela sessionsperioden.
Arbetet inom kammarservicen leds av föreståndaren. Dessutom finns
två arbetsledare varav den ene svarar för foajén och den andre för kammarexpeditionen.
Normalt är sju expeditionsassistenter avdelade för arbetet
i foajén och fyra expeditionsassistenter för verksamheten på kammarexpeditionen.
Från foajéns personal tas också två expeditionsassistenter
för bemanning av talmansvaktbordet under plenum. Totalt arbetar på
kammarservice 17 fast antända tjänstemän.
Kammarservice har till uppgift att tillhandahålla service åt talmännen
och riksdagsledamöterna samt svara för distribution till bänkar och fack
av riksdagstryck, föredragningslistor och annat material.
Arbetsuppgifterna kan grovt indelas i följande områden:
— receptionstjänst och telefonpassning i kammarens foajé
— kontakt riksdag — skola, anlitande av ledamöter som föredragshållare
— övervakning av foajén
— mottagning, sortering, registrering och distribution av riksdagstryck,
föredagningslistor m. m.
— påstämpling av samtliga distribuerade propositioner med sista motionsdag
—
expeditionssysslor för kammarkansliet
— service i klubb- och läsrum
— postdistribution inklusive eftersändning av post till riksdagsledamöter
— service åt stenograferna
— bemanning av talmansvaktbordet under plenum
— service i statsrådskorridoren.
Till dessa kommer en mängd andra arbetsuppgifter av skilda slag som
i stort bestäms av efterfrågan hos talmän och ledamöter.
Allmänt kan sägas att personalen har en mycket hög ambition vad gäller
upprätthållandet av servicenivån. Man sätter gärna in ett stort antal personer
för att på kort tid utföra en given arbetsmängd i stället för att sätta
in en lägre arbetsstyrka och låta arbetet ta motsvarande längre tid att
utföra.
Förs. 1982/83:25
75
En mycket hög beredskap upprätthålls för kommande uppgifter. Man
kan generellt säga att kammarservice vad gäller personalstyrka är dimensionerad
för toppbelastning.
Arbetsbelastningen på kammarservicens personal är av naturliga skäl
starkt beroende av arbetsrytmen i kammaren, med markerade arbetstoppar
inför jul-, påsk- och sommaruppehållen. Sett över veckan ligger toppbelastningen
på tisdagar, onsdagar och torsdagar.
Effekterna av variationerna i arbetsbelastningen har man försökt minska
genom förskjuten arbetstid. Kammarens arbetsrytm med kvällsplenum
gör dock att personalen har ett betydande övertidsuttag som ligger i storleksordningen
100—150 timmar per år och tjänsteman.
En resurskrävande uppgift för personalen i foajén är telefon- och meddelandeservicen
för ledamöterna. Telefonsamtal till en ledamot kopplas,
om denna inte svarar på sitt nummer, till kammarservice, där anteckning
görs på särskild telefonmeddelandeblankett om namn och telefonnummer
på den som ringt upp. På baksidan av blanketten antecknas ledamotens
namn, varefter den läggs på disken med baksidan upp. Under plenum kan
man också genom ett elektriskt signalsystem markera med en lampa på
ledamotens bänk att ett telefonmeddelande finns att hämta. Ledamoten
kan få telefonmeddelandet på tre sätt — via ovannämnda signalsystem,
genom att han på eget initiativ går fram till disken eller genom en aktiv
sökning från personalens sida. 1 genomsnitt kan resursåtgången för denna
service beräknas till ca 3 tjänstemän under sessionstid.
3.2.6 Teknisk service
Sektionen består enligt personalförteckningen av en förste byråingenjör,
en ingenjör och fem materieltekniker. Sektionens huvuduppgift är
ansvaret för plenisalens teletekniska utrustning med regirumsarbete samt
ljud- och bilddistribution.
Till sektionens uppgifter hör vidare:
— banddokumentation och service till stenografer
— telefoner och snabbtelefoner
— tillsyn av radio- och TV-apparater
— tekniska frågor beträffande bevakningscentralens utrustning
— tillsyn av restaurangens tekniska köksutrustning
— tillsyn, glödlampsbyte m. m. av allmänbelysningen i riksdagens lokaler
— tillsyn, service och förråd av kontorsmaskiner och AV-materiel
— förråd av teknisk materiel.
3.2.7 Snickeriet
Sektionen omfattar personellt en chef (verkmästare) och tre materieltekniker.
Förs. 1982/83:25
76
Arbetsuppgifterna är i huvudsak följande:
— översyn och service av möbler och rumsinredningar
— nytillverkning av inredning och utrustning som är av ”icke-standard”-natur
— ytbehandling av möbler och inredningar
— ansvar för transporter och omflyttning av möbler och inredning
— upprättande av förslag och ritningar samt kostnadsberäkningar beträffande
lokalinredning
— ansvar för montering och tillsyn av material som används vid riksmötets
öppnande
— ansvar för behövliga tapetseriarbeten
— ansvar för redovisning, vård, märkning, tillsyn, placering och förvaring
av riksdagens tavlor och andra konstföremål
— ansvar för förråd av möbler och textilier.
Sektionen har under senare år utfört nytillverkning av möbler i viss
omfattning, särskilt bokhyllor.
3.2.8 Vissa övergripande frågor
Kammarservice sorterar under RFK:s intendenturenhet. Under sessionstid
disponeras resurserna i huvudsak av kammarkansliet. Den enhet
som har att svara för arbetsledning, personalutveckling och dylikt är
således organisatoriskt skild från den enhet, som har det bästa beslutsunderlaget
för rationell användning av personalen.
Utredningens kartläggning av intendenturenheten har givit vid handen
att det råder ett utpräglat samverkansproblem mellan olika sektioner och
arbetsgrupper. Särskilt gäller detta relationerna mellan gemensam service
och kammarservice. Man kan säga att det uppstått ”vattentäta skott”
mellan sektionerna. Det är i dag mycket svårt att få till stånd en tillfällig
omflyttning av personal för att möta arbetstoppar inom andra arbetsgrupper
och sektioner. Dessa problem försvårar starkt möjligheterna till en
rationell användning av de totala personalresurser, som står till förfogande.
Frågan om service i anslutning till lokaler, arbetsrum, rumsinredning,
inventarier, möbler och tekniska hjälpmedel är i dag utspridda på flera
håll. Detta gör det svårt för ledamöter och tjänstemän att veta vart man
skall vända sig om behov uppstått, som erfordrar sakkunnig hjälp. För att
komma till rätta med detta problem har frågan aktualiserats om inrättande
av en särskild central dit alla kan vända sig. Centralen skulle sedan
vidarebefordra önskemålen till rätt person för åtgärd.
Intendenturenheten är, som tidigare nämnts, den största enheten inom
RFK. Utmärkande för enheten är också att personalen och den närmaste
arbetsledningen är utspridda över hela huset. Det geografiska avståndet
mellan chef, underchefer och personal är alltså stort.
Förs. 1982/83:25
77
Enhetschefens placering långt från de närmaste medarbetarna innebär
att den många gånger enkla, omedelbara och informella men värdefulla
informationen — i båda riktningarna — helt eller delvis kan bortfalla.
Tendensen att enhetschefen är upptagen av utredningar och sammanträden
har blivit alltmer markerad. En huvudorsak härtill är Helgeandsholmsprojektet,
som under senare år inneburit en stor belastning särskilt
på intendenturenhetens chef. Men även om man bortser från den ökade
belastning, som tillbakaflyttningen innebär, är intendenturenheten svår att
leda.
Riksdagens återflyttning till Helgeandsholmen innebär vidare väsentligt
ökade fastighetsförvaltande uppgifter för intendenturenheten.
En avlastning från enhetschefen av vissa renoldat operativa ledningsuppgifter
skulle ge möjlighet för denna att i ökad utsträckning ägna sig åt
långsiktig planering, samordning av verksamheten, information och personalfrågor.
3.3 Enheten för riksdagstryck
3.3.1 Nuvarande organisation och uppgifter
Enheten för riksdagstryck består av tre sektioner nämligen centrala
skrivbyrån, korrekturet och tryckeriexpeditionen. I enheten ingår dessutom
förutom chefen (avdelningsdirektör) fem tjänster utanför sektionsindelningen.
Sammantaget uppgår antalet tjänster vid enheten enligt personalförteckningen
till 31.
Tryckerienhetens ansvarsområde kan i stort sammanfattas på följande
sätt:
— svarar för inom riksdagen förekommande ärenden angående riksdagstrycket.
Bland dessa ingår upphandling av tryckeritjänster, bindning,
m.m., löpande kontakter med tryckerier, kontroll av tryckeriräkningar
m.m.
— svarar för korrekturläsning av allt riksdagstryck
— sköter kontakterna med utskotten och regeringskansliet (betr. propositioner)
—
mottar och distribuerar riksdagstrycket till riksdagen och dess verk
samt departementen
— försäljer riksdagstryck till prenumeranter och allmänhet samt sköter
fakturering och bokföring av försålt tryck.
— ombesörjer lagerhållning av riksdagstryck samt besvarar förfrågningar
om detta.
— ombesörjer utskrifter åt riksdagens ledamöter, utskott och övriga organ
utom riksdagens verk
— distribuerar skoltjänstens material.
Förs. 1982/83:25
78
3.3.2 Centrala skrivbyrån
Centrala skrivbyrån svarar för utskrift av manuskript som lämnas in av
ledamöter, utskott och enheter inom den inre riksdagsförvaltningen. Sektionen
har sex tjänster varav en tjänst i huvudsak är avdelad för riksdagens
upplysningstjänst.
Sektionens dimensionering kan anses vara väl avpassad till nuvarande
efterfrågan. Arbetet utmärks dock av en ojämn arbetsbelastning, korta
leveranstider och stora svårigheter att planera resursinsatserna.
På skrivbyrån är på försök två typer av skrivautomater placerade. En
utvärdering av detta försök samt förslag om den framtida användningen
av skrivautomattekniken kommer att lämnas i utredningens förslag om
ADB- och registerfrågor.
3.3.3 Korrekturet
Sektionen svarar för korrekturläsning av främst riksdagshandlingar
men även annat material. Korrekturläsningen innebär granskning och
redigering från främst språkliga och typografiska utgångspunkter. Sektionen
består av nio korrekturläsare.
3.3.4 Tryckeriexpeditionen
Personalstyrkan på tryckeriexpeditionen uppgår enligt personalförteckningen
till en föreståndare och nio expeditionsassistenter.
Tryckeriexpeditionen ansvarar för mottagning, förvaring och utlämning
av riksdagstrycket. I uppgifterna ingår också att bestämma upplagornas
storlek. Uppgiften åligger tryckeriexpeditionens föreståndare. Storleken
av upplagorna bestäms på erfarenhetsmässiga grunder. Vad gäller
propositionsupplagorna bestäms de i samråd med vederbörande departement.
Det finns en tendens till att departementet vill ha så stor upplaga som
möjligt. Varje departement anser nämligen att just den egna propositionen
är så viktig att efterfrågan på propositionen blir stor. Följden har tidigare
blivit att man ibland tryckt upp för stora upplagor. Tryckeriexpeditionen
har uppmärksammat detta och är numera mycket restriktiv när det gäller
att trycka upp upplagor som väsentligt överstiger minimiupplagan.
Minimiupplagorna uppgår till följande storlek:
— propositioner 3 400
— motioner 3 500
— utskottsbetänkanden 3 700—3 900 (olika för olika utskott)
— skrivelser 3 600
— snabbprotokoll 2 200
— ordinarie protokoll 1 800
Förs. 1982/83:25
79
Överupplagorna uppgår i regel högst till ca 2 500 exemplar. Om en
upplaga är för liten och behöver nytryckas tar det 1 —2 veckor från beslut
om nytryck till leverans från tryckeriet.
1 tryckeriexpeditionens uppgifter ingår också att sälja riksdagstryck
över disk till allmänhet, företag och organisationer samt ta emot beställningar
per telefon. Sådana beställningar levereras sedan per post.
Riksdagen har i dag tillgång till tre förråd utanför riksdagshuset. Förråden
ligger dels ett i statens biblioteksförråd i Bålsta, dels två i centrala
Stockholm. 1 förråden lagras i huvudsak bundet tryck och statens offentliga
utredningar.
Tryckeriexpeditionen sköter också distributionen av material till skolorna
för skoltjänstens räkning. Vidare svarar man för beställning och lagring
av blanketter och vissa typer av brevpapper.
En av tjänstemännen som formellt är placerad vid tryckeriexpeditionen
ombesörjer de dagliga kontakterna med tryckerierna, utskotten och kammarkansliet.
Tjänstemannen svarar därvid för att det material från utskotten
som skall tryckas kommer iväg till tryckeri och levereras på överenskomna
tider. Detta arbete sker då sessionen pågår under stor tidspress.
Tjänstemannen svarar även för att korrekturet läser materialet i den ordning
som fordras för utskottens arbete.
3.3.5 övriga funktioner inom enheten
Utanför den egentliga sektionsindelningen finns fem tjänster — en
förste byråsekreterare och fyra kontorsassistenter.
Förste byråsekreteraren svarar bl.a. för tryckfrågor rörande motioner
och riksdagsskrivelser. Tjänstemannen svarar också för de debet- och
kreditfakturor som utfärdas samt har teckningsrätt för enhetens postgiroutbetalningar.
Inkomsterna från försäljningen av riksdagstrycket redovisas kvartalsvis
till RGK. Förste byråsekreteraren är också ställföreträdare för enhetens
chef.
De fyra kontorsassistenterna svarar bl.a. för huvuddelen av enhetens
fakturering (ca 12 000 fakturor), bokföring, personalrapportering och registret
över prenumeranterna av riksdagstryck.
3.4 Riksdagens informationsverksamhet
3.4.1 Riksdagens informationsutredning
På förslag av KU beslöt 1972 års riksdag att en särskild utredning skulle
tillsättas för att pröva frågan om riksdagens informationsfrågor. I oktober
Förs. 1982/83:25
80
1972 tillsatte talmanskonferensen utredningen vilken antog namnet Riksdagens
informationsutredning.
Utredningen som arbetade till november 1976 presenterade sammanlagt
fyra betänkanden
— den 6 december 1973 ”Riksdagens utåtriktade informationsverksamhet"
—
den 17 april 1975 ”Riksdagens tidningsfråga"
— den 6 november 1975 "Riksdagsinformation till allmänheten” samt
— den 6 november 1976 ”Riksdagens sakinformation”.
För att underlätta massmediernas arbete i riksdagen föreslog utredningen
i sitt första betänkande inrättande av en särskild informationstjänst.
Informationstjänsten skulle skötas av en pressekreterare. Dess uppgift var
att arbeta på tidningarnas uppdrag med att förmedla kontakter, lämna
upplysningar och anskaffa material m.m.
För att underlätta främst pressens arbete i riksdagshuset och lokalpressens
bevakning av riksdagsarbetet föreslog utredningen att en särskild
telecentral skulle inrättas med telex- och telefaksimilapparater till journalisternas
förfogande. Tidningarna föreslogs också få ett ekonomiskt stöd
för att från TT anskaffa nyhetsmaterial från riksdagen med lokalt och
regionalt intresse. Vidare skulle särskilda kurser för journalisterna arrangeras.
De kompletterande informationsinsatser som utredningen föreslog att
riksdagen på eget initiativ skulle svara för uppdelades i tre kategorier med
hänsyn till storleken på den målgrupp utredningen räknade med. Utredningen
föreslog åtgärder för att nå hela allmänheten, den av riksdagen
aktivt intresserade allmänheten, de politiskt intresserade samt lärare och
studerande.
För att nå hela allmänheten föreslogs bl.a. en försöksverksamhet med
dagspressannonsering. Som en service till den politiskt intresserade allmänheten
föreslogs att en informationstjänst för allmänheten bemannad
med en informationsassistent och samordnad med informationstjänsten
för massmedierna skulle inrättas. Vidare föreslogs en utökad visningsverksamhet
under ledning av en heltidsanställd föreståndare samt förbättrad
service till de besökande på allmänhetens läktare.
För de politiskt intresserade föreslogs att riksdagen skulle ge ut en
särskild veckotidskrift samt att partikanslierna skulle ges ett ökat stöd till
sin informationsverksamhet. Slutligen föreslogs i utredningens första betänkande
också att verksamheten med studiebesök från skolorna m.m.
skulle utvidgas och ges en föreståndare på heltid. I samband därmed
föreslogs att denna organisation skulle ges namnet riksdagens skoltjänst.
Utredningens förslag behandlades av KU (KU 1974:19) som tillstyrkte
flertalet av förslagen. Utskottet anslöt sig också till utredningens målformulering
för riksdagens egen information. Ett huvudsyfte med denna
skulle vara att informera om riksdagens beslut och verksamhet samt att
Förs. 1982/83:25
81
belysa riksdagens roll i folkstyret. Informationen borde också bidra till
fortbildning i medborgarkunskap och stimulera till ett aktivt intresse för
samhällsfrågor.
1 ett avseende avvek utskottet från utredningens förslag. Vad gällde den
särskilda veckotidskriften var utskottet endast berett att tillstyrka en försöksutgivning.
Det fick ankomma på informationsutredningen att själv
svara för denna uppgift och i sinom tid utvärdera erfarenheterna.
Även i övrigt anförde utskottet att den föreslagna informationsverksamheten
och organisationen av denna fick anses vara av försökskaraktär.
Utskottet förutsatte att informationsutredningen, så länge denna bestod,
vid sidan av sitt arbete i övrigt skulle följa uppbyggnaden av och verksamheten
hos riksdagens olika informationsorgan och framlägga de förslag
som motiverades av erfarenheterna.
Organisatoriskt knöts pressekreteraren och informationsassistenten till
kammarkansliet. Visningsverksamheten och skoltjänsten däremot hänfördes
till förvaltningskontoret. Motivet för denna uppdelning var att uppgifterna
hade olika karaktär. Pressekreteraren och informationsassistenten
förutsattes få till uppgift att i första hand förmedla information om aktuella
frågor som anknöt till utskottet och kammarens arbete, medan visningstjänsten
och skoltjänsten skulle komma att svara för en institutionell
information om riksdagen, dess arbete och arbetsformer.
Utredningen valde att i det fortsatta arbetet med riksdagens veckotidning
i första hand pröva möjligheterna att samordna utgivningen med den
tidskrift som då utgavs av finansdepartementet — Departementsnytt. I sitt
andra betänkande, Riksdagens tidningsfråga, föreslog utredningen en för
riksdagen och regeringskansliet gemensam tidning, som administrativt
skulle inordnas i verksamheten vid nämnden för samhällsinformation
(NSI).
KU tillstyrkte förslaget (KU 1975:21) och riksdagen följde utskottet.
Den nya tidningen — Från Riksdag & Departement — började ges ut i
januari 1976.
I andra etappen av sitt arbete genomförde informationsutredningen den
försöksannonsering som föreslagits i det första betänkandet. Efter utvärdering
förordade utredningen fortsatt försöksverksamhet under ledning av
en särskild arbetsgrupp med företrädare för varje partigrupp i riksdagen.
KU tillstyrkte en fortsatt försöksverksamhet i enligthet med utredningens
förslag (KU 1975/76:32).
Riksdagen beslöt i enlighet med utskottets förslag och talmanskonferensen
tillsatte i februari 1976 en särskild informationsgrupp som under åren
1977 och 1978 genomförde en försöksannonsering och en landsomfattande
distribution av riksdagsjournalen. Försöksverksamheten utvärderades
genom informationsgruppens försorg.
Beträffande uppgifterna för den parlamentariska ledningsgruppen anförde
KU:
10 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
82
”1 anslutning härtill vill utskottet redan nu föreslå att uppgiften för den
föreslagna ledningsgruppen inte begränsas till enbart den fortsatta försöksverksamheten
med annonsering utan får avse riksdagens utåtriktade
information över huvud taget. Utöver handläggningen av försöksverksamheten
med annonsering skall gruppen uttala sig i principiella frågor som
kan uppkomma i samband med olika informationsaktiviteter. Den parlamentariska
referensgruppens verksamhet bör nu inte närmare formaliseras
eller bindas av detaljdirektiv. Erfarenheterna från dess verksamhet får visa
i vad mån närmare preciseringar av dess uppgifter behöver göras”.
Riksdagens informationsgrupp föreslog i en skrivelse till talmanskonferensen
i mars 1980 att den utåtriktade informationsverksamheten både i
fråga om olika enskilda informationsprojekt typ annonsering och tidningsutgivning
och i fråga om den organisatoriska uppbyggnaden skulle
bli föremål för en samordnad bedömning. En sådan utvärdering borde
enligt informationsgruppen uppdras åt andra ledamöter än de som ingår
i gruppen och innefatta följande uppgifter:
att sammanfatta och bedöma erfarenheterna av den utåtriktade informationsverksamheten,
att framlägga förslag till ett riksdagens informationsprogram samt
att mot bakgrund av framlagda förslag se över organisationen och resurserna
för riksdagens utåtriktade informationsverksamhet.
3.4.2 översynsgruppens arbete
Med anledning av informationsgruppens förslag tillsatte talmanskonferensen
Översynsgruppen för riksdagens utåtriktade information. Gruppen
delade upp sitt arbete i två etapper. Resultatet av den första etappen, som
lades fram i december 1980, redovisade den genomgång som gjorts av
riksdagens organisation för information samt den fortlöpande informationsverksamheten.
1 den andra etappen som redovisades i juni 1981
granskades de särskilda informationsinsatserna av typ annonsering och
riksdagsjournal och föreslogs en råd särskilda åtgärder för att förbättra
riksdagens information.
Beträffande informationsverksamhetens organisatoriska indelning fann
översynsgruppen i sitt första betänkande att organisationen i dag fungerar
väl och att uppdelningen mellan förvaltningskontoret och kammarkansliet
är ändamålsenlig. Gruppen fann dock att ett visst behov av samarbete
mellan olika enheter har visat sig vara önskvärt och nödvändigt. Man
konstaterade att vissa samordningsbehov förelåg. Särskilt gällde detta
samordningen av broschyr- och trycksaksproduktionen. Vad gäller de
olika informationsenheterna föreslogs följande åtgärder:
— Riksdagens informationstjänst bör förstärkas med en informationsassistent
med halvtidstjänstgöring. Denna förstärkning har sedermera
kommit till stånd.
Förs. 1982/83:25
83
— Telecentralens utrustning bör moderniseras. Centralen bör i fortsättningen
benämnas teleredaktionen.
— Verksamheten vid riksdagens skoltjänst och visningstjänst fann gruppen
väl motsvara de krav som det finns anledning att ställa på den.
— Servicen på åhörarläktaren fann gruppen vara alltför begränsad. Skoltjänsten
föreslogs därför få ansvar för att besökare på åhörarläktaren
får den hjälp och information som de har intresse av.
— Beträffande tidningen Från Riksdag & Departement föreslogs att huvudmannaskapet
flyttas till riksdagens förvaltningsstyrelse. Genom
beslut av riksdagen på våren 1981 (KU 1980/81:20) har huvudmannaskapet
överförts till förvaltningsstyrelsen fr.o.m. 1 januari 1982.
— Riksdagens årsbok föreslogs fortsättningsvis få ett något annorlunda
innehåll. Boken skulle enligt förslaget redigeras och produceras av
redaktionen för tidningen Från Riksdag & Departement. Ansvaret för
årsboken ligger numera på tidningens redaktion.
Översynsgruppens andra betänkande utmynnade i ett flertal förslag till
åtgärder på informationsområdet. Talmanskonferensen behandlade i november
1981 översynsgruppens slutbetänkande och enades om följande
syn på de framlagda förslagen:
att riksomfattande annonsering och distribution av en särskild riksdagsjournal
till landets samtliga hushåll inte ånyo företas.
Ledamöterna instämde i detta men underströk att annonsering i dagspressen
bör kunna ske för att meddela allmänheten var riksdagstrycket och
övrigt informationsmaterial tillhandahålls.
att tidningen Från Riksdag & Departement används i den utåtriktade
informationen.
Ledamöterna såg positivt på denna möjlighet men ställde sig tveksamma
till översynsgruppens uppgift att en mycket stor spridning av s.k. specialnummer
skulle kunna uppnås till en måttlig kostnad.
att en fyllig informationsskrift om riksdagen framställs för försäljning
och användande i representativa sammanhang.
Ledamöterna var eniga om att behov av en sådan skrift förelåg men att
utformningen av en informationsskrift i enlighet med förslaget skulle anstå
tills riksdagen flyttat tillbaka till Helgeandsholmen.
att information om möjligt görs i TV:s Anslagstavla.
Ledamöterna ansåg att flera omständigheter talade emot förslaget. Dels
blir det ett mycket dyrbart sätt att informera om riksdagen och dels skulle
informationen bli bristfällig.
att informationsaspekten beaktas vid utformningen av riksdagens utskottsbetänkanden.
Informationsaspekten borde tillgodoses framför allt genom att utskottsbetänkandena
i större utsträckning än hittills förses med korta inledande
sammanfattningar och innehållsförteckningar av skilda slag.
att särskilda informationsinsatser typ ”Riksdagens dag” stimuleras.
Förs. 1982/83:25
84
Ledamöterna tyckte i likhet med översynsgruppen att detta närmast är
en uppgift för partierna i riksdagen.
art visst informationsmaterial tas fram på video med särskild inriktning
på föreningsliv, utlandssvenskar, invandrare, fartygsanställda och hörselskadade.
Ledamöterna ställde sig positiva till förslaget. Det noterades att inte
minst skolorna borde vara intresserade av en videokassett om riksdagen.
Motsvarande information på ljudbandskassett borde också tas fram med
tanke på de synskadade.
all informationsinsatser planeras för service till Sveriges Radios utlandsprogram.
Under denna punkt upplystes om att denna redaktion numera får regelbunden
information om riksdagsarbetet.
att servicen för besökare på åhörarläktaren förbättras.
Ledamöterna ansåg i likhet med översynsgruppen att lämpligt informationsmaterial
borde finnas tillgängligt i anslutning till läktaren. Vidare
ansågs det att en enklare utställning — av typ väggskåp — borde anordnas
för att visa exempel på dokument i riksdagstrycket. Utställningen borde
också åskådliggöra ett ärendes gång i riksdagsbehandlingen.
att visst souvenirmaterial framställs.
Ledamöterna ansåg inte att det föreslåg något behov av souvenirer från
riksdagen.
att möjligheterna att framställa en särskild grammofonskiva om riksdagen
undersöks.
Med tanke på den mycket blygsamma efterfrågan på tidigare framställda
grammofonskivor ansågs inget behov föreligga av nya utgåvor.
att den utåtriktade informationens behov särskilt beaktas under utbyggnaden
av datateknisk service i riksdagen.
Ledamöterna instämde i översynsgruppens förslag på denna punkt och
underströk samtidigt det angelägna i att de skilda dataverksamheterna
inom riksdagen samordnas.
att frågor om den utåtriktade informationen med jämna mellanrum blir
föremål för översyn eller löpande följs från talmanskonferensens och
förvaltningsstyrelsens sida.
Här konstaterades att ett flertal organ inom riksdagen på ett eller annat
sätt handhar delar av den utåtriktade informationen (skoltjänsten, visningstjänsten,
informationstjänsten, utskottskanslierna, förvaltningskontorets
centrala administration, riksdagsbiblioteket, kammarkansliet, upplysningstjänsten,
tryckeriexpeditionen och telefonväxeln).
Ledamöterna ansåg att en referensgrupp för planering, samordning och
uppföljning av informationsfrågor borde bestå av representanter för dessa
organ. Här borde också ingå företrädare för förvaltningsstyrelsen.
Förvaltningsdirektören har inför förestående flyttning till Helgeandsholmen
och med anledning av talmanskonferensens ställningstagande
Förs. 1982/83:25
85
tillsatt en arbetsgrupp — Arbetsgruppen för informationsfrågor — med
uppgift att överväga i första hand informationsfrågor som har samband
med flyttningen till de nya byggnaderna.
I arbetsgruppen ingår förutom pressekreteraren representanter för skoltjänsten,
visningstjänsten, utbildningsfunktionen och upplysningstjänsten.
Arbetsgruppen har samarbetat med andra befattningshavare inom
riksdagen och representanter för Ahlgren-Olsson-Silow Arkitektkontor.
Arbetsgruppen har i en första rapport redovisat en inventering av behövliga
informationsinsatser i samband med riksdagens återflyttning till Helgeandsholmen
samt en arbetsplan. Arbetsgruppen har i sin rapport lämnat
förslag till framställning av nytt informationsmaterial såväl tryckt som i
form av bildband och filmer. Vidare behandlas i rapporten visningsverksamheten,
aktiviteter riktade till massmedierna och information till ledamöter
och anställda.
3.4.3 Riksdagens nuvarande informationsverksamhet
Inledningsvis bör framhållas att den kanske mest betydelsefulla förmedlaren
av information om riksdagen är den enskilde riksdagsledamoten.
Vad gäller de institutionaliserade formerna för riksdagsinformation kan
dessa grovt indelas i utåtriktad information — information till allmänheten
om riksdagen och dess verksamhet — och sakinformation — information,
som direkt eller indirekt bildar underlag för riksdagens avgöranden av
ärenden.
Den utåtriktade informationen handläggs av pressekreteraren och informationstjänsten,
som direkt sorterar under riksdagsdirektören, teleredaktionen
som sorterar under intendenturenheten, samt skol- och visningstjänsterna,
som sorterar direkt under förvaltningsdirektören. Till den utåtriktade
informationen skall också hänföras tidningen Från Riksdag &
Departement, som fr.o.m. innevarande år i administrativt hänseende är en
enhet underställd förvaltningsdirektören.
Riksdagens sakinformation handläggs av upplysningstjänstens båda
utredningssektioner och riksdagsbiblioteket. Båda enheterna tillhör RFK.
Registret över riksdagstrycket, som tas fram inom upplysningstjänstens
registersektion och ADB-verksamheten, som sorterar direkt under förvaltningsdirektören,
kan närmast ses som mycket viktiga hjälpmedel för riksdagens
informationsverksamhet.
Till informationsverksamheten hör också riksdagens årsbok, som numera
produceras av redaktionen vid tidningen Från Riksdag & Departement
och riksdagens personaltidning — RD-nytt — som på uppdragsbasis
produceras av en av informationsassistenterna vid informationstjänsten i
samråd med en särskild redaktionskommitté.
Utöver ovan nämnda funktioner med huvudsaklig inriktning på information
görs viktiga informationsinsatser inom andra delar av riksdagsför
-
Förs. 1982/83:25
86
valtningen, t.ex. utskotten, telefonväxeln, tryckeriexpeditionen, kammarservice
och personalen i entréportarna.
3.4.3.1 Riksdagens informationstjänst
Antalet tjänster vid informationstjänsten uppgår f.n. till 2,5: en heltidsanställd
pressekreterare och två informationsassistenttjänster varav en
sessionstjänst och en halv helårstjänst. Den förstnämnda assistenttjänsten
delas normalt av två befattningshavare.
Service till allmänheten
Verksamheten vid informationstjänsten har i allt väsentligt utvecklats
enligt de intentioner som fanns inom informationsutredningen. Arbetsområdet
har emellertid i olika avseenden vidgats utöver vad som ursprungligen
skisserats.
En avvikelse från vad som ursprungligen planerades beror på att frågorna
från allmänheten visat sig bli av en delvis annan karaktär än förväntat.
Informationstjänsten planerades närmast som ett andra steg efter telefonväxeln.
Samtal till informationstjänsten skulle kunna kopplas vidare till
personer med mer detaljerade kunskaper om olika aktuella frågor. I enklare
fall förutsattes dock att personalen på informationstjänsten skulle
kunna svara på frågorna.
De facto berör frågor som kanaliseras till informationstjänsten inte bara
aktuella riksdagsfrågor. I stor utsträckning får informationstjänsten också
svara för information om riksdagens allmänna uppgifter, organisation och
arbetsformer. I viss omfattning förekommer också frågor som inte alls eller
bara indirekt har med riksdagens arbete att göra. Det kan gälla frågor
rörande regeringens verksamhet, kommittéväsendet, statsförvaltningen i
övrigt osv. Självfallet har informationstjänsten begränsad möjlighet att
besvara frågor rörande sådana spörsmål. I den utsträckning tid och möjlighet
ges är dock ambitionen att vara de informationssökande till hjälp
även när det gäller frågor av detta slag. Sammanlagt tar informationstjänsten
emot mellan 50 och 100 samtal per dag.
Även i ett annat avseende har utvecklingen visat sig bli en annan än den
förväntade. Informationstjänsten var tänkt som en service till allmänheten
i egentlig mening. En betydande andel av frågorna till informationstjänsten
kommer dock i dag från personer som i sin professionella verksamhet
behöver bistånd av olika slag. Talrika förfrågningar kommer sålunda från
tjänstemän vid statliga myndigheter och från företrädare för bransch- och
intresseorganisationer liksom från bibliotek, högskoleinstitutioner, offentliga
utredningar och kommunala församlingar. Även vissa utländska beskickningar
utnyttjar möjligheten att hämta upplysningar från informationstjänsten.
Förs. 1982/83:25
87
I syfte att ytterligare förbättra informationen till allmänheten har påbörjats
en verksamhet med automatisk telefonsvarare — Riksdagen i dag —
dit allmänheten kan ringa och få information om det aktuella arbetet i
kammaren. Denna service har blivit populär och efterfrågad inte minst vad
gäller pressen, som använder Riksdagen i dag som komplement till den av
pressekreteraren upprättade veckolistan över aktuella ärenden.
Service till pressen, radio och TV
Vad gäller service till pressen är den förteckning som ställs samman
veckovis av de frågor som skall upp till beslut i kammaren en viktig
arbetsuppgift. Förteckningen sprids f.n. i ca 750 exemplar. Den når därmed
en betydligt vidare krets än den primära målgruppen, dvs. landsortspressen.
En annan arbetsuppgift som blivit mer omfattande än vad som
kunde förutses från början är telefonkontakterna med lokalpress och
lokalradioredaktioner runt om i landet. I takt med lokalradions utbyggnad
under 1970-talets senare del har alltmer ökade anspråk ställts även från
detta håll på service från informationstjänsten/pressekreteraren.
Ett viktigt inslag för att göra särskilt landsortspressen bekant med riksdagsarbetet
har varit de journalistkurser, som pressekreteraren anordnar
två gånger per år, numera i samarbete med journalisthögskolan.
Av pressekreterarens uppgifter bör vidare nämnas den hjälp som i
begränsad utsträckning kunnat ges tidningar ute i landet med information
om när frågor som är aktuella för orter inom tidningens utgivningsområde
kommer att behandlas i utskott eller kammaren. Pressekreteraren har
också, förutom de allmänna journalistkurser som arrangerats, anordnat
”lokala” kurser för journalister från ett begränsat område. I viss utsträckning
har också besök från ledamöter inom en valkrets hos regionaltidningen
arrangerats av pressekreteraren.
Tillkomsten av informationstjänsten har inneburit en avlastning för
kammarsekreteraren och kammarkansliet. De förfrågningar som kammarkansliet
tidigare fått ta hand om har väsentligt minskats. Pressekreteraren
har vidare kunnat vara talmannen behjälplig med viss service som t.ex.
besvarande av brev och utformning av tal.
3.4.3.2 Riksdagens skoltjänst
Antalet befattningshavare vid skoltjänsten uppgår till fem varav en
föreståndare, en amanuens och en assistent samt två arvodesanställda
informatörer, vilka medverkar vid skolornas studiebesök i riksdagshuset.
Skoltjänstens verksamhet kan i stort sett indelas i tre områden — studiebesöksverksamhet,
kursverksamhet för lärare samt läromedelsframställning.
Förs. 1982/83:25
88
Studiebesöksverksamhet
Elever från grundskolans högstadium, gymnasieskolan och därmed jämställda
utbildningslinjer har möjlighet att göra studiebesök i riksdagen
under den tid då riksmöte pågår.
Information om studiebesökstider och studiebesöksmaterial utsänds till
alla sådana läroanstalter inför varje terminsstart. Två klasser, eller ca 60
elever, tas emot vid varje besökstillfälle.
Studiebesöket inleds med att en av RFK anställd informatör redogör för
riksdagens organisation och arbetsformer. Efter informationen besöker en
riksdagsledamot lektionssalen, och eleverna ges därmed tillfälle att samtala
med eller ställa frågor till vederbörande. Frågestundens längd varieras
beroende på elevernas intressen, ledamotens andra engagemang och arbetet
i kammaren, men den genomsnittliga tiden torde vara 25 minuter.
Efter ledamotens besök i lektionssalen visas klubbrumshyllan. Sedan får
eleverna från åhörarläktaren lyssna på vad som för tillfället pågår i kammaren.
Den information som informatören ger är stadieanpassad, vilket innebär
att gymnasieeleverna får en längre (40 minuter) och fylligare redogörelse
om riksdagen än högstadieeleverna (30 minuter).
I övrigt är det mycket svårt för skoltjänsten att tillmötesgå önskemålen
från varje enskild klass när det gäller uppläggningen av studiebesöket,
eftersom de grupper som tas emot samtidigt ofta är heterogena. När två
högstadieklasser kommer på samma tid kan den ena klassen ha läst avsnitten
om riksdagen i skolan och gör studiebesöket som en uppföljning eller
repetition. Den andra klassen däremot kanske just står i begrepp att börja
läsa om detta och gör besöket som en introduktion till motsvarande avsnitt
i kursplanen. Efterfrågan på studiebesökstider och bokningstekniska skäl
gör det mycket svårt att i förväg para ihop klasser med likartade önskemål.
Förutom ungdomsskolans elever tas även komvuxelever emot. Vuxenstuderande
tas emot på särskilda tider. Även invandrargrupper tas emot på
särskilda tider, eftersom deras förkunskaper om det svenska politiska
systemet ofta skiljer sig från svenska elevers.
Omfattningen av denna studiebesöksverksamhet under år 1981 framgår
av nedanstående sammanställning.
Antal skolklasser på studiebesök år 1981
Antal elever Antal grupper
Gymnasieklasser |
II 147 |
241 |
Grundskolor |
11 604 |
211 |
Invandrargrupper |
556 |
14 |
Övriga grupper |
1 330 |
36 |
Totalt |
24 637 |
502 |
Totalt deltog under vårterminen drygt 14 000 skolelever i studiebesöken.
Antalet grupper var totalt 502. Av dessa blev drygt 14% utan besök av
riksdagsledamot. Flertalet av de grupper som besökt riksdagen utan att få
Förs. 1982/83:25
89
tillfälle att träffa någon ledamot har varit på besök en måndag då riksdagen
inte sammanträtt.
Förutom de mer standardiserade studiebesöken för skolväsendet anordnar
skoltjänsten också särskilda studiebesök för vissa grupper.
Den särskilda studiebesöksverksamheten, som inleddes på våren 1976,
vänder sig till studerande inom postgymnasial utbildning. Ansvarig för
dessa studiebesök är amanuensen vid skoltjänsten. Vid ett sådant studiebesök
tar läraren för en grupp kontakt med skoltjänsten och diskuterar
uppläggningen av programmet vid besöket, vilket anpassas till gruppens
särskilda önskemål. Antalet särskilda studiebesök uppgick under 1981 till
51 grupper med totalt 1 186 deltagare.
Skoltjänsten hjälper vid studiebesök av detta slag också till med att
förmedla kontakt med riksdagens verk, kanslihuset och departementen,
om sådana önskemål finns. Dessa grupper kommer från hela landet och
ägnar i allmänhet några dagar åt studiebesök av olika slag i Stockholm.
Förutom studiebesöken i riksdagen hjälper skoltjänsten också till med
att arrangera s.k. koncentrationshalvdagar i gymnasieskolan. Vid en sådan
besöker en av riksdagsledamöterna skolan och informerar om riksdagsarbetet
samt deltar i klass- och gruppdiskussioner.
Studiebesöken i riksdagen är mycket populära och efterfrågade från
skolorna. I dag tvingas skoltjänsten att avvisa klasser p.g.a. bristande
lokalkapacitet. Att disponera en enda lektionssal är enligt företrädarna för
skoltjänsten inte tillräckligt under högsäsongen.
Vad gäller bokningen av studiebesöken sker ett samarbete mellan skoltjänsten
och föreståndaren för visningstjänsten.
Kurser för lärare
Förutom studiebesöken som vänder sig till eleverna anordnas också en
serie kurser och konferenser för lärare och lärarstuderande. Den största
satsningen i detta avseende är de sommarkurser av en veckas längd med
60 deltagare per gång som arrangeras i samarbete med skolöverstyrelsen
(SÖ) och fortbildningsavdelningen i Umeå. Vid dessa kurser svarar riksdagen
för kostnader för uppehälle och resa till Stockholm. Kursdeltagarna
tas ut av skolöverstyrelsen.
I samarbete med länsskolnämnderna anordnas också regionala studiedagar
och tvådagarskurser ute i landet. Vid dessa tillfällen informerar
tjänstemän från riksdagen och ledamöter från resp. valkrets om riksdagens
arbete och arbetsformer. Kurser av detta slag vänder sig till grundskoleoch
gymnasielärare. Genom den här verksamheten får lärare som bor ute
i landet och som har svårt att komma till Stockholm möjlighet att träffa
riksdagstjänstemän och i vissa fall också en bättre kontakt än tidigare med
den egna valkretsens ledamöter. Dessa kurser ger erfarenhetsmässigt en
ökning i bokningen av studiebesök i riksdagen.
Förs. 1982/83:25
90
I större kommuner kan lokala studiedagar anordnas efter initiativ av de
lokala studiedagsorganisatörerna. Vidare anordnas temadagar kring riksdagsarbetet
för kandidater vid ämnes- eller klasslärarutbildningen vid
lärarhögskolorna. Tjänstemännen från skoltjänsten medverkar dessutom
i annan kursverksamhet som anordnas av andra organ, t.ex. departementen
och SÖ.
Läromedelsframställning
Skoltjänsten svarar också för en viss läromedelsframställning. Dessutom
distribuerar skoltjänsten material som har anknytning till riksdagen
men framställts av andra organ.
Före varje terminsstart distribuerar skoltjänsten en broschyr till samtliga
huvudlärare i samhällskunskap i skolorna i landet. 1 denna informeras om
studiebesöksmöjligheterna och om det material som Finns att rekvirera
från tryckeriexpeditionen. F.n. finns 12 olika häften, broschyrer och AVmaterial.
Förutom detta material har skoltjänsten i samarbete med lärare, författare
och producenter tagit fram följande läromedel som behandlar riksdag
och regering.
— Vi och vår riksdag, som är ett text- och bildmaterial om riksdagen.
— Två riksdagsledamöter, som är en film inspelad 1976 och som behandlar
riksdagsarbetet.
— Sveriges riksdag, som är ett faktahäfte som kan användas fristående
eller tillsammans med riksdagsfilmen.
Distributionen av skoltjänstens material sker från tryckeriexpeditionen.
Under år 1981 distribuerades totalt ca 170 000 häften och broschyrer. Detta
innebär att skoltjänsten i praktiken tar i anspråk en halvtidskraft vid
tryckeriexpeditionen.
Slutligen skall nämnas att skoltjänsten också svarar för informationen
till allmänheten på åhörarläktaren.
3.4.3.3 Visningstjänsten
Visningstjänsten består av en föreståndare samt sex arvodesanställda
guider. Arbetsuppgifterna för föreståndaren är:
— att anordna visningar och studiebesök för olika besöksgrupper och
allmänheten,
— att samordna studiebesöken i riksdagshuset (dvs. de som anordnas av
skoltjänsten, visningstjänsten samt enskilda ledamöter) och på åhörarläktaren,
— att ansvara för guidningsverksamhet — administration, rekrytering,
utbildning, fortbildning av guider samt uppföljning av visningen samt
— att utföra viss egen guidning.
Förs. 1982/83:25
91
Visningen av riksdagshuset sker under tiden oktober—april under lördagar,
söndagar, måndagseftermiddagar och måndagskvällar (för olika
förhandsanmälda grupper). Under tiden juli —september sker visningar
måndag—fredag kl. 12 och 13.30.
Antalet besökare vid dessa visningar har varit sjunkande under årens
lopp. Under perioden 1971 — 1973 besökte över 20 000 personer per år
riksdagshuset vid visningarna. 1974 var antalet ca 16 000 för att under
perioden 1975— 1979 gå ner till 10 000— 11 000. Åren 1980 och 1981 uppgick
antalet besökare till 8 500 resp. 8 800.
3.4.3.4 Från Riksdag & Departement
Tidningen Från Riksdag & Departement svarar för information om
såväl riksdagen som departementen. Den började utkomma i januari 1976.
När tidningen tillskapades lades huvudmannaskapet på NS1.1 anslutning
till riksdagens beslut om att NSI skulle upphöra beslöt riksdagen på förslag
av KU (KU 1980/81:20) att tidningen i administrativt hänseende skulle
knytas till riksdagen. Från och med januari innevarande år ingår tidningen
i administrativt hänseende i RFK. Alltjämt gäller att tidningen har en
oberoende ställning. Dess redaktion utformar själv innehållet. Chefredaktören,
som tillsätts av förvaltningsstyrelsen i samråd med budgetsdepartementet,
är ansvarig utgivare för tidningen.
3.4.3.5 Riksdagens årsbok
En särskild årsbok för riksdagen har utgivits varje år sedan 1906. Utgivningen,
som tidigare skedde sessionsvis, lades år 1975 om till att avse ett
samlat riksdagsår. 1 samband med denna omläggning Fick boken ändrad
typografisk och redaktionell utformning. För årsboken har tidigare funnits
en särskild redaktör, som i samarbete med utskotten ansvarat för årsboken.
Fr.o.m. år 1982 framställs årsboken av redaktionen för tidningen Från
Riksdag & Departement. Redaktionen har samarbetat med en referensgrupp
med förvaltningsdirektören som ordförande. Gruppen har tagit
ställning till ekonomiska, typografiska och andra övergripande frågor.
Utskottskanslierna har sakgranskat det tryckta materialet.
3.4.3.6 Riksdagsbiblioteket
Riksdagsbiblioteket inrättades år 1851 som ett hand- och referensbibliotek
för riksdagen. Biblioteket har sedan dess utvecklats till landets största
samhällsvetenskapliga specialbibliotek.
Mellan åren 1918—1976 var biblioteket ett riksdagens verk. Fr.o.m. 1
januari 1977 utgör biblioteket en enhet inom RFK.
Förs. 1982/83:25
92
Riksdagsbiblioteket, som leds av en överbibliotekarie, har delat in sin
verksamhet i funktionerna inre tjänst, yttre tjänst, vaktexpedition och
centralarkiv. Den inre tjänsten utgörs av förvärv, katalogisering, bindning,
internationella organisationers publikationer och årsbibliografi. Den yttre
tjänsten omfattar låneexpedition, läsesalar och handbibliotek. Den ojämförligt
största sektionen är den för inre tjänst. Antalet tjänster uppgår totalt
till 26.
3.4.3.7 Riksdagens upplysningstjänst
Riksdagens upplysningstjänst tillkom år 1955 som en särskild informationsfunktion
inom riksdagsbiblioteket för riksdagens ledamöter. I samband
med 1966 års nyordning av riksdagens förvaltningsorganisation skildes
upplysningstjänsten från riksdagsbiblioteket och inordnades som en
enhet i det nyinrättade RFK.
Upplysningstjänsten är uppdelad i två utredningssektioner och en funktion
för register och dokumentation. Dessutom finns en särskild funktion
för kontorsservice.
Registerfrågorna kommer att särskilt behandlas i anslutning till utredningens
register- och ADB-projekt.
De två utredningssektionerna, J-sektionen och E-sektionen, ansvarar
för den egentliga utrednings- och informationsverksamheten på uppdrag
av ledamöter, utskott och riksdagens övriga organ. J-sektionen svarar för
juridiska och allmänna uppdrag och E-sektionen för ekonomisk-statistiska
uppdrag. Sedan år 1981 är också tjänsten som verkställande sekreterare för
Sällskapet riksdagsmän och forskare (RIFO) inordnad under upplysningstjänsten.
Antalet tjänster vid upplysningstjänsten uppgår till 27,5.
3.4.3.8 ADB-verksamheten
Fr.o.m. 1971 års riksdag har datateknik använts för framställning av
registret över riksdagstrycket. Riksdagens datafrågor handläggs i huvudsak
inom ADB-verksamheten med tre anställda direkt underställda förvaltningsdirektören.
Förslag om användningen av datateknik i riksdagsarbetet
kommer att lämnas i utredningens betänkande om register- och
ADB-frågor.
3.4.3.9 R D-nytt
Riksdagens personaltidning — RD-nytt — utkommer med 9— 10 nummer
per år — sex nummer på våren och 3—4 nummer på hösten. Tidningen
trycks i 1 200 exemplar och distribueras huvudsakligen till ledamöterna,
personalen inom den inre riksdagsförvaltningen, de mindre verken och
Förs. 1982/83:25
93
till pensionerade tjänstemän. Ansvarig utgivare för tidningen är förvaltningsdirektören.
Tidningen har tidigare framställts inom skoltjänsten men numera innehas
redaktörsskapet av en av informationsassistenterna vid informationstjänsten.
Ersättning för arbetet utgår i form av särskilt arvode.
Till sin hjälp har redaktören en redaktionskommitté i vilken ingår förvaltningsdirektören,
företrädare för de fackliga organisationerna, pressekreteraren
och en byråassistent vid skoltjänsten.
Tidsåtgången för att framställa tidningen med nuvarande redaktionella
utformning och omfattning kan beräknas till ca 450 timmar per år (redaktör
-)- redaktionsassistent). Därtill kommer den tid som redaktionskommittén
lägger ner på tidningen.
4 överväganden och förslag
4.1 Ekonomiadministration
4.1.1 Inledning
Målet för det ekonomi-administrativa utredningsarbetet är att nå fram
till ett system med en effektiv hushållning av resurserna under de speciella
förutsättningar som riksdagsarbetet erbjuder. En avgörande förutsättning
för att nå detta mål är ett ökat kostnadsmedvetande inom såväl den inre
riksdagsförvalningen som riksdagens verk. Dessa utgångspunkter kommer
nedan att utvecklas något först för den inre riksdagsförvaltningen och
därefter beträffande verken.
4.1.1.1 Den inre riksdagsförvaltningen
Med den allmänna utgångspunkten och riksdagens arbete alltid måste
fungera är det ofrånkomligt att det uppstår vissa kostnader för den överkapacitet
som krävs för att kunna klara arbetstopparna. I den mån arbetet
kan organiseras så att belastningen blir jämnare än vad som hittills varit
fallet innebär det positiva effekter på kostnadssidan, t. ex. minskad övertidsersättning.
Detta samband kan också uttryckas så att riksdagen för att
begränsa kostnaderna för verksamheten måste eftersträva en jämnare arbetsbelastning.
I det sammanhanget måste emellertid noteras att riksdagen
inte ensam räder över sin arbetssituation. I hög grad styrs aktivitetsnivån
av regeringens arbete och då främst av lämnandet av propositioner. Även
andra institutionella faktorer innebär begränsningar som i varje fall på
kort sikt inte låter sig påverkas. Det gäller exempelvis budgetårets förläggning.
Förs. 1982/83:25
94
Den omständigheten att riksdagens arbete måste kunna fortgå utan
ekonomiska hinder och att ledamöterna måste ha tillfredsställande arbetsförhållanden
för att kunna fullgöra sina viktiga uppgifter innebär emellertid
ingalunda att riksdagsförvaltningen bör arbeta utan alla ekonomiska
ramar. Självfallet måste alla möjligheter till kostnadsbegränsningar och
besparingar tillvaratas. Detta gäller inte minst mot bakgrund av att riksdagen
som en av sina uppgifter har att ta ställning till de statliga myndigheternas
anspråk. Riksdagen bör därför på sitt eget område föregå med
gott exempel.
Ett för riksdagen särpräglat förhållande är att det i vissa hänseenden
råder speciella och delvis oklara besluts- och ansvarsförhållanden. Resursanspråken
för utskott och kammare prövas sålunda av riksdagens förvaltningsstyrelse
samtidigt som den direkta ledningen av verksamheten utövas
av talmanskonferensen och utskotten. Denna ledning innefattar en rad
beslut som har ekonomiska konsekvenser. För att öka kostnadsmedvetandet
måste klarare riktlinjer dras upp.
För närvarande är det ekonomiska ansvaret mycket centraliserat inom
RFK. Kammarkansliet, utskotten, riksdagsbiblioteket, upplysningstjänsten
etc. har att vända sig till speciella tjänstemän på RFK för att få ny
skrivmaskin, nytt kassaskåp, vikariehjälp, tillstånd att gå på extern kurs,
viss representation etc. Beslutsfattarna på RFK består av förvaltningsdirektören,
flera tjänstemän på den administrativa enheten samt ett par
tjänstemän på intendenturenheten. För enkelhets skull kommer dessa beslutsfattare
att benämnas centrala RFK. Vissa utgiftsbeslut fattas dock av
tjänstemän utanför denna grupp. Beslut om inköp av facklitteratur till de
olika enheterna fattas exempelvis av en tjänsteman på riksdagsbiblioteket.
De olika enheterna inom den inre riksdagsförvaltningen meddelar sina
behov till centrala RFK dels i samband med budgetarbetet inom RFK, dels
när akuta behov uppstår. Det är centrala RFK som gör upp budgeten för
hela den inre riksdagsförvaltningen och som beviljar inköp, vikarier, kurser
etc.
Det är centrala RFK som har att prioritera och väga de olika enheternas
önskemål mot varandra, eftersom samtliga önskemål inte kan tillfredsställas.
Sålunda måste centrala RFK ibland säga nej till nya önskemål.
Dåvarande kanslichefen i kulturutskottet sammanfattar situationen på
följande sätt i en PM till förvaltningskontoret daterad 1981-10-16:
”Sorn det nu är möter man i arbetet sällan eller aldrig något som antyder
att resurserna inte är obegränsade. Det finns inga klart angivna ekonomiska
ramar som arbetsenheten skall hålla sig inom. Man vet inte hur kostnaderna
utvecklas exempelvis i fråga om kopiering och tryck (inklusive
korrekturändringar) osv. osv. Ett bättre sakernas tillstånd i detta och
liknande hänseenden skulle underlätta strävandena att begränsa kostnaderna.
Man kan med andra ord inte se i vad mån de utgifter som föranletts av
kulturutskottet ligger över eller under vad som beräknats. Jag har därför
Förs. 1982/83:25
95
ingen uppfattning om vilka konsekvenser det kan bli för utskottets del med
en anslagsminskning för nästa budgetår om minst 2 %.”
Bakgrunden till att tanken på ekonomisk decentralisering över huvud
taget har tagits upp inom RFK-utredningens ram är att det ofta anses
lämpligt att befogenheter och ansvar delegeras så långt ner i organisationen
som möjligt. Om ett verksamhetsansvar (t. ex. på enhetsnivå) motsvaras
av ett ekonomiskt ansvar skapas större möjligheter än eljest att utnyttja
den kunskap och information som finns inom enheten för att lösa problemen
på mest ekonomiska sätt. För att detta skall vara praktiskt och psykologiskt
möjligt måste enheterna dock ha viss handlingsfrihet inom den
givna budgetramen. Ett decentraliserat kostnadsansvar är således oförenligt
med alltför detaljerade föreskrifter från den centrala nivån.
Här bör dock erinras om att ett nytt ekonomi-administrativt system
måste utgå från de instruktioner, avtal och andra bestämmelser som finns
inom riksdagsförvaltningen och som i vissa fall begränsar rörelsefriheten
inom en given budgetram. Detta gäller framför allt på det personaladministrativa
området.
Nu ska man emellertid inte tro att en reform med decentraliserat kostnadsansvar
automatiskt leder till minskade kostnader. Tvärtom finns det
inneboende krafter i systemet som gör att en given budget för en enhet
tenderar att bli självuppfyllande. För att åstadkomma en effektivitetshöjning
måste den decentraliserade kostnadsansvaret kombineras med en
stram internbudget.
Ett problem är att de enheter i riksdagen som redan nu har eller i ett
framtida ekonomi-administrativt system kan tänkas få ett eget budget- och
kostnadsansvar är sinsemellan mycket olika stora, från några få anställda
vid ett utskott till — som störst — intendenturenheten med ett ansvarsområde
omfattande ca 125 personer. Det innebär betydande problem att i
denna heterogena struktur finna ett mönster där ansvarsområde, organisationsenhet
och budgetansvar sammanfaller.
Som särskilda problem för riksdagen har nämnts svårigheterna att i
förväg beräkna kostnaderna för övertidsarbete och extra arbetskraft vid
kammare, utskott och bevakningsställen, kostnaderna för riksdagstryck
m. m. Att det är svårt att förutse det slutliga kostnadsmässiga utfallet av en
verksamhet är emellertid ingenting unikt för riksdagen. Att det finns
svårigheter i budgeteringen befriar enligt RFK-utredningens mening inte
riksdagen från att göra en så noggrann budget som möjligt och att iaktta
en omsorgsfull budgetuppföljning. Däremot har denna omständighet betydelse
bl. a. för vilken anslagsform som bör väljas, hur anslagsanvisningarna
bör utformas och i vilka former kostnadsuppföljningen bör ske.
Sammanfattningsvis har RFK-utredningen kommit till uppfattningen
att kostnadsmedvetandet inom riksdagen kan förbättras. Mycket ofta har
man inom den inre riksdagsförvaltningen ingen uppfattning om vad verksamheten
vid enheten totalt kostar eller hur kostnaderna påverkas av
Förs. 1982/83:25
96
åtgärder man vidtar. Budgeteringen är inte sällan summarisk och begränsad
till att bedöma behovet av personalökning. Enheter som budgeterar får
endast i begränsad utsträckning veta i vad mån deras krav tillgodosetts.
Egentliga internbudgetar fastställs inte och budgetuppföljningen är — i
avsaknad av redovisning per enhet — i allmänhet begränasd till en uppföljning
av varje kostnadsslag för sig.
4.1.1.2 De mindre verken
Mot bakgrund av de inledningsvis nämnda utgångspunkterna att riksdagens
arbete måste prioriteras och att kostnadsmedvetandet måste öka
kan pekas på vissa brister i den nuvarande ekonomi-administrativa strukturen
även för riksdagens verk.
RFK:s förslag till förvaltningsstyrelsen angående de mindre verkens
anslagsframställningar synes inte grundas på någon systematisk bearbetning
av framställningarna. Ändringar har skett endast vid något enstaka
tillfälle. En orsak till den nuvarande ordningen är att verkens anslagsframställningar
redan har så stark politisk förankring, att ändringar i praktiken
anses svårgenomförbara.
Enligt RFK-utredningens mening är det dock en brist att anslagsframställningarna
inte granskas och bearbetas på ett mera omfattande sätt. Om
riksdagens förvaltingsstyrelse nämligen ställer sig bakom en framställning
innebär det en betydelsefull meningsyttring till förmån för framställningen,
som utskottet och riksdagen i den kommande beredningen och behandlingen
inte kan undgå att påverkas av. Varje meningsyttring från förvaltningsstyrelsens
sida måste därför vara grundad på en sedvanlig bearbetning
av framställningarna inberäknat kontrollräkningar, avstämning mot
uppsatta budgetmål m. m.
När riksdagen sedan tagit beslut i fråga om begärda anslag måste riksdagsbesluten
följas upp med mer specificerade anvisningar för anslagens
utnyttjande. Riksdagsbesluten är ju normalt mycket summariska och avser
att ge ramen, inte mer detaljerade anvisningar. Så t. ex. anvisas medel till
löner förslagsvis så att riksdagen inte skall behöva ta ett nytt beslut för
varje enskilt anslag när en avtalsuppgörelse innebär ökade lönekostnader
vid en myndighet. Hur mycket lönekostnaderna bör få öka till följd av
uppgörelsen är inte alltid en enkel uträkning. Det måste ankomma på en
inför riksdagen ansvarig myndighet att göra dessa beräkningar. På samma
sätt bör tillvägagångssättet vara när det i särskilda fall uppkommer behov
av överskridande till följd av omständigheter som den enskilda myndigheten
inte kunnat råda över.
Huruvida ett överskridande skall tillåtas bör inte den enskilda myndigheten
själv få avgöra.
Det är önskvärt och nödvändigt att de styrmedel som ligger i reglerings -
Förs. 1982/83:25
97
brev och kontroll av anslagsutnyttjandet används. Ett ändamålsenligt
redovisningssystem är en förutsättning härför.
4.1.1.3 Riksgäldskontoret
Enligt riksdagsordningen har riksgäldsfullmäktige möjlighet att lägga
egna förslag direkt i riksdagen. Denna grundläggande bestämmelse har lett
till att också anslagsframställningen läggs direkt i riksdagen, även om
framställningen därefter organisatoriskt fogas in i statsbudgeten under
huvudtiteln Riksdagen och dess verk, för att kunna räknas in i tabellverk
m. m.
Riksgäldsfullmäktige är sålunda på samma sätt som en verksstyrelse
direkt ansvarig för verksamheten och för att givna direktiv iakttas. På
samma sätt som en verksstyrelse har emellertid fullmäktige att samtidigt
tillvarata kontorets intressen. Fullmäktige kan därför sägas utgöra en part
i den avvägning som alltid måste äga rum mellan kontorets anspråk på
resurser för verksamheten och de ramar för kostnadsutveckling och personalexpansion
m. m. som allmänt dras upp av riksdagen. Eftersom fullmäktige
kan lägga förslagen direkt i riksdagen anser man att kontoret inte
omfattas av RFK:s anvisningar för anslagsframställningar inom riksdagsförvaltningen.
En annan konsekvens av fullmäktiges oberoende ställning är att riksdagens
förvaltningsstyrelse — då den nu inte får del av och kan ta ställning
till fullmäktiges anslagsframställning — inte heller kan utfärda några
närmare bestämmelser om hur de av riksdagen anvisade anslagen får
användas. Det faller av sig självt att sådana anvisningar erfordras, eftersom
riksdagsbeslutet normalt kan omfatta endast anslagsbelopp och vissa
grundregler för anslagets utnyttjande.
Riksgäldsfullmäktige har tidigare utan särskild hänvändelse till riksdagen
överskridit de anvisade anslagen, som — då de rymmer lönemedel —
är förslagsvis beräknade. De avvikelser mellan anvisade medel och utfall
som har kunnat noteras (se bl. a. riksdagens revisorers redog. 1981/82:13)
kan bl. a. ha sin grund i brister i internbudgetering, redovisningssystem
och kostnadsuppföljning.
Som en följd härav har riksdagen på FiU :s hemställan på senare tid givit
mer utförliga direktiv för hur förvaltningsanslaget får utnyttjas, varigenom
i praktiken ett slags regleringsbrev har byggts in i riksdagsbeslutet.
En fortsatt utveckling i denna riktning synes emellertid tveksam. Frågan
är huruvida det är lämpligt att riksdagsledamöterna i utskott och kammare
tar ställning till mycket detaljerade anvisningar till en myndighet.
4.1.1.4 Riksbanken
Som framgår av redovisningen i avsnitt 2 avviker RB:s ekonomiska
system i en rad hänseenden från de system som gäller för övriga riksdags
-
11 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
98
myndigheter liksom från vad som tillämpas inom den egentliga statsförvaltningen.
Grunden härtill är att RB:s förvaltningskostnader, 300 å 350
milj. kr. inte bekostas över statsbudgeten utan med en del av de ränteintäkter
RB har. Dessa uppgick verksamhetsåret 1981 till netto över 6 miljarder
kr. och består av räntor på utländska värdepapper och på skattekammarväxlar
och obligationer utfärdade av RGK. Ytterst beror dessa ränteintäkter
givetvis på RB:s exklusiva sedelutgivningsrätt. RB har också tillåtits
bygga upp ett betydande eget kapital, som är placerat i räntegivande
statspapper.
Jämfört med dessa ränteintäkter är RB:s förvaltningskostnader sålunda
relativt små. Att ställa förvaltningskostnaderna i relation till dessa ränteintäkter
är emellertid inte relevant, eftersom ränteintäkterna grundas på
lagstiftning som ger RB ensamrätt att ge ut sedlar. I stället bör RB:s
förvaltningskostnader ställas i relation till förvaltningskostnaderna vid
andra myndigheter och kostnaderna vid andra nationalbanker.
RB leds av särskilda fullmäktige och bland dessa tar en särskild utsedd
deputerad aktiv del i förvaltningen av RB. Någon budget fastställs inte av
riksdagen och det ekonomiska utfallet och förvaltningen redovisas mycket
summariskt för riksdagen i fullmäktiges årliga förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen
hänvisas för beredning till FiU och FiU har i samband
härmed tillgång till och går igenom protokoll och övriga handlingar i RB.
Vidare sker extern revision av RB. För denna ansvarar RR, som anlitar en
revisionsbyrå för ändamålet. Revisionsrapporten från RR behandlas av
FiU samtidigt med fullmäktiges förvaltningsberättelse.
Denna uppläggning innebär i sig givetvis att riksdagen via fullmäktige
och FiU har full insyn i verksamheten och att riksdagen i samband med
ställningstagandena till FiU:s betänkande kan föra fram uppfattningar
och göra påpekanden om kostnadsutveckling, budgetuppföljning m. m.
RB:s organisation är vidare fastställd av riksdagen och högre tjänster i RB
kan inte inrättas utan förvaltningsstyrelsens medgivande.
Den ekonomiska styrning som utövas i RB är i första hand en styrning
via personalresurser. Andra kostnader som inte är av investeringskaraktär
betraktas som supplementära och ägnas föga intresse från budgetsynpunkt.
Först på senare år har någon egentlig budget antagits av fullmäktige
som styrmedel för verksamheten.
Utan att byråkratisera en process som synes fungera tillfredsställande
finns det enligt RFK-utredningens mening anledning att ifrågasätta om
inte budgeten bör få en något striktare utformning och därmed möjliggöra
en mer systematisk budgetuppföljning i vad avser kostnadsutveckling,
avvikelser från budget, rationaliseringsvinster m. m.
Ett exempel som det i sammanhanget finns anledning erinra om är att
RB:s nät av avdelningskontor länge varit överdimensionerat, vilket inte
minst framkommit i RR:s rapport Riksbankens avdelningskontor (dnr
1981:28).
Förs. 1982/83:25
99
Vissa skäl talar för att RB:s förvaltningskostnader på i statsförvaltningen
normalt sätt borde finansieras över statsbudgeten. En effekt skulle då
vara att RB:s förvaltningskostnader, personal m. m. automatiskt kom med
i sammanställningar som avser hela statsförvaltningen, bl. a. riksredovisningen.
En annan effekt skulle vara att riksdagens intresse för riksbanksverksamheten
skulle kunna stärkas. En tredje effekt skulle vara att RB i
dessa hänseenden behandlas lika med övrig statsförvaltning.
Under alla förhållanden borde fullmäktiges förvaltningsberättelse byggas
ut i vad avser de budgetmässiga redovisningarna. Det borde övervägas
om inte fullmäktige årligen borde fastställa en budget som redovisas för
riksdagen och i samband härmed närmare kommentera budgetutfallet.
Mot bakgrunden av RFK-utredningens begränsade uppdrag och det
faktum att RB har helt andra system för budget och redovisning än den
övriga riksdagsförvaltningen, har RFK-utredningen inte vidare gått in på
RB:s ekonomi-administrativa system och lägger alltså inte fram några
direkta förslag i sammanhanget.
4.1.2 Budgetfrågor
4.1.2.1 Anslagsframställning
Anvisningar för anslagsframställning
Som framgår av avsnitt 2 har den inre riksdagsförvaltningen och de
mindre verken framfört vissa önskemål om förändringar i samband med
anslagsframställningen. Bl. a. önskar man att RFK:s policy klarare skall
framgå av anvisningarna samt att anvisnjngarna även bör innehålla en
mall för anslagsframställningens rubriker och tabeller.
Samma anvisningar från RFK bör riktas både till verken och in mot den
inre riksdagsförvaltningen. Till skillnad mot tidigare bör även RGK omfattas
av dessa anvisningar. Någon skillnad bör inte finnas i hur dessa olika
verk/enheter skall göra sina framställningar om inte särskild överenskommelse
träffats med RFK.
RFK:s anvisningar bör ta sin utgångspunkt i vad riksdagen fastställt för
myndigheterna i anslutning till kompletteringspropositionen. Sålunda kan
anvisningarna hänvisa till budgetdepartementets anvisningar i tillämpliga
delar och i övrigt ange klara krav vad gäller innehåll, rubriker och uppställningar.
Anvisningarna kan i vissa fall behöva kompletteras med seminarier e. d.
där man diskuterar RFK:s policy.
Bearbetning av och ställningstagande till anslagsframställning
Anslagen för riksdagsledmöternas ersättningar av olika slag, stödet till
partigrupper m. m. bestäms i särskild ordning utanför budgetprocessens
Förs. 1982/83:25
100
ram. De anslag som kan prövas ur budgetmässiga utgångspunkter är de där
riksdagen ger bidrag till olika verksamheter, större delen av förvaltningskostnadsanslaget
m. m. samt olika delar av verkens anslag.
Mot bakgrund av att rationaliserings- och sparsamhetssträvanden måste
bli lika naturliga inslag inom riksdagsförvaltningen som för regeringsmyndigheterna
föreslås att en sådan ambitionsnivåhöjning kommer till uttryck
genom en ökad granskning av anslagsframställningarna. Förslaget grundas
på att just detta arbetsskede innebär intensifierade kontakter mellan
RFK och de olika verken. RFK:s överblick över hela riksdagsförvaltningen
medför att samordningsfördelar, stordriftsfördelar, rationaliseringsmöjligheter
etc. lättast kan upptäckas och realiseras i detta sammanhang.
Eftersom RFK har rollen som arbetsgivarverk inom riksdagsförvaltningen
och förhandlar med verken angående inrättande av chefstjänster, omorganisationsfrågor
och liknande behöver RFK rent allmänt ha goda kunskaper
om riksdagsmyndigheternas verksamhet. Ett årligen återkommande
budgetarbete är ett sätt att hålla sådana kunskaper å-jour.
Förslaget innebär dels att sakgranskningen bör fördjupas vad avser de
mindre verken, dels att man senare bör överväga om inte riksdagens
förvaltningsstyrelse med RFK som beredningsorgan bör ta ansvaret även
för granskningen av RGK:s anslagsframställning.
Beträffande RGK:s anslagsförslag sker för närvarande detaljgranskningen
hos FiU. Denna arbetsordning kan emellertid inte anses lämplig som en
permanent organisatorisk lösning. För det första har FiU inte samma
möjligheter till en allmän administrativ överblick över riksdagsförvaltningen
som RFK. För det andra har FiU inte resurser för en detaljgranskning
av detta slag. För det tredje kan önskvärdheten av likformighet tala
för att hela riksdagsområdet utsätts för likartad granskning. Eftersom
RFK utfärdar anvisningar för anslagsframställningen är det också naturligt
att RFK granskar framställningens överensstämmelse med anvisningarna.
I vissa frågor rörande RGK:s verksamhet, där det är uppenbart att
RFK inte har tillräcklig kompetens, kan RFK lämpligen underlåta att ta
ställning i sak. Prövningen i sådana fall bör göras direkt av FiU och
riksdagen.
Det skall här noteras att även JO och RR har förslagsrätt till riksdagen.
Detta har dock inte utgjort något hinder mot att RFK ger ut anvisningar
till dessa verk för deras anslagsframställningar, granskar anslagsframställningarna
samt tar ett övergripande ansvar i överskridandefrågor. I riksdagsordningen
9:4 stadgas uttryckligen att RFK, i den omfattning riksdagen
bestämmer, skall meddela gemensamma förvaltningsbestämmelser
och göra upp förslag till anslag på statsbudgeten för riksdagen och riksdagens
myndigheter.
Redan i förarbetena (prop 1973:90 s 586) pekas på att bestämmelsen i 9:4
öppnar möjligheten för riksdagen att låta RFK sakgranska också anslagsframställning
som gäller RGK.
Förs. 1982/83:25
101
RR framlägger också ett starkt stöd för en sådan tanke i Riksdagens
revisorers berättelse över granskningen av riksgäldskontorets verksamhet
under budgetåret 1980/81 (redog. 1981/82:13):
”Vi finnér det otillfredsställande att riksdagsorganens anslagskrav i praktiken
inte blir föremål för någon samlad budgetprövning innan de tas in
som förslag i budgetpropositionen. Vi finner det likaså otillfredsställande
att anvisade medel inte ställs till riksdagsorganens förfogande genom
centralt utfärdade regleringsbrev i vilka anges hur medlen får disponeras.
Det är enligt vår mening också en brist att det inte nu inom riksdagsförvaltningen
finns någon instans med ett övergripande ansvar för ekonomiadministrativa
föreskrifter.”
I nuvarande skede är det emellertid inte givet att en organisatorisk
lösning, där riksdagens förvaltningsstyrelse har ansvaret för granskningen
av RGK:s anslagsframställning, är mest fördelaktig. Skälen härför är att
det är FiU som besitter sakkunskaperna om RGK:s anslagsförhållanden
och att det kommer att ta viss tid att hos RFK bygga upp denna speciella
kompetens jämsides med övrigt ekonomi-administrativt utvecklingsarbete.
RFK-utredningen föreslår därför att det direkta ansvaret vad gäller
granskningen av RGK:s anslagsframställning tills vidare ligger kvar på
FiU. FiU :s kansli kan i sin tur under beredningen informellt begära att få
RFK:s synpunkter på RGK:s anslagsframställning varigenom kompetensen
om RGK:s anslagsförhållanden gradvis kommer att byggas upp inom
RFK. Man får senare ta ställning till om inte ansvaret bör läggas på
riksdagens förvaltningsstyrelse.
Budgetberedningen vid RFK:s administrativa enhet sker f. n. främst
under del av oktober och hela november månad. En mer inträngande
budgetprövning kräver en större arbetsinsats än i dag. För att inte få en
alltför ojämn arbetsbelastning föreslås att budgetprocessen förskjuts något
så att granskningsarbetet kan påbörjas tidigare.
1 början av december månad fattar riksdagens förvaltningsstyrelse sitt
beslut om budgeten för riksdagen och de mindre verken. Tidpunkten för
beslut är väl avvägd och det föreligger därför inga skäl till förändring.
Riksdagsbehandling
Efter beslut av riksdagens förvaltningsstyrelse om budgeten sänds denna
till budgetdepartementet och fogas till budgetpropositionen som bilaga
19.
KU och FiU har därefter att avge betänkande över den del av budgetpropositionen
som avser riksdagen och dess verk. Vid en sådan uppläggning
av arbetet som här har förordats kan efter en övergångsperiod utskottens
granskning normalt bli tämligen summarisk. Därefter fattar riksdagen
beslut.
Förs. 1982/83:25
102
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås
att anvisningarna görs tydligare och mer direkt riktade till riksdagen och
dess verk
att RFK:s sakgranskning fördjupas och tar sikte på att ta till vara de
rationaliseringsmöjligheter som kan föreligga inom riksdagsförvaltningen
att
arbetet med anslagsframställning börjar tidigare under året än f. n.
att RFK utvecklar samarbetet och kontaktformerna gentemot de granskade
verken/enheterna
att det direkta ansvaret för granskningen av RGK:s anslagsframställning
tills vidare ligger kvar på FiU.
4.1.2.2 Utnyttjande av anslag
Riktlinjer för utnyttjande av anslag
För de anslag som ställs till regeringens förfogande utformas regleringsbrev.
Genom dessa ställer regeringen de medel riksdagen anvisat för olika
ändamål till de verkställande myndigheternas förfogande. Även för medel
anvisade på tilläggsbudget utfärdas regleringsbrev. I regleringsbrevet anges
till vad och på vilket sätt medlen skall användas och vilka resurser som
får användas för detta. Vidare anges vilken information myndigheten skall
lämna till regeringen om verksamheten och när detta skall ske.
I riksdagsförvaltningen och för riksdagens verk utfärdas inte några
regleringsbrev. Vad som gäller för utnyttjande av anslagen under det
kommande året får utläsas av budgetpropositionen och av vad riksdagen
sagt om de förslag som lagts fram. Som tidigare nämnts gjordes vid
riksdagsbehandlingen våren 1982 vissa förändringar för RGK och RR.
Under senare år har ett antal regeringsmyndigheter fått sina regleringsbrev
utformade enligt nya s. k. mallar. Innehållet i dessa har utarbetats
inom det s. k. regleringsbrevsprojektet, som består av representanter från
budgetdepartementet och RRV. Syftet med projektgruppens översyn av
regleringsbreven har varit att åstadkomma förenklingar och ta bort onödiga
detaljregleringar för att därmed öka myndighetens möjlighet till en
effektiv resursanvändning.
Regleringsbreven har också fått en mer enhetlig och ändamålsenlig
utformning. Arbetet inom regleringsbrevsprojektet har varit en del av det
budgetmoderniseringsarbete som under ett antal år har pågått inom statsförvaltningen
och som resulterat i bl. a. en budgethandbok och en statlig
bokföringsförordning.
Starka skäl talar för att någon form av regleringsbrev utformas också för
riksdagen och dess verk. Även för anslagen till riksdagen och dess verk bör
Förs. 1982/83:25
103
de regler och bestämmelser som gäller konkret anges i ett dokument som
motsvarar regeringens regleringsbrev. Eftersom regleringsbrev utfärdas av
regeringen bör riksdagen använda en annan benämning för motsvarande
dokument, förslagsvis anslagsdirektiv. Med hänsyn till verksamhetens art
är det sannolikt att dessa anslagsdirektiv inte behöver göras lika omfattande
och detaljerade som regleringsbreven vanligtvis är.
Genom att de regler som gäller för anslagen sammanställs och får en
formell karaktär ökar möjligheten att göra styrningen av myndigheterna
mer enhetlig och överskådlig. Det är också förutsättningen för att skapa en
klarare ansvarsfördelning. Uppgiften att utforma anslagsdirektiven bör
knytas till RFK, formellt förvaltningsstyrelsen. Detta skulle bidra till att
öka kontinuiteten i riksdagens budgetarbete. Anvisningarna för budgetarbetet,
anslagsframställningarna, behandlingen av dessa, utformningen av
anslagen och deras användning samt redovisningen av dessa skulle därigenom
kunna samordnas och få en enhetlig utformning genom hela budgetprocessen.
Anslagsfrågor, personalfrågor och organisationsfrågor skulle
få en samordnad behandling inom riksdagsområdet. Utformningen av
anslagsdirektiv för den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken
bör ske efter samråd med berörda utskott, dvs. KU och FiU.
Tidigare har föreslagits att FiU tills vidare får ansvaret för granskningen
av RGK :s anslagsframställning. I analogi därmed kunde man tänka sig att
FiU även fick ansvaret för utformningen av RGK:s anslagsdirektiv. Det
synes emellertid knappast lämpligt att ett utskott utfärdar ett dokument av
den typ som anslagsdirektiven är avsedda att utgöra. Med den uppläggning
som tidigare förordats betr. granskningen av RGK:s anslagsframställning
är det naturligt att FiU i sitt betänkande går in på relativt detaljerad
nivå. Riksdagens förvaltningsstyrelse bör sedan med utgångspunkt
i FiU :s ställningstagande till anslagsframställningen utfärda de formella
anslagsdirektiven. Före utfärdandet bör RFK stämma av direktiven med
FiU.
Budgetdepartementet har i en skrift ”Utformning av regleringsbrev” gett
vissa råd och anvisningar för hur regleringsbreven bör se ut. Man bör i stor
utsträckning kunna följa dessa även inom riksdagsområdet.
Ambitionen bör vara att undvika onödig detaljreglering inom riksdagsförvaltningen.
Genom RFK-utredningens olika översynsprojekt har startats
en process inom riksdagsområdet där slutresultatet bör bli en höjd
ekonomi-administrativ nivå. Strävan att utnyttja resurserna effektivare
kommer därigenom att spridas genom förvaltningen. För att det skall leda
till praktiska resultat krävs att verken och den inre riksdagsförvaltningen
har möjlighet att vara mer flexibla i resursanvändningen. Det finns därför
skäl att i anslagsdirektiven undvika att alltför detaljerat ange hur resurserna
fördelas. Detta bör ske inom ramen för det interna budgetarbetet och
komma till uttryck i internbudgetar. 1 anslagsdirektiven behöver endast
förvaltningskostnader och lokalkostnader specificeras. Utgifter för löner,
Förs. 1982/83:25
104
utomnordiska resor och representation bör högst-sättas, vilket innebär att
de inte får överskridas men att medlen får användas för annat. För verk
med omfattande utlandsverksamhet får särskilda regler prövas.
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis innebär förslagen följande:
att riksdagens förvaltningsstyrelse i enlighet med vad ovan sagts utfärdar
anslagsdirektiv med riktlinjer för utnyttjande av anslagen
att anslagsdirektiven utfärdas så snart som möjligt efter det att riksdagen
fattat beslut om medel för riksdagen och dess verk.
4.1.2.3 Internbudgetering
Inledning
Efter det att riksdagsmyndigheterna har fått sina anslagsdirektiv från
riksdagens budgetorgan (RFK) på det sätt som tidigare beskrivits bör
verken/enheterna fastställa verksamhetsplan och internbudget för det instundande
budgetåret.
Allmänt sett är verksamhetsplanen i första hand avsedd som myndighetens
eget instrument för styrning av verksamheten under planeringsperioden
med särskild betoning på det närmaste budgetåret. Verksamhetsplaneringen
resulterar i en internbudget, som för det närmaste året fördelar
tillgängliga resurser på enheter och/eller projekt. Internbudgeten innehåller
mer detaljerade sifferframställningar än verksamhetsplanen och kan
utgöra ett separat dokument.
Inom RFK-utredningens ram kommer endast den inre riksdagsförvaltningens
verksamhetsplanering och internbudget att behandlas. Som har
beskrivits i avsnitt 2 har riksdagsverken olika rutiner för verksamhetsplanering
och budgetering. RFK-utredningens allmänna översyn av budgetprocessen
kan emellertid bli en väckarklocka för verken att se över den
interna planeringsprocessen. Fortsättningen av detta avsnitt kommer dock
som tidigare sagts endast att beröra den inre riksdagsförvaltningen.
Enligt RFK-utredningens mening bör enheterna få ansvar för att bygga
upp sin egen verksamhetsplanering samt att sköta sin verksamhet (uppnå
sina mål) inom en given medelsram. Detta förutsätter att enheterna får en
viss flexibilitet att välja mellan olika resursslag. Vidare får enheterna
ansvar för att löpande följa upp sina kostnader mot den givna budgeten
och att vidta åtgärder om ett överskridande hotar. Detta ansvar, som
närmare kommer att beskrivas nedan, kommer sammanfattningsvis att
benämnas enheternas budget- och kostnadsansvar.
Förslaget om den nya budgetprocessen och enheternas ökade ansvar
bygger på tankar om att ett verksamhetsansvar måste åtföljas av ett kost
-
Förs. 1982/83:25
105
nadsansvar. Verksamheten bedrivs inom olika enheter och sektioner. Det
är där man har den säkraste informationen om hur verksamheten kan
åstadkommas på effektivaste sätt. Om denna kunskap på verksamhetsnivå
bättre tas till vara gagnar detta såväl organisationen i stort som de anställda.
Totalt sett innebär förslagen relativt stora förändringar i arbets- och
beslutsprocessen på enheterna och inom RFK centralt. För att förändringarna
skall accepteras och gå smidigt inom organisationen föreslås därför
ett stegvis införande. Det första steget är ett nytt redovisningssystem inom
riksdagsförvaltningen, där man kan utläsa de påverkbara kostnaderna för
de olika enheterna/verksamheterna. Det andra steget är att enheterna/
verksamheterna inom RFK får ett budget- och kostnadsansvar. Ett tredje
steg är att man överväger huruvida även kammarkansliet och utskottskanslierna
bör få ett budget- och kostnadsansvar för sin verksamhet.
Verksamhetsplanering
Verksamhetsplanering är enligt RRV en årlig planeringsprocess vid en
myndighet, i vilken främst riktlinjer, produktionsmål och resursramar
behandlas. Myndighetens roll i samhället, övergripande mål, strategi etc.
kan behöva utredas från tid till annan men under normalåret bygger
verksamhetsplaneringen på att myndigheten har en uppfattning i dessa
frågor. Såväl chefer som personalen i övrigt — både direkt och genom
fackliga företrädare — medverkar aktivt.
Verksamhetsplaneringen leder fram till
— en plan för hela myndighetens verksamhet de närmaste åren (minst två
upp till sex år beroende på verksamhetens art), dokumenterad på ett
samlat sätt
— en budget för det närmaste året
— underlag för anslagsframställningen för året därpå.
Den av RRV beskrivna planeringsprocessen är ett ambitiöst program,
utspritt i tiden över en större del av året och utspritt i organisationen över
ett flertal medarbetare.
Anvisningar för planeringsarbetet, metodval för planeringen, samordning
av de olika delplanerna samt dokumentation m. m. är arbetsinsatser
som krävs centralt. Erfarenheterna visar enligt RRV att det Finns en risk att
planeringen blir tungrodd och teknisk och en planering FÖR i stället för
AV enheterna. För att undvika denna risk bör man börja enkelt och
tämligen formlöst och komma ihåg att verksamhetsplaneringen syftar till
att tillvarata nytänkande och kreativitet inom de olika enheterna.
Inom den inre riksdagsförvaltningen bör man med hänsyn till arbetsuppgifternas
art syfta till en förenklad verksamhetsplanering.
Verksamhetsplaneringen kan inledas vid enhetsmöten, personalträffar,
”sittningar” etc., såsom de flesta enheterna arbetar redan tidigare. Efter de
Förs. 1982/83:25
106
allmänna ”sittningarna” kan arbetet fortsättas i mindre grupp, där enhetschefen
bör ingå.
Verksamhetsplaneringen, som också kan kopplas ihop med tidigare
eller parallellt pågående personalsamtal, får då karaktären av en inventering
av idéer angående verksamheten och personalutnyttjandet. I denna
form är verksamhetsplanering inte något nytt och tidskrävande arbetsmoment.
De idéer och planer som kommer fram under planeringsprocessen bör
beskrivas helt kortfattat i ett planeringsdokument. För att förenkla arbetet
så mycket som möjligt föreslås att enheterna inleder sin internbudget med
ett kort textavsnitt benämnt verksamhetsplanering. I detta tar man upp
sådana faktorer som väntas påverka enhetens arbete dels det närmaste
året, dels de följande åren. Effekterna på enhetens organisation, ekonomiska
och personalmässiga resurser blir viktiga att beskriva. Det samlade
dokumentet benämns endast internbudget. Om större förändringar kan
förutses inom en enhet finns naturligtvis inget hinder mot att dokumentera
detta genom en separat verksamhetsplan.
Internbudget
Detta avsnitt kommer att inledas med en allmän beskrivning av vilka
moment som bör ingå i internbudgetarbetet. Därefter diskuteras vilka
enheter/verksamheter som bör omfattas av ett budget- och kostnadsansvar
samt vilka kostnadsslag som enheterna bör ansvara för. Vidare behandlas
tidsaspekten för införandet av ett sådant system.
Allmän beskrivning
Internbudgetarbetet kan starta med att den inom RFK föreslagna ekonomienheten
utarbetar planeringsanvisningar för de olika enheterna. Anvisningarna
kommer i allmänhet att bygga på anvisningarna inför den
senaste anslagsframställningen.
Vissa ändringar kan dock tillkomma på grund av händelser under det
sista halvåret. Anvisningarna kan också specificera hur internbudgeten
ytterligare bör brytas ned i underrubriker jämfört med anslagsframställningens
termer. Anvisningarna bör ange den medelsram som verksledningen
vill föreslå. Likaväl som betr. anvisningarna för anslagsframställningen
bör en förhandling äga rum med de fackliga organisationerna ang.
planeringsanvisningarna. Slutligen bör riksdagens förvaltningsstyrelse ta
ställning till planeringsanvisningarna.
Internbudgetarbetet förutsätts i första hand ske på enhetsnivå inom den
inre riksdagsförvaltningen. I vissa fall när sektionerna har en väl avgränsad
verksamhet kan det dock vara lämpligt att föra ned internbudgetarbetet
på en lägre organisatorisk nivå.
Medan verksamhetsplaneringen kan förväntas engagera hela persona -
Förs. 1982/83:25
107
len inom enheterna är internbudgetarbetet snarast en översättning av
diskussionsresultatet till siffror.
När enheterna har färdigställt sitt förslag till internbudget (inklusive
verksamhetsplan) skickas den till RFK :s ekonomienhet, där man sammanställer
siffermaterialet för hela den inre riksdagsförvaltningen. Inom ekonomienheten
har man därefter att granska och justera den för inre riksdagsförvaltningen
sammanställda internbudgeten. Vissa avvägningar kan
behöva göras för att förvaltningen som helhet skall fungera så effektivt
som möjligt. Verksamhetsplaneringsavsnitten med enheternas prognoser
och internplanering utgör en viktig information till verksledningen.
Efter information till peronalorganisationerna och ev. förhandling om
den sammanställda internbudgeten på central nivå inom riksdagen har
förvaltningsstyrelsen att ta ställning till den.
För att en internbudget skall kunna föreligga till 1 juli bör RFK:s
internbudgetanvisningar komma ut i januari. Enheterna har sedan att
diskutera verksamhetens inriktning, genomföra planeringssamtal, planera
personalens kommande arbetsuppgifter och utbildning, räkna fram internbudgeten
samt dokumentera sitt arbete. Omkring den 15 april bör
RFK:s ekonomienhet få enheternas resp. internbudgetar för sammanställning,
justering och förhandling. Förvaltningsstyrelsen fastställer den totala
internbudgeten före den 1 juli.
Omfattning av budget- och kostnadsansvar
Utgångspunkten är att samtliga enheter inom den inre riksdagsförvaltningen
bör få ett budget- och kostnadsansvar. Inom vissa enheter kan
ansvaret delegeras ytterligare (åtminstone vad beträffar vissa kostnadsslag),
t. ex. till utbildningsverksamheten, gemensam service, teknisk service,
snickeriverkstaden etc. Inom RFK-utredningen Finns en tilltro till att
samtliga enheter kan och har intresse av att följa upp kostnaderna för den
egna verksamheten. Detta gäller även om enheten är liten eller om volymen
av verksamheten är svår att förutse. Utskottskansliernas ringa storlek
och verksamhetens beroende av den politiska aktiviteten gör visserligen att
utskotten har svårt att i förväg uppskatta sina kostnader, men detta hindrar
inte att även utskotten skulle kunna effektivisera sitt arbete genom att själv
”hushålla” inom en viss medelsram. Utskottens och även kammarkansliets
speciella situation skulle emellertid medföra att RFK måste behålla en del
av resurserna centralt för att vid behov kunna förstärka t. ex. ett utskott
med personal.
RFK-utredningen föreslår att följande enheter i första skedet får ett
budget- och kostnadsansvar:
— den föreslagna kansli- och personalenheten
— den föreslagna ekonomienheten
— intendenturenheten
Förs. 1982/83:25
108
— den föreslagna säkerhetsenheten
— enheten för riksdagstryck
— den föreslagna informationsenheten
— riksdagsbiblioteket
— riksdagens upplysningstjänst
— redaktionen för tidningen Från Riksdag & Departement.
Det finns skäl som talar för att även kammarkansliet och utskottskanslierna
får ett eget budget- och kostnadsansvar. Hänsyn måste då tas till de
särskilda problem som dessa enheter skulle erfara i ett budgetsystem av det
skisserade slaget. Som tidigare nämnts hänger svårigheterna samman med
enheternas ringa storlek och det förhållandet att de generellt sett har små
möjligheter att påverka kostnaderna.
Därför bör kammarkansliet och utskottskanslierna inte föras in i budgetsystemet
utan att ytterligare överväganden och prövning sker. Det
sagda innebär emellertid inte att dessa enheter inte har ett ekonomiskt
ansvar för sin verksamhet. Tvärtom måste betonas att deras arbetssätt har
väsentliga ekonomiska följdverkningar för riksdagsförvaltningen i stort.
Det nya redovisningssystemet, system S, och en föreslagen punktvis uppföljning
av t. ex. tryckkostnaderna kommer också att ge kammarkansliet
och utskottskanslierna möjligheter till en ekonomisk uppföljning på vissa
områden.
Utredningen föreslår alltså att man avvaktar erfarenheterna av det nya
budgetsystemet från RFK:s område och därefter tar ställning till i vilken
omfattning och vid vilken tidpunkt kammarkansliet och utskottskanslierna
skall föras in i budgetsystemet.
Budgetansvaret för riksdagens anslag, dvs. ersättningar till riksdagens
ledamöter, bidrag till partigrupper m. m. bör handhas av den föreslagna
ekonomienheten. Denna bör ta ansvaret även för förvaltningsdirektörens
kansli, kammarkansliet och utskottskanslierna.
RFK:s enheter (i vissa fall verksamheter) bör sålunda få ett kostnadsansvar
för hela sin verksamhet, vilket innebär att de skall försöka nå verksamhetens
mål till så låg kostnad som möjligt. För att åstadkomma detta
måste de ha friheten att kunna göra omprioriteringar inom internbudgetens
delrubriker, utom i de fall där det finns uttryckliga restriktioner
genom anslagsdirektiv, arbetsordning, beslutsregler, avtal etc. Sådana restriktioner
finns t. ex. vad gäller personalanställning och utrikesresor.
I princip bör enheterna svara för sådana kostnadsslag som de själva har
någon möjlighet att påverka. Förslagsvis bör följande kostnadsslag ingå i
enheternas budget- och kostnadsansvar.
Kostnadslag Exempel på enhetsbeslut
löner — beslut om vikarier, beviljande av över
tid
och deltid
— ut- och inlåning av personal
Förs. 1982/83:25
109
konsultarvoden
extern utbildning
inrikes resor
— beslut om konsultanvändning
— utbildningsplan
— enhetschefen fattar beslut om inrikes
mediaförvärv
tjänsteresor
— beslut om prenumerationer, inköp av
enhetsspecifika kostnadsslag -
lagböcker, statskalendrar etc.
— beslut om lokaler och inredning fattas
av intendenturenheten
— beslut om bibliotekets mediaförvärv
fattas av riksdagsbiblioteket
— beslut om tryckning fattas av enheten
för riksdagstryck
— etc.
Eftersom det nuvarande redovisningssystemet inte är upplagt så att
enheterna har någon överblick över sina kostnader är det otänkbart att
enheterna utan underlag skulle kunna budgetera de nämnda kostnadsslagen.
Därför föreslås att budgetsystemet med internbudgetering börjar fungera
först när redovisningssystemet har varit i drift i ett eller ett par år så
att enheterna har fått en uppfattning om vilka kostnader de har på olika
delposter.
När det nya budgetsystemet blir aktuellt får man också räkna med att
den inom RFK planerade ekonomienheten ger ett betydande stöd till de
enheter som har problem med budgeteringen. Vad beträffar lönebeloppen
för enheternas personal är det lämpligt att dessa räknas ut centralt enligt
enheternas uppgifter om planerad tjänstgöring m. m.
Även om enheterna fattar beslut om t. ex. hyra av skrivautomat eller
mediaförvärv är det inte meningen att enheten själv skall stå för inköpsarbetet.
För sådana inköp som bör samordnas över hela riksdagsförvaltningen
är det inköpsintendenten resp. biblioteket som sköter marknadsundersökningen,
upphandlingen, serviceavtalet etc. Däremot belastas enheten
med fakturabeloppet. På samma sätt bör det praktiska anställningsarbetet
även i fortsättningen skötas centralt inom RFK fastän övriga
enheter — inom sin budgetram — har rätten att besluta huruvida en vikarie
skall tillkallas. Skälet är att sådana funktioner som uppköp resp. rekrytering
kan förväntas handhas med större effektivitet och säkerhet om de
sköts centralt. Enheterna behöver därmed inte besitta specialkunskaper
om upphandling eller anställningsavtal.
Vissa speciella kostnadsposter skall kommenteras något ytterligare.
Beträffande tryckkostnaderna har den möjligheten diskuterats att de
olika utskottskanslierna skulle belastas med tryckkostnaderna för sina
betänkanden och enheten för riksdagstryck med övriga tryckkostnader.
Med hänsyn till utskottskansliernas mycket begränsade valmöjligheter i
fråga om tryckhanteringen och det faktum att utskottsbetänkandena bara
utgör ca 20 % av den totala tryckmängden föreslås emellertid att enheten
Förs. 1982/83:25
110
för riksdagstryck belastas med samtliga tryckkostnader även om man
senare skulle besluta att utskottskanslierna bör ingå i det skisserade budgetsystemet.
Med tanke på önskvärdheten att minimera det administrativa arbetet
bör inte heller reprokostnaderna fördelas på de enheter som får service av
reprocentralen utan budgeteras och följas upp inom intendenturenheten.
Tryck- och reprokostnader för de olika enheterna bör regelmässigt
redovisas i samlad form och följas upp.
Posten för utrikes resor bör endast budgeteras av ekonomienheten vid
RFK. Den omfattar samtliga utrikes tjänsteresor av RFK-personal och
enskilda tjänstemän på utskotten och kammarkansliet. Besluten om utrikes
resor fattas centralt. Budgetuppföljning av denna post sker inom ekonomienheten.
Posten för riksdagsförvaltningens representation budgeteras också av
ekonomienheten. Besluten om representation fattas i princip centralt. Viss
beslutsdelegering kan dock äga rum vad gäller rena småbelopp. Budgetuppföljning
av denna post sker inom ekonomienheten.
Centralt bör också finnas en gemensam pott för bl. a. kostnader i samband
med föräldraledighet eller långvarig sjukfrånvaro. Om en person på
X-enheten är föräldraledig belastas det gemensamma kontot. X-enheten
kan då anställa en vikarie under förutsättning att kostnaderna för vikarien
ryms inom enhetens budgetram.
Kostnadsansvaret bör som regel följa budgetansvaret.
Enheterna bör själva diskutera sig fram till hur långt budget- och kostnadsansvaret
skall delegeras inom enheterna.
För inköp av tjänster och varor enligt uppställningen ovan kommer en
direkt faktura till riksdagsförvaltningen. I dessa fall är det givet vilket
belopp de olika enheternas redovisning skall belastas med. Likaså kommer
lönebeloppen enligt SLÖR-systemet att med hjälp av automatisk överföring
till redovisningssystemet kunna redovisas enhetsvis.
Tjänster som enheterna anlitar av annan enhet inom den inre riksdagsförvaltningen
bör i princip debiteras internt. Två grundregler för sådan
interndebitering är att den inte bör användas för småtjänster och att den
inte får ge upphov till en omfattande pappersexercis. Priset på sådana
tjänster bör också vara känt av enheterna i förväg, för att priset skall kunna
få en styrande effekt. Med tanke på riksdagens och därmed vissa enheters
ytterst ojämna arbetsbelastning bör t. ex. ut- och inlåning av personal bli
ett naturligt och utvecklingsmässigt positivt inslag i verksamheten.
Med hänsyn till att det nya ekonomi-administrativa systemet innebär
stora och komplexa förändringar för hela organisationen föreslås emellertid
att frågan om behovet av interndebitering av vissa tjänster inom riksdagsförvaltningen
utreds i särskild ordning när systemet har varit i drift
under några år. Särskilt angeläget är det att pröva frågan om interndebitering
om och när även utskotten och kammarkansliet har fått del av
Förs. 1982/83:25
lil
budget- och kostnadsansvaret och utlåning av personal till utskotten kan
tänkas bli en vanlig företeelse.
Tidsaspekten
Som har beskrivits i avsnitt 2 kommer ett nytt redovisningssystem att
införas den 1 juli 1983. Budgetåret 1983/84 kommer här att benämnas
budgetår 1. Enheterna kommer då att få en månatlig redovisning över sina
utgifter. I vissa fall kan man tänkas vilja komplettera den redovisningen
med en egen ”svart bok” över dispositioner som ännu ej lett till utbetalning.
Redovisningen kan också brytas ned på sektioner eller verksamheter
inom enheternas ram. De enheter/verksamheter som senare planeras få ett
budget- och kostnadsansvar bör få egen redovisning från början. Redovisningen
bör förutom de stora allmänna kostnadsslagen som nämnts tidigare
även omfatta de underrubriker som enheterna själva väljer.
Under budgetåret 1 kan enheterna/verksamheterna inte sägas ha något
speciellt kostnadsansvar utöver det allmänna ansvar de har i dag. Beslut
om inköp, vikariat etc., sker fortfarande centralt inom RFK på enheternas
begäran.
Inför budgetår 2 skall var och en av RFK:s enheter med hjälp av det
senaste årets redovisningssiffror försöksvis diskutera en verksamhetsplan
och göra upp en internbudget. Internbudgetarna sammanställs centralt på
RFK. Förvaltningsstyrelsens ställningstagande till den första sammanställda
internbudgeten bör omgärdas med betydande reservationer och
med bibehållande av icke oväsentliga resurser centralt för oförutsedda
eller ofullständigt beräknade behov.
De försöksvis uppgjorda internbudgetarna för varje kostnadsställe förs
in i redovisningssystemet, där de kommer att utgöra den norm mot vilken
faktiska kostnader jämförs. För budgetår 2 får enheterna ett kostnadsansvar
som innebär att de får rätt att besluta om vissa resurser i den mån de
har medel i sin budget och inte andra restriktioner finns i avtal, arbetsordning
etc.
Enheterna blir vidare ansvariga för budgetuppföljningen dvs. för att
vidta åtgärder eller slå larm om budgeten inte visar sig hålla. Förvaltningsledningen
bör kalla de kostnadsställeansvariga till budgetkonferens en
eller flera gånger under budgetåret för att gå igenom RFK:s budgetläge i
stort.
Inför budgetår 3 bör ekonomienheten och de kostnadsställeansvariga ha
fått större erfarenhet av internbudgetering och RFK kan då fastlägga
rutinerna för arbetet.
När RFK har fått erforderlig erfarenhet av det nya budgetsystemet bör
man diskutera ett eventuellt införande av kammarkansliet och utskottskanslierna
i budgetprocessen.
Förs. 1982/83:25
112
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås
att den inre riksdagsförvaltningen siktar mot en enkel verksamhetsplanering,
där personalen får möjlighet att engagera sig i planeringsfrågorna,
att verksamhetsplanerna normalt inte blir ett självständigt dokument utan
utgör ett inledande textavsnitt i enheternas internbudget,
att RFK:s enheter får eget budget- och kostnadsansvar,
att sedan RFK har fått erforderliga erfarenheter av det nya budgetsystemet
en prövning görs av huruvida även kammarkansliet och utskottskanslierna
bör ingå i systemet,
att den inom RFK föreslagna ekonomienheten ger ut anvisningar för
enheternas internbudgetering, budgetar för övriga anslag samt sammanställer
en total internbudget för den inre riksdagsförvaltningen,
att riksdagens förvaltningsstyrelse fastställer internbudgetar för den inre
riksdagsförvaltningens enheter och i vissa fall sektioner och verksamheter,
att ett internbudgetsystem initieras när ett datorbaserat redovisningssystem
(med redovisning per kostnadsställe) varit i drift under ett år.
4.1.2.4 Uppföljning
Allmänt om uppföljning
En verksamhetsplanering bör initiera en uppföljning dels under budgetåret,
dels efter budgetåret.
Under budgetåret är den löpande uppföljningen en del av styrningen av
verksamheten. Vid uppföljningen sker systematiska jämförelser mellan
plan och utfall, uttryckta i kostnader och verksamhetsresultat. Resultatanalys
utförs främst när ett budgetår är slut och inrymmer då främst en
avstämning mot verksamhetsplanen.
Uppgifter och analyser rörande förfluten tid utgör ett väsentligt underlag
för planering. Man kan t. ex. ställa följande frågor: Har planerna
förverkligats så att avsedda effekter uppnåtts? Har verksamheten i någon
del kunnat bedrivas på ett annat sätt?
En myndighet behöver kunna stämma av utfall gentemot plan för att få
svar på sådana frågor. Formella krav på uppföljning ställs också för
statliga myndigheter genom bokföringsbestämmelser och petitaanvisningar.
Uppföljningen bör dock vid sidan av kontroll ha starka inslag av
förberedelse för framtida beslut.
Löpande uppföljning
Som beskrivits i avsnitt 2 sker viss budgetuppföljning redan tidigare vid
verken och enheterna (utom utskottskanslierna). RFK-utredningen gör
Förs. 1982/83:25
113
dock den bedömningen att det nya budgetsystemet med dess inslag av
verksamhetsplanering, internbudgetering och en förbättrad redovisning
kommer att kräva en mer kontinuerlig och systematisk budgetuppföljning.
Förutom uppföljningen av upplupna kostnader mot budget måste även
avstämning ske om verksamheten är kvantitativt, kvalitativt och tidsmässigt
i fas med resursförbrukningen. Uppföljningen skall möjliggöra en
styrning av verksamheten på alla områden redan under det löpande budgetåret.
Den löpande uppföljningen bör därför — om avvikelser mellan plan/
budget och utfall förekommer — leda till snabba korrigeringar i verksamheten.
RFK-utredningen har förordat att kostnadsansvaret som regel bör följa
budgetansvaret. Givetvis bör de verk och enheter som får kostnads- och
budgetansvar också ha ett uppföljningsansvar. Den inom RFK planerade
ekonomienheten kan eventuellt ge ut rekommendationer rörande budgetuppföljning.
Resultatanalys
Någon form av resultatanalys bör lämpligen genomföras vid utgången
av ett budgetår. Man har då möjlighet att bedöma fler förhållanden och fler
samband i verksamheten än vad som kan ske genom den löpande uppföljningen
under budgetåret. Först efter budgetårets slut kan verksamhetens
positiva och negativa effekter, resursförbrukning och verksamhetsresultat
bedömas. De uppföljningsansvariga får då möjlighet att se hur effektiv
verksamheten varit och även möjlighet att jämföra med tidigare budgetår.
Vid resultatanalyser bör undersökas hur den löpande styrningen av
verksamheten under budgetåret fungerat. Vidare bör undersökas om rapportsystemet
fyllt sin roll.
Vare sig vid verken eller vid den inre riksdagsförvaltningen finns f. n.
någon systematisk resultatanalys. Enheterna har olika organisationsstruktur
och vissa enheter är mycket små. Viss verksamhet är svår att analysera.
Dessa förhållanden bidrar till att uppföljningen varken har varit eller kan
bli särskilt utvecklad.
RFK-utredningen anser emellertid att en viss resultatanalys kan gagna
verksamheten vid verken och den inre riksdagsförvaltningen. Arbetet med
den årliga analysen kan med fördel inledas några månader före utgången
av det aktuella budgetåret. Ekonomienheten kan då lämna rekommendationer
om hur och i vilken omfattning arbetet med analysen skall bedrivas
samt hur resultatet skall dokumenteras. Petitaanvisningarna ställer krav på
att resultatet av föregående års verksamhet sammanställs och analyseras
för redovisning i petitan. Delresultaten av resultatanalysen bör därför vara
färdiga i så god tid att de kan utnyttjas i petitaarbetet.
Dokumentation av analysresultaten kan presenteras i en ”verksamhetsberättelse”.
Denna blir i så fall förutom ett komplement till petitan ett
12 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
114
hjälpmedel för information i vidare sammanhang t. ex. till allmänheten
eller personalen.
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås
att budgetuppföljningen i verken och vid den inre riksdagsförvaltningen
systematiseras,
att de enheter inom inre riksdagsförvaltningen som får eget kostnads- och
internbudgetansvar även får ansvar för sin egen budgetuppföljning,
att den inom RFK föreslagna ekonomienheten får ansvar för budgetuppföljningen
för de enheter inom inre riksdagsförvaltningen som inte får
eget formellt kostnads- och internbudgetansvar samt för övriga kostnader
inom riksdagen.
4.1.2.5 Utveckling av anslagsstrukturen
Som beskrivits i avsnitt 2.2.2 har utredningsarbetet rörande anslagsstrukturen
utmynnat i att RFK-utredningen tagit ställning för vissa förslag,
som lags fram för riksdagens förvaltningsstyrelse i december 1982.
Utredningens förslag innebär att den befintliga anslagsstrukturen med
sammantaget 21 anslag under tre littera kan reduceras till åtta anslag,
nämligen:
— A 1 Ersättningar till riksdagens ledamöter m. m., förslagsanslag
— A 2 Riksdagsutskottens studieresor utom Sverige, förslagsanslag
— A 3 Bidrag till studieresor, reservationsanslag
— A 4 Bidrag till viss verksamhet, förslagsanslag
— A 5 Bidrag till partigrupper, förslagsanslag
— A 6 Förvaltningskostnader, förslagsanslag
— A 7 Utgivande av otryckta ståndsprotokoll, reservationsanslag
— A 8 Nytt riksdagshus, reservationsanslag.
Syftet med det framlagda förslaget är att få till stånd ändamålsinriktade
anslag där ändamålen (programmen) normalt är av viss omfattning. Vidare
har strävats efter att göra anslagsuppställningen överskådlig och logisk
vad gäller grupperingen av olika anslag. Ett starkt önskemål är att ett visst
anslag motsvaras av ett visst ansvarsområde, där det huvudsakligen finns
en beslutsfattare resp. beslutsfattande instans, som kan göra nödvändiga
omprioriteringar inom anslagets ram.
En komprimering av befintliga 21 anslag till åtta kommer emellertid att
medföra att riksdagsledamöter, allmänhet och massmedia får mindre information
om riksdagens kostnadsposter i statsbudgeten. Det är därför
viktigt att relevant information om kostnadsposterna i stället förs fram i
anslagsframställning och budgetproposition.
Förslaget till ny anslagsstruktur beskrivs noggrant och motiveras post
för post i avsnitt 2.2.2.2.
Förs. 1982/83:25
115
RFK-utredningen tog den 17 november 1982 ställning för förslaget om
en ny anslagsstruktur och initierade att det pågående budgetarbetet med
anslagsframställningen för budgetåret 1983/84 skulle kompletteras med
en anslagsframställning även i termer av den nya anslagsstrukturen. Anslagsframställningen
för riksdagen och den inre riksdagsförvaltningen för
budgetåret 1983/84 lades således fram för förvaltningsstyrelsen den 8
december 1982. Därvid beslöt riksdagens förvaltningsstyrelse att den nya
anslagsstrukturen fortsättningsvis skall tillämpas.
4.1.3 Redovisning
Som beskrivits i avsnitt 2 har riksdagens förvaltningsstyrelse den 9
november 1982 beslutat att riksdagen och dess verk utom RB skall anslutas
till det statliga redovisningssystemet, system S, och att övergången till
system S skall ske den 1 juli 1983 för den inre riksdagsförvaltningen och
de mindre verken och vid en senare tidpunkt för RGK. Dessutom beslöts
att RGK även fortsättningsvis skall svara för redovisningen inom hela
riksdagsområdet utom RB samt att en ledningsgrupp bestående av representanter
för RFK, RGK, RR:s kansli, JO, NR:s kansli, departementens
organisationsavdelning (OA) och RRV utses. Ledningsgruppen ansvarar
för att upprätta en genomförandeplan för införandet av system S.
I enlighet med förvaltningsstyrelsens beslut bildades den 9 december
1982 en ledningsgrupp bestående av representanter från de nämnda myndigheterna.
Som ordförande utsågs RFK:s representant och till sekreterare
valdes en av RGK:s representanter.
Till ledningsgruppen har knutits en referensgrupp bestående av en representant
från var och en av de tre personalorganisationerna. Referensgruppen
bör hållas fortlöpande informerad om arbetet i ledningsgruppen
och få möjligheter att framföra synpunkter på genomförandet.
En av ledningsgruppens första uppgifter är att diskutera en genomförandeplan
för införandet av system S. En sådan plan bör omfatta följande
punkter:
— information
— utbildning
— rådgivning, översyn av kontoplaner
— omläggning
— start
— uppföljning
— regelsystem.
De olika arbetsuppgifterna enligt planen bör tidsberäknas och den
planerade tidsåtgången jämföras med tillgängliga resurser. Var och en av
arbetsuppgifterna kommenteras nedan.
Förs. 1982/83:25
116
Information
Under det kartläggningsarbete sorn utfördes under vintern och våren
1982 vid olika enheter inom RFK och övriga riksdagens verk utom RB
informerades bland annat om vad en övergång till system S kunde innebära
— hjälpmedel vid budgetering, snabbare tillgång till rapporter över
utfall, automatiskt upprättade bokslut, reskontrabokföring för reseförskotten.
Innan de egentliga utbildningsinsatserna påbörjas år 1983, har en stor
del av den berörda personalen fått ytterligare information om RFK-utredningens
förslag och system S. Därutöver har RRV:s informationsmaterial
om system S spritts.
Utbildning
Planering av utbildning inför genomförandet skall avse dels de personer
som skall placeras på RC, dels olika intressentgrupper vid myndigheterna.
Kartläggning av utbildningsresurser och utarbetande av kursmaterial bör
ske i samråd mellan RRV, OA och myndigheterna.
Inom de resp. myndigheterna skall följande personalkategorier utbildas:
—
chefspersonal
— ekonomiansvarig personal, chefer för planerings-, budget- och ekonomifunktioner
—
kontoansvariga, dvs. chefer som är eller kan bli ansvariga för kostnadsställen
—
övrig kameral personal, kamrer, kassör och revisionspersonal.
Chefspersonalen bör meddelas utbildning av övergripande karaktär
omfattande en halv dag. Eventuellt kan enskild rådgivning av
RRV-representanter bli aktuell.
Ekonomiansvarig personal, kameral personal och revisionspersonal
bör genomgå en relativt omfattande utbildning i system S eftersom det
är denna personal som närmast kommer att ansvara för införandet vid
resp. myndighet.
Utbildningen av kontoansvariga bör kunna genomföras som internutbildning
vid myndigheterna.
Rådgivning
RRV:s representant i redovisningsarbetsgruppen i RFK-utredningen
kommer att bistå myndigheterna vid övergång från nuvarande redovisningssystem
till system S. Biståndet kommer att omfatta:
— analys av myndigheternas behov av redovisningsrapporter
— översyn av kontoplaner
— uppläggning av produktionstest
— registeruppläggning
— uppföljning.
Förs. 1982/83:25
117
Omläggning
Arbetet med övergång till system S kommer till största delen att åvila
resp. myndighet med stöd av personal från RC vid RGK, OA samt RRV.
Start
För riksdagens verk utom RB sker anslutningen till system S den 1 juli
1983. RGK avser att ansluta sig till system S den 1 juli 1984.
Då myndigheternas personal genomgått grundläggande utbildning i
system S samt kontoplanskonstruktion och registeruppläggning är avslutade
bör en produktionstest genomföras. Testet innebär inte att det är
system S ur teknisk synpunkt som skall testas utan den nya redovisningsorganisationen
och de manuella rutinerna vid myndigheten. Produktionstestet
skall framför allt ge svar på frågan om utbildningen varit tillräcklig
och om instruktioner m. m. fått en lämplig utformning.
Uppföljning
Genomförandet av system S bör följas upp och dokumenteras. Erfarenheterna
kan utnyttjas vid de successiva förändringar som kan erfordras.
Regelsystem
Till system S finns ett antal olika användaranvisningar, som har utarbetats
av RRV. Anvisningarna kan vara väl generella i en del fall. Det kan
därför vara lämpligt att på sikt försöka utarbeta en särskild ekonomihandbok
som är anpassad för den organisation och verksamhet som råder inom
riksdagen och dess verk.
Frågan om tillämpligheten inom riksdagsförvaltningen av bokföringsförordningen
(1979:1212) och RRV:s föreskrifter 1981-05-27 för redovisningsverksamheten
inom redovisningsgrupp — FRG, är ytterligare exempel
på regelsystem, som man i detta sammanhang har att ta ställning till.
Förslag
I. o. m. att RFK-utredningen redan lagt fram förslag om nytt redovisningssystem
för förvaltningsstyrelsen och en ledningsgrupp inrättats för
att svara för införandet av systemet kommer ytterligare förslag angående
redovisningsfrågorna inte att läggas av utredningen.
4.1.4 Revision
4.1.4.1 Intern revision
Ansvaret för den interna revisionen av RB:s och RGK:s förvaltning
åvilar resp. fullmäktige.
Förs. 1982/83:25
118
Enligt RFK-utredningens uppfattning bör både RB och RGK, med
hänsyn till de båda verkens speciella uppgifter, ha egna organ för intern
revision.
Inom utredningen har diskuterats frågan om att sammanföra all revision
av riksdagsförvaltningen under RR men denna tanke har förkastats med
hänsyn till RB:s och RGK:s speciella ställning. Det kan i sammanhanget
nämnas att en liknande lösning diskuterades i samband med RR:s granskning
i mitten av 1970-talet av revisionen av riksdagsförvaltningen (Granskningspromemoria
nr 11/1975).
RB:s och RGK:s verksamheter omfattar förvaltning av mycket stora
värden. Därför bör enligt utredningens mening den interna revisionen
liksom nu i första hand inriktas på en redovisningsrevisionen granskning.
I den mån det inte inkräktar på denna uppgift bör enheterna också bedriva
förvaltningsrevision. Detta betyder bl. a. att omfattningen av den förvaltningsrevisionella
granskningen är beroende av de resurser som tilldelas de
båda revisionsenheterna. Dimensioneringen av revisionsresurserna avseende
RB:s och RGK:s egna verksamheter är en fråga som det i första
hand tillkommer respektive verks fullmäktige och verkställande ledning
att bedöma.
När det gäller den interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken ligger ansvaret hos resp. myndighet.
Den interna revisionen av riksdagsförvaltningen är och bör enligt utredningens
mening även i fortsättningen huvudsakligen vara inriktad på
redovisningsrevisionella insatser.
En utgångspunkt för internrevisionen bör vara de principer som gäller
för redovisningsrevision inom statsförvaltningen och som sammanfattas i
en skrift ”Grundläggande principer för redovisningsrevision” (GPR) utgiven
av RRV. Dessa principer bör även gälla för den externa revisionen
av riksdagsförvaltningen.
Inom utredningen har diskuterats olika alternativ betr. vilken organisation
som skall ombesörja internrevisionen av den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken.
De alternativ som övervägts har varit
1. Riksdagens revisorers kansli
2. Riksdagens förvaltningskontor
3. Riksgäldskontorets revisionsenhet.
Utredningen har efter noggranna överväganden stannat för alternativ 3.
RR:s ställning som allmän överrevision låter sig enligt utredningens
uppfattning svårligen förenas med de arbetsuppgifter som en internrevision
av inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken innebär. Mot en
sådan lösning talar också det förslag om externrevisionens organisation
som lämnas i följande avsnitt.
En placering av internrevisionen vid RFK direkt under förvaltningsstyrelsen
innebär såväl praktiska administrativa problem som svårigheter när
Förs. 1982/83:25
119
det gäller möjligheten att på ett rationellt och smidigt sätt utnyttja tillgängliga
revisionsresurser.
I en promemoria 1982-06-10 har en utredningsgrupp tillsatt av FiU
utarbetat förslag till lag om RGK. Enligt förslaget till 17 § bör RGK:s
organisation inte läggas fast i lagen utan bestämmas av riksdagen i annan
ordning. Den särskilda ställning som revisionsenheten har bör dock framgå
av lagtexten. Verksamheten vid revisionsenheten skall enligt förslaget
ledas av fullmäktige såvitt annat inte följer av lagen (RFS 1968:8) om
revision av riksdagsförvaltningen. Hänvisningen till revisionsbestämmelserna
syftar till att markera det självständiga ansvar i förhållande till
riksgäldsfullmäktige som chefen för revisionsenheten har när det gäller
intern revision av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
Förslaget innebär således en förstärkning av revisionsenhetens ställning
inom RGK och en särskild markering av ansvarsförhållandet vad gäller
revisionen av inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
Utredningen har vid sina överväganden funnit att RGK:s revisionsenhet
även i fortsättningen — under vissa förutsättningar — bör ombesörja
den interna revisionen av den inre förvaltningen och de mindre verken.
Det skall dock betonas att ansvaret för revisionen alltjämt skall ligga hos
respektive myndighet.
Utredningen konstaterar att den prioritering som på grund av underbemanning
gjorts vid RGK :s revisionsenhet inneburit att den interna revisionen
av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken hittills blivit
eftersatt.
Enligt utredningens uppfattning bör revisionen av de sistnämnda delarna
av riksdagsförvaltningen tilldelas en klart definierad resurs. En sådan
”öronmärkning” kan lämpligen göras i de anslagsdirektiv (regleringsbrev)
som avses tillkomma enligt förslagen om ny budgetprocess (avsnitt 4.1.2).
Den resurs som här avses måste tillkomma.
Vad gäller storleken på denna resurs är den i dag svår att med säkerhet
bedöma. Enligt utredningens mening bör medel anvisas för en kvalificerad
årsarbetskraft. Därigenom kan vid sidan av den självklara förstahandsuppgiften
redovisningsrevision större utrymme än i dag ges för förvaltningsrevision
av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken.
Det är av värde om de personer som arbetar med internrevisionen har
möjlighet att under arbetets gång rent lokalmässigt placeras nära i varje fall
huvuddelen av den förvaltning som granskas. Med hänsyn till att den inre
riksdagsförvaltningen torde komma att utgöra den tunga delen av revisionen
av ifrågavarande riksdagsmyndigheter, förutsätts att ett tjänsterum
blir tillgängligt inom RFK att disponeras av internrevisionen.
De förslag till revisionsplaner som skall ligga till grund för de revisionella
insatserna under året bör som hittills upprättas av revisionsenheten
i samråd med respektive myndighet. Vilken instans inom myndigheten
som skall fastställa revisionsplanen bör ankomma på myndigheten själv
Förs. 1982/83:25
120
att bestämma.
Den interna revisionen i enlighet med ovan anvisade riktlinjer skall
resultera i en årlig berättelse för varje myndighet. Berättelserna, som skall
tillställas respektive myndighets styrelse eller motsvarande, skall innehålla
dels en redogörelse för den under året genomförda granskningen, dels ett
uttalande om myndighetens bokslut/redovisning.
Utredningen anser att det även bör åläggas RGK:s revisionsenhet att till
RFK varje år avge en samlad rapport över inriktningen och omfattningen
av revisionen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken. Till
denna rapport skall fogas de särskilda berättelser som utarbetats över
revisionen av JO, RR och NR.
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås
att den interna revisionen av den inre riksdagsförvaltningen och de mindre
verken förstärks genom att medel anvisas för en tillkommande
kvalificerad årsarbetskraft vid RGK:s revisionsenhet
att den interna revisionen av riksdagsförvaltningen skall resultera i en
årlig berättelse för varje myndighet som tillställs respektive myndighets
styrelse eller motsvarande
att RGK:s revisionsenhet till RFK varje år avger en samlad rapport över
inriktningen och omfattningen av revisionen av den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken.
4.1.4.2 Extern revision
Den externa revisionen av riksdagsförvaltningen utförs av RR. Den
årliga externa revisionen är i huvudsak inriktad på redovisningsrevision
och utförs av en privat revisionsbyrå. RR:s rapport till riksdagen i anledning
av revisionen behandlas av FiU vad gäller RB:s och RGK:s verksamheter
och utbildningsutskottet (UbU) beträffande verksamheten vid riksbankens
jubileumsfond.
Av författningen med bestämmelser om revision av riksdagsförvaltningen
framgår att den externa revisionen skall ge en saklig opartisk bedömning
av om riksdagsorganens redovisning är rättvisande. Granskningen
bör med andra ord ha en redovisningsrevisionen inriktning. Vidare framgår
att RR:s berättelse till riksdagen skall utmynna i en rekommendation
i frågan om ansvarsfrihet. Vad riksdagen i övrigt önskar få ut av granskningen
är inte klart formulerat.
Därtill kommer att det inte föreligger någon uppgjord ansvarsfördelning
mellan å ena sidan RR och å andra sidan FiU och UbU. Vem skall
granska vad i RB:s, RKG:s och jubileumsfondens verksamhet?
En väg att komma till rätta med ovannämnda oklarheter är att ansvaret
för den externa revisionen förs närmare riksdagen. Härmed avses att
Förs. 1982/83:25
121
ansvaret i sin helhet anförtros utskotten. Detta behöver inte innebära
någon väsentligt ökad belastning på utskottens kanslier om dessa, liksom
RR f. n. gör, anlitar utomstående revisonsexpertis. Utredningen anser att
medel bör avsättas för detta ändamål.
Inom utredningen har diskuterats om det verkligen är påkallat att alla
riksdagsmyndigheter blir förmål för extern revision.
Utredningen anser att den externa revisionen bör begränsas till RB,
Stiftelsen riksbankens jubileumsfond, RGK och den inre riksdagsförvaltningen.
Denna revision bör vara årlig. Reslutatet av revisionen skall redovisas
i särskilda berättelser som utmynnar i en rekommendation i fråga om
ansvarsfrihet.
De mindre verkens verksamheter har en sådan inriktning samtidigt som
deras medelstilldelning har en sådan begränsad omfattning att utredningen
inte anser det påkallat med externa granskningsinsatser. Den samlade
rapport som RGK:s revisionsenhet skall avge till RFK varje år ger enligt
utredningens mening möjlighet till erforderlig kontroll av de mindre verken.
Utredningen har diskuterat vilka utskott som bör ansvara för den externa
revisionen.
En utgångspunkt härvidlag skulle kunna vara den för utskotten gällande
ärendefördelningen, som innebär att frågor rörande RB och RGK behandlas
av FiU, frågor rörande jubileumsfonden av UbU och frågor rörande
den inre förvaltningen av KU.
Det kan dock framstå som orationellt att fördela ansvaret för den
externa revisionen på tre utskott. Utredningen vill också här erinra om att
de rapporter rörande den externa revisionen som RR i dag avlämnar till
riksdagen i samtliga fall utom vad gäller jubileumsfonden behandlas av
FiU.
Mot denna bakgrund har utredningen stannat för en lösning som innebär
att ansvaret för verkställandet av den externa revisionen av RB, riksbankens
jubileumsfond, RGK och den inre riksdagsförvaltningen anförtros
FiU.
En fördel med denna lösning är bl. a. mindre handläggningsarbete och
enklare kontakter med anlitad utomstående expertis. En annan fördel är
att man får en likformig och samordnad bedömning av vilka revisionsinsatser
som bör göras.
När det gäller den inre riksdagsförvaltningen, ligger behandlingen av
budgetfrågorna på KU. Utredningen anser därför att den revisionsrapport
som den utomstående experten upprättar avseende den inre förvaltningen
bör behandlas av KU.
Utredningen förutsätter att FiU vid planeringen av den externa revisionen
i vad gäller frågor som rör den inre riksdagsförvaltningen samråder
med KU.
Beträffande riksbankens jubileumsfond behandlas frågan om ansvars -
Förs. 1982/83:25
122
frihet i UbU. Enligt utredningens uppfattning bör frågor rörande jubileumsfonden
överföras till FiU. Härigenom skulle man återgå till den
ordning som rådde fram till år 1975.
De förslag till organisation av revisionen av riksdagsförvaltningen som
utredningen lämnar innebär att RR:s ansvar för den löpande redovisningsrevisionen
av riksdagsförvaltningen försvinner. Utredningen vill
därför här särskilt erinra om att RR:s övergripande revisionella ansvar inte
bara avser den egentliga statsförvaltningen utan även riksdagsförvaltningen.
Utredningen förutsätter att berörda utskott, revisionsenheter och riksdagsorgan
även framledes har ett nära samarbete med RR i revisionsfrågan.
Beträffande den granskning av verksamheten vid Nordiska rådets
presidiesekretariat som utförs av revisionsenheten vid RGK har arbetsgruppen
inte funnit anledning att föreslå någon ändring i nuvarande
ordning.
NUVARANDE ORGANISATION FÖR DEN ÅRLIGA REVISIONEN
A V RIKS DA GSFÖR VA L TNINGEN
EXTERN REVISION INTERN REVISION
RIKSBANKENS
REVISIONSAVD.
RIKSDAGENS
REVISORER^-
PRIVAT
REV. BYRA
RIKSGÄLDSKONTORETS
REVISIONSENHET
RIKSGÄLDSKONTORETS
REVISIONSENHET
RGK
NRPS
INRE
FÖRV
RBJF
RB
NRSD
RR
JO
Förkortningar:
RB Riksbanken
RBJF Riksbankens
jubileumsfond
RGK Riksgäldskontoret
RR Riksdagens revisorer
JO Riksdagens ombudsmän
NRSD Nordiska rådets
svenska delegation
NRPS Nordiska rådets
Presidiesekretariat
Förs. 1982/83:25
123
FÖRESLAGEN ORGANISATION FÖR DEN ÅRLIGA REVISIONEN
A V RIKSDAGSFÖR VALTNINGEN
EXTERN REVISION
INTERN REVISION
RIKSBANKENS
REVISIONSAVD
UTOMST.
EXPERT
RIKSGÄLDSKONTORETS
REVISIONSENHET
RIKSGÄLDSKONTORETS
REVISIONSENHET
NRPS
RGK
INRE
FÖRV
RBJF
RB
NRSD
RR
JO
1 Ansvaret för revisionen av inre förvaltningen ligger hos FiU. Revisionsrapporten
avseende inre förvaltningen behandlas dock av KU.
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis förslås
att ansvaret för den externa revisionen av RB, Stiftelsen riksbankens
jubileumsfond, RGK och den inre riksdagsförvaltningen anförtros
FiU,
att frågan om ansvarsfrihet för RB, Stiftelsen riksbankens jubileumsfond
och RGK behandlas av FiU och frågan om ansvarsfrihet för den inre
riksdagsförvaltningen behandlas av KU,
att frågor om jubileumsfonden förs till FiU,
att medel anvisas för extern granskning av utomstående expertis.
4.1.5 övriga ekonomiadministrativa frågor
4.1.5.1 Reseräkningsrutiner
4.1.5.1.1 Problem
Det största och viktigaste problemet i reseräkningshanteringen är utan
tvivel att reseräkningarna inom de mindre verken inte kan betalas förrän
Förs. 1982/83:25
124
efter flera månader. För såväl ledamöter som tjänstemän är det ett kännbart
problem.
Andra problem utgörs av vissa oklarheter i handläggningen, t.ex. vad
gäller innebörden av reseorder, attest och betalningsbesked.
Hanteringstiden för reseräkningarna
De gröna reseräkningarna skrivs av ledamöterna själva (ibland med
hjälp av partikanslierna). Eftersom attest inte krävs är handläggningstiden
helt beroende av den kontroll som görs. Erfarenheterna visar att ersättningsstadgans
regler ger upphov till vissa problem därigenom att de ger
utrymme för olika tolkningar. Dessa frågor prövas i annan ordning.
De vita reseräkningarna skrivs endast i undantagsfall ut av ledamöterna
själva. Vanligen har ledamöterna att fylla i en halvskriven reseräkning med
de individuella uppgifterna om tid och sätt för ut- och hemresa eller måste
de fylla i motsvarande uppgifter på ett s.k. reseräkningsunderlag (mall).
Ledamöterna kan också lämna dessa uppgifter under hand, i vissa fall per
telefon, och få sina reseräkningar utskrivna av särskilt utsedd tjänsteman.
Medföljande tjänstemän får i regel samma service som ledamöterna. Vid
andra resor får tjänstemännen ibland skriva sina egna reseräkningar.
Vad som är tidskrävande vid reseräkningsskrivandet är dels att den
utsedda assistenten ibland måste ringa resenärerna ett upprepat antal
gånger för att få in underlaget eller motsvarande uppgifter, dels att assistenten
ytterligare en gång måste få kontakt med resenärerna för att få
räkningarna undertecknade.
Den efterföljande attesten kan också kräva viss tid i.o.m. att vissa attesterande
kanslichefer inte gärna skriver på utan att själva eller med hjälp av
assistent i någon mån ha kontrollerat räkningen.
Det enskilda arbetsmoment som i första hand förlänger handläggningstiden
är emellertid kontrollen som för inre riksdagsförvaltningen äger rum
på RFK:s administrativa enhet och för verken på RGK.
Dels måste — åtminstone för verkens del — den nuvarande situationen
med dubbla kontroller ifrågasättas. Dels bör personalsituationen för kontrollarbetet
beröras.
Är det verkligen nödvändigt med både viss kontroll före attestering och
en fullständig kontroll efter attesteringen? Såväl ur tids- som resurssynpunkt
kan det vara lämpligt att minska det totala kontrollarbetet.
Som tidigare nämnts har RGK:s personalsituation varit utomordentligt
svår för reseräkningskontrollen. De senaste åren har personalomsättningen
på posten som reseräkningskontrollör varit så stor att handläggningstiden
påverkats negativt.
Inom RFK Finns en heltidsarbetande reseräkningskontrollör. Enligt en
konsult som år 1980 bedömt behovet av arbetskraft ”behöver två personer
kunna området, men det ger ej underlag för två tjänster”. För den aktuella
Förs. 1982/83:25
125
arbetsmängden räknade konsulten med att drygt en årsarbetskraft krävdes.
Det kan konstateras att reseräkningskontrollören ibland kan få hjälp
av annan tjänsteman inom riksdagsförvaltningen.
Oklarhet i reseräkningsrutinerna
Den första frågan gäller hur beslutet om resa lämpligen bör fattas och
dokumenteras.
Enligt ersättningsstadgan (de gröna reseräkningarna) är det ej aktuellt
med reseorder eller förskott. Ersättningsstadgan är en grund för de resor
som företas för att utöva uppdrag som riksdagsledamot.
Enligt anvisningarna för tillämpningen av det allmänna reseavtalet (de
vita reseräkningarna) skall reseorder eller annan handling som förrättningen
grundar sig på lämnas tillsammans med reseräkningen.
Inom den inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken finns flera
olika slags beslut eller grunder som resorna föranleds av. Beslut av TK
finns dokumenterade i protokoll. Om frågan om resa fordrar beslut innan
TK kan sammankallas handläggs ärendet av talmannen och anmäls av
honom vid nästa TK-sammanträde.
I vissa fall ger ledamotskap i viss församling i sig upphov till resor, t.ex.
ledamotskap i Europarådet, Nordiska rådet etc. Grunden för dessa resor
är ledamotsförteckningarna. I fråga om NR:s svenska delegation beslutar
kanslichefen om vilken/vilka tjänstemän som skall följa med i olika fall.
Beträffande utskottsresor beslutas dessa av utskotten — betr. utrikesresor
efter prövning av TK — och dokumenteras i protokoll. Regler finns för
antal medföljande tjänstemän. RR:s länsresor beslutas av revisorerna och
dokumenteras i protokoll. Regler om medföljande tjänstemän har beslutats
av revisorerna. JO:s inspektionsresor beslutas av JO. Vanligen dokumenteras
ej besluten skriftligt. Antalet medföljande tjänstemän bestäms av
ombudsmannen från fall till fall.
Grunden för övriga resor kan vara direktionsprotokoll (speciella resor),
föredragningslista (bl.a. avvikelse från reseorder) eller reseorder (tjänstemännens
tjänsteresor).
I vissa fall kan det dock saknas ett skriftligt dokument som utvisar att
resa har beslutats. Sådana fall är t.ex. vissa inspektionsresor vid JO och
vissa tjänsteresor vid RR:s kansli. Då har en planeringsdiskussion resp. en
muntlig order från berörd chef ansetts räcka.
Ett speciellt fall där det föreligger oklarhet om hur resebeslutet skall
fattas gäller resor till kurser utanför Stockholm för tjänstemän inom den
inre riksdagsförvaltningen. Beslut om kursdeltagande fattas — efter samråd
med utbildningskommittén — av chefen för administrativa enheten.
Utbildningskommitténs tillstyrkan/avstyrkan dokumenteras i protokoll.
Den administrativa enhetschefens beslut dokumenteras däremot ej skriftligen.
Förs. 1982/83:25
126
Frågan är om både utbildningsbeslut och resebeslut erfordras av administrativ
chef resp enhetschef (förvaltningsdirektören).
Eftersom det allmänna reseavtalet inte gör skillnad mellan kursresa och
annan resa finns det anledning att kräva att det skall finnas reseorder eller
annan handling som grund för en resa till kurs. I detta fall kan det vara
rimligt att hävda att själva kursbeslutet utgör sådan annan handling.
Som ovan har redovisats följer inre riksdagsförvaltningen och småverken
med ett fåtal undantag anvisningarna om att reseorder eller annan
handling skall finnas som grund för en resa. Däremot förefaller det opraktiskt
att dessa grunddokument skulle lämnas tillsammans med reseräkningen.
En annan oklarhet gäller innebörden av resp. attest och utbetalningsbesked.
Delvis kan osäkerheten bero på att man förutsätter att det måste vara
någon skillnad mellan bestyrkande och attest, trots att det faktiskt förhåller
sig så att ordet bestyrkande används i stället för attest inom den inre
riksdagsförvaltningen.
Som påpekats tidigare finns det för det statliga ekonomi-administrativa
systemet på regeringssidan en färdig struktur med regler, anvisningar,
utbildning och blanketter. Bl.a. ur resurshushållningssynpunkt bör riksdagsförvaltningen
så långt som möjligt använda sig av detta befintliga
system.
Med ledning av RRV:s föreskrifter 1981-05-27 för redovisningsverk -samheten inom redovisningsgrupp (FRG) har utredningen diskuterat begreppen
attest och utbetalningsbesked.
Det är utbetalningsbeskedet (omföringsbeskedet, inbetalningsbeskedet)
som har den största innebörden. Utbetalningsbesked tecknas av de tjänstemän
som får förfoga över myndighetens medel. Sådan tjänsteman svarar
för att
— utbetalningen är motiverad
— ändamålet ligger inom ramen för myndighetens verksamhet
— medel finns tillgängliga för ändamålet.
Behörigheten att förfoga över myndighetens medel tillkommer i första
hand myndighetens chef men kan delegeras till andra tjänstemän. Sådan
delegering skall fastställas i arbetsordning eller på annat sätt, t.ex. genom
att myndigheten upprättar en förteckning, som utvisar de angivna tjänstemännens
behörighet.
Tjänsteman, till vilken delegeras behörighet att teckna besked, skall
enligt RRV:s anvisningar ha ”erforderlig kännedom om gällande föreskrifter
och anvisningar och i övrigt vara lämpad för uppdraget”. Vid
diskussion med RRV har framkommit att RRV för sin del tolkar detta så
att delegering att teckna utbetalningsbesked ej bör ske till tjänstemän som
ej är handläggare.
Med tanke på att tecknande av utbetalningsbesked sålunda förutsätter
en kontroll av att dispositionen är motiverad, ligger inom ramen för
Förs. 1982/83:25
127
myndighetens verksamhet samt att medel finns tillgängliga för ändamålet
ter sig den nuvarande handläggningsrutinen med RGK:s utbetalningsbesked
för de mindre verken som icke ändamålsenlig. Det är svårt att tänka
sig att RGK skulle ha sådan ingående kännedom om dessa verk som det
statliga ekonomi-administrativa systemet förutsätter. Så har också från ett
par av verken framförts tanken att de själva skulle kunna teckna utbetalningsbesked.
För den inre riksdagsförvaltningen tecknas utbetalningsbesked för inrikesresor
av samma tjänsteman som svarar för reseräkningskontrollen.
Detta är mindre lämpligt ur revisorsynpunkt.
Attestens uppgift — enligt RRV:s föreskrifter — är endast att bestyrka att
uppgifterna i ett verifikationsmaterial stämmer överens med de faktiska
förhållandena, t.ex. att resa gjorts i enlighet med reseorder. Attest tecknas
t.ex. av den som får förfoga över myndighetens medel, dvs. den som
beslutar om resor, men ej — då särskild tjänsteman förordnats härtill —
tecknar utbetalningsbesked.
Om den som tecknar utbetalningsbeskedet själv har kunskap om de
faktiska förhållandena är således attesten obehövlig. Om den som tecknar
utbetalningsbeskedet däremot ej har den aktuella kunskapen, skall överensstämmelsen
mellan resorder och resa bestyrkas genom tecknande av
attest av person med sådan kunskap. Attest tecknas med namnteckning på
verifikationsmaterialet.
Om regeringssidans regler och begreppsapparat används torde det således
för de mindre verkens del ofta vara tillräckligt att kanslicheferna —
efter utförd kontroll av reseräkningarna — tecknar utbetalningsbesked.
Attesterna torde kunna avvaras i sådana fall när kanslicheferna själva har
kunskaper om utförd resa. Med utbetalningsbeskedet svarar kanslicheferna
för att resan är motiverad, ligger inom ramen för myndigheternas
verksamhet samt att medel finns tillgängliga för ändamålet.
Inom den inre riksdagsförvaltningen är däremot enheterna större och
avstånden mellan enheterna längre, varför attest förefaller vara ett praktiskt
förfarande.
Enligt nuvarande arbetsordning för den inre riksdagsförvaltningen skall
den som beslutat om tjänsteresa på reseräkningen attestera att resan företagits.
Enligt RRV skall attesten göras av tjänsteman med kunskap om de
faktiska förhållandenas överensstämmelse med reseorder, t.ex. av en tjänsteman
som förfogar över myndighetens medel. På riksdagsområdet torde
detta innebära att riksdagsdirektören, förvaltningsdirektören, utskottens
kanslichefer och RFK:s enhetschefer har att attestera motsvarande resor
som de beslutat om. Efter kontroll av reseräkningarna centralt (den inom
RFK. föreslagna ekonomienheten) förefaller det praktiskt och tidssparande
att även utbetalningsbeskedet tecknas centralt före utbetalningsrutinerna.
Som tidigare nämnts läggs ett speciellt ansvar på den som tecknar
Förs. 1982/83:25
128
utbetalningsbesked i fråga om bedömning av behovet av resan och att
medel finns tillgängliga. RRV anser för sin del att detta ansvar bör läggas
på en handläggare.
4.1.5.1.2 Terminologi
För att hushålla med resurser och få till stånd en viss likformighet mellan
riksdagsförvaltningen och regeringsmyndigheterna föreslås att riksdagsförvaltningen
så långt som möjligt anpassar sig till regeringssidans väl
utarbetade terminologi på det ekonomi-administrativa området och att
terminologiändringarna beaktas när arbetsordningen för riksdagens förvaltningskontor
skrivs om.
4.1.5.1.3 Snabba och ändamålsenliga reseräkningsrutiner
Reseorder
Enligt anvisningarna till det allmänna reseavtalet skall reseorder eller
annan handling som förrättningen grundar sig på lämnas tillsammans med
reseräkningen.
Inom riksdagsförvaltningen med dess många speciella resor bör begreppet
annan handling tolkas vitt och inkludera såväl ledamotsförteckningar
i internationella organ som mötesprotokoll, föredragningslistor etc.
Även betr. resor till kurser som hålls utanför Stockholm bör reseorder
eller annan handling finnas som grund för resan. I detta fall är det rimligt
att hävda att själva kursbeslutet utgör sådan annan handling. Oftast kostar
ju deltagande i en extern kurs mångdubbelt mer än själva resan. Den som
beslutar om kursen bör rimligen ta ställning till samtliga kostnader som
kursen förorsakar, dvs. även resekostnaderna. Detta tänkesätt blir dock
ännu mer naturligt när de olika enhetscheferna har hela kostnadsansvaret
för enhetspersonalens utbildning och resor. Oavsett vem som har att fatta
beslut om deltagande i extern kurs föreslås att beslutet förs upp på föredragningslista.
Därigenom kommer kravet på reseorder eller annan handling
att vara uppfyllt.
Som påpekats tidigare förefaller det opraktiskt att andra grunddokument
än reseorder skulle lämnas tillsammans med reseräkningen. Ur kontrollsynpunkt
torde det räcka med att resenärerna anger grunden, beslutsdatum,
diarienummer e.d. på reseräkningen. Däremot bör den tjänsteman
som utses att skriva ledamöternas reseräkningar i vissa fall lämna kopia av
grunddokumentet till reseräkningskontrollören.
Om beslut om resa av olika skäl inte kan fattas före resan bör motsvarande
beslut dokumenteras i efterhand, såsom f.n. görs av TK. I nödfall
kan också beslutsfattarens attest åberopas, såsom f.n. ibland sker vid RR.
Förs. 1982/83:25
129
Reseräkningsskrivande
Som tidigare beskrivits skrivs de gröna reseräkningarna av ledamöterna
själva (i vissa fall med hjälp av partikanslierna) medan de vita endast i
undantagsfall skrivs av ledamöterna.
Erfarenheten visar att ledamöterna anser den vita reseräkningen vara
tidsödande att fylla i: dels på grund av den komplicerade blanketten, dels
på grund av att de ej har aktuella kunskaper om förmåner och dylikt. Det
är därför rimligt att de får hjälp med sina reseräkningar av särskilt utsedda
tjänstemän. Även tjänstemän som medföljer på utskottsresor o.dyl. samt
chefstjänstemän kan naturligtvis få hjälp av den särskilt utsedda tjänstemannen.
Enskilda tjänstemän som reser bör dock som regel vara beredda
på att skriva sina egna reseräkningar.
För att snabba upp handläggningen jämfört med dagsläget — åtminstone
för ledamöterna — föreslås följande åtgärder.
Som tidigare har tillämpats bl.a. på NR får resenärerna fylla i ett reseräkningsunderlag
på en mycket enkel blankett. Blanketten upptar endast
sådana uppgifter, som ingen annan än resenären känner till. Sådana uppgifter
är när och var resan påbörjades och avslutades, om frukost ingick i
rumspriset o.dyl. Resenären ombeds på blanketten att lista de egna utläggen
för taxi, hotell osv. och bifoga kvittona.
Ett blankettförslag, Underlag till reseräkning, återfinns i figur 1.
Därutöver föreslås att förrättningsmannen skriver under uppgifterna på
underlaget i stället för på reseräkningen. Det finns två skäl. Dels är det
dessa uppgifter förrättningsmannen garanterar riktigheten av, dels kan
ärendegången snabbas upp om den särskilt utsedda tjänstemannen inte
behöver söka upp resenären igen enbart för underskriften.
Avsikten med reseräkningsunderlaget är att den särskilt utsedda tjänstemannen
på en gång skall få in samtliga de uppgifter som behövs för att
göra upp reseräkningen. Det underskrivna reseräkningsunderlaget bilägges
sedan reseräkningen som verifikation.
Det kan noteras att enligt det allmänna reseavtalet skall reseräkning
vara undertecknad, men ”Arbetsgivaren får dock besluta om undantag
från det som nu sagts”. Arbetsgivare är i detta sammanhang RFK, JO, RR
resp. NR.
För att ledamöterna omgående skall få kännedom om vilka traktamentsbelopp
och vilken slutsumma på reseräkningen som den särskilt utsedda
tjänstemannen har kommit fram till föreslås att en genomskriftskopia av
reseräkningen skickas till ledamoten ifråga samtidigt som originalet går
iväg för ev. attest och kontroll. Därigenom kan ledamoten protestera mot
ev. felaktigheter i reseräkningen i ett tidigt skede.
13 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
utskott, enhet
UNDERLAG TILL RESERÄKNING
Resmål, restid:
Resenär: Personnummer _
Postadress:
Postgironummer:
Resan påbörjad: / 19 klockan i
Resan avslutad: / 19 klockan i.
Ingick frukost i rumspriset? Ja □ Nej □
Vid inrikes resa
Kostnadsfria måltider: frukost
datum
lunch
datum
middag
datum
Resenärens egna utlägg för buss, taxi, egen bil, hotellkostnader etc.
Kvitton bifogas.
den / 19
130
Figur 1
underskrift av förrättningsman
(bilägges reseräkningen som verifikation)
Förs. 1982/83:25
131
Samtidigt skall påpekas att det finns naturligtvis ingenting som hindrar
att ledamöterna använder sig av den vanliga reseräkningsblanketten och
undertecknar denna enligt nuvarande rutiner. Vissa resor kan också tänkas
vara alltför komplicerade för att den enkla underlagsblanketten skall
kunna användas.
De enskilda tjänstemän som reser bör vara beredda att använda reseräkningsblanketten
direkt.
Kontroll av reseräkningar
Kontrollen av reseräkningarna är det enskilda arbetsmoment som i
första hand förlänger handläggningstiden.
F.n. sker ibland en mindre kontroll av reseräkningarna innan de attesteras
och därefter en fullständig kontroll på RFK resp. på RGK. Enligt
RRV bör kontrollarbetet begränsas så att kostnaderna för kontrollen inte
överstiger nyttan av den. 1 första hand kan hävdas att man bör nöja sig med
ett kontrollmoment.
Som tidigare beskrivits är attesten enbart ett intygande av att den faktiska
resan motsvarat reseordern. Samtidigt hävdades att attesten hade en
reell betydelse inom den inre riksdagsförvaltningen där den som tecknar
utbetalningsbesked på RFK knappast har kännedom om de individuella
resorna.
Med tanke på att attesten inte innebär något ansvar för att traktamentsbeloppen
är rätt uträknade etc., bör kanslichefer m.fl. inom den inre
riksdagsförvaltningen kunna attestera utan föregående kontroll. Kontrollen
bör alltså enbart utföras av RFK:s reseräkningskontrollör.
För JO, RR och NR är läget annorlunda. Med tanke på att riksdagens
verk är självständiga myndigheter vore det inte orimligt att de mindre
verken på samma sätt som RFK hade en intern funktion för reseräkningskontroll.
För verkens del skulle detta vara en utbyggnad av den kontroll
som nu ibland sker innan reseräkningarna attesteras. Att sammanföra
dessa båda kontroller till ett enda sammanhållet arbetsmoment vore ett sätt
att förkorta handläggningstiden. Som tidigare diskuterats torde attesten
ofta vara obehövlig inom de mindre verken i den mån kanslicheferna
ansvarar för utbetalningsbeskeden och dessutom har kännedom om företagna
resor.
För de mindre verkens del skulle handläggningen enligt detta förslag
bestå av endast följande punkter: reseorder eller annan motsvarande
handling, reseräkningsskrivande, kontering och kontroll, utbetalningsbesked,
budsändning, utbetalning.
För att få någon uppfattning om vilken ökad arbetsbelastning detta
skulle innebära för de mindre verken har följande räkneexempel gjorts.
Den nuvarande reseräkningskontrollen inom RFK kräver ca 1,2 årsarbetskrafter.
Därvid kontrolleras 2 500 gröna reseräkningar samt 637 (enligt
RGK:s beräkning för budgetåret 1980/81) vita reseräkningar.
Förs. 1982/83:25
132
Under den hypotetiska förutsättningen att de vita reseräkningarna kräver
halva arbetstiden, dvs. 0,6 årsarbetskrafter, samt att reseräkningarna
från de olika enheterna och verkan har samma svårighetsgrad genomsnittligt,
har arbetskraftsbehovet för de mindre verkens reseräkningskontroll
approximerats:
637 _ 182 Där X = årsarbetskraftsbehovet för JO:s reseräknings0,
6 X kontroll
X = ca 17 %
På motsvarande sätt kan arbetskraftsbehovet inom RR resp. NR approximeras
till 8 resp. 26 %. Från dessa hypotetiska tal skall dock en
minskning göras med det kontrollarbete som redan tidigare utförts inom
de mindre verken.
En annan fråga är huruvida verken själva har resurser för att ta över
kontrollarbetet. Åtminstone inom RR och NR tycks man svara ja på den
frågan. RFK bör dock ta på sig visst ansvar för utbildning/fortbildning i
reseräkningsfrågor även för verkens personal.
Om däremot handläggningstiden inte tillmäts lika stor betydelse som ev.
önskemål om helt enhetlig bedömning inom riksdagsförvaltningen kan
man tänka sig att reseräkningskontrollen koncentreras till RFK för den
inre riksdagsförvaltningen och de mindre verken. Motsvarande arbetskraftsbehov
som har approximerats för verken skulle då i stället falla på
RFK. Handläggningstiden skulle dock kunna förlängas något i detta fall
på grund av extra budsändning och tillfälliga köbildningar på RFK.
I.o.m. införande av system S och en RC inom riksdagsförvaltningen har
myndigheterna möjligheter att senare överenskomma med RC att kontrollen
skall utföras där.
Mot bakgrunden av att en fullständigt enhetlig bedömning av reseräkningarna
inom riksdagsförvaltningen inte torde vara så väsentlig att handläggningstiden
på grund därav förlängs föreslås att de mindre verken
själva svarar för kontrollen av sina reseräkningar.
Utbetalningsbesked
Utbetalningsbesked är det arbetsmoment som följer direkt efter kontrollen.
Enligt sedvanlig ansvarsfördelning mellan myndigheterna inom en
redovisningsgrupp och deras RC, åligger det myndigheterna att teckna
utbetalningsbesked vad gäller samtliga utbetalningar.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis föreslås
att riksdagsförvaltningen så långt som möjligt anpassar sig till regerings
-
Förs. 1982/83:25
133
sidans väl utarbetade terminologi på det ekonomi-administrativa området,
att anvisningarna till det allmänna reseavtalet bör följas vad gäller kravet
på reseorder eller annan handling som grund för resan, men att annan
handling kan tolkas vitt,
att de gröna reseräkningarna även fortsättningsvis skrivs av ledamöterna,
eventuellt med bistånd av partikanslierna,
att beträffande de vita reseräkningarna — alternativt till nuvarande rutiner
— ledamöterna endast behöver fylla i ett enkelt reseräkningsunderlag
och underteckna detta,
att särskilt utsedda tjänstemän skriver och räknar ut beloppen på ledamöternas
reseräkningar samt skickar ledamoten en kopia av reseräkningen,
att arbetsgivaren beslutar att reseräkningar som åtföljs av undertecknade
reseräkningsunderlag ej behöver undertecknas,
att JO, RR och NR själva svarar för kontrollen av sina reseräkningar,
att nödvändiga ändringar initieras i RGK:s tjänstgöringsordning, så att
RGK ej längre enligt tjänstgöringsordningen är skyldigt att kontrollera
de mindre verkens reseräkningar att RFK som tidigare svarar för
kontrollen av reseräkningarna inom den inre riksdagsförvaltningen,
att RFK tar på sig visst utbildnings- och informationsansvar i reseräkningsfrågor
för personalen inom de mindre verken,
att myndigheterna inom riksdagsförvaltningen själva tecknar utbetalningsbesked
på de reseräkningar de kontrollerat.
4.1.5.2 Inköps- och inventarierutiner
4.1.5.2.1 Den inre riksdagsförvaltningen
Inköpsrutiner
Den 1 juli 1983 kommer enligt förvaltningsstyrelsens beslut ett nytt
redovisningssystem, system S, att införas inom den inre riksdagsförvaltningen
och de mindre verken. Som tidigare har beskrivits finns det inom
den inre riksdagsförvaltningen bl.a. krav på att det nya redovisningssystemet
skall kunna fördela utgifterna (kostnaderna) på olika kostnadsställen
såsom enheter/verksamheter. För att en sådan redovisning skall bli möjlig
måste emellertid vissa rutiner i samband med inköpsarbetet förändras på
några punkter, vilka kommer att beskrivas nedan. Man bör då hålla i
minnet att under budgetåret 1983/84 kan enheterna/verksamheterna
(kostnadsställena) inte sägas ha något speciellt kostnadsansvar utöver det
allmänna ansvar som alltid Finns.
Förs. 1982/83:25
134
RFK-utredningens förslag är därför att under budgetåret 1983/84 inköpen
initieras och inköpsbesluten fattas på precis samma sätt som tidigare
(se avsnitt 2.5.2). Inköpsintendentens dispositionsbokföringsrutiner bör
fullföljas, så länge det finns ett manifesterat behov av dispositionsbokföring.
Fakturan skickas i allmänhet direkt till inköpsintendenten. Denne fäster
system S’ konteringsblankett till fakturan samt konterar med uppgifter om
kassabokföringskonto, kostnadsslag, kostnadsställe, belopp och den text
som önskas på utbetalningshandlingar och rapporter. Innan fakturan skickas
ut till berörd varumottagare, förrådschef etc. för attest, bör inköpsintendenten
som tidigare se till att han har en fakturakopia för ev. klagomål,
leverantörssamtal m.m. samt för att ha aktuella prisuppgifter. Varumottagaren,
förrådschefen, attesterar därefter på konteringsblanketten.
Därefter skickas fakturan med konteringsblanketten direkt till den inom
RFK föreslagna ekonomienheten, där viss kontroll utförs innan utbetalningsbesked
tecknas.
Inom ekonomienheten numreras alla fakturor i löpande nummerföljd.
Ett par gånger i veckan skickas en bunt fakturor i väg till RC. Bunten är
försedd med en följesedel med angivande av fakturanumren, som finns i
bunten. Följesedeln undertecknas av kameral personal på ekonomienheten,
vilket innebär ett bestyrkande att utbetalningsbesked tecknats av
tjänsteman som är behörig därtill.
Alla kontakter med RC inklusive mottagande av inkomst/utgiftsjournaler,
resultatrapporter samt andra rapporter handhas av ekonomienheten.
Ekonomienheten sprider i sin tur de olika rapporterna till inköpsintendenten
och de berörda kostnadsställena. Fakturorna som kommer tillbaka
från RC förvaras i nummerordning på ekonomienheten.
Övriga inköp inom den inre riksdagsförvaltningen, t ex. riksdagsbibliotekets,
tryckerienhetens eller utbildarens inköp, bör under budgetåret
1983/84 följa samma grundmönster som relaterats ovan. Grundmönstret
innebär att konteringen sköts av ett fåtal ”centrala” inköpspersoner samt
att utbetalningsbesked tecknas inom ekonomienheten. Attest tecknas normalt
av varu- eller tjänstemottagaren, som har att bestyrka att uppgifterna
i verifikationsmaterialet stämmer överens med de faktiska förhållandena.
Beträffande riksdagsbibliotekets bokinköp kan det förefalla praktiskt att
den kameralt ansvariga personen på biblioteket attesterar samtliga fakturor,
dvs. även sådana som helt eller delvis upptar litteratur till andra
enheter inom den inre riksdagsförvaltningen. Likaså bör utbildaren och
den kameralt ansvariga personen på enheten för riksdagstryck attestera de
fakturor, som de initierat genom beställning eller anlitande i annan form.
Under påföljande budgetår, dvs. budgetåret 1984/85, bör enligt
RFK-utredningens förslag RFK:s enheter (i vissa fall verksamheter) få ett
budget- och kostnadsansvar för sin verksamhet. Detta innebär att de får
ansvar för att bygga upp sin egen verksamhetsplanering samt att sköta sin
Förs. 1982/83:25
135
verksamhet (uppnå sina mål) inom en given medelsram. En förutsättning
är att enheterna får en viss flexibilitet att välja mellan olika resursslag.
Inför budgetåret 1984/85 skall var och en av dessa enheter/verksamheter
(kostnadsställen) med hjälp av senaste årets redovisningssiffror försöksvis
diskutera en verksamhetsplan och göra upp en internbudget. Enheterna/verksamheterna
blir vidare ansvariga för sin egen budgetuppföljning.
Inköpsverksamheten kommer inte att förändras mer än på den principiellt
viktiga punkten att det bör vara den kostnadsställeansvariga chefen
som tecknar utbetalningsbesked på fakturor på det egna området i stället
för att detta moment utförs av ekonomienheten. I vissa fall måste dock
modifieringar tänkas för att få praktiskt hanterliga rutiner. T.ex. kan inte
en biblioteksfaktura vilken omspänner litteratur avsedd för flera olika
enheter skickas runt till enhetscheferna för deras tecknande av utbetalningsbesked.
Förslagsvis bör chefen för biblioteket få fullmakt att teckna
utbetalningsbesked å enhetschefernas vägnar.
Inventarierutiner
Enligt RFK-utredningens mening bör uppgiften med registrering av
inventarier inom den inre riksdagsförvaltningen utgå från den ambitionsnivå
som följer av RRV:s cirkulär 1979-02-26 om registrering av inventarier.
Enligt detta skall myndighet upprätta och föra register över staten
tillhöriga inventarier, vilkas anskaffningspris uppgår till lägst 1 000 kr.
Inventarier med anskaffningspris under 1 000 kr. skall registreras endast
om särskilda skäl finns, t.ex. om det rör sig om stöldbegärligt gods.
Vidare skall enligt cirkuläret registrering ske snarast möjligt efter det
myndigheten mottagit och godkänt leverans av inventarieföremålet. Detta
skall noteras i registret under sådan beteckning att dess innehavare kan
återfinnas. Om föremålet utgör stöldbegärligt gods, skall det märkas på ett
sådant sätt att märkningen ej går att avlägsna.
Särskilda regler finns för när myndigheten får besluta att avföra inventarieföremål
ur registret. Inventering sker normalt årligen.
Enligt RFK-utredningens uppfattning finns det inga skäl som skulle
kunna motivera att riksdagsförvaltningen tillämpar en mindre noggrann
inventariekontroll än den som regeringsmyndigheterna har att tillämpa.
Därför föreslås att den enhet som är ansvarig för inköp och underhåll av
materiel, dvs. intendenturenheten, närmare utreder hur registreringsrutinerna
bör utformas för att den inre riksdagsförvaltningen skall få en
heltäckande och aktuell inventarieförteckning.
Förslag om tillämpligheten av RRV:s cirkulär om registrering av inventarier
inom riksdagsförvaltningen bör — liksom förslag om tillämpligheten
av andra ekonomi-administrativa förordningar — läggas fram för
riksdagens förvaltningsstyrelse.
Förs. 1982/83:25
136
Förslag
Sammanfattningsvis föreslås
att inköpsrutinerna justeras på sätt som ovan diskuterats så att de överensstämmer
med regelverket kring system S
att registreringen av inventarier inom den inre riksdagsförvaltningen utgår
från den ambitionsnivå som följer av RRV:s cirkulär 1979-02-26
om registrering av inventarier
att intendenturenheten närmare utreder hur registreringsrutinerna bör
utformas inom den inre riksdagsförvaltningen.
4.1.5.2.2 De mindre verken
Genom införandet av system S kommer även de mindre verken att
behöva justera den administrativa delen av sina inköpsrutiner. Således
förutsätts att de konterar, attesterar och tecknar utbetalningsbesked på
sina fakturor ungefärligen enligt det mönster som beskrivits för den inre
riksdagsförvaltningen. Enligt vad verken har uppgivit kommer uppgiften
att teckna utbetalningsbesked att läggas centralt inom verken snarare än
att decentraliseras till flera ansvariga kostnadsställen.
Slutligen kan konstateras att uppgiften med registrering av inventarier
inom verken tycks vara tillfredsställande löst.
4.2 Riksdagens förvaltningskontors organisation
Utredningens förslag vad gäller den organisatoriska strukturen inom
RFK redovisas i sin helhet i organisationsschema i bilaga 2.
4.2.1 Den centrala administrationen
4.2.1.1 Ekonomienhet
Utredningen har i avsnitt 4.1 om ekonomi-administrationen lämnat
förslag om en ny ordning på det ekonomi-administrativa området. Förslagen
innebär bl. a. en fördjupad sakgranskning av anslagsframställningarna,
utfärdande av anslagsdirektiv och en systematiserad budgetuppföljning
samt övergång till ett nytt datorbaserat redovisningssystem — System
S.
Sammantaget innebär förslagen en väsentlig ambitionsnivåhöjning som
skall ge möjligheter till rationell användning av de medel som ställs till
förfogande för riksdagsförvaltningens verksamhet.
Uppläggning och inriktning av det budgetekonomiska arbetet innebär
att RFK får uppgifter som närmast kan jämföras med budgetdepartemen
-
Förs. 1982/83:25
137
tets uppgifter på regeringssidan. Budgetarbetet innebär granskning och
uppföljning av de anslagsframställningar som lämnas av de mindre verken,
enheterna inom RFK samt kammarkansliet och utskotten. På sikt kan
också anslagsframställningen från RGK komma att omfattas av RFK:s
granskning. Budgetarbetet bör därför enligt utredningens mening bedrivas
på en organisatorisk nivå som är jämställd med RFK:s enheter. Utredningen
föreslår därför att en ny enhet bildas med huvuduppgift att svara för hela
det ekonomi-administrativa arbetet inom RFK. Enhetens benämning bör
vara ekonomienheten.
I enhetens uppgifter skall ingå upprättande av anvisningar för budgetarbetet,
behandling och sakgranskning av anslagsframställningarna, utformning
av anslag och deras användning, initiering av internbudgetering
samt redovisning och uppföljning av budgetutfallet. I enheten skall också
ingå en kameral funktion med kassa- och redovisningsfunktioner samt
ansvar för kontakterna med redovisningscentralen. Till enheten skall vidare
föras reseräkningsfunktionen som i dag sorterar under löne- och
pensionssektionen.
Utredningen har i sitt kartläggningsarbete funnit att det inom olika delar
av förvaltningen föreligger behov av rationaliseringsinsatser. Inom förvaltningen
har också ett flertal projekt i rationaliseringssyfte påbörjats
under år 1982 och i vissa fall har förändringar genomförts.
Utredningen vill här framhålla betydelsen av att rationaliseringsfrågorna
liksom under år 1982 kontinuerligt ägnas särskild uppmärksamhet. Det
åligger varje enhetschef att tillse att verksamheten inom enheten bedrivs på
ett rationellt och ändamålsenligt sätt. Enligt utredningens uppfattning bör
dock centralt inom förvaltningen ligga uppgiften att övergripande bevaka
dessa frågor. Denna uppgift bör tilldelas ekonomienheten. Utredningen
vill i detta sammanhang framhålla att rationaliseringsverksamheten självfallet
skall bedrivas i samråd med personalen och dess organisationer.
Utredningen anser vidare att delar av rationaliseringsarbetet, liksom även
annan särskild övergripande verksamhet med fördel kan bedrivas i projektform
varigenom personalens kunskaper och erfarenhet inom olika
delar av förvaltningen tas tillvara.
I enhetens uppgifter bör också ingå ansvaret för organisationsfrågor,
långsiktiga planeringsfrågor främst på det ekonomiska området samt ekonomiska
utredningar.
Utredningens förslag i denna del innebär att huvuddelen av de ekonomiska
frågorna inom förvaltningen samlas till en enhet. I ett avseende har
emellertid utredningen frångått denna princip, nämligen då det gäller
placeringen av den centrala inköpsfunktionen. Enligt utredningens mening
bör denna funktion alltjämt sortera under intendenturenheten. Ett
skäl härför är att en betydande del av de inköp som görs är hänförliga till
denna enhet. På samma sätt handhas inköp beträffande tryckeritjänster
och mediaförvärv av enheten för riksdagstryck resp. riksdagsbiblioteket.
Förs. 1982/83:25
138
Utredningen är medveten om att andra skäl talar för att inköpsfunktionen
bör föras till ekonomienheten men utredningen har inte funnit anledning
att nu föreslå en sådan överflyttning. I samband med inköpsintendentens
pensionering om ca 1,5 år kan frågan tas upp på nytt, bl.a. mot bakgrund
av de under tiden vunna erfarenheterna.
Utredningen har kunnat konstatera att den successiva utbyggnaden av
RFK inte medgivit uppbyggnad av en tillräckligt modern ekonomiadministration.
Utredningens förslag om tillskapande av en särskild ekonomienhet
ger en organisatorisk grund för en sådan modernisering.
Den högre ambitionsnivån som utredningens förslag innebär kräver
dock enligt utredningens mening ett resurstillskott på det ekonomiadministrativa
området. RFK bör därför tillföras två nya tjänster med
handläggande uppgifter att placeras vid ekonomienheten. Den ena tjänsten
bör ligga på avdelningsdirektörsnivå och den andra tjänsten bör vara
en byrådirektör. De nya personalresurserna innebär självfallet kostnader
men de är en nödvändig följd av de övriga förslagen på det ekonomiadministrativa
området. Förslagen bör totalt innebära en väsentligt bättre
resursanvändning än f. n. och därmed besparingar som på sikt sänker de
totala nettokostnaderna.
Till enheten bör också föras byrådirektören vid löne- och pensionssektionen.
Vederbörande tjänsteman har en mycket lång erfarenhet av riksdagsförvaltningen.
Han har också erfarenhet av budgetfrågor. Med hänsyn
till hans särskilda kompetens i fråga om pensionsärenden bör även
sådana frågor föras till enheten.
Den kamerala funktion som erfordras vid enheten ställer krav på en
särskild befattningshavare. Inom den administrativa enheten finns det
lämpliga befattningshavare för detta arbete.
Vidare bör till enheten föras den tjänst vid löne- och pensionssektionen
som handlägger reseräkningsfrågor. I den tjänsten bör också ingå uppgiften
att vara ersättare på kameralfunktionen.
Till enheten bör slutligen också föras den tjänst vid löne- och pensionssektionen
där innehavaren sedan ett par år varit utlånad. I tjänsten bör
ingå uppgiften att förstärka reseräkningsfunktionen. Det förslag till reseräkningsrutiner
som utredningen lämnat i kapitel 4.1.5 kräver en resurs
motsvarande ca 1,2 årsarbetskrafter. I tjänsten bör också ingå att täcka
behovet av utskriftshjälp inom enheten.
4.2.1.2 Kansli- och personalenhet
Frågor med anknytning till personalområdet är i dag utspridda på
administrativa enhetens samtliga sektioner eller motsvarande. Sålunda
sorterar de egentliga personalfrågorna under kanslisektionen, löner och
arvoden sorterar under löne- och pensionssektionen medan utbildning,
personalutveckling, jämställdhetsfrågor och introduktion av personal
Förs. 1982/83:25
139
samt de personalsociala frågorna är direkt underställda byråchefen för
enheten.
Enligt utredningens uppfattning bör i möjligaste mån personalfrågorna
samlas till en plats i organisationen.
Personalfrågor av typen resursfrågor, rekrytering, omplacering och
tjänstgöringsförhållanden medför att personalfunktionen måste arbeta ut
mot organisationen. Ofta kan regelrätta förhandlingssituationer uppstå
med RFK:s övriga enheter, kammarkansliet och utskotten. Personalfunktionen
bör därför i organisatoriskt hänseende vara jämställd med kontorets
övriga enheter.
Utredningen föreslår att en kansli- och personalenhet tillskapas till
vilken kanslisektionens uppgifter utom budgetfrågorna förs. Till enheten
skall också förås de till löne- och pensionssektionen hörande löne- och
arvodesfrågorna samt frågor om företagshälsovård. 1 enheten skall vidare
ingå utbildningsfunktionen och den personalsociala funktionen.
I utredningens direktiv ifrågasätts om det inte inom förvaltningen finns
underlag för en särskild juridisk funktion. En sådan funktion skulle närmast
vara tänkt att organisatoriskt placeras som en stabsfunktion till
förvaltningsdirektören.
1 anledning av den sålunda aktualiserade frågan vill utredningen anföra
följande.
Det föreligger ett naturligt samband mellan juridiska uppgifter och
arbeten, som i dag utförs på kanslisektionen. I kanslisektionens uppgifter
ingår bl. a. att bevaka de lagar som publiceras i Svensk författningssamling
och ansvara för utgivandet av Riksdagens författningssamling.
Sektionen svarar också för det formella förarbetet inför sammanträden
med förvaltningsstyrelsen och direktionen samt protokollföring och expediering
av beslut. Sektionen biträder vidare förhandlingsledaren när det
gäller tolkning och tillämpning av olika avtal.
Enligt utredningens uppfattning bör ansvaret för de juridiska frågorna
ligga hos den nya kansli- och personalenheten. Det skall ingå i enhetens
uppgift att vid behov biträda andra enheter inom den inre förvaltningen
med handläggningen av frågor av juridisk art. 1 de fall enhetens resurser
härför inte räcker till eller de juridiska frågorna är av sådan art att de
kräver särskilt kvalificerad juristkompetens synes RFK efter överenskommelse
kunna anlita den kvalificerade juridiska expertis som finns inom den
övriga riksdagsförvaltningen.
Sedan hösten 1980 har en föredragande vid utskottsorganisationen varit
placerad vid RFK. Föredraganden som har kvalificerad juridisk utbildning,
utför de juridiska uppgifter som uppkommer inom RFK samt fullgör
sekreteraruppgifter i samband med förvaltningsstyrelsens, direktionens
och förvaltningsmötenas sammanträden. I uppgifterna ingår också uppföljning
av nya författningar och avtal samt arbete med utgivningen av
riksdagens författningssamling. Föredraganden utgör därjämte bl. a. en
Förs. 1982/83:25
140
resurs för utredningar inom kontoret särskilt i frågor som kräver juridisk
expertis.
Så länge vederbörande tjänstgör vid RFK kan juridiska frågor liksom
andra lämpliga frågor inom kansli- och personalenhetens ram handläggas
av denne.
Inom administrativa enheten råder i dag viss brist på utskriftsresurser.
De befattningshavare som i huvudsak svarar för utskriftsarbetet är två
kontorsassistenter varav den ena fungerar som byråchefens sekreterare
och den andra är förvaltningens registrator. Registratorn har dock ytterst
begränsade möjligheter att utföra utskriftsarbete. För att klara de uppgifter
som ankommer på de två nya enheterna måste respektive enhet ha tillräckliga
utskriftsresurser. Som framgår av avsnitt 4.2.1.1 föreslås att utskriftsfunktionen
på ekonomienheten skall skötas inom ramen för den tjänst där
befattningshavaren i dag är utlånad. Vad gäller kansli- och personalenheten
skall ovannämnda två kontorsassistenter föras dit vilket innebär att
även registratorsfunktionen skall ingå i enheten. Den andra kontorsassistenten
skall vid sidan av sina huvudsakliga uppgifter som utskriftsresurs
fungera som den i avsnitt 4.2.1.4 föreslagna avdelningschefens sekreterare.
Förvaltningsdirektörens sekreterare kan vidare i mån av tid fungera som
extra utskriftsresurs för båda enheterna. I den mån ytterligare utskriftshjälp
behövs — detta torde ofta bli fallet under toppbelastning — synes i
första hand den centrala skrivbyråns resurser böra användas.
Sammantaget innebär utredningens förslag att antalet tjänster kommer
att uppgå till 6 vid ekonomienheten och 11 + 1 vid kansli- och personalenheten.
4.2.1.3 Förhandlingsverksamheten
Administrativa enheten har i dag ansvaret för förhandlingar om anställnings-
och arbetsvillkor för arbetstagare i riksdagen. I uppgiften ingår
också att i övrigt handlägga de ärenden som motsvarar statens arbetsgivarverks
uppgifter på regeringssidan. Förhandlingsledare är byråchefen vid
administrativa enheten.
Omfattningen av förhandlingsverksamheten har på senare år ökat. Anledningen
härtill är bl. a. de nya uppgifter som tillkommit till följd av den
arbetsrättsliga lagstiftningen.
Denna utveckling jämte det faktum att arbetsbelastningen för särskilt
enhetens byråchef varit mycket stor har gjort att förhandlingsverksamheten
inte kunnat förberedas på sätt som varit önskvärt. Det har ofta — såväl
av förhandlingsledaren som de fackliga organisationerna — upplevts som
en direkt olägenhet att administrativa enheten saknat möjligheter att mera
löpande följa upp förhandlingsarbetet inom SAV-området. För att kompensera
detta tvingas enheten emellanåt att läsa in regelkomplex m. m.
först under pågående förhandlingsarbete. Tidsbrist kan därvid uppstå med
risk för att förhandlingen kan komma att bedrivas mindre effektivt.
Förs. 1982/83:25
141
Den uppgift RFK har inom förhandlingsområdet är enligt utredningens
uppfattning mycket viktig. Det är därför av stor betydelse att förhandlingsarbetet
ges möjlighet att fungera på ett effektivt sätt.
Den grundläggande åtgärden härvidlag är att förhandlingsledaren ges
en rimlig möjlighet att ägna tillräcklig tid åt förhandlingsverksamheten.
Förhandlingsledaren bör självfallet ha den hjälp från förvaltningen som
erfordras. I detta syfte bör ett särskilt informellt förhandlingssekretariat
om ett par personer bildas. Den närmare sammansättningen av detta får
avgöras när de nya enheternas personella sammansättning kan överblickas.
Det ter sig dock naturligt att chefen för kansli- och personalenheten
ingår.
4.2.1.4 Förvaltningsledningen
RFK leds av en förvaltningsdirektör. Till denne är knuten en assistent
med sekreteraruppgifter. 1 denna del har utredningen ingen anledning att
avge något förslag.
Utredningens förslag innebär att den administrativa enheten delas i två
enheter.
Denna åtgärd ger enligt utredningens uppfattning organisatoriska förutsättningar
för enklare beslutsvägar och klarare ansvarsförhållanden.
Vidare skapas förutsättningar för att de administrativa besluten fattas på
lämplig nivå inom organisationen.
Utredningens förslag innebär totalt sett att RFK kommer att bestå av ett
relativt stort antal enheter. Vidare kommer utredningens målsättning vad
gäller nivån på det ekonomi-administrativa arbetet av naturliga skäl innebära
en ökad belastning på förvaltningsledningen.
Utredningen föreslår därför att förvaltningsledningen förstärks genom
att byråchefen för den nuvarande administrativa enheten ges vissa förvaltningsledande
uppgifter vid sidan av sin särskilda uppgift som förhandlingsledare.
Fördelningen av arbetsuppgifter mellan förvaltningsdirektören och byråchefen
bör lämpligen göras genom överenskommelse dem emellan.
1 sammanhanget bör byråchefens tjänstebenämning ändras till avdelningschef.
Det förslag som utredningen i detta avsnitt har lämnat beträffande
RFK:s centrala administration illustreras i följande organisationsschema.
Förs. 1982/83:25
142
FÖRVALTNINGS DIREKTÖR -
A VDELNINGSCHEF
Stf. förv. dir.
Förhandl. ledare
EKONOMIENHET |
KANSLI- OCH |
|
Chef: Avd. dir. |
PERSONALENHET |
|
Chef: Avd. dir. |
||
Budgetfrågor |
||
Rationalisering |
Personalfrågor |
|
Organisationsfrågor |
Förhandlingsfrågor |
|
Planeringsfrågor |
Sekretariatsfrågor |
|
Utredningar |
Juridiska frågor |
|
Kameral funktion |
Utbildning |
|
Reseräkningar |
Personalsociala fr. |
|
Pensioner |
Löner och arvoden |
|
Företagshälsovård |
||
Registratorsfunktion |
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås beträffande RFK:s centrala administration
att
den nuvarande administrativa enheten upphör och ersätts av två nya
enheter, ekonomienheten och kansli- och personalenheten,
att RFK tillförs två nya kvalificerade tjänster — en avdelningsdirektör
och en byrådirektör — som placeras på ekonomienheten,
att byråchefen vid den nuvarande administrativa enheten vid sidan av sin
uppgift som förhandlingsledare får vissa verksledande uppgifter och
att tjänstebenämningen ändras till avdelningschef.
4.2.2 Intendenturenheten
4.2.2.1 Säkerhet och beredskap
Som framgår av avsnitt 3.2.3 har förvaltningsstyrelsen överlämnat förslag
till riksdagen om säkerhet och beredskap.
Med hänvisning till RFK-utredningen anser förvaltningsstyrelsen att
säkerhetsfunktionen t. v. bör inpassas i RFK:s organisation som en enhet
direkt underställd förvaltningsdirektören.
Utredningen anser för sin del — i likhet med förvaltningsstyrelsen — att
säkerhets- och beredskapsfunktionen bör vara en enhet inom RFK.
Beträffande antalet tjänster inom den nya enheten synes dessa rymmas
inom ramen för den personalsammansättning som i dag finns för säkerhet
och bevakning. De närmare övervägandena om antalet tjänster, liksom
tjänsternas innehåll bör göras av förvaltningsstyrelsen.
Förs. 1982/83:25
143
4.2.2.2. Reprocentral och citograf
Reprocentralen har tidvis en mycket kraftig arbetsbelastning. Denna
belastning i kombination med kravet på korta leveranstider motiverar en
förstärkning på reprocentralen.
För att komma till rätta med de problem som användningen av manuell
teknik för framställning av adressetiketter innebär har RFK beslutat att på
försök utnyttja skrivautomattekniken för registerhållning och etikettframställning.
Vidare övervägs frågan om att överföra hanteringen med prenumerationerna
av riksdagstrycket till Liber AB.
Utnyttjandet av den nya tekniken innebär att arbetsbelastningen minskar
vid citografen.
Enligt utredningens uppfattning bör personalen vid citografen föras till
reprocentralen. Härigenom löses också behovet av förstärkning vid reprocentralen.
Reprocentralens organisatoriska placering inom intendenturenheten
har i och för sig fungerat på ett tillfredsställande sätt. Den expertkunskap
på området som tryckerienhetens chef skall besitta motiverar dock att
reprocentralen organisatoriskt knyts till tryckerienheten. En sådan sammanslagning
ger bättre samordningseffekter när det gäller att bestämma
vilket material som kan tas fram på reprocentralen i stället för att tryckas.
Som exempel kan nämnas föredragningslistorna, vilka i dag trycks till en
kostnad av ca 130 000 kr/år. Dessa listor torde mycket väl kunna produceras
på reprocentralen.
4.2.2.3 Lokalvård
Förvaltningsstyrelsen har på förslag av en särskild arbetsgrupp beslutat
om en ny lokalvårdsorganisation som skall börja tillämpas då riksdagen
flyttar. Organisationen omfattar en lokalvårdsinspektör, två lokalvårdsförmän,
fem förste lokalvårdare och 45 lokalvårdare. Styrelsens beslut
innebär att man övergår till dagstädning. Det kan noteras att trots att
städytorna ökar med nära 40 procent kommer lönekostnaden att bli av
ungefär samma storlek som den man har f. n. Den nya organisationen ger
således en betydande rationaliseringseffekt.
Lokalvården ingår f. n. som en funktion inom sektionen gemensam
service. Med hänsyn till de speciella arbetsuppgifter som lokalvården har
och de erfarenheter man hittills haft vad gäller lokalvårdens organisatoriska
inplacering bör enligt utredningens uppfattning lokalvårdsfunktionen
inordnas som en särskild sektion inom intendenturenheten.
4.2.2.4 Sektion för allmän service
Under hösten 1974 gjorde Statskonsult AB på uppdrag av RFK en
utredning om kammarservice. Utredningens resultat presenterades i en
Förs. 1982/83:25
144
rapport i februari 1975 ”Översyn av förvaltningskontorets kammarservice”.
I rapporten föreslogs att man inom ramen för naturlig avgång skulle
minska den fast anställda personalen med två befattningshavare. Vidare
föreslogs att talmansvakten skulle reduceras med en befattningshavare.
Slutligen anfördes också att en förändring av kammarservicens organisatoriska
placering borde övervägas. Rapporten har inte resulterat i något
praktiskt resultat.
Under sessionstid disponeras en stor del av kammarservicens resurser av
kammarkansliet. Det kan därför te sig naturligt att sektionen organisatoriskt
tillhör kammarkansliet. Problemet med en sådan lösning är dock
svårigheterna att inom kammarkansliets ram finna tillräckliga och meningsfulla
arbetsuppgifter till personalen under icke-riksmötestid och de
dagar under riksmötet då arbetsbelastningen är låg. Till det kommer att
nuvarande organisatoriska placering inte på något sätt förhindat att kammarservice
inom ramen för sina uppgifter kunnat fungera väl, såväl då
riksdagen varit samlad som vid övriga tider.
Enligt utredningens uppfattning bör funktionen kammarservice även i
fortsättningen organisatoriskt ingå i intendenturenheten.
Kammarservice har i dag en utpräglat självständig ställning inom intendenturenheten.
Den från början förväntade möjligheten att för RKF:s
avnämare gemensamt utnyttja resurserna inom gemensam service och
kammarservice har ej infriats. Detta var en motivering för den organisatoriska
placeringen under en och samma enhet inom RFK. En bidragande
orsak till kammarservice självständiga ställning kan vara att en del av
arbetsuppgifterna bestäms av en annan enhet än den personalen tillhör. De
vattentäta skott som i dag finns mellan kammarservice och gemensam
service försvårar naturligtvis en rationell användning av personalresurserna.
Därtill kommer att samverkansproblemet kan försvåra samarbetet i
övrigt bland personalen.
Ett sätt att åtminstone till en del lösa detta problem är att gemensam
service och kammarservice organisatoriskt förs samman.
En sådan lösning innebär att den allmänna lokalservicen, servicen i
kammaren och ledamots- och tjänstemannaservicen förs ihop till en sektion.
Genom att samla resurserna på detta sätt underlättas en ändamålsenlig
användning av personalen, möjligheterna till utjämning av arbetsbelastningen
och översikten över de servicekrav som ställs.
Utredningen föreslår att gemensam service och kammarservice förs
samman till en sektion inom intendenturenheten. Sektionens benämning
bör vara sektionen för allmän service.
I sektionens ansvarsområde bör i huvudsak ingå följande uppgifter.
— kammarexpeditionen
— kammarfoajén
— talmansvaktbordet
— postdistribution
Förs. 1982/83:25
145
— statsrådskorridoren
— förråd med godsmottagning och interntransport
— distributionscentral
— hotellvåningsservice
— pressvåningsservice
— lokalbokning
— lokaltillsyn
— dörr- och hänvisningsskyltar
— rumsförteckningar
— tvättgods
— fönsterputs
— anslagstavlor
— sophantering.
I den nya sektionens uppgifter ingår således de uppgifter som de sammanslagna
sektionerna haft med undantag av lokalvården, funktionen
nycklar och lås, samt ansvaret för riksdagens almanacka och telefonkatalog.
Lokalvården har i avsnitt 4.2.2.3 föreslagits ingå i intendenturenheten
som en särskild sektion. Funktionen nycklar och lås bör förås till säkerhetsenheten
medan ansvaret för riksdagens almanacka och telefonkatalog bör
ligga på den i avsnitt 4.2.4 föreslagna informationsenheten.
Personalsammansättningen vid sektionen bör uppgå till en sektionschef
och en ställföreträdande sektionschef med särskilt ansvar för verksamheten
vid den kammaranknutna servicen. Den ställföreträdande sektionschefen
bör också ägna tid åt andra lämpliga verksamheter inom sektionens
ansvarsområde. Vid såväl kammarexpeditionen som kammarfoajén/
entréterminalen bör liksom i dag Finnas en arbetsledare med ansvar för det
löpande arbetet. 1 övrigt skall i sektionen ingå den personaluppsättning
som f. n. Finns för motsvarande funktioner vid kammarservice och gemensam
service med undantag för förrådsfunktionen där viss förstärkning
erfordras.
Till förrådet skall kopplas den godsmottagning som inplaneras under
Riksplan. Till förrådsfunktionen bör härutöver knytas en ”transportgrupp”
som i allt väsentligt skall kunna ersätta de externa transporttjänster
som f. n. anlitas vid större omflyttningar och transporter. De utökade
uppgifter som förrådsfunktionen får innebär ett ökat personalbehov motsvarande
tre tjänster. Vid förrådet bör liksom f. n. Finnas en särskild
arbetsledare.
Utredningen vill i sammanhanget aktualisera de s. k. pensionärstjänster
som f. n. Finns vid distributionscentralen, förrådet, hotellvåningarna och
pressvåningen. Sammantaget uppgår dessa till sju sessionsanställda som
har arvode. Därtill kommer sex timanställda pensionärer vid kammarservice.
Enligt utredningens uppfattning bör dessa arvodestjänster på sikt utgå
14 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
146
ur organisationen och omvandlas till fasta tjänster inom ramen för de
medel som f. n. finns anvisade för denna typ av tjänster.
4.2.2.5 Teknisk service
Sektionen har speciella uppgifter med anknytning till den tekniska
utrustning som finns i riksdagen. Sektionens inplacering i intendenturen
är naturlig och ändamålsenlig.
4.2.2.6 Sektion för inredning
Frågan om riksdagen skall ha en egen snickeriservice har aktualiserats i
olika sammanhang. Bl. a. har frågan diskuterats i byggnadskommittén.
Inför återflyttningen har en betydande kostnad lagts ned för att få in
dagsljus i de lokaler som är avsedda för snickeriet.
Återflyttningen till Helgeandsholmen innebär att riksdagen flyttar in i
ett hus där den gamla miljön i viss utsträckning bibehålls. Även en del av
de gamla möblerna behålls. Behovet av service och underhåll torde därför
bli större på Helgeandsholmen än i en modern kontorsbyggnad med
moderna möbler. Av det skälet bör riksdagen även fortsättningsvis ha en
egen snickeriservice.
Tillverkningen av möbler och andra inventarier bör dock inte förekomma
annat än om särskilda skäl därtill föreligger. Snickeriet bör i huvudsak
fungera som en renodlad serviceverkstad.
Med hänsyn till att verksamheten vid snickeriet omfattar andra uppgifter
än rena snickeriarbeten bör sektionens benämning ändras till inredningssektionen.
Vid sidan av uppgiften att vara serviceverkstad bör i sektionens uppgifter
även ingå att svara för frågor rörande inredning (möbler, mattor,
gardiner, kristallkronor och vissa andra inventarier), konst och gåvor,
växter samt möbelförråd. Sektionen bör oförändrat bestå av fyra tjänster
varav en sektionschefstjänst.
4.2.2.7 Fastighetsförvaltning
I och med återflyttningen till Helgeandsholmen kommer riksdagen åter att
befinna sig i egna fastigheter. Visserligen kommer byggnadsstyrelsen att
svara för den egentliga fastighetsdriften men frågor med anknytning till
fastighetens skötsel kommer ändå att väsentligt öka för intendenturenheten.
Med anledning härav bör en särskild tjänst inrättas med uppgift att i
samråd med enhetschefen svara för fastighetsfrågorna. Tjänsten bör vara
direkt underställd enhetschefen. I tjänsten bör också ingå att vara ställföreträdande
chef för enheten.
Förs. 1982/83:25
147
Inrättandet av en sådan tjänst innebär dock inte någon utökning av
antalet tjänster vid intendenturenheten eftersom de uppgifter inom ramen
för Helgeandsholmsprojektet som f. n. sköts av en tjänsteman i huvudsak
kommer att försvinna i och med att byggnadsprojektet avslutats.
4.2.2.8 Enhetsledning
Utredningens förslag i föregående avsnitt om inrättande av en tjänst
med bl. a. uppgiften att vara ställföreträdande enhetschef torde ge visst
behövligt utrymme för avlastning från enhetschefen av operativa ledningsuppgifter.
Utredningen har i avsnitt 4.2.1.1 föreslagit att inköpsfunktionen alltjämt
skall sortera under intendenturenheten. Inköpsintendenten bör vara direkt
underställd enhetschefen,
Direkt underställd enhetschefen bör också vara den i dag befintliga
funktion som svarar för samordnings- och sekreteraruppgifter och som i
övrigt är enhetschefen behjälplig med planering av verksamheten inom
enheten.
Sammantaget innebär utredningens förslag att antalet tjänster vid intendenturen
okar med tre. Tjänsternas fördelning på sektioner framgår av
följande tablå.
Arbetsplats Fasta Pensionärer Förändr. (fasta
tjänster tjänster)
Enhetsledning 4 — —
Lokalvård 8 + 45" — —
Allmän service 36 72> +3
Teknisk service 7 — —
Inredningssekt. 4 — —
Summa 59 + 45" 72'' +3
" motsv. 34 helårstjänster
21 därtill kommer 6 timanställda
Utredningen har med hänsyn till svårigheten att säkert bedöma servicebehovet
i de nya byggnaderna varit återhållsam när det gäller personalförändringar
vid intendenturenheten. Man kan dock inte bortse från att de
långa kommunikationsvägarna och den mängd serviceuppgifter som
framför allt sektionen för allmän service har att svara för kan komma att
ställa krav på ytterligare förstärkningar på servicesidan. Om sådant behov
uppkommer får det ankomma på RFK att ta ställning till eventuell personalförstärkning.
Utredningen vill i sammanhanget framhålla betydelsen av att i möjligaste
mån utnyttja modern teknik för att klara uppkommande servicebehov
utan personalförstärkningar. Exempel på sådan teknik är den nya datorstyrda
telefonväxeln. Andra sådana exempel kan vara datateknik, skrivautomater
och personsökare.
Förs. 1982/83:25
148
Intendenturenhetens nya organisation illustreras i följande tablå.
Lokalvård
Inredningssekt.
Allmän service
Teknisk service
ENHETSCHEF
Fastighetsintendent
Inköpsintendent
Assistent
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås beträffande intendenturenheten
att säkerhets- och beredskapsfunktionen bildar en självständig enhet
inom RFK.,
att reprocentral och citograf slås samman och förs till enheten för riksdagstryck,
att kammarservice och gemensam service slås samman och bildar sektionen
för allmän service,
att intendenturenheten tillförs tre tjänster med placering vid förrådsfunktionen,
att lokalvården placeras som en sektion inom intendenturen,
att de s. k. pensionärstjänsterna på sikt omvandlas till fasta tjänster inom
ramen för de medel som f. n. finns anvisade för pensionärstjänster,
att snickeriet i fortsättningen benämns inredningssektionen,
att en ny funktion inrättas med uppgift att svara för fastighetsfrågor samt
vara ställföreträdande enhetschef.
4.2.3 Enheten för riksdagstryck
Enheten för riksdagstryck är f.n. uppdelad i tre sektioner. Dessutom
ingår i enheten fem tjänster utanför sektionsindelningen. Chef för enheten
är en avdelningsdirektör.
De tre sektionerna — centrala skrivbyrån, korrekturet och tryckeriexpeditionen
— bör även fortsättningsvis bestå. Med hänsyn till nuvarande
uppgifter är sektionsindelningen ändamålsenlig.
Utredningen vill i sammanhanget ta upp möjligheterna för de mindre
verken att använda centrala skrivbyrån.
Formellt skall skrivbyrån betjäna riksdagsledamöter och den inre riksdagsförvaltningen.
Trots problemen med tidvis mycket kraftig arbetsbelastning
och korta leveranstider fungerar skrivbyrån på ett utomordentligt
bra sätt.
Förs. 1982/83:25
149
Från de mindre verkens sida har framförts önskemål om att få använda
skrivbyrån istället för att ibland vid toppbelastning behöva köpa skrivtjänster.
Enligt utredningens uppfattning bör på försök de mindre verken — om
ledig kapacitet finns — kunna använda sig av skrivbyråns tjänster. Huruvida
en sådan åtgärd innebär att skrivbyrån bör förstärkas är beroende av
omfattningen av skrivuppdragen och kravet på snabbhet vid utskrifterna.
Då emellertid de mindre verkens behov i detta avseende är mera jämnt
fördelat över året och kravet på snabbhet i regel inte torde vara lika stort
som vanligen gäller dagens avnämare av tjänster från skrivbyrån, torde
beslut om ev. förändring av personalstyrkan vid skrivbyrån kunna anstå
till dess erfarenhet av försöksverksamheten vunnits.
De fem tjänstemännen utanför sektionsindelningen handlägger i huvudsak
vissa tryckfrågor samt vissa ekonomiska uppgifter i anslutning till köp
av tryckeritjänster och försäljning av riksdagstryck. Dessa funktioner bör
nu föras samman till en sektion benämnd allmänna sektionen med förste
byråsekreteraren som sektionschef.
Beträffande den funktion vid tryckeriexpeditionen som bl.a. ansvarar
för de dagliga kontakterna med tryckerier och utskott bör den vara direkt
underställd enhetschefen.
I avsnitt 4.2.2.2 har utredningen föreslagit att reprocentral och citograf
skall slås samman och föras till enheten för riksdagstryck. Funktionen bör
ingå som en sektion inom enheten och benämnas reprocentralen.
Inom förvaltningen pågår f.n. överväganden om hur arbetet med prenumerationsregistret
och faktureringen med anledning av prenumerationsverksamheten
skall ordnas i framtiden. I utredningens nästa betänkande
kommer vidare att lämnas förslag om den framtida användningen
av skrivautomattekniken. De åtgärder och förslag som är förestående
torde komma att påverka verksamheten inom enheten för riksdagstryck.
När det gäller framställningen av riksdagstryck på längre sikt och distribution
och lagerhållning av detta Finns det anledning att överväga en
särskild utredningsinsats, bl.a. mot bakgrund av den nya teknik som etableras.
Sedan någon tid gått efter återflyttningen till Helgeandsholmen bör
RFK. ta upp dessa frågor till ny bedömning.
Utredningens förslag om enhetens för riksdagstryck organisation illustreras
i följande tablå.
Enhetschef
Repro central -
Allmän
sektion
Tryckeri exp -
Central
skrivbyrå
Korrektur
Förs. 1982/83:25
150
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis innebär förslaget om enheten för riksdagstryck
att vid enheten inrättas två nya sektioner — en allmän sektion och reprocentralen
(tidigare tillhörande intendenturenheten)
att de mindre verken bereds viss möjlighet att på försök använda centrala
skrivbyrån.
4.2.4 Riksdagens informationsverksamhet
Som framgår av redogörelsen under avsnitt 3.4.3 är riksdagens informationsfunktioner
utspridda på en rad olika enheter och sektioner inom
riksdagsförvaltningen. Denna utspridning kan illustreras med följande
organisationstablå.
Kammarkansli Förvaltningskontor
R D-nytt
Pressekreterare
Riksdagsdirektör
Förvaltnings direktör -
Informations tjänsten -
Riks dags bibli ote ket -
Upplys nings tjänsten -
Utredn.
Register
Intenden turenhe enheten -
Teleredak tion -
ADB-verksamheten
Visningstjänsten
Skoltjänsten
Från Riksdag
&
Departement
4.2.4.1 Utåtriktad information
Informationsutredningen utgick ursprungligen från att den utåtriktade
informationen borde samlas på ett ställe i riksdagsorganisationen. Under
arbetets gång stannade dock utredningen för en annan lösning. Anledningen
till detta var att utredningen kom fram till att informationsverksamheten
generellt sett innefattar två komponenter, information om ärendebehandling
och institutionell information. Den första anknyter direkt
till kammarens och utskottens funktion. Den andra är främst kopplad till
RFK:s verksamhetsområde. Utredningen föreslog att den informationsverksamhet
som har med det aktuella riksdagsarbetet att göra borde inordnas
i kammarkansliet och att den som har med riksdagen som institution
att göra skulle hänföras till RFK.
Konstitutionsutskottet tillstyrkte (KU 1974:19) och riksdagen godkände
den valda lösningen. Utskottet anförde dock att det finns onekligen vissa
skäl för en organisatorisk samordning av informationsverksamheten. Den
Förs. 1982/83:25
151
organisation som utredningen förordat och som utskottet således tillstyrkte
fick enligt utskottet betraktas som en försöksorganisation, som får
omprövas när närmare erfarenhet vunnits av den vidgade informationsverksamheten.
Översynsgruppen fann att det vid gruppens överläggningar med informationsansvariga
inte framkommit någon allvarligare kritik när det gäller
informationsutredningens organisatoriska lösning. Detta utesluter dock
inte, framhöll gruppen att ett visst behov av samarbete mellan olika enheter
har visat sig önskvärt och nödvändigt. Särskilt gäller det en samordning
av broschyr- och trycksaksproduktionen. Översynsgruppen fann också att
frågor om den utåtriktade informationen med jämna mellanrum kan bli
föremål för översyn eller löpande följas från talmanskonferensens och
förvaltningsstyrelsens sida.
RFK-utredningen har för sin del funnit att det föreligger ett klart behov
av samordning av informationsinsatserna i riksdagen vad gäller den utåtriktade
informationen. Med den nuvarande organisationen, där de utåtriktade
informationsinsatserna är strikt uppdelade på flera enheter och sektioner,
finns risk för onödigt dubbelarbete och produktion av snarlikt
material. Organisationsstrukturen är vidare sådan att erforderlig kontinuerlig
planering och framför allt utveckling av informationsinsatserna
försvåras. Skäl finns därför enligt utredningens mening att nu genomföra
en strukturering och ett sammanförande av de utåtriktade informationsinsatserna
till en plats i organisationen. En särskild informationsenhet bör
tillskapas genom sammanförande av redan befintlig verksamhet.
Tillskapandet av en sådan informationsenhet skulle ge bl.a. följande
fördelar:
— förbättrade möjligheter till behovsanalys, planering, uppföljning och
utvärdering samt utveckling av skilda informationsinsatser,
— förbättrade möjligheter till samordnad kostnadsanalys,
— samlad redaktionell bearbetning och produktionshandläggning av
tryckt informationsmaterial och AV-material,
— förbättrade möjligheter till rationell personalanvändning,
— bättre bevakning av informationsteknikens utveckling.
Den utåtriktade informationen är i dag i organisatoriskt hänseende
uppdelad på kammarkansliet och RFK.
Utredningen har vid sina överväganden stannat för att informationsenheten
organisatoriskt bör ingå som en enhet inom RFK. En sådan lösning
överensstämmer med den uppfattning, som såväl riksdagsdirektören som
förvaltningsdirektören har * frågan.
Den nya informationsenheten bör få följande organisatoriska uppbyggnad.
Chef och ansvarig för enhetens verksamhet bör vara pressekreteraren.
Tjänstebenämningen bör ändras till informationschef.
Informationschefen skall svara för planering, samordning och utveck -
Förs. 1982/83:25
152
ling av verksamheten. I uppgiften skall också ingå ansvaret för enhetens
budget. Informationschefen skall också, liksom pressekreteraren i dag,
svara för riksdagens kvalificerade presskontakter till vilka även hör den
direkta ledningen av riksdagens journalistkurser. Den löpande administrationen
av journalistkurserna bör dock avlastas informationschefen och
placeras inom den sammanslagna skol- och visningstjänsten (se nedan).
Informationschefen skall vidare ansvara för den kvalificerade servicen till
talmannen samt vara riksdagsdirektören behjälplig med kvalificerad hjälp
i dennes viktiga funktion som informationsspridare i frågor rörande kammararbetet.
Som redan tidigare nämnts har riksdagens ledamöter en mycket viktig
funktion i informationsarbetet om riksdagen. För att tillvarata ledamöternas
kunskaper om bl.a. informationsbehovet bör till informationsenheten
knytas en referensgrupp med en representant från varje riksdagsparti utom
för socialdemokraterna som bör ha två representanter. I gruppen bör
vidare ingå riksdags- och förvaltningsdirektören. Med hänsyn till den
betydelse trycksaksproduktionen har i informationsarbetet bör tryckeriteknisk
expertis tillföras gruppen. Därför föreslås att även chefen för
tryckerienheten ingår i gruppen. Förvaltningsstyrelsen bör utse ordförande
för gruppen, som bör konstitueras för en treårsperiod sammanfallande
med riksdagens valperiod.
Föredragande i referensgruppen bör vara informationschefen. Referensgruppen
bör behandla dels policyfrågor när det gäller informationens
allmänna inriktning dels resursfrågor. Gruppen bör också ta upp övergripande
frågor som rör tidningen Från Riksdag & Departement. Vid behandling
av sådana frågor skall tidningens chefredaktör ha rätt att närvara.
En central uppgift i informationsverksamheten har informationstjänsten.
Den mycket viktiga informationsuppgiften till allmänhet och press
tillgår i huvudsak genom besvarande av telefonförfrågningar. Upp till 100
samtal per dag besvaras av främst informationsassistenterna. Utvecklingen
under senare år har visat, att allmänhet och press i allt större utsträckning
har upptäckt denna service.
Uppgiften att besvara telefonförfrågningar är av naturliga skäl pressande
och ibland enahanda. Förutom mycket goda kunskaper om riksdagens
och även statsförvaltningens arbetsformer, krävs av tjänstgörande befattningshavare
ett representativt uppträdande i telefonen eftersom telefonservicen
är ett viktigt ansikte utåt för riksdagens del. Det är av vikt att en
tjänsteman inte skall behöva sitta hela dagen sysselsatt med att besvara
telefonförfrågningar. Utredningen vill därför här särskilt framhålla, att
man inom ramen för den nya informationsenhetens totala resurser tillskapar
ett system — t.ex. i form av passlistor — som medger att informationsassistenterna
vid informationstjänsten inte hela tiden behöver svara för
telefonservicen. Ett sådant system underlättas av att övrig personal inom
Förs. 1982/83:25
153
enheten i regel har formell utbildning och kompetens för att klara telefonservicen.
Den här föreslagna lösningen med nya arbetsledande uppgifter för
pressekreteraren innebär en resursminskning på informationstjänsten. För
att kompensera detta resursbortfall föreslås att informationstjänsten tillförs
en resurs motsvarande en tjänst med helårstjänstgöring. Liksom för
närvarande bör informationstjänsten vara placerad i omedelbar anslutning
till kammarkansliet.
När det gäller verksamheten vid skol- respektive visningstjänsten sker i
dag visst samarbete mellan sektionerna bl.a. när det gäller bokning av
studiebesöken. Enligt utredningens uppfattning finns det inga avgörande
skäl för att de två informationsverksamheterna skall vara uppdelade i två
sektioner. Utredningen föreslår därför att alla uppgifter med anknytning
till kurs- och besöksverksamhet sammanförs till en sektion med benämningen
skol- och visningstjänsten.
I sammanhanget vill utredningen aktualisera tjänsteställningen för de
arvodesanställda informatörerna på skoltjänsten. Enligt utredningens mening
bör denna resurs knytas fastare till organisationen. Detta har inte
minst betydelse för planeringen av informationen till besökande skolklasser.
Den information i främst lektionssal som i dag ges till besökande
skolklasser motsvarar ca 900 timmar varav informatörerna svarar för
merparten. Informatörernas insatser kan i stort anses motsvara ca Zi tjänst.
Utredningen vill därför föreslå att en tjänst på halvtid inrättas som
informatör.
Vad gäller visningsverksamheten kan man utgå ifrån att intresset för
visningarna kommer att öka kraftigt i samband med överflyttningen till
Helgeandsholmen. Då kan det bli aktuellt med extraordinära insatser vad
gäller guideresurser. I avvaktan på detta synes dock verksamheten i dag väl
svara mot föreliggande behov.
Översynsgruppen diskuterade i sin andra rapport en rad olika åtgärder
för att förbättra informationen om riksdagen. Bl. a. framfördes förslag
med anknytning till broschyr- och trycksaksproduktion och utnyttjande av
teknik på det audio-visuella området. Flera av förslagen har också talmanskonferensen
ställt sig bakom.
Enligt utredningens uppfattning har trycksaksproduktionen och AVtekniken
stor betydelse för en effektiv information inte minst när det gäller
informationen till skolorna och informationen till den allmänhet som
besöker åhörarläktaren.
Det arbete som redan påbörjats inom RFK för att genomföra såväl vissa
förslag från översynsgruppen som andra idéer som framkommit i den
arbetsgrupp som förvaltningsdirektören tillsatt, innebär en ambitionsnivåhöjning
när det gäller informationsspridning i tryckt och audio-visuell
form.
Ett viktigt medel för att nå ut med information om förvaltningen till
15 Riksdagen 1982/83. 2 sami. Nr 25
Förs. 1982/83:25
154
ledamöter och personal är personaltidningen RD-nytt. En utveckling av
personaltidningen skulle ge ökade möjligheter att sprida sådan information.
Tidningen har på senare år framställts mot särskilt arvode till tidningens
redaktör. Arvodet beräknas utifrån en arbetsinsats motsvarande åtta timmar
per vecka. Utredningen anser att ansvaret för tidningen bör åligga den
nya informationsenheten och framställas inom ramen för de resurser som
enheten får.
I enhetens uppgifter bör också ingå att svara för framtagandet av riksdagens
egen almanacka och den interna telefonkatalogen. Dessa uppgifter
ligger f. n. på intendenturenheten. Vidare bör enheten svara för vissa
administrativa uppgifter med anknytning till riksdagens årsbok samt svara
för framtagning av ledamotsförteckning, den planerade biografiska handboken
och liknande material.
De nya uppgifter som informationsenheten får — personaltidningen,
almanackan, telefonkatalogen samt vissa administrativa uppgifter — motiverar
enligt utredningens uppfattning att enheten tillförs en halv tjänst
som byråassistent. Tjänsten bör vara direkt underställd informationschefen.
I detta sammanhang vill utredningen framhålla att vid åtskilliga tillfällen
kan det vara lämpligt att engagera även personer utanför informationsenheten
i olika projekt. Metoden med arbetsgrupper bör därför komma till
användning även på detta område. Det kan exempelvis gälla den tidigare
nämnda biografiska handboken, där insatser från bl. a. bibliotekets sida är
aktuella.
Utredningens förslag innebär att riksdagens resurser för den utåtriktade
informationen ökar med totalt 1,5 tjänster. Därtill kommer en halv fast
tjänst för informatörsfunktionen.
Organisationen av den nya informationsenheten framgår av följande
tablå.
Informationschef
Skol- och visningstjänsten -
Informations tjänsten -
4.2.4.2 Sakinformation
Sakinformation i de delar som här är aktuella omfattar riksdagsbiblioteket
och utredningssektionerna inom riksdagens upplysningstjänst.
Beträffande riksdagsbiblioteket har kunnat konstateras er» obalans när
det gäller fördelning av ansvarsområde mellan funktionerna. De uppgifter
Förs. 1982/83:25
155
som åligger funktionen ”inre tjänst” är så omfattande och mångskiftande
att en effektiv ledning och styrning av verksamheten försvåras.
Överbibliotekarien har i skrivelse till förvaltningsstyrelsen hemställt om
en viss organisatorisk ändring inom biblioteket, innebärande att antalet
funktioner utökas från fyra till sex. Förslaget innebär att den inre tjänsten
delas i en förvärvssektion i vilken även skall ingå bindningsfunktionen, en
katalogiseringssektion med LIBRIS-funktionen till vilken även internationella
organisationers publikationer knyts samt en sektion för årsbibliografi.
Övriga funktioner inom biblioteket påverkas ej.
Skrivelsen har genom beslut av direktionen överlämnats till RFK-utredningen.
Utredningen har för sin del funnit att överbibliotekariens förslag till
organisation för riksdagsbiblioteket är ändamålsenligt. I praktiken har
under de tre senaste åren en funktionsfördelning tillämpats inom biblioteket,
som helt överensstämmer med det nu avgivna förslaget. Erfarenheterna
från denna arbetsfördelning har varit mycket goda.
Utredningen föreslår att bibliotekets organisation nu formellt fastställs
i enlighet med följande organisationsskiss.
Förvärv
Binding
Låneexp.
Katalogi sering -
Årsbiblio grafi -
Överbibliotekarie
Centralarkiv
Vaktexp.
Utredningsverksamheten vid upplysningstjänsten fungerar enligt utredningens
uppfattning väl. Uppdelning av utredningsverksamheten på två
sektioner är också lämplig. Några organisatoriska förändringar av upplysningstjänstens
verksamhet i denna del finns det således ingen anledning
till. Som redan framhållits kommer upplysningstjänstens registerfunktion
att särskilt behandlas i anslutning till utredningens översyn av register- och
ADB-frågor i riksdagen.
Utredningen vill dock i sammanhanget ta upp upplysningstjänstens
benämning.
I flertalet parlament i västvärlden står någon form av ”research service”
— utredningstjänst — till ledamöternas förfogande, antingen som en
sektor inom parlamentsbiblioteket eller som en självständig enhet. Denna
verksamhet har genomgående en benämning som anger att den utför
uppdrag för parlamentarikernas räkning; t. ex. Service de 1’Information
parlementaire (Frankrike), Service de Recherche (Belgien), Research Division
(England), Die Wissenschaftliche Dienste (Västtyskland). Den
svenska motsvarigheten till denna utredningsverksamhet bär sedan sin
Förs. 1982/83:25
156
tillkomst för snart trettio år sedan namnet Riksdagens upplysningstjänst
(RUT). Redan på ett tidigt stadium uppmärksammades emellertid att
namnet vållade missförstånd: allmänheten tog för givet att riksdagens
upplysningstjänst liksom all annan ”upplysningstjänst” i första hand avsåg
information till utomstående.
Efter tillkomsten av riksdagens informationstjänst har denna förväxling
blivit ännu mera kännbar och besvärande. Ett förtydligande i telefonkatalogen
att enheten är avsedd ”Endast för riksdagens ledamöter och tjänstemän”
har knappast haft avsedd effekt. För utomstående, som numera har
tillgång till en särskild funktion inom riksdagen för extern information, är
det naturligt nog svårt att förstå att det kan finnas en skillnad i sak mellan
en ”informationstjänst” som är till för upplysning till allmänheten och en
”upplysningstjänst” som endast får ge information till ledamöter och
andra avnämare inom riksdagen.
Enligt utredningens uppfattning bör upplysningstjänstens namn ändras
så att nu besvärande förväxling med den utåtriktade informationsfunktionen
undviks. Utredningen föreslår därför att upplysningstjänstens namn
ändras till Riksdagens utredningstjänst, i paritet med benämningen på
motsvarande organ vid andra parlament.
Sammanfattning av förslag
Sammanfattningsvis föreslås beträffande riksdagens informationsverksamhet
att
de olika funktionerna för riksdagens utåtriktade informationsverksamhet
sammanförs till en informationsenhet,
att pressekreterarens tjänstebenämning ändras till informationschef och
att denne blir chef för enheten,
att informationsenheten tillförs 1,5 nya tjänster,
att de arvodesanställda informatörerna knyts fastare till organisationen
genom tillskapande av en halv tjänst som informatör,
att en referensgrupp bestående av representanter för riksdagspartierna,
riksdags- och förvaltningsdirektörerna samt chefen för enheten för
riksdagstryck knyts till informationsenheten,
att riksdagsbibliotekets organisation ändras i enlighet med utredningens
förslag,
att benämningen Riksdagens upplysningstjänst ändras till Riksdagens
utredningstjänst.
4.2.5 Samverkansorgan inom den inre riksdagsförvaltningen
Inom den inre riksdagsförvaltningen finns ett flertal organ för samverkan
och medbestämmande.
Organ som tillkommit till följd av den arbetsrättsliga lagstiftningen och
vars verksamhet regleras genom avtal är onsdagsmöten, personalnämn
-
Förs. 1982/83:25
157
den, Informations- och samrådsnämnden för den inre riksdagsförvaltningen
(IRIS) och budgetberedningen.
Övriga partssammansatta organ som tillkommit genom beslut av förvaltningsstyrelsen
är
— samrådsorganet utskotten — RFK (SUR)
— utbildningskommittén
— skyddskommittén
— anpassningsgruppen
— personalpolitiska gruppen
— redaktionskommittén för RD-nytt
— förslagskommittén
— matrådet
Huvuddelen av RFK:s informations- och förhandlingsskyldighet före
beslut enligt MBL äger rum vid onsdagsmöten. Vid dessa sammankomster
överlägger företrädare för RFK med ordförandena i de tre lokala arbetstagarorganisationerna.
Personalnämndens nuvarande verksamhet grundas på ett kollektivavtal
(1978-09-27). Fr. o. m. den 1 oktober 1978 är nämnden förhandlingsgrupp
vid tillsättning av tjänster inom den inre riksdagsförvaltningen. Nämnden
utgör också informationsorgan i frågor som har samband med tjänstetillsättningar,
såsom utformning av annons om ledig tjänst och formerna för
kungörande av tjänst. I nämnden ingår företrädare för RFK och för var
och en av de lokala personalorganisationerna.
IRIS inrättades den 1 oktober 1978. Nämnden är ett organ för information
och samråd mellan arbetsgivare och arbetstagare i gemensamma
frågor av betydelse för verksamheten inom riksdagsförvaltningen. Nämnden
utgör bl. a. ett forum för behandling av de frågor som omnämns i 19 §
MBL (verksamhetens utveckling, riktlinjer för personalpolitiken).
Information genom IRIS har tidigare skett företrädesvis efter förvaltningsstyrelsens
sammanträden. Under det senaste året har verksamheten
fått en mer övergripande karaktär. IRIS är sammansatt av sex företrädare
från de lokala arbetstagarorganisationerna, huvudskyddsombudet samt
nio arbetsgivarrepresentanter.
Genom budgetberedningen sker den förankring av budgetarbetet som
krävs enligt MBL.
5 UR tillkom år 1977 på förslag av utredningen för översyn av utskottens
personalorganisation. Verksammeten syftar till att ge RFK och förvaltningsstyrelsen
bättre beslutsunderlag i olika personalfrågor som berör
utskotten, t. ex. frågor om personalutveckling bl. a. arbetsutvidgning och
cirkulationstjänstgöring, fyllnadstjänstgöring då vederbörande inte kan
beredas arbete på den egna enheten, vissa utbildningsfrågor, lokalfrågor
samt frågor om personalförstärkning. SUR skall också verka för samarbete
mellan utskottens kanslier. Organet kan på eget initiativ ta upp frågor som
syftar till ökad effektivitet och arbetstillfredsställelse.
Förs. 1982/83:25
158
Aktiviteten inom SUR har varierat under åren. Totalt sett är verksamheten
numera av obetydlig omfattning. En av förklaringarna härtill är de
nya bestämmandeformer som vuxit fram efter MBL:s och MBA-R:s tillkomst.
Utöver ovannämnda partssammansatta organ har sedan enkammarriksdagen
infördes funnits kanslichefsgruppen som består av kanslicheferna i
utskotten. Formerna för gruppens verksamhet och ämnena för överläggningarna
bestäms helt av kanslicheferna själva.
Förvaltningsdirektören och riksdagsdirektören har sedan några år i
allmänhet inbjudits till dessa sammanträden. Dessutom kallas vid behov
olika företrädare för förvaltningen då frågor uppkommer som berör deras
områden. Denna form av samverkan har i konkreta fall fungerat väl men
totalt sett har den varit av liten omfattning. Ett annat utmärkande drag är
att RFK spelat en passiv roll och sällan tagit initiativ för att aktualisera
frågor.
Något formellt samarbetsorgan mellan RFK och kammarkansliet har
aldrig funnits.
Utredningen har funnit att frågan om samarbetet mellan RFK, kammarkansliet
och utskottskanslierna lämpligen bör lösas genom tillskapande av
ett särskilt organ för detta ändamål.
Utredningen har i en promemoria 1982-02-15 diskuterat hur ett sådant
organ skulle kunna utformas. Promemorian har under hand överlämnats
till förvaltningsdirektören. På initiativ av förvaltningsdirektören och efter
samråd med riksdagsdirektören och kanslicheferna vid utskotten har det
nya organet, benämnt förvaltningsmöte, på försök fungerat sedan mars
1982.
Förvaltningsmötet har inte några formella beslutsfunktioner utan fungerar
som ett forum för samverkan och diskussion. Mötet kan självfallet
göra rekommendationer av olika slag och på det sättet påverka utvecklingen.
Besluten får sedan tas på vanligt sätt i förvaltningen.
I förvaltningsmötet ingår förvaltningsdirektören som ordförande. Vidare
ingår riksdagsdirektören och samtliga kanslichefer i utskotten. Utöver
de ovan nämnda cheferna är även de tre personalorganisationerna representerade.
Till sammanträdena kan också kallas andra personer vilkas
arbetsområden behandlas vid överläggningarna. Det ankommer på förvaltningsdirektören
att se till att olika enheter inom förvaltningen på
lämpligt sätt är representerade med hänsyn till sammanträdets karaktär.
Mötet utser inom sig en vice ordförande.
Eftersom förvaltningsmötet är en tämligen stor församling har mötet
konstituerat ett arbetsutskott bestående av förvaltningsdirektören, riksdagsdirektören
och tre kanslichefer från utskotten. Arbetsutskottets uppgifter
är att förbereda större frågor innan de tas upp på förvaltningsmötet.
Arbetsutskottet skall dock inte ta över ärendena på förvaltningsmötets
vägnar såvida det inte finns särskilda skäl, t. ex. behov av snabb handlägg
-
Förs. 1982/83:25
159
ning. Arbetsutskottet skall dessutom vara referensgrupp när det gäller
lönesättningsfrågor. Sådana problem avses inte behandlas i den större
församlingen, såvida det inte gäller frågor av principiell räckvidd. Om
lönefrågor diskuteras på förvaltningsmötet skall de anställdas representanter
inte ha rätt att närvara.
Behovet av lednings- och samverkansorgan kan växla från tid till annan.
Systemet bör därför vara flexibelt. Utredningen har inte funnit anledning
att ta ställning till vilka organ som bör finnas. Det får ankomma på
förvaltningen — i förekommande fall tillsammans med personalens organisationer
— att med ledning av behov och erfarenheter besluta härom.
4.2.6 Personalförändringar och kostnader
Utredningens förslag innebär en ökning av antalet tjänster inom riksdagsförvaltningen.
Denna ökning beror dels på en höjd ambitionsnivå vad
gäller ekonomi-administrationen och informationsverksamheten dels på
vissa permanent tillkommande uppgifter inom intendenturenheten p. g. a.
flyttningen till Helgeandsholmen.
De framförda förslagen innebär följande nettokostnader. Personalkostnaderna
har beräknats inkl. sedvanligt lönekostnadspålägg.
Ekonomienheten (en avdelnings- och en 408 000
Sammantaget innebär utredningens förslag att personalkostnaderna
okar med I 100 000 kronor.
Det bör dock framhållas att den föreslagna förstärkningen inom ekonomienheten
bör medföra ett förstärkt kostnadsmedvetande inom riksdagen
och dess verk. Utredningen räknar med att den höjda ambitionsnivån på
det ekonomi-administrativa området skall medföra en väsentligt bättre
resursanvändning och därmed de facto innebära besparingar. Därtill kommer
att den av utredningen föreslagna övergången till system S medför att
viss redovisningspersonal på RGK kan frigöras för andra uppgifter.
byrådirektör
Intendenturenheten (tre expeditionsassistenter)
Informationsenheten (1,3 assistenter netto)
Riksgäldskontorets revisionsenhet (en revisor)
360 000
176 000
156 000
Förs. 1982/83:25
160
Underbilaga
Utredningen beträffande RFK:s organisation
Riksdagens beslut 1966 om förvaltningskontorets inrättande
Riksdagens förvaltningskontor (RFK) inrättades genom beslut av riksdagen
år 1966. Beslutet grundades på en av riksdagen tillsatt organisationsutredning
under ledning av talman F Thäpper. Den rådande ordningen på
förvaltningsområdet kännetecknades av en avsevärd splittring av organisationen
på skilda organ med delvis oklara uppgifter. Genom RFK skulle
en mera enhetlig organisation skapas, som möjliggjorde för riksdagen att
utöva en fastare ledning av sina olika förvaltningsuppgifter. De stegrade
krav, som utvecklingen kommit att ställa på riksdagen och dess ledamöter,
ansågs böra föranleda en väsentlig förstärkning av riksdagens egna administrativa
resurser.
Under riksdagsbehandlingen (Sammansatt konstitutions- och bankoutskotts
betänkande nr 1 år 1966) underströks vikten av att förvaltningskontoret,
dess styrelse och chef tillerkändes den ledande ställning inom den
inre riksdagsförvaltningen som åsyftades. Om de fördelar för riksdagen,
som avsågs med reformen skulle vinnas, borde kontoret ges de befogenheter
och den auktoritet som erfordrades för att självständigt kunna administrera
området och ta nödvändiga initiativ. En viktig fråga ansågs
därvid vara kompetensfördelningen mellan styrelsen och RFK:s chef.
Beslutanderätten borde i betydande omfattning tillerkännas chefen i de
löpande ärendena, medan styrelsen förbehålls de principiella eller eljest
viktigare avgörandena.
Det förslag till instruktion för kontoret och övriga bestämmelser om
detta som samtidigt framlades hade utarbetats med hänsyn till ovannämnda
synpunkter.
Enkammarriksdagens förvaltnings- och personalorganisation
1969 tillsattes en organisationsutredning med talman H Allard som
ordförande med uppgift att se över riksdagens personal- och förvaltningsorganisation
inför övergången till enkammarsystemet. Denna övergång
ansågs åtminstone inledningsvis komma att ställa stora krav på riksdagens
ledning och personal. Detta gällde såväl arbetet i kammaren och utskottsarbetet
som det administrativa arbetet i förvaltningskontoret. Som en
allmän utgångspunkt för utredningens arbete angavs att största möjliga
fasthet och effektivitet i förvaltningen skulle uppnås.
Utredningen avlämnade i november 1969 betänkandet ”Enkammarriksdagens
förvaltnings- och personalorganisation”. Av betänkandet framgår
att utredningen sett som sin huvudsakliga uppgift att överväga konsekvenserna
av enkammarreformen för den inre riksdagsförvaltningen. Till den
-
Förs. 1982/83:25
161
na hörde kamrarnas och utskottets kanslier samt RFK. Sedan utredningen
avvisat en tanke på ett gemensamt kansli för kammare och utskott konstaterades,
att det i framtiden skulle komma att finnas ett antal små utrednings-
och handläggningsenheter i riksdagen. Alla dessa skulle kräva service
i skilda hänseenden. Hit räknades personaltjänst, vaktmästarservice
samt lokal- och intendenturtjänst, tryckeriservice och tillgång till riksdagens
upplysningstjänst. Organisationsutredningen menade att grunden för
serviceorganisationen borde vara den att service, som mera systematiskt
används av mer än ett kansli, borde organiseras av ett organ. Detta skulle
stå fritt gentemot alla kanslierna. Översatt till praktisk verksamhet ansågs
denna princip innebära att kammarkansliet lika väl som utskottens kanslier
i största utsträckning skulle befrias från annat arbete än sådant som
hade omedelbart samband med handläggningen av riksdagsärendena.
Enligt en allmän uppfattning inom riksdagen och bland dess tjänstemän
hade RFK alltsedan dess tillkomst fungerat utmärkt. Det centrala förvaltningsorganet
för riksdagen borde därför enligt utredningen bygga på den
grund som RFK utgjorde.
Riksdagen fann vid sin prövning av förslaget inte anledning att frångå
detta. (Sammansatt konstitutions- och bankoutskotts utlåtande nr 1 år
1970.) Som viktiga frågor beträffande förvaltningsstyrelsens befogenheter
angavs dess befattning med personalärenden. Det gällde främst frågor om
tjänstetillsättning, placering vid arbetsställe, fyllnadstjänstgöring, tjänstledighet
och vikariat. Beträffande tjänstetillsättningar underströks särskilt
värdet av att få till stånd en enhetlig praxis och fasta normer i fråga om
kvalifikationskrav m.m.
I utlåtandet anmärktes dock att någon samlad prövning av personalfrågorna
inom kammare, utskott och förvaltningskontor inte kunnat ske
inom utredningen då arbetet måst utföras i två etapper.
Riksdagen antog grunderna för enkammarriksdagens förvaltnings- och
personalorganisation i maj 1970.
Delutredningar beträffande RFK:s organisation
Undertiden efter 1970 har följande utredningsarbete som delvis kommit
att beröra RFK:s organisation genomförts.
Riksdagens informationsutredning som tillsattes 1972 behandlade i delbetänkande
den 6 december 1973 bl.a. visningstjänsten och riksdagens
skoltjänst. På utredningens rekommendation omändrade riksdagen (KU
1974:19) en befintlig arvodestjänst som föreståndare för riksdagens skolverksamhet
till en heltidstjänst. Halvtidstjänsten som föreståndare för
visningsverksamheten omändrades till en heltidstjänst. Båda befattningshavarna
inplacerades organisatoriskt direkt under förvaltningsdirektören.
I sitt slutbetänkande om riksdagens sakinformation föreslog informationsutredningen
bl.a. att riksdagsbiblioteket skulle inordnas i RFK vilket
Förs. 1982/83:25
162
sedermera skedde fr.o.m. 1 januari 1977. (KU 1975/76:35). Chefen för
riksdagsbiblioteket blev direkt underställd förvaltningsdirektören.
En av förvaltningsstyrelsen i september 1976 tillsatt arbetsgrupp för
samordning av riksdagsbiblioteket med RFK behandlade frågor om administrativa
rutiner, sambandsfunktioner mellan biblioteket och upplysningstjänsten
m.m. Arbetsgruppen avlämnade sin rapport den 9 februari
1978. Rapporten föranledde ej några organisatoriska förändringar.
Genom riksdagens beslut i enlighet med konstitutionsutskottets förslag
(KU 1980/81:20) kommer fr.o.m. den 1 januari 1982 redaktionen för
tidningen Från Riksdag och Departement att i administrativt hänseende
ingå i RFK och bilda en arbetsenhet direkt underställd förvaltningsdirektören.
Genom de här angivna riksdagsbesluten har antalet enheter/motsv.
direkt underställda förvaltningsdirektören ökat. Fr.o.m. 1982 utgör de 9 st.
Det bör också nämnas att en av talmanskonferensen tillsatt grupp —
Översynsgruppen för riksdagens utåtriktade information — under hösten
1980 och våren 1981 bl.a. behandlade vissa organisatoriska frågor, som
berör RFK.
Vidare kan nämnas dels att en utredning arbetade 1973 och ytterligare
en 1979/80 med stenograforganisationen, dels att våren 1980 genomfördes
en utredning om utskottens arbetssitution och att f.n. en utredning pågår
om utskottsindelningen och ärendefördelningen mellan utskotten.
Probleminventering inom RFK
Någon samlad översyn av RFK:s organisation har ej gjorts efter riksdagens
beslut år 1970. För att undersöka behovet att en sådan översyn har
förvaltningsdirektören under våren 1981 låtit genomföra en översiktlig
probleminventering.
Förvaltningsenheterna och de organ som är direkt underställda förvaltningsdirektören
har under probleminventeringen gått igenom den egna
verksamheten och redovisat de problem som finns och som kan uppkomma,
bl.a. med anledning av återflyttningen 1983.
De fackliga organisationerna har fortlöpande informerats om kartläggningsarbetet
och dess resultat.
Behov av en samlad översyn
Utvecklingen under 70-talet har gått snabbt på en rad områden som
påverkar RFK:s verksamhet. Under detta årtionde har sålunda på det
arbetsrättsliga området tillkommit genomgripande förändringar genom
lagar som berör anställningstryggheten, medbestämmanderätten, arbetsmiljön
och jämställdheten. Som en följd härav har förhandlingsverksamheten
ökat väsentligt i omfattning. Förhandlingsarbetet har — vid sidan av
sedvanliga löneförhandlingar som även berört riksdagens verk — handlat
Förs. 1982/83:25
163
om ställningstaganden beträffande organisatoriska frågor, personalpolitik,
jämställdhet etc. Dessa ställningstaganden har påverkat arbetet hos
samtliga enheter inom den inre riksdagsförvaltningen men kanske i särskild
utsträckning intendenturenheten med dess stora antal funktioner och
anställda.
Som en följd av det ovan anförda har även behovet av juridisk expertis
hos RFK alltmer accentuerats. Förutom frågor som berör den arbetsrättsliga
lagstiftningen, har tillgång till juridisk sakkunskap visat sig erforderlig
i kontraktsärenden av olika slag såsom hyreskontrakt och leverantörsavtal
samt beträffande skadeståndsärenden m.m.
Även utvecklingen beträffande tekniska hjälpmedel kräver särskild
uppmärksamhet. Härvid intar ADB-området en framträdande plats. Riksdagen
har sedan flera år tillbaka en databas hos DAFA med uppgifter ur
riksdagens sakregister. Databasen används för försök med sökning via
terminaler i riksdagen och även via terminaler hos de myndigheter och
andra som har tillgång till databaser i rättsdatasystemet.
Sedan år 1977 finns en av förvaltningsstyrelsen tillsatt arbetsgrupp för
ADB-frågor. I gruppen ingår bl.a. fyra riksdagsledamöter. På gruppens
förslag har försöksverksamhet igångsatts beträffande dels användning av
skrivautomater i riksdagens utskottsarbete, dels datorstödd registrering/
diarieföring av motioner, propositioner, utskottsbetänkanden m.m.
Den tekniska utvecklingen på det grafiska området går mycket snabbt.
Datorstödd fotosättning är en på många håll redan nu beprövad teknik
och torde med all sannolikhet komma att på sikt tillämpas för riksdagstrycket.
Utvecklingen härvidlag är dock inte enbart en angelägenhet för de
tryckerier riksdagen anlitar utan berör i hög grad också det interna arbetet
inom riksdagen. Den nya tekniken kan som redan antytts medföra nya
metoder för behandling, överföring, lagring och återvinning av tryckt
information. Såväl kostnader som servicenivåer kan komma att påverkas.
Den verksamhet som under ca fem års tid pågått med framställning av
tryckta register över riksdagtrycket med hjälp av ADB har inte varit
problemfri. Den genomförda probleminventeringen har visat att bl.a. de
organisatoriska frågorna bör analyseras.
Kraven från RFK:s avnämare har också vuxit under 70-talet. Antalet
tjänster har utökats i motsvarande mån genom beslut i samband med de
årliga anslagsframställningarna. Resursförstärkningarna har dock skett
punktvis utan att en samlad analys gjorts med avseende på konsekvenserna
för helheten.
Ett starkt behov av bättre möjligheter till samråd mellan RFK samt
kammarkansli och utskottens kanslier har visat sig föreligga. Organisatorisk
form härför erfordras, exempelvis genom ett övergripande organ.
Effektivitets- och besparingskrav är allmänt sett numera så starka att
varje organisation måste ”trimmas” med täta mellanrum, exempelvis genom
att målsättning, arbetsmetodik och resursanvändning ses över. För
Förs. 1982/83:25
164
RFK tillkommer i dagsläget behovet av den speciella organisationsanalys,
t.ex. i vad avser lokalvård, säkerhet och bevakning samt tekniska hjälpmedel
som återflyttningen till Helgeandsholmen samt kanslihuset och dess
annex kräver. Nära knutet till frågorna om bevakning och säkerhet är
riksdagens planering för beredskap och krig. En särskild beredning och en
arbetsgrupp är tillsatt för denna planering. Behovet av samordning av
planeringsinsatserna för den fredstida verksamheten samt beredskap och
krig måste beaktas.
Riksdagens ekonomifunktion företer en något splittrad bild. Vissa delar
sköts av riksgäldskontoret, som verkställer utbetalningar efter beslut av
RFK. Uppdelningen på en beslutande och en verkställande myndighet
medför onödig fördröjning vid handläggningen av bl.a. kassaärenden.
Riksdagens ekonomifunktion bör därför ses över med särskilt beaktande
av kassatjänstens organisatoriska inordning.
Anförda omständigheter pekar på behovet av en samlad översyn av
RFK, vilket också i övrigt bekräftas av probleminventeringens resultat.
Förslag om utredning
Mot bakgrund av här ovan redovisade synpunkter föreslås att en utredning
av RFK:s organisation kommer till stånd.
Som allmänna förutsättningar för utredningsarbetet bör gälla att nuvarande
administrativa politiska beslutsinstanser (styrelse, direktion) bibehålls
och att såväl resursramen för kontoret i dess helhet som servicenivån
i stort förblir oförändrad.
Utredningen bör utgå från de grunder för RFK:s organisation som
innefattas i riksdagens ovannämnda beslut vid skilda tillfällen samt kartlägga
de problem, som med beaktande av dessa grunder, kan finnas mellan
RFK och dess avnämare — riksdagsledamöter, kammarkansli, utskott och
riksdagens verk — samt inom RFK. Ovan anförda skäl för en samlad
översyn och resultatet av den genomförda probleminventeringen utgör
därvid en lämplig utgångspunkt för fortsatta överväganden. Materialet
från inventeringen kommer att ställas till utredningens förfogande.
Vid sin kartläggning bör utredningen särskilt analysera följande frågor.
• Lämpliga servicenivåer inom ramen för en i stort sett bibehållen nivå
med beaktande av bl.a. aktuella besparingssträvanden inom den offentliga
sektorn.
• RFK:s arbetsgivarroll såsom den kommit till uttryck i instruktionen för
kontoret.
• Formerna för samarbetet mellan RFK, kammarkansliet och utskottskanslierna
i frågor som berör RFK:s verksamhet.
• Beslutsbefogenheter för de olika instanserna inom förvaltningsorganisationen
såväl avseende politiska nivåer som instanser på tjänstemannanivå.
Förs. 1982/83:25
165
• Organisationsstrukturen med inte mindre än nio enheter/motsv. direkt
underställda förvaltningsdirektören.
• Utnyttjandet av tekniska hjälpmedel, särskilt ADB-tekniken, samt
lämpliga organisatoriska former för utveckling, ledning och styrning av
verksamheten på området.
• Behovet av en särskild kompetens hos RFK i frågor med juridisk anknytning
och därav föranledda organisatoriska förändringar.
• Behovet av en sammanhållen ekonomifunktion med en inom RFK
förankrad kassatjänst.
• Samordningen mellan riksdagens planering för säkerhet och bevakning
i fred och riksdagens planering för beredskap och krig.
Utredningen är givetvis oförhindrad att ta upp även andra frågor som
berör RFK:s verksamhet och som utredningen bedömer vara av betydelse
i sammanhanget.
Översynen skall resultera i förslag till förvaltningsstyrelsen om sådana
förändringar beträffande RFK:s organisation, som förbättrar möjligheterna
för RFK att fullgöra sina uppgifter enligt de intentioner som gäller för
verksamheten.
Utredningsarbetet skall bedrivas skyndsamt och med en sådan ambitionsnivå
att utredningens huvudsakliga resultat kan föreligga senast under
juli månad 1982. Samråd bör äga rum med företrädare för de olika
avnämarna. Särskilt gäller detta vad beträffar samordningen med kammarkansliet
och utskottskanslierna i fråga om företrädare för dessa enheter.
Samråd förutsätts också äga rum med den pågående utredningen om
utskottsindelning och ärendefördelning mellan utskotten samt med den
organisation som planlägger riksdagens beredskapsfrågor.
1 utredningen bör ingå riksdagsledamöter. Personalorganisationerna
skall inbjudas att medverka i utredningsarbetet. Utredningen bör få anlita
erforderlig expertis för sitt arbete.
Denna föredragningspromemoria har under förvaltningsdirektörens
ledning utarbetats av byråchefen Börje Gustafsson, avdelningsdirektören
Lars Bergquist och föredragande Staffan Hansson.
RFK:s enhetschefer har vid ledningskonferens biträtt bedömningen att
en översyn av RFK:s organisation bör företas. De fackliga organisationerna
har vid MBL-förhandlingar förklarat sig ej ha några erinringar mot att
en utredning kommer till stånd.
Eric Lindström