KU 1979/80:28

Konstitutionsutskottets betänkande
1979/80:28

med anledning av motion om kommunernas arkivering av allmänna
handlingar

Motionen

I motionen 1978/79:407 av Martin Olsson och Sven-Erik Nordin (båda c)
hemställs att ”riksdagen beslutar att hos regeringen anhålla om förslag till
regler för förvaring av kommunala handlingar så att offentlighetsprincipen
tillgodoses”. Motionärerna framhåller bl. a. att kommunallagen saknar
bestämmelser om var styrelse- och nämndsprotokoll skall förvaras. En sådan
ordning försvårar fullgörandet av offentlighetsprincipen på ett sätt som
knappast är förenligt med lagstiftningens intentioner.

Gällande regler m. m.

1977 års kommunallag (1977:179) innehåller vissa bestämmelser om
arkivvården i kommuner och landstingskommuner. Där stadgas att fullmäktiges
protokoll och de övriga handlingar som hör till fullmäktiges arkiv skall
vårdas och förtecknas (2 kap. 27 §). Detsamma gäller för styrelsens och de
fakultativa nämndernas protokoll och övriga handlingar (3 kap. 10, 13 §§).
Föreskrifter om arkivvården i kommunerna eller landstingskommunerna
skall meddelas av fullmäktige i den mån ej annat är särskilt föreskrivet (2 kap.
27 §). Vidare föreskrivs i den nya kommunallagen att det tillkommer
styrelsen att vårda och förteckna kommunens eller landstingskommunens
arkiv ”i den mån dessa för sådant ändamål har överlämnats till styrelsen” (3
kap. 1 § p. 7).

I sammanhanget bör också nämnas att de specialreglerade nämndernas
arkivvård numera regleras genom en hänvisning till den nya kommunallagens
bestämmelser i ämnet (se prop. 1976/77:1 s. 79).

I propositionen om ny kommunallag m. m. (prop. 1975/76:187 s. 419)
anförde föredragande statsrådet att lagreglerna om arkivvården måste fyllas
ut med mera detaljerade föreskrifter. Liksom riksarkivet ansåg han det viktigt
att det råder en viss enhetlighet mellan t. ex. kommunala och statliga arkiv
och att arkivvården i vissa hänseenden samordnas. Dessa intressen borde
dock kunna tillgodoses utan att staten detalj reglerar arkivvården hos
kommunerna och landstingskommunerna. 1 stället borde enligt statsrådet
kravet på enhetlighet kunna uppfyllas genom att riksarkivet utarbetade ett
normalförslag till arkivföreskrifter efter samråd med Svenska kommunförbundet
och Landstingsförbundet.

I december 1977 uppdrog regeringen åt riksarkivet att utarbeta normalför -

1 Riksdagen 1979/80. 4 sami. Nr 28

Kl) 1979/80:28

slag till föreskrifter om arkivvården i kommuner och landstingskommuner.
Efter samråd med Svenska kommunförbundet resp. Landstingsförbundet
redovisade riksarkivet i mars 1978 förslag till Kommunalt resp. Landstingskommunalt
arkivreglemente.

I normalförslagen stadgas bl. a. att arkiv skall förvaras betryggande och
oåtkomligt för obehöriga. Vidare skall utlåning av handlingar ske på sådant
sätt att risk ej föreligger att handlingarna skadas eller förkommer (8 resp. 10 § i
normalförslagen till Kommunalt resp. Landstingskommunalt arkivreglemente).

Remissyttranden

Motionerna har remitterats till Svenska kommunförbundet och Landstingsförbundet
för yttrande. Yttrandena anges i bilagorna 1 och 2. Båda
remissinstanserna avstyrker bifall till motionen.

Utskottet

I motionen begärs regler för förvaring av kommunala handlingar. Frånvaron
i kommunallagpn av sådana regler försvårar enligt motionärerna
fullgörandet av offentlighetsprincipen. Svenska kommunförbundet och
Landstingsförbundet har i yttrande till utskottet avstyrkt motjonen.

Iden nya kommunallag som antogs 1977 finns vissa rambestämmelser om
kommunernas arkivvård. I propositionen framhöll föredragande statsrådet
att det fick ankomma på kommunerna själva att utforma mera detaljerade
föreskrifter på detta område. För att tillgodose krav på enhetlighet har
riksarkivet i samråd med kommunförbunden utarbetat normalförslag till
arkivreglementen.

Remissinstanserna anser i likhet med föredragande statsrådet att en statlig
detaljreglering av arkivvården inte är nödvändig. Utskottet delar denna
uppfattning och avstyrker följaktligen motionen.

I motionen berörs också frågan om tillgängligheten av allmänna handlingar.
Enligt utskottet är det från offentlighetssynpunkt självfallet av största
betydelse att handlingar förvaras hos myndigheter på sådan plats att de lätt
kan göras tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Därför bör
exempelvis originalhandlingar i princip inte förvaras på annan plats än vid
myndighetens kansli eller i särskilt arkiv.

Med hänvisning till det anförda hemställer utskottet
att riksdagen avslår motionen 1978/79:407.

Stockholm den 4 december 1979

På konstitutionsutskottets vägnar
BERTIL FISKESJÖ

KU 1979/80:28

Närvarande: Bertil Fiskesjö (c), Hilding Johansson (s), Anders Björck (m),
Torkel Lindahl (fp), Olle Svensson (s), Yngve Nyquist (s), Wivi-Anne
Cederqvist (s), Gunnar Biörck i Värmdö (m), Kurt Ove Johansson (s), Bengt
Kindbom (c), Daniel Tarschys (fp), Kerstin Nilsson (s), Britta Hammarbacken
(c), Sture Thun (s) och Jan Prytz (m).

KU 1979/80:28

Bilaga I

Svenska kommunförbundet 1979-03-23
Riksdagens konstitutionsutskott

Kommunernas arkivering av allmänna handlingar

Sedan riksdagens konstitutionsutskott berett Svenska kommunförbundet
tillfälle att avge yttrande över motion 1978/79:407 av Martin Olsson och
Sven-Erik Nordin om kommunernas arkivering av allmänna handlingar, får
förbundets styrelse anföra följande.

1977 års kommunallag innehåller vissa bestämmelser om den kommunala
arkivvården. Enligt 2 kap. 27 §och3kap. lOoch 13 §§ skall de handlingar som
tillhör kommunernas arkiv vårdas och förtecknas. Kommunallagens föreskrifter
om arkivvården medför följaktligen en plikt att förteckna de
handlingar som hör till arkivet. Enligt kommunallagen föreligger vidare
skyldighet för kommunfullmäktige att meddela föreskrifter om arkivvården.
Riksarkivet har 1978-03-14 efter samråd med Kommunförbundet utarbetat
ett normalförslag till kommunalt arkivreglemente.

Frågan om detaljerade föreskrifter för arkivvården hos kommunerna
berördes av departementschefen i förarbetena till 1977 års kommunallag
(prop. 1975/76:187 s. 418 ff). Departementschefen ansåg att arkivvården inte
i detalj borde regleras i lagen men att lagreglerna måste fyllas ut med mera
detaljerade föreskrifter. Arkivvårdens intressen borde dock kunna tillgodoses
utan att staten detaljreglerade arkivvården hos kommunerna. Det borde
ankomma på kommunerna att själva utfärda de föreskrifter som behövs.

Styrelsen delar departementschefens principiella uppfattning om hur
arkivvården bör regleras och anser inte att det härefter inträffat något som bör
föranleda ändring i denna inställning.

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen skall allmän handling som får
lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället
tillhandahållas den som önskar ta del därav.

Detta medför enligt styrelsens mening att originalhandlingar i princip inte
bör förvaras på annan plats än vid myndighetens kansli. Förvaring av
originalprotokoll eller andra upprättade eller till myndighet inkomna handlingar
bör således inte ske i exempelvis nämndordförandes bostad. Detta får
indirekt anses följa av nämnda stadgande i tryckfrihetsförordningen. Någon
direkt lagreglering om förvaring av kommunala handlingar kan enligt
styrelsens uppfattning inte anses erforderlig. En lagreglering skulle ej heller
utgöra någon garanti mot förfogande i strid mot bestämmelserna. Mot sådant
handlande hjälper inga generella förvaringsregler. Det blir då i stället en fråga
om vilket juridiskt ansvar som föreligger efter tjänstefelets avkriminaiisering.

KU 1979/80:28

För att undvika sådana problem som beskrivs i motionen bör myndighet
enligt styrelsens mening om originalhandling av någon anledning skall
återsändas till ingivaren se till att man har en kopia av handlingen kvar hos
myndigheten. I annat fall kan man inte fullgöra den skyldighet som följer av
bestämmelsen i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen. Någon särskild lagstiftning
härom är enligt styrelsens mening inte erforderlig.

På grund av det ovan anförda avstyrker styrelsen bifall till motionen.

SVENSKA KOMMUNFÖRBUNDET

Karl Boo

Anders Svensson

KU 1979/80:28

Bilaga 2

Landstingsförbundet 1979-03-29

Riksdagens konstitutionsutskott

Riksdagsmotioner i vissa frågor avseende kommunala handlingar

Genom remiss den 15 februari 1979 har riksdagens konstitutionsutskott
berett landstingsförbundet tillfälle att avge yttrande över två riksdagsmotioner
av Sven-Erik Nordin och Martin Olsson (c), om offentlighetsprincipens
tillämpning på kommunala handlingar(1978/79:406) resp. om kommunernas
arkivering av allmänna handlingar (1978/79:407). Med anledning härav får
förbundets styrelse anföra följande.

Kommunernas arkivering av allmänna handlingar

Enligt den andra av motionerna behövs särskild lagstiftning om förvaring
av kommunala handlingar för att offentlighetsprincipen skall vara tillräckligt
garanterad.

De regler som nu gäller om den landstingskommunala arkivvården utgår
från kommunallagens översiktliga bestämmelser och från uttalanden i prop.
1975/76:187. Utgångspunkten där har varit att man också på detta område
skulle avstå från sådan detaljreglering som inte är nödvändig utan överlåta åt
landstingskommunerna att själva bestämma vad som skall gälla. Riksarkivet
har den 17 mars 1978 utfärdat ett normalreglemente för landstingen som
komplement till kommunallagens arkivbestämmelser. Det har senare i allt
väsentligt antagits av samtliga landsting. Enligt en avslutande paragraf i
reglementet ankommer det på resp. förvaltningsutskott att fastställa de
ytterligare tillämpningsföreskrifter som kan behövas.

Styrelsen anser inte att det i motionen lagts fram tillräckligt underlag för att
den önskade lagändringen verkligen skulle vara nödvändig. Om också det
förhållande motionärerna tagit upp är värt att uppmärksammas borde
motionens syfte kunna tillgodoses inom ramen för redan gällande föreskrifter.
Styrelsen avstyrker därför också denna motion.

LANDSTINGSFÖRBUNDET
Börje Hörnlund/Rune Carlsson

GOTAB 64086 Stockholm 1979