KU 1976/77:8

Konstitutionsutskottets betänkande
1976/77:8

med anledning av motioner om förenklade statliga blanketter m. m.
Motionerna

I motionen 1975/76:196 av herr Hellström m. fl. (s) hemställs ”att riksdagen
hos regeringen begär åtgärder för en översyn av samtliga aktuella
statliga blanketter i syfte att nå största möjliga enkelhet i utformningen
och ett vardagligt uttryckssätt”.

Enligt motionärerna är blanketter som regel utformade utifrån två olika
mål som står i konflikt med varandra. Å ena sidan gäller det att ge - eller
ta emot - en starkt detaljerad och exakt information om olika individers
förhållanden. Å andra sidan måste blanketterna vara så utformade att de
är begripliga för mottagaren så att denne kan ge väsentlig information tillbaka.
Det förefaller motionärerna som om kravet på precision och detaljering
i allt för många fall tar över kravet på begriplighet i samhällets blankettflora.

För att reformlagstiftningens syften bättre skall nå ut till varje individ
i fråga om såväl rättigheter som skyldigheter är det enligt motionärernas
mening viktigt att samtliga aktuella blankettsystem i samhället överses för
att nå största möjliga enkelhet i utformningen. Översynen bör syfta till
att endast verkligt väsentliga uppgifter tas in samt att informationen lämnas
på ett tydligt vardagsspråk. En sådan översyn bör göras av varje samhällelig
myndighet som i olika sammanhang ger ut blanketter till allmänheten.

I motionen 1975/76:1975 av herrar Romanus (fp) och Molin (fp) hemställs

”att riksdagen begär

1. att regeringen låter göra en översyn av aktuella statliga blanketter,
för att dels fä största möjliga tydlighet, dels se till att bara nödvändiga
uppgifter begärs in,

2. att regeringen ger statliga myndigheter direktiv att datasystem som
producerar meddelanden till enskilda skall utformas så att dessa meddelanden
blir lätta att förstå”.

Motionärerna framhåller, att myndigheterna i allt större utsträckning använder
sig av blanketter för att fä in uppgifter från de enskilda. Särskilt
för företagen har skyldigheten att lämna uppgifter blivit en stor arbetsbörda.
För småföretagaren betyder det enligt motionärerna ”mångå timmars nattarbete”.
Men också andra enskilda tvingas fylla i en mängd formulär.

Enligt motionärerna är blanketterna ofta behäftade med en rad brister
såsom svårbegriplighet, komplicerade anvisningar, begränsade möjligheter
att lämna kompletterande upplysningar m. m.

Motionärerna anser, att det ökande ”blankettraseriet" har skapat en motvilja
hos många människor mot att fylla i formulär. Härigenom kan uppstå

1 Riksdagen 1976/77. 4 sami. Nr 8

KU 1976/77:8

2

svårigheter att samla in viktiga fakta. I fortsättningen bör man därför begränsa
sig till att samla in väsentliga uppgifter från allmänheten.

Motionärerna framhåller vidare att de meddelanden till allmänheten som
direkt skrivs ut av datorer, ofta står i särklass i fråga om obegriplighet.
De består av koder som uppenbarligen är utformade för att passa bra för
datorerna. Vid uppbyggandet av nya datarutiner bör enligt motionärerna
den enskildes krav på begripliga meddelanden från början finnas med som
ett villkor.

Remissyttranden

Motionerna har remitterats till statskontoret. Motionen 1975/76:1975 har
- såvitt avser yrkandet 2 - också remitterats till datainspektionen och justitiekanslern.

Statskontoret framhåller att bland verkets uppgifter ingår att verka för
rationella blanketter och dokument i statsförvaltningen. Denna verksamhet
består i blankettkonstruktion, rådgivning och undervisning.

Inom statsförvaltningen åligger det i regel förvaltningsmyndigheterna själva
att konstruera och fastställa de blanketter som används inom respektive
förvaltningsområde. Statskontorets uppgift är att bistå främst de civila statliga
myndigheter som saknar blanketteknisk expertis med blankettkonstruktion.
Statskontoret deltar också i den fortlöpande standardiseringen, som
syftar till att underlätta arbetet för alla som använder blanketter och dokument.

Som ett led i statskontorets rådgivande verksamhet på blankettområdet
kommer verket inom kort att publicera en handbok i blanketteknik. Denna
handbok kan enligt verket ses som ett medel att snabbt och mera allmänt
söka höja myndigheternas kunskapsnivå rörande blankettekniska frågor.
(Denna handbok har numera utkommit.)

Statskontorets undervisning inom dokument- och blankettekniken ingår
som ett delämne i kurser i administrativ rationalisering. Det anordnas också
särskilda kurser i ämnet för personal inom statsförvaltningen.

Statskontoret delar motionärernas åsikt att blanketter bör innehålla endast
väsentliga uppgifter och att informationen bör lämnas på ett tydligt vardagsspråk.

Beträffande språket i blanketter anför statskontoret bl. a. följande:

Enligt statskontorets erfarenhet är det nästan alltid möjligt att omsätta
även invecklade lag- och författningsbestämmelser till lättbegriplig och från
rättslig synpunkt invändningsfri ledtext och anvisningstext i blanketter. Detta
är dock ofta en tidskrävande uppgift. Att det, såsom motionärerna framhållit,
kan visas exempel på blanketter som brister i begriplighet, beror inte
sällan på tidsbrist vid utformningen. Tiden mellan statsmakternas beslut
om en reform och ikraftträdandet kan sålunda vara alltför kort för att tillgodose
kraven på enkelhet, åtminstone i första utgåvan av en blankett.

KU 1976/77:8

3

Det är enligt statskontorets mening angeläget att man i sådana fall strävar
efter att i senare utgåvor förbättra blanketterna.

Statskontoret har sedan ungefär ett och ett halvt år tillbaka en språkexpert
anställd. Han anlitas av bl. a. statskontorets blankettekniska enhet. Erfarenheterna
härav är goda. Enligt statskontorets mening är det önskvärt att
ett motsvarande arrangemang åstadkoms för de statliga organ som själva
utformar blanketter avsedda för allmänheten. Detta kan ske exempelvis
genom att konsultera språkexpertis vid Svenska Språknämnden. Därigenom
skulle man sannolikt uppnå något av det som motionärerna önskar.

Enligt statskontorets uppfattning finns det f. n. inte tillräckligt många
blankettexperter för att i särskild ordning och inom rimlig tid genomföra
den översyn av samtliga aktuella statliga blanketter, som motionärerna föreslår.
Verket anser emellertid att myndigheterna bör göras uppmärksamma
på de frågor som berörts i motionen och anbefalles att i sitt löpande arbete
med revidering och nykonstruktion av blanketter snarast se över blanketter
avsedda för allmänheten.

När det gäller frågan om att öka datorutskrifternas begriplighet föreslår
statskontoret att ovannämnda rekommendation om översyn av blanketter
och dokument avsedda för allmänheten också skall innehålla ett påpekande
i denna fråga. Enligt verkets uppfattning bör då uppmärksammas att kompletteringar
av datautrustningar kan visa sig bli erforderliga i de fall det
inte är möjligt att åstadkomma önskad lättlästhet med hjälp av befintlig
utrustning.

Datainspektionen erinrar i sitt remissyttrande om att registrerad enligt 10 §
datalagen har rätt att på begäran få ett meddelande om vad som finns registrerat
om honom. I förarbetena till denna bestämmelse (prop. 1973:33
s. 139) uttalade departementschefen att meddelandet givetvis alltid måste
vara visuellt läsbart och i övrigt utformat på ett sådant sätt att det kan
förstås av den registrerade. Datainspektionens erfarenhet är att detta krav
inte alltid är uppfyllt; mera sällan utgör denna brist ett sådant integritetsintrång
att skäl till ingripande enligt datalagen föreligger.

Datainspektionen framhåller vidare, att utformningen av datorutskrifter
blivit eftersatt i den tekniska utvecklingen på dataområdet. Över huvud
taget har datasystemen i många fall inte utformats på ett så "användarvänligt”
sätt att mottagaren av utskrifter från datorer till fullo förstår innebörden
av dem.

Ett steg mot mer användarvänliga system är enligt inspektionens mening
att statliga myndigheter och andra registerhållare utformar för den enskilde
mer lättförståeliga meddelanden från datasystemen. Datainspektionen finner
det dock inte troligt att detta kan uppnås med ett regeringscirkulär. I stället
bör större vikt läggas vid användarvänlighet under utbildningen av systemmän
och programmerare.

Enligt JK har den kritik som riktas mot bruket av koder i datautskrifter
fog för sig. JK anser dock att problemet till stor del torde vara av över -

KU 1976/77:8

4

gångsnatur. Nya generationer av datorer och de starkt reducerade minneskostnaderna
gör det numera fullt möjligt att vid informationsuttag, via terminaler
eller medelst utskrifter, tillämpa konventionellt språkbruk.

Pågående utredningar

Vid regeringssammanträde 1976-08-19 bemyndigades föredragande statsrådet
att tillkalla en arbetsgrupp för översyn av kontakterna mellan medborgare
och samhällsorgan. Enligt direktiven skall arbetsgruppen pröva om
förändringar kan göras i sådana bestämmelser, eller i deras tillämpning,
som allmänheten upplever som onödigt komplicerade eller omotiverade.
Översynsarbetet bör ha som utgångspunkt att myndigheternas viktigaste
uppgift är att tjäna medborgarna och att goda kontakter mellan allmänheten
och myndigheterna utgör en väsentlig förutsättning för en stabil och livskraftig
demokrati. Som grund för sitt arbete bör arbetsgruppen belysa hur
förvaltningens kontakter med de enskilda medborgarna är uppbyggda.

I direktiven nämns en rad frågor på detta område, som bör övervägas
av arbetsgruppen. Som en fråga av stor vikt betecknas den språkliga utformningen
av skrivelser, databehandlade meddelanden, blanketter etc. Enligt
direktiven bör arbetsgruppen överväga åtgärder i syfte att göra myndigheternas
språk klart och enkelt så att det lätt kan förstås av den enskilde.

Av statskontorets remissyttrande framgår vidare att verket i samverkan
med Sveriges standardiseringskommission initierat och ekonomiskt stöder
en undersökning vid Umeå universitet om läslighet och läsbarhet hos blanketter.
Undersökningen beräknas vara slutförd i början av år 1977.

Tidigare behandling av frågan om bättre offentlig svenska

Hösten 1975 behandlade riksdagen en motion av herrar Helén (fp) och
Romanus (fp) om åtgärder i syfte att förbättra det språk som används i
offentliga sammanhang. Kulturutskottet uttalade i sitt av riksdagen godkända
betänkande (KrU 1975/76:12) att det språkvårdande arbetet borde
intensifieras. Enligt utskottet borde snarast en handbok i offentlig svenska
utarbetas av Svenska språknämnden. Utskottet förutsatte att ytterligare åtgärder
för en förbättring av det offentliga språket skulle övervägas av regeringen.
Det borde därvid beaktas att Svenska språknämnden får möjlighet
att öka sina ansträngningar att göra den offentliga svenskan bättre och effektivare.

Utskottet

I motionerna behandlas frågan om utformningen av statliga blanketter
och dataproducerade meddelanden från statliga myndigheter. Enligt båda
motionerna bör samtliga statliga blanketter ses över i syfte att åstadkomma

KU 1976/77:8

5

en förenkling och ett tydligare språk. I motionen 1975 krävs också att de
meddelanden till allmänheten som direkt skrivs ut av datorer blir lättbegripligare.

Utskottet delar motionärernas uppfattning om behovet av klarare utformade
blanketter och lättbegripligare datorutskrifter, inte minst med hänsyn
till betydelsen av goda kontakter mellan allmänheten och myndigheterna.
Den avgångna regeringen tillsatte nyligen en arbetsgrupp för att bl. a. överväga
åtgärder i syfte att göra myndigheternas språk i skrivelser, databehandlade
meddelanden, blanketter etc. klart och enkelt. I regeringsförklaringen
aviserar den nya regeringen kraftfulla insatser mot bl. a. svårbegripligt
myndighetsspråk. Enligt vad utskottet erfarit övervägs f. n. inom i första
hand kommundepartementet på vilket sätt det fortsatta arbetet med dessa
problem skall bedrivas. Regeringsbeslut i frågan kan väntas före årsskiftet.

Med hänvisning till det anförda förutsätter utskottet att de frågor som
aktualiseras i motionerna kommer att i hög grad beaktas av regeringen utan
särskilt initiativ från riksdagen.

I detta sammanhang skall slutligen framhållas att de närliggande frågorna
om företagens uppgiftsplikt, ersättning till företag för uppgiftslämnande
m. m. behandlas i finansutskottets samtidigt avgivna betänkande 1976/77:3.

Utskottet hemställer

att riksdagen förklarar motionerna 1975/76:196 och 1975/76:1975
besvarade med vad utskottet anfört.

Stockholm den 16 november 1976

På konstitutionsutskottets vägnar
KARL BOO

Närvarande: herrar Boo (c), Johansson i Trollhättan (s), Björck i Nässjö (m),
Mossberg (s), Fiskesjö* (c), Lindahl i Hamburgsund (fp), Nordin (c), Karlsson
i Malung (s). Gustafsson i Ronneby (s), Nyquist (s), fru Hammarbacken
(c), herr Eliasson (c), fru Cederqvist (s), herrar Unckel (m) och Gustavsson
i Ängelholm* (s).

* Ej närvarande vid justeringen.

GOTAB 52556 Stockholm 1976